Taller de Gestión Documental II CIDBA Universidad Del Quindío 2015

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentado por
José Alfredo Ortiz Vanegas
Presentado a
Luz Marina Arias González
CIDBA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
GRUPO 4
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
BOGOTÁ
2015

2. OBJETIVOS
General
 Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestión Documental
Específicos
 Conceptualizar que es un sistema de gestión documental
 Reconocer los aspectos más importantes en la implantación
de un Sistema de Gestión Documental, a la luz del Decreto
2609 de 2012.
 Identificar la metodología para implantar un Sistema de
Gestión Documental.

3. INTRODUCCIÓN
Ante el advenimiento de las Nuevas Tecnologías de la Información y
la Comunicación NTIC las organizaciones se ven ante el escenario
de adaptarse a la cantidad exponencial de documentos que se
producen con su diario funcionar.
Así pues, los Sistemas de Gestión Documental surgen como una
herramienta útil para la administración, gestión, almacenamiento,
organización, localización y preservación de los documentos de
archivo en concordancia con la normativa nacional vigente, los
estándares internacionales y el Plan de Gestión Documental de cada
entidad.
A continuación, nos acercaremos al SGD teniendo en cuenta su
constitución teórica, sus requisitos de implementación, sus
características y un caso en el que apreciaremos su funcionamiento
en un contexto real nacional: la cancillería colombiana.
Espero que el siguiente trabajo de investigación sea una fuente de
referencia útil y eficaz para aquellos que deseen una visión clara
sobre el tema.

4. 1. Investigue y defina que es un Sistema de
Gestión Documental y que requisitos se deben
de tener en cuenta para su implementación.
Haciendo un barrido básico de definiciones de un SGD
tenemos:
 Electronic systems that manage documents [Sistemas
electrónicos para la administración de documentos] (Adam,
2008)
 Los sistemas de gestión documental son programas de
gestión de bases de datos que disponen de una tecnología
idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos
fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para
la gestión de documentos administrativos (Codina, 1993)

5.  Se refiere a un repositorio de documentos de una entidad,
este repositorio cuenta con índices e información que
permite el uso, localización y almacenamiento de los
documentos (Colombia. MINTIC, 2015)
 En las TIC las aplicaciones que se comercializan o se
desarrollan para gestionar los documentos electrónicos
también son llamados muchas veces sistemas de gestión
documental (Bustelo Ruesta, 2011)

6.  Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización
en lo relativo a los documentos. Es un sistema de
información que permite incorporar, gestionar y facilitar el
acceso a los documentos a lo largo del tiempo. En sentido
amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados
de la gestión, como a las herramientas y la tecnología
necesarias para llevarla a cabo (Red de Transparencia y
Acceso a la Información, 2014).
De allí, podríamos deducir que:
 Un sistema de gestión documental SGD es un conjunto de
programas (software y hardware) que permite que una
organización administre documentos científicos, técnicos y
culturales de manera eficiente logrando su adecuado
almacenamiento, tratamiento, localización y disposición para
un usuario o cliente, ya sea interno o externo.

7. REQUERIMIENTOS
Los requisitos que debe cumplir cualquier un sistema de
Gestión Documental están normalizados por el Moreq y por el
ISO 14721:2003 y son (Colombia. Archivo General de la
Nación):

8. REQUISITOS MÍNIMOS

13. REQUISITOS OPCIONALES

15. REQUISITOS DE PRESERVACIÓN

16. 2. Indague y explique cada una de las
generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de
2012.

19. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a
implementar un Sistema de Gestión Documental,
y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles
son las características que debe reunir dicho
Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual
incluya las características mínimas que debe
reunir el sistema y explique en qué consiste
cada una de ellas.

24. 4. Visite una entidad que tenga implementado
un Sistema de Gestión Documental e
investigue todo lo relacionado con dicho
sistema, si es posible algunos aspectos
importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantación del mismo.

25. Entidad Visitada:
Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia
Persona que atendió:
Martha Lucía Jiménez Medina
Cra. 5 No. 9 - 03 Oficina: Of. 403
Teléfono: 3814000 EXT: 1130
Fax: 3814747
E-mail: martha.jimenez@cancilleria.gov.co

26. La Cancillería ha desarrollado su Sistema de Gestión
documental a partir de la integración entre Microsoft
Sharepoint 2010 y Webvisor para crear una Oficina Postal
Electrónica y lograr que, en general los clientes internos y
externos puedan hacer uso de los documentos gestionados
eficientemente gracias a esta integración de nuevas
tecnologías.

27. Aspectos importantes en la implementación del
SGD
2010:
 Actualización de las TRD y pruebas pilotos de para los
procesos de correspondencia y archivo.
2011:
 Revisión del PGD, a la luz de incorporar documentos
electrónicos de acuerdo a lo establecido en la directiva
presidencial 04 de 2011 (cero papel)
 Realizar el desarrollo e implementación del Modelo del
Sistema de Gestión Documental, de los flujos documentales
de los procesos definidos sobre la plataforma Microsoft
SharePoint

28.  Desarrollo de una plataforma de gestión documental para
apoyar los procesos de correspondencia, archivo y gestión
de tratados internacionales en una primera fase, como se
estableció en el programa de gestión documental
institucional, sobre la plataforma de administración de
contenidos de SharePoint 2010.
 Adquisición de solución para almacenamiento y backup

29. 2012:
 Adquisición de licencias para la implementación de la oficina
postal electrónica (OPE) basado en el software de firmado
digital actual
2013:
 Adquisición e instalación del Software de Archivo electrónico
 Montaje de la línea de digitalización de archivos físicos
 Digitalización de 333.643 folios de historias laborales
 Actualización de licencias de WebVisor.

