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Domaine : Sciences juridiques, politiques et de l’administration
Mention : Sciences de l’administration
Grade : Master Professionnel
N° d’ordre : N°PFE/MP-218/2018
Spécialité : Gestion Administrative des Entreprises
Projet de fin d’étude pour l’obtention du diplôme de Master Professionnel
Présenté et soutenu
Par :
M. AKATA ATCHOZOU Pamazinam
Session de Décembre 2020
Jury de soutenance
Président : Dr AMEY Kossi Bollanigni Maître de Conférences
Directeur : Dr TINDJO D. Richard Sociologue, Enseignent-Chercheur
Membre : Dr ZOYIKPO K. Mawufemo Sociologue, Enseignant - Chercheur
Membre : M. HAMENOU K. Amenu Sociologue
Invité : M. ADJAHOUINOU Comlan Ancien DPS du 1er
Arrdt de Lomé
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT
SUPERIEURE ET DE LA RECHERCHE
République Togolaise
Travail – Liberté - Patrie
INSTITUT DES SCIENCES TECHNOLOGIQUES
ECONOMIQUES ET ADMINISTRATIVES
MISE EN PLACE D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE
GESTION ADMINISTRATIVE D’ENREGISTREMENT DES
FAITS D’ETAT CIVIL POUR LA COMMUNE DU GOLFE 3
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. i FORMATEC
RESUME
Le système d’état civil est un ensemble de dispositions légale et administrative qui
sanctionnent l’existence légale des évènements d’état civil. Pour une bonne gestion
administrative de ces évènements tels les naissances, les mariages et les décès, la
présente étude s’est fixée pour objectif de mettre en place un manuel de procédures
de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil avec pour champ
d’étude la Commune du Golfe 3.
Pour y arriver, les recherches exploratoires et qualitatives ont été effectuées comme
démarche scientifique ayant permis une collecte de données sur les procédures
d’enregistrements des faits d’état civil à la Mairie de Doumasséssé-Lomé, une des
sept (7) Communes de la préfecture du Golfe. Les données ainsi collectées ont été
traitées et analysées.
Les résultats de ces analyses ont révélé la nécessité de mettre en place un manuel de
procédures d’enregistrement et de gestion administrative des faits d’état civil pour la
Commune du Golfe 3. Le manuel de procédures ainsi proposé présente le personnel
de l’état civil dans son ensemble, les différents rôles et tâches de chaque agent, les
étapes à suivre dans l’enregistrement des faits, les techniques d’enregistrement et
enfin la procédure de contrôle et de clôture des registres d’état civil.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. ii FORMATEC
DEDICACE
A ma très chère épouse BELEYI Mèhèza
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. iii FORMATEC
REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier et à exprimer mes reconnaissances particulièrement :
Pour la Direction et du jugement du mémoire :
 M. TINDJO D. Richard, Docteur en Sociologie, Enseignant – Chercheur, mon
Directeur de mémoire, pour sa disponibilité et son encadrement,
 M. ADJAHOUINOU Comlan, codirecteur du mémoire, ancien Président de la
Délégation Spéciale de la Commune de Lomé chargé du 1er
Arrondissement, qui a
mis toute son expérience dans la rédaction de ce document,
 Dr AMEY Kossi Bollanigni, Maître de Conférences, Directeur Général de
FORMATEC et Enseignant-chercheur à l’université de Lomé, qui a accepté
présider au jugement de ce mémoire, merci pour son apport incommensurable
pour l’amélioration de ce mémoire,
 Les autres membres de jury M. ZOYIKPO K. Mawufemo, Docteur en Sociologie
et M. HAMENOU K. Amenu, Sociologue, tous deux Enseignants à FORMATEC
qui, malgré leurs multiples occupations, ont accepté de consacrer une partie de
leur temps pour apporter des améliorations à ce travail ;
Pour la Direction de FORMATEC et son personnel :
 Son fondateur, Directeur Général, Dr AMEY Kossi Bollanigni, pour tous les
sacrifices consentis pour la bonne qualité de la formation,
 M. AMOUSSOU Komla, Directeur scientifique, pour sa disponibilité,
 L’ensemble du personnel administratif et du corps enseignant qui, à travers leurs
savoir-faire ont permis que ce travail aboutisse ;
Pour la Mairie de Doumasséssé (Golfe 3) :
 Son Maire M. Kamal Alawo ADJAYI, les adjoints et la Secrétaire Générale qui m’ont
offert un cadre d’étude propice et m’ont soutenu à chaque instant,
 L’ensemble du personnel de l’état civil, pour leur disponibilité à se prêter au jeu des
différents entretiens organisés pour la collecte des données ;
Pour ma famille :
 Mon épouse et mes enfants Lydaw Hillary, P’wemdéou Imelda et Atchaa-Akl’Esso
Jean Marie, pour la motivation qu’ils n’ont cessé de me donner par leur sourire,
 Mes frères et cousins Aklesso, Eyanawa, Badibalaki, Pézéme pour leurs
encouragements sans cesse ;
A mes camarades de promotion pour leurs soutiens.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. iv FORMATEC
TABLE DES MATIERES
RESUME ......................................................................................................................i
DEDICACE ..................................................................................................................ii
REMERCIEMENTS .................................................................................................... iii
LISTE DES FIGURES ................................................................................................ix
LISTE DES PLANCHES..............................................................................................x
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES ..................................................................xi
INTRODUCTION........................................................................................................ 1
1- CADRES THEORIQUE ET CONCEPTUEL................................................. 6
CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE ............................................................ 6
1-1-1 Pertinence du sujet traité............................................................................. 6
1-1-2 Revue documentaire.................................................................................... 7
1-1-3 Problématique............................................................................................. 9
1-1-4 Hypothèses de la recherche...................................................................... 11
1-1-4-1 Hypothèse principale ................................................................................. 11
1-1-4-2 Hypothèse secondaire ............................................................................... 12
1-1-5 Objectifs de la recherche........................................................................... 12
1-1-5-1 Objectif général.......................................................................................... 12
1-1-5-2 Objectifs spécifiques.................................................................................. 12
1-1-6 Variable dépendante et indicateurs ........................................................... 12
1-1-7 Variable indépendante et indicateurs......................................................... 13
CLARIFICATION DONCEPTS................................................................... 13
1-2-1 Etat civil ..................................................................................................... 13
1-2-2 Faits d’état civil .......................................................................................... 14
1-2-2-1 Décès......................................................................................................... 14
1-2-2-2 Mort fœtale ................................................................................................ 14
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. v FORMATEC
1-2-2-3 Mariage...................................................................................................... 15
1-2-2-4 Naissance vivante...................................................................................... 15
1-2-2-5 Autres faits d’état civil : les mentions......................................................... 15
1-2-3 Registre d’état civil ..................................................................................... 16
1-2-4 Système d’état civil..................................................................................... 16
1-2-5 Transcription d’actes .................................................................................. 17
1-2-6 Autres vocables de l’état civil..................................................................... 17
1-2-6-1 Agent d’état civil......................................................................................... 17
1-2-6-2 Date de déclaration.................................................................................... 17
1-2-6-3 Gestion administrative ............................................................................... 17
1-2-6-4 Officier d’état civil....................................................................................... 18
PROCESSUS D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES ..... 18
1-3-1 Généralités sur le manuel de procédures .................................................. 18
1-3-2 Définition et principes de manuel de procédures....................................... 19
1-3-2-1 Définition.................................................................................................... 19
1-3-2-2 Principes.................................................................................................... 20
1-3-3 Différentes étapes dans l’élaboration d’un manuel de procédures ............ 21
1-3-3-1 Recueil des informations............................................................................ 21
1-3-3-2 Sélection des domaines à étudier.............................................................. 21
1-3-3-3 Rédaction du manuel................................................................................. 22
1-3-3-4 Mise au point du manuel............................................................................ 22
1-3-3-5 Mise en place du manuel........................................................................... 22
1-3-3-6 Contrôle et suivi ......................................................................................... 23
TRAVAUX ANTERIEURS.......................................................................... 23
1-4-1 Guide pratique à l’usage des officiers et agents d’état civil ...................... 23
1-4-2 Elaboration d’une stratégie nationale de délivrance accélérée et
sécurisée des actes d’état civil et autres actes administratifs .................... 23
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. vi FORMATEC
1-4-3 Plan stratégique de l’enregistrement des naissances au Togo................. 24
1-4-4 Projet d’informatisation de l’Etat Civil de la ville de Lomé, Compte-rendu
de la mission de recueil des particularités de l’Etat Civil Togolais ............. 25
2- CADRE DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL....................... 28
CHAMP DE L’ETUDE................................................................................ 28
2-1-1 Présentation générale de la Mairie de Doumasséssé................................ 28
2-1-2 Service de l’Etat civil de Golfe 3. ............................................................... 29
2-1-3 Dispositions règlementaires de l’organisation de l’Etat civil au Togo ........ 30
2-1-3-1 De la déclaration de naissances................................................................ 30
2-1-3-2 De la déclaration de décès ........................................................................ 30
2-1-3-3 De la célébration et d’enregistrement du mariage ..................................... 31
2-1-3-4 De la rectification, reconstitution d’actes et des jugements supplétifs ....... 31
2-1-3-5 De la délivrance des copies des actes d’état civil (art. 36 et 37)................ 31
2-1-3-6 Des mentions............................................................................................. 32
2-1-3-7 Signature des actes ................................................................................... 32
2-1-3-8 Du contrôle des registres........................................................................... 32
2-1-3-9 Des sanctions ............................................................................................ 32
2-1-3-10 Secrétariat de l’état civil............................................................................. 32
2-1-4 Analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais....................... 33
METHODOLOGIE DE TRAVAIL................................................................ 33
2-2-1 Méthode exploratoire................................................................................. 34
2-2-1-1 Collecte des données documentaires........................................................ 34
2-2-1-2 Méthode qualitative.................................................................................... 34
2-2-2 Entretiens et Observations........................................................................ 36
2-2-2-1 Entretiens individuel et de groupe............................................................. 36
2-2-2-2 Organisation des entretiens individuels et de groupe ................................ 36
2-2-2-3 Observation participante............................................................................ 37
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. vii FORMATEC
2-2-2-4 Traitement des données qualitatives ......................................................... 38
2-2-3 Présentation, analyse des résultats et discussion ..................................... 38
2-2-3-1 Circuit d’enregistrement fiable des actes d’état civil et formation des
acteurs des communes.............................................................................. 38
2-2-3-2 Organisation, gestion des actes d’état civil, rôles et tâches de chaque
acteur du service de l’état civil par rapport à son positionnement dans
l’organigramme de l’état civil...................................................................... 39
2-2-3-3 Difficultés liées à la gestion administrative des faits d’état civil.................. 42
2-2-3-4 Suggestions à la Commune du Golfe 3 ..................................................... 44
3- PROPOSITION DU MANUEL DE PROCEDURES.................................... 46
PRESENTATION DU MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE DES
FAITS D’ETAT CIVIL ................................................................................. 46
3-1-1 Présentation des éléments du manuel ....................................................... 46
3-1-1-1 Personnel de l’état civil .............................................................................. 46
3-1-1-2 Gestion administrative des faits d’état civil ................................................ 46
3-1-2 Contrôle et la clôture des registres............................................................ 51
3-1-3 Elaboration des rapports d’activités........................................................... 51
PRESENTATION DU MANUEL PROPOSE. ............................................. 52
3-2-1 Personnel de l’état civil .............................................................................. 52
3-2-1-1 Officier d’état civil....................................................................................... 52
3-2-1-2 Chef d’état civil .......................................................................................... 52
3-2-1-3 Agents d’état civil....................................................................................... 53
3-2-2 Gestion administrative des faits d’état civil................................................. 57
3-2-2-1 Mise en forme des registres d’état civil...................................................... 57
3-2-2-2 Enregistrement des actes d’état civil.......................................................... 59
3-2-2-3 Techniques communes d’enregistrement des actes.................................. 63
3-2-2-4 Gestion des archives ................................................................................. 64
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. viii FORMATEC
3-2-2-5 Contrôle et clôture des registres................................................................ 67
3-2-2-6 Transmission des volets aux différents organes ........................................ 68
3-2-2-7 Répertoire alphabétique des faits actes d’état civil .................................... 68
3-2-2-8 Elaboration des rapports d’activités ........................................................... 68
3-2-3 Schémas illustratifs des circuits de déclarations et d’enregistrements
des actes ................................................................................................... 69
CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS.............................................................. 72
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES....................................................................755
ANNEXES……………………………………………………………………...……………77
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. ix FORMATEC
LISTE DES FIGURES
Figure 3-1 : Organigramme du service de l’état civil……………………………………. 57
Figure 3-2 : Numérotation d’un feuillet de registre ……………………………………... 58
Figure 3-3 : Feuillet de registre de mariage coté et paraphé ………………………... 59
Figure 3-4 : Circuit d’enregistrement d’un acte de naissance………………………... 69
Figure 3-5 : Circuit d’enregistrement d’un acte de décès…………………………….. 70
Figure 3-6 : Processus de célébration et d’enregistrement de mariage……………… 70
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. x FORMATEC
LISTE DES PLANCHES
Planche 3-1 : Procès-verbal de mise en forme d’un registre de naissance...………..58
Planche 3-2 : Acte de publication de bans en vue d’un mariage ……………………...61
Planche 3-3 : Avis de mention de mariage……………………………………………....65
Planche 3-4 : Avis de mention de décès…………………..…………………………….65
Planche 3-5 : Mention de décès…………………………………………………………...66
Planche 3-6 : Mention de mariage…………………………………………………………66
Planche 3-7 : Mention de divorce………………………………………………………….66
Planche 3-8 : Mention d’annulation d’acte………………………………………………..66
Planche 3-9 : Mention de jugement rectificatif……………………………………………67
Planche 3-10 : Mention de reconnaissance de paternité………………………………..67
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. xi FORMATEC
LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES
AIMF : Association Internationale des Maires Francophones
Arrdt : Arrondissement
Art. : Article
BAC : Baccalauréat
BEPC : Brevet d’Etudes du Premier Cycle
DAF : Direction Administrative et Financière
DG : Directeur Général
DPD : Direction de la Planification et du Développement
DST : Direction des Services Techniques
MASSN : Ministère de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale
N° : Numéro
ONEC : Observatoire National de l’Etat Civil
ONG : Organisation Non Gouvernementale
OUA : Organisation de l’Unité Africaine
PDS : Président de la Délégation Spéciale
UCT : Union des Communes du Togo
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 1 FORMATEC
INTRODUCTION
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 2 FORMATEC
INTRODUCTION
Lorsqu’un système d’enregistrement des faits d’état civil fonctionne adéquatement et
normalement, il constitue une source très précieuse d’informations. Il permet une
utilisation constante et permanente de données collectées une seule fois, c’est-à-dire
lorsque les événements d’état civil et leurs caractéristiques sont consignés au moyen
de la méthode d’enregistrement, conformément aux recommandations en vigueur. Le
respect par tous et dans les délais des obligations d’enregistrement en communiquant
au bureau local d’enregistrement des faits d’état civil sert aussi l’intérêt public que les
intérêts individuels. Dans cette optique, l’enregistrement des faits d’état civil est rendu
obligatoire partout au monde et mêmes des amendes sont fixées en cas de
manquement à ces obligations.
Au Togo, la loi N°2009-010 du 11 juin 2009 sur l’organisation de l’état civil rend
obligatoire la déclaration de tout événement d’état civil. Les avantages que tirent les
individus et le pays sont énormes, en ce sens que, beaucoup de moyens ont été
déployés afin de faire enregistrer autant que possible tous les événements d’état civil.
C’est ainsi que des centres d’état civil ont été multipliés afin de rapprocher ce service
des populations. En outre l’Etat dans le but d’offrir de meilleures prestations et d’être
plus proche des populations, la décentralisation, après plus de trente (30) ans sous la
conduite des délégations spéciales, s’est vue traduite dans les faits avec la création
de 117 communes. Aujourd’hui, c’est la course à la digitalisation du service de l’état
civil qui est partout en réflexion.
Il est vrai que des moyens sont déployés dans l’enregistrement des faits d’état civil et
la délivrance rapides des actes d’état civil. Cependant, la qualité de ces actes n’est
pas dédouanée de tout reproche. En revisitant les nombreux avantages que les
individus peuvent tirer des actes d’état civil par rapport à leurs droits du point de vue
de leurs identités, des relations familiales, des droits d’hérédité, de la citoyenneté, de
la scolarisation, du droit de travail, des avantages sociaux, etc, il est impérieux et
indispensable de veiller à la qualité des actes produits. Sauf que, cela n’a pas été
toujours le cas. Des irrégularités dans les actes ont parfois causé du tort aux individus
et même les drainant dans des situations difficiles à gérer.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 3 FORMATEC
Le problème de gestion administrative des faits d’état civil se pose. Cette observation
est bien réelle dans la Commune de Golfe 3 où cette étude a été menée. L’on peut
même aller plus loin en affirmant sans se tromper que le même constat peut être fait
partout ailleurs dans les cent dix-sept (117) communes du Togo. Et pourtant, en dehors
des lois organiques et des textes d’application, toute bonne organisation qui se veut
compétitive et efficace, doit mettre en place un bon système de gestion administrative.
Ce système consiste à mettre en place des outils de référence opérationnels pour la
conduite des différentes activités quel que soit le secteur donné. Ces référentiels ont
pour objectif dans une organisation, de clarifier à tous les niveaux, la description des
postes et des tâches, de savoir qui exerce l’autorité sur qui et qui fait quoi. Ce n’est
qu’à ce point que les dysfonctionnements peuvent être vite détectés et corriger dans
le temps. Tel n’est pas le cas de la gestion des faits d’état civil à la Mairie de
Doumasséssé. Bref aucun document de référence en matière de gestion
administrative d’enregistrement des faits d’état civil. Cependant, il faut nécessairement
produire des actes d’état civil de qualité. Hors les hommes viennent et partent alors
que les institutions demeurent. Eu égard à l’importance que revêt les actes d’état civil
et, pour la nation et, pour les individus, ne s’avère-t-il pas impératif de mettre en place
un manuel de procédures d’enregistrement des faits d’état civil ?
Dans le cas spécifique de gestion administrative des faits d’état civil, la complexité, la
régularité et la précision des tâches à accomplir nécessitent, pour une bonne
performance, un document, ou un manuel de procédures qui serve à la fois d’aide-
mémoire, de document de référence et de guide d’instruction. C’est pourquoi SOW N.
(2004), trouve que ce document ou ce manuel de procédures, comme il aime bien
l’appelé, est pour toute structure « le concentré de son organisation, sa mémoire
capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. C’est un référentiel à usage
commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise ». Celui-ci indique le circuit des
opérations avec des précisions sur les tâches à exécuter, la personne responsable,
les étapes dans le traitement de l’information, où elle doit être traitée et le mode de
son exécution. La production des actes d’état civil de qualité passe par la mise en
place d’un document référentiel et la maîtrise de sa gestion administrative. C’est cet
objectif principal que le présent mémoire poursuit à travers la « mise en place d’un
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 4 FORMATEC
manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil
pour la commune du golfe 3 », qui est son thème central.
