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                                 PROFESSIONNELLE	
  
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                      PROCEDURES DE FONCTIONNEMENT
                     DU SERVICE COMMUNICATION DU SUFA


      Afin de faciliter votre travail de création de plaquettes, flyers, brochures et autres,
le SUFA (Service universitaire de formation tout au long de la vie) se propose de vous apporter son concours
dans la réalisation de vos différents supports. La conception et l’impression étant confiés
à une société de communication compétente, le SUFA s’engage à vous délivrer des documents
de qualité et dans les meilleurs délais. La légitimité de l’offre de formation de notre établissement étant le
point essentiel de notre investissement, nous nous engageons à tout mettre en œuvre afin de vous apporter
satisfaction.


1 Communication Institutionnelle
Services
Conseil en communication, réalisation de supports institutionnels écrits (Internet, brochure), organisation
d’événements, gestion d’objets promotionnels

Contacts
Vincent BUOUS : Responsable de la communication Internet
Vincent.buous@univmed.fr – Tél
Kalassoumi ADJILANI : chargé de communication
Kalassoumi.adjilani@univ-amu.fr – 04 13 55 06 56
Frédérick JOULIE : Société Supernova Graphik
Supernova13@live.fr - 0953 498 450
Jean-Luc DUMUIS : Chargé de l’offre de formation globale
……………….@................. - Tél


1.1 Procédure de création d’affiches, flyers, chemises ou plaquette
Le service de la communication vous propose de réaliser des supports de communication par le biais de la
société de communication Supernova Graphik.
Pour cela, merci de nous contacter dans un délai raisonnable (3 à 4 semaines avant au plus tard) avec vos
objectifs, vos cibles, votre contenu.
Aucune action de communication ne pourra être décidée ou engagée sans discussion
préalable
avec la "cellule communication"
Créations possibles :
- affiches ou kakemonos pour un événement institutionnel
- flyer (qui peut être une déclinaison de l’affiche)
- plaquette (ex : pour une formation)
- chemise (pour contenir des documents comme une présentation PowerPoint)



1.2 Procédure d’achat d’objets promotionnels
Vous souhaitez disposer d’objets promotionnels pour vos événements.
Pour répondre à votre demande, nous vous proposons de nous contacter, nous serons l’intermédiaire avec la
société, Supernova Graphik et nous assurerons que les meilleurs tarifs vous soient appliqués.

                                                                                                            1	
  
	
  
.
Contacter la cellule communication, si possible dans un délai d’un mois minimum.



1.3 Procédure d’organisation d’un événement
Vous souhaitez organiser un évènement, conférence, colloque, petits déjeuners, et le faire savoir à
un public interne/externe.
Pour cela, la démarche à suivre est la suivante :
- prendre rendez-vous dès que vous projetez cet événement et au plus tard un mois minimum avant.
- Préciser avec le service le contexte, les objectifs, les cibles, le format souhaités.
- Nous pouvons vous aider à réaliser vos outils de communication en vue de votre évènement, à savoir :
affiches, flyers, invitations… si vous les réalisez de votre côté, merci de nous les soumettre pour validation.
Le SUFA vous mettra en relation avec le SUFA Entreprise pour les aspects organisation/logistique : (réservation
de salle, service audiovisuel, signalétique, pupitre, bouteilles d’eau pour les intervenants, goodies…).
Nous pouvons annoncer votre évènement en interne sur le site du SUFA ou en externe par voie
de presse.



2 Communication interne
Services
Réalisation de la newsletter interne, diffusion des informations vers les publics étudiants, enseignants-
chercheurs, personnel administratif et techniques.
Vous souhaitez transmettre une information en interne via la lettre d’information.



2.1 Procédure de communication via la lettre d’information interne
La lettre mensuelle d’information interne (newsletter) réalisée par le service de la communication
est adressée sur la liste qui regroupe l’ensemble des personnels de l’université. Elle est aussi postée
et archivée sur le site Internet du SUFA à la rubrique
Actualités. Cette lettre d’information permet de communiquer en interne tous types de messages.
Si vous souhaitez faire passer une information, merci de :
1) vous adresser à Vincent BUOUS pour définir précisément le sujet et la rubrique adaptée à votre information
2) proposer un texte court (une dizaine de lignes) validé auprès de votre service, avant la fin du mois qui
précède sa diffusion.



