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Info buro mag bpo

  1. 1. Dbssier DesttfuctëÊM Dossier ! Mise sous pli Dossier Aménagement formation pour l'organisation et le bien-être dans l'entreprise Actualités quotidiennes si | www. i nfpbu romag .o Spécial Bureaux Ex |||||: Le salon de l'environnement de travail
  2. 2. LE BPO, CREATEUR DE VALEUR wwwwwwwwwwwwwwvwwwwwwvwwwwwwvwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww [e plus en plus d'entreprises externalisent certaines activités pour seconcentrer sur leur cœur de métier Les plus aguerries ne se contentent plus d'un contrat de sous-traitance et exigent un supplément de valeur offert par le Business Frocess Outsourcing. Quatre experts ont accepté de décryp¬ ter ce « plus » à travers des exemples originaux. Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services, en charge du marketing et de la communication, déclare : « Le BPO, c'est prendre une fonction utile au client pour qu'il ne s'en préoccupe plus et lui apporter une meilleure efficacité ». Contrairement à ce que prétendent les mauvaises langues, « si le constructeur Ricoh s'est lancé sur le marché du Business Process Outsourcing (BPO), ce n'est pas parce que les ventes d'imprimantes ne procuraient plus assez de marges au groupe » assène Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services, chargé du marketing et de la communication chez Ricoh. Sur les documents officiels de Ricoh, la définition est la suivante : « Le BPO est une forme d'externalisation vers un spécialiste afin d'exécuter des fonctions et des processus spécifiques de l'entreprise ». Souvent divisé en externalisation du front office (services face à la clientèle) et du back office (opéra¬ tions internes), le BPO est intimement lié à la facturation électronique, au Knowledge Process Outsourcing (KPO), ainsi qu'à des tâches sectorielles, telles que le Légal Process Outsourcing. L'explicationsuivanteestégalementdonnée; « Dans le secteur du document, le BPO est fréquemment employé dans le contexte de documents transactionnels et de tâches nécessitant un volume important de données. Dans ce contexte le matériel, les logiciels, l'expertise en terme d'implémentation et les ressources, requis pour gérer ce type de processus sont externalisés à un presta¬ taire spécialisé ». Se recentrer sur le cœur de métier Grâce aux services et solutions de Ricoh en terme de Business Process Outsourcing, le client peut ajouter de la flexibilité aux processus de l'entreprise, ce qui permet à son activité de croître ou de ralentir, il peut aider à diminuer les investissements dans les actifs requis pour la prestation en interne d'un service, etc. Les avantages sont nombreux. Ceux qui reviennent souvent sont : aider l'entreprise à se concentrer sur ce qu'elle faitde mieux, touten externalisant certains processus vers des prestataires spécialisés, réduire la perte de données et la fuite d'informations et organiser l'information et les documents à l'aide de systèmes et pro¬ cessus de gestion électronique de documents, par exemple par la transition à la facturation électronique. Ricoh propose ses services et solutions BPOàde nombreux secteurs (services publics, enseignement, fabrication, ser¬ vices financiers, assurance, énergie, commerce de détail, technologie, télécommunications), ainsi qu'aux PME. En outre, les services et solutions BPO de Ricoh peuvent aider un certain nombre de services au sein d'une organisation, notamment la comptabilité et la finance, les ressources Info Buro Mag I Dossier I Mars / Avril 2014 I 42
