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  Dématérialisation - PES V2  Ville et département de Paris DRFiP d’Île-de-France et de Paris   Pôle gestion publique Sect...
Sommaire I  Les éléments de contexte  II Les enjeux III La démarche retenue IV La préparation de la dématérialisation  V L...
I – Les éléments de contexte: nos partenaires  <ul><li> une  coopération marquée lors des précédents et récents  </li></...
I – Les éléments de contexte :  spécificités de la DRFiP d’Ile de France et de Paris <ul><li>4 Trésoreries spécialisées   ...
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V – La démarche projet : acteurs, structures et liaisons
V – La démarche projet : la méthode et les outils <ul><li>Prérequis : la décomposition complète de la chaîne de travail du...
Lancement des opérations effectives de dématérialisation de la Dépense, le 23 septembre 2011 Mise en place d'un dispositif...
Projet structurant pour l’ensemble des parties prenantes  un exemple de démarche de modernisation administrative  emblém...
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La dématérialisation des justificatifs de dépenses : l’exemple de la ville de Paris - DRFIP

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Publié dans : Économie & finance
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La dématérialisation des justificatifs de dépenses : l’exemple de la ville de Paris - DRFIP

  1. 1. Dématérialisation - PES V2 Ville et département de Paris DRFiP d’Île-de-France et de Paris Pôle gestion publique Secteur local 31 janvier 2012
  2. 2. Sommaire I Les éléments de contexte II Les enjeux III La démarche retenue IV La préparation de la dématérialisation V L’impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien VI Les perspectives
  3. 3. I – Les éléments de contexte: nos partenaires <ul><li> une coopération marquée lors des précédents et récents </li></ul><ul><li>changements de logiciels : ALIZE et HELIOS </li></ul><ul><li> un volontarisme affiché pour aller vers la dématérialisation </li></ul><ul><li> la mise en oeuvre de prérequis organisationnels </li></ul><ul><li>(CSP - dématérialisation des PJ)‏ </li></ul><ul><li> un projet qui s’inscrit dans un processus d'échanges réguliers </li></ul><ul><li>sur la gestion quotidienne </li></ul> La ville de Paris : un partenaire privilégié pour la mise en place de l'ensemble de ce processus de modernisation  La CRC : un partenaire incontournable et volontariste  une approche positive des démarches d'analyse et de modernisation des processus
  4. 4. I – Les éléments de contexte : spécificités de la DRFiP d’Ile de France et de Paris <ul><li>4 Trésoreries spécialisées </li></ul><ul><li>TP du CAS </li></ul><ul><li>TP des CHS </li></ul><ul><li>TP CHNO XV-XX </li></ul><ul><li>TP desEPL </li></ul>DRFiP Stéphane HALBIQUE - AGFIP Philippe GABRIAGUES - AFIP Département COMPTABILITÉet GESTION des CL-EPL Dany BUSNEL - AFIP Adjoint Mission GRANDS PROJETS Mickaël LE BOUR AFIP Adjoint Département ANIMATION du RÉSEAU et MODERNISATION Ségolène NEYRET-LE GORGEU IP Département FDL et ÉTUDES FINANCIERES Jean-François HADDOUCHE AFIP Adjoint Division DÉPENSES Daniel CLINET - IDIV Division RECETTES Yolande CHEVALIER - IDIV Division DÉPENSES de PERSONNEL et COMPTABILITÉ Véronique PAILLER - IDIV Division RÉGION et COLLECTIVITÉS DIVERSES Michèle CHAUMONT- IDIV
  5. 5. <ul><li>Pour la DRFiP: </li></ul><ul><li>Un passage récent à Hélios: juin 2010 </li></ul><ul><li>Une organisation du travail spécifique pour les services en charge de la dépense de la ville et du département de Paris </li></ul><ul><li> fondée sur un séquencement des tâches par bloc </li></ul><ul><li> héritée de RCT, mais compatible avec Hélios </li></ul><ul><li> prenant en compte les fortes attentes de la ville de Paris </li></ul><ul><li>en terme d'annonce de trésorerie </li></ul><ul><li> non remise en cause lors la bascule HELIOS </li></ul>I – Les éléments de contexte: à la DRFiP, une organisation atypique du travail sous Hélios
