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Formation
19-23 Novembre 2013
Pérennisation et communication
de l'information numérique

Pascal Romain
Ingénieur documentaire
Département de la Gironde

Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Sommaire

• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Définition
Historique
1998 le Sous-comité 11 au sein du TC 46, et en France à l’AFNOR, dès 1997, la Commission de normalisation 11
(CN 11, rattachée à la Commission Générale 46) ont travaillé sur la notion de « record »
La norme ISO 15489 fut validée en 2001 en anglais puis traduite en français et publiée par l’AFNOR en avril 2002.

Les records sont alors définis comme l’ensemble des

« documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une
personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales
ou la conduite de son activité ».
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Définition
Dans le cadre des travaux sur la norme ISO 30300 la définition incluse dans la norme ISO 15489 pour définir
la gestion des opérations permettant de contrôler les processus de production documentaire devient

La « gestion des documents d’activité »
Cela permet notamment d’inclure d’autres aspects liés notamment la gestion de la qualité :
•
•
•
•

l’efficacité de toutes les activités « métier » d’une organisation,
la responsabilisation de tous les acteurs,
la gestion des risques,
la continuité des opérations.

et d’inclure d’autres normes
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Contexte normatif lié
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Normes pour la gestion des « Records »

Les normes publiées à ce jour
ISO 15489-1:2001

Information et documentation - «Records management»
Partie 1: Principes directeurs

ISO/TR 15489-2:2001

Information et documentation - «Records management»
Partie 2: Guide pratique

ISO 23081-1:2006

Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements –
Métadonnées pour les enregistrements Partie 1: Principes

ISO 23081-2:2009

Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents
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ISO 22310:2006

Information et documentation -- Lignes directrices pour les «Records» rédacteurs de normes pour
les exigences de « Records management » dans les Information et documentation

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Sommaire

• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution
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Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
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Certification de la production
Le mécanisme de signature doit permettre (selon art. 1316-1 du Code civil) :
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• de garantir que l’auteur a bien émis ce document et pas un autre
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Classe 3 : Idem à la Classe 2, assure un contrôle supplémentaire de
l’identité du titulaire (présentation physique auprès de l’organisme de
certification)
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physique
Sommaire

• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Jeu de rôles

La dream team de la gestion des documents d’activité

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Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Les activités (et les acteurs) de l’organisation

Gestion de la documentation
Service de la documentation générale
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Gestion de la veille juridique
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Services des marchés publics
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Direction des archives départementales

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Pas de pratiques communes, pas de vision d’ensemble, pas de maîtrise des processus critiques

Gestion de l’entrepôt documentaire
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Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

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Profils
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Réseau d’infomédiaires
Réseau d’archivistes

Processus critique
Dématérialisation et télé-services
Normaliser la qualité
Partager et diffuser en respectant
les accréditation
Profils
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Administrateur technique stockage
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Qualiticien
Archiviste
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Entités organisationnelles liées
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
Rôles et responsabilités: exemple du département de la Gironde
TOUS : production et contextualisation
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Préserver et transmettre

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MISSION GAD : appui, contrôle et suivi de la production par
le biais de l’administration des référentiels et l’animation de
l’entrepôt des documents d’activité
Direction des systèmes d’information : sécurité et
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Direction des Affaires juridiques : veille juridique,
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Direction de la communication : responsable
de l’accès aux documents administratifs et
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Direction des Archives : responsable de
la pérennisation de l’information et de sa
valorisation
Sommaire

• Introduction sur les besoins de gestion
définition, aspect théorique, cycle de vie
• La gestion du processus d’activité documentaire
• Les acteurs de la gestion des documents d’activité
• La combinaison des besoins utilisateurs et institution
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Gestion transverse des besoins : anticiper les attentes et gérer les contentieux
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Gestion transverse des besoins : Diffuser l’information utilisable
Cycle de vie de l’information et archivage/Records management

Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
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Présentation des concepts derrière le cycle de vie de l'information

  • 1. Formation 19-23 Novembre 2013 Pérennisation et communication de l'information numérique Pascal Romain Ingénieur documentaire Département de la Gironde Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
  • 2. Sommaire • Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
  • 3. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Définition Historique 1998 le Sous-comité 11 au sein du TC 46, et en France à l’AFNOR, dès 1997, la Commission de normalisation 11 (CN 11, rattachée à la Commission Générale 46) ont travaillé sur la notion de « record » La norme ISO 15489 fut validée en 2001 en anglais puis traduite en français et publiée par l’AFNOR en avril 2002. Les records sont alors définis comme l’ensemble des « documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité ».
  • 4. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Définition Dans le cadre des travaux sur la norme ISO 30300 la définition incluse dans la norme ISO 15489 pour définir la gestion des opérations permettant de contrôler les processus de production documentaire devient La « gestion des documents d’activité » Cela permet notamment d’inclure d’autres aspects liés notamment la gestion de la qualité : • • • • l’efficacité de toutes les activités « métier » d’une organisation, la responsabilisation de tous les acteurs, la gestion des risques, la continuité des opérations. et d’inclure d’autres normes
  • 5. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Contexte normatif lié
  • 6. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Normes pour la gestion des « Records » Les normes publiées à ce jour ISO 15489-1:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 1: Principes directeurs ISO/TR 15489-2:2001 Information et documentation - «Records management» Partie 2: Guide pratique ISO 23081-1:2006 Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements Partie 1: Principes ISO 23081-2:2009 Information et documentation -- Gestion des métadonnées pour l'information et les documents Partie 2: Concepts et mise en œuvre ISO 22310:2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les «Records» rédacteurs de normes pour les exigences de « Records management » dans les Information et documentation ISO/TR 26122:2008 Information et documentation Analyse du processus des « records » ISO/TR 13028:2010 Information et documentation Mise en œuvre des lignes directrices pour la numérisation des enregistrements
  • 7. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management De quoi a-t-on besoin ?
  • 8. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Une GED ! Une GED ! Une GED ! Une GED ! Une GED ! Une gestion documentaire liée à mon activité métier ou me permettant de partager des documents
  • 9. Sommaire • Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
  • 10. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Les activités…
  • 11. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Et les normes associées
  • 12. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management La communication et la conservation peuvent-elle être garanties au sein d’un même processus de traçabilité et de description ? Proposer de passer d'une logique de gestion individuelle inconsistante, éphémère et isolée à une logique de gestion collective organisée, contrôlée et partagée
  • 13. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Architecture de l’information et de ses usages Tout type de support Tout type de contenu Prise en compte du contexte de production RECORDS Appartenance à un fonds documents d'activité Critère de pertinence
  • 14. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Caractéristiques de l’information valeur primaire valeur secondaire Prouver un droit: - administratif - judiciaire - propriété Fournir une information: - modèle - documentaire - patrimoniale RECORDS documents prouvant l'action d'un organisme
  • 15. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Continuité des usages de l’information Systématisation d’un contrôle scientifique et technique sur la production documentaire Prise en compte de l'information dans sa continuité production âge courant connaissance Création, diffusion et usages trace âge définitif âge intermédiaire Métadonnées de description gestion et maintenance Métadonnées de gestion tri élimination conservation Métadonnées de pérennisation
  • 16. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management La gestion parallèle des activités 2 cycles de besoins parallèles •ceux de la production/utilisation •ceux des outils de conservation/logistique Validation Production des données Echéance légale ou fonctionnelle T0 T1 Archives courantes Documents Stockage éloigné Archives intermédiaires Records current non current SAE @ Aurélien Conraux 2012 BNF T2 Elimination ou conservation illimitée ou des données Archives historiques Archives SAE