  3. 3. MAUL www.maul.de Le producteur innovant Maul nouvelle gamme LED a reglage Tactile : l'alliance du Design et de l'efficacité humaines, la comptabilité clients et fournisseurs, le mar¬ keting, les ventes, voire le personnel des services courrier et reprographie. Jean-Pierre Blanger explique : « Externaliser une fonction métier n'est pas se substituer au client mais améliorer, de façon continue, le service rendu ». Le directeur marketing et communication de Ricoh a coutume de dire, avec un brin d'humour: « Dépenser plus chez moi pour économiser plus chez vous ». Une économie de 3 millions € La Facturation électronique représente un exemple parfait de solution BPO par Ricoh. La Facturation électronique pour Comptes clients et pour Comptes fournisseurs permet aux entreprises de migrer leurs clients et/ou fournisseurs, à un rythme adapté à chacun. La réduction des coûts se remarque directement, par un recours moindre au papier ainsi qu'un allégement du temps consacré aux tâches manuelles. Prenons le cas d'une marque internationale de sport qui externalise l'intégralité de la gestion de ses factures et réalise 3 millions d'euros d'économie. Bien consciente de l'importance de la facturation dans ses processus opéra¬ tionnels, cette marque de sport réglait néanmoins chaque année une note de 4 millions d'euros pour l'envoi de ses quelques 4,5 millions de factures. C'est ce qui l'a incitée à substituer un processus électronique à ses procédures de traitement impliquantformat papier et expédition manuelle. La solution a été l'externalisation de l'intégralité des pro¬ cessus d'émission de factures auprès de Ricoh. Pour une transition en douceur, le passage du processus papier vers le processus électronique a été étalé sur trois ans. Depuis lors, l'émission comme la récupération des factures élec¬ troniques s'effectuent via une connexion sécurisée à un portail. Comme Ricoh assume toute responsabilité pour la livraison et la coordination des logiciels et des systèmes dans les services appropriés, la marque de sport a également gagné en tranquillité d'esprit. Les flux de comptabilité clients ont été entièrement intégrés à l'organisation des archives juridiques de l'entreprise, et l'économie sur les coûts a été estimée à 3 millions d'euros. Sortir de la sous-traitance RémyColmant, directeur commercial chez Docapost BPO, affirme : « Le BPO n'est pas une finalité en soi ». Pour l'expliquer, il aime prendre de la hauteur par rapport au discours habituel sur le BPO et rappeler que l'ensemble des organisations migre vers la digitalisation des échanges. Par conséquent, il faut assumer la virtualité des informa¬ tions. Ce qui le fascine, c'est le monde de services que les entreprises spécialisées vont pouvoir apporter ; comme par exemple les objets connectés. Rémy Colmant ajoute : « Nous sortons de la sous-traitance pour aller vers les com¬ pétences majeures des entreprises. Prenez l'exemple d'une inscription à l'université. Notre butestd'améliorer le circuit client en terme de capture d'informations. Il faut interagir quel que soit l'outil utilisé. L'étudiant va commencer son inscription, chez lui, sur son ordinateur et la finira, en ligne, sur son téléphone après avoir discuté de vive voix avec la responsable des inscriptions ». Un autre exemple concret confié à Docapost BPO est l'hébergement du portail déclaratif jedeclare.com, site de télétransmission des données fiscales et sociales. En partenariat avec le Conseil Supérieur de l'Ordre des Experts Comptables (CSOEC), qui a apporté la conception et Rémy Colmant, directeur commercial chez Docapost BFO, propose la définition suivante : « Le BPO, c'est tout ce qui permet de constituer et de compléter une information structurée pour avoir une action de gestion et de décision ». 43 1 Mars / Avril 2014 I ii'C;..- I Info Buro Maq Jj
  4. 4. l'analyse fonctionnelle du portail, « Docapost BPO développe l'architecture et les applications du portail, assure sa gestion quotidienne et commercialise ses services auprès des grandes entreprises » explique Rémy Colmant. La mission était la suivante : offrir une solution de dématéria¬ lisation des déclarations des entreprises, remplissant tous les critères de sécurité, fiabilité, service définis par le CSOEC. Le portail jedeclare.com, créé en 2000, doit pouvoir télétrans¬ mettre les données fiscales, sociales, comptables et financières à la Direction Générale des Impôts (DGI), aux Organismes de Gestion Agréés (OGA), aux banques, aux Organismes de Protection Sociale (OPS) et à tout autre destinataire. 