Innbokskontroll - personlig mestring av oppgave og informasjonsstrømmen

1. COWI, Bergen, 12.juni 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund

2. Hvorfor
innbokskontroll?
Hva er
innbokskontroll?
Hvordan
innbokskontroll?

3. Hva er
innbokskontroll?
Få meldinger i
innboks, kontroll
med de som er der

7. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

8. Nyhetsstrøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

12. Til innboks
Nyhetsstrøm

13. Til innboks
Nyhetsstrøm
Referanseinfo

17. Nyhetsstrøm
Arkiv

18. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

19. Hvorfor
innbokskontroll?
- mindre stress
- mer etterrettelig
- mindre tid på
e-post

21. Stress
tanken på uløste
oppgaver

23. 2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Når klientene klager, 11 %

25. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

27. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

28. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

31. skille uløst fra løst

32. skille uløst fra løst

33. skille ulest fra lest

35. fiske uløste
eller
fjerne løste

36. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

37. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

38. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

40. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

41. fjerne løstefiske uløste

42. fisker uløste
har fjernet løste

43. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

44. Til innboks
Nyhetsstrøm

48. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

49. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

55. fjerne løste
vs
fiske uløste

56. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

57. Jobbe mer?

58. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

59. Hvorfor
innbokskontroll?
- mindre stress
- mer etterrettelig
- mindre tid på
e-post

60. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

62. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

63. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

64. Hver e-post er
en oppgave

65. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

66. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

67. Hver e-post er
en oppgave

69. Handling
eller
Referanse?

70. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

72. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

73. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

74. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

75. Varsel eller
originalinformasjon?

77. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

78. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

79. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

80. ”Jeg får 250 e-post
hver dag. Etter at jeg
tok i bruk
innbokskontroll har
jeg full kontroll i
innboksen – og
kontroll med uløste
oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Partner i Tribe A/S

81. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

84. Forsvinner oppgaven?

85. Blir oppgaven lettere med tiden?

90. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

96. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

97. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

98. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

99. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

100. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

101. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

102. E-post tider – et
eksempel:
- kl 08
- kl 10
- kl 12
- kl 14
- kl 16

103. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

105. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

106. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

108. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

109. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

110. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

111. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

112. Tøm innboksen!

113. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

114. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver
der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene
helt ferdig ved første gangs håndtering

115. E-post - gruppeoppgaver
Hva betyr det å stå i kopi? Forskjelle på å stå i “til-feltet”?
Hvordan er det med “svar alle”-funksjonen. Brukes for mye?
For lite?
Når bør vi bruke kopi?
Hva med å koble på nye i kopifeltet underveis i en samtale -
gjøres det for mye? For lite? Mulige ulemper?
Når bør vi bruke blindkopi?

116. Epost- gruppeoppgaver
Når skal vi sette på fraværsagenten?
Hva er rimelig responstid på e-post hvis man ikke
har fraværsagent?
Hvilke hastekanaler har vi som alternativ til e-post?
Når bør disse brukes?
Hva gir mest støy? Én epost med to tema, eller to
eposter med ett tema hver? Hva bør vi tilstrebe?

117. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)