  6. 6. <ul><li>Une volumétrie des échanges très importante et des enjeux financiers considérables: </li></ul><ul><li> </li></ul><ul><li> 20 tonnes de papier pour 2,5 millions de piéces justificatives en Dépense et 1,5 millions, pour la Recette </li></ul><ul><li> 250 000 mandats </li></ul><ul><li> 500 000 titres </li></ul><ul><li> 10 Milliards € en Dépense et en Recette </li></ul><ul><li>150 agents de la DRFiP concernés par le projet </li></ul>II – Les enjeux de la dématérialisation et ses acteurs
  7. 7. III – L'impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien <ul><li> Les impacts organisationnels : </li></ul><ul><li>  une refonte partielle de l'organigramme: fusion de services </li></ul><ul><li> une intégration d'opérations effectuées par un autre service </li></ul><ul><li> Les impacts métiers : </li></ul><ul><li> la suppression du travail séquencé et le passage à </li></ul><ul><li>une organisation intégrée </li></ul><ul><li> la gestion et le référencement des pièces justificatives </li></ul><ul><li> la signature électronique des bordereaux </li></ul><ul><li> les modalités pratiques du visa </li></ul><ul><li> la constitution du compte de gestion sur pièces </li></ul>
  8. 8. III – L'impact de la dématérialisation sur le travail au quotidien  Les impacts métiers (suite) :  la modification des dispositifs de pilotage des services par les cadres A  l’optimisation des fonctionnalités d'HELIOS (modules COP et CHD embarqués)‏  la prise en compte des contraintes d'ajustements et des contrôles comptables  la modification de l'environnement de travail des agents  Les interrogations subsistantes :    le pilotage en binôme d'une structure 
  9. 9.  Au sein des services DGFIP/DRFIP :  une équipe dédiée au sein du pôle : la mission grands projets  l’association étroite des équipes de la mission HELIOS et du pôle national de dématérialisation  la MDA: un audit de l’existant et des propositions de réorganisation  l'appui d'un consultant externe sur la dernière période intervenant auprès des équipes de la DRFIP  En externe :  u n COPIL mensuel avec la Ville de Paris  des groupes de travail mixtes (Ville – DRFiP) sur l'ensemble de la période IV – La démarche projet : les structures
  10. 10. V – La démarche projet : acteurs, structures et liaisons
  11. 11. V – La démarche projet : la méthode et les outils <ul><li>Prérequis : la décomposition complète de la chaîne de travail du service </li></ul><ul><li>et un examen exhaustif des échanges avec l'ordonnateur. </li></ul><ul><li> Des visites extérieures : </li></ul><ul><li> Trésorerie de Versailles Municipale et Conservation des </li></ul><ul><li>hypothèques de Paris 1 </li></ul><ul><li> CPAM du 92 </li></ul><ul><li>Une phase de communication étalée sur une année </li></ul><ul><li>Une place spécifique pour les phases de tests </li></ul><ul><li> une salle dédiée et une base spécifique </li></ul><ul><li> de nombreuses séquences de tests partagés avec </li></ul><ul><li>l'ordonnateur et les équipes HELIOS . </li></ul><ul><li> un processus spécifique du choix du matériel </li></ul>
  12. 12. Lancement des opérations effectives de dématérialisation de la Dépense, le 23 septembre 2011 Mise en place d'un dispositif de suivi spécifique au démarrage D'ores et déjà des gains significatifs obtenus en terme de délai de paiement, malgré la période de fin de gestion Début Octobre : début des travaux pour le domaine de la Recette  Maintien de la méthodologie  Objectif : septembre 2012 VI – La dématérialisation : les perspectives
  13. 13. Projet structurant pour l’ensemble des parties prenantes  un exemple de démarche de modernisation administrative emblématique pour la DGFiP et le secteur SPL  une conduite du changement mobilisatrice pour l'ensemble des équipes de l'ordonnateur et du comptable  une démarche fondée sur une coopération et une concertation de tous les instants VI – La dématérialisation : conclusion

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