3. INTRODUCCION
Esta ponencia ha sido diseñada para dar una revisión y
refrescamiento a los procedimientos establecidos para evaluar
expedientes de certificacion por el CDT.
El objetivo principal es permitir la comprensión y correcta aplicación
de los principios básicos para la toma de decisiones de acuerdo con las
necesidades de cada norma y procedimiento utilizado como referencia.
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4. CONTENIDOS
1. El concepto de gestión
2. La Auditoria o Inspeccion
3. La Información
4. La Evidencia
5. Los Hallazgos
6. La Descripción de la No Conformidad
7. Ejercicio de practica
8. Los procedimientos de debido proceso
a. Decisiones Básicas
b. Factores que afectan la decisión
c. Detalles de las Instrucciones de trabajo
9. Cartas/ Notas/Avisos
10. Glosario
11. Referencias
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6. PREVENIR Estandarización
DETECTAR
OPTIMIZAR
* Acciones para mejorar la eficiencia de los procesos
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7. Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencia de
auditoría y evaluarla objetivamente para
determinar la extensión en la cual se cumplen
los criterios de auditoría.
ISO 9000:2000, párrafo. 3.9.1
párrafo.
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8. FASES DE LA INSPECCIÓN
DECISIONES
Hallazgos Calidad
CDT
Calidad
Necesidad de Evaluar Planear Realizar Revisar Informar Informe
CDT
CDT
Programa Conformidades
Plan No Conformidades
Lista de ver o Observaciones
Notas. Oportunidades de mejora
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9. RECOLECCION DE LA INFORMACION
La información debe:
Recopilarse mediante un proceso de muestreo
apropiado
Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los
criterios de la auditoría
Ser verificable para que se constituya en
evidencia de auditoría
Ser registrada en el informe de inspección
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11. “Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables”.
NOTA: La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o
cuantitativa.
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12. Fuentes de Información
Información
Recopilación por muestreo
y verificación
Evidencia de Auditoría
Evaluación frente a los
Criterios de auditoría
Hallazgo de Auditoría
Revisión
Hallazgo de Auditoría
Conclusiones de Auditoría
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13. “Resultados de la evaluación de la evidencia de la
auditoría/inspección, recopilada frente a los
criterios de auditoría”.
auditoría”.
NOTA: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad
con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
ISO 19011 : 3.4
13
18. LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD
1. No Conformidad Mayor: Asociado a:
Un incumplimiento total de los procedimientos de la norma,
procedimiento documentado ,,(sistema de documentos).
Ausencia total de cumplimiento a un requisito.
Conjunto de fallas menores que indican una falla total del
sistema inspeccionado o auditado.
Daño inmediato a la calidad del producto o servicio.
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19. LOS TIPOS DE NO CONFORMIDAD
2. No Conformidad Menor Asociado a:
Una falla parcial, aislada observada en un procedimiento,
instrucción, documentación o requisito de la norma.
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20. PREAMBULO:
Las no conformidades deben ser registradas en el
informe de inspección y respaldadas por la información
utilizada como evidencia (inspector).
El reconocimiento por parte del representante indica la
precisión de la evidencia y la comprensión de la no
conformidad. (inspector)
.
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21. Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarse
formalmente en la reunión de cierre y Entrevista de salida (inspector)
Si se tiene toda la certeza de la no conformidad, esta se debe registrar
en el informe de inspección final (inspector).
La determinación de una No Conformidad por el CDT, dependerá en
gran parte de la calidad de la información y la evidencia presentada en
el reporte de inspección (CDT)
Las no conformidades reportadas deben ser revisadas y evaluadas
por el CDT, en función del alcance de la norma y los criterios de la
inspección (CDT)
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22. La redacción de una no conformidad debe contener:
una visión general del hallazgo, describiendo la
deficiencia y dando ejemplos de la evidencia de
auditoría; y
un resumen o cita del requisito incumplido.
