Personlig mestring av oppgave- og informasjonsstrøm

1. Ledersamling, divisjon spesialisthelsetjenesten, HDIR
Støtvig hotell, 27.august 2015
Jørn Kippersund
Allmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

3. 2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Når klientene klager, 11 %

4. For mange oppgaver,
for lite tid?

5. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

7. Stress
tanken på uløste
oppgaver

10. - Alt du gjør er
prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

11. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

15. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

18. Hvor tar du vare på
dine uløste
oppgaver?

19. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

20. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

21. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

22. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse

23. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse
= arkiv

24. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

26. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

27. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem

31. Til innboks
Nyhets-strøm

32. Til innboks
Nyhets-strøm
Referanseinfo

33. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

34. Hvilke innbokser har vi i HDIR?
Hvilke nyhetsstrømmer?

40. Nyhets-strøm
Arkiv

41. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes

42. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

46. DULT

51. Primærinnboks
- Dekkes av dine daglige vaner

52. Spesial-
/prosjektinnbok
s
-Dult eller varsel
nødvendig

53. Hvorfor
innbokskontroll?
Hva er
innbokskontroll?
Hvordan
innbokskontroll?

54. Hva er
innbokskontroll?
Få meldinger i
innboks, kontroll
med de som er der

55. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

56. Hvorfor
innbokskontroll?
- mer etterrettelig
- mindre stress -
mindre tid på
e-post

60. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

61. Irriterer du deg over andres som lar være å
svare på viktige e-poster?

63. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv

64. skille uløst fra løst

65. skille uløst fra løst

66. skille ulest fra lest

68. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

69. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

70. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

72. den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med

73. fjerne løstefiske uløste

74. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

75. Til innboks
Nyhetsstrøm

76. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

82. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

83. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

86. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

89. fjerne løste
vs
fiske uløste

90. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

91. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

92. Jobbe mer?

93. Jobbe mer?

94. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

95. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

96. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

97. Hver e-post er
en oppgave

98. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

99. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

100. Hver e-post er
en oppgave

102. Handling
eller
Referanse?

103. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

105. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

106. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

107. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

108. Varsel eller
originalinformasjon?

110. Kreves
handling?
Info jeg får
bruk for?
Orginalinfo
eller varsel?

111. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

114. Forsvinner oppgaven?

115. Blir oppgaven lettere med tiden?

119. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”

120. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en
håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?

121. ”Jeg får 250 e-post
hver dag. Etter at jeg
tok i bruk
innbokskontroll har
jeg full kontroll i
innboksen – og
kontroll med uløste
oppgaver”
Alain M.C. Fasotte
Sometier A/S

123. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

128. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

129. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

130. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

131. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

132. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

133. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

134. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

135. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

136. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

138. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

139. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

140. Fokus?
Kortjobbing - responsivt
• Rutineoppgaver
– Kjappe svar
– Fiksing
= DRIFT
Langjobbing - proaktivt
• Fordypning
– Langlesing
– Langskriving
= INVESTERINGER OG
GRUNNLEGGENDE
VEDLIKEHOLD

143. Responsivt eller proaktivt?
Ja takk, begge deler!
Balanse!

145. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

146. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

147. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

148. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

149. Tøm innboksen!

150. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

152. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

153. Ta med hjem
- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver
der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene
helt ferdig ved første gangs håndtering

154. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)