  • 17. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Les documents de l’organisation @ Aurélien Conraux 2012 BNF
  • 18. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Le coût de la sur-conservation LES cycles de vie du document ? V2 sources V0.1 V0.2 V1 support 1 bureau © Marie-Anne Chabin - 2009 support 2 service support 3 arch. historiques
  • 19. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Les processus de l’organisation documentaire assistance Modélisation du processus documentaire Métadonnées Élimination Pérennisation Communication paramétrage et outils de contrôle de la chaîne d’acquisition assistance mise en œuvre d’une gouvernance transverse des documents d’activité développement de l’entrepôt documentaire, des index et des interfaces métiers recherche gestion diffusion workflow LAD/OCR stockage contrôle pilotage
  • 20. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management
  • 21. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Entre le document et l’archive, pourquoi, comment gérer l’activité documentaire comme un processus global au service des activités de gestion ? Considérer le document comme un cycle d’activité dès sa création
  • 22. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Entités électroniques
  • 23. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Numérisation de conservation Planification de la Préservation Gallica Gestion de données Versement Audiovisuel ØAdministration Accès ØStockage …. Service d’Abstraction du Stockage (SAS) SPAR - Réalisation Archives du WEB SPAR - Infrastructure SPAR Production administrative @ Aurélien Conraux 2012 BNF •… Production administrative •… Applications de diffusion de données Applications de production de données Les applications de la gestion documentaire : l'exemple de la BNF Applications de préservation de l’information à long terme
  • 24. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management La gestion des risques
  • 25. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Les bénéfices Comment transformer le risque de perte en atout de gestion pour l’organisation ? Mettre en place une gestion de la production orientée processus par la mise en place d’un pilotage transverse de l’information
  • 26. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Enjeux et risques Enjeux Risques Performance et connaissance Risques juridiques et financiers Réduire les coûts : conserver efficacement les informations critiques et y accéder rapidement Coût global de stockage qui s’élève Le capital immatériel de la collectivité est un levier majeur de la chaîne de valeur Il répond à un besoin croissant de collaboration et de communication Il faut mettre en place les moyens pour exploiter avec efficience ces contenus Etablir les règles de gestion et de partage de l’information de la collectivité Se conformer à la règlementation Coûts passé à rechercher et à extraire les données Un éparpillement dans des outils différents Pas de « référentiels » Une gestion désordonnée entraîne des pertes de temps et d’informations Pas de capitalisation de la connaissance commune Perte d’identité et contentieux
  • 27. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Qualité et accessibilité Augmenter la productivité automatisation de certains traitements contrôle des processus de production normaliser la description Délivrer un meilleur service Recherche contextualisée Administration électronique sécurisée Communication des documents administratifs Valorisation du patrimoine documentaire Améliorer la qualité optimiser la mise en œuvre des processus métier acquérir, gérer, partager l’information de manière centralisée Capitaliser sur la connaissance Garantir la qualité de l’information présentée Satisfaire aux obligations de conformité archivistique Faciliter la collaboration et l’utilisation de l’information Favoriser l’élaboration conjointe émanant de différentes entités Gérer et coordonner les efforts autour de projets, de fonds de dossiers
  • 28. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Qualité et accessibilité Le records management impose aux producteurs de documents de considérer le document, quel que soit son support, dès sa création, en fonction des différentes valeurs qu’il peut avoir et des fonctions qu’il remplit.
  • 29. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Evaluation de la production Le but du records management est de lier un document à l'activité qui l'a produit et au contexte dans lequel il a été créé avec des moyens suffisants pour qu'il puisse ultérieurement être accepté comme authentique et représentatif de l'information d'origine.
