1. LA COMPRA

2. INTRODUCCIÓN
 Las organizaciones no son autosuficientes,
necesitan ser abastecidas para desarrollar
sus operaciones y actividades. Esto las obliga
a buscar materia prima, máquinas, servicios,
es decir, muchos insumos que provienen del
ambiente exterior. Es por esto que, para que
las organizaciones inicien sus actividades, es
necesario que los materiales e insumos se
encuentren disponibles y su abastecimiento
esté garantizado.

3. CONCEPTO
 La compra es el proceso que involucra la
ubicación de fuentes de abastecimiento, la
adquisición de insumos a través de
negociaciones de precio y condiciones de
pago con el proveedor elegido, y la
recepción de las mercaderías
correspondientes para controlar y garantizar
el suministro de la adquisición.

4. ELEMENTOS
 Departamento de compras: es el espacio que relaciona a las
distintas áreas de la organización con los diferentes proveedores
externos.
 La importancia de las compras dentro de la organización:
asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos
de la organización. Además, es muy importante administrar
correctamente las decisiones de: a quién comprar, cómo comprar
y cuándo comprar. Esto puede significar grandes ahorros de
recursos para la organización.
 Organización de compras: todas las organizaciones son diferentes,
por lo que sus necesidades también lo son. Ellas dependerán de
las actividades a las que se dediquen, de su tamaño, estructura
organizacional y ubicación geográfica.

5. CLASIFICACIÓN
ORGANIZACIONAL
 Organización centralizada: Es aquella en la
que todas las compras de la organización se
concentran en el departamento o encargado
de compras.
 Organización descentralizada: Es aquella en
que cada unidad de la organización tiene sus
propios encargados de compras para
atender sus necesidades específicas y
locales.

6. ORGANIZACIÓN
CENTRALIZADA
 Ventajas
1. Obtención de mayores ventajas y descuentos de los proveedores
por compras en grandes cantidades.
2. Calidad uniforme de los materiales adquiridos.
3. Mayor especialización de los compradores.
4. Organización de los procedimientos de compras.
 Desventajas
1. Poca flexibilidad: Al centralizar las compras, es probable que se
recurra a pocos proveedores, por lo que eventualmente se contará
con una menor variedad de productos, precios y condiciones de
pago.
2. No siempre atiende a las necesidades locales cuando las distintas
unidades de la empresa se encuentran dispersas geográficamente.

7. ORGANIZACIÓN
DESCENTRALIZADA
 Ventajas
1. Mayor conocimiento de los proveedores locales.
2. Mejor atención de las necesidades específicas de cada unidad de la
organización.
3. Agilidad en las compras: No es necesario enviar las solicitudes de compra a un
organismo central, así se evitan las demoras que ese proceso implica.
 Desventajas
1. No permite aprovechar las ventajas y descuentos de los proveedores: Porque
sólo se compran pequeños volúmenes de compra.
2. Falta de esquematización en los procedimientos de compra: Cada unidad tendrá
sus propios mecanismos de compra.
3. Poca uniformidad en la calidad de los materiales comprados.
4. Ausencia de compradores especializados, que conozcan de mejor forma los
elementos claves de la compra.

8. EL CICLO
DE
COMPRA

9. CONCEPTO
El proceso de compra de una organización
debe tener una estructuración adecuada de
acuerdo a las necesidades propias de la
organización. Cada vez que la organización
requiera un insumo se repetirá el mismo
proceso de compra. Es por eso que se plantea
que el proceso de compra es un ciclo.

10. ETAPAS DEL CICLO DE
COMPRA
1. Análisis de la solicitud de compra.
2. Investigación y selección de proveedores.
3. Negociación con el proveedor.
4. Seguimiento de pedido.
5. Control de la recepción del material
comprado.

11. ANÁLISIS SOLICITUD DE COMPRA
 El departamento encargado de adquisiciones recibe la solicitud
de compras, emitida por el área de la organización que requiere
un determinado producto.
 El departamento de compra efectúa el análisis del pedido, para
conocer los antecedentes del material requerido tales como:
características especiales requeridas, cantidades, época
adecuada para su recepción, etc.
 En muchas organizaciones, las solicitudes de compras se hacen
llegar al departamento encargado a través de un listado que debe
contener los antecedentes del material requerido, junto con otros
datos como: ficha de la última compra, nombre del proveedor,
cantidad comprada y precio de venta.
 El departamento de compras debe planificar sus actividades de
tal modo de proveer las compras solicitadas de la manera más
eficiente posible (buscando la administración eficiente de
recursos de la que se hablaba en la clase anterior). Como una
forma de facilitar esta tarea, éste organismo mantiene una ficha
sobre los materiales necesarios para la empresa y una ficha de
los proveedores para cada tipo de material.