* Ver especificaciones de las cartas
22
23. 1. Descripción de la falla
2. Descripción del requisito incumplido
3. Precisa
4. Concisa
5. Consistente y sin juicios de valor
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24. 1. La no conformidad debe ser inobjetable.
2. Debe ser descrita de tal forma que no deje lugar a dudas
3. Es la fuente de información para la toma de acciones
correctivas.
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25. Detección, Definición y Redacción de No Conformidades
(DDRNC)
Instrucciones para el ejercicio de practica:
1. Estudie cada uno de los casos presentados. Cada uno de estos ocurrió
en una auditoria/inspección de certificación para NOP.
2. Si considera que el caso no cuenta con suficiente evidencia para generar
una no conformidad, entonces declare que es una observación,
oportunidad de mejora o punto de información.
3. Si considera que el caso cuenta con suficiente evidencia para generar
una no conformidad, entonces declare la categoría de la no conformidad
(Mayor o Menor) y el requisito incumplido.
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26. Detección, definición y redacción de No Conformidades
4. Seleccione dos de los casos categorizados como no
conformidades y redacte formalmente ambos de acuerdo a sus 5
características de calidad.
5. Considere que todos los casos han sido verificados por el
Inspector como verídicos y de igual manera descritos en el informe
de inspección.
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27. CASO No. 1
El Inspector fue a verificar las prácticas de cosecha en el campo de una
Cooperativa de producción de Cacao. Al estar entrevistando a los obreros,
notó un fuerte olor a estiércol en el campo. Al observar con mayor
detenimiento, notó que recientemente se había añadido en un área de
aproximadamente 400 metros cuadrados una buena cantidad de estiércol
de animal (ganado vacuno). En dicho lugar se estaba cosechando Cacao
en ese momento. Al preguntar al Supervisor de la cosecha el motivo de la
presencia del estiércol, el Supervisor declaró que es debido a la falta de
lluvia en las últimas semanas y al fuerte nivel de erosión en esa porción de
terreno.
27
28. CASO No. 2
En una finca productora de cítricos (limones), el Inspector fue a comprobar el
estado que guarda uno de los campos de producción de naranja. Al arribar al
lugar, en un automóvil, por un camino aledaño a los campos, notó que varios
de ellos no poseían zonas apropiadas de amortiguamiento y otros sí.
Posteriormente, cuando estaba inspeccionando físicamente los campos, notó
que a una avioneta estaba aplicando una sustancia a los campos vecinos de
producción de banano. Al preguntar al Supervisor de Campo, que sustancia
estaba aplicando la avioneta, éste llamó por radio al Gerente de la Finca para
investigar. Al poco rato, le indicó al Inspector que estaba aplicando algún
fungicida para combatir la Sigatoka. Adicionalmente mencionó que los
campos son propiedad de otra finca y que es muy difícil que la deriva llegue a
los campos de su finca.
28
29. CASO No. 3
Durante la inspección a una Cooperativa de producción de Mango, se
encontró que se estaba aplicando el cebo GF120 (spinosad) en los
campos de mango orgánico.
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30. CASO No. 4
En una empresa hortícola el Inspector estaba verificando la
implementación del Plan del Sistema Orgánico. Al estar entrevistando
al Capataz de Campo, responsable del control de insumos agrícolas
para la producción, indicó al Inspector que se utilizan cerca de 12
sustancias para el control o manejo de los problemas fitosanitarios y
de fertilidad de suelo. Indicó que todos ellos están autorizados y tiene
como demostrarlo. Al inspector solicitar la lista de dichos insumos
agrícolas, el Capataz replicó que “no había necesidad de tenerla
debido al buen control que se tiene en el almacén de dichos
insumos”.