3 Communication Internet
Services
Conseil, création ou refonte de sites Internet en lien avec le site institutionnel.
Procédure de mises à jour de vos sites Internet et Intranet. (politique de référencement)

3.1 Référencement de votre site web
En coordination avec le web master du service communication, le référencement de votre site sur le site du
SUFA est tout à fait possible.

3.2 Procédure de mise à jour du site Intranet administratif
Vous pouvez télécharger le document sur l’intranet.


4 Les relations avec la presse
Services
Organisation d’actions presse : communiqués, conférences, dossiers, contacts, interviews, reportages, etc….
Réalisation et diffusion des revues de presse et de bilans presse ponctuels et annuels.




                                                                                                              2	
  
	
  
4.1 Réalisation d’une action presse

Pour bénéficier de conseils personnalisés pour organiser une opération presse ou accompagner
un événement, la démarche à suivre est la suivante :

1) Passez préalablement nous voir avec votre projet d’action presse (conférence de presse, contacts pour
entretien, réalisation d’une invitation, d’un communiqué, d’un dossier de presse, d’une présentation PPT ou du
discours…) afin d’en parler et de définir ensemble les cibles, les messages, et l’accroche pour susciter l’intérêt
des journalistes.

2) Une fois ces choix faits, nous rédigeons les documents cités ci-dessus sur la base des éléments que vous
nous aurez transmis.

3) vous validez l’ensemble des documents à chaque étape de leur réalisation.

4) Nous nous chargeons de la sélection des journalistes (définie selon les thèmes abordés dans votre
communication) et de la diffusion. Nous vous communiquons, si vous le souhaitez, les noms des journalistes à
qui nous avons envoyé les informations.

5) Nous sommes présents ou pour accueillir les journalistes à une opération presse.

6) Nous assurons le suivi avec notamment la constitution d’un bilan quantitatif et qualitatif de vos retombées
presse liées à l’action presse que vous avez effectuée.
De même, si vous souhaitez des informations sur un journaliste (son parcours, sa rédaction), un journal
(diffusion, lectorat, audience), n’hésitez pas à nous contacter.




                                                                                                                3	
  
	
  

