Practica Excel: Registro de Asistencia y Notas

INFORMÁTICA Y
COMPUTACIÓN BÁSICA
Mg. Heli Modesto Lazaro Acero
VICERRECTORADO ACADÉMICO
FACULTAD DE EDUCACIÓN Y HUMANIDADES

INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN BÁSICA
Docente: Mg. Helí Modesto Lazaro Acero
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Microsoft Excel

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PRACTICA Nº 03
Utilizando el programa Excel elaboraremos un libro llamado Registro de asistencia y Notas, el cual
debe tener dos hojas de cálculo con las siguientes características:
Primera hoja
La hoja1 se llamara Asistencia y debe tener las siguientes funciones:
 Los días que asistió el estudiante debe tener un √ y los que no una X
 El registro de asistencia debe indicar un record de asistencias y faltas de cada estudiante.
 El porcentaje de asistencias.
Segunda hoja
La hoja2 se llamara Registro y debe tener las siguientes funciones:
 Las notas ingresadas menores que 11 y la condición Desaprobado deben ser de color rojo.
 Calcular el promedio de cada estudiante.
 Indicar si el estudiante está aprobado y desaprobado.
 Indicar la nota máxima y mínima del total de estudiantes.

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DESARROLLO DE LA PRÁCTICA
Para iniciar con la práctica daremos clic en
Una vez activado el programa de hoja de cálculo Excel,
daremos un clic en Libro en blanco
HOJA DE CÁLCULO N° 01: REGISTRO DE ASISTENCIA
En la hoja1 ingresaremos en el encabezado los títulos de los datos a ingresar (a), tal como
se muestra en la imagen siguiente:
Después ingresamos los
apellidos y nombres de los
estudiantes.
(a)
(b)

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Para que la numeración tenga el cero
adelante primero debemos dar
formato a las celdas.
Dar clic derecho encima de la
columna A (b), luego seleccionamos
Formato de celdas (a).
En la ventana siguiente seleccionamos Texto (a) y luego daremos clic en Aceptar (b).
Ingresamos los números a cada celda, luego seleccionamos los datos ingresados (a) y lo
centramos ingresando al menú INICIO (b), de la herramienta Alineación (c) seleccionamos
Centrar (d).
a
(a)
(b)
(b)

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DAR FORMATO A LA ASISTENCIA
Para realizar este proceso primero seleccionamos las celdas donde se aplicara el formato
condicional (a).
Después ingresamos al menú INICIO (b), de la herramienta Estilos (c) seleccionamos
Formato Condicional (d).
(b)
(d) (c)
(a)
(a)

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En la opción Formato condicional (a), seleccionamos Conjunto de iconos (b), luego
daremos clic en 3 símbolos (sin circulo) (c)
Una vez que seleccionado 3 símbolos, daremos clic en Formato condicional (a) y
seleccionamos Administrar reglas (b) nos mostrara la siguiente ventana.
(b)
(d)
(c)
(a)
(b)
(c)

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Luego daremos un clic en Editar regla…(a), nos mostrara la siguiente ventana.
Antes de empezar a editar las reglas de formato de celdas, primero debemos activar la
opción Mostrar iconos únicamente (a), que se encuentra en la opción editar una
descripción de regla (b).
(a)
(a)
(b)

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Luego configuramos la regla del registro de asistencia, primero indicaremos que si el valor
ingresado es mayor (>) e igual (=) al número 1 (a) se debe considerar asistencia. (b)
Y si el número sea mayor (>) que cero (a) se podrá en admiración y lo considera como falta
(b), después de configurar todas las reglas daremos clic en Aceptar (c)
Volverá a la ventana de administrador de reglas, daremos clic en Aceptar. (c)
(a)
(a)(b)
(b)
(c)

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Después de configurar las reglas del formato condicional procedemos a llenar las
asistencias en las celdas con los siguientes valores:
1 1 1 1 1
0 0 1 1 1
1 1 1 1 1
1 0 1 1 1
1 1 0 1 1
1 1 1 1 1
1 0 1 1 1
1 1 0 1 1
1 0 1 1 1
1 1 1 1 1
1 0 1 1 1
1 1 1 1 1
0 1 1 1 0
1 0 0 1 1
1 1 1 0 1
Para finalizar centraremos los datos ingresados, seleccionando con el botón izquierdo del
mouse, luego seguiremos la secuencia (Menú INICIO / Alineación / Centrar)