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31. CASO No. 5
El Inspector estaba realizando la verificación de aplicación de
fertilizantes en el campo de producción a un afiliado de una
cooperativa de producción de café orgánico. Notó inmediatamente
que una buena área de cultivo estaba cubierta por un lodo espeso
color negro. Al preguntar al dueño de la parcela, éste contesto que es
un lodo proveniente de un contenedor de sedimentación de las aguas
sanitarias del pueblo cercano. En el contenedor se sedimenta el lodo y
se aplica como fertilizante y que es una práctica normal y efectiva.
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32. CASO No. 6
Un inspector durante su rutina de verificación en campo notó una gran
columna de humo en un lugar cercano a donde se encontraba. Solicitó
al Capataz que lo llevara al lugar de origen del humo. Se encontró que
el personal de la finca auditada estaba quemando la pulpa de seca de
café cereza con otros restos de arboles y hojas de la sombra caídas
del suelo en el campo 3 y 5. Al preguntar al Capataz si ésta era una
práctica normal en la finca éste contesto que sí y que tenía varios años
de llevarse a cabo de esa manera.
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33. CASO No. 7
Durante la auditoria de trazabilidad, el inspector encuentra que las
cantidades de cosecha y las cantidades vendidas no se pueden
reconciliar, debido a la falta de registros consistentes, y mas aun que
tratando de ordenar la información encontrada, se observa que no
hay los registros de los últimos 5 años, lo cual le permitió concluir que
no había suficiente información para realizar la trazabilidad del
producto orgánico, por lo menos en los últimos 3 años. Al solicitar la
información necesaria, el inspector fue informado que tales registros
habían sido extraviados por el capataz anterior y que no hubo
respaldo para mantener la información.
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35. DECISIONES BASICAS
Diferimiento o Aplazamiento
Conversión- programa OCIA solamente
Aprobación
Nota de Incumplimiento
Denegación- para solicitantes nuevos
Nota de Propuesta de Suspensión
Nota de Propuesta de Revocación
Nota de Suspensión
Nota de Revocación
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36. FACTORES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LA DECISION EN EL
DEBIDO PROCESO DE CERTIFICACION
1. Conocimiento del Inspector para detectar fallas en el sistema
inspeccionado.
2. Interpretación del problema potencial encontrado- Norma
3. La descripción y redacción del tipo de falla o No
conformidad encontrada
4. Soportes documentales y evidencias sobre las fallas
encontradas.
5. Calidad de la información presentada en el informe final de
inspección y sus conclusiones.
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37. DECISIONES BASICAS-DETALLES
2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para
completar la primera etapa del
proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente
emitidos para nuevos solicitantes u operadores existentes
que piden alcances o programas de certificación
adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance o
programa. OCIA señalará un fecha límite para la
información adicional. Si la información no es recibida, un
aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento o
denegación. 37
38. DECISIONES BASICAS-DETALLES
2.19 Aplazamiento. Pedir información necesaria para completar la primera
etapa del proceso de certificación. Los aplazamientos son solamente emitidos
para nuevos solicitantes u operadores existentes que piden alcances o
programas de certificación adicionales, pero únicamente para el nuevo alcance
o programa.
OCIA señalará una fecha límite para la información adicional. Si la información
no es recibida, un aplazamiento puede pasar a ser un incumplimiento
(existente) o denegación (nuevos).
2.22 Aviso de incumplimiento. Una notificación enviada a un operador,
identificando un incumplimiento mayor o un incumplimiento menor (?????)
que afecta la integridad orgánica del producto.
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39. DECISIONES BASICAS-DETALLES
2.27 Revocación. Una decisión que revoca una certificación
otorgada previamente bajo los programas de NOP, CARTV
y/o JAS.
2.28 Suspensión. Una decisión que discontinua
temporalmente la certificación otorgada previamente bajo
los programas de NOP, CARTV y/o JAS.
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40. DECISIONES BASICAS-DETALLES
6.6 Cuando se emita un requisito para el incumplimiento
menor que se ha identificado, se debe estipular una
fecha límite específica (mes/día/año) para que el
operador responda.
