Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental

Governança de la informació – 14es Jornades Catalanes (COBDC) – Jordi Serra Serra – Març de 2016
Documents i governança de la
informació: cap a on es dirigeix la
gestió documental
Jordi Serra Serra
Màster de Gestió Documental
i Informació a les Empreses (MGDIE)
Universitat de Barcelona
Taula rodona: Governança de la informació
14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC)
4 de març de 2016

Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions

Evolució en les formes documentals
Documento
Correo
electrónico
Documento
born digital
Datos
estructurados
(transaccionales)
Contenidos
Web
Redes
sociales
Datos
estructurados
(abiertos)
Datos
estructurados
(enlazados)
Datos
interoperables
IT IT

Eixos d’evolució en les TI actuals
Mobile Cloud
Social
Big
Data
RM

Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions
Pressió social
Pressió del
“capital”

Pressió social
 Immediatesa (si no està en línia no existeix)
 Nous drets relacionats amb la informació
 Major rendició de comptes (publicitat)
 Dilució de la propietat de la informació
(reutilització)
 Reforçament de les identitats (memòria
històrica no institucional)

Noves dimensions de l’accés i de l’ús
Accés reactiu
Accés proactiu
(publicitat)
Ús en el context
original
Ús en un context
diferent
(reutilització)
TRANSPARÈNCIA
Interoperabilitat
i integració
(sistemes/CRM)
Tractament
semàntic
(open/linked)

Conflicte de dinàmiques
+ Valor
(més usabilitat per als
usuaris/àries i
treballadors/ores)
- Risc
(més seguretat i capacitat
de control per a
l’organització)
Multiformes
Compostes
Ubiqües
Àgils

El meu sistema de gestió
documental és segur i efectiu

Limitacions del model tradicional
 Excessivament formal i autoexigent
(perfeccionista)
 Perspectiva discreta (focus on small-data)
 Plantejat en base a fronteres
(custodialista)
 Concepció centralista del Sistema

Conseqüències del model tradicional
 Baix percentatge de cobertura real
 Poca fiabilitat/seguretat efectives
 Amb poca aportació de valor a l’usuari
 Amb un ROI a (massa) llarg termini

Percentatge d’empreses que tenen
responsable de gestió documental
Iron Mountain (2016)

Baix percentatge de cobertura
?

Poca fiabilitat i seguretat efectives
John Newton, AIIM (2016)

Poca fiabilitat i seguretat efectives
Baseline Magazine (2015)
•Cost d’arxivar les dades i si això és
pressupostàriament sostenible
•Funcionalitats de la solució de
data archiving
•Facilitat per implantar la solució
de data archiving
•Compliment de lleis i regulacions
•Reducció de potencials demandes
(litigis)
•Rapidesa i precisió en la
recuperació de les dades quan es
produeix un litigi

Poca aportació de valor a l’usuari
Iron Mountain (2015
¿Les tècniques de gestió
documental us inspiren
confiança davant els riscos de
la informació, i satisfan les
vostres necessitats?
¿Coneixeu el sistema de
gestió documental de la
vostra organització, i qui
són els seus responsables?
¿En cas afirmatiu, manteniu
un contacte regular amb
aquests responsables
(formació, etc.)?

ROI a massa llarg termini
Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.

Dificultat per satisfer les expectatives
0% 20% 40% 60% 80%
Habilitat per a
gestionar el canvi
Experiència en
formació interna
Habilitat per al
pensament innovador
Empleadors que ho
consideren important
RM que s'hi senten
preparats
“Next generation information management professionals” AIIM & Iron Mountain (2015)

Disminució del volum de paper
Memòria d’arxius 2013. Departament de
Cultura, Generalitat de Catalunya.
2014: creixement global 10%
2015: decreixement global 6%
(21% empreses >5000 treb.)
Information Governance: too important to be
left to humans. AIIM Industry Watch, 2015.

Una professió en risc d’extinció?
Records
manager
Departaments
d’IT i anàlisi de
dades
Departaments
legals
especialitzats
Automatització
de tasques
Desaparició del
paper
 “While there are
signs that the natural
habitat of the
records and
information manager
is desappearing, the
future looks bright
for those willing to
adapt”.
Sue Trombley, 2016

Drivers per a l’evolució de la gestió
documental durant l’any 2016
Nous requisits normatius
Normativa d’Administració electrònica (expedient electrònic i arxiu únic)
Normativa de transparència i publicitat
Normativa europea de protecció de dades (gestió del “dret a l’oblit”)
Noves oportunitats normatives
Actualització de la norma ISO 15489 i ISO 16175
Actualització de la familia ISO 9000 (informació documentada)
Desenvolupament de la familia ISO 30300
Prioritats creixents de les organitzacions
Incidents de seguretat amb efectes en el negoci
Defensa de drets i riscos d'incompliment legal (sancions i litigis)
Pèrdua reputacional i d’avantatge competitiu
Capacitat i demanda creixent d’anàlisi de dades