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CONTROL DE ASISTENCIAS
Para contar las asistencias de cada estudiante utilizaremos la función CONTAR.SI
Primero damos clic en la celda del primer estudiante (a), luego nos dirigimos al menú
FÒRMULAS (b), de la herramienta Biblioteca de funciones (c) daremos un clic en Mas
funciones (d) y opción Estadística (e) seleccionamos con un clic en CONTAR.SI (f)
Nos mostrara la ventana siguiente:
En la venta siguiente ingresaremos los argumentos de función, donde indicaremos que el
rango C2:G2 y el criterio “1”, es decir si en la celda se ingresa el valor 1 lo considera como
asistencia.
La sintaxis será =CONTAR.SI (C2:G2;”1”)
(b)
(c)
(d)
(f)
(e)
(a)

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Luego daremos clic en Aceptar.
Copiamos la sintaxis o fórmula de la celda H2 a las demás celdas.
Y la pegamos a las demás celdas.

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CONTROL DE FALTAS
Para contar las faltas de cada estudiante utilizaremos la función CONTAR.SI
Primero damos clic en la celda del primer estudiante I2 (a), luego nos dirigimos al menú
FÒRMULAS (b), de la herramienta Biblioteca de funciones (c) daremos un clic en Mas
funciones (d) y de la opción Estadística (d) seleccionamos con un clic en CONTAR.SI
(f)
Nos mostrara la ventana siguiente:
En la venta siguiente daremos los argumentos a la función, donde indicaremos que el rango
es C2:G2 y el criterio será, si en algunas de las celdas tiene el valor 0 indique será
considerado como falta.
La sintaxis será =CONTAR.SI (C2:G2;”0”), luego daremos clic en Aceptar.
(b)
(c)
(f)
(d)
(a)
(e)

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Copiamos la sintaxis o fórmula de la celda I2 a las demás celdas.
Y la pegamos en las demás celdas.

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PORCENTAJE DE ASISTENCIA
Primero daremos un clic izquierdo en la celda J2 para ingresar la sintaxis, luego un clic
en la barra de fórmulas y colocaremos la siguiente sintaxis: =(100*H2)/(H2+I2)
Copiamos la formula (a) de la celda J2 y la pegamos en las demás celdas J3, J4, J5, J6 …
J16 (b), nos mostrara los valores porcentuales de cada uno de los estudiantes (c).
c
b

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CAMBIAR EL TAMAÑO DE ALTURA A LAS CELDAS
Para realizar este proceso presionamos el clic izquierdo del mouse y seleccionamos desde
la fila 1 hasta la fila 16.
Luego daremos un clic derecho encima de cualquier número de fila, para asignarle el
tamaño de altura de la fila
Cambiamos el número 15 por 20, si tiene un número que no se el valor quince le colocamos
20.

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La altura de la fila cambiara al valor indicado.
AGREGAR BORDES A LAS CELDAS
Primero seleccionaremos todas las filas y columnas que se agregaran los bordes, luego
nos dirigimos al menú INICIO (a) y seleccionamos de la Herramienta Estilos (b) la opción
Dar formato como tabla (c), por ultimo daremos un clic en Estilo de tabla medio 13. (d)
(a)
(b)
(c)
(d)

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La ventana siguiente nos mostrara las celdas que se
dará formato, es decir desde la A1 hasta G16 (a), para
finalizar daremos clic en Aceptar (b)
Para quitar el filtro del encabezado
daremos doble clic en la parte superior
izquierda de la hoja de cálculo (a) para
que aparezca el menú oculto
HERRAMIENTAS DE TABLA.
Luego desactivamos Botón de filtro (b) y listo.
(a)
(b)
(a)
(b)

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Mostrará lo siguiente:
Una vez terminado de ingresar los datos y funciones guardamos la hoja de cálculo con el
nombre de Asistencia.
Para cambiar el nombre daremos doble clic encima de hoja1, luego cambiaremos el
nombre por Asistencia.

