10. dixit Regie der Gebouwen:
het duurt een eeuwigheid
“We komen steeds in de
krant als er iets gebeurt
in het gerechtelijk
onderzoek”
“Het is moeilijk perceptie
te keren bij de klanten”
Regie der Gebouwen in
HR Magazine,
februari 2012
8 mei 2012 10
21. Uniek meldpunt
• Personeelsleden:
verruiming
Spreekbuis: meer
entiteiten VO +
welzijn én integriteit
• Burgers en
bedrijven: 1700 en
online
meldingsfomulier
8 mei 2012 21
22. Integriteitsnetwerk
• Contactpersonen
integriteit van
entiteiten VO
• Kennisdeling
• Samenwerking
projecten
• Feedback/toetsing
beleidsvoorstellen
8 mei 2012 22
23. Als het toch misloopt?
Hou communicatie zelf in
handen
8 mei 2012 23
24. Conclusie: investeer in de
driehoeksrelatie!
• Integriteit
• Communicatie
• Reputatie
8 mei 2012 24
26. Contact en info
• integriteit@vlaanderen.be
• www.bestuurszaken.be/integriteit
• Case Siemens:
http://www.oecd.org/dataoecd/12/29/44927648.pdf
• Tommie Singleton:
Fraud auditing and forensic
accounting
http://bit.ly/JdVP9o
8 mei 2012 26
Editor's Notes
Eerst slides tonen en dan pas praatje beginnen: U herinnert zich wellicht deze krantenkoppen nog wel.
Dit zijn maar enkele voorbeelden van artikels over integriteitsschendingen bij overheden die de laatste maanden in de pers verschenen. Het zijn dossiers die breed in de media aan bod komen. Het is externe communicatie in de twee betekenissen van het woord: communicatie door en naar externen, of toch communicatie die niet officieel door de betrokken overheid als externe communicatie wordt gevoerd. In m’n praatje vandaag ga ik het hebben over de spannende driehoeksverhouding die Communicatie, Integriteit en Reputatie met elkaar hebben en hoe belangrijk het is voor organisaties en zeker ook overheden om te investeren in een gezonde relatie tussen deze drie.
Investeren in een driehoeksrelatie? Ja want dat kan veel besparen: niet alleen ‘leed’, menselijk leed en reputatieschade voor de organisatie maar ook veel geld. De kosten van een integriteitsschandaal dat via de pers breed wordt bekend gemaakt kan oplopen in de miljoenen, zo berekende Siemens dat het schandaal dat volgde uit de grootschalige omkooppraktijken dat de firma in de jaren 90 voerde om contracten bij verschillende overheden in Europa en de VS binnen te halen, hen meer dan 2 biljoen euro heeft gekost aan boetes.
Wat zijn gevolgen van zo’n externe communicatie? (info over kostprijs bv Siemens die aangeeft dat hun schandaal 2 biljoen pond heeft gekost): reputatieschade + schade intern: intern is vertrouwen weg, duurt lang eer (zie ook artikel in HRMagazine over klokkenluiders: Erik Balbaert die zegt dat het een eeuwigheid duurt om dit te boven te komen en telkens er iets over je entiteit wordt gezegd in de media wordt er terug gerefereerd naar het schandaal) De corruptiezaak blijft de Regie der Gebouwen achtervolgen. “We kunnen dat hoofdstuk niet afsluiten omdat het gerechtelijk onderzoek nog loopt en er geen uitspraak is”, zegt Balbaert. “Je krijgt iets wat een eigen leven leidt. Met onze klanten hebben we nieuwe werkafspraken gemaakt. Maar zolang de rechtszaak niet afgesloten is, blijft er iets hangen.” “We komen steeds in de krant als er iets gebeurt in het gerechtelijk onderzoek”, vult Roger Vermeulen aan. “Je wordt altijd opnieuw gelinkt en dan is het moeilijk om de perceptie te keren bij de klanten. Bovendien is het vervelend voor onze mensen. Als de controleur de volgende dag op de werf binnenkomt, wordt hij ermee geconfronteerd. Wij hopen dat de zaak zo snel mogelijk afgesloten wordt en dat de juiste oordelen volgen. Dan kunnen we naar de toekomst kijken.” De gevolgen van dergelijke integriteitsschandalen zijn dus enorm: als organisatie duurt het lang om een goede reputatie op te bouwen, kan die goede reputatie door een integriteitschandaal meteen vernietigd worden en duurt het nog veel langer om die reputatieschade terug te boven te komen. Reputatieschade heeft uiteraard een financiële kost, los van de boetes, gerechtskosten die kunnen oplopen maar er is ook intern veel schade opgelopen: het vertrouwen tussen de medewerkers is ook weg.