8000 télédéclarations À l'heure Docapost BPO a conçu et mis en place une nouvelle plate¬ forme répondant à l'ensemble des attentes du CSOEC (sécu¬ rité, fiabilité, service). Une sécurité optimale est garantie par plusieurs aspects : les déclarations bénéficientcle transmissions hautement sécurisées, les documents reçus sont horodatés, un annuaire LDAP (méta-annuaire) gère l'authentification des émetteurs... En ce qui concerne la fiabilité, la plate-forme gère 8 000 télédéclarations à l'heure et dispose d'un site de secours inté¬ gralement dupliqué. Le dernier critère est le service. Véritable outil de gestion à la disposition des experts-comptables et des entreprises, la plate-forme permet notamment : le suivi de chaque dépôt et l'archivage des télédéclarations sur une période de 10 ans dont 18 mois en ligne. L'entreprise utilisatrice peut valider elle-même son paiement une fois sa déclaration élabo¬ rée par son expert-comptable. Enfin, il est possible d'envoyer des déclarations par anticipation, le portail effectuant l'envoi et le règlement à l'administration à la date précise indiquée par l'entreprise. Le directeur commercial de Docapost BPO conclut : « Jedeclare.com s'impose aujourd'hui comme le leader de référence des portails de télédéclarations au près des experts- comptables, des administrations et des entreprises. 750000 déclarations ont été effectuées sur ce site pour le compte de plus de 300000 entreprises durant la campagne fiscale 2005. Plus de la moitié des flux télédéclaratifs à destination de la Direction Générale des Impôts passe par jedeclare.com ». Une solution sur mesure Canon France Business Services, filiale de Canon France SAS spécialisée dans l'externalisation des services et processus documentaires à destina¬ tion des entreprises, gère la relation donateurs multicanal via son offre Cotiletdons. « Avec plus de 25 références dans le domaine associatif, l'offre Cotiletdons propose aujourd'hui une expertise et des moyens dédiés au secteur du fundraising » décrypte Yann Sixou, directeur de Canon France Business Services. L'offre comprend, tout d'abord, la gestion informatique (mise en place et reprise des bases de données, l'interface comptable, l'édition des reçus fiscaux,...). Vientensuite la gestion du fulfillementautrementditlesprocess de traitement adaptés du 100% manuel au 100% numérique (réception, numérisation, vidéocodage etsaisie), les traitements des moyens de paiement et le service donateurs (gestion de la non-conformité et des cas particuliers). La troisième et avant-dernière étape concerne la gestion des données : leur qualité et leur analyse, leur enrichissement et la mise en place de segmentations et d'agrégats. Enfin, Canon France Business Services propose des solutions techniques personnalisées pour la gestion des campagnes (requêteur in¬ tégré etdatamartspécifique), un accompagnementsur mesure (de la totale autonomie à la prise en charge par les équipes Canon) et la gestion du multicanal (newsletters, marketing de rue, téléphone,...). Les prestations, en chiffres, sont éloquentes : Plus de 10 millions de donateurs hébergés, plus de 2 millions de dons traités an¬ nuellement et plus de 550 utilisateurs de la solution Canon. « Externaliser sa base de données ne signifie pas en perdre le pilotage, tient à souligner Yann Sixou. Canon France Business Services facilite l'accès aux données utiles pour chaque utili¬ sateur en fonction de son profil et propose des outils standard de suivi de la base donateurs et sur mesure selon les besoins de chaque association. L'accès aux reportings et leur diffusion sontfacilités par la solution WebFOCUS (éditée par Information Builders, l'un des leaders en matière de Business Intelligence) et intégrés à Cotiletdons ». La Chaîne de l'Espoir, la Fondation de l'Avenir pour la Recherche Médicale Appliquée ou encore la Fondation de l'Armée du Salut bénéficient d'une offre évolutive, d'une gestion globale de leurs actions en fundraising, d'une expérience reconnue dans le domaine associatif et de la force d'un groupe inter¬ national et innovant. Le groupe Canon est présent dans 116 pays dans