1. Tietohallinto
PK-yrityksessä
Tietohallinto ja sen johtaminen (TLO-32201)
29.9.2020
Janne Kivinen
ICT Elmo Oy

2. Sisältö
• Esittelyt
• Tietohallinon Strateginen Johtaminen
• Tietohallinnon Organisointi ja Sidosryhmät
• Ulkoistus
• Kehityshankkeet (esimerkkinä yrityksen ERP uudistushanke)
• Tietohallinto PK-yrityksessä : Hyvää ja Huonoa
28.9.2020 2

3. Esittelyt
28.9.2020 3

4. Janne Kivinen
28.9.2020 4
• Koulutus
• Diplomi-insinööri - Tampereen Teknillinen Yliopisto
• Kauppatieteiden maisteri - Tampereen Yliopisto
• Työhistoria
• Nokia Oy (eri yksiköt, monia tehtäviä)
• Microsoft Oy (ICT ja prosessikehitysjohtaja)
• Fastems Oy Ab (Tietohallintojohtaja)
• ICT Elmo Oy (Ratkaisuarkkitehti/Konsultti)
• Harrastukset
• Kuntapolitiikka
• Reserviläistoiminta
• Koripallo
www.linkedin.com/in/jannekivinen
www.jannekivinen.fi

5. Elmo pähkinänkuoressa
Avainluvut 2018
Tällainen on Elmo 5
2003 15,8M€ 1M€
LiikevaihtoPerustamisvuosi Liikevoitto
75
Henkilöstömäärä
28.9.2020

6. 28.9.2020 6
Ulkoistuspalvelut
Asiakasympäristön
kehittäminen
Palvelunhallinta
Loppukäyttäjä-
tukipalvelut
Osaamisvalmennus Tietoturva
Laitehankinta Elinkaaripalvelu Pilvipalvelut Virtualisointi
Hallinta- ja
valvontapalvelut
Prosessien
automatisointi
Yritysverkot Lähiverkot
Viestintä- ja
tuottavuuspalvelut
Konesalipalvelut Green Computing Infonäyttöpalvelut
Elmon palvelutarjooma
Asiantuntijapalvelut

7. Visio
Elmo uudistaa ICT markkinan
• Ihminen ja asiakastarpeet tuodaan aidosti kaiken keskiöön
• Kehitämme jatkuvasti ICT:tä asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin
• Saamme asiakasyrityksemme näkemään ICT:n toimintansa
tukijalkana osoittamalla kuinka mutkattomasti kaikki voi sujua.
28.9.2020

8. Tietohallinnon
Strateginen
Johtaminen
28.9.2020 8

9. Strategiasta Toteutukseen
28.9.2020 9
Strategia
Yritys
Liiketoimintayksikkö
Toiminto/funktio
ICT
Tekno-
logia
Prosessit
Ihmiset
Osaami-
nen
Johta-
minen
Partnerit
Kyvykkyydet
ICT Visio
ICT Tiekartta
Hyödyt
Projekti
Projekti
Projekti
Portfolio

10. ICT Visio ja Strategia
28.9.2020 10
We are proactive Business Partners enabling
company to reach its strategic objectives and
create value
We partner with business to develop business capabilities
We deliver solutions, not hardware and software only
We manage company information and protect it
Strategisia kysymyksiä
• ICT - hygieniatekijä vai kilpailuetu -
liiketoiminnan kasvun mahdollistaja?
• Yhteistoiminnan taso liiketoiminnan
kanssa?
• Kriittiset osaamistarpeet ja kyvykkyydet?
• Organisoituminen?
• Sisäinen vai ulkoistettu?
• Innovaatiotavoitteet?
• Resursointi (henkilöstö, budjetit)?

