Kontroll med uløste oppgaver er nødvendig for å jobbe effektivt, og for å jobbe med de riktige tingene. Oppgaver kommer til oss via mange kanaler. I noen kanaler blir oppgaver liggende, i andre drifter de forbi. Forstår vi forskjellen blir det lettere å ta kontroll.

1. Ta kontroll over innboksen
- få kontroll over livet
FLOW Norway, Tromsø, 12.november 2015
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

4. Stress
tanken på uløste
oppgaver

7. - Alt du gjør er
prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

8. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

10. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

13. Mr. Task

16. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

17. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

18. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

21. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

26. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

31. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

32. skille uløst fra løst

33. skille ulest fra lest

35. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

37. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

38. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

39. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

41. fjerne løstefiske uløste

42. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

43. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

44. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

49. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

50. fjerne løste
vs
fiske uløste

51. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

52. Jobbe mer?

53. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

54. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

55. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

56. Hver e-post er
en oppgave

57. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

58. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

59. Hver e-post er
en oppgave

61. Avgjørende øyeblikk – golden
moments!

63. Handling
eller
Referanse?

64. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

65. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

67. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

68. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

69. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

70. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

71. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

72. Varsel eller
originalinformasjon?

74. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

77. Forsvinner oppgaven?

78. Blir oppgaven lettere med tiden?

83. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

84. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

85. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

90. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

91. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

92. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

93. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

94. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

95. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

96. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

97. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

99. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

101. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

102. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

103. Tøm innboksen!

104. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

105. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Bruk flytetankene – lag deg sikre dult!

106. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

107. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

108. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

109. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Hold oversikten over uløste oppgaver der ved
å fjerne de løste oppgavene
- Vær tidseffektiv ved å løse oppgavene helt
ferdig ved første gangs håndtering

110. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Hold oversikten over uløste oppgaver der ved
å fjerne de løste oppgavene
- Vær tidseffektiv ved å løse oppgavene helt
ferdig ved første gangs håndtering
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

113. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

114. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)