Pour atteindre cet objectif de recherche, la démarche méthodologique adoptée, a
d’abord permis à travers une revue documentaire, de circonscrire le thème et de
formuler la problématique. Ensuite à travers des entretiens individuel et groupé,
collecter les informations nécessaires qui, une fois traitées ont conduit à proposer le
manuel de procédures de gestion administrative des faits d’état civil.
Ce document est organisé en trois (3) chapitres. Le premier précise le cadre théorique
et conceptuel en s’efforçant de situer et de clarifier le thème dans son ensemble. Le
second, définit la démarche méthodologique ayant abouti à la collecte des données
sur le terrain. Enfin, le dernier chapitre présente les résultats de la recherche à travers
la production d’un manuel de procédures d’enregistrement des faits d’état civil.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 5 FORMATEC
CADRES THEORIQUE ET
CONCEPTUEL
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 6 FORMATEC
1- CADRES THEORIQUE ET CONCEPTUEL
CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
1-1-1 Pertinence du sujet traité
L’idée de mener une recherche sur la gestion administrative de l’état civil nous est
venue de notre position et expérience d’agent d’état civil. Une position qui nous fait
rencontrer, chaque jour, plusieurs difficultés.
D’abord, en tant que fonctionnaire municipal et affecté au service de l’état civil, donc
praticien, nous n’avons jamais été en contact d’un document de gestion des faits d’état
civil comme un manuel de procédures. Tout se fait simplement parce que cela a été
toujours fait ainsi, c’est-à-dire ce sont des actes de routines qui sont faits même avec
des erreurs. Comme on le dit souvent : formation sur l’état. Il faut être si curieux pour
au moins penser chercher la Loi liée à l’organisation et au fonctionnement de l’état
civil. Même avec elle, la pratique est tout autre. Ce sont les seuls stages de prise de
fonction auprès des anciens qui permettent de s’accommoder aux réalités du terrain.
Ce qui laisse croire qu’il n’existe pas de guide rédigé sur la gestion de l’état civil.
Ensuite, en tant que usager - citoyen qui sollicite les services d’un établissement
public-, nous avons eu à rencontrer pas mal de soucis dans la constitution de nos
dossiers que ce soient scolaires ou professionnelles. A voir de près, il y a pas mal de
personnes dans le cas. Un tour aux services de la nationalité et/ou de la documentation
pourra confirmer cet état de fait. Plus tard et avec un peu de recul, nous comprenons
les causes liées à ces anomalies des actes : tout se fait selon le vouloir du chef de
l’Etat civil dans la mesure où il est le ’’seul’’ à connaitre l’état civil avec sa longue
expérience de praticien comme les employés aiment souvent le dire dans les mairies.
Dans ces longues expériences, il faut compter aussi avec les faux actes qu’il a eu à
produire.
Aujourd’hui, en tant qu’agent de l’état civil, nous saisissons cette opportunité pour
proposer des pistes afin de contribuer au bon fonctionnement de l’état civil. La
poursuite de cet objectif est le but de cette recherche. Celle-ci, pour prendre forme
s’est appuyée sur une documentation plus large.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 7 FORMATEC
1-1-2 Revue documentaire
Dans le cadre de cette étude, plusieurs documents ont été consultés dans les
bibliothèques, les archives, les structures administratives publiques et privées, dans
les universités et sur internet. Cette revue indique que des études ont été réalisées
dans le monde, en Afrique et au Togo sur le problème de gestion des faits d’état civil.
Pour ces études, peu d’entre elles se sont appesanties sur la problématique de « la
gestion administrative des faits d’état civil ».
Au Togo nous avons consulté plusieurs études et avons constaté aucune de ses
études n’a proposé la mise en place d’un manuel de procédures sur la gestion
administrative des faits d’état civil.
Dans notre démarche de recherche documentaire, nous avons fait le choix d’une
consultation basée sur deux orientations afin de mieux cerner la problématique de la
gestion administrative des faits d’état civil.
La première orientation a conduit à consulter les documents liés à la gestion des faits
d’état civil. Ceux-ci sont divers et penchent plus sur la question d’établissement des
actes de naissance aux enfants. A la sortie de la colonisation, le problème
d’enregistrement des naissances s’est toujours posé. Beaucoup de compatriotes
togolais n’en possédaient pas. Toutes les actions étaient orientées vers la délivrance
accélérée des actes d’état civil (DOUTI N. 2015). Dans la même ligne, des « plans
stratégiques d’enregistrement des naissances » (Ministère de l’action sociale et de la
solidarité nationale ; 2012) ont été élaborés par le gouvernant et les Organisations Non
Gouvernementales.
Toujours au plan national, la recherche qui semble aborder dans le même sens que la
présente étude, reste celle de l’Union des Communes du Togo (2019) à travers le
projet d’amélioration de la gouvernance locale pour l’exercice de la maîtrise d’ouvrage
communale. A la suite de cette étude, un « guide pratique à l’usage des officiers et
agents d’état civil » a été élaboré. A la différence des résultats de cette recherche,
c’est que cette dernière englobe des aspects encore plus larges comme les attributions
de chaque agent du personnel de l’état civil. Par ailleurs, la loi N°2009-010 du 11 juin
2009 portant « organisation de l’état civil au Togo » et celle N°2012-014 portant « code
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 8 FORMATEC
des personnes et de la famille » ont fourni les bases légales sur lesquelles se fonde la
rédaction du présent manuel de procédures proposé.
Au plan africain et surtout au niveau des pays francophones, les mêmes réalités se
sont posées au départ. Mais beaucoup de ces pays ont vite remonté la pente. Une vue
d’ensemble du « fonctionnement de l’état civil dans le monde francophone » (AIMF,
2004) ne contredit pas cette dernière affirmation. La pratique en vigueur dans quelques
pays, dont les villes sont membres de l’Association Internationale des Maires
Francophones (AIMF), s’est beaucoup orientée vers la modernisation de l’état civil. Un
des facteurs de cette avancée est sûrement lié à la décentralisation, un critère
indispensable au développement des communes. Ailleurs, certains pays sont allés
plus loin dans la gestion des faits d’état civil. C’est le cas par exemple de la Côte
d’Ivoire avec le début de la digitalisation des actes d’état civil.
Au niveau international, les travaux des Nations Unies (2000) définissent de façon
uniforme le « manuel des systèmes d’enregistrement des faits d’état civil et de
statistiques d’état civil ». C’est un document qui propose une méthode pour définir le
cadre juridique approprié d’un système national d’enregistrement des faits d’état civil
et qui met en évidence la fonction statistique de ce système et son rôle dans le
programme national de statistique de l’état civil. L’objectif étant de fournir aux pays les
éléments et procédés nécessaires pour les aider à élaborer une loi organique sur
l’enregistrement des faits d’état civil, qui assure que tous les événements et actes
affectant l’état civil dans un pays sont enregistrés dans les délais légaux, tout en
respectant pleinement les règles établies. Toutefois, il y a des efforts qui ont été faits
dans certaines recherches, c’est le cas de l’Institut National de la Statistique du
Rwanda (2008) qui a produit un « manuel de procédures d’enregistrement des faits
d’état civil et de production des statistiques de l’état civil ». Mais les réalités et la
législation rwandaise sont bien différentes de celles du Togo. Cependant, les concepts
et les procédés de mise en forme du manuel ont été d’un grand apport.
Pour la seconde orientation de cette revue documentaire basée sur les procédures de
rédaction des manuels de procédures de gestion administrative. Formellement, il a été
difficile d’identifier un document spécifique répondant à cette recherche. Cependant la
rédaction des manuels étant plus ou moins uniforme en fonction des domaines, le
problème ne s’est pas posé.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 9 FORMATEC
Les chercheurs HENRY A. et MONKAM-DAVERAT I. (1994) ont longuement instruit
sur les différentes étapes à suivre dans la rédaction des manuels de procédures. Dans
leur livre « Rédiger les procédures de l’entreprise », ils donnent des conseils quant à
la préparation, la structuration, la rédaction, la présentation et la révision de manuel
de procédures. Un appui qui a servi à KARKA M. (2016) dans son mémoire de fin
d’étude à proposer un manuel de procédures de gestion administrative à l’institut
FORMATEC, entreprise opérant dans la formation supérieure en sciences
technologiques, économiques et administratives située à Lomé. Ce mémoire fut un
appui considérable dans la conception et rédaction de mémoires de fin de formation.
Outre tous ces ouvrages pour bâtir le fond du document, d’autres en ont permis la mise
en forme. Il s’agit des documents de rédaction de mémoires : le « guide
méthodologique : repères pour l’élaboration et la rédaction des mémoires du master 2
MEA » du Pr BARTOLI A. (2015) et surtout ce « guide de rédaction et de soutenance
de mémoire : Référentiel de FORMAREC » du Pr AMEY K.B.
1-1-3 Problématique
L’Etat Civil est un système légal et administratif qui d'abord sanctionne l'existence
légale d'évènements tels les naissances, les mariages et les décès et qui de plus,
s'intéresse aux statistiques qui découlent de tels évènements. Un vrai système d'état
civil doit cependant aller au-delà des naissances, des mariages et des décès pour
prendre en compte aussi les divorces et autres types de ruptures d'unions, les
adoptions et les changements de noms, les morts fœtales, les légitimations, les
reconnaissances de paternité, les annulations de mariages et les séparations légales,
etc. Il s’apparente alors à un système d’identification juridique de toute personne
physique. A cet effet, il est administré au Togo par les communes et dans un passé
récent par les préfectures.
Au Togo, les états civils, comme la plupart des administrations, sont un héritage de la
colonisation. C’est ainsi que les premiers faits d’état civil remontent des années 1920
où, spécialement les naissances étaient communément appelés actes de notoriétés.
Ce n’est qu’à partir des années 1950 que le nom acte de déclaration de naissance
pouvait être employé et associé à l’état civil. La nouvelle administration issue de
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 10 FORMATEC
l’indépendance n’avait d’autres choix que de prendre ses responsabilités et donc de
multiplier des centres d’enregistrement des actes d’état civil à travers le pays.
L’avènement de la démocratie et l’adhésion de l’Etat togolais aux institutions
internationales dans le cadre du respect des Droits de l’homme, beaucoup
d’ouvertures politiques ont permis aux ONG nationales et internationales de
s’implanter et de mener des actions humanitaires à travers le pays. Celles-ci ont plus
mis l’action sur la nécessité des délivrances accélérées des actes de naissances sans
pour autant chercher réellement à s’assurer de leur contenu.
Les efforts sont faits dans le cadre de la délivrance des actes d’état civil mais peu
d’attention à l’endroit de ceux qui sont chargés de la délivrance de ces actes c’est- à-
dire les officiers et agents d’état civil. Les séminaires de formations ou de renforcement
de capacités qui devraient être organisés par l’Etat avec le soutien des partenaires
pour aider les officiers et agents d’état civil à maitriser la procédure d’enregistrement
des faits d’état civil sont presque rares. Pourtant la célérité et la qualité de la délivrance
des actes civils aux usagers dépendent de la performance et de la motivation de ces
derniers. Les conséquences de cette gestion administrative des actes d’état civil ne
surviennent que lorsque les usagers sont bloqués dans la délivrance de leur
nationalité, lors du renouvellement de leur passeport, dans la constitution des dossiers
scolaires, ou encore dans leur vie professionnelle.
Et pourtant, les formulaires des actes sont identiques sur toute l’étendue du territoire,
conforme à l’esprit de la loi et au fonctionnement de l’Etat civil. Cependant, il est
important de constater que son remplissage diffère d’un agent d’état civil à un autre, à
travers les villages et villes car il n’y a pas de manuel de procédures pour servir de
base de référence. Même à Lomé la capitale du Togo, qui a connu l’établissement des
premiers faits d’actes civil n’échappe pas à cette difficulté dans la gestion
administrative des faits d’état civil.
Cet état de fait, de plus en plus préoccupant, a conduit les premiers responsables à
des tentatives de solutions, d’abord, le vote de la nouvelle loi N°2009-010 du 11 du
Juin 2009 relative à l’organisation de l’état civil au Togo et ensuite la création par
décret en Conseil des Ministres du comité Observatoire National de l’Etat Civil
(ONEC). D’autres actions ont été entreprises par l’Union des Communes du Togo
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 11 FORMATEC
(UCT), en élaborant un guide pratique à l’usage des agents et officiers d’état civil. Ce
guide a le mérite de définir les différents processus d’élaboration des actes d’état civil
mais reste limité quant à la gestion administrative de ces actes et aux aspects liés à la
formation des agents.
Les actes d’état civil sont des éléments fondamentaux dans la vie d’une personne. Il
est donc important et indispensable d’aller au-delà de toutes ces tentatives de
solutions présentées. C’est d’ailleurs ce qui motive le choix du présent thème intitulé
« Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement
des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 ».
La Commune du Golfe 3 qui est notre cadre physique de recherche n’est pas
exemptée des mêmes difficultés observées dans toutes les autres communes sur
l’étendue du territoire national. Au regard de ces difficultés rencontrées par les
communes dans la gestion administrative des faits d’état civil, les questions de
recherches suivantes mérites d’être posées : le problème de gestion administrative
des faits d’état civil, s’explique-t-il par l’absence d’un manuel de procédures
d’enregistrement ? Le problème de la gestion administrative des faits d’état civil n’est-
il pas dû à l’absence de formation des acteurs dans les techniques d’enregistrement
de ces actes ?
1-1-4 Hypothèses de la recherche
1-1-4-1 Hypothèse principale
Pour répondre à ces questions de recherche, il est important d’envisager une
hypothèse principale et celle secondaire autour de desquelles les recherches devront
se tourner.
Dans ce cas d’espèce, l’hypothèse principale se résume par cette affirmation selon
laquelle, les difficultés rencontrées dans la gestion administrative des faits d’état civil
dans la Commune du Golfe 3 s’explique par l’absence d’un manuel de procédures
d’enregistrement.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 12 FORMATEC
1-1-4-2 Hypothèse secondaire
Pour l’hypothèse secondaire, le problème de la gestion administrative des faits d’état
civil dans la Commune du Golfe 3 est dû à l’absence de formation des acteurs dans
les techniques d’enregistrement de ces actes.
1-1-5 Objectifs de la recherche
1-1-5-1 Objectif général
L’objectif général visé par cette recherche est de contribuer à la bonne gestion
administrative des faits d’état civil par la mise en place d’un document référentiel.
1-1-5-2 Objectifs spécifiques
Il s’agit de manière spécifique de :
 identifier auprès des acteurs les difficultés liées à la gestion administrative des
d’état civil ;
 présenter toutes les activités liées à l’organisation et à la gestion des actes
d’état civil, aux rôles et tâches de chaque acteur du service de l’état civil par
rapport à son positionnement dans l’organigramme de l’état civil ;
 tracer le circuit qui puisse servir de guide de formation aux acteurs des
Communes dans l’enregistrement fiable des actes d’état civil.
1-1-6 Variable dépendante et indicateurs
La variable dépendante est « le problème de la gestion administrative des faits d’état
civil». C’est la variable sur laquelle on fait le test et qui n’est pas manipulable.
L’opérationnalisation de la bonne gestion administrative donne des indicateurs qui
sont résumés dans la mise en place d’un manuel de procédures.
Ainsi nous avons retenu comme indicateurs de la variable dépendante :
 la définition des rôles et tâches des agents et officiers d’état civil ;
 la mise en forme des registres ;
 le respect des techniques d’enregistrement des actes ;
 le fonctionnement des services de contrôles ;
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 13 FORMATEC
1-1-7 Variable indépendante et indicateurs
Les variables indépendantes dans notre cas d’espèce sont «le manuel de procédures
et d’enregistrement des actes d’état civil et la formation des acteurs d’état civil ». Ce
sont elles qui seront manipulées pour voir leurs effets sur la variable dépendante. Leur
opérationnalisation donne les indicateurs observables et appréciables.
Ainsi les indicateurs de la variable indépendante 1 : le manuel de procédures et
d’enregistrement des actes d’état civil sont :
 la définition de l’organigramme de l’état civil ;
 les rôles et tâches de chaque acteur d’état civil élaborés ;
 les techniques d’enregistrement sont bien définies ;
 les procédures d’enregistrement des actes sont élaborées ;
 l’actualisation de l’état civil des usagers.
Pour les indicateurs de la variable indépendante 2 : la formation des acteurs d’état civil
sur le contenu du manuel:
 les registres régulièrement mis à jour ;
 la fluidité du traitement des dossiers ;
 la numérotation conforme des actes sur tous les volets ;
 la régularité des actes ;
 les actes sont authentiques ;
 la diminution des plaintes des usagers due aux erreurs.
CLARIFICATION DONCEPTS
1-2-1 Etat civil
 L’état civil est une institution légale. Il vise l’enregistrement des faits naturels
intervenus au sein de la population (naissance et décès). Il saisit en outre certaines
mutations subies par les individus au cours de leur vie (mariages et divorces). Il
appréhende enfin certains comportements d’individus qui ont une répercussion
directe ou non sur leur propre identité, ou sur celle d’une autre personne
(changement de noms, reconnaissance, adoption ou légitimation d’enfants, etc…).
 L’état civil, service public : C’est sous le vocable de l’état civil que sont désignés
les services publics qui sont chargés d’établir et de conserver les actes constatant
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 14 FORMATEC
les naissances, les mariages et les décès. Toutes les communes et représentations
diplomatiques disposent d’un service d’état civil.
 Au plan individuel, l’état civil permet de constater les évènements ayant trait à
l’existence, à la situation familiale et à la qualification professionnelle d’une
personne. Il est une source de données relatives aux mouvements naturels de la
population. L’état civil permet de connaître avec fiabilité la dynamique
démographique.
Au total, l’état civil renseigne sur la vie de l’individu, son milieu et lui accorde des
prérogatives juridiques à faire valoir vis-à-vis des textes réglementant la vie en société.
1-2-2 Faits d’état civil
Un fait d’état civil est un élément biologique (naissances, décès, mort fœtale) ou fait
social (mariage, divorce, adoption etc.) dont la loi prévoit l’enregistrement à l’état civil.
Les faits d’état civil à enregistrer sont définis par les textes législatifs ou réglementaires
en vigueur dans chaque pays.
Ces faits sont sanctionnés par la délivrance d’une pièce écrite appelée acte d’état civil.
Un acte d’état civil est alors entendu comme un écrit authentique par lequel une
personne investie d’une autorité publique constate les principaux évènements relatifs
à l’état civil d’une personne. En matière d’état civil cette autorité est appelée Officier
d’état civil.
1-2-2-1 Décès
C’est la disparition permanente de tout signe de vie à un moment quelconque
postérieur à la naissance vivante (cessation des fonctions vitales après la naissance
sans possibilité de réanimation). Cette définition ne comprend donc pas les morts
fœtales.
