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prestations MICE et hors média
La ré ingénierie
Présentation par Lohengrin Mellet
Le 27 juin 2...
Introduction P- 3I -
Sommaire
La vision achat P- 4II -
L’acte d’achat P- 8III -
La rigueur budgétaire P- 13IV -
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Introduction
Agences vs annonceurs
Création vs budget
La ré ingénierie - Optimisation 3
Le prix d’achat
PRODUIT
QUALITE
SECURITE
La vision achat
La ré ingénierie - Optimisation 4
Gaspillage
La vision des
« achats »
Danger
Risque
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Artistique
vs
rigueur budgétaire
L’acte d’achat
La ré ingénierie - Optimisation 6
COST CONTROL
& COST KILLING
font partis de notre
vocabulaire
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L’art de la négociation
3 techniques
1.Demander une réduction en % ou en
montant.
2.Obtenir une réduction en supprimant
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Mise en place d’outils
Barème, grille de tarif, contrat cadre,
référencement
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achats / sourcing
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Par les services Com.
Les outils de négociation
Comparatif, benchmark et best
practice
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Par les agences
Mise en place d’outils
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responsable logistique, directeur
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Les agences
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• Création artistique, en veille
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Les agences
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Le budget global
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La transmission des messages
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La ré ingénierie - Optimisation 24
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Les missions du manager
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Fournisseur 1 Fournisseur 2 Comparatif
Production 198 930,00 € 232 420,00 € -33 490,00 €
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ROI & Rex
Retour sur investissement &
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La ré ingénierie
Un Process, une méthode
encadrés par des outils
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Remise de Fin d’Année
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En faveur d’une
Régulateur du marché
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Notes
1. Le métier d’acheteur nécessite une
parfaite connaissance des processus
opérationnelle. A défaut, tendance à
achet...
Modules de formation
1. Opérationnel: les bases
2. Rédiger un cahier des charges
3. Décrypter les devis agence
4. Les outi...
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La communication hors médias (événementielle, activation
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Re ingenierie

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La ré ingénierie est une méthode qui s'appuie sur des outils dont le but est l'optimisation achat et impact sur vos cibles de vos campagnes de communication évènementielles.
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Re ingenierie

  1. 1. Optimisation ACHAT pour les prestations MICE et hors média La ré ingénierie Présentation par Lohengrin Mellet Le 27 juin 2013 La ré ingénierie - Optimisation 1
  2. 2. Introduction P- 3I - Sommaire La vision achat P- 4II - L’acte d’achat P- 8III - La rigueur budgétaire P- 13IV - La ré ingénierie P- 19V - Notes P- 33VI - Modules de formations P- 35VII - La ré ingénierie - Optimisation 2
  3. 3. Introduction Agences vs annonceurs Création vs budget La ré ingénierie - Optimisation 3
  4. 4. Le prix d’achat PRODUIT QUALITE SECURITE La vision achat La ré ingénierie - Optimisation 4
  5. 5. Gaspillage La vision des « achats » Danger Risque La ré ingénierie - Optimisation 5
  6. 6. Artistique vs rigueur budgétaire L’acte d’achat La ré ingénierie - Optimisation 6
  7. 7. COST CONTROL & COST KILLING font partis de notre vocabulaire La ré ingénierie - Optimisation 7
  8. 8. L’art de la négociation 3 techniques 1.Demander une réduction en % ou en montant. 2.Obtenir une réduction en supprimant des lignes budgétaires. 3.Négocier ligne à ligne. L’acte d’achat La ré ingénierie - Optimisation 8
  9. 9. Mise en place d’outils Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement Par les services achats / sourcing « TROP CHER ». L’achat La ré ingénierie - Optimisation 9
  10. 10. Par les services Com. Les outils de négociation Comparatif, benchmark et best practice L’achat - 2 La ré ingénierie - Optimisation 10