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HOJA DE CÁLCULO N° 02 : REGISTRO DE NOTAS
Para insertar una nueva hoja daremos clic en el signo
En la hoja2 ingresaremos primero los títulos de los datos a ingresar (a), tal como se muestra
en la imagen siguiente:
Para que la numeración tenga el cero adelante repetiremos el proceso de la hoja1, primero
daremos un clic derecho encima de la columna A, luego seleccionamos Formato de
celdas y en la ventana siguiente seleccionamos Texto y luego daremos clic en Aceptar.
Luego seguiremos ingresando los apellidos y nombres, la nota1, nota2, nota3 y nota4; los
demás datos se procesaran aplicando formulas y condiciones según lo solicitado.
+
(a)

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CALCULAR EL PROMEDIO
Para hallar el promedio, primero seleccionamos los datos ingresados (Notas 1, Nota 2 y
Nota 3 (a)), luego nos dirigimos al menú FÓRMULA (b) y en la herramienta Biblioteca de
funciones (c) daremos un clic en Autosuma (d) y por ultimo seleccionamos Promedio (e).
Nos mostrara el siguiente resultado
Para que el promedio tenga solo dos decimales y no varios
realizaremos las siguientes modificaciones:
(e)
(b)
(c)
(d)
(a)

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Primero dar un clic derecho en la celda donde se ubica el promedio (a), luego daremos un
clic izquierdo en Formato de celdas (b).
En la ventana siguiente daremos formato a la celda F2 para solo visualizar dos decimales.
En la pestaña Número (a) seleccionamos la categoría Personalizada (b), luego
elegiremos el Tipo: 0.00 (c) y por ultimo daremos clic en Aceptar (d).
(b)
(a)

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Nos mostrará el siguiente resultado.
Pala las demás celdas primero copiamos la fórmula de la celda F2 (a), luego selecciónalos
las celdas F3, F4, F5, F6, F7, F8, F9… F16. (b)
(c)
(b)
(a)
(d)

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Después pegamos la formula a las celdas seleccionadas y por ultimo centramos todos
datos menú INICIO herramienta Alineación opción Centrar.
(a)
(b)

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COLOCANDO COLOR A LAS NOTAS
Para aplicar esta función primero seleccionamos todas las tablas que tengan un valor
numérico.
Después iremos al menú INICIO (a) y en la herramienta Estilos (b) daremos un clic en
Formato condicional (c) luego nos dirigimos a Resaltar reglas de celdas (d) y por ultimo
daremos un clic en Es menor que … < (e)
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)

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En la ventana siguiente indicaremos
que las notas menores a 11 (a) sean de
color rojo, ya por defecto rellena toda la
celda con un color rojo claro.
Con el botón izquierdo del mouse
daremos un clic en la punta de flecha
hacia bajo y seleccionaremos que solo
coloque el texto de color rojo. (b)
Una vez seleccionado la opción
daremos clic en Aceptar y quedara los
datos de la siguiente manera.
(a)
(b)

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AGREGANDO LA CONDICIÓN APROBADO O DESAPROBADO
Para agregar esta condición utilizaremos la Función SI, el cual nos permite evaluar una
condición, en el caso de que esa condición sea verdadera el resultado de la celda será
Aprobado, y en el caso de que sea falsa tendrá como resultado Desaprobado.
Debemos tener en cuenta que la condición del estudiante será Aprobado cuando su
promedio sea mayor o igual a 10.50, o desaprobado cuando sea lo contrario.
Para empezar a insertar la función daremos un clic en la celda G2 (a) que será en nuestro
caso la condición del primer estudiante, luego nos dirigimos al menú FÓRMULA (b) y en
la herramienta Biblioteca de funciones (c) daremos un clic en Lógicas (d) y por ultimo
seleccionamos SI (e).
Nos mostrara la siguiente ventana
(b)
(a)
(d)
(e)
(c)

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En ella indicaremos los argumentos de la función siguiente:
=si(F2>=10.50;"Aprobado","Reprobado").
Prueba lógica : F2>=10.50 (a)
Valor_si_verdadero : “Aprobado” (b)
Valor_si_falso : “Desaprovado” (c)
Luego daremos clic en (d)
(a)
(b)
(c)
(d)

