Atelier réunion de projet

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Réunion de projet

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Atelier réunion de projet

  1. 1. Comment mener les réunions de projet ? www.lechefdeprojetdetendu.com
  2. 2. 2 Les réunions dans la vie d’un projet • Les buts peuvent être divers : – Informer et s’informer sur le projet – Décider, faire prendre des décisions – Faire le point sur l’avancement des travaux – Échanger de l’information – Identifier et résoudre les problèmes, les points durs – Soutenir la mobilisation des acteurs • Pour éviter les pertes de temps et les dérives, distinguer plusieurs types de réunion – À chaque type de réunion un objectif particulier, des participants bien ciblés, un ordre du jour et un compte rendu www.lechefdeprojetdetendu.com
  3. 3. Les réunions d’avancement • But : Mesurer l’avancement • Avantage – Les gens se connaissent bien – Les intéressés sont présents – Permet d’assurer une certaine coordination • Inconvénients – Routine et manque de préparation – Si elle sont mal conduite : mélange d’information et de prise de décision = perte de temps 3 • Remèdes – Utiliser le planning – Pour être concret mesurer la livraison des livrables – Pour mesurer : 3 informations • % Avancement ou jalon franchi • Prévisions à terminaison • Y a-t-il un problème ? – Reporter sur les réunions techniques les problèmes qui ne peuvent être résolus en moins de 5 min – Réunion très courte et hebdomadaires – Compte rendu = Planning Réactualisé www.lechefdeprojetdetendu.com
  4. 4. Les réunions techniques • But : Analyser les Problèmes – Identifier le problèmes techniques rencontrés sur un lot et en démarrer l’analyse – S’organiser pour résoudre les problèmes – Vérifier que les points qui devaient être résolus dans la période précédente l’ont été • Avantage : – Suivi particulier des points en suspens – Évite de « polluer » les réunions d’avancement – Permet de bien identifier les problèmes 4 • Déroulement – Elle fait souvent suite à la réunion d’avancement, – Garder les personnes qui rencontrent un problème, définir les priorités – Définir le temps dont on dispose pour les résoudre – Désigner un responsable et constituer une cellule de résolution – Sauf urgence, ne pas résoudre le problème en réunion – Lors de la réunion suivante : Reprendre les points listés, Exposer la situation et les solutions apportées, Reprogrammer les problèmes non résolus – Compte-rendu : la liste des plans d’action www.lechefdeprojetdetendu.com
  5. 5. Les réunions de projet • But : Remotiver l’équipe – Donner de l’information à l’équipe projet – En recevoir – Remobiliser les « troupes » – Recentrer l’équipe sur les objectifs – « Fêter » les résultats acquis • Participants : – Les membres de l’équipe – Éventuellement des responsables métiers si cela sert les intérêts du projet • Fréquence – Généralement mensuelle 5 • Déroulement – Un ordre du jour établi par le chef de projet – Donner toutes les informations en rapport direct ou indirect avec le projet – Adopter une attitude d’écoute pour recevoir des informations – Faire le point de l’avancement du projet en terme de qualité coûts et délais – Sensibiliser l’auditoire sur les dérives – Cette réunion est souvent préparatoire à une revue de projet – En tant que chef de projet se présenter comme facilitateur – Compte rendu établi par le chef de projet www.lechefdeprojetdetendu.com

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