Kontroll med uløste oppgaver er essensielt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver fås ved fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. For å oppnå bedre informasjonsflyt i fellesskap - sørg for å dele informasjon kontekstuelt i stedet for å sende fra innboks til innboks.

1. Ta kontroll over innboksen –
få kontroll over livet!
HDIR, Avdeling psykisk helsevern og rus
Oslo, 14.januar 2016
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

5. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.

6. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.

7. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

8. Stress
tanken på uløste
oppgaver

11. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

12. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

14. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

15. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

19. Hvordan kommer oppgavene til deg?

20. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

21. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

22. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

26. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

27. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

29. Hva gjør e-post spesiell?
• En kanal av mange oppgavekanaler
• Skiller seg ut med
– lav terskel for bruk - > stort volum
– Ofte foretrukken kanal både internt i organisasjoner
og på tvers av organisasjoner
– alltid tilgjengelig
– brukes når man vil være sikker på nå noen (paradoks!)
• Hva skjer når vi digitaliserer en oppgavekanal?

34. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

36. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

40. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

41. skille uløst fra løst

42. skille uløst fra løst

43. skille ulest fra lest

45. fiske uløste
eller
fjerne løste

46. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

48. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

49. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

51. fjerne løstefiske uløste

52. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

53. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

54. Innbokskontroll, definisjon:
- Få papir på skrivebordet,
kontroll med de som er der

55. Innbokskontroll, definisjon:
- Få røde flagg i Outlook, kontroll
med de som er der

56. Innbokskontroll, definisjon:
- Få brev på kjøkkenbenken,
kontroll med de som er der

57. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

58. Man Tir Ons Tor Fre

59. Man Tir Ons Tor Fre

62. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

63. fjerne løste
vs
fiske uløste

64. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

65. Jobbe mer?

66. Jobbe mer?

67. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

68. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

69. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

70. Hver e-post er
en oppgave

71. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

72. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

73. Hver e-post er
en oppgave

75. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

76. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?

78. Handling
eller
Referanse?

79. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

80. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

82. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

83. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

84. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

85. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

86. Tilføre verdi

87. Tilføre verdi

88. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

89. Varsel eller
originalinformasjon?

90. I N B O
X

91. I N B O
X
Varsel
Original-informasjon

92. I N B O
X
Varsel og
Original-informasjon

93. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

94. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

96. Forsvinner?

97. Lettere med
tiden?

102. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

104. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

105. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

110. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

111. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

112. Større skrivebord =
større produksjon?

113. Løsning – større skrivebord?

114. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

115. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

116. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

117. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

118. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

119. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

120. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

121. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

123. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

125. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

126. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

127. Tøm innboksen!

128. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

129. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe

130. Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

131. Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike
kontekster for oppgaveløsning
koster tid og energi

132. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

135. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

136. Dele eller sende?

137. KONTEKSTUELL INFORMASJON

141. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

142. Your inbox is your castle!
I N B O X

145. Hva har vi i midten??

147. Handleliste
Varsel!!

148. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

149. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

150. E-post
?? E-postE-post
E-post
360
Felles-
område
Kalender

151. sende dele

152. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

154. Deler eller sender jeg?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

155. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

156. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

157. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

158. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)