30. 2014:
 Digitalización certificada e indexación de historias laborales,
cartas de naturaleza, resolución de inscripción, actas de
renuncia de nacionalidad y actas de recuperación de
nacionalidad
 Desarrollo de los componentes para la gestión documental
del sistema de Relaciones Internacionales
 Actualización y soporte del licenciamiento WEBVISOR.
 Implementación de las versiones propias de Cancillería de
los productos: WEBVISOR y OPE (Oficina Postal
Electrónica).
 Proceso de automatización de la gestión documental que se
adelanta tanto en las sedes nacionales como en las
embajadas y consulados de Colombia en el exterior.

31. 2015:
 La ejecución del proyecto se viene desarrollando anualmente
por fases y está definido y estructurado hasta diciembre de
2017 y los recursos se ejecutan en la ciudad de Bogotá.

32. 5. Indague en la misma entidad lo siguiente:
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en
cuenta para la selección del sistema de Gestión
de documentos?

33.  Cumplimiento de la normativa vigente en cuanto a la gestión
de documentos electrónicos
 Necesidad de optimizar la gestión de documentos dentro de
la organización
 La relación costo-beneficio en la adopción de una
determinada tecnología
 La posibilidad de uso de firmas digitales de acuerdo a lo
dispuesto por la Ley 527 de 1999
 Contar con un conjunto de programas que fueran
interoperativos entre sí
 Tener un sistema con un interfaz multifuncional y amigable
con el usuario
 Facilitar el seguimiento del documento a través de todo su
ciclo vital
 Seguridad en el almacenamiento documental

34. ¿De qué manera logran garantizar la integridad
de la información en el sistema?
 Uso de más de un servidor para el almacenamiento y
conservación de documentos
 Administración de permisos para la edición o cambio en los
metadatos de los documentos
 Hay un procedimiento que se fundamenta en la necesidad
de salvaguardar la información electrónica: Gestión y
Administración del Centro de Cómputo, el cual contiene los
siguientes procesos:
-Administración de respaldos o backups de información
- Preparar cinta para envío a entidad que almacena los
medios
-Restauración de backups

35.  Acceso a versiones anteriores de los documentos,
guardando un control de cambios
 Revisión permanente de los roles responsables de la
administración del Sistema de Gestión Documental
 Capacitación continua de los funcionarios con miras a no
causar reprocesos en la gestión documental.

36. CONCLUSIONES
Como pudimos apreciar, los Sistemas de Gestión Documental
son la herramienta adecuada para que un Plan de Gestión
Documental no se rezague en cuanto a tratamiento de
documentos electrónicos y pueda optimizar todos los procesos
implicados en el ciclo de vida de los mismos.
El caso del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o
Cancillería de Colombia, nos demuestra que el camino para la
implementación de un SGD no es corto y requiere un
compromiso constante no sólo del personal encargado del área
de Gestión Documental de la organización sino también de los
altos directivos quienes tienen la potestad para decidir las
partidas presupuestales.
Del mismo modo, es patente la relación directa entre la correcta
implementación del SGD, teniendo en cuenta sus requisitos
funcionales y no funcionales, y la mejora en los servicios de
información para el cliente interno y externo.

37. BIBLIOGRAFÍA
Adam, A. (2008). Implementing Electronic Document and
Record Managent Systems. Boca Ratón, Florida:
Auerbach Publications.
Archivo General de la Nación. (14 de Diciembre de 2012).
Decreto 2609 de 2012. Recuperado el 29 de Octubre de
2014, de http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
3528_documento.pdf
Bustelo Ruesta, C. (Octubre de 2011). Serie ISO 30300:
Sistema de Gestión para los Documentos. Recuperado el
2015 de Marzo de 20, de Asociación Española de
Documentación e Información: http://www.sedic.es/DT-n2-
SEDIC-ISO30300.pdf

38. Codina, L. (Mayo de 1993). Qué es un sistema de gestión documental.
Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de El Profesional de la
Información: Revista Internacional Científica y Profesional:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/q
u_es_un_sistema_de_gestin_documental.html
Colombia. Archivo General de la Nación. (s.f.). Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de
Gobierno en Línea: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/da4567033d075590cd3050598756222c/guia-6-sistemas-de-gestin-
de-documentos.pdf
Colombia. MINTIC. (31 de Enero de 2015). Sistema de Gestión
Documental. Recuperado el 20 de Marzo de 2015, de MINTIC:
http://www.mintic.gov.co/portal/604/w3-article-5790.html
Red de Transparencia y Acceso a la Información. (2014). Directrices –
Requisitos para un Sistema de Gestión de Documentos. Recuperado
el 20 de Marzo de 2015, de http://mgd.redrta.org/directrices-requisitos-
para-un-sistema-de-gestion-de-documentos/mgd/2015-01-
20/095959.html

39. MUCHAS GRACIAS