1-2-2-2 Mort fœtale
C’est le décès d’un produit de la conception lorsque ce décès est survenu avant
l’expiration ou l’extraction complète du corps de la mère, indépendamment de la durée
de gestation. Le décès est indiqué par le fait qu’après cette expiration le fœtus ne
respire ni ne manifeste aucun signe de vie. Cette catégorie de décès n’est pas pour le
moment déclarée à l’état civil togolais.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 15 FORMATEC
1-2-2-3 Mariage
Il est l’acte qui établit une union légale entre mari et femme. C’est un acte civil public
et solennel par lequel un homme et une femme établissent entre eux une union légale
et durable, dont les conditions de formation, les effets et la dissolution sont déterminés
par le code des personnes et de la famille. En plus il est obligatoirement célébré par
un officier de l’état civil et enregistré conformément aux dispositions en vigueur.
1-2-2-4 Naissance vivante
C’est l’expulsion ou l’extraction complète du corps de la mère d’un produit qui après
cette séparation, respire ou manifeste tout ou autre signe de vie, tel que le battement
de cœur et que le cordon ai été coupé ou non et que le placenta soit ou non demeuré
attaché. Tout produit d’une telle naissance est considéré comme enfant né vivant.
1-2-2-5 Autres faits d’état civil : les mentions
Les mentions sont des annotations placées en marge ou au dos d’un acte d’état civil
aux fins d’injonction, de rectification ou de sa mise à jour. Elles sont donc relatives aux
naissances, aux mariages et aux décès. La communication de ces mentions est faite
normalement entre les administrations concernées.
Ces faits d’état civil qui font appel aux mentions sont des formes de mutations qui
interviennent quelquefois dans la vie d’une personne. Ils ne sont pas saisis et
enregistrés par l’état civil de la même façon que les évènements naturels. Ils sont
d’abord traités par les tribunaux compétents désignés au terme des textes et lois en
vigueur au Togo. Ils comprennent :
 Adoption
Elle consiste à prendre en charge légalement et volontairement l’enfant d’une autre
personne et à l’élever comme son propre enfant, conformément à la législation du pays
(Chapitre IV de la Loi N°2007-017 du 06 juillet 2007 portant code de l’enfant au Togo).
 Annulation
L’annulation est la déclaration de l’invalidité ou de la nullité d’un mariage/naissance
prononcé par une autorité compétente conformément aux règlementations en vigueur.
L’annulation rend aux parties le statut qu’elles avaient antérieurement.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 16 FORMATEC
 Reconnaissance
Elle consiste à reconnaître légalement, soit volontairement, soit obligatoirement la
paternité d’un enfant né hors mariage.
 Divorce
C’est la dissolution légale et définitive des liens du mariage, c’est-à-dire la séparation
de l’époux et de l’épouse, qui confère aux parties le droit de se remarier civilement ou
selon toute autre procédure.
 Reconstitution
La reconstitution intervient par suite de perte, de destruction totale ou partielle des
registres et en cas de déclaration frappées de forclusion.
 Rectifications
Elles interviennent par suite d’une déclaration erronée, d’un changement de nom, de
prénoms ou d’un ajout de prénoms.
1-2-3 Registre d’état civil
C’est un registre dans lequel on en registre de façon permanente et chronologique les
différentes déclarions des faits d’état civil. Il est un ensemble constitutif des actes d’état
civil et des actes qui le modifient.
1-2-4 Système d’état civil
C’est l’ensemble des dispositions légales et administratives qui d’abord sanctionnent
l’existence légale des évènements tels que les naissances, les mariages et les décès
et qui de plus s’intéressent aux statistiques qui découlent de tels évènements.
Un bon système d’état civil doit cependant aller au-delà des naissances, des mariages
et des décès pour englober aussi les divorces, les annulations de mariages, les
adoptions et les changements ou rectification de nom, de même que les légitimations
et reconnaissances d’enfants. Trois principales fonctions incombent au système
d’enregistrement des faits d’état civil :
 une fonction juridique qui consiste à enregistrer les évènements qui sont à
l’origine de l’état civil ;
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 17 FORMATEC
 une fonction statistique qui concerne la collecte des données sur ces
évènements pour compiler les statistiques ;
 une fonction collaborative qui concerne la coopération avec d’autres entités
publiques pour offrir des services à la population.
Enfin, le système d’état civil est généralement au carrefour de plusieurs ministères.
Au Togo, il est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l’administration territoriale
et du ministère de la justice qui veillent à son organisation, à son fonctionnement et en
assurent le contrôle.
1-2-5 Transcription d’actes
Elle est l’enregistrement manuscrit ou électronique d’un acte. C’est le fait de
matérialiser les renseignements reçus d’un évènement en un acte d’état civil. Ce
vocable est plus utilisé dans l’enregistrement des jugements supplétifs.
1-2-6 Autres vocables de l’état civil
1-2-6-1 Agent d’état civil
C’est un fonctionnaire municipal désigné par arrêté ou un circulaire du maire et chargé
de recevoir et d’enregistrer des faits d’état civil.
1-2-6-2 Date de déclaration
Elle est encore appelée date de l’enregistrement. C’est le jour, le mois et l’année où
l’enregistrement officiel dans le registre a eu lieu conformément aux textes législatifs
en vigueur.
1-2-6-3 Gestion administrative
La gestion administrative est la mise en œuvre des actions permettant d'atteindre les
objectifs de l'entreprise. La gestion administrative des entreprises concerne plusieurs
domaine notamment la comptabilité, le secrétariat administratif, assistanat en gestion
administrative, conseiller en action sociale, coordination d'activités, etc.
La gestion et l'administration existent pratiquement partout, aussi bien dans les
structures de petite taille que dans les multinationales. Les principales missions
administratives sont entre autres :
Exploiter et organiser les données et les procédures de gestion ;
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 18 FORMATEC
 suivre les dossiers administratifs ;
 accueillir les appels téléphoniques et la redirection des appels vers les bons
interlocuteurs ;
 gestion du courrier ;
 collecte des documents administratifs et le classement ;
 organiser le travail d’une équipe ou d’un service ;
 préparer les contrats.
1-2-6-4 Officier d’état civil
C’est une autorité désignée par la loi, chargée de la tenue et de la conservation des
actes de l’état civil. De les délivrer y compris leurs copies et/ou leurs extraits en
conformité aux règlementations en vigueur.
Au Togo, les maires ont qualité d’officiers d’état civil. Peuvent bénéficier de la
délégation d’officier d’état civil du maire, les adjoints aux maires, les secrétaires
généraux de mairies et de façon exceptionnelle les conseillers municipaux. Dans un
passé ressent, les préfets et secrétaires généraux.
PROCESSUS D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES
Le manuel de procédures, comme un guide, est un document qui matérialise le
fonctionnement d’une organisation à travers les tâches et les niveaux de
responsabilités. Il occupe une place importante et fondamentale dans toute bonne
organisation. De ce fait, il est indispensable de cerner non seulement la démarche
pour son élaboration mais aussi les contours de sa définition, ses objectifs et ses
principes. Dans ce contexte, toutes ces généralités s’appliquent à tous les manuels de
procédures administratifs et techniques.
1-3-1 Généralités sur le manuel de procédures
Les manuels des procédures sont censés répondre à des besoins divers : ils peuvent
contenir des dispositions réglementaires, servir de guide d’apprentissage, définir la
répartition des tâches et enfin constituer un support de contrôle. Etant donné leur rôle
pédagogique dans la formation des agents, les manuels des procédures doivent être
rédigés dans un langage simple et aisément accessible. Pour être opérationnelles, les
procédures doivent être d’un accès rapide et donc clairs ; d’une lecture courante, et
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 19 FORMATEC
donc concrète ; d’un contenu explicite, et donc précis ; être continuellement mises à
jour, et donc réalistes.
En effet, toute organisation est tenue de justifier ses actions et ses mouvements, en
établissant un manuel des procédures qui a pour objet de décrire son fonctionnement
interne, et surtout, afin de pouvoir vérifier le respect des objectifs généraux du contrôle
interne (l’exhaustivité, la réalité et l’exactitude), car le respect de ces derniers permet
à l’organisation d’atteindre la notion d’image fidèle.
1-3-2 Définition et principes de manuel de procédures
1-3-2-1 Définition
Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une
meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la
gestion. C’est un guide opératoire qui indique le circuit de traitement des opérations
tout en spécifiant :
 la tâche à faire (quoi) ;
 le niveau de responsabilité (qui) ;
 les différentes étapes de traitement (quand) ;
 les lieux de réalisation (où) ;
 le mode d’exécution (comment).
A cet effet, le manuel de procédures a pour objet:
 de traiter de manière concrète et fidèle les missions principales de la direction
des participations directes ;
 d’organiser son fonctionnement et déterminer les catégories, types de projets
et programmes qu’elle appuie ;
 de définir les procédures appliquées pour la détermination des zones
d’intervention ;
 et de sélectionner les projets, leur conception et les modalités de réalisation.
Il s’agit d’une référence méthodologique et permanente pour l’ensemble des
intervenants de la procédure et un outil de formation pour les cadres et agents qui
sont appelés à intervenir à divers stades de la procédure. Il sert aussi de base
informative pour toute sorte de projet soumis à la direction générale. Ce manuel de
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 20 FORMATEC
procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, financière
et comptable.
Autrement dit, il ne s’agit pas d’établir un manuel complet des procédures, mais de
fournir (notamment à un contrôleur externe), les éléments de compréhension du
système, c’est-à-dire, les réponses aux questions comme : d’où viennent les
informations ? Quelles sont les personnes chargées de ces informations ? Comment
les informations de base sont-elles saisies ? Comment sont-elles traitées ? Comment
passe-t-on des informations de base (pièces justificatives) aux documents de synthèse
et réciproquement ? Comment conserve-t-on la trace des informations de base ? En
d’autres termes, l’objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est
d’expliciter dans un langage accessible : Qui fait quoi ? Où ? Comment ? Et pour quelle
fin ?
1-3-2-2 Principes
Le manuel est à usage interne, tout comme la documentation à disposition des
auditeurs et qui est à enrichir constamment à l’occasion de chaque mission. Ainsi, le
manuel de procédures est un ensemble de règles et d’orientations permettant à tout
le personnel administratif, financier, comptable de remplir correctement sa fonction. Il
vise non seulement à préciser l’organisation administrative, comptable et financière,
mais aussi à mettre en place un outil de travail permettant la définition des tâches de
chaque intervenant. L’évolution de l’organisation nécessite la mise en place d’un tel
manuel, afin de définir les attributions et les missions de chaque entité. Chaque
destinataire de ce manuel est responsable de l’application par le personnel qui lui est
rattaché de l’ensemble des procédures et des orientations qui y sont décrites. Au fur
et à mesure de son développement, toute organisation doit veiller à maîtriser sa
complexité et sauvegarder sa cohésion, car, comme de nombreux instruments de
gestion, les procédures sont associées à la modernisation des organisations et à la
complexité de leur activités, d’où la nécessité de multiplier les supports écrits
formalisant les procédures de travail.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 21 FORMATEC
1-3-3 Différentes étapes dans l’élaboration d’un manuel de procédures
Généralement, l’élaboration du manuel des procédures consiste dans :
 l’observation de la circulation des flux d’information au sein du service tout en
mettant l’accent sur la manière de saisir l’information ;
 la description des éléments relatifs au traitement des informations de base,
ainsi que les modalités du contrôle des procédures ;
 et la réunion de différentes informations et procédures pour aboutir à un
manuel des procédures.
En effet, l’élaboration d’un manuel des procédures nécessite toute une panoplie de
principes et de démarches à suivre. Celle-ci dépend essentiellement de la complexité
de la procédure étudiée ; du degré de satisfaction qu’elle offre aux différents
partenaires concernés (insuffisances, lacunes à combler, etc.) ; du but visé par cette
élaboration (simple codification, révision, nouvelle conception, etc.) ; des détails et
budget qu’on est disposé à consacrer à cet effort ; et de la complexité technique de
l’équipe qui prend en charge le travail. Ainsi, l’élaboration proprement dite des
procédures doit obligatoirement passer par certaines étapes.
1-3-3-1 Recueil des informations
L’examen complet des procédures implique un recueil maximum d’informations, il
s’agit d’acquérir une connaissance impartiale et approfondie de l’organisation du
département. Pour cela, il faut appliquer le principe suivant : Faire en sorte de ne rien
oublier, ne même pas négliger les domaines apparemment accessoires. Le recueil des
informations implique un travail en trois temps :
 recenser toutes les informations dont il pourrait être utile d’en disposer ;
 collecter les données requises en rassemblant la documentation existante ;
 et procéder à un examen des procédures.
1-3-3-2 Sélection des domaines à étudier
Les procédures et l’organisation touchant aux domaines suivants sont à étudier :
 la mise en forme des registres ;
 les fiches de déclaration des faits d’état civil;
 l’enregistrement des faits d’état civil ;
 la constitution des dossiers de mariages ;
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 22 FORMATEC
 les transcriptions des jugements supplétifs et des actes étrangers ;
 la délivrance des copies souches ;
 l’état civil étranger ;
 la rédaction des rapports trimestriels ;
 le secrétariat administratif de l’état civil ;
 la mise à jour du répertoire des faits d’état civil ;
 la clôture des registres.
1-3-3-3 Rédaction du manuel
Il s’agit, lors de cette phase :
 de définir le produit qui sera soumis à l’étude des personnes intéressées ;
 de recenser les moyens matériels et humains à mettre en œuvre pour sa mise
en application (information, formation, etc.) ;
 enfin, définir les étapes de cette mise en application.
Il faut avoir pendant cette phase un souci permanent de rationalisation, de
standardisation, de simplification et il est nécessaire de préciser, également, que seul
ce qui devrait exister doit y figurer sans aucun jugement ou critique.
1-3-3-4 Mise au point du manuel
Cette mise au point consiste en :
 une présentation des résultats de l’étude proposée aux principaux intéressés ;
 un recueil des avis afin d’apporter les modifications qui s’imposent ; et
 une révision des moyens et étapes envisagés lors de la phase précédente.
1-3-3-5 Mise en place du manuel
La mise en place consiste en :
 la formation et l’information du personnel intéressé ;
 la préparation et la réunion des conditions matérielles de déroulement de la
procédure ;
 le test de la procédure et les correctifs découlant de ce test ;
 le démarrage de la procédure en réel.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 23 FORMATEC
1-3-3-6 Contrôle et suivi
Après la mise en place, il faudra prévoir une procédure de maintenance, de contrôle
d’application et de mise à jour.
TRAVAUX ANTERIEURS
1-4-1 Guide pratique à l’usage des officiers et agents d’état civil (UCT ; 2019)
L’objectif pour l’Union des Communes du Togo en initiant l’élaboration de ce guide, est
de révéler et expliquer la nature complexe des actes ainsi que les procédures
d’établissement en mettant l’accent sur la clarté orthographique des données
transcrites sur les actes. De plus attirer l’attention sur la rationalité dans l’exploitation
et le remplissage des feuillets à cinq volets desdits actes (naissance, mariage et
décès).
La méthodologie utilisée dans l’élaboration de ce guide repose essentiellement sur
l’observation directe. Cette observation est le fruit d’une longue expérience pratique
des auteurs. Autrement, c’est le vécu quotidien de leur profession entant qu’Agents
d’état civil. Au-delà de cette expérience, ils se sont appuyés sur la loi fondamentale du
pays ainsi que sur les conventions et textes réglementaires sous-régional et
international. A la suite de cette expertise, un guide pratique d’enregistrement des faits
d’état civil a été élaboré et adopté.
1-4-2 Elaboration d’une stratégie nationale de délivrance accélérée et sécurisée
des actes d’état civil et autres actes administratifs : Rapport final (DOUTI
N ; 2015)
L’objectif de cette étude a consisté à élaborer une stratégie nationale de délivrance
accélérée et sécurisée des actes d’état civil et des autres actes administratifs qui en
découlent.
La méthodologie utilisée pour atteindre l’objectif de la mission se résume en une
combinaison entre l’analyse documentaire et la recherche de terrain, notamment une
enquête qualitative à deux niveaux. Cette enquête a été effectuée, d’une part, auprès
des acteurs étatiques et partenaires techniques et financiers impliqués dans la
délivrance des actes d’état civil et des actes administratifs et d’autre part, auprès des
acteurs au niveau décentralisé/ déconcentré (autorités coutumières, chefs de
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 24 FORMATEC
collectivités, autorités municipales et administratives, responsabilités des
associations/ONG, responsables de groupements de femmes…).
De cette étude, l’auteur a observé que les acquis ont été enregistrés ces dernières
années dans la délivrance des actes d’état civil et autres actes administratifs.
Cependant des contraintes subsistent encore et constituent des freins à la délivrance
accélérée et sécurisée des actes d’état civil et administratifs. Au regard de ces facteurs
qui constituent de véritables barrières à la délivrance accélérée et sécurisée des actes
d’état civil et autres actes administratifs, il est important pour les auteurs d’envisager
des interventions stratégiques vigoureuses, ambitieuses et innovantes.
1-4-3 Plan stratégique de l’enregistrement des naissances au Togo 2013-2017 ;
(MASSN ; 2012)
L’objectif général est d’améliorer la performance / l’efficience et la qualité du système
d’enregistrement des naissances en vue d’assurer à chaque enfant le droit à une
identité et par là, la jouissance de ses droits sociaux et sa participation à la vie
nationale, dans l’esprit de la non-discrimination.
Après la revue documentaire des textes réglementaires et des rapports des différents
partenaires ainsi qu’une collecte des données sur le terrain, une série de
recommandations a été formulée comme stratégie à mettre en œuvre. Ces
recommandations sont entre autres :
 améliorer le cadre juridique et institutionnel du système d’enregistrement des
naissances ;
 améliorer la couverture et l’accessibilité géographique des services de l’état civil
à travers une fourniture de services dans les villages enclavés par une stratégie
avancée et dans les formations sanitaires ;
 améliorer la qualité des prestations dans les services de l’état civil en vue de
stimuler leur utilisation optimale par les populations ;
 renforcer les capacités des structures et des agents d’état civil en vue
d’améliorer la couverture et la disponibilité en ressources humaines ;
 promouvoir l’adhésion des populations à l’enregistrement systématique des
faits d’état civil en général et des naissances en particulier ;
 améliorer la sécurisation des documents de l’état civil ;
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 25 FORMATEC
 améliorer la compréhension et la connaissance de la problématique de
l’enregistrement des naissances en vue de susciter une plus grande
mobilisation sociale autour de la question dans les zones à problème
particulièrement ;
 renforcer la collaboration entre les différents acteurs concernés par les
questions de l’état civil en général et de l’enregistrement des naissances en
particulier ;
 renforcer le système de monitoring décentralisé en vue d’améliorer la
couverture et le suivi des activités en matière d’enregistrement des faits d’état
civil ;
 renforcer la coordination et le suivi des activités liées à l’enregistrement des
naissances.