11. Rooli ja Osaamisprofiili
28.9.2020 11
Ihmiset
ProsessitTeknologia
”Perinteinen CDO”
• Liiketoimintaorientoitunut
• Liiketoimintaprosessit
• Kehityshankkeet
• Sidosryhmien johtaminen
(johto, liiketoimintayksiköt,
tukitoiminnot, partnerit)
• Riskinotto
• Investoinnit
”Perinteinen CIO”
• Teknologiaorientoitunut
• IT palveluprosessit
• Operatiivinen
• Asiantuntijoiden ja toimittajien
johtaminen
• Riskien minimoiminen
• Kustannustietoisuus
PK-yrityksen
”Digitaalinen liiketoiminnan kehittäjä”

12. Tietohallinnon
Organisointi ja
Sidosryhmät
28.9.2020 12

13. Tietohallinto – Roolit ja vastuut
28.9.2020 13
Tietohallintopäällikkö
Talous & HR
Sovellukset
Myynti &
Markkinointi
Sovellukset
Elinkaaripalvelut
Sovellukset
Suunnittelu,
toimitusketju
Sovellukset
Perus ICT-
palvelut
Päätelaitteet
HelpDesk ja
Lähituki
Palvelimet
Tietoverkot
Tietoturva ja -suoja ICT Arkkitehtuuri Projektijohto
Key
User(s)
Key
User(s)
Key
User(s)
Key
User(s)
Business
Owner
Business
Owner
Business
Owner
Business
Owner
Liiketoimintaomistaja (Business Owner)
• Liiketoimintayksikön/-funktion johtajia
• Hyväksyvät suunnitelmat omalla
liiketoiminta.-alueellaan Projektijohto
• Dedikoituja projektipäälliköitä laajempiin
kehityshankkeisiin, muuten usein oman
toimen ohella
• Yleisesti myös ei-ICT henkilökuntaa
(erityisesti pilvipalveluiden käyttöönotto)
• Voi olla sisäinen tai ulkoinen resurssi
• Ottaa mukaan kehityshankkeisiin muuta
relevanttia henkilökuntaa (esim. Key Users,
ICT, toimittajia jne.)
Pääkäyttäjä (Key User)
• Liiketoimintarooli
• Ymmärtää liiketoiminnan käytännöt ja prosessit
• Huolehtii, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmiä
oikein
• Hyväksyy muutokset
• Kerää kehitysvaatimuksia
Toimittajat & ulkoistuskumppanit
Arkkitehtuuri
• Erittäin tärkeää, että ICT ja prosessi-
arkkitehtuuri ovat hallinnassa
Tietoturva ja - suoja
• Merkitys kasvanut GDPRn ja tietomurto-
yritysten yleistymisen myötä
• Yrityksen tietoturva- ja tietosuojapolitiikka,
koulutus
• Sopimusvelvoitteet (asiakkaat, toimittajat)

14. Tietohallinnon Johtaminen
28.9.2020 14
ICT
Strategia
ICT
Projektit
ICT Strategia & Tiekartta ICT Portfolio
• 3-4 kertaa vuodessa
• Strategisten kyvykkyyksien
suunnittelu (prosessit & järjestelmät)
• Liiketoimintaomistajat (Myynti &
Markkinointi, Liiketoimintayksiköt,
Talous, HR,…)
• Näkymä 3 vuotta eteenpäin
• ICT strategiapäivitykset,
kehitystarpeiden kartoitus, ICT
tiekartta, investointitasot
• Kerran kuukaudessa
• Hankeportfolionhallinta
• Hankkeiden käynnistäminen ja
seuranta, opit
• Hankekohtaiset budjetit osana koko
yrityksen talousennustetta
• Hankkeiden vetäjät, liiketoiminta-
yksiköt, funktiot/osastot, ICT
Sovellus-/prosessialueiden ohjausryhmät
• Kerran kuukaudessa – 4 kertaa vuodessa
• CRM, ERP, BI & Data Quality, Tietoturva & Tietosuoja -
ohjausryhmät
• Jatkuva sovellus- ja prosessikehitys, uudet
työkaluversiot
• Pääkäyttäjät (funktiot, prosessialueet), ICT
• Työkalujen käytön ja prosessien
yhdenmukaistaminen
• Pienkehitysbudjetin käyttö ja seuranta
• Toimittajahallinta

