Kontroll med uløste oppgaver er sentralt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver får du ved å fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. Der kan du fjerne løste oppgaver, i stedet for å fiske uløste. Det gir både større oppgavesikkerhet, og mer tidseffektiv oppgavehåndtering. Med oversikt over dine uløste oppgaver, blir du også i stand til å velge hvilke oppgaver du skal prioritere.

1. Sparebanken Møre Arena
Ålesund, 10.januar 2017
Jørn Kippersund
Foredragsholder, legevaktsjef, allmennlege
Volda
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

6. Stress
tanken på uløste
oppgaver

9. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

11. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

17. Hvordan kommer oppgavene til deg?

18. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

19. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

20. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

24. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

25. Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?
Hvor havner oppgavene i en innboks?
Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?
Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør
glippe?

27. E-post ulik en tradisjonell innboks?

31. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

32. Hva gjør e-post til en spesiell kanal?
• Viktig og uviktig i salig blanding
• Foretrukken kanal ”om man skal være sikker
på å nå alle”
• Ekstremt volum
• Ekstrem tilgjengelighet
”Innboksen stresser meg ikke, men jobben
stresser meg”

34. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

35. Har du noensinne glippet på en oppgave fordi du
ikke håndterte aktuell e-post i tide?
Har du irritert deg over andre, i egen organisasjon,
som ikke svarer på e-post?

36. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

38. skille uløst fra løst

39. skille ulest fra lest

41. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

42. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

43. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

45. fjerne løstefiske uløste

46. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

50. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

51. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

53. Man Tir Ons Tor Fre

54. Man Tir Ons Tor Fre

57. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

58. fjerne løste
vs
fiske uløste

59. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

60. Jobbe mer?

61. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

62. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

63. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

64. Hver e-post er
en oppgave

65. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

66. HURTIGTASTER

67. System 1
vs
System 2
(Daniel Kahneman)

68. System 1 vs System 2
-Flytte mus, tenke
plassering
-> krever system 2-
ressurser

69. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

70. Filtrér
-Automatisk
-Manuelt

71. Hver e-post er
en oppgave

74. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

75. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

76. Å skrive riktig tekst i emnefeltet er en
kollegial handling!
Å skrive dårlig tekst i emnefeltet (eller
ikke skrive) er ukollegialt!

77. Handling
eller
Referanse?

79. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
i innboksen
= handling
Verktøy = det
du har gjort
og kanskje
får bruk for
= arkiv
= referanse

80. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

82. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

83. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

84. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

85. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

86. Tilføre verdi

87. Tilføre verdi

88. Rasjonell arkivering
-Mapper
-fravær av mapper?
-Prosjektorganisering
-Kategorier??

89. System 1 vs System 2
-Ta stilling til arkivering
- krever system 2-
ressurser

90. Varsel eller
originalinformasjon?

91. I N B O X

92. I N B O X
Varsel
Original-informasjon

93. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

94. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

96. Forsvinner?

97. Lettere med
tiden?

100. Neste skritt

103. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

104. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

105. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

106. Oppgave
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

107. Oppgave
Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

108. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2

109. Platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Oppgave Oppgave nr 2
?

110. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

111. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

112. Større skrivebord =
større produksjon?

113. Løsning – større skrivebord?

114. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

115. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

116. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

117. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

118. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

123. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

124. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

125. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

126. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

128. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

131. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

134. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

135. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

136. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

137. www.innbokskontroll.no/
presentasjoner

138. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)

139. Workshop!

140. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

141. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

142. Tøm innboksen!

143. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

144. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

145. Rasjonell arkivering /
Hurtigtaster

146. Outlooks egne hurtigtaster – forslag:
Send. Ctrl+Enter
Svar på melding Ctrl+R
Svar til alle Ctrl+Shift+R
Flytt en melding Ctrl+Shift+V
Videresend en melding Ctrl+F
Ny melding (når i mail) Ctrl+N
Finn en melding Ctrl+E
Angre Ctrl+Z
Avansert søk Ctrl+Shift+F
Stor liste med hurtigtaster på
www.bit.ly/hurtigtasteroutlook

147. Oppgaver fram i tid

148. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

153. - Kalender
- Hendelse
- Forespørsler

155. prosjektmapping
+
dult
+
arbeidsplattform
=
prosjektkontroll

156. Hvordan sikrer du deg dine dult?
• Flagg i outlook
– Ny oppgaveliste
– Fungerer bare om man angir tidsfrist
– Hvis tatt i bruk – må gis høyeste prioritet

160. Fokus

161. Mindre å ta stilling til
–> bedre valg når du
først må ta stilling

162. Enig/uenig?
Vi kan bare løse én
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

163. Enig/uenig?
Bytte mellom ulike kontekster
for oppgaveløsning koster tid og
energi

164. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@