1-4-4 Projet d’informatisation de l’Etat Civil de la ville de Lomé, Compte-rendu
de la mission de recueil des particularités de l’Etat Civil Togolais (Maire
de Lomé ; 1999)
L’objectif principal de la mission est le recueil des spécifications du logiciel de gestion
de l’état civil togolais. Les différents points suivants ont été abordés :
 analyse de l’existant ;
 analyse juridique des textes réglementaires de l’état civil ;
 mise en place du groupe de référence (responsables des sites pilotes,
magistrats, représentants du ministère de tutelle) ;
 recueil des spécifications de l’état civil togolais. Le logiciel de gestion de l’état
civil de la ville d’Abidjan a été présenté au groupe de référence, pour faire
préciser de manière interactive les particularités de contexte togolais.
 définition du projet pilote (liste des sites) ;
 élaboration du calendrier de mise en place de l’outil informatique. Le dispositif
du recueil des spécifications a été organisé autour des débats. Les séances de
travail avec le groupe de référence ont été effectuées avec l’aide du logiciel
d’état civil d’Abidjan installé sur un ordinateur portable. Ceci a permis d’engager
un dialogue interactif avec les membres du groupe de référence et d’obtenir
avec une grande réactivité les particularités de l’état civil togolais.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 26 FORMATEC
Cette mission a permis d’informatiser l’état civil de Lomé et d’élaborer un logiciel type
d’enregistrement pour chaque acte (Naissance, mariage et décès).
De la clarification des concepts aux travaux antérieurs, plusieurs points ont été
abordés afin de lever le voile sur les différents aspects du présent thème de recherche.
Il sera appréhendé alors en mettant en lumière le cadre qui a servi de base pour cette
étude et à travers une méthodologie adaptée.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 27 FORMATEC
CADRE DE L’ETUDE ET
METHODOLOGIE DE TRAVAIL
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 28 FORMATEC
2- CADRE DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL
Ce chapitre présente une brève description du cadre de référence sur lequel repose
la présente étude et de la démarche méthodologique qui a servi à la collecte de
données devant servir à la rédaction du manuel.
CHAMP DE L’ETUDE
La gestion administrative des faits d’état civil relève de la compétence exclusive des
Mairies. Cette recherche s’est appuyée naturellement sur l’une des 117 Communes
du Togo. Dans ce cas d’espèce, c’est la Mairie de Doumasséssé qui a offert son
champ pour la présente recherche.
2-1-1 Présentation générale de la Mairie de Doumasséssé
A la suite du décret 2017-144/PR du 22 décembre 2017 fixant le ressort territorial et
chef-lieu des communes des régions maritimes et savanes, la commune du golfe 3
regroupe 11 quartiers de la préfecture du Golfe. Ce sont : Tokoin- Elavagnon, lycée
(Camp Général Gnassingbé Eyadema, Cica-Toyota, Soted), Tokoin-Gbonvié,
Doumassésse (Adewi et Université), Tokoin-Klévé (Cité OUA), Tokoin-Atchanti (Lomé
II, Nouvelle Présidence, Habitats de la Caisse), Kélégouvi (Stade de Kégué),
Massouhoin, Hanoukopé-Est (Camp gendarmerie).
Elle fait partie des 13 communes du District Autonome de Grand Lomé et s’étend sur
une superficie de 17 km² avec une population d’environ 120 000 habitants. Elle a son
siège à Doumasséssé dans les locaux de l’ancienne Mairie du 5ème
Arrondissement
dont elle est héritière. Elle est limitée au nord par la commune d’Agoè-Nyivé 1, au sud
par la commune du golfe 4, à l’est par les communes du golfe 2 et 4 et à l’ouest par
les communes du golfe 4 et 5.
La Mairie de Doumasséssé abrite les grandes structures étatiques, la présidence de
la République, les Ambassades, l’Université de Lomé et de grandes sociétés privées.
Sa population se concentre plus au centre-ville et au sud de la Commune. Par rapport
à la taille de sa population, la Commune du Golfe compte 19 conseillers élus. Monsieur
Kamal Alawo ADJAYI est le Maire élu et est assisté dans cette fonction de trois adjoints
dont une femme.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 29 FORMATEC
Les activités à la nouvelle Commune ont effectivement démarré avec le nouvel exécutif
le 15 Octobre 2019. De l’organigramme administratif adopté au profit des Communes
par le ministère de l’administration, de la décentralisation et des collectivités locales,
le secrétariat général chapote quatre grandes directions à savoir : la Direction
Administrative et Financière (DAF), la Direction des Services Techniques (DST), la
Direction de la Planification et du Développement (DPD) et la Direction des affaires
sociales, sport, santé, éducation et culture.
Toutes ces directions structurées en divisions et en sections travaillent en parfaite
synergie d’action et rendent compte à la hiérarchie. Elles tiennent, sous la présidence
de la Secrétaire Générale, des réunions bimensuelles pour rendre compte des
activités réalisées les semaines précédentes et faire part de celles planifiées pour les
semaines en cours. A ces réunions prennent part aussi les adjoints au Maire.
2-1-2 Service de l’Etat civil de Golfe 3.
A la lecture du nouvel organigramme proposé par le ministère de tutelle, l’Etat civil fait
partie intégrante de la Direction Administrative et Financière et, en est une des trois
divisions que compte celle-ci. Aussi, au-delà de ses attributions régulières, en matière
du dressé, de la mise à jour (apposition des mentions) et la communication des actes
de l’état civil, la division Etat civil gère, dans cette nouvelle donne, le service des
légalisations.
La commune de Golfe 3 a hérité de l’Etat civil du 5ème
Arrondissement de l’ancienne
Délégation Spéciale de la Commune de Lomé. Dans cette configuration, les activités
de cet Etat civil se résumaient principalement aux enregistrements de naissances, de
décès et du service de légalisations.
Depuis sa mise en place en 1988 jusqu’en octobre 2019, date d’entrée en fonction du
nouvel exécutif communal, l’Etat civil du 5ème
Arrondissement compte dans ses
archives 432 Registres de naissances, 55 Registres de décès et 18 Registres de
jugements supplétifs. Il conserve également 85 Registres de naissances et 11
Registres de décès du Centre d’Etat civil de Gakli (1988 à 1999).
Depuis lors, une réhabilitation de tous les services de l’état civil a été faite avec le
concours des nouvelles autorités. Celle-ci a été possible grâce à l’expérience du
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 30 FORMATEC
personnel affecté à la commune du Golfe 3. Une expérience acquise à l’Etat civil
Central de l’ancienne commune de Lomé. Cette réhabilitation a permis de mettre en
place au seul centre d’état civil que compte la Mairie de Doumasséssé et suivant
l’organigramme les sections de l’état civil et de Légalisation.
La présente recherche ne se focalise que sur les seuls services de l’état civil
(naissances, mariages, décès, les mentions, les extraits…). A la commune du Golfe 3,
l’Etat civil est structurée ainsi :
 section d’enregistrement des naissances ;
 section d’enregistrement des décès ;
 section des mariages ;
 section des transcriptions de jugements supplétifs et de reconstitutions;
 service de l’état civil étranger ;
 section des archives et ;
 secrétariat de l’état civil.
2-1-3 Dispositions règlementaires de l’organisation de l’Etat civil au Togo : loi
N°2009-010 du 11 juin 2009.
En début de chaque année et selon les besoins au cours de l’année, les registres d’état
civil sont mis à jour. Cette activité consiste à faire coter et parapher les registres par le
Président du Tribunal territorialement compétent (art.10). Ainsi, les registres sont alors
prêts pour recevoir les enregistrements des faits d’état civil.
2-1-3-1 De la déclaration de naissances
Les déclarations de naissances sont reçues sur présentation de l’attestation de
naissance du centre de santé où l’enfant est né. Le délai de déclaration est de 45 jours
(art. 18). L’article 20 fait obligation à toute personne qui découvre un nouveau-né
abandonné de le présenter à un service public compétent aux fins de sa déclaration
ou de son enregistrement par les services d’état civil du lieu de la découverte.
2-1-3-2 De la déclaration de décès
L’attestation de décès est présentée à l’agent d’état civil qui vérifie le délai
règlementaire de déclaration (15 jours selon l’article 23). La fiche est ensuite
renseignée suivant la carte d’identité du défunt.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 31 FORMATEC
2-1-3-3 De la célébration et d’enregistrement du mariage
Le mariage est célébré par un officier d’état civil. Mais bien avant, une fiche de
renseignement a été remplie accompagnée de différentes pièces nécessaires et
indispensables à l’enregistrement du mariage. Il s’agit des actes de naissances des
futurs époux, leurs pièces d’identité ainsi celles de leurs témoins. Prouvés par un
certificat de résidence que l’un des époux réside sur le territoire communal. Et
présenter un certificat de dot prouvant l’accord des parents. Le mariage est célébré
après une publication de bans de 30 jours (article 21).
2-1-3-4 De la rectification, reconstitution d’actes et des jugements supplétifs
Toute déclaration hors délai est renvoyée au tribunal de première instance pour faire
objet de jugement supplétif ou d’une autorisation du Procureur de la République (art.
23, alinéa 3) : il s’agit des jugement s supplétifs tenant lieu d’acte de naissance et des
jugements supplétifs de décès ou encore des requêtes d’autorisation de décès. Une
fois rendus, ces jugements sont renvoyés au centre d’état civil où l’événement devrait
être enregistré pour être transcrit.
Les événements d’état civil des compatriotes étrangers sont et enregistrés dans les
centres d’état civil des représentations diplomatique du Togo. Cependant, les
compatriotes qui se sont fait enregistrés dans les centres d’état civil de leurs pays
d’accueil, doivent impérativement faire transcrire ces actes dans les centres d’état
étrangers ouverts à cet effet (art.4).
Les actes issus du jugement de reconstitution sont des actes qui, régulièrement
enregistrés sont endommagés ou détruits pour une raison quelconque (art.27). Pour
les rectifications d’erreurs ou d’omissions, les demandes sont adressées au Tribunal
de première instance dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil où l’acte a
été dressé (art. 25 et 26).
2-1-3-5 De la délivrance des copies des actes d’état civil (art. 36 et 37)
Les copies sont délivrées à toute personne qui en fait la demande. Elles sont ensuite
certifiées par les officiers d’état civil conformément aux registres.
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 32 FORMATEC
2-1-3-6 Des mentions
Elles sont des événements qui peuvent modifiés l’état civil d’une personne. Il s’agit par
exemple du mariage, du décès ou du divorce. Ces mentions sont faites par les agents
d’état civil et les greffiers en chef du Tribunal de première instance. Pour cela une
communication doit être permanente entre les communes elles-mêmes et entre les
communes et les tribunaux (art 32 et 33)
2-1-3-7 Signature des actes
Tous les actes d’état civil sont signés par l’officier d’état civil ou de son délégataire
(art.12). Peuvent donc bénéficier de la délégation d’officier d’état civil au maire, les
adjoints aux maires, les secrétaires généraux des mairies et de façon exceptionnelle
les conseillers municipaux (art. 6).
2-1-3-8 Du contrôle des registres
L’article 39 oblige le Préfet et le Procureur de la République à veiller à la bonne tenue
des registres afin de produire des rapports à cet effet.
2-1-3-9 Des sanctions
Les peines et les amandes prévues par les articles 39 à 44 sont diverses et définies
en fonction de la gravité de l’acte. De plus, elles sont applicables non seulement aux
fonctionnaires municipaux d’état civil, mais également à toute personne liée de près
ou de loin à un fait d’état civil.
2-1-3-10 Secrétariat de l’état civil
Le secrétariat administratif de l’état civil constitue un appui aux différentes activités
liées à la gestion de l’état civil. Fondamentalement, ce service n’est pas expressément
défini dans la loi. Cependant, dans la pratique, il facilite la gestion administrative du
service. Il facilite la gestion des pièces administratives d’état civil. Celles-ci sont
nombreuses et sont dénommées en fonction du besoin de l’usager (certificat de
célibat, attestation de premier mariage, la fiche familiale, etc).
En somme, de l’analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais à travers
celui du Golfe 3, il ressort clairement une bonne volonté du respect de la loi. De même,
il est aussi évident que la loi n’en dit pas tout et donc reste muette sur le processus
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 33 FORMATEC
d’enregistrement des actes. Ainsi, le processus suivi par les agents d’état civil de la
Commune du Golfe 3, dans la gestion administrative de l’état civil, sûrement, n’est-il
pas le même que celui mis en place par la Commune de Sotouboua 2 par exemple. Si
pour l’ensemble du territoire togolais, c’est la même loi qui définit l’organisation de l’état
civil, quoi de plus normal que les pratiques soient les mêmes partout ailleurs? Une
bonne méthodologie pourra permettre de faire ressortir une stratégie du processus
commun qui puisse être pratiquée par tous les acteurs.
2-1-4 Analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais
L’état civil est une institution très complexe. Son organisation et son fonctionnement
font intervenir plusieurs administrations. D’après la loi 2009-010 du 11 juin 209 en son
article 2, l’état civil entant que système relève principalement du ministère chargé de
l’administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales et du
ministère de la justice. Dans les faits, d’autres acteurs interviennent aussi. Il s’agit des
praticiens de la santé pour la délivrance des attestations de naissances, des consulats
et ambassades du Togo à travers le monde, des services de la statistique pour la mise
à jour des données sur l’évolution démographique.
L’état civil certes, relève de plusieurs administrations diverses. Cependant, son
organisation reste le seul fait des fonctionnaires municipaux communément appelés
agents d’état civil. Au jour d’aujourd’hui, son organisation s’appuie sur la
réglementation en vigueur avec, dans les faits des dysfonctionnements administratifs
faute de textes d’application et de manuel de procédures. Il a toujours fonctionné selon
« l’expérience des anciens » en la matière.
METHODOLOGIE DE TRAVAIL
La méthodologie de notre travail consiste à préciser comment l’objet de notre étude a
été abordé ainsi que les moyens utilisés pour obtenir des résultats. Le plan de travail
et les techniques d’investigation utilisés sont précisés afin d’établir une logique entre
les informations recherchées, le mode de collecte utilisé et la rédaction du manuel.
La méthode exploratoire a permis d’élaborer nos hypothèses, fixer des objectifs de la
recherche. Dans le cadre de cette recherche, nous avons opté aussi pour la méthode
qualitative. Notre population cible a concerné les acteurs d’état civil et quelques
usagers sollicitant les services de la Commune du Golfe 3. Sur cette base, nous avons
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 34 FORMATEC
procédé à l’échantillonnage, à l’élaboration des guides d’entretien, à la collecte et aux
traitements des données.
2-2-1 Méthode exploratoire
L’enquête exploratoire est une étape primordiale et indispensable de la recherche. A
cette étape, il a fallu effectuer une recherche documentaire sur la problématique de la
gestion administrative des faits l’état civil. Les écrits de l’UCT (2019), de DOUTI N.
(2015), le rapport du Ministère de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale (2012),
les textes règlementaires du Togo, les Conventions et textes internationaux liés au
fonctionnement et à la gestion de l’état civil, la Loi N°2009-010 du juin 2009 relative à
l’organisation de l’Etat civil au Togo, le code des personnes et de la famille (Loi N°
2012-014 du 6 juillet 2012), la loi sur la décentralisation et le fonctionnement des
communes, autres documents du ministère de l’administration territoriale, de la
décentralisation et des collectivités locales sont entre autres des documents consultés.
Les revues, les articles sur Internet nous ont également été d’une grande aide dans
l’étude de cette thématique.
2-2-1-1 Collecte des données documentaires
Dans le cadre de la méthode exploratoire, nous avons procédé à l’analyse des
documents traitant des manuels de procédures, des principes et exigences des
manuels de procédures et leur processus de collecte d’informations. Par ailleurs, il est
important de mentionner aussi l’apport de quelques guides de rédaction de mémoires
et thèses qui ont contribués à la rédaction du manuel.
Le cadre de notre cherche étant la Commune du Golfe 3, cela nous a permis de
circonscrire le champ d’étude et de mieux appréhender notre sujet. Nous avons suivi
quelques agents dans leur travail ce qui nous a permis de formuler les hypothèses,
fixer les objectifs de recherche et d’élaborer le guide d’entretien. Cela nous a permis
d’avoir une meilleure vue d’ensemble du fonctionnement de l’état civil.
2-2-1-2 Méthode qualitative
a- Raisons du choix de la méthode qualitative et de la population cible
Le choix de la méthode qualitative a été motivé par notre souci d’objectivité et
d’impartialité. Elle s’est appuyée sur la base des guides d’entretien individuel et
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 35 FORMATEC
l’observation. Pour parvenir aux résultats nous avons constitué notre échantillon à
partir de la technique d’échantillonnage.
La population cible est l’ensemble du personnel de la commune du Golfe 3 qui est au
nombre de 11 soit 3 hommes et 8 femmes. Dans le souci de prendre en compte toutes
les activités de l’état civil en général, nous avons fait recours à 37 agents des autres
Communes (Golfe 2 et 4) qui étaient ensemble dans l’ancienne Commune d Lomé. Ce
qui donne l’effectif total de la population cible à 48. Cette population nous intéresse
parce qu’elle est plus indiquée à bien parler des difficultés de la gestion administrative
des faits d’acte civil et de proposer des approches de solutions pour faciliter l’exécution
de leurs tâches.
b- Echantillonnage
On désigne par échantillonnage, la démarche de constitution de l’échantillon à partir
de la population de base ou population mère concernée par l’étude. C’est la démarche
qui permet de tirer notre échantillon d’enquête.
Nous avons opté pour la technique d’échantillonnage basé sur le choix raisonné. Elle
s’appuie sur la technique de quota vu que la population cible est de 48.
Un autre critère fondamental repose sur l’expérience de ces agents, « l’expérience sur
le tas » et le nombre d’années de services qui varie entre 15 et 29 ans. Nous avons
aussi pris le critère niveau d’étude notamment le BEPC plus une formation, le BAC, le
BAC + (1), (2) et (3).
c- Echantillon
Un échantillon est un ensemble d’éléments extraits d’une population mère étudiée de
manière qu’il soit représentatif de celle-ci. Étant donné que la population cible est une
structure de grande taille, la présente recherche a concerné une partie de l’effectif. A
cet effet, nous avons fait le choix d’utiliser un taux de sondage égal à 25% à appliquer
à la population mère, vu que nous ne pouvons pas interroger tout le personnel à cause
de l’indisponibilité lié au travail.
d- Calcul du quota interrogé
Population mère : 48 dont 39 femmes et 9 hommes
Taux de sondage : 25%
Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des
faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3
Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 36 FORMATEC
Echantillon : (Population mère x 25)/100 = (48 x 25%)= 12.
2-2-2 Entretiens et Observations
La collecte des données sur le système de gestion administrative des faits d’état civil
à la Mairie de Doumasséssé a fait appel à plusieurs techniques notamment la
technique d’entretien individuel, de groupe et l’observation participante.
2-2-2-1 Entretiens individuel et de groupe
L’entretien individuel et de groupe a été utilisé pour recueillir les informations
qualitatives auprès de certains responsables et quelques agents à l’aide des guides
(voir en annexe). Il consiste à interroger les acteurs en partant d’un canevas de thèmes
précis. Il a permis d’obtenir des réponses plus approfondies sur le niveau de
connaissance des enquêtés concernant les problèmes liés à la gestion administrative
des faits d’acte civil dans la Commune et les approches de solutions en vue de la
rédaction du manuel de procédure.
2-2-2-2 Organisation des entretiens individuels et de groupe
Dans le souci de recueillir suffisamment d’informations à la bonne réalisation de
l’étude, des entretiens furent organisés. Ils ont été organisés de façon semi-direct et
parfois de façon indirect (libre). Aussi, se sont-ils tenus en individuel ou parfois en
groupe autour d’une thématique précise.
