Formation Mediadix
Établir un cahier des charges pour la
numérisation de collections
15 octobre 2010
Luc Bellier – luc.bel...
En guise d’introduction
• Un bon CCTP décrit votre besoin
• Il traduit la façon dont vous souhaitez
travailler avec le pre...
Plan
• L’appel d’offres : de la commande à l’analyse
• Le pilotage
• Le suivi : du contrôle au management de la
qualité
Appel d’offres : l’essentiel
• Toutes les prestations à faire, rien que les prestations
• Le nombre et le type de tâches à...
Instruction préalable
• Type et étendue des prestations souhaitées
types et caractéristiques des documents, traitements, v...
Pièces et rédaction
• Rédaction la plus précise et complète possible des prestations
demandées, en préservant l’avenir
• A...
Le CCTP
Définition précise des besoins et de la prestation
- Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page,
des...
Définition des livrables
- Livrables de production (document numérique)
- format et structuration des documents numériques...
Selon quel planning travaille-t-on ?
Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché.
Délais d’exécuti...
Que paie-t-on ? Modalités financières
- Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ; l’unité de comptage
(la ...
Comment gère-t-on et finit-on un marché ?
Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour
pouvoir a...
Analyse des offres et choix
• Uniquement à partir des offres
• Les critères de notation et leur pondération doivent
être d...
Le pilotage consiste à mettre en
place les structures et les
indicateurs permettant de
suivre et de contrôler le respect
d...
Les structures de pilotage :
Le comité de projet
- Sa composition : des compétences techniques, administratives et des
per...
Des procédures pour :
Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation
Lever les ambiguïtés d’une organisa...
Les indicateurs :
suivi de l’avancement du marché :
volumes produit, livrés, validés, corrigés etc.
délais de production, ...
Gestion de la qualité
• Suivi qualité de la chaîne de production
• Critères de qualité de la numérisation
3. Le suivi
Management de la qualité
• Le management de la qualité consiste en la mise en
place d’une organisation du travail dont les...
Management de la qualité : les critères
• Ces critères peuvent porter sur tous les
aspects de la prestation :
– Délais et ...
Management de la qualité :
chartes et procédures, le plan qualité
• La définition de ces critères de suivi de la qualité
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Management de la qualité :
suivre la qualité
• Les indicateurs connus sont établis selon vos
exigences et les contraintes ...
Management de la qualité :
suivre la qualité
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client doivent êtr...
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gestion de marché de numérisation patrimoniale Mediadix 2010

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gestion de marché de numérisation patrimoniale Mediadix 2010

  1. 1. Formation Mediadix Établir un cahier des charges pour la numérisation de collections 15 octobre 2010 Luc Bellier – luc.bellier@bnf.fr Département de la Conservation
  2. 2. En guise d’introduction • Un bon CCTP décrit votre besoin • Il traduit la façon dont vous souhaitez travailler avec le prestataire • Il traduit la façon dont vous pouvez travailler avec le prestataire • Un CCTP est indissociable de sa mise en œuvre et donc du suivi du marché.