12. INVESTIGACIÓN Y SELECCIÓN
DE PROVEEDORES
 Esta segunda etapa puede ser dividida en dos partes: la
investigación y la selección de los proveedores.
 Investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles
proveedores de los materiales requeridos.
 Selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones
recibidas de los proveedores y elegir cuál es el que mejor atiende
las necesidades de la organización.
 Criterios de selección del Proveedor: Precio, Calidad del material,
Condiciones de pago: cantidad de cuotas, intereses, Descuentos:
por volumen, por paga en efectivo, etc., Plazos de entrega,
Confiabilidad en el cumplimiento de los plazos: no nos basta con
que el proveedor nos ofrezca una entrega oportuna, sino que
cumpla. Etc.

13. NEGOCIACIÓN CON EL
PROVEEDOR
 Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado,
el departamento de compras empieza a negociar con él
la adquisición del material requerido, dentro de las
condiciones más adecuadas de precios y pago. En esa
etapa también se debe asegurar el cumplimiento las
especificaciones exigidas del insumo y el
establecimiento de plazos de entrega.
 Estos elementos son registrados en la orden de compra,
que es un contrato formal entre la organización y el
proveedor. Su firma implica cumplir con todas las
condiciones estipuladas.

14. SEGUIMIENTO DE PEDIDO
 Hecha la orden de compra, el departamento de compras necesita asegurarse
que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos,
calidad y cantidad negociada. Para ello, debe efectuar un seguimiento del
pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el
proveedor. Esto significa que el departamento de compras no abandona al
proveedor después de haberse emitido la orden de compra. El seguimiento
significa una constante supervisión del pedido y una exigencia permanente de
resultados.
 En organizaciones grandes y/o pedidos de gran volumen, el seguimiento se
efectúa a través del cumplimiento de una serie de plazos prestablecidos. El
establecimiento de sucesivas metas permite detectar en forma anticipada los
problemas que pueda tener el pedido, buscando así, evitar sorpresas
desagradables. De esta manera, el departamento de compras puede apurar el
pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar
el atraso con otros proveedores.

15. CONTROL DE RECEPCIÓN DEL
MATERIAL COMPRADO
 Esta etapa se materializa cuando el departamento de compras
recibe del proveedor el insumo solicitado en la orden de compra.
En la recepción del material, el departamento de compras verifica
si las cantidades están correctas y, junto con el departamento de
control de calidad, realiza la inspección para comparar el material
con las especificaciones determinadas en la orden de compra.
Esta operación es la que se llama inspección de calidad en la
recepción del material.
 Confirmada la cantidad y calidad del material, el departamento de
compras autoriza a la bodega a recibir el material. Además,
comunica a Tesorería la autorización para efectuar el pago al
proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo acordados.

16. EL CICLO
DE VENTA

17. CONCEPTO
 Contrato en virtud del cual una de las
partes (vendedor), se obliga a entregar
una determinada cosa a otro
(comprador), obligándose este último a
pagar una cantidad de dinero.
 Para una organización la venta es un
ciclo que se repite en múltiples
ocasiones.

18. CICLO DE VENTA
 Generación de Ventas.
 Recepción y revisión de la orden de compra
o nota de pedido, emitida por el cliente.
 Despacho de mercaderías requeridas.
 Revisión posterior al despacho.
 Recepción de ingresos de valores
involucrados en la venta.

19. DOCUMENTOS COMERCIALES
 Lasoperaciones comerciales de compra
y venta son un proceso complejo. Cada
etapa de este proceso significa la
emisión o recepción de una serie de
documentos, que a continuación serán
enunciados.

20. CONSULTA
 Esel medio por el cual el comprador
tiene el primer contacto con el
proveedor, en el que le solicita todos
los antecedentes con respecto a un
material específico. (Ej.: precio, calidad,
tiempo de entrega, etc.).

21. COTIZACIÓN
 Es la respuesta a la consulta; dentro de ella el
proveedor contesta a las preguntas hechas por el
cliente, debe contener los siguientes datos:
1. Descripción detallada de los productos en cuanto
a calidad y cantidad.
2. Época del despacho.
3. Precio exacto del producto.
4. Vigencia de la cotización.

22. PEDIDO
 Cuando la organización compradora está de acuerdo con
una cotización recibida, efectúa el pedido u orden de
compra la cual debe contener los siguientes datos:
1. Membrete del comprador.
2. Número de la orden de compra.
3. Fecha de emisión.
4. Dirección donde deben ser entregada los insumos.
5. Identificación del vendedor.
6. Precios unitarios e impuestos parciales y totales.
7. Condiciones y forma de pago.
8. Condiciones especiales.
9. Referencia a la cotización.

23. GUÍA DE DESPACHO
 Documento legal que acompaña la
entrega del pedido.

24. FACTURA
 Documento que acredita
legalmente una operación de
compra y venta.

25. RECIBO
 Documento que acredita la
recepción de las mercaderías
requeridas en el lugar establecido
por el comprador.

26. PAGO
 Operación que realiza el comprador,
una vez que recibe en conformidad
las mercaderías requeridas. Aquí
efectúa el pago de la compra.

27. NOTA DE CRÉDITO
 Documento legal que se utiliza para
corregir errores de facturación.

28. FIN