En ce qui concerne les entretiens, des groupes restreints de 3 personnes soit 4
groupes ont été constitués. Pour le déroulement de l’enquête, il s’est fait deux fois par
semaine pour une durée de 15 minutes à partir de 17 heures. Pour les entretiens
individuels, il s’est agi de différentes rencontres avec deux anciens officiers d’état civil
et un chef d’état civil de l’ancienne Délégation Spéciale de la Commune de Lomé. Les
différents entretiens ont tourné autour des thèmes suivants:
 les processus d’enregistrement des différents actes d’état civil ;
 l’organisation, la gestion des actes d’état civil, les rôles et tâches de chaque
acteur du service de l’état civil par rapport à son positionnement dans
l’organigramme de l’état civil ;
 le circuit qui puisse servir de guide de formation aux acteurs des Communes
dans l’enregistrement fiable des actes d’état civil.
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  • 1. Domaine : Sciences juridiques, politiques et de l’administration Mention : Sciences de l’administration Grade : Master Professionnel N° d’ordre : N°PFE/MP-218/2018 Spécialité : Gestion Administrative des Entreprises Projet de fin d’étude pour l’obtention du diplôme de Master Professionnel Présenté et soutenu Par : M. AKATA ATCHOZOU Pamazinam Session de Décembre 2020 Jury de soutenance Président : Dr AMEY Kossi Bollanigni Maître de Conférences Directeur : Dr TINDJO D. Richard Sociologue, Enseignent-Chercheur Membre : Dr ZOYIKPO K. Mawufemo Sociologue, Enseignant - Chercheur Membre : M. HAMENOU K. Amenu Sociologue Invité : M. ADJAHOUINOU Comlan Ancien DPS du 1er Arrdt de Lomé MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEURE ET DE LA RECHERCHE République Togolaise Travail – Liberté - Patrie INSTITUT DES SCIENCES TECHNOLOGIQUES ECONOMIQUES ET ADMINISTRATIVES MISE EN PLACE D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE D’ENREGISTREMENT DES FAITS D’ETAT CIVIL POUR LA COMMUNE DU GOLFE 3
  • 2. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. i FORMATEC RESUME Le système d’état civil est un ensemble de dispositions légale et administrative qui sanctionnent l’existence légale des évènements d’état civil. Pour une bonne gestion administrative de ces évènements tels les naissances, les mariages et les décès, la présente étude s’est fixée pour objectif de mettre en place un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil avec pour champ d’étude la Commune du Golfe 3. Pour y arriver, les recherches exploratoires et qualitatives ont été effectuées comme démarche scientifique ayant permis une collecte de données sur les procédures d’enregistrements des faits d’état civil à la Mairie de Doumasséssé-Lomé, une des sept (7) Communes de la préfecture du Golfe. Les données ainsi collectées ont été traitées et analysées. Les résultats de ces analyses ont révélé la nécessité de mettre en place un manuel de procédures d’enregistrement et de gestion administrative des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3. Le manuel de procédures ainsi proposé présente le personnel de l’état civil dans son ensemble, les différents rôles et tâches de chaque agent, les étapes à suivre dans l’enregistrement des faits, les techniques d’enregistrement et enfin la procédure de contrôle et de clôture des registres d’état civil.
  • 3. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. ii FORMATEC DEDICACE A ma très chère épouse BELEYI Mèhèza
  • 4. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. iii FORMATEC REMERCIEMENTS Je tiens à remercier et à exprimer mes reconnaissances particulièrement : Pour la Direction et du jugement du mémoire :  M. TINDJO D. Richard, Docteur en Sociologie, Enseignant – Chercheur, mon Directeur de mémoire, pour sa disponibilité et son encadrement,  M. ADJAHOUINOU Comlan, codirecteur du mémoire, ancien Président de la Délégation Spéciale de la Commune de Lomé chargé du 1er Arrondissement, qui a mis toute son expérience dans la rédaction de ce document,  Dr AMEY Kossi Bollanigni, Maître de Conférences, Directeur Général de FORMATEC et Enseignant-chercheur à l’université de Lomé, qui a accepté présider au jugement de ce mémoire, merci pour son apport incommensurable pour l’amélioration de ce mémoire,  Les autres membres de jury M. ZOYIKPO K. Mawufemo, Docteur en Sociologie et M. HAMENOU K. Amenu, Sociologue, tous deux Enseignants à FORMATEC qui, malgré leurs multiples occupations, ont accepté de consacrer une partie de leur temps pour apporter des améliorations à ce travail ; Pour la Direction de FORMATEC et son personnel :  Son fondateur, Directeur Général, Dr AMEY Kossi Bollanigni, pour tous les sacrifices consentis pour la bonne qualité de la formation,  M. AMOUSSOU Komla, Directeur scientifique, pour sa disponibilité,  L’ensemble du personnel administratif et du corps enseignant qui, à travers leurs savoir-faire ont permis que ce travail aboutisse ; Pour la Mairie de Doumasséssé (Golfe 3) :  Son Maire M. Kamal Alawo ADJAYI, les adjoints et la Secrétaire Générale qui m’ont offert un cadre d’étude propice et m’ont soutenu à chaque instant,  L’ensemble du personnel de l’état civil, pour leur disponibilité à se prêter au jeu des différents entretiens organisés pour la collecte des données ; Pour ma famille :  Mon épouse et mes enfants Lydaw Hillary, P’wemdéou Imelda et Atchaa-Akl’Esso Jean Marie, pour la motivation qu’ils n’ont cessé de me donner par leur sourire,  Mes frères et cousins Aklesso, Eyanawa, Badibalaki, Pézéme pour leurs encouragements sans cesse ; A mes camarades de promotion pour leurs soutiens.
  • 5. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. iv FORMATEC TABLE DES MATIERES RESUME ......................................................................................................................i DEDICACE ..................................................................................................................ii REMERCIEMENTS .................................................................................................... iii LISTE DES FIGURES ................................................................................................ix LISTE DES PLANCHES..............................................................................................x LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES ..................................................................xi INTRODUCTION........................................................................................................ 1 1- CADRES THEORIQUE ET CONCEPTUEL................................................. 6 CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE ............................................................ 6 1-1-1 Pertinence du sujet traité............................................................................. 6 1-1-2 Revue documentaire.................................................................................... 7 1-1-3 Problématique............................................................................................. 9 1-1-4 Hypothèses de la recherche...................................................................... 11 1-1-4-1 Hypothèse principale ................................................................................. 11 1-1-4-2 Hypothèse secondaire ............................................................................... 12 1-1-5 Objectifs de la recherche........................................................................... 12 1-1-5-1 Objectif général.......................................................................................... 12 1-1-5-2 Objectifs spécifiques.................................................................................. 12 1-1-6 Variable dépendante et indicateurs ........................................................... 12 1-1-7 Variable indépendante et indicateurs......................................................... 13 CLARIFICATION DONCEPTS................................................................... 13 1-2-1 Etat civil ..................................................................................................... 13 1-2-2 Faits d’état civil .......................................................................................... 14 1-2-2-1 Décès......................................................................................................... 14 1-2-2-2 Mort fœtale ................................................................................................ 14
  • 6. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. v FORMATEC 1-2-2-3 Mariage...................................................................................................... 15 1-2-2-4 Naissance vivante...................................................................................... 15 1-2-2-5 Autres faits d’état civil : les mentions......................................................... 15 1-2-3 Registre d’état civil ..................................................................................... 16 1-2-4 Système d’état civil..................................................................................... 16 1-2-5 Transcription d’actes .................................................................................. 17 1-2-6 Autres vocables de l’état civil..................................................................... 17 1-2-6-1 Agent d’état civil......................................................................................... 17 1-2-6-2 Date de déclaration.................................................................................... 17 1-2-6-3 Gestion administrative ............................................................................... 17 1-2-6-4 Officier d’état civil....................................................................................... 18 PROCESSUS D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES ..... 18 1-3-1 Généralités sur le manuel de procédures .................................................. 18 1-3-2 Définition et principes de manuel de procédures....................................... 19 1-3-2-1 Définition.................................................................................................... 19 1-3-2-2 Principes.................................................................................................... 20 1-3-3 Différentes étapes dans l’élaboration d’un manuel de procédures ............ 21 1-3-3-1 Recueil des informations............................................................................ 21 1-3-3-2 Sélection des domaines à étudier.............................................................. 21 1-3-3-3 Rédaction du manuel................................................................................. 22 1-3-3-4 Mise au point du manuel............................................................................ 22 1-3-3-5 Mise en place du manuel........................................................................... 22 1-3-3-6 Contrôle et suivi ......................................................................................... 23 TRAVAUX ANTERIEURS.......................................................................... 23 1-4-1 Guide pratique à l’usage des officiers et agents d’état civil ...................... 23 1-4-2 Elaboration d’une stratégie nationale de délivrance accélérée et sécurisée des actes d’état civil et autres actes administratifs .................... 23
  • 7. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. vi FORMATEC 1-4-3 Plan stratégique de l’enregistrement des naissances au Togo................. 24 1-4-4 Projet d’informatisation de l’Etat Civil de la ville de Lomé, Compte-rendu de la mission de recueil des particularités de l’Etat Civil Togolais ............. 25 2- CADRE DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL....................... 28 CHAMP DE L’ETUDE................................................................................ 28 2-1-1 Présentation générale de la Mairie de Doumasséssé................................ 28 2-1-2 Service de l’Etat civil de Golfe 3. ............................................................... 29 2-1-3 Dispositions règlementaires de l’organisation de l’Etat civil au Togo ........ 30 2-1-3-1 De la déclaration de naissances................................................................ 30 2-1-3-2 De la déclaration de décès ........................................................................ 30 2-1-3-3 De la célébration et d’enregistrement du mariage ..................................... 31 2-1-3-4 De la rectification, reconstitution d’actes et des jugements supplétifs ....... 31 2-1-3-5 De la délivrance des copies des actes d’état civil (art. 36 et 37)................ 31 2-1-3-6 Des mentions............................................................................................. 32 2-1-3-7 Signature des actes ................................................................................... 32 2-1-3-8 Du contrôle des registres........................................................................... 32 2-1-3-9 Des sanctions ............................................................................................ 32 2-1-3-10 Secrétariat de l’état civil............................................................................. 32 2-1-4 Analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais....................... 33 METHODOLOGIE DE TRAVAIL................................................................ 33 2-2-1 Méthode exploratoire................................................................................. 34 2-2-1-1 Collecte des données documentaires........................................................ 34 2-2-1-2 Méthode qualitative.................................................................................... 34 2-2-2 Entretiens et Observations........................................................................ 36 2-2-2-1 Entretiens individuel et de groupe............................................................. 36 2-2-2-2 Organisation des entretiens individuels et de groupe ................................ 36 2-2-2-3 Observation participante............................................................................ 37
  • 8. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. vii FORMATEC 2-2-2-4 Traitement des données qualitatives ......................................................... 38 2-2-3 Présentation, analyse des résultats et discussion ..................................... 38 2-2-3-1 Circuit d’enregistrement fiable des actes d’état civil et formation des acteurs des communes.............................................................................. 38 2-2-3-2 Organisation, gestion des actes d’état civil, rôles et tâches de chaque acteur du service de l’état civil par rapport à son positionnement dans l’organigramme de l’état civil...................................................................... 39 2-2-3-3 Difficultés liées à la gestion administrative des faits d’état civil.................. 42 2-2-3-4 Suggestions à la Commune du Golfe 3 ..................................................... 44 3- PROPOSITION DU MANUEL DE PROCEDURES.................................... 46 PRESENTATION DU MANUEL DE GESTION ADMINISTRATIVE DES FAITS D’ETAT CIVIL ................................................................................. 46 3-1-1 Présentation des éléments du manuel ....................................................... 46 3-1-1-1 Personnel de l’état civil .............................................................................. 46 3-1-1-2 Gestion administrative des faits d’état civil ................................................ 46 3-1-2 Contrôle et la clôture des registres............................................................ 51 3-1-3 Elaboration des rapports d’activités........................................................... 51 PRESENTATION DU MANUEL PROPOSE. ............................................. 52 3-2-1 Personnel de l’état civil .............................................................................. 52 3-2-1-1 Officier d’état civil....................................................................................... 52 3-2-1-2 Chef d’état civil .......................................................................................... 52 3-2-1-3 Agents d’état civil....................................................................................... 53 3-2-2 Gestion administrative des faits d’état civil................................................. 57 3-2-2-1 Mise en forme des registres d’état civil...................................................... 57 3-2-2-2 Enregistrement des actes d’état civil.......................................................... 59 3-2-2-3 Techniques communes d’enregistrement des actes.................................. 63 3-2-2-4 Gestion des archives ................................................................................. 64
  • 9. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. viii FORMATEC 3-2-2-5 Contrôle et clôture des registres................................................................ 67 3-2-2-6 Transmission des volets aux différents organes ........................................ 68 3-2-2-7 Répertoire alphabétique des faits actes d’état civil .................................... 68 3-2-2-8 Elaboration des rapports d’activités ........................................................... 68 3-2-3 Schémas illustratifs des circuits de déclarations et d’enregistrements des actes ................................................................................................... 69 CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS.............................................................. 72 REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES....................................................................755 ANNEXES……………………………………………………………………...……………77
  • 10. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. ix FORMATEC LISTE DES FIGURES Figure 3-1 : Organigramme du service de l’état civil……………………………………. 57 Figure 3-2 : Numérotation d’un feuillet de registre ……………………………………... 58 Figure 3-3 : Feuillet de registre de mariage coté et paraphé ………………………... 59 Figure 3-4 : Circuit d’enregistrement d’un acte de naissance………………………... 69 Figure 3-5 : Circuit d’enregistrement d’un acte de décès…………………………….. 70 Figure 3-6 : Processus de célébration et d’enregistrement de mariage……………… 70
  • 11. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. x FORMATEC LISTE DES PLANCHES Planche 3-1 : Procès-verbal de mise en forme d’un registre de naissance...………..58 Planche 3-2 : Acte de publication de bans en vue d’un mariage ……………………...61 Planche 3-3 : Avis de mention de mariage……………………………………………....65 Planche 3-4 : Avis de mention de décès…………………..…………………………….65 Planche 3-5 : Mention de décès…………………………………………………………...66 Planche 3-6 : Mention de mariage…………………………………………………………66 Planche 3-7 : Mention de divorce………………………………………………………….66 Planche 3-8 : Mention d’annulation d’acte………………………………………………..66 Planche 3-9 : Mention de jugement rectificatif……………………………………………67 Planche 3-10 : Mention de reconnaissance de paternité………………………………..67
  • 12. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. xi FORMATEC LISTE DES ABREVIATIONS ET SIGLES AIMF : Association Internationale des Maires Francophones Arrdt : Arrondissement Art. : Article BAC : Baccalauréat BEPC : Brevet d’Etudes du Premier Cycle DAF : Direction Administrative et Financière DG : Directeur Général DPD : Direction de la Planification et du Développement DST : Direction des Services Techniques MASSN : Ministère de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale N° : Numéro ONEC : Observatoire National de l’Etat Civil ONG : Organisation Non Gouvernementale OUA : Organisation de l’Unité Africaine PDS : Président de la Délégation Spéciale UCT : Union des Communes du Togo
  • 13. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 1 FORMATEC INTRODUCTION
  • 14. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 2 FORMATEC INTRODUCTION Lorsqu’un système d’enregistrement des faits d’état civil fonctionne adéquatement et normalement, il constitue une source très précieuse d’informations. Il permet une utilisation constante et permanente de données collectées une seule fois, c’est-à-dire lorsque les événements d’état civil et leurs caractéristiques sont consignés au moyen de la méthode d’enregistrement, conformément aux recommandations en vigueur. Le respect par tous et dans les délais des obligations d’enregistrement en communiquant au bureau local d’enregistrement des faits d’état civil sert aussi l’intérêt public que les intérêts individuels. Dans cette optique, l’enregistrement des faits d’état civil est rendu obligatoire partout au monde et mêmes des amendes sont fixées en cas de manquement à ces obligations. Au Togo, la loi N°2009-010 du 11 juin 2009 sur l’organisation de l’état civil rend obligatoire la déclaration de tout événement d’état civil. Les avantages que tirent les individus et le pays sont énormes, en ce sens que, beaucoup de moyens ont été déployés afin de faire enregistrer autant que possible tous les événements d’état civil. C’est ainsi que des centres d’état civil ont été multipliés afin de rapprocher ce service des populations. En outre l’Etat dans le but d’offrir de meilleures prestations et d’être plus proche des populations, la décentralisation, après plus de trente (30) ans sous la conduite des délégations spéciales, s’est vue traduite dans les faits avec la création de 117 communes. Aujourd’hui, c’est la course à la digitalisation du service de l’état civil qui est partout en réflexion. Il est vrai que des moyens sont déployés dans l’enregistrement des faits d’état civil et la délivrance rapides des actes d’état civil. Cependant, la qualité de ces actes n’est pas dédouanée de tout reproche. En revisitant les nombreux avantages que les individus peuvent tirer des actes d’état civil par rapport à leurs droits du point de vue de leurs identités, des relations familiales, des droits d’hérédité, de la citoyenneté, de la scolarisation, du droit de travail, des avantages sociaux, etc, il est impérieux et indispensable de veiller à la qualité des actes produits. Sauf que, cela n’a pas été toujours le cas. Des irrégularités dans les actes ont parfois causé du tort aux individus et même les drainant dans des situations difficiles à gérer.
  • 15. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 3 FORMATEC Le problème de gestion administrative des faits d’état civil se pose. Cette observation est bien réelle dans la Commune de Golfe 3 où cette étude a été menée. L’on peut même aller plus loin en affirmant sans se tromper que le même constat peut être fait partout ailleurs dans les cent dix-sept (117) communes du Togo. Et pourtant, en dehors des lois organiques et des textes d’application, toute bonne organisation qui se veut compétitive et efficace, doit mettre en place un bon système de gestion administrative. Ce système consiste à mettre en place des outils de référence opérationnels pour la conduite des différentes activités quel que soit le secteur donné. Ces référentiels ont pour objectif dans une organisation, de clarifier à tous les niveaux, la description des postes et des tâches, de savoir qui exerce l’autorité sur qui et qui fait quoi. Ce n’est qu’à ce point que les dysfonctionnements peuvent être vite détectés et corriger dans le temps. Tel n’est pas le cas de la gestion des faits d’état civil à la Mairie de Doumasséssé. Bref aucun document de référence en matière de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil. Cependant, il faut nécessairement produire des actes d’état civil de qualité. Hors les hommes viennent et partent alors que les institutions demeurent. Eu égard à l’importance que revêt les actes d’état civil et, pour la nation et, pour les individus, ne s’avère-t-il pas impératif de mettre en place un manuel de procédures d’enregistrement des faits d’état civil ? Dans le cas spécifique de gestion administrative des faits d’état civil, la complexité, la régularité et la précision des tâches à accomplir nécessitent, pour une bonne performance, un document, ou un manuel de procédures qui serve à la fois d’aide- mémoire, de document de référence et de guide d’instruction. C’est pourquoi SOW N. (2004), trouve que ce document ou ce manuel de procédures, comme il aime bien l’appelé, est pour toute structure « le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. C’est un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l’entreprise ». Celui-ci indique le circuit des opérations avec des précisions sur les tâches à exécuter, la personne responsable, les étapes dans le traitement de l’information, où elle doit être traitée et le mode de son exécution. La production des actes d’état civil de qualité passe par la mise en place d’un document référentiel et la maîtrise de sa gestion administrative. C’est cet objectif principal que le présent mémoire poursuit à travers la « mise en place d’un
  • 16. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 4 FORMATEC manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la commune du golfe 3 », qui est son thème central. Pour atteindre cet objectif de recherche, la démarche méthodologique adoptée, a d’abord permis à travers une revue documentaire, de circonscrire le thème et de formuler la problématique. Ensuite à travers des entretiens individuel et groupé, collecter les informations nécessaires qui, une fois traitées ont conduit à proposer le manuel de procédures de gestion administrative des faits d’état civil. Ce document est organisé en trois (3) chapitres. Le premier précise le cadre théorique et conceptuel en s’efforçant de situer et de clarifier le thème dans son ensemble. Le second, définit la démarche méthodologique ayant abouti à la collecte des données sur le terrain. Enfin, le dernier chapitre présente les résultats de la recherche à travers la production d’un manuel de procédures d’enregistrement des faits d’état civil.