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41. DECISIONES BASICAS-DETALLES
6.7 Los asuntos que sean identificados y que no requieran
una fecha límite específica para que el operador responda,
para que se reciban declaraciones de mejora y/o información
importante que le gustaría al Especialista en Certificación
que el operador utilice o que se preste atención a algo en
particular deben ser anotados en el espacio para
“Oportunidad de Mejora” o “Punto de Información.”
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42. DECISIONES BASICAS-DETALLES
7.1.3 Las cartas de Aviso de Incumplimiento se emiten cuando la
información indica que la operación no es capaz de cumplir o no cumple
con los estándares relevantes, los estatutos de OCIA y/o requisitos
previamente impuestos. La información puede ser recibida del solicitante,
un capítulo de OCIA, un inspector de OCIA, otra agencia certificadora, una
autoridad reguladora, un asociado de OCIA, un miembro del público o
cualquier otra fuente confiable. Para más información vea Revisión de
Operaciones Certificadas y Política sobre la Condición de
Certificación.
Corrección-debe ser: [Política de Revisión de Operaciones
Certificadas y Condiciones para la Certificacion-SP-QS-P-074]
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43. DECISIONES BASICAS-DETALLES
7.1.3.2. El Aviso de Incumplimiento generado por el
Especialista en Certificación que realiza la revisión debe
incluir:
una descripción de cada incumplimiento;
mención del estándar(es) orgánico(s) correspondiente(s),
los hechos en los cuales se basa el aviso de incumplimiento;
la fecha en la cual la operación debe rebatir o corregir cada
incumplimiento
; y las opciones para la operación de retirar la petición de certificación
(si es nueva) o renunciar (si ya está certificada), según corresponda.
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44. DECISIONES BASICAS-DETALLES
7.1.5. Un Aviso de Propuesta de Suspensión se da a
las operaciones certificadas bajo NOP, JAS y/o CARTV
si no hay respuesta al Aviso de Incumplimiento o,
cuando corresponda, Aviso de Incumplimiento Aún
Vigente o el incumplimiento no es exitosamente
corregido o rebatido.
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51. PROPUESTA DE SUSPENSION
1. Aviso Propuesta de Suspensión (corregir no es posible)
2. Aviso Propuesta de Suspensión (no respuesta)
3. Aviso Propuesta de Suspensión (sin solicitud de renovación)
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53. GLOSARIO
2.5. Equipo de decisión de certificación (CDT). La entidad en OCIA encargada de
tomar las decisiones de certificación.
2.9. Aplazamiento. El estatus que se da a un expediente que carece de
información necesaria para tomar una decisión de certificación final, y dicha
información todavía no se ha recibido.
2.11. Denegación. Una decisión que descontinúa la certificación de una
operación previamente certificada por OCIA bajo el programa de OCIA/IFOAM.
También hay la posibilidad de que se emita esta decisión para nuevos
solicitantes bajo el programa de NOP, JAS y/o CARTV. También conocido como
Aviso de denegación.
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54. GLOSARIO
2.15. Incumplimiento mayor. Una violación de los estándares de certificación
que afecte la integridad orgánica del producto ,,,,,,,
(Un Aviso de una Posible Suspensión puede acompañar a una No
Conformidad si la violación no puede ser corregida por el operador)
2.16. Incumplimiento menor/Requisito. Una violación de los estándares de
certificación que no afecte la integridad orgánica del producto.
2.17 Oportunidad de mejora. Una acción o situación que actualmente no viola
los estándares de certificación o la integridad orgánica del producto.
2.18 Punto de información. Una sugerencia dada para mejorar el
cumplimiento de prácticas orgánicas
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55. REFERENCIAS:
1. Instrucciones de Trabajo para el Especialista de
Certificacion- SP-QS-P-038, Revisión M, Fecha
Efectiva: 29 de octubre 2009.
2. Política de Revisión de Operaciones Certificadas y
Condiciones para la Certificacion SP-QS-P-074
GRACIAS
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