1. Trabajo Práctico 2: Google Docs<br />Preguntas<br />1. ¿Qué es Google Docs?<br />2. ¿Cómo inicias el programa?<br />3. ¿Qué tipo de tareas podes realizar en google docs?<br />4. ¿Podes subir archivos? Explica.<br />5. ¿Podes crear documentos con plantillas? Explica.<br />6. ¿Cómo editas o modificas el formato de un documento?<br />7. Con este sistema es posible colaborar en la edición de un documento con otras personas. ¿Cómo? <br />8. ¿Podes editar y acceder desde cualquier parte? Explica.<br />9. ¿Los trabajos se almacenan de forma segura?<br />10. ¿Es posible guardar y exportar copias fácilmente a otros formatos?<br />11. ¿Cómo organizar documentos en google docs?<br />12. Puedes publicar un trabajo en forma de página web? Explica. <br />13. ¿Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic? Explica<br />14. ¿Cómo controla quiénes pueden ver una página?<br />15. Explica cómo publicas documentos en un blog.<br />16. ¿Puedes subir directamente tus documentos de google docs a los sitios slideshare y scribd? Explica.<br />17. Realiza una lista en donde detalles qué es posible hacer con documentos, hojas de cálculo <br />y presentaciones. <br />18. Realiza las pruebas evaluativas de este link.<br />Desarrollo<br />1).Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea. <br />Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.<br />Las principales ventajas de Google Docs son:<br />Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.<br />La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.<br />Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. <br /> Google Docs también tiene una versión para móviles, por lo que si accedes a través de uno, el interfaz será distinto.<br />2).Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo GMail). <br />Si alguna vez te has registrado en algún servicio de Google (Reader, Sites, youTube, Blogger, etc...) ya tendrás una, y puedes usarla. Si no tienes una, puedes obtener una totalmente gratuita entrando al sitio www.gogle.com , haciendo clic en Acceder y luego en Crear una cuenta ahora. <br /> Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana en el nuestro.<br /> Google Docs funciona perfectamente con cualquier navegador. Algunos navegadores, como Firefox o Chrome, incorporan alguna funcionalidad extra a la hora de editar documentos.<br /> Tras abrir el explorador, tecleamos la dirección http://docs.google.com. También encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el menú del buscador. <br />Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos la dirección que usamos en nuestra cuenta Google (si es GMail, no es necesario escribir @gmail.com), y en la casilla inferior nuestra contraseña. Sólo nos queda pulsar el botón Acceder. <br />Aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, se recomienda que la desmarques.<br />3).Google Docs nos permite la creación de seis elementos:<br />Documento, un documento de texto.<br />Presentación, basada en diapositivas.<br />Hoja de cálculo, mismas funciones que Microsoft Excel.<br />Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios.<br />Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas.<br />Carpeta, para organizar nuestros elementos.<br />4).Entre sus opciones, Google Docs nos permite subir documentos propios para trabajar con el o simplemente para compartirlo.<br />Al pulsar el Botón Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo. <br />A la derecha de esta pantalla podemos ver los archivos soportados por Google Docs.<br />De momento, los archivos que podemos subir para editar con Google Docs son los principales tipos de documento de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes ver concretamente qué formatos son los aceptados pulsando en el enlace Tipos de archivo y limitaciones de tamaño. A parte de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no para editarlos. <br />Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para subir. Se abrirá el diálogo del sistema operativo para seleccionar archivos.<br />Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.<br />Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del y hacer clic en el botón Abrir.<br />Para seleccionar varios archivos, basta con hacer clic mientras mantenemos la tecla Crtl pulsada.<br />Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazándonos<br /> En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos van a aparecer en el cuadro de diálogo.<br />Por defecto aparece Todos los archivos (*.*), pero disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que aparezcan solo los archivos de determinado tipo, por ejemplo, de tipo .rtf . html, etc.<br />Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar confuso buscar un archivo, es ese caso es muy útil utilizar el campo Tipo de archivo para poner el tipo de archivo que andamos buscando, así aparecerán muchos menos archivos en el cuadro de diálogo y nos resultará más fácil buscar un determinado archivo.