Voor overheden is integriteit van groot belang want onze werkzaamheden worden betaald door de burgers, door de belastingsbetaler (verantwoording) en hebben voor bepaalde dienstverlening een monopoliepositie (burgers en bedrijven kunnen alleen bij ons terecht). Om een betrouwbare partner te zijn van onze klanten (burgers, bedrijven, verenigingen) moeten we dus een integere organisatie zijn. (integere organisatie = integere medewerkers + integere structuur, de P en de O)
Helaas vallen integriteitsschendingen nooit uit te sluiten want een organisatie bestaat uit mensen en structuren en bij beiden kunnen er zwakheden zijn, beide kunnen falen. Maar je kan wel maatregelen nemen om de risico’s te beperken, en daar houdt het integriteitsbeleid zich in essentie mee bezig. Maar dat een goed integriteitsbeleid een belangrijk verschil kan maken bewijst een onderzoek van: Tommie Singleton, PhD, van de universiteit van Alabama : sommige mensen zijn altijd eerlijk sommige mensen zijn altijd oneerlijk (maar minder dan de eerste groep) de meeste mensen zijn soms eerlijk sommige mensen zijn meestal eerlijk (Fraud Auditing and Forensic Accounting. Third Edition. Tommie Singleton, Aaron Singleton, Jack Bologna, Robert Lindquist, ISBN-13: 978-0-471-78591-0, ISBN-10: 0-471-78591-1) slide IAVA: 10/70/20? 20 % van de medewerkers is altijd correct, 10 % is er op uit om misbruik te maken, 70 % van de medewerkers kan je stimuleren om op een correcte manier te werken of worden afgeschrikt door mogelijke detectie en sanctie. de meeste medewerkers worden beïnvloed door goede informatie, communicatie, sensibilisering en ook door mogelijkheid tot detectie en sanctie. Dus preventie, sensibilisering, open gesprekscultuur is zeer belangrijk. Door in te zetten op preventie vergroten we de weerbaarheid tegen mogelijke aantastingen van de integriteit van zowel de medewerkers en de organisatie. Zo is het essentieel om medewerkers te ondersteunen bij het omgaan met moeilijke situaties en integriteitsdilemma’s.
Omdat integriteit bij de Vlaamse overheid ruim is opgevat, is ook het integriteitsbeleid en integriteitswerkveld breed: Het integriteitsbeleid wil via 4 pijlers: preventie, controle en detectie en reactie en sanctie en ten slotte nazorg ervoor zorgen dat de risico’s op integriteitsschendingen zo klein mogelijk zijn en wanneer het toch fout loopt ervoor zorgen dat er gepaste maatregelen en sancties worden genomen. Daarom is integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid gebaseerd op 4 pijlers: Preventie/sensibilisering Controle/detectie Sanctie/reactie Nazorg En bij elk van die pijlers speelt communicatie een belangrijke rol
Bij risicoanalyse hoort ook hdl kwetsbare functies, bij organisatiestructuren horen bv beveilingsmaatregelen bv fysieke beveiliging van gegevens (databanken, kasten met dossiers en wie daar toegang tot heeft maar ook bv blokkeren van bepaalde websites bv tijdens de zomer geen streaming sportwedstrijden)
detectie: meldingen en controles: meldingen Spreekbuis (wordt uniek meldpunt, ook voor burgers en bedrijven) – medewerkers hebben spreekplicht bij strafrechtelijke inbreuken, controles: forensische audits en datamining IAVA – ook hier moet worden over gecommuniceerd want als men weet dat er controles zijn er er gepaste sancties worden genomen bij inbreuken dan heeft dit ook preventief effect. VO communiceert hier nog te weinig over momenteel, vooral communicatie over ‘soft controls of soft rules’ maar hard controls/hard rules mogen niet uit oog worden verloren. Daarom bij start uniek meldpunt ook communicatieplan en vernieuwing ICT-code: ook duidelijke communicatie over de controlemogelijkheden van de werkgever
de sancties bij integriteitsschendingen staan in VPS, ook in de deontologische code is dit expliciet opgenomen. Leidinggevenden moeten optreden bij zware inbreuken kan men strafrechtelijk vervolgd worden. Bij VO voelen leidinggevenden zich nog niet sterk genoeg om op te treden onder meer omdat medewerkers bv tegen tuchtsancties en negatieve evaluaties in beroep kunnen gaan en vaak gelijk krijgen van de beroepscommissie (vakbondsvertegenwoordiging). De procedure van de beroepscommissie is geëvalueerd en er zijn voorstellen om dit aan te passen om gepaste sancties te kunnen nemen. Ook komt een vormingstraject voor leidinggevenden om hun sleutelrol op vlak van integriteit (op alle vierde pijlers) beter te kunnen opnemen.