15. Ulkoistus
28.9.2020 15

16. Oma Tuotanto vs Ulkoistetut Palvelut
28.9.2020 16
Ulkoistettu ICT/vahvuudet
• Määritellyt/taatut palvelutasot
• Pienempi jatkuvuusriski
• Ajantasainen osaaminen
• Kehittämiskyky
• Palveluasenne
• Skaalautuvuus
• Joustava resursointi
• Henkilöiden sijaan johdetaan
toimittajan palvelutasoa
Sisäinen ICT/heikkoudet
• Jatkuvuusriski
• Ei määriteltyjä/taattuja palvelutasoja
• Ei skaalaudu helposti
• Kompetenssit ja niiden ylläpito
• Palveluasenne
• Kehityshankkeiden resursointi
• Resursointi erikoistilanteissa (lomat,
sairauspoissaolot, jne.)
Ulkoistettu ICT/heikkoudet
• Kalliimpi (usein toimittajalta
vaaditaan parempaa
palvelutasoa)
• Vaatii sopimusosaamista
• Vaatii toimittajajohtamista
• Vähemmän joustava
• Toimittajalukko riskinä
Sisäinen ICT/vahvuudet
• Joustavuus
• Halvin (kun palvelutaso joustaa!)
• Toimintaympäristön tuntemus
Syitä ulkoistukseen
• Yrityksen kasvustrategia -
skaalautuvuus
• Tyytymättömyys palvelutasoon
• Osaamisen puute
• Kehitystarpeet
• Yrityksen toimintastrategia
• Jne

17. Ulkoistuksen Vaiheet
28.9.2020 17
Vaihe 1
Ulkoistuspäätös
Vaihe 2
Toimittajan
valinta
Vaihe 3
Siirtymävaihe
• Tarjouspyyntö
• Toimittajavaihtoehtojen kartoitus
• Toimintamalli ja palvelusisältö
• Sopimus ja kaupalliset asiat
• Henkilöstö ja osaaminen
• Omaisuus ja pääoma (päätelaitteet,
palvelimet)
• Suunnittelu ja käynnistys
• Palvelun siirtoon
valmistautuminen
• Henkilöstövaikutusten
toteuttaminen
• Palvelun siirto
Palvelu Toimittaja Siirto Hinta
Sisältö vs
tarjouspyyntö
Referenssit Siirtotilanteen
suunnitelma ja
hallinta
Palvelujen hinnat
Joustavuus Taloudellinen
tilanne
Henkilöstösiirrot
(liikkeenluovutus)
Hinnoitteluperusteet
Kehittämiskyky Sopimusehdot
Laatu
Riskit
Resursointi

18. Kehityshankkeet
28.9.2020 18

19. Järjestelmähankkeen Vaiheet
28.9.2020 19
Aloitus
Projekti-
organisaatio
Tarvemäärit-
tely
Järjestelmä-
kartoitus
Toimittajakar-
toitus
Tarjouspyynnöt
Järjestel-
mävalinta
Toimittaja-
valinta
Toimitusprojektin
käynnistys
Määrittely ja
suunnittelu
Konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Koulutukset,
käyttöönotto
Tuotantokäyttö,
jatkuvat
tukipalvelut
Toimitusprojektin
käynnistys
Määrittely ja
suunnittelu
Alustava
konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Koulutukset,
käyttöönotto
Tuotantokäyttö,
jatkuvat
tukipalvelut
Päätös
tuotanto-
käytöstä
Vaihtoehto 1 : Suora käyttöönotto
Lopullinen
konfigurointi,
kehitys ja
testaus
Vaihtoehto 2 : Käyttöönotto PoCin kautta