<br /> Podemos repetir este paso tantas veces como queramos hasta completar la lista de archivos a subir.<br />Por defecto tenemos marcada la opción Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs. Si la dejamos marcada, los documentos que subamos se convertirán para poder ser editados. Pero tenemos que tener en cuenta que Google Docs no es 100% compatible con todos los formatos. Los documentos que sean simples, los podremos subir sin problemas. Pero en documentos más complejos, con gráficos incrustados, perderemos parte de la información. De todas formas, siempre puedes probar, ya que el documento de tu equipo no sufrirá ningún cambio.<br />Si desmarcamos la opción anterior, subiremos el documento tal cual, por lo que no podemos trabajar con el en Google Docs, aunque sí descargarlo. <br />Ahora pulsamos el botón Iniciar la Subida para agregar el archivo a nuestros documentos activos. Al concluir la subida veremos un enlace a cada nuevo archivo.<br />5).Una de las funcionalidades que ofrece Google Docs es el creciente número de plantillas para los archivos que podemos crear con sus distintas aplicaciones, tanto Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios. <br />El propósito de una plantilla no sólo es decorar y “poner bonito” el documento sino ahorrarnos tiempo a la hora de formatear títulos, cajas, tablas y en general todo el documento. Utilizando y reutilizando plantillas ganaremos en Productividad y ahorraremos mucho tiempo. Especialmente si nuestro trabajo nos obliga a generar esos documentos con mucha frecuencia.<br />La gran mayoría de las plantillas que incluyen muchas de las aplicaciones que utilizamos son demasiado recargadas, coloristas y son tan llamativas que transmiten poca originalidad porque casi todo el mundo las conoce. Pero basta echar un vistazo a los que Google ofrece para ver que hay algunas muy sencillas, limpias y elegantes.<br />Para acceder a ellas en la ventana principal de Google Docs, hacer clic en “Nuevo” y a continuación haz clic sobre la opción “Desde la plantilla…”, de ese modo saltarás directamente a la Galería de Plantillas. Ahí podrás encontrar cualquier plantilla “pública” o bien elegir alguna de las que tú mismo utilizaste o personalizaste en el pasado. <br />En la barra lateral izquierda podrás filtrar por criterio y temática a fin de encontrar antes lo que buscas. Limpio, sin complicaciones y directo. <br />6).Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto y con la forma de presentarlo.<br />Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.<br />Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. <br />Es muy fácil dar un formato atractivo con Google Docs. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. <br />Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos.<br />Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..<br />Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. <br />Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño, estilo de fuente y color. <br />Básicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas: <br />Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamaño o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores. <br />Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecerá ya con el nuevo formato. Permanecerá así hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de inserción en un texto ya escrito. El formato tomará entonces los valores que tenga ese texto. <br />Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías. <br />En un texto escrito, un párrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte. <br />En Google Docs un párrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qué estar entre la etiqueta de párrafo de HTML) para realizar un salto de línea y retorno de carro. Cuando al escribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la línea de abajo, no se limita un párrafo. <br />Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con dejar el punto de inserción dentro del párrafo y modificar las características que queramos. <br />Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas. <br />7).Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la pantalla Compartir con otros usuarios, usando la pestaña Invitar a usuarios.<br />En la caja de texto, escribiremos las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.<br />Después marcamos como Para editar o Para ver, dependiendo de cómo queramos invitar a los usuarios. <br />Lo habitual es avisar mediante correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartido con él un documento. Esto los hacemos con los campos de la derecha.<br />Si optamos por enviarlo, no es necesario rellenar nada, y se enviaría un mensaje como el siguiente:<br />Pero si lo rellenamos, lo haremos como con un correo electrónico normal:<br />Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje.