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Atelier de définition d’une offre de service de gestion de l’information (ECM, gouvernance, changement)

  • 1. 3org Gouvernance, usages et gestion de l’information Atelier pour formaliser une offre de gestion d’information Jean-Pascal Perrein Information Management Consultant http://www.3org.com Ref : 20091014-JPP001-V8
  • 2. Saas, Offre de service ECM, Réseaux sociaux , Gestion de contenu, search, entreprise 2.0 , changement , évolutions de la culture, méthodologie projet , capitalisation du savoir , connaissance, Usage de l’information , règlementation, gouvernance de l’information , sécurité, communautés , patrimoine , archivage , WEB 2.0, nouvelles organisation , explosion de l’information numérique, Outils de partage
  • 4. Producteur Lecteur Modérateur Auditeur Administrateur Valideur Juriste Sécurité Objectif : Une cartographie riche d’offres
  • 5. Avec des outils simples
  • 6. Utiliser des post it, le brown paper et la colle spéciale Respecter le minutage, écouter le gardien du temps Les murs n’ont pas d’oreilles Faites vous plaisir ! Non à la tribut du non Soyez créatif ! Quatre règles à respecter
  • 7. Gardien du temps : Prévient 5 minutes avant la fin, fait terminer la dernière action. Animateurs Veillent sur la bonne compréhension des règles du jeu, sont force de proposition, remplissent le cas échéant le frigidaire. Les participants Participent selon leurs points de vue, se laisse influencer par celui des autres. Médiateur A comme mission principale de vider le frigidaire. Et quatre rôles à porter
  • 8. Horaires Déroulement de l’atelier Atelier
  • 10. Gestion électronique de contenus Archivages Dématérialisation Plateforme ECM Documents numérique Fil de l’eau Données Dématérialisées (EDI, …) Connexions autres GED, outils de publication, .. Mise À disposition Consultation Impression Archives (légale, patrimoniale) Documents Audit Trail Index Gestion du stockage Fonds Documentaire, Papiers entrants Documents papier Fil de l’eau Dématérialisation en masse Imprimantes multifonctions Modification Administration Règles et référentiels Interfaces tiers Tiers (Horodatage, Certificats) Données d’applications Module d’interface Information entrante Déversement d’information En vue d’archivage Emails Passerelles vers applications Traducteur EDI-XML, … Conversion email Google group TeamRoom QuickR FileServeur Messagerie Sharepoint, … Qu’entend t on par GED exactement ? La brique ECM (gestion de contenu)
  • 11. Un système cible sous forme d’architecture fonctionnelle Messagerie Présentation Application Données Entrepôts de données Données Documents Archives (légale, patrimoniale) Connexion hiérarchique Déversement d’information Connexion forte Inter-applications Pourquoi pas, quels sont « les contres » cette cible ? Bureaut-ique EMAIL Messagerie Bureautique Achats Finance Ressources humaines Métiers ERP Analyses, tableau de bord, … BI Standard ? Collaboratif Réseaux sociaux, Wiki, Blog Collaboratif Espace projet Solution logicielle de gestion de contenu Solution métier ou Fonction Gestion fichiers multimédia Plateforme ECM (incluant le search) Portail Portail
  • 12. Fréquence d’utilisation du contenu Individu Corporate Regrouper Indexer Contrôler Simplifier Numériser Extraire Prouver Chercher Trouver Sécuriser Classifier Diffuser Echanger Partager Communiquer Collaborer Archiver Stocker Editer Structurer Sauvegarder Dématérialiser Adapter Automatiser Répliquer Créer or not ? Influences, regroupements, contraintes Partage du savoir Productivité Patrimoine Collaboratif Valorisation de l’individus Gestion de risques
  • 13. CHANGEMENT Anciennes versions Anciens modèles Anciennes organisations Anciennes méthodes Nouveaux usages Nouveaux comportements Nouvelles cultures Nouvelles valeurs Qui va utiliser demain les outils que xxx met en place aujourd’hui ? Une cause du changement ? Parce que les populations qui composent nos organisations se sont adaptées, nos organisations de demain ne peuvent plus fonctionner comme hier. Une évolution des outils techniques La révolution « société de consommation » Plus d’usages Plus d’envies Une multiplication d’opportunités d’ouvertures Plus de libertés Une génération dynamique, autonome, créative, capricieuse, multifonction, ouverte, un peu rebelle et très sensible, …