  • 30. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Certification de la production Le mécanisme de signature doit permettre (selon art. 1316-1 du Code civil) : • d’identifier / authentifier l’auteur d’un document (traçabilité) • de garantir que l’auteur a bien émis ce document et pas un autre (intégrité : le document n’a pas été altéré entre l‘émission et le moment où le lecteur le consulte) La signature numérique nécessite l’utilisation de certificats électroniques Délivrés par des autorités de certification (tiers certificateurs) +/- 50 € par an et par personne 3 niveaux de confiance Classe 1 : Ne garantit pas l'identité du titulaire du certificat mais seulement l'existence de son adresse e-mail Classe 2 : Garantit les informations du titulaire et de son entreprise (contrôlées par l'autorité de certification sur pièces justificatives transmises par voie postale) Classe 3 : Idem à la Classe 2, assure un contrôle supplémentaire de l’identité du titulaire (présentation physique auprès de l’organisme de certification) Classe 3+ : Idem à la Classe 3 et remise du certificat sur un support physique
  • 31. Sommaire • Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
  • 32. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Jeu de rôles La dream team de la gestion des documents d’activité archiviste qualiticien ingénieur juriste documentaliste
  • 33. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Les activités (et les acteurs) de l’organisation Gestion de la documentation Service de la documentation générale Services de documentation métier Direction des relations avec le public Direction des archives départementales Gestion de la veille juridique Service juridique Services des marchés publics Service des assemblées Direction des archives départementales Gestion des processus Direction qualité gestion Direction systèmes d’information Direction des archives départementales Directions métier Pas de pratiques communes, pas de vision d’ensemble, pas de maîtrise des processus critiques Gestion de l’entrepôt documentaire Direction systèmes d’information Référents NAS Direction des archives départementales Gestion de la valeur probante Direction des archives départementales Direction des systèmes d’information Gestion de la diffusion Direction des archives départementales Direction la communication interne Direction de la communication externe
  • 34. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse
  • 35. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Moyens transverses Profils Administrateur fonctionnel Archivistes électroniques Archivistes et gestionnaires d’activité Enjeux génériques Composants de gestion transverse Centraliser la production Normaliser la qualité Partager et diffuser en respectant les accréditations Gestion du cycle de vie de l’info numérique Contrôle scientifique et technique Gestion des versements (dossiers hybrides) Modèles de document Règles de nommage Administration Portails de gestion Indexation Gestion des métadonnées Veille sur les supports informatiques Profils Chef de mission record management Architecte de l’information Réseau d’infomédiaires Réseau d’archivistes Processus critique Dématérialisation et télé-services Normaliser la qualité Partager et diffuser en respectant les accréditation Profils Administrer l’entrepôt Administrateur technique stockage Maintenir les référentiels Architecte fonctionnel / qualiticien Conserver la production Qualiticien Archiviste
  • 36. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Entités organisationnelles liées
  • 37. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Rôles et responsabilités: exemple du département de la Gironde TOUS : production et contextualisation ENCADRANTS : veille au respect des principes de production Préserver et transmettre Créer, décrire, classer Valider, conserver MISSION GAD : appui, contrôle et suivi de la production par le biais de l’administration des référentiels et l’animation de l’entrepôt des documents d’activité Direction des systèmes d’information : sécurité et évolution des systèmes informatiques Direction des Affaires juridiques : veille juridique, participation à la constitution et à la mise à jour du référentiel de conservation Direction de la communication : responsable de l’accès aux documents administratifs et de la diffusion sélective d’informations Direction des Archives : responsable de la pérennisation de l’information et de sa valorisation
  • 38. Sommaire • Introduction sur les besoins de gestion définition, aspect théorique, cycle de vie • La gestion du processus d’activité documentaire • Les acteurs de la gestion des documents d’activité • La combinaison des besoins utilisateurs et institution
  • 39. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse des besoins : anticiper les attentes et gérer les contentieux
  • 40. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
  • 41. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse des besoins : Diffuser l’information utilisable
  • 42. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse des besoins : Gérer efficacement l’information
  • 43. Cycle de vie de l’information et archivage/Records management Gestion transverse des besoins : Satisfaire aux obligations légales et réglementaires