la zone Europe, Moyen-Orient, Afrique et consacre 8% de son chiffre d'affaires groupe dans la recherche et le développement. il ravailler en équipe pour améliorer les performances de l/entreprise L'excellence des performances de l'en¬ treprise provient de bons processus d'entreprise, soutenus par une tech¬ nologie de qualité supérieure. Mais les investissements requis pour acquérir la technologie, l'expertise et les meilleures pratiques peuvent laisser les entreprises à court d'excellence. « HP Business Process Outsourcing Servi¬ ces fournit les processus, la technologie et les meilleures pratiques de classe interna¬ tionale dont vous avez besoin pour faire avancer votre entreprise » explicite Dirk De Beer, BPO director HP ES France. Hp plus connu du grand public en tant que constructeur de matériel informatique, Yann Sixou, directeur de Canon France Business Services, explique : « Pour une entreprise, avoir recours à l'externalisation, c'est bénéficier d'un engagement de qualité de services ». IL Info Buro Mag I E)bss I Mars / Avril 2014 I 44
  5. 5. offre des solutions d'externalisation par secteur avec des services complets, pour les entreprises privées et du secteur public. Fier des 30 ans d'expérience du groupe, le directeur ajoute : « Nous apportons l'expertise que nous avons acquise par des décennies d'expérience. Nous appliquons des tech¬ nologies éprouvées et utilisons nos économies d'échelle, en nous appuyant sur la puissance et sur l'approche de réseau de livraison industrialisé mondial pour réduire les coûts ». La dernière étude réalisée par Xerfi montre un marché français encore peu enclin à profiter des bienfaits de l'externalisation. Les communications de HP sont pourtant dithyrambiques : « Les services Business Process Outsourcing rendent votre entreprise plus dynamique et efficace. Notre équipe interna¬ tionale d'experts industriels et technologiques collabore avec vous pour ajouter nos innovations, nos connaissances et notre expérience à votre organisation. Vous appliquez ainsi votre expertise aux produits et aux services qui vous permettent de dépasser vos concurrents ». L'externalisation des solutions ià où le client en a besoin Les services HP Business Process Outsourcing sont fournis sur une plate-forme commune qui apporte cohérence, sécurité et conformité réglementaire. Leur portée internationale permet une approche Best Shore qui fait baisser le coût de la main d'œuvre tout en adaptant la prestation de service aux besoins spécifiques. Et les services horizontaux améliorent l'efficience et l'efficacité des processus pour les fonctions communes à toutes les industries. Dirk De Beer commente : « Nous intervenons au sein des servi¬ ces de RH : nous accompagnons ainsi les collaborateurs de nos clients du recrutementà la retraite. L'activité la plus importante correspond aux Finances qui couvre l'achat et le paiement à la transaction. Le Customer Relationship Management est l'activité qui concentre le plus d'employés HP Nous sommes responsables de 300 millions d'interconnexions au nom de nos clients. Le dernier axe abordé par le BPO, conséquence des trois premiers, est le Document Processing Services (DPS) ». Numéro un aux Etats-Unis, BPO HP Entreprise Service, prend par exemple en charge tous les appels que la population nord Dirk De Beer, BPO director HP ES France, déclare : « HP est un des leaders du BPO. Le groupe offre ses services en matière de BPO depuis près de 30 ans ». américaine génère auprès de la sécurité sociale. Autre cas de figure, dans l'univers bancaire cette fois-ci : les clients d'une banque anglaise qui appellent pour obtenir des informations sur les taux de crédit ont affaire à des équipes HP Les activités de BPO en France concernent, à 90%, l'externa¬ lisation de centres de contacts, l'externalisation de la gestion documentaire et l'externalisation de la paie. 11 esttemps d'élargir les activités concernées. Canon France Business Services a repris Safig Fin 2013, Canon France Business Services, filiale de Canon France SAS spécialisée dans l'externalisation des services