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Pala las demás celdas primero copiamos (Ctrl + C) la fórmula de la celda G2 (a), luego
selecciónalos las celdas G3, G4, G5, G6, G7, G8, G9… G16. (b)
Después pegamos (Ctrl + V) la formula a las celdas seleccionadas y por ultimo centramos
todos datos menú INICIO herramienta Alineación opción Centrar.
También podemos aplicar color a condición para realizar este proceso iremos al menú
INICIO (a) y en la herramienta Estilos (b) daremos un clic en Formato condicional (c)
luego nos dirigimos a Resaltar reglas de celdas (d) y por ultimo daremos un clic en Texto
Que contiene… (e)
(a)
(b)

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Con el botón izquierdo del mouse daremos un clic en la punta de flecha hacia bajo y
seleccionaremos que coloque el texto de color rojo. (f) a los desaprobados (g) y por u,timo
daremos clic en Aceptar (h)
(b)
(b)
(a)
(f)
(h)
(g)

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INSERTANDO FORMULAS PARA ENCONTRAR LA NOTA MAXIMA Y MINIMA
Para encontrar la nota máxima aplicaremos la siguiente formula: =MAX(F2:F16)
Primero daremos un clic izquierdo en la celda donde ira la formula (a), luego iremos al
menú FÓRMULA (b) y en la herramienta Biblioteca de funciones (c) daremos un clic en
Autosuma (d) y por ultimo seleccionamos Max (e).
Al hacer clic por defecto nos mostrara la siguiente selección de datos (a)
Para modificar la selección, daremos un clic izquierdo en la barra de fórmulas (b) y
activarse realizaremos las modificaciones respectivas. Insertaremos =MAX(F2:F16)
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(a)
(b)

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Luego daremos un clic al final de la formula y después un clic en cualquier celda
Para encontrar la nota mínima aplicaremos la siguiente formula: =MIN(F2:F16)
Primero daremos un clic izquierdo en la celda donde ira la formula (a), luego iremos al
menú FÓRMULA (b) y en la herramienta Biblioteca de funciones (c) daremos un clic en
Autosuma (d) y por ultimo seleccionamos Min (e).
Al dar clic en Mín por defecto mostrar la siguiente sintaxis. (a)
(a)
(d)
(e)
(c)
(b)
(a)

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Para modificar la selección, daremos un clic izquierdo en la barra de fórmulas (b) y
activarse realizaremos las modificaciones respectivas. Insertaremos =MIN(F2:F16)
Para culminar con el proceso daremos un clic al final de la formula y después un clic en
cualquier celda
(b)

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CAMBIAR EL TAMAÑO DE ALTURA A LAS CELDAS.
Para realizar este proceso presionamos el clic izquierdo del mouse y seleccionamos
desde la fila 1 hasta la fila 16.
Luego daremos un clic
derecho encima de
cualquier número de
fila (a), para asignarle
el tamaño de altura de
la fila.
Cambiamos el número 15 por 20, si tiene un número que no se el valor quince le
colocamos 20.
La altura de la fila cambiara
al valor indicado.
(a)

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AGREGAR BORDES A LAS CELDAS
Primero seleccionaremos todas las filas y columnas que se agregaran los bordes, luego
nos dirigimos al menú INICIO (a) y seleccionamos de la Herramienta Estilos (b) la opción
Dar formato como tabla (c), por ultimo daremos un clic en Estilo de tabla medio 13. (d)
La ventana siguiente nos mostrara las
celdas que se dará formato, es decir
desde la A1 hasta G16, para finalizar
daremos clic en Aceptar (a)
(a)
(b)
(c)
(d)
(a)

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Nos mostrar lo siguiente:
Para quitar el filtro del encabezado
daremos doble clic en la parte
superior izquierda de la hoja de
cálculo (a) para que aparezca el
menú oculto HERRAMIENTAS DE
TABLA.
Luego desactivamos Botón de filtro (a) y listo.
(a)
(a)

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Mostrará lo siguiente:
Para dar formato a la Nota max y Nota min repetiremos los procesos
anteriores.
Al final nos quedara así nuestro registro de notas.

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Para culminar cambiamos el nombre de la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre
daremos doble clic encima de hoja2, luego le asignamos el nombre Notas.

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