La governança de la informació
 Information governance is the specification of decision
rights and an accountability framework to encourage
desirable behavior in the valuation, creation, storage, use,
archival and deletion of information. It includes the
processes, roles, standards and metrics that ensure the
effective and efficient use of information in enabling an
organization to achieve its goals.
 Information Governance is a framework of people,
principles, processes and tools, that defines why, when and
how information is managed within an organisation, in
order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs
and reduce risk.
George Parapadakis, 2014
Debra Logan, 2010

Gestió
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologíes de
la Informació
Legal
(eDiscovery)
Privacitat
I gestió de
processos

Quines activitats formen part de la
governança de la informació?
0% 20% 40% 60% 80% 100%
eDiscovery
Security
Risk Management
Storage & Archiving
Compliance
Records management
eDiscovery Journal (2014)

Tendències
Efectivitat
Automatització
(Des)centralització
Datificació
Externalització

Efectivitat
 Avançar de les mesures formals (polítiques i
procediments) a mesures que garanteixin l’efectivitat
(eines i controls).
 Assegurar mínims de compliment d’ampli abast
enlloc de màxims d’abast focal.
 Potenciar el control en orígen i ens els entorns
originals (abans de la captura formal).
 Mantenir indicadors que permetin medir
constantment el ROI del sistema i el valor que aporta
als usuaris i a l’organització.
 Automatitzar la gestió documental.

Automatització
Pràctiques habituals Evolució
Demanar als usuaris que capturin (manualment)
els documents rellevants
Captura automatitzada basada en regles (RBR)
Ensenyar als usuaris a triar el codi de classificació
adient
Sistemes d’autoclassificació (per regles o
algorítmics)
Demanar als usuaris que emplenin manualment
metadades per unitat/agrupació documental
Anàlisi de fitxers i generació automàtica de
metadades
Demanar als usuaris que facin accions
específiques de classificació o descripció
Integrar les accions de classificació i descripció en
les accions habituals de l’usuari (col·laboració)
Concentrar esforços a avaluar i poder eliminar
documentació original
Avaluar tenint present un ventall més flexible de
possibles usos (processabilitat)
Restringir l’abast del sistema a allò que és
possible controlar de forma centralitzada
Ampliar l’abast del sistema per fer-lo entrar als
silos i a les accions d’usuari
Construir la plataforma de gestió documental
abans de controlar els entorns de generació
Entorns col·laboratius i transparència a l’usuari
de la infraestructura de gestió documental

Automatització
• Això requereix dos canvis en els SGD:
• Estructurar el sistema (datificar-lo) per poder-ne
automatitzar l’aplicació.
• Avançar cap a la gestió documental basada en
regles (RBR) per tal d’eliminar la discrecionalitat.
• Això comporta prèviament consolidar-ne
les bases teòriques.

 “Focus all the attention onto a single RM
platform only gives the illusion of
Information Governance maturity”.
 “Knowing where our information lives is
the first step to proficiently governing our
organisation’s information assets”.
RecordLion, 2016

Escenari 0: silos

Escenari 1: records center
SGD

Escenari 2: in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD

Escenari 3: integrated in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
SGD

 “We’ve entered a new era of RIM, with
big data at the forefront.”
 “Data analysis has become a twisting
Mobius strip, looping back not only how
we look at data but also how we manage
data itself.”
Kon Leong, 2016

Datificació
 Augment exponencial de la capacitat de generar
(recollir) i processar dades.
 Crisi del document-contingut:
 Principi de dada única
 Reutilització de la dada en diferents contextos
 L’anàlisi de dades no està donant encara els fruits
que podria donar a causa... de la mala gestió de
les dades de què s’alimenta.
 La gestió documental ha de passar de gestionar
entitats discretes (documents-objecte) a
gestionar fluxes d’informació.

Impacte en el disseny dels sistemes
Mapeig de
processos
Mapeig
d’agentsMapeig de
sèries
Mapeig de
sistemes
Mapeig de
dades

Externalització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització
Direcció
Disseny i
implantació
Servei de
gestió de
regles
Servei de
custòdia i
preservació
Servei de
control i
auditoria
Servei
d’actualització

El futur és nòmada: la consultoria
Efectivitat Eficiència
ContinuitatConformitat
Voluntat
Necessitat

Moltes gràcies
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
http://bd.ub.es/pub/serra/
http://www.mgdie.net/es/
Citació recomanada: Serra Serra, Jordi. "Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió
documental". A: 14es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació (COBDC), Barcelona, 4 de març de 2016.

Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental

Similar to Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental (20)

More from Jordi Serra Serra

More from Jordi Serra Serra (19)

Documents i governança de la informació: cap a on es dirigeix la gestió documental