  3. 3. Plan • L’appel d’offres : de la commande à l’analyse • Le pilotage • Le suivi : du contrôle au management de la qualité
  4. 4. Appel d’offres : l’essentiel • Toutes les prestations à faire, rien que les prestations • Le nombre et le type de tâches à sous-traiter varient selon ce que la bibliothèque peut supporter en interne • Cadre contractuel d’une offre concurrentielle (prix, organisation, ressources, compétences…) et dans lequel le projet sera réalisé • Cadre pour l’évaluation technique et financière des offres 1. L’appel d’offres
  5. 5. Instruction préalable • Type et étendue des prestations souhaitées types et caractéristiques des documents, traitements, volumétrie… • Objectifs du projet destination des documents numériques • Contraintes et risques sur le projet ressources humaines et financières et obligations afférentes ; planning et durée du projet ; contraintes techniques • Modalités techniques et logistiques • L’instruction permet de définir les contours de l’AO : – Forme et structure du marché (allotissement, tranches…) – Éléments clé et les contraintes à signaler – Éventuels points incertains résolus en phase de test ou pour cette date 1. L’appel d’offres
  6. 6. Pièces et rédaction • Rédaction la plus précise et complète possible des prestations demandées, en préservant l’avenir • Attention, avoir un niveau de détail pertinent • Permettre aux candidats de définir leur offre et leur prix • Ne pas préciser à la fois les volumes précis et un montantNe pas préciser à la fois les volumes précis et un montant financier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise enfinancier mini/maxi du marché : cela empêche toute mise en concurrenceconcurrence • Ne pas dédouaner l’entreprise de ses responsabilités et s’appuyer sur ses compétences 1. L’appel d’offres
  7. 7. Le CCTP Définition précise des besoins et de la prestation - Que va-t-on numériser ? (volumes en documents et en page, description des caractéristiques physiques des collections) - Que peut-on numériser ? - Comment va-t-on numériser ? (mode image, mode texte, description du document numérique) 1. L’appel d’offres
  8. 8. Définition des livrables - Livrables de production (document numérique) - format et structuration des documents numériques - modalités techniques de livraison - stockage après livraison - Livrables de suivi - Tout documents ou fichiers permettant le suivi des transactions (enlèvements des objets, livraison des objets ou des documents numériques) - Modalités de contrôle et livrables du client au prestataire Le CCTP 1. L’appel d’offres
  9. 9. Selon quel planning travaille-t-on ? Le CCAP doit prévoir les délais et l’organisation globale du marché. Délais d’exécution : tranches, délais de production, de validation, de réfections ; planning contractuel ; pénalités sur les retards Une période de test : permet de détailler toutes les attentes du client et de préciser les moyens pour les réaliser. Sa durée est relative à la complexité de la prestation. Si l’organisation le nécessite c’est à cette étape qu’il faut rédiger les procédures. La planification de la production courante : s’établit pendant la phase de test. Ce planning doit être contractuel pour ne pas être tributaire des seuls rythmes du prestataire Le CCAP 1. L’appel d’offres
  10. 10. Que paie-t-on ? Modalités financières - Définir la forme du marché, les montants ou les volumes ; l’unité de comptage (la page) et les caractéristiques permettant de définir le BPU Les pénalités : - sur le retard, la perte, la dégradation des objets : levier pour tenir le prestataire Comment paie-t-on ? - Processus d’admission => délais de contrôles et d’admission contractuels et maîtrisables. Le CCAP 1. L’appel d’offres
  11. 11. Comment gère-t-on et finit-on un marché ? Il faut pouvoir clore un marché et demander des corrections. Mais pour pouvoir arrêter le marché, il faut admettre que tout ce qui a été livré ne sera pas forcément payé si la qualité n’est pas suffisante en fin de marché Soit définir les modalités de réfections et de fin de marché Le CCAP 1. L’appel d’offres
  12. 12. Analyse des offres et choix • Uniquement à partir des offres • Les critères de notation et leur pondération doivent être définis et communiqués (RPC) • Ne pas évaluer des points non prévus aux cahiers des charges • Poser des questions si besoin – Lever les ambiguïtés – Attirer l’attention d’un candidat sur un point important – Les questions ne doivent pas conduire à ajouter des éléments nouveaux : seulement des précisions 1. L’appel d’offres
  13. 13. Le pilotage consiste à mettre en place les structures et les indicateurs permettant de suivre et de contrôler le respect de ses engagements. Ils sont garantis par le respect de procédures mises en place chez les contractants et entre eux. Ils peuvent être définis au lancement du marché et/ou dans les CCAP et CCTP. Le pilotage d’un projet Direction du projet : Maître d’œuvreMaître d’ouvrage : client Direction du projet : Chef de projet Comité de projet Comité de pilotage Experts Chef de projet Experts 2. Le pilotage