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  • 1. FORMATION   PROFESSIONNELLE   CONTINUE   PROCEDURES DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUNICATION DU SUFA Afin de faciliter votre travail de création de plaquettes, flyers, brochures et autres, le SUFA (Service universitaire de formation tout au long de la vie) se propose de vous apporter son concours dans la réalisation de vos différents supports. La conception et l’impression étant confiés à une société de communication compétente, le SUFA s’engage à vous délivrer des documents de qualité et dans les meilleurs délais. La légitimité de l’offre de formation de notre établissement étant le point essentiel de notre investissement, nous nous engageons à tout mettre en œuvre afin de vous apporter satisfaction. 1 Communication Institutionnelle Services Conseil en communication, réalisation de supports institutionnels écrits (Internet, brochure), organisation d’événements, gestion d’objets promotionnels Contacts Vincent BUOUS : Responsable de la communication Internet Vincent.buous@univmed.fr – Tél Kalassoumi ADJILANI : chargé de communication Kalassoumi.adjilani@univ-amu.fr – 04 13 55 06 56 Frédérick JOULIE : Société Supernova Graphik Supernova13@live.fr - 0953 498 450 Jean-Luc DUMUIS : Chargé de l’offre de formation globale ……………….@................. - Tél 1.1 Procédure de création d’affiches, flyers, chemises ou plaquette Le service de la communication vous propose de réaliser des supports de communication par le biais de la société de communication Supernova Graphik. Pour cela, merci de nous contacter dans un délai raisonnable (3 à 4 semaines avant au plus tard) avec vos objectifs, vos cibles, votre contenu. Aucune action de communication ne pourra être décidée ou engagée sans discussion préalable avec la "cellule communication" Créations possibles : - affiches ou kakemonos pour un événement institutionnel - flyer (qui peut être une déclinaison de l’affiche) - plaquette (ex : pour une formation) - chemise (pour contenir des documents comme une présentation PowerPoint) 1.2 Procédure d’achat d’objets promotionnels Vous souhaitez disposer d’objets promotionnels pour vos événements. Pour répondre à votre demande, nous vous proposons de nous contacter, nous serons l’intermédiaire avec la société, Supernova Graphik et nous assurerons que les meilleurs tarifs vous soient appliqués. 1    
  • 2. . Contacter la cellule communication, si possible dans un délai d’un mois minimum. 1.3 Procédure d’organisation d’un événement Vous souhaitez organiser un évènement, conférence, colloque, petits déjeuners, et le faire savoir à un public interne/externe. Pour cela, la démarche à suivre est la suivante : - prendre rendez-vous dès que vous projetez cet événement et au plus tard un mois minimum avant. - Préciser avec le service le contexte, les objectifs, les cibles, le format souhaités. - Nous pouvons vous aider à réaliser vos outils de communication en vue de votre évènement, à savoir : affiches, flyers, invitations… si vous les réalisez de votre côté, merci de nous les soumettre pour validation. Le SUFA vous mettra en relation avec le SUFA Entreprise pour les aspects organisation/logistique : (réservation de salle, service audiovisuel, signalétique, pupitre, bouteilles d’eau pour les intervenants, goodies…). Nous pouvons annoncer votre évènement en interne sur le site du SUFA ou en externe par voie de presse. 2 Communication interne Services Réalisation de la newsletter interne, diffusion des informations vers les publics étudiants, enseignants- chercheurs, personnel administratif et techniques. Vous souhaitez transmettre une information en interne via la lettre d’information. 2.1 Procédure de communication via la lettre d’information interne La lettre mensuelle d’information interne (newsletter) réalisée par le service de la communication est adressée sur la liste qui regroupe l’ensemble des personnels de l’université. Elle est aussi postée et archivée sur le site Internet du SUFA à la rubrique Actualités. Cette lettre d’information permet de communiquer en interne tous types de messages. Si vous souhaitez faire passer une information, merci de : 1) vous adresser à Vincent BUOUS pour définir précisément le sujet et la rubrique adaptée à votre information 2) proposer un texte court (une dizaine de lignes) validé auprès de votre service, avant la fin du mois qui précède sa diffusion. 3 Communication Internet Services Conseil, création ou refonte de sites Internet en lien avec le site institutionnel. Procédure de mises à jour de vos sites Internet et Intranet. (politique de référencement) 3.1 Référencement de votre site web En coordination avec le web master du service communication, le référencement de votre site sur le site du SUFA est tout à fait possible. 3.2 Procédure de mise à jour du site Intranet administratif Vous pouvez télécharger le document sur l’intranet. 4 Les relations avec la presse Services Organisation d’actions presse : communiqués, conférences, dossiers, contacts, interviews, reportages, etc…. Réalisation et diffusion des revues de presse et de bilans presse ponctuels et annuels. 2    
  • 3. 4.1 Réalisation d’une action presse Pour bénéficier de conseils personnalisés pour organiser une opération presse ou accompagner un événement, la démarche à suivre est la suivante : 1) Passez préalablement nous voir avec votre projet d’action presse (conférence de presse, contacts pour entretien, réalisation d’une invitation, d’un communiqué, d’un dossier de presse, d’une présentation PPT ou du discours…) afin d’en parler et de définir ensemble les cibles, les messages, et l’accroche pour susciter l’intérêt des journalistes. 2) Une fois ces choix faits, nous rédigeons les documents cités ci-dessus sur la base des éléments que vous nous aurez transmis. 3) vous validez l’ensemble des documents à chaque étape de leur réalisation. 4) Nous nous chargeons de la sélection des journalistes (définie selon les thèmes abordés dans votre communication) et de la diffusion. Nous vous communiquons, si vous le souhaitez, les noms des journalistes à qui nous avons envoyé les informations. 5) Nous sommes présents ou pour accueillir les journalistes à une opération presse. 6) Nous assurons le suivi avec notamment la constitution d’un bilan quantitatif et qualitatif de vos retombées presse liées à l’action presse que vous avez effectuée. De même, si vous souhaitez des informations sur un journaliste (son parcours, sa rédaction), un journal (diffusion, lectorat, audience), n’hésitez pas à nous contacter. 3