  • 14. Ce qui est prioritaire pour demain ? D’autres outils, d’autres besoins, d’autres usages
  • 15. Quel est l’enjeu technique pour la culture de l’entreprise ? Des services selon un cycle de vie
  • 16. Le coût du risque, et de l’image de l’entreprise Traçabilité, intégrité, gestion du risque
  • 17. Murs
  • 18. Bonjour, Je suis responsable des RH et je souhaite formaliser mon processus de gestion de la formation. J'ai besoin, chaque année, de définir avec mes collaborateurs, et les managers des différentes directions métiers, d'un catalogue de formation. Je dois ensuite formaliser ce catalogue en m'appuyant sur ce qui est faisable à l'extérieur, puis négocier des tarifs sur un volume de jours que je connais grâce aux souhaits exprimés en entretiens annuels, ainsi qu'avec le retour de l'année précédente. Une fois que ce catalogue est finalisé et validé par la direction, il me faut le proposer à tous les collaborateurs. Il peuvent ainsi choisir la ou les formations qu'ils souhaitent, remonter cette demande auprès de leurs management qui peut de son coté valider en fonction de ce qui était convenu au cours de l'entretien annuel ou selon la justification du collaborateur. Si go, alors je souhaite pouvoir, après confirmation des organismes de formation, faire un retour au collaborateur avec un ensemble d'éléments logistiques et d'évaluation qu'il devra me retourner. Ces évaluations, ainsi que les demandes, rejets, jours de formations, .. , me permettront d'avoir des statistiques au fil de l'eau que je présenterai à ma direction. A noter, j’ai aussi quelques contraintes réglementaire au niveau financier (traçabilité, rapports, ..) Echauffement : Expression de besoin RH
  • 19. Zone des rôles Zone des activités et informations MUR DU PROCESSUS – Demande de congés Employé Manager RH Employé RH DEBUT Envoi d’une demande de congé Formulaire de congé Validation de la demande Formulaire de congé (refus) Formulaire de congé (Validé) Gestion du type de congé Demande de pièce Envoi des pièces manquantes Justificatifs FIN Contrôle et mise à jour du SIRH 1 2 3 4 5 Le mur du processus INFORMATION (Document, content, data) PROCESSUS (Activités) ROLE (Humain ou Machine)
  • 20. MUR DES USAGES Individu Corporate Simple Usages qui concerne une population de type Complexe Usages induisant des manipulations de l’information plutôt Reporting sur l’utilisation des docs FAX Recevoir et émettre un fax Commentaires Permettre des commentaires sur un doc Échanger des idées en temps réel Modifier du contenu de façon simultanée Échanger avec des personnes à l’extérieur Pouvoir lire le document dans très longtemps Le mur des usages USAGE (groupe d’usages)
  • 21. MUR DES USAGES Individu Corporate Usages qui concerne une population de type Utiliser un tableau blanc Échanger du contenu avec ++ personnes connues Échanger avec des personnes à l’extérieur Échanger des idées en temps réel Modifier du contenu de façon simultanée Web Conférence Échanger des gros documents Échanger avec des personnes à l’extérieur Niveau de confidentialité fort File Secure Transfert Pouvoir lire le document dans très longtemps Gérer /changer la propriété du document Archivage long terme Le mur des offres USAGE (groupe d’usages) OFFRE (groupe d’usages)
  • 22. MUR DU CATALOGUE Jours Années x 10 Temps Faible Forte Dynamique autour du document Web Conférence File Secure Transfert Archivage long terme Le mur du catalogue OFFRE (groupe d’usages)
  • 23. Zone des rôles Zone des activités et informations MUR DU PROCESSUS – Gestion de la formation Employé Manager RH Employé RH DEBUT Envoi d’une demande de congé Formulaire de congé Validation de la demande Formulaire de congé (refus) Formulaire de congé (Validé) Gestion du type de congé Demande de pièce Envoi des pièces manquantes Justificatifs FIN Contrôle et mise à jour du SIRH Web Conférence File Secure Transfert Archivage long terme Le mur du processus
  • 25.