et processus documentaires à destination des entreprises, a repris une partie des activités de Safig. Cette société de services était spécialisée dans le Business Process Outsourcing et reconnue pour son expertise dans les prestations de dématérialisation documentaire et d'externalisation de traitements back-office. Yann Sixou, directeur de Canon France Business Services, a déclaré ; « Cette reprise a concerné une partie des activités ainsi que 170 collaborateurs des trois sites de production de Safig situés à Vaux-le-Pénil (77), Le Mans (72) et La Châtre (36), ainsi que les activités BPO caritatives localisées sur le site de Saint-Ouen (93) ». L'alliance des compétences de Canon France Business Services et de Safig permet au groupe Canon de disposer d'une offre encore plus complète de services d'externalisation documentaire et de devenir ainsi un acteur majeur sur ce marché. Dossier
  6. 6. La France, marché peu mature + ZOOM En fait, le BPO n'est, pour ainsi dire, pas une « réalité » en France, clans la mesure où le terme est très peu usité, à la fois par les opérateurs qui pourraient pourtant s'en réclamer et par les médias qui donnent corps à tous les concepts marketing tels que le BPO. Il faut dire que les grands contrats de BPO signés en France ces cinq dernières années se comptent sur les doigts d'une main. Les grands groupes français ont préféré à l'externalisation une organisation en centres de, (CSP). Un choix stratégique qui constitue un facteur évident de blocage du marché du BPO en France. Mais il faut se rappeler que l'organisation en CSP, si elle semble, dans un premier temps, être une alternative au BPO, est souvent, dans les faits, une étape préalable à l'externalisation. Les grands groupes français ont préféré à l'externalisation une organisation en centres de services partagés. (Source : Xerfi) Les multinationales américaines qui avaient opté pour les CSP dans les années 80 et 90 sont ainsi aujourd'hui pas¬ sées au BPO. Le marché français du BPO dispose, sous cet angle, de belles perspectives d'avenir dans un horizon de moyen ou long terme. Le marché français du BPO avoisine les 5 milliards d'euros Une étude réalisée par Xerfi et publiée en mars 2013 décrypte les chiffres du marché du Business Process Outsourcing. En voici un résumé. Le BPO est l'externalisation de fonctions support ou de processus métier au travers de contrats de longue durée, comportant une dimension informatique forte (ratta¬ chement du prestataire au SI de son client). Le marché mondial du BPO est estimé à 110 milliards d'euros en 2011. La France représente, selon nos estimations, moins de 5% de ce total, soit environ 5 Md €. Les activités de BPO en France sont en réalité portées par trois segments de marché : l'externalisation de centres de contacts, l'externalisation de la gestion documentaire et l'externalisation de la paie. Ces trois segments représentent 90% du marché, ce qui est, en soi, une preuve supplémentaire du manque de maturité, ou pour le dire autrement et en des termes moins négatifs, du caractère émergent du BPO en France. Le marché mondial du BPO a été estimé à 7 70 milliards d'euros en 207 7. La France représente, selon les estimations de Xerfi, moins de 5% de ce total, soit environ 5 Md €. 47 I Mars / Avril 2014 I EBl ' 'n^0 Buro Mag réduisez les nuisances sonores au bureau ! (dB) 130- Avion décollage à 100 m ) ilmilimt M 120- Circuit de Formule 1 ) 110- Discothèque ; 100- Harteau-piqueuràZm J SduII OU UmiluV H 90- Tondeuse à gaion 2$) Souli do rlstiuo ||| m Le niveau sonore 80- Rueàforltralic ) igr des destructeurs '¦ITïïfll 70 - Salle de classe bruyante ; Marché animé est toujours V< à 55 dB ! 50- Restaurant paisible ) « « 40 • Bureau tranquille ) 30- Chambre à coucher ) , loi Studio d'enregistrement ) . 0 "B taèordloire acoustique ; Retrouvez plus d'informations sur notre site internet www.clementz-euromegras.com IDE/AL FABRICANT DE DESTRUCTEURS DE DOCUMENTS DEPUIS 1951