<br />Si elegimos Pega el elemento en el mensaje de correo electrónico, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje, como si lo hubiésemos escrito en el campo Mensaje.<br />Enviarme una copia envía una copia a nuestro correo.<br />Pulsando Enviar, mandamos el mensaje. <br />Pero este mensaje es opcional. Podemos no enviarlo pulsando el enlace Añadir sin enviar invitación.<br /> Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de nuestro colaborador.<br /> Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea. <br /> En la pestaña Permisos avanzados encontramos otras opciones:<br />Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver. Estando marcado, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.<br />Si marcamos Permitir el reenvío de invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo. <br />8).Sí, con los avances de la actualidad se ha hecho posible el acceso a Google Docs y la edición del mismo no sólo a través de una PC sino también de teléfonos inteligentes o SmartPhones, los cuáles poseen un sistema operativo (diferente para cada marca) que hace posible la instalación de una aplicación llamada Mobile Google Docs que ofrece las mismas funciones que el sitio al cuál accedemos mediante una PC, sólo basta con descargar la aplicación de la tienda de aplicaciones correspondiente a cada sistema operativo (Market de Android por ejemplo), instalarla y ejecutarla.<br />9).Sí, los documentos que creamos y editamos en Google Docs se almacenan de forma segura ya que éste sitio posee un sistema de guardado automático, que guarda nuestro trabajo a medida que vamos editándolo, y además de esto, nuestro trabajo no se guarda en nuestro disco duro, por lo que no existe posibilidad alguna de perderlo sin que nosotros lo borremos directamente (no se almacena en nuestro disc duro, se almacena en línea).<br />10).Sí, es posible guardar y/o exportar documentos con formato .DOC, .XLS, .CSV, .ODS, .ODT, .PDF, .RTF, o .HTML, para que cualquier trabajo realizado pueda ser fácilmente descargado desde cualquier otra PC o dispositivo móvil para ser abierto, re-editado e imprimido.<br />11).En Google Docs, con el objetivo de organizar nuestros documentos, podemos crear carpetas. <br />Tenemos que entender que estas carpetas son sólo para ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las carpetas, no se borrarán los documentos que contienen. <br /> Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos:<br />Primero, crearemos una carpeta nueva:<br /> Para ello, pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Carpeta. <br /> Al pulsarlo, se abre una carpeta llamada Nueva carpeta, lista para la edición.<br />Esta carpeta, se modifica igual que otra carpeta ya existente, como veremos a continuación.<br />Si al crear una carpeta ya teníamos una seleccionada, la nueva carpeta se creará como una subcarpeta.<br /> <br />Personalizar una carpeta:<br />Las carpetas aparecen listadas en el árbol de la izquierda, en el grupo Mis carpetas. <br />Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre su nombre. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene.<br />Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus características.<br />Debajo del nombre, encontramos la Descripción, que podemos dejar en blanco o añadir un texto que nos sirva de información.<br />A la derecha del nombre, podemos seleccionar el color de la carpeta, para diferenciarla del resto.<br />Una vez que la hayamos personalizado, pulsamos Guardar.<br />Y, para guardar un documento dentro de una carpeta solo debemos hacer click sobre el mismo, mantener, y arrastrarlo a la carpeta en la cuál querramos guardarlo. <br />12).Sí, se puede publicar un trabajo en forma de página web fácilmente:<br />Abrimos el documento, nos dirigimos al botón que dice Share, presionamos la flecha que apunta hacia abajo, seleccionamos “Publish to the Web”. En la ventana que aparece presionamos “Start publishing”, presionamos aceptar, y en la ventana que aparece vemos una opción que dice “Document Link”, debajo de la cuál tenemos el link al documento, el cual al ser pegado en la barra de dirección de cualquier navegador nos llevará a nuestro mismo.<br />En el caso de un formulario, en la ventana que aparece, el link está ubicado debajo de la opción que dice “Get a link to the published data” luego de presionar el botón “Start publishing”, el mismo procedimiento debe seguirse en el caso de una hoja de cálculo y de un dibujo. <br />En el caso de una presentación el link aparece debajo de dónde dice “Your document is publicly viewable at”.