  • 26. L’application des offres sur le cycle de vie de l’information non structurée fait apparaître une concentration dans le haut du cycle, ainsi qu’une plus faible à la fin du cycle. Ces concentrations correspondent aux étapes de création de l’information (haut de la courbe), ainsi qu’à la fin du cycle de vie (suppression, archivage des documents). Deux offres apparaissent comme étant transverses aux autres : changement et sécurisation. Des offres regroupés sur un cycle de vie
  • 27.
  • 28.
  • 29. E - mail : [email_address] Mobile : +33(0)6 61 97 66 55 3org Gouvernance, usage et gestion de l’information Jean-Pascal Perrein Consultant en gestion d’information 3org 49, rue Ramey – 75018 Paris Fax : +33 (0) 9 72 16 95 65 Merci

Notes de l'éditeur

  1. 19/10/10
  2. 19/10/10 Our main purpose is to help our clients improve their business performance through technology. We view our core competences from 4 principal Practice Areas – which can be considered as 4 logical layers: Telecom is one of our core competences and one of the largest practice areas (30+% of our business). This whole area could in a simplistic way be considered as the provisioning of communications, connectivity and content in modern society and is as such the foundation for today's use of Information Technology for all individuals and all businesses. DEVOTEAM work for telecom operators, equipment manufacturers, new communications providers like electricity companies and media and content providers. Our core competence is the entire telecommunications infrastructure including access networks, core networks , related services and all the telecommunications devices. We help operators implement and improve their whole suite of business applications (their Service Platform) necessary for running a telecom company in a broad sense ( also typically called: the operational and business support systems ). Furthermore, the entire convergence (technology convergence, convergence between actors in the industry) in the industry is a main topic where DEVOTEAM are specialists and heavily involved. This includes among other subjects Telecom Devices and their related IP Services and IP Applications ICT Infrastructure is another core competence where we are market leader in Europe. This practice area constitutes more than 30+% of our business. This discipline covers the management of information technology systems from enterprise networks to Workstations, Servers and Storage and the related basic IT applications to the entire set of processes to manage the entire IT infrastructure (IT Service Management) and its resources including systems and shared service centres. The ICT Infrastructure practice area bridges from the hard core technology issues to monitoring the performance and costs of the entire infrastructure IT Service Management is a key element in ensuring the provisioning of the required basic IT infrastructure foundation in a cost effective way. Information Systems & Information Management. This Practice Area is covering Information Management including selected business applications and the related business data (In particular Enterprise Content Management is a key subject including Electronic Document Handling, Web applications etc)) . In today's complex and sophisticated IT setup it becomes more and more important to have an ”Enterprise Architecture” as a management practice for aligning resources to improve business performance. The architecture helps simplify and make the interconnection and integration of business applications and data possible and cost effective. Modern Enterprise Architecture is a sophisticated subject that bridges from the Business Strategy to modelling and designing related business processes and all the way into the technical architecture and related platforms, frameworks etc. Without the appropriate architecture the Business might lack flexibility in its ability to scale their business, develop the relevant business logic to support the business and to keep the cost of maintaining the business IT applications at a reasonable cost level. Furthermore, IT Governance is a key subject to help establishing a suitable governance policy and ensuring the right strategy, IT organisation and management involvement in decisions and governance of the IT matters. This also includes the programme management of the entire set of IT related projects within an enterprise. Business & Process Development . When aiming at ”improving business performance through technology” the key source to gaining the benefits is to design and optimise your business processes (Business Process Optimisation) such that the workflow takes advantage of the potential benefits of technology. Optimising business processes is a major source to improving business performance and is often underestimated when implementing technology. Furthermore, this Practice Area includes the organisational elements of technology. This includes Project & Programme management – and the entire change process (organisational change, behavioural change, changes in attitudes etc.) when carrying out technology projects. Furthermore, the practice area look at risks (Risk & Security Management) and we help our clients minimise their risks related to their use of technology, either when carrying out complex project or by reviewing and revising their entire business operations. Furthermore, our scope of business of course also includes outlining the relevant strategies and helping our clients innovate their business (Strategy & Innovation) We mainly consider this last practice area for business consulting – but all 4 practice areas have major elements of business consulting – in the sense that we help our clients improve their business performance (through technology) and we address key issues relevant for senior management at our clients.