  • 17. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 5 FORMATEC CADRES THEORIQUE ET CONCEPTUEL
  • 18. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 6 FORMATEC 1- CADRES THEORIQUE ET CONCEPTUEL CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE 1-1-1 Pertinence du sujet traité L’idée de mener une recherche sur la gestion administrative de l’état civil nous est venue de notre position et expérience d’agent d’état civil. Une position qui nous fait rencontrer, chaque jour, plusieurs difficultés. D’abord, en tant que fonctionnaire municipal et affecté au service de l’état civil, donc praticien, nous n’avons jamais été en contact d’un document de gestion des faits d’état civil comme un manuel de procédures. Tout se fait simplement parce que cela a été toujours fait ainsi, c’est-à-dire ce sont des actes de routines qui sont faits même avec des erreurs. Comme on le dit souvent : formation sur l’état. Il faut être si curieux pour au moins penser chercher la Loi liée à l’organisation et au fonctionnement de l’état civil. Même avec elle, la pratique est tout autre. Ce sont les seuls stages de prise de fonction auprès des anciens qui permettent de s’accommoder aux réalités du terrain. Ce qui laisse croire qu’il n’existe pas de guide rédigé sur la gestion de l’état civil. Ensuite, en tant que usager - citoyen qui sollicite les services d’un établissement public-, nous avons eu à rencontrer pas mal de soucis dans la constitution de nos dossiers que ce soient scolaires ou professionnelles. A voir de près, il y a pas mal de personnes dans le cas. Un tour aux services de la nationalité et/ou de la documentation pourra confirmer cet état de fait. Plus tard et avec un peu de recul, nous comprenons les causes liées à ces anomalies des actes : tout se fait selon le vouloir du chef de l’Etat civil dans la mesure où il est le ’’seul’’ à connaitre l’état civil avec sa longue expérience de praticien comme les employés aiment souvent le dire dans les mairies. Dans ces longues expériences, il faut compter aussi avec les faux actes qu’il a eu à produire. Aujourd’hui, en tant qu’agent de l’état civil, nous saisissons cette opportunité pour proposer des pistes afin de contribuer au bon fonctionnement de l’état civil. La poursuite de cet objectif est le but de cette recherche. Celle-ci, pour prendre forme s’est appuyée sur une documentation plus large.
  • 19. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 7 FORMATEC 1-1-2 Revue documentaire Dans le cadre de cette étude, plusieurs documents ont été consultés dans les bibliothèques, les archives, les structures administratives publiques et privées, dans les universités et sur internet. Cette revue indique que des études ont été réalisées dans le monde, en Afrique et au Togo sur le problème de gestion des faits d’état civil. Pour ces études, peu d’entre elles se sont appesanties sur la problématique de « la gestion administrative des faits d’état civil ». Au Togo nous avons consulté plusieurs études et avons constaté aucune de ses études n’a proposé la mise en place d’un manuel de procédures sur la gestion administrative des faits d’état civil. Dans notre démarche de recherche documentaire, nous avons fait le choix d’une consultation basée sur deux orientations afin de mieux cerner la problématique de la gestion administrative des faits d’état civil. La première orientation a conduit à consulter les documents liés à la gestion des faits d’état civil. Ceux-ci sont divers et penchent plus sur la question d’établissement des actes de naissance aux enfants. A la sortie de la colonisation, le problème d’enregistrement des naissances s’est toujours posé. Beaucoup de compatriotes togolais n’en possédaient pas. Toutes les actions étaient orientées vers la délivrance accélérée des actes d’état civil (DOUTI N. 2015). Dans la même ligne, des « plans stratégiques d’enregistrement des naissances » (Ministère de l’action sociale et de la solidarité nationale ; 2012) ont été élaborés par le gouvernant et les Organisations Non Gouvernementales. Toujours au plan national, la recherche qui semble aborder dans le même sens que la présente étude, reste celle de l’Union des Communes du Togo (2019) à travers le projet d’amélioration de la gouvernance locale pour l’exercice de la maîtrise d’ouvrage communale. A la suite de cette étude, un « guide pratique à l’usage des officiers et agents d’état civil » a été élaboré. A la différence des résultats de cette recherche, c’est que cette dernière englobe des aspects encore plus larges comme les attributions de chaque agent du personnel de l’état civil. Par ailleurs, la loi N°2009-010 du 11 juin 2009 portant « organisation de l’état civil au Togo » et celle N°2012-014 portant « code
  • 20. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 8 FORMATEC des personnes et de la famille » ont fourni les bases légales sur lesquelles se fonde la rédaction du présent manuel de procédures proposé. Au plan africain et surtout au niveau des pays francophones, les mêmes réalités se sont posées au départ. Mais beaucoup de ces pays ont vite remonté la pente. Une vue d’ensemble du « fonctionnement de l’état civil dans le monde francophone » (AIMF, 2004) ne contredit pas cette dernière affirmation. La pratique en vigueur dans quelques pays, dont les villes sont membres de l’Association Internationale des Maires Francophones (AIMF), s’est beaucoup orientée vers la modernisation de l’état civil. Un des facteurs de cette avancée est sûrement lié à la décentralisation, un critère indispensable au développement des communes. Ailleurs, certains pays sont allés plus loin dans la gestion des faits d’état civil. C’est le cas par exemple de la Côte d’Ivoire avec le début de la digitalisation des actes d’état civil. Au niveau international, les travaux des Nations Unies (2000) définissent de façon uniforme le « manuel des systèmes d’enregistrement des faits d’état civil et de statistiques d’état civil ». C’est un document qui propose une méthode pour définir le cadre juridique approprié d’un système national d’enregistrement des faits d’état civil et qui met en évidence la fonction statistique de ce système et son rôle dans le programme national de statistique de l’état civil. L’objectif étant de fournir aux pays les éléments et procédés nécessaires pour les aider à élaborer une loi organique sur l’enregistrement des faits d’état civil, qui assure que tous les événements et actes affectant l’état civil dans un pays sont enregistrés dans les délais légaux, tout en respectant pleinement les règles établies. Toutefois, il y a des efforts qui ont été faits dans certaines recherches, c’est le cas de l’Institut National de la Statistique du Rwanda (2008) qui a produit un « manuel de procédures d’enregistrement des faits d’état civil et de production des statistiques de l’état civil ». Mais les réalités et la législation rwandaise sont bien différentes de celles du Togo. Cependant, les concepts et les procédés de mise en forme du manuel ont été d’un grand apport. Pour la seconde orientation de cette revue documentaire basée sur les procédures de rédaction des manuels de procédures de gestion administrative. Formellement, il a été difficile d’identifier un document spécifique répondant à cette recherche. Cependant la rédaction des manuels étant plus ou moins uniforme en fonction des domaines, le problème ne s’est pas posé.
  • 21. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 9 FORMATEC Les chercheurs HENRY A. et MONKAM-DAVERAT I. (1994) ont longuement instruit sur les différentes étapes à suivre dans la rédaction des manuels de procédures. Dans leur livre « Rédiger les procédures de l’entreprise », ils donnent des conseils quant à la préparation, la structuration, la rédaction, la présentation et la révision de manuel de procédures. Un appui qui a servi à KARKA M. (2016) dans son mémoire de fin d’étude à proposer un manuel de procédures de gestion administrative à l’institut FORMATEC, entreprise opérant dans la formation supérieure en sciences technologiques, économiques et administratives située à Lomé. Ce mémoire fut un appui considérable dans la conception et rédaction de mémoires de fin de formation. Outre tous ces ouvrages pour bâtir le fond du document, d’autres en ont permis la mise en forme. Il s’agit des documents de rédaction de mémoires : le « guide méthodologique : repères pour l’élaboration et la rédaction des mémoires du master 2 MEA » du Pr BARTOLI A. (2015) et surtout ce « guide de rédaction et de soutenance de mémoire : Référentiel de FORMAREC » du Pr AMEY K.B. 1-1-3 Problématique L’Etat Civil est un système légal et administratif qui d'abord sanctionne l'existence légale d'évènements tels les naissances, les mariages et les décès et qui de plus, s'intéresse aux statistiques qui découlent de tels évènements. Un vrai système d'état civil doit cependant aller au-delà des naissances, des mariages et des décès pour prendre en compte aussi les divorces et autres types de ruptures d'unions, les adoptions et les changements de noms, les morts fœtales, les légitimations, les reconnaissances de paternité, les annulations de mariages et les séparations légales, etc. Il s’apparente alors à un système d’identification juridique de toute personne physique. A cet effet, il est administré au Togo par les communes et dans un passé récent par les préfectures. Au Togo, les états civils, comme la plupart des administrations, sont un héritage de la colonisation. C’est ainsi que les premiers faits d’état civil remontent des années 1920 où, spécialement les naissances étaient communément appelés actes de notoriétés. Ce n’est qu’à partir des années 1950 que le nom acte de déclaration de naissance pouvait être employé et associé à l’état civil. La nouvelle administration issue de
  • 22. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 10 FORMATEC l’indépendance n’avait d’autres choix que de prendre ses responsabilités et donc de multiplier des centres d’enregistrement des actes d’état civil à travers le pays. L’avènement de la démocratie et l’adhésion de l’Etat togolais aux institutions internationales dans le cadre du respect des Droits de l’homme, beaucoup d’ouvertures politiques ont permis aux ONG nationales et internationales de s’implanter et de mener des actions humanitaires à travers le pays. Celles-ci ont plus mis l’action sur la nécessité des délivrances accélérées des actes de naissances sans pour autant chercher réellement à s’assurer de leur contenu. Les efforts sont faits dans le cadre de la délivrance des actes d’état civil mais peu d’attention à l’endroit de ceux qui sont chargés de la délivrance de ces actes c’est- à- dire les officiers et agents d’état civil. Les séminaires de formations ou de renforcement de capacités qui devraient être organisés par l’Etat avec le soutien des partenaires pour aider les officiers et agents d’état civil à maitriser la procédure d’enregistrement des faits d’état civil sont presque rares. Pourtant la célérité et la qualité de la délivrance des actes civils aux usagers dépendent de la performance et de la motivation de ces derniers. Les conséquences de cette gestion administrative des actes d’état civil ne surviennent que lorsque les usagers sont bloqués dans la délivrance de leur nationalité, lors du renouvellement de leur passeport, dans la constitution des dossiers scolaires, ou encore dans leur vie professionnelle. Et pourtant, les formulaires des actes sont identiques sur toute l’étendue du territoire, conforme à l’esprit de la loi et au fonctionnement de l’Etat civil. Cependant, il est important de constater que son remplissage diffère d’un agent d’état civil à un autre, à travers les villages et villes car il n’y a pas de manuel de procédures pour servir de base de référence. Même à Lomé la capitale du Togo, qui a connu l’établissement des premiers faits d’actes civil n’échappe pas à cette difficulté dans la gestion administrative des faits d’état civil. Cet état de fait, de plus en plus préoccupant, a conduit les premiers responsables à des tentatives de solutions, d’abord, le vote de la nouvelle loi N°2009-010 du 11 du Juin 2009 relative à l’organisation de l’état civil au Togo et ensuite la création par décret en Conseil des Ministres du comité Observatoire National de l’Etat Civil (ONEC). D’autres actions ont été entreprises par l’Union des Communes du Togo
  • 23. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 11 FORMATEC (UCT), en élaborant un guide pratique à l’usage des agents et officiers d’état civil. Ce guide a le mérite de définir les différents processus d’élaboration des actes d’état civil mais reste limité quant à la gestion administrative de ces actes et aux aspects liés à la formation des agents. Les actes d’état civil sont des éléments fondamentaux dans la vie d’une personne. Il est donc important et indispensable d’aller au-delà de toutes ces tentatives de solutions présentées. C’est d’ailleurs ce qui motive le choix du présent thème intitulé « Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 ». La Commune du Golfe 3 qui est notre cadre physique de recherche n’est pas exemptée des mêmes difficultés observées dans toutes les autres communes sur l’étendue du territoire national. Au regard de ces difficultés rencontrées par les communes dans la gestion administrative des faits d’état civil, les questions de recherches suivantes mérites d’être posées : le problème de gestion administrative des faits d’état civil, s’explique-t-il par l’absence d’un manuel de procédures d’enregistrement ? Le problème de la gestion administrative des faits d’état civil n’est- il pas dû à l’absence de formation des acteurs dans les techniques d’enregistrement de ces actes ? 1-1-4 Hypothèses de la recherche 1-1-4-1 Hypothèse principale Pour répondre à ces questions de recherche, il est important d’envisager une hypothèse principale et celle secondaire autour de desquelles les recherches devront se tourner. Dans ce cas d’espèce, l’hypothèse principale se résume par cette affirmation selon laquelle, les difficultés rencontrées dans la gestion administrative des faits d’état civil dans la Commune du Golfe 3 s’explique par l’absence d’un manuel de procédures d’enregistrement.
  • 24. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 12 FORMATEC 1-1-4-2 Hypothèse secondaire Pour l’hypothèse secondaire, le problème de la gestion administrative des faits d’état civil dans la Commune du Golfe 3 est dû à l’absence de formation des acteurs dans les techniques d’enregistrement de ces actes. 1-1-5 Objectifs de la recherche 1-1-5-1 Objectif général L’objectif général visé par cette recherche est de contribuer à la bonne gestion administrative des faits d’état civil par la mise en place d’un document référentiel. 1-1-5-2 Objectifs spécifiques Il s’agit de manière spécifique de :  identifier auprès des acteurs les difficultés liées à la gestion administrative des d’état civil ;  présenter toutes les activités liées à l’organisation et à la gestion des actes d’état civil, aux rôles et tâches de chaque acteur du service de l’état civil par rapport à son positionnement dans l’organigramme de l’état civil ;  tracer le circuit qui puisse servir de guide de formation aux acteurs des Communes dans l’enregistrement fiable des actes d’état civil. 1-1-6 Variable dépendante et indicateurs La variable dépendante est « le problème de la gestion administrative des faits d’état civil». C’est la variable sur laquelle on fait le test et qui n’est pas manipulable. L’opérationnalisation de la bonne gestion administrative donne des indicateurs qui sont résumés dans la mise en place d’un manuel de procédures. Ainsi nous avons retenu comme indicateurs de la variable dépendante :  la définition des rôles et tâches des agents et officiers d’état civil ;  la mise en forme des registres ;  le respect des techniques d’enregistrement des actes ;  le fonctionnement des services de contrôles ;
  • 25. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 13 FORMATEC 1-1-7 Variable indépendante et indicateurs Les variables indépendantes dans notre cas d’espèce sont «le manuel de procédures et d’enregistrement des actes d’état civil et la formation des acteurs d’état civil ». Ce sont elles qui seront manipulées pour voir leurs effets sur la variable dépendante. Leur opérationnalisation donne les indicateurs observables et appréciables. Ainsi les indicateurs de la variable indépendante 1 : le manuel de procédures et d’enregistrement des actes d’état civil sont :  la définition de l’organigramme de l’état civil ;  les rôles et tâches de chaque acteur d’état civil élaborés ;  les techniques d’enregistrement sont bien définies ;  les procédures d’enregistrement des actes sont élaborées ;  l’actualisation de l’état civil des usagers. Pour les indicateurs de la variable indépendante 2 : la formation des acteurs d’état civil sur le contenu du manuel:  les registres régulièrement mis à jour ;  la fluidité du traitement des dossiers ;  la numérotation conforme des actes sur tous les volets ;  la régularité des actes ;  les actes sont authentiques ;  la diminution des plaintes des usagers due aux erreurs. CLARIFICATION DONCEPTS 1-2-1 Etat civil  L’état civil est une institution légale. Il vise l’enregistrement des faits naturels intervenus au sein de la population (naissance et décès). Il saisit en outre certaines mutations subies par les individus au cours de leur vie (mariages et divorces). Il appréhende enfin certains comportements d’individus qui ont une répercussion directe ou non sur leur propre identité, ou sur celle d’une autre personne (changement de noms, reconnaissance, adoption ou légitimation d’enfants, etc…).  L’état civil, service public : C’est sous le vocable de l’état civil que sont désignés les services publics qui sont chargés d’établir et de conserver les actes constatant
  • 26. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 14 FORMATEC les naissances, les mariages et les décès. Toutes les communes et représentations diplomatiques disposent d’un service d’état civil.  Au plan individuel, l’état civil permet de constater les évènements ayant trait à l’existence, à la situation familiale et à la qualification professionnelle d’une personne. Il est une source de données relatives aux mouvements naturels de la population. L’état civil permet de connaître avec fiabilité la dynamique démographique. Au total, l’état civil renseigne sur la vie de l’individu, son milieu et lui accorde des prérogatives juridiques à faire valoir vis-à-vis des textes réglementant la vie en société. 1-2-2 Faits d’état civil Un fait d’état civil est un élément biologique (naissances, décès, mort fœtale) ou fait social (mariage, divorce, adoption etc.) dont la loi prévoit l’enregistrement à l’état civil. Les faits d’état civil à enregistrer sont définis par les textes législatifs ou réglementaires en vigueur dans chaque pays. Ces faits sont sanctionnés par la délivrance d’une pièce écrite appelée acte d’état civil. Un acte d’état civil est alors entendu comme un écrit authentique par lequel une personne investie d’une autorité publique constate les principaux évènements relatifs à l’état civil d’une personne. En matière d’état civil cette autorité est appelée Officier d’état civil. 1-2-2-1 Décès C’est la disparition permanente de tout signe de vie à un moment quelconque postérieur à la naissance vivante (cessation des fonctions vitales après la naissance sans possibilité de réanimation). Cette définition ne comprend donc pas les morts fœtales. 1-2-2-2 Mort fœtale C’est le décès d’un produit de la conception lorsque ce décès est survenu avant l’expiration ou l’extraction complète du corps de la mère, indépendamment de la durée de gestation. Le décès est indiqué par le fait qu’après cette expiration le fœtus ne respire ni ne manifeste aucun signe de vie. Cette catégorie de décès n’est pas pour le moment déclarée à l’état civil togolais.