nazorg: bij een schending is er meestal nazorg nodig om de betrokken dienst terug efficiënt te laten werken want vertrouwen tussen de medewerkers of tov management is vaak zoek. Ook hier is bij VO nog werk aan de winkel. Nazorg vraagt een multidisciplinaire aanpak op welzijnsvlak, op sociaal vlak (weerslag op privé-leven van de medewerkers), ook tav de leidinggevenden en management (coach leidinggeven) en begeleiding van expert crisiscommunicatie en expert reputatie- en imagomanagement zijn belangrijk.
De multidisciplinaire aanpak op deze 4 pijlers wordt uitgewerkt door: Virtueel bureau Integriteit (toon model en cirkels VBI) Uniek meldpunt Netwerk integriteit van de Vlaamse overheid (met onder meer gesloten Yammergroep)
Communicatie is cruciaal voor al deze initiatieven voor effectieve kennisdeling en samenwerking maar ook voor sensibilisering en continue zichtbaarheid in de organisatie. Dit is in de eerste plaats interne communicatie maar heeft weerslag op externe communicatie wat bijdraagt tot de reputatie en imago van de organisatie (bv Twitter: deelnemers twitteren over integriteitsinitiatieven, CIZ deelt info op Linked In en Twitter)
En als het dan toch misloopt? Dan is het in beste geval organisatie zelf die het dankzij de 4 pijlers, heeft ontdekt, heeft aangepakt en er over communiceert (zie case AFM- mededeling van minister Bourgeois): communicatie is dan ook voorbereid. Het communiceren hierover is ook van groot belang voor de reputatie: je geeft aan dat je controlemechanismes hebt die werken, dat je gepaste maatregelen neemt en dat je leert uit de fouten. Als je zelf de controle hebt over de externe communicatie over interne schendingen dan is impact op reputatie minder groot en beter beheersbaar.
Conclusie: Door te investeren in de driehoeksrelatie communicatie, integriteit en reputatie is er veel te winnen voor uw organisatie en iedereen die er werkt en er klant van is. Door te investeren in een degelijk integriteitsbeleid waarbij communicatie een cruciale rol speelt om het integriteitsbeleid goed te voeren, worden de risico’s op integriteitsschendingen verkleind en is er minder kans op reputatieschade Als u investeert in goede communicatie over integriteit dan plukt u daar niet alleen de vruchten van intern maar ook extern, zelfs als het toch fout loopt want dan heeft u in het beste geval de schending zelf opgemerkt en kunt u de communicatie over de schending voeren en beter beheersen dan wanneer bv de pers de communicatie voor u voert. Dit heeft uiteraard een effect op de reputatie van uw organisatie. En zoals u weet uit het begin van m’n toelichting kan dat uw organisatie heel wat geld besparen. Een evenwichtige communicatie over uw integriteitsbeleid naar uw belanghebbenden is zeker de moeite waard: uw belanghebbenden weten dat u werkt aan integriteit om risico’s te vermijden maar blijf bescheiden in uw communicatie want u kunt integriteitsschendingen nooit uitsluiten. Toch niet te ver gaan in externe communicatie, voorzichtigheid en bescheidenheid is geboden want integriteitsrisico’s kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Het helpt wel als je een uitgewerkt beleid en aanpak hebt, zodat het duidelijk is dat de organisatie haar best doet om schendingen te vermijden en werkt aan een integere bedrijfscultuur.