<br />13). Sí, se puede publicar un documento en internet fácilmente:<br />Abrimos el documento, nos dirigimos al botón que dice Share, presionamos la flecha que apunta hacia abajo, seleccionamos “Publish to the Web”. En la ventana que aparece vemos una opción que dice “Document Link”, y debajo otra que dice “Embed code”, debajo de la cuál tenemos el código que, al ser insertado en un blog, en una nueva entrada en “edición HTML”, permite ver el documento digitalmente a cualquiera que ingrese a nuestro blog.<br />14).A l publicar un documento se puede escoger si el documento es público ,para todo el mundo, o solo para unas cuantas personas o para nadie. También se puede anular la publicación en cualquier momento. Publicándolo en la web, el documento es público, para permitir q pocas personas lo vean, vamos a Share Share… e introducimos el correo electrónico de las personas a quiénes les permitiremos verlo, y si no queremos que nadie lo vea, directamente no se publica.<br />15).Para publicar el documento en nuestro blog:<br />Abrimos el documento, nos dirigimos al botón que dice Share, presionamos la flecha que apunta hacia abajo, seleccionamos “Publish to the Web”. En la ventana que aparece vemos una opción que dice “Document Link”, y debajo otra que dice “Embed code”, debajo de la cuál tenemos el código que, al ser insertado en un blog, en una nueva entrada en “edición HTML”, permite ver el documento digitalmente a cualquiera que ingrese a nuestro blog.<br />16).Slideshare y Scribd permiten subir archivos directamente desde Google Docs. Cómo hacerlo:<br />Slideshare:<br />Ingresar a slideshare.com, hacer clic en Upload, ingresar a una cuenta en la ventana que aparece, si no se tiene una cuenta de slideshare, en ésta misma ventana hacer clic sobre “Create One”.<br />Después de ingresar, vemos que debajo del botón que presionamos, “Upload”, aparecen dos opciones, hacemos clic sobre la que dice “Import from Google Docs”, luego clic en “Go to Google’s Login Authentication System”, ingresamos nuestra cuenta de Google, y luego hacemos clic sobre “Conceder acceso”. En la ventana que se abre seleccionar los documentos que se quiere subir (aparecen todos nuestros documentos de Google Docs), y finalmente hacer clic sobre “Import to SlideShare”.<br />Scribd:<br />Ingresar a es.scribd.com, clic en “Inscríbase”, y en la ventana que se abre introducir un nombre de usuario, una dirección de correo electrónico y una contraseña.<br />Una vez dentro, clic en “Cargar”, clic en la opción “Importar sus documentos de Google”, clic en “Vincule su cuenta de Google con su cuenta de Scribd para comenzar”. Ingresamos nuestra cuenta de Google, y luego clic en “Conceder acceso”. Nos lleva a la página donde estábamos pero ésta vez, debajo de la opción “Importar sus documentos de Google” aparecen todos nuestros documentos de Google Docs y al lado de los mismos un botón que dice “Import”. Hacemos clic sobre ese botón.<br />17).A continuación detallamos qué es posible hacer con documentos, hojas decálculoy presentaciones:<br />Con los documentos:<br />Subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio).<br />Utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la ortografía, etcétera;<br />Invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que puedan editar o ver los documentos y hojas de cálculo.<br />Editar documentos online en forma colaborativa con otras personas.<br />Ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo y volvera cualquier versión.<br />Publicar documentos on line para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en un blog.<br />Descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, de OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.<br />Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.<br />Con las hojas de cálculo:<br />Importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv y .ods (y exportar funciones para .pdf y .html).<br />Disfrutar de la navegación y la edición intuitivas, como en cualquier documento u hoja de cálculo tradicional.<br />Usar la edición de formatos y fórmulas en las hojas de cálculo, con lo que podremos calcular resultados y dar a los datos el aspecto que deseemos.<br />Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo.<br />Incrustar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o página web.<br />Con las presentaciones<br />Importar presentaciones existentes en los formatos de archivo .ppt y .pps.<br />Exportar nuestras presentaciones mediante la función Guardar como zip del menú Archivo.<br />Editar nuestras presentaciones mediante nuestro sencillo editor WYSIWYG.<br />Insertar imágenes, dar forma a nuestras diapositivas para que se ajusten a nuestras preferencias;<br />Compartir y editar presentaciones con amigos y compañeros de trabajo.<br />Permitir la visualización de presentaciones, en línea, desde ubicaciones remotas distintas en tiempo real.<br />Publicar nuestras presentaciones en la Web, lo que permite que un gran público tenga acceso a ellas.<br /> <br /> <br />