  • 27. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 15 FORMATEC 1-2-2-3 Mariage Il est l’acte qui établit une union légale entre mari et femme. C’est un acte civil public et solennel par lequel un homme et une femme établissent entre eux une union légale et durable, dont les conditions de formation, les effets et la dissolution sont déterminés par le code des personnes et de la famille. En plus il est obligatoirement célébré par un officier de l’état civil et enregistré conformément aux dispositions en vigueur. 1-2-2-4 Naissance vivante C’est l’expulsion ou l’extraction complète du corps de la mère d’un produit qui après cette séparation, respire ou manifeste tout ou autre signe de vie, tel que le battement de cœur et que le cordon ai été coupé ou non et que le placenta soit ou non demeuré attaché. Tout produit d’une telle naissance est considéré comme enfant né vivant. 1-2-2-5 Autres faits d’état civil : les mentions Les mentions sont des annotations placées en marge ou au dos d’un acte d’état civil aux fins d’injonction, de rectification ou de sa mise à jour. Elles sont donc relatives aux naissances, aux mariages et aux décès. La communication de ces mentions est faite normalement entre les administrations concernées. Ces faits d’état civil qui font appel aux mentions sont des formes de mutations qui interviennent quelquefois dans la vie d’une personne. Ils ne sont pas saisis et enregistrés par l’état civil de la même façon que les évènements naturels. Ils sont d’abord traités par les tribunaux compétents désignés au terme des textes et lois en vigueur au Togo. Ils comprennent :  Adoption Elle consiste à prendre en charge légalement et volontairement l’enfant d’une autre personne et à l’élever comme son propre enfant, conformément à la législation du pays (Chapitre IV de la Loi N°2007-017 du 06 juillet 2007 portant code de l’enfant au Togo).  Annulation L’annulation est la déclaration de l’invalidité ou de la nullité d’un mariage/naissance prononcé par une autorité compétente conformément aux règlementations en vigueur. L’annulation rend aux parties le statut qu’elles avaient antérieurement.
  • 28. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 16 FORMATEC  Reconnaissance Elle consiste à reconnaître légalement, soit volontairement, soit obligatoirement la paternité d’un enfant né hors mariage.  Divorce C’est la dissolution légale et définitive des liens du mariage, c’est-à-dire la séparation de l’époux et de l’épouse, qui confère aux parties le droit de se remarier civilement ou selon toute autre procédure.  Reconstitution La reconstitution intervient par suite de perte, de destruction totale ou partielle des registres et en cas de déclaration frappées de forclusion.  Rectifications Elles interviennent par suite d’une déclaration erronée, d’un changement de nom, de prénoms ou d’un ajout de prénoms. 1-2-3 Registre d’état civil C’est un registre dans lequel on en registre de façon permanente et chronologique les différentes déclarions des faits d’état civil. Il est un ensemble constitutif des actes d’état civil et des actes qui le modifient. 1-2-4 Système d’état civil C’est l’ensemble des dispositions légales et administratives qui d’abord sanctionnent l’existence légale des évènements tels que les naissances, les mariages et les décès et qui de plus s’intéressent aux statistiques qui découlent de tels évènements. Un bon système d’état civil doit cependant aller au-delà des naissances, des mariages et des décès pour englober aussi les divorces, les annulations de mariages, les adoptions et les changements ou rectification de nom, de même que les légitimations et reconnaissances d’enfants. Trois principales fonctions incombent au système d’enregistrement des faits d’état civil :  une fonction juridique qui consiste à enregistrer les évènements qui sont à l’origine de l’état civil ;
  • 29. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 17 FORMATEC  une fonction statistique qui concerne la collecte des données sur ces évènements pour compiler les statistiques ;  une fonction collaborative qui concerne la coopération avec d’autres entités publiques pour offrir des services à la population. Enfin, le système d’état civil est généralement au carrefour de plusieurs ministères. Au Togo, il est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l’administration territoriale et du ministère de la justice qui veillent à son organisation, à son fonctionnement et en assurent le contrôle. 1-2-5 Transcription d’actes Elle est l’enregistrement manuscrit ou électronique d’un acte. C’est le fait de matérialiser les renseignements reçus d’un évènement en un acte d’état civil. Ce vocable est plus utilisé dans l’enregistrement des jugements supplétifs. 1-2-6 Autres vocables de l’état civil 1-2-6-1 Agent d’état civil C’est un fonctionnaire municipal désigné par arrêté ou un circulaire du maire et chargé de recevoir et d’enregistrer des faits d’état civil. 1-2-6-2 Date de déclaration Elle est encore appelée date de l’enregistrement. C’est le jour, le mois et l’année où l’enregistrement officiel dans le registre a eu lieu conformément aux textes législatifs en vigueur. 1-2-6-3 Gestion administrative La gestion administrative est la mise en œuvre des actions permettant d'atteindre les objectifs de l'entreprise. La gestion administrative des entreprises concerne plusieurs domaine notamment la comptabilité, le secrétariat administratif, assistanat en gestion administrative, conseiller en action sociale, coordination d'activités, etc. La gestion et l'administration existent pratiquement partout, aussi bien dans les structures de petite taille que dans les multinationales. Les principales missions administratives sont entre autres : Exploiter et organiser les données et les procédures de gestion ;
  • 30. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 18 FORMATEC  suivre les dossiers administratifs ;  accueillir les appels téléphoniques et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs ;  gestion du courrier ;  collecte des documents administratifs et le classement ;  organiser le travail d’une équipe ou d’un service ;  préparer les contrats. 1-2-6-4 Officier d’état civil C’est une autorité désignée par la loi, chargée de la tenue et de la conservation des actes de l’état civil. De les délivrer y compris leurs copies et/ou leurs extraits en conformité aux règlementations en vigueur. Au Togo, les maires ont qualité d’officiers d’état civil. Peuvent bénéficier de la délégation d’officier d’état civil du maire, les adjoints aux maires, les secrétaires généraux de mairies et de façon exceptionnelle les conseillers municipaux. Dans un passé ressent, les préfets et secrétaires généraux. PROCESSUS D’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES Le manuel de procédures, comme un guide, est un document qui matérialise le fonctionnement d’une organisation à travers les tâches et les niveaux de responsabilités. Il occupe une place importante et fondamentale dans toute bonne organisation. De ce fait, il est indispensable de cerner non seulement la démarche pour son élaboration mais aussi les contours de sa définition, ses objectifs et ses principes. Dans ce contexte, toutes ces généralités s’appliquent à tous les manuels de procédures administratifs et techniques. 1-3-1 Généralités sur le manuel de procédures Les manuels des procédures sont censés répondre à des besoins divers : ils peuvent contenir des dispositions réglementaires, servir de guide d’apprentissage, définir la répartition des tâches et enfin constituer un support de contrôle. Etant donné leur rôle pédagogique dans la formation des agents, les manuels des procédures doivent être rédigés dans un langage simple et aisément accessible. Pour être opérationnelles, les procédures doivent être d’un accès rapide et donc clairs ; d’une lecture courante, et
  • 31. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 19 FORMATEC donc concrète ; d’un contenu explicite, et donc précis ; être continuellement mises à jour, et donc réalistes. En effet, toute organisation est tenue de justifier ses actions et ses mouvements, en établissant un manuel des procédures qui a pour objet de décrire son fonctionnement interne, et surtout, afin de pouvoir vérifier le respect des objectifs généraux du contrôle interne (l’exhaustivité, la réalité et l’exactitude), car le respect de ces derniers permet à l’organisation d’atteindre la notion d’image fidèle. 1-3-2 Définition et principes de manuel de procédures 1-3-2-1 Définition Le manuel de procédures est une documentation descriptive qui doit permettre une meilleure compréhension des systèmes d’informations et une amélioration de la gestion. C’est un guide opératoire qui indique le circuit de traitement des opérations tout en spécifiant :  la tâche à faire (quoi) ;  le niveau de responsabilité (qui) ;  les différentes étapes de traitement (quand) ;  les lieux de réalisation (où) ;  le mode d’exécution (comment). A cet effet, le manuel de procédures a pour objet:  de traiter de manière concrète et fidèle les missions principales de la direction des participations directes ;  d’organiser son fonctionnement et déterminer les catégories, types de projets et programmes qu’elle appuie ;  de définir les procédures appliquées pour la détermination des zones d’intervention ;  et de sélectionner les projets, leur conception et les modalités de réalisation. Il s’agit d’une référence méthodologique et permanente pour l’ensemble des intervenants de la procédure et un outil de formation pour les cadres et agents qui sont appelés à intervenir à divers stades de la procédure. Il sert aussi de base informative pour toute sorte de projet soumis à la direction générale. Ce manuel de
  • 32. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 20 FORMATEC procédures formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et comptable. Autrement dit, il ne s’agit pas d’établir un manuel complet des procédures, mais de fournir (notamment à un contrôleur externe), les éléments de compréhension du système, c’est-à-dire, les réponses aux questions comme : d’où viennent les informations ? Quelles sont les personnes chargées de ces informations ? Comment les informations de base sont-elles saisies ? Comment sont-elles traitées ? Comment passe-t-on des informations de base (pièces justificatives) aux documents de synthèse et réciproquement ? Comment conserve-t-on la trace des informations de base ? En d’autres termes, l’objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est d’expliciter dans un langage accessible : Qui fait quoi ? Où ? Comment ? Et pour quelle fin ? 1-3-2-2 Principes Le manuel est à usage interne, tout comme la documentation à disposition des auditeurs et qui est à enrichir constamment à l’occasion de chaque mission. Ainsi, le manuel de procédures est un ensemble de règles et d’orientations permettant à tout le personnel administratif, financier, comptable de remplir correctement sa fonction. Il vise non seulement à préciser l’organisation administrative, comptable et financière, mais aussi à mettre en place un outil de travail permettant la définition des tâches de chaque intervenant. L’évolution de l’organisation nécessite la mise en place d’un tel manuel, afin de définir les attributions et les missions de chaque entité. Chaque destinataire de ce manuel est responsable de l’application par le personnel qui lui est rattaché de l’ensemble des procédures et des orientations qui y sont décrites. Au fur et à mesure de son développement, toute organisation doit veiller à maîtriser sa complexité et sauvegarder sa cohésion, car, comme de nombreux instruments de gestion, les procédures sont associées à la modernisation des organisations et à la complexité de leur activités, d’où la nécessité de multiplier les supports écrits formalisant les procédures de travail.
  • 33. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 21 FORMATEC 1-3-3 Différentes étapes dans l’élaboration d’un manuel de procédures Généralement, l’élaboration du manuel des procédures consiste dans :  l’observation de la circulation des flux d’information au sein du service tout en mettant l’accent sur la manière de saisir l’information ;  la description des éléments relatifs au traitement des informations de base, ainsi que les modalités du contrôle des procédures ;  et la réunion de différentes informations et procédures pour aboutir à un manuel des procédures. En effet, l’élaboration d’un manuel des procédures nécessite toute une panoplie de principes et de démarches à suivre. Celle-ci dépend essentiellement de la complexité de la procédure étudiée ; du degré de satisfaction qu’elle offre aux différents partenaires concernés (insuffisances, lacunes à combler, etc.) ; du but visé par cette élaboration (simple codification, révision, nouvelle conception, etc.) ; des détails et budget qu’on est disposé à consacrer à cet effort ; et de la complexité technique de l’équipe qui prend en charge le travail. Ainsi, l’élaboration proprement dite des procédures doit obligatoirement passer par certaines étapes. 1-3-3-1 Recueil des informations L’examen complet des procédures implique un recueil maximum d’informations, il s’agit d’acquérir une connaissance impartiale et approfondie de l’organisation du département. Pour cela, il faut appliquer le principe suivant : Faire en sorte de ne rien oublier, ne même pas négliger les domaines apparemment accessoires. Le recueil des informations implique un travail en trois temps :  recenser toutes les informations dont il pourrait être utile d’en disposer ;  collecter les données requises en rassemblant la documentation existante ;  et procéder à un examen des procédures. 1-3-3-2 Sélection des domaines à étudier Les procédures et l’organisation touchant aux domaines suivants sont à étudier :  la mise en forme des registres ;  les fiches de déclaration des faits d’état civil;  l’enregistrement des faits d’état civil ;  la constitution des dossiers de mariages ;
  • 34. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 22 FORMATEC  les transcriptions des jugements supplétifs et des actes étrangers ;  la délivrance des copies souches ;  l’état civil étranger ;  la rédaction des rapports trimestriels ;  le secrétariat administratif de l’état civil ;  la mise à jour du répertoire des faits d’état civil ;  la clôture des registres. 1-3-3-3 Rédaction du manuel Il s’agit, lors de cette phase :  de définir le produit qui sera soumis à l’étude des personnes intéressées ;  de recenser les moyens matériels et humains à mettre en œuvre pour sa mise en application (information, formation, etc.) ;  enfin, définir les étapes de cette mise en application. Il faut avoir pendant cette phase un souci permanent de rationalisation, de standardisation, de simplification et il est nécessaire de préciser, également, que seul ce qui devrait exister doit y figurer sans aucun jugement ou critique. 1-3-3-4 Mise au point du manuel Cette mise au point consiste en :  une présentation des résultats de l’étude proposée aux principaux intéressés ;  un recueil des avis afin d’apporter les modifications qui s’imposent ; et  une révision des moyens et étapes envisagés lors de la phase précédente. 1-3-3-5 Mise en place du manuel La mise en place consiste en :  la formation et l’information du personnel intéressé ;  la préparation et la réunion des conditions matérielles de déroulement de la procédure ;  le test de la procédure et les correctifs découlant de ce test ;  le démarrage de la procédure en réel.
  • 35. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 23 FORMATEC 1-3-3-6 Contrôle et suivi Après la mise en place, il faudra prévoir une procédure de maintenance, de contrôle d’application et de mise à jour. TRAVAUX ANTERIEURS 1-4-1 Guide pratique à l’usage des officiers et agents d’état civil (UCT ; 2019) L’objectif pour l’Union des Communes du Togo en initiant l’élaboration de ce guide, est de révéler et expliquer la nature complexe des actes ainsi que les procédures d’établissement en mettant l’accent sur la clarté orthographique des données transcrites sur les actes. De plus attirer l’attention sur la rationalité dans l’exploitation et le remplissage des feuillets à cinq volets desdits actes (naissance, mariage et décès). La méthodologie utilisée dans l’élaboration de ce guide repose essentiellement sur l’observation directe. Cette observation est le fruit d’une longue expérience pratique des auteurs. Autrement, c’est le vécu quotidien de leur profession entant qu’Agents d’état civil. Au-delà de cette expérience, ils se sont appuyés sur la loi fondamentale du pays ainsi que sur les conventions et textes réglementaires sous-régional et international. A la suite de cette expertise, un guide pratique d’enregistrement des faits d’état civil a été élaboré et adopté. 1-4-2 Elaboration d’une stratégie nationale de délivrance accélérée et sécurisée des actes d’état civil et autres actes administratifs : Rapport final (DOUTI N ; 2015) L’objectif de cette étude a consisté à élaborer une stratégie nationale de délivrance accélérée et sécurisée des actes d’état civil et des autres actes administratifs qui en découlent. La méthodologie utilisée pour atteindre l’objectif de la mission se résume en une combinaison entre l’analyse documentaire et la recherche de terrain, notamment une enquête qualitative à deux niveaux. Cette enquête a été effectuée, d’une part, auprès des acteurs étatiques et partenaires techniques et financiers impliqués dans la délivrance des actes d’état civil et des actes administratifs et d’autre part, auprès des acteurs au niveau décentralisé/ déconcentré (autorités coutumières, chefs de
  • 36. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 24 FORMATEC collectivités, autorités municipales et administratives, responsabilités des associations/ONG, responsables de groupements de femmes…). De cette étude, l’auteur a observé que les acquis ont été enregistrés ces dernières années dans la délivrance des actes d’état civil et autres actes administratifs. Cependant des contraintes subsistent encore et constituent des freins à la délivrance accélérée et sécurisée des actes d’état civil et administratifs. Au regard de ces facteurs qui constituent de véritables barrières à la délivrance accélérée et sécurisée des actes d’état civil et autres actes administratifs, il est important pour les auteurs d’envisager des interventions stratégiques vigoureuses, ambitieuses et innovantes. 1-4-3 Plan stratégique de l’enregistrement des naissances au Togo 2013-2017 ; (MASSN ; 2012) L’objectif général est d’améliorer la performance / l’efficience et la qualité du système d’enregistrement des naissances en vue d’assurer à chaque enfant le droit à une identité et par là, la jouissance de ses droits sociaux et sa participation à la vie nationale, dans l’esprit de la non-discrimination. Après la revue documentaire des textes réglementaires et des rapports des différents partenaires ainsi qu’une collecte des données sur le terrain, une série de recommandations a été formulée comme stratégie à mettre en œuvre. Ces recommandations sont entre autres :  améliorer le cadre juridique et institutionnel du système d’enregistrement des naissances ;  améliorer la couverture et l’accessibilité géographique des services de l’état civil à travers une fourniture de services dans les villages enclavés par une stratégie avancée et dans les formations sanitaires ;  améliorer la qualité des prestations dans les services de l’état civil en vue de stimuler leur utilisation optimale par les populations ;  renforcer les capacités des structures et des agents d’état civil en vue d’améliorer la couverture et la disponibilité en ressources humaines ;  promouvoir l’adhésion des populations à l’enregistrement systématique des faits d’état civil en général et des naissances en particulier ;  améliorer la sécurisation des documents de l’état civil ;
  • 37. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 25 FORMATEC  améliorer la compréhension et la connaissance de la problématique de l’enregistrement des naissances en vue de susciter une plus grande mobilisation sociale autour de la question dans les zones à problème particulièrement ;  renforcer la collaboration entre les différents acteurs concernés par les questions de l’état civil en général et de l’enregistrement des naissances en particulier ;  renforcer le système de monitoring décentralisé en vue d’améliorer la couverture et le suivi des activités en matière d’enregistrement des faits d’état civil ;  renforcer la coordination et le suivi des activités liées à l’enregistrement des naissances. 1-4-4 Projet d’informatisation de l’Etat Civil de la ville de Lomé, Compte-rendu de la mission de recueil des particularités de l’Etat Civil Togolais (Maire de Lomé ; 1999) L’objectif principal de la mission est le recueil des spécifications du logiciel de gestion de l’état civil togolais. Les différents points suivants ont été abordés :  analyse de l’existant ;  analyse juridique des textes réglementaires de l’état civil ;  mise en place du groupe de référence (responsables des sites pilotes, magistrats, représentants du ministère de tutelle) ;  recueil des spécifications de l’état civil togolais. Le logiciel de gestion de l’état civil de la ville d’Abidjan a été présenté au groupe de référence, pour faire préciser de manière interactive les particularités de contexte togolais.  définition du projet pilote (liste des sites) ;  élaboration du calendrier de mise en place de l’outil informatique. Le dispositif du recueil des spécifications a été organisé autour des débats. Les séances de travail avec le groupe de référence ont été effectuées avec l’aide du logiciel d’état civil d’Abidjan installé sur un ordinateur portable. Ceci a permis d’engager un dialogue interactif avec les membres du groupe de référence et d’obtenir avec une grande réactivité les particularités de l’état civil togolais.