20. Projektiorganisaatio : ERP-Hanke
28.9.2020 20
Talousjohtaja
Talous Myynti ja markkinointi
Valmistus, logistiikka ja
laatu
Tuotehallinta ja
hankinta
Huoltoliiketoiminta ICT, integraatiot
Projektipäällikkö/
Tietohallintopäällikkö
ERP järjestelmä-
toimittajat
ERP järjestelmä-
integraattorit
Puolueeton ERP
konsultti
Omistajat/
Johtoryhmä
Hankkeen liiketoimintaomistaja
• Puolueeton ERP konsultti listaa yritykselle parhaiten soveltuvat ERP järjestelmä- ja toimittajakandidaatit (minimiräätälöinti, pilvipalvelu)
• Ryhmien jäseninä operatiivisten työtehtävien tekijät, ERP pääkäyttäjät sekä prosessiomistajat
• Ryhmien jäsenet osallistuvat tarve- ja vaatimusmäärittelyyn sekä tuotearviointeihin, -demoihin ja järjestelmävalintaan
sekä käyttöönoton aikana järjestelmän konfiguraatioiden määrittelyyn ja testaukseen
• Yrityksen prosessit muuttuvat ja tehostuvat -> muutosjohtaminen!
• Henkilökunnan motivoiminen ja sitouttaminen hankkeeseen!

21. Tarve- ja Vaatimusmäärittely
28.9.2020 21
Lähde: Artikkeli. Karvonen, Tommila. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän vaatimusten määrittely PK-yrityksessä.
VTT Julkaisuja. Kettunen, Simons. (2001) Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto PK-yrityksessä.

22. Vaatimusmäärittely : ERP-Hanke
28.9.2020 22
• Suurin hyöty nykyprosesseissa
• Talous- ja kirjanpitoprosessit
• Tuotetiedonhallinta
• Verkkokaupan kehittäminen
• Osto- ja hankintatoimi
• ICT ylläpito ja toimintavarmuus -
pilvipalvelu
• Välttämätön uudistus
• Integraatio kuluttajaverkkokauppaan
• Uusia mahdollisuuksia
• Varastojen ja ostotoiminnan johtaminen
• Raportointi ja sisäinen laskenta
• B2B verkkokaupat/tilausportaalit
• Kenttähuolto
• Myynnin prosessit sekä seuranta- ja
raportointi
• Tuotannonsuunnittelu ja -ohjaus
11
0
Tulisi ottaa käyttöön uusi ERP järjestelmä Jatkaa vanhan ERPn käyttämistä
9
1
0
1
Paljon Kohtalaisesti Vähän Ei riittävästi tietoa
Koetko, että uusi ERP järjestelmä
Tehostaisi työtäsi ja yrityksen
prosesseja?
Tulisiko yrityksen mielestäsi korvata
Vanha ERP järjestelmä uudella?

23. Projektisuunnitelma : ERP-Hanke
28.9.2020 23
Työryhmät (prosessi-
omistajat, pääkäyttäjät)
1) 1) Prosessien määrittely ja
toteutuksen suunnittelu
2) Konfiguroinnin ja
implementoinnin tuki,
integraatioiden toteutus
3) UAT testaus ja koulutus
2)
3)
Projektin ohjausryhmä

24. Tietohallinto PK-yrityksessä
Hyvää ja Huonoa
28.9.2020 24

25. Tietohallinto PK-yrityksessä
28.9.2020 25
Hyvää
• Matala organisaatiorakenne
• Tehokas kommunikointi
• Nopea päätöksenteko
• Tiivis yhteistyö liiketoiminnan kanssa
• Näköalapaikka koko yrityksen liiketoimintaan
• Uuden oppiminen/monipuoliset
osaamistarpeet/ työtehtävät
• Joustava toiminta (luonnostaan Agile)
• Kokeilukulttuuri - nopea suunnitelmien teko ja
muuttaminen
• Innovatiivisuus
Huonoa
• Resurssit
• Osaaminen
• Budjetti
• Tietohallinnon yleiset mallit ja viitekehykset
liian raskaita ja eivät suoraan sovellettavissa
(ITIL, COBIT, jne)
Tietohallinnolta vaaditaan monipuolista osaamista johtamisesta, teknologiasta ja prosesseista!

26. Kiitos!
28.9.2020 26