  14. 14. Les structures de pilotage : Le comité de projet - Sa composition : des compétences techniques, administratives et des personnes ayant compétences pour décider au nom des deux contractants. - Ses fonctions : suit des plannings, validation techniques des étapes du projet (test, production etc.), suit la qualité, rappelle au besoin les consignes et procédures en cas de dérives. Le comité de pilotage - Sa composition : définie au lancement du marché et pour la durée du projet, elle rassemble les chefs de projet des deux contractants, et les personnes ayant autorité pour le suivi stratégique du projet. - Ses fonctions : suit le projet au niveau stratégique et décisionnel, rend des arbitrages soumis par le comité de projet, valide formellement les étapes du projet. Le pilotage d’un projet 2. Le pilotage
  15. 15. Des procédures pour : Décrire des opérations liées à la mise en œuvre de la prestation Lever les ambiguïtés d’une organisation informelle s’inscrire dans une démarche de management de la qualité Procédures bipartites : livraison, départ et retour des documents, validation des livraisons, facturation etc. Procédures chez le prestataire : des opérations clés dans la bonne réalisation de la prestation peuvent être décrites pour comprendre les méthodes du prestataire et s’assurer qu’elles garantissent la qualité de la prestation. Procédures internes : Si certaines opérations lourdes impliquent plusieurs acteurs, sur des actions stratégiques (facturation par exemple) il peut être utile de formaliser la façon de procéder, et les intervenants. Le suivi d’un marché 3. Le suivi
  16. 16. Les indicateurs : suivi de l’avancement du marché : volumes produit, livrés, validés, corrigés etc. délais de production, délais d’immobilisation des documents etc. suivi de la qualité nombres de documents rejetés, répartition par motif etc. suivi financier permet de décider quand une commande est remplie, facturable... Le suivi d’un marché 3. Le suivi
  17. 17. Gestion de la qualité • Suivi qualité de la chaîne de production • Critères de qualité de la numérisation 3. Le suivi
  18. 18. Management de la qualité • Le management de la qualité consiste en la mise en place d’une organisation du travail dont les conditions permettent d’assurer la qualité d’un service ou d’une prestation. • Cela implique : – La définition des critères de qualité définis dans la prestation – La rédaction des règles et procédures liées dont la mise en œuvre est déterminante dans le respect des critères qualité – La mise en œuvre de moyens à la mesure de l’exigence des procédures – Et inversement. – L’élaboration d’indicateurs de suivi permettant de s’assurer que ces critères sont respectés. 3. Le suivi
  19. 19. Management de la qualité : les critères • Ces critères peuvent porter sur tous les aspects de la prestation : – Délais et respect des plannings (immobilisation des objets, livraison des documents numériques) – Volumes (fluidité des livraisons et enlèvements, régularité) – Qualité de la prestation (taux de refus des objets, taux de rejet des livraisons de documents numériques) par : • contrôle exhaustif, • contrôle par échantillon, 3. Le suivi
  20. 20. Management de la qualité : chartes et procédures, le plan qualité • La définition de ces critères de suivi de la qualité avec le prestataire implique la rédaction de documents où seront formalisés ces critères et les conditions nécessaires à leur respect. • L’ensemble de ces documents constitue un plan qualité. • Les chartes y définissent ce qui est autorisé et ce qui est interdit (recueil d’exemples et de règles) • Les procédures décrivent la démarche à suivre pour une prestation donnée dans le respect des règles établies dans les chartes. (Que faire si la règle est respectée ? Que faire si elle ne l’est pas ?) 3. Le suivi
  21. 21. Management de la qualité : suivre la qualité • Les indicateurs connus sont établis selon vos exigences et les contraintes afférentes du prestataire. • Ils sont suivis par le responsable de projet • Ils sont étudiés par le comité de projet et des solutions doivent être données en cas de dérive. • Il existe deux approches pour gérer la qualité : – Méthode par contrôle final – Méthode par audit sur les chaînes de production 3. Le suivi
  22. 22. Management de la qualité : suivre la qualité • Méthode par contrôle final : les causes de rejets par le client doivent être motivées, examinées et étudiées avec le prestataire afin : – De trouver l’origine du problème – De l’aider à apporter une solution permettant la mise en place de mesures correctives et curatives (le problème est peut être vu chez le prestataire mais sa cause est peut être chez le client) • Méthode par audit sur les chaînes de production, il faut : – que l’ensemble des étapes auditées soit décrit par des procédures. – Que l’audit soit préparé par une personne n’ayant pas la charge du projet (questionnaire, audit, rapport d’audit) – Que les audits entraînent des mesures correctives et curatives dont la mise en œuvre est suivie par le comité de projet. 3. Le suivi
  23. 23. Merci de votre attention • Vos questions ?

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