  • 38. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 26 FORMATEC Cette mission a permis d’informatiser l’état civil de Lomé et d’élaborer un logiciel type d’enregistrement pour chaque acte (Naissance, mariage et décès). De la clarification des concepts aux travaux antérieurs, plusieurs points ont été abordés afin de lever le voile sur les différents aspects du présent thème de recherche. Il sera appréhendé alors en mettant en lumière le cadre qui a servi de base pour cette étude et à travers une méthodologie adaptée.
  • 39. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 27 FORMATEC CADRE DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL
  • 40. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 28 FORMATEC 2- CADRE DE L’ETUDE ET METHODOLOGIE DE TRAVAIL Ce chapitre présente une brève description du cadre de référence sur lequel repose la présente étude et de la démarche méthodologique qui a servi à la collecte de données devant servir à la rédaction du manuel. CHAMP DE L’ETUDE La gestion administrative des faits d’état civil relève de la compétence exclusive des Mairies. Cette recherche s’est appuyée naturellement sur l’une des 117 Communes du Togo. Dans ce cas d’espèce, c’est la Mairie de Doumasséssé qui a offert son champ pour la présente recherche. 2-1-1 Présentation générale de la Mairie de Doumasséssé A la suite du décret 2017-144/PR du 22 décembre 2017 fixant le ressort territorial et chef-lieu des communes des régions maritimes et savanes, la commune du golfe 3 regroupe 11 quartiers de la préfecture du Golfe. Ce sont : Tokoin- Elavagnon, lycée (Camp Général Gnassingbé Eyadema, Cica-Toyota, Soted), Tokoin-Gbonvié, Doumassésse (Adewi et Université), Tokoin-Klévé (Cité OUA), Tokoin-Atchanti (Lomé II, Nouvelle Présidence, Habitats de la Caisse), Kélégouvi (Stade de Kégué), Massouhoin, Hanoukopé-Est (Camp gendarmerie). Elle fait partie des 13 communes du District Autonome de Grand Lomé et s’étend sur une superficie de 17 km² avec une population d’environ 120 000 habitants. Elle a son siège à Doumasséssé dans les locaux de l’ancienne Mairie du 5ème Arrondissement dont elle est héritière. Elle est limitée au nord par la commune d’Agoè-Nyivé 1, au sud par la commune du golfe 4, à l’est par les communes du golfe 2 et 4 et à l’ouest par les communes du golfe 4 et 5. La Mairie de Doumasséssé abrite les grandes structures étatiques, la présidence de la République, les Ambassades, l’Université de Lomé et de grandes sociétés privées. Sa population se concentre plus au centre-ville et au sud de la Commune. Par rapport à la taille de sa population, la Commune du Golfe compte 19 conseillers élus. Monsieur Kamal Alawo ADJAYI est le Maire élu et est assisté dans cette fonction de trois adjoints dont une femme.
  • 41. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 29 FORMATEC Les activités à la nouvelle Commune ont effectivement démarré avec le nouvel exécutif le 15 Octobre 2019. De l’organigramme administratif adopté au profit des Communes par le ministère de l’administration, de la décentralisation et des collectivités locales, le secrétariat général chapote quatre grandes directions à savoir : la Direction Administrative et Financière (DAF), la Direction des Services Techniques (DST), la Direction de la Planification et du Développement (DPD) et la Direction des affaires sociales, sport, santé, éducation et culture. Toutes ces directions structurées en divisions et en sections travaillent en parfaite synergie d’action et rendent compte à la hiérarchie. Elles tiennent, sous la présidence de la Secrétaire Générale, des réunions bimensuelles pour rendre compte des activités réalisées les semaines précédentes et faire part de celles planifiées pour les semaines en cours. A ces réunions prennent part aussi les adjoints au Maire. 2-1-2 Service de l’Etat civil de Golfe 3. A la lecture du nouvel organigramme proposé par le ministère de tutelle, l’Etat civil fait partie intégrante de la Direction Administrative et Financière et, en est une des trois divisions que compte celle-ci. Aussi, au-delà de ses attributions régulières, en matière du dressé, de la mise à jour (apposition des mentions) et la communication des actes de l’état civil, la division Etat civil gère, dans cette nouvelle donne, le service des légalisations. La commune de Golfe 3 a hérité de l’Etat civil du 5ème Arrondissement de l’ancienne Délégation Spéciale de la Commune de Lomé. Dans cette configuration, les activités de cet Etat civil se résumaient principalement aux enregistrements de naissances, de décès et du service de légalisations. Depuis sa mise en place en 1988 jusqu’en octobre 2019, date d’entrée en fonction du nouvel exécutif communal, l’Etat civil du 5ème Arrondissement compte dans ses archives 432 Registres de naissances, 55 Registres de décès et 18 Registres de jugements supplétifs. Il conserve également 85 Registres de naissances et 11 Registres de décès du Centre d’Etat civil de Gakli (1988 à 1999). Depuis lors, une réhabilitation de tous les services de l’état civil a été faite avec le concours des nouvelles autorités. Celle-ci a été possible grâce à l’expérience du
  • 42. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 30 FORMATEC personnel affecté à la commune du Golfe 3. Une expérience acquise à l’Etat civil Central de l’ancienne commune de Lomé. Cette réhabilitation a permis de mettre en place au seul centre d’état civil que compte la Mairie de Doumasséssé et suivant l’organigramme les sections de l’état civil et de Légalisation. La présente recherche ne se focalise que sur les seuls services de l’état civil (naissances, mariages, décès, les mentions, les extraits…). A la commune du Golfe 3, l’Etat civil est structurée ainsi :  section d’enregistrement des naissances ;  section d’enregistrement des décès ;  section des mariages ;  section des transcriptions de jugements supplétifs et de reconstitutions;  service de l’état civil étranger ;  section des archives et ;  secrétariat de l’état civil. 2-1-3 Dispositions règlementaires de l’organisation de l’Etat civil au Togo : loi N°2009-010 du 11 juin 2009. En début de chaque année et selon les besoins au cours de l’année, les registres d’état civil sont mis à jour. Cette activité consiste à faire coter et parapher les registres par le Président du Tribunal territorialement compétent (art.10). Ainsi, les registres sont alors prêts pour recevoir les enregistrements des faits d’état civil. 2-1-3-1 De la déclaration de naissances Les déclarations de naissances sont reçues sur présentation de l’attestation de naissance du centre de santé où l’enfant est né. Le délai de déclaration est de 45 jours (art. 18). L’article 20 fait obligation à toute personne qui découvre un nouveau-né abandonné de le présenter à un service public compétent aux fins de sa déclaration ou de son enregistrement par les services d’état civil du lieu de la découverte. 2-1-3-2 De la déclaration de décès L’attestation de décès est présentée à l’agent d’état civil qui vérifie le délai règlementaire de déclaration (15 jours selon l’article 23). La fiche est ensuite renseignée suivant la carte d’identité du défunt.
  • 43. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 31 FORMATEC 2-1-3-3 De la célébration et d’enregistrement du mariage Le mariage est célébré par un officier d’état civil. Mais bien avant, une fiche de renseignement a été remplie accompagnée de différentes pièces nécessaires et indispensables à l’enregistrement du mariage. Il s’agit des actes de naissances des futurs époux, leurs pièces d’identité ainsi celles de leurs témoins. Prouvés par un certificat de résidence que l’un des époux réside sur le territoire communal. Et présenter un certificat de dot prouvant l’accord des parents. Le mariage est célébré après une publication de bans de 30 jours (article 21). 2-1-3-4 De la rectification, reconstitution d’actes et des jugements supplétifs Toute déclaration hors délai est renvoyée au tribunal de première instance pour faire objet de jugement supplétif ou d’une autorisation du Procureur de la République (art. 23, alinéa 3) : il s’agit des jugement s supplétifs tenant lieu d’acte de naissance et des jugements supplétifs de décès ou encore des requêtes d’autorisation de décès. Une fois rendus, ces jugements sont renvoyés au centre d’état civil où l’événement devrait être enregistré pour être transcrit. Les événements d’état civil des compatriotes étrangers sont et enregistrés dans les centres d’état civil des représentations diplomatique du Togo. Cependant, les compatriotes qui se sont fait enregistrés dans les centres d’état civil de leurs pays d’accueil, doivent impérativement faire transcrire ces actes dans les centres d’état étrangers ouverts à cet effet (art.4). Les actes issus du jugement de reconstitution sont des actes qui, régulièrement enregistrés sont endommagés ou détruits pour une raison quelconque (art.27). Pour les rectifications d’erreurs ou d’omissions, les demandes sont adressées au Tribunal de première instance dans le ressort duquel se trouve le centre d’état civil où l’acte a été dressé (art. 25 et 26). 2-1-3-5 De la délivrance des copies des actes d’état civil (art. 36 et 37) Les copies sont délivrées à toute personne qui en fait la demande. Elles sont ensuite certifiées par les officiers d’état civil conformément aux registres.
  • 44. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 32 FORMATEC 2-1-3-6 Des mentions Elles sont des événements qui peuvent modifiés l’état civil d’une personne. Il s’agit par exemple du mariage, du décès ou du divorce. Ces mentions sont faites par les agents d’état civil et les greffiers en chef du Tribunal de première instance. Pour cela une communication doit être permanente entre les communes elles-mêmes et entre les communes et les tribunaux (art 32 et 33) 2-1-3-7 Signature des actes Tous les actes d’état civil sont signés par l’officier d’état civil ou de son délégataire (art.12). Peuvent donc bénéficier de la délégation d’officier d’état civil au maire, les adjoints aux maires, les secrétaires généraux des mairies et de façon exceptionnelle les conseillers municipaux (art. 6). 2-1-3-8 Du contrôle des registres L’article 39 oblige le Préfet et le Procureur de la République à veiller à la bonne tenue des registres afin de produire des rapports à cet effet. 2-1-3-9 Des sanctions Les peines et les amandes prévues par les articles 39 à 44 sont diverses et définies en fonction de la gravité de l’acte. De plus, elles sont applicables non seulement aux fonctionnaires municipaux d’état civil, mais également à toute personne liée de près ou de loin à un fait d’état civil. 2-1-3-10 Secrétariat de l’état civil Le secrétariat administratif de l’état civil constitue un appui aux différentes activités liées à la gestion de l’état civil. Fondamentalement, ce service n’est pas expressément défini dans la loi. Cependant, dans la pratique, il facilite la gestion administrative du service. Il facilite la gestion des pièces administratives d’état civil. Celles-ci sont nombreuses et sont dénommées en fonction du besoin de l’usager (certificat de célibat, attestation de premier mariage, la fiche familiale, etc). En somme, de l’analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais à travers celui du Golfe 3, il ressort clairement une bonne volonté du respect de la loi. De même, il est aussi évident que la loi n’en dit pas tout et donc reste muette sur le processus
  • 45. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 33 FORMATEC d’enregistrement des actes. Ainsi, le processus suivi par les agents d’état civil de la Commune du Golfe 3, dans la gestion administrative de l’état civil, sûrement, n’est-il pas le même que celui mis en place par la Commune de Sotouboua 2 par exemple. Si pour l’ensemble du territoire togolais, c’est la même loi qui définit l’organisation de l’état civil, quoi de plus normal que les pratiques soient les mêmes partout ailleurs? Une bonne méthodologie pourra permettre de faire ressortir une stratégie du processus commun qui puisse être pratiquée par tous les acteurs. 2-1-4 Analyse de la gestion administrative de l’état civil togolais L’état civil est une institution très complexe. Son organisation et son fonctionnement font intervenir plusieurs administrations. D’après la loi 2009-010 du 11 juin 209 en son article 2, l’état civil entant que système relève principalement du ministère chargé de l’administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales et du ministère de la justice. Dans les faits, d’autres acteurs interviennent aussi. Il s’agit des praticiens de la santé pour la délivrance des attestations de naissances, des consulats et ambassades du Togo à travers le monde, des services de la statistique pour la mise à jour des données sur l’évolution démographique. L’état civil certes, relève de plusieurs administrations diverses. Cependant, son organisation reste le seul fait des fonctionnaires municipaux communément appelés agents d’état civil. Au jour d’aujourd’hui, son organisation s’appuie sur la réglementation en vigueur avec, dans les faits des dysfonctionnements administratifs faute de textes d’application et de manuel de procédures. Il a toujours fonctionné selon « l’expérience des anciens » en la matière. METHODOLOGIE DE TRAVAIL La méthodologie de notre travail consiste à préciser comment l’objet de notre étude a été abordé ainsi que les moyens utilisés pour obtenir des résultats. Le plan de travail et les techniques d’investigation utilisés sont précisés afin d’établir une logique entre les informations recherchées, le mode de collecte utilisé et la rédaction du manuel. La méthode exploratoire a permis d’élaborer nos hypothèses, fixer des objectifs de la recherche. Dans le cadre de cette recherche, nous avons opté aussi pour la méthode qualitative. Notre population cible a concerné les acteurs d’état civil et quelques usagers sollicitant les services de la Commune du Golfe 3. Sur cette base, nous avons
  • 46. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 34 FORMATEC procédé à l’échantillonnage, à l’élaboration des guides d’entretien, à la collecte et aux traitements des données. 2-2-1 Méthode exploratoire L’enquête exploratoire est une étape primordiale et indispensable de la recherche. A cette étape, il a fallu effectuer une recherche documentaire sur la problématique de la gestion administrative des faits l’état civil. Les écrits de l’UCT (2019), de DOUTI N. (2015), le rapport du Ministère de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale (2012), les textes règlementaires du Togo, les Conventions et textes internationaux liés au fonctionnement et à la gestion de l’état civil, la Loi N°2009-010 du juin 2009 relative à l’organisation de l’Etat civil au Togo, le code des personnes et de la famille (Loi N° 2012-014 du 6 juillet 2012), la loi sur la décentralisation et le fonctionnement des communes, autres documents du ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales sont entre autres des documents consultés. Les revues, les articles sur Internet nous ont également été d’une grande aide dans l’étude de cette thématique. 2-2-1-1 Collecte des données documentaires Dans le cadre de la méthode exploratoire, nous avons procédé à l’analyse des documents traitant des manuels de procédures, des principes et exigences des manuels de procédures et leur processus de collecte d’informations. Par ailleurs, il est important de mentionner aussi l’apport de quelques guides de rédaction de mémoires et thèses qui ont contribués à la rédaction du manuel. Le cadre de notre cherche étant la Commune du Golfe 3, cela nous a permis de circonscrire le champ d’étude et de mieux appréhender notre sujet. Nous avons suivi quelques agents dans leur travail ce qui nous a permis de formuler les hypothèses, fixer les objectifs de recherche et d’élaborer le guide d’entretien. Cela nous a permis d’avoir une meilleure vue d’ensemble du fonctionnement de l’état civil. 2-2-1-2 Méthode qualitative a- Raisons du choix de la méthode qualitative et de la population cible Le choix de la méthode qualitative a été motivé par notre souci d’objectivité et d’impartialité. Elle s’est appuyée sur la base des guides d’entretien individuel et
  • 47. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 35 FORMATEC l’observation. Pour parvenir aux résultats nous avons constitué notre échantillon à partir de la technique d’échantillonnage. La population cible est l’ensemble du personnel de la commune du Golfe 3 qui est au nombre de 11 soit 3 hommes et 8 femmes. Dans le souci de prendre en compte toutes les activités de l’état civil en général, nous avons fait recours à 37 agents des autres Communes (Golfe 2 et 4) qui étaient ensemble dans l’ancienne Commune d Lomé. Ce qui donne l’effectif total de la population cible à 48. Cette population nous intéresse parce qu’elle est plus indiquée à bien parler des difficultés de la gestion administrative des faits d’acte civil et de proposer des approches de solutions pour faciliter l’exécution de leurs tâches. b- Echantillonnage On désigne par échantillonnage, la démarche de constitution de l’échantillon à partir de la population de base ou population mère concernée par l’étude. C’est la démarche qui permet de tirer notre échantillon d’enquête. Nous avons opté pour la technique d’échantillonnage basé sur le choix raisonné. Elle s’appuie sur la technique de quota vu que la population cible est de 48. Un autre critère fondamental repose sur l’expérience de ces agents, « l’expérience sur le tas » et le nombre d’années de services qui varie entre 15 et 29 ans. Nous avons aussi pris le critère niveau d’étude notamment le BEPC plus une formation, le BAC, le BAC + (1), (2) et (3). c- Echantillon Un échantillon est un ensemble d’éléments extraits d’une population mère étudiée de manière qu’il soit représentatif de celle-ci. Étant donné que la population cible est une structure de grande taille, la présente recherche a concerné une partie de l’effectif. A cet effet, nous avons fait le choix d’utiliser un taux de sondage égal à 25% à appliquer à la population mère, vu que nous ne pouvons pas interroger tout le personnel à cause de l’indisponibilité lié au travail. d- Calcul du quota interrogé Population mère : 48 dont 39 femmes et 9 hommes Taux de sondage : 25%
  • 48. Mise en place d’un manuel de procédures de gestion administrative d’enregistrement des faits d’état civil pour la Commune du Golfe 3 Mémoire de Master – AKATA ATCHOZOU P. 36 FORMATEC Echantillon : (Population mère x 25)/100 = (48 x 25%)= 12. 2-2-2 Entretiens et Observations La collecte des données sur le système de gestion administrative des faits d’état civil à la Mairie de Doumasséssé a fait appel à plusieurs techniques notamment la technique d’entretien individuel, de groupe et l’observation participante. 2-2-2-1 Entretiens individuel et de groupe L’entretien individuel et de groupe a été utilisé pour recueillir les informations qualitatives auprès de certains responsables et quelques agents à l’aide des guides (voir en annexe). Il consiste à interroger les acteurs en partant d’un canevas de thèmes précis. Il a permis d’obtenir des réponses plus approfondies sur le niveau de connaissance des enquêtés concernant les problèmes liés à la gestion administrative des faits d’acte civil dans la Commune et les approches de solutions en vue de la rédaction du manuel de procédure. 2-2-2-2 Organisation des entretiens individuels et de groupe Dans le souci de recueillir suffisamment d’informations à la bonne réalisation de l’étude, des entretiens furent organisés. Ils ont été organisés de façon semi-direct et parfois de façon indirect (libre). Aussi, se sont-ils tenus en individuel ou parfois en groupe autour d’une thématique précise. En ce qui concerne les entretiens, des groupes restreints de 3 personnes soit 4 groupes ont été constitués. Pour le déroulement de l’enquête, il s’est fait deux fois par semaine pour une durée de 15 minutes à partir de 17 heures. Pour les entretiens individuels, il s’est agi de différentes rencontres avec deux anciens officiers d’état civil et un chef d’état civil de l’ancienne Délégation Spéciale de la Commune de Lomé. Les différents entretiens ont tourné autour des thèmes suivants:  les processus d’enregistrement des différents actes d’état civil ;  l’organisation, la gestion des actes d’état civil, les rôles et tâches de chaque acteur du service de l’état civil par rapport à son positionnement dans l’organigramme de l’état civil ;  le circuit qui puisse servir de guide de formation aux acteurs des Communes dans l’enregistrement fiable des actes d’état civil.