  7. 7. Des modèles à inventer Risque de perte de contrôle, de dépendance, de dégradation de la qualité, manque de réactivité des prestataires constituent les craintes des entreprises face à l'cxternalisation. Un avenir prometteur Certains segments d'activité ont indubi¬ tablement un avenir prometteur, comme l'cxternalisation du recrutement, de la formation, des achats, des opérations comptables... sans oublier les services d'externalisation dédiés à des métiers spécifiques (assurance, banque, services publics, santé, etc.). LeBPO esteneffetdans l'air du temps. Il entre parfaitement en résonance avec les attentes des entreprises et des dirigeants éduqués aux bienfaits du lean manage¬ ment et pressés par leurs actionnaires d'opti m iser l'orga n isation de l'entreprise pourdégagerde meilleurs résultats. Reste toutefois à vaincre certaines résistances bien françaises face à l'externalisation et à rassurer les entrepreneurs sur les points essentiels de leurs craintes (risque de perte de contrôle, de dépendance, de dégradation de la qualité, manque de réactivité des prestataires). Certains segments d'activité ont indubitablement un avenir prometteur, comme l'externalisation du recrutement, de la formation, des achats, des opérations comptables... Si le BPO est un terme inventé par les SSII, à des fins commer¬ ciales, il ne faut pas pour autant en conclure que les SSII ont préempté ce marché. Les groupes de services informatiques occupent indéniablement des positions fortes sur le marché mondial du BPO, notamment du fait de leur capacité à gérer des contrats importants dans la durée auprès de grandes mul¬ tinationales, mais ils sont confrontés à une concurrence forte provenant d'acteurs issus d'horizons différents : - pure-players du BPO (Genpact, WNS, Capita, Xchan- 8ing---) ; - prestataires offshore (Infosys, TCS, Wipro...) ; - spécialistes fonctionnels (entités spécialisées par fonction ou métier : comptabilité, RH, achats, gestion documentaire...), ensemble qui est constitué à la fois : de presta¬ taires de services (Teleperformance, Convergys, GrantThornton, Hudson...) ; et d'intégrateurs, combinant dans la même offre, du conseil, des technologies, de l'outsourcing IT et des services d'externalisation (NorthgateArinso, ADF) Procurian, Cegedim SRH...). Le paysage concurrentiel reste encore fragmen¬ té, mais la consolidation s'accélère désormais, au point que se détache, sur chaque segment de marché, une dizaine de grands acteurs d'envergure mondiale, dont les positions peuvent être (ou non) contestées localement par des acteurs nationaux. L'issue de la guerre concurrentielle qui se joue actuellement sur la scène internationale demeure hautement indécise. Quel modèle d'affaire va finalement s'imposer ? Les prochaines années promettent encore d'être riches en rapprochements et en bouleversements... Une culture managériale qui peine à évoluer des USA ou de l'Angleterre qui ont eu un rôle de locomotive pour le secteur et qui ont favorisé l'émergence de champions nationaux du BPO. Aujourd'hui, seuls trois acteurs français s'illustrent sur la scène mondiale du BPO, Teleperformance, Capgemini, et à un degré moindre, Steria, alors que les acteurs anglo-saxons sont pléthores... Outre les obstacles culturels et la préférence des grandes entreprises françaises pour l'organisation en CSF) deux autres facteurs expliquent le sous-développementdu marché français du BPO, y compris face à d'autres pays européens (le BPO représente un marché de 12 Mds € en Allemagne et de 9 Mds € en Grande-Bretagne) : - le faible rôle d'entraînement de l'offshore, pour des raisons qui tiennent à la fois à la culture managériale française, aux résistances sociales internes et externes aux entreprises, et à une offre offshore globalement peu structurée, émanant d'une multitude de PME sous-capitalisées ; - le faible, pour ne pas dire l'absence de, recours à l'exter¬ nalisation des services publics français, contrairement à ceux Les activités de BPO en France sont portées par trois segments de marché : l'externalisation de centres de contacts, l'externalisation de la gestion documentaire et l'externalisation de la paie.

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