1. Access 2007 BD CONTACTOS
Recopilar datos en Access 2007 a través del correo electrónico
Vamos a crear una base de datos de Contactos. Como se ve en mi Tabla de Contactos ya tengo los
nombres y direcciones de los contactos pero deseamos más información de cada persona.
Campos de la tabla Contactos son los siguientes:
Con Access 2007 puedo crear un formulario que puedo enviar como mensaje de correo electrónico a
cada uno de mis contactos. Con Outlook 2007 puedo configurarlo de modo que cuando respondan mis
contactos Access agrega automáticamente su información de contacto a nuestra base de datos.
En la ficha Datos externos grupo Recopilar datos, clic en Crear correo electrónico
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2. Access 2007 BD CONTACTOS
Podemos acceder también con el menú contextual de la tabla Contactos, Recopilar y actualizar datos a
través de correo electrónico.
La primera página del Asistente Recopilar datos por correo electrónico, ofrece un resumen del
proceso. Clic en Siguiente.
Podemos elegir el tipo de formulario que deseemos utilizar.
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3. Access 2007 BD CONTACTOS
No todos los
destinatarios tienen
instalado Microsoft
InfoPath en sus equipos,
así que utilizaremos un
formulario HTML, así
cualquier programa de
correo electrónico que
admita HTML podrá
enviar el formulario.
La tabla ya tiene los nombres y las direcciones de nuestros contactos, elegimos Actualizar información
existente. Clic en Siguiente.
Esta opción sólo se
puede usar si las
direcciones de los
destinatarios ya están
en la base de datos
Ahora especificaremos los datos que queremos que nos envíen los destinatarios.
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4. Access 2007 BD CONTACTOS
La lista de la izquierda muestra los campos de la tabla Contactos de los que puedo recopilar datos.
Deseamos recopilar datos del Cargo de cada destinatario, Teléfono del trabajo y Número de Fax.
Antes de seleccionar los campos para recopilar datos, vamos a agregar la información que tenemos en
nuestra base de datos para que los destinatarios vean los datos que ya están almacenados.
Clic en Nombre, botón flecha para agregarlo al mensaje, como no queremos que el destinatario edite el
campo, clic en Sólo lectura. Haremos el mismo proceso para el campo Apellidos y Dirección de
correo electrónico.
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5. Access 2007 BD CONTACTOS
Agregamos los campos para los datos que deseamos que nos faciliten los destinatarios. Hacemos doble
clic en cada campo para agregarlo al mensaje. Lo hacemos con los tres campos. No activamos la casilla
de Sólo lectura porque esto impediría que los destinatarios escribieran sus datos.
Clic en Siguiente.
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6. Access 2007 BD CONTACTOS
Deseamos que Outlook y Access procesen las respuestas automáticamente y agreguen los datos a
nuestra tabla de Contactos, seleccionamos esa opción.
Como no deseamos que los destinatarios intenten escribir nuevos contactos mediante este mensaje
activamos la casilla Permitir sólo actualizaciones de los datos existentes.
Dejamos la configuración predeterminada.
Clic en Siguiente.
Podemos seleccionar la
carpeta de Outlook
“Respuestas de
recopilación de datos de
Access” para almacenar
las respuestas o “Definir
propiedades para
controlar el
procesamiento
automático de las
respuestas” para
establecer otras
propiedades.
Especificamos el campo de nuestra tabla que contiene las direcciones de los destinatarios.
Access ha imaginado el campo que es por lo que no tenemos que realizar cambios.
Clic en Siguiente.
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7. Access 2007 BD CONTACTOS
Especificamos la línea Asunto y la Introducción del mensaje y como deseamos que se envíe el mensaje
del correo electrónico.
La configuración predeterminada es la correcta.
Clic en Siguiente.
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8. Access 2007 BD CONTACTOS
Access muestra las últimas instrucciones acerca de cómo administrar nuestras respuestas y las
advertencias que pueden corresponder a estos mensajes.
Clic en Siguiente.
Podemos adaptar la lista de destinatarios activando o desactivando la casilla que hay al lado de cada
nombre. Dejamos la selección de todos los contactos.
Clic en Enviar.
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9. Access 2007 BD CONTACTOS
Outlook crea y envía nuestro mensaje. Al abrir un destinatario el mensaje verá los campos de sólo
lectura y los tres campos que deseamos que rellenen.
En la bandeja de salida de Outlook podemos ver los correos.
Al abrir un destinatario el mensaje verá los campos de sólo lectura y los tres campos que deseamos que
rellenen.
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10. Access 2007 BD CONTACTOS
Las instrucciones indican el tipo de datos que se puede especificar para rellenar el formulario.
Para rellenar el formulario, clic en Responder .
Rellenamos la información solicitada: Cargo, Teléfono del trabajo y Número de Fax.
Clic en Enviar.
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11. Access 2007 BD CONTACTOS
Los datos se transfieren exportando datos a Access.
Abrir Access para ver si han llegado datos nuevos. Abrir tabla Contactos y vemos si han respondido.
Outlook y Access agregan datos a nuestra tabla.
Access permite administrar las respuestas
Ficha Datos externos / Administrar respuestas
Por cada mensaje de recopilación que envío puedo cambiar las Opciones de mensajes, Volver a enviar
este mensaje de correo electrónico y Eliminar este mensaje de correo electrónico.
La parte inferior del formulario tiene información acerca del mensaje y los datos solicitados.
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12. Access 2007 BD CONTACTOS
En un instante he recopilado datos que necesito para mi base de datos.
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