  11. 11. Par les agences Mise en place d’outils Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et régisseur… • Grille de tarif, benchmark… L’achat - 3 La ré ingénierie - Optimisation 11
  12. 12. Les agences Acteurs incontournables • Création artistique, en veille technologique permanente • Conseil en stratégie • Production opérationnelle • Libérer du temps aux collaborateurs chez l’annonceur La ré ingénierie - Optimisation 12
  13. 13. La relation L’annonceur choisi l’agence sur un concept… Fiabilité Confiance control La rigueur budgétaire La ré ingénierie - Optimisation 13
  14. 14. Les agences Vers plus de transparence et rigueur budgétaire Rémunération agence - Marge A l’origine • Majoration de X% sur chacune des lignes budgétaires La tendance actuelle • Frais de conception et honoraires de maîtrise d’ouvrage La ré ingénierie - Optimisation 14
  15. 15. Tous les outils à disposition Mise en place d’outils • Barème, grille de tarif, contrat cadre, référencement RFA • Comparatif (agences – honoraires, méthodologie), benchmark et best practice Des experts: • Directeur de production, responsable logistique, directeur technique et « outsourcing » spécifique… • Grille de tarif, benchmark… Outils complémentaires pour l’annonceur • Tableau comparatif fournisseurs • référencement fournisseurs (édition/ web, centrale de réservation, voyagiste, prestations de service - technique, hôtesses) Outils analytiques… La ré ingénierie - Optimisation 15
  16. 16. Mesure de la performance En Amont • Outsourcing technique et opérationnel Post activité • ROI & KPI (Retour sur investissement) • REX – participants ou clients (Retour sur Expérience à chaud et/ou à froid) La ré ingénierie - Optimisation 16
  17. 17. Montant réel Mise en place d’outils Dans certain grands groupes, les enveloppes budgétaires sont ventilées sur plusieurs services (voyage, restauration, communication, édition, services généraux…) La ré ingénierie - Optimisation 17
  18. 18. Le budget global La ré ingénierie - Optimisation 18
  19. 19. La ré ingénierie Pas un outil pour faire du LOW COST… …Pour une meilleur efficience 1. Aborder chaque projet comme un exercice de communication plutôt qu’un prétexte pour un événement 2. Replacer le client au centre La ré ingénierie - Optimisation 19
  20. 20. Ré ingénierie La transmission des messages Définir des points de contact Accueil des invités, salle de plénière, temps de cocktail, temps de pause / temps d’échange… La ré ingénierie - Optimisation 20
  21. 21. Les axes de réflexion Redéfinir les moyens nécessaires mis en œuvre • Technique, décoration, print • Services: Moyens Humains Les destinations dans le monde • Stabilité politique, ressources locales, transfère pays à pays • Utiliser le meilleur de la culture locale La ré ingénierie - Optimisation 21
  22. 22. La Méthode Comparer ce qui est comparable Cahier des charges Tableau comparatif Répartition des missions La ré ingénierie - Optimisation 22
  23. 23. Répartition des missions RASCI agence/annonceur Exemple Agence Annonceur 1 Conception ✔ 2 Production ✔ ✔ a Gestion de projet ✔ ✔ b Equipe opérationnelle ✔ c Production (fabrication et technique) ✔ d Edition ✔ e Site (préco et managt agence et paiement annonceur) ✔ ✔ f VHR ✔ 3 Maitrise d'ouvrage ✔ La ré ingénierie - Optimisation 23
  24. 24. Cas concret d’économie 1. Chez l’annonceur 2. En agence La ré ingénierie - Optimisation 24
  25. 25. Nairobi / Kenya 4h de vol 2h de vol Le Caire / Egypte (127) RCA / Bangui (17) Cameroun / Yaounde (206) Sud’Af / Joburg (9) Ouganda (59) Madagascar / Antannanarivo (92) Ile Maurice (348) Guinée / Bisseau (10) Cote d’Ivoire / Abidjan (548) Nigéria / Lagos (1) Guinée Equatoriale (31) Guinée / Conakri (11) Niger / Niame (71) Mali / Bamako (87) Dakar / Sénégal (443) Emirats / Dubaï (7) Jordanie / Amman (186) Liban / Beyrouth (6) 1425 522 326 Pays anglophone Pays arabophone Pays francophone Pays non intégrer à ce jour Tunisie (144) 1 – Exemple / ANNONCEUR La ré ingénierie - Optimisation 25
  26. 26. La ré ingénierie - Optimisation 26
  27. 27. Les missions du manager Manager Entreprise Équipe (s) Gestion du tempsBusiness Connaissances La ré ingénierie - Optimisation 27
  28. 28. Outils d’aide à la décision La ré ingénierie - Optimisation 28
  29. 29. Outils Tableau comparatif Fournisseur 1 Fournisseur 2 Comparatif Production 198 930,00 € 232 420,00 € -33 490,00 € Essais tecno et stockage 48 000,00 € 25 000,00 € 23 000,00 € Lot 1 254 519,00 € 180 613,20 € 73 905,80 € Lot 2 397 930,00 € 463 009,38 € -65 079,38 € Lot 3 215 000,00 € 247 457,40 € -32 457,40 € TOTAL 1 114 379,00 € 1 148 499,98 € -34 120,98 € Production 198 930,00 € Essais tecno et stockage 25 000,00 € Lot 1 180 613,20 € Lot 2 397 930,00 € Lot 3 215 000,00 € TOTAL 1 017 473,20 € 131 026,78 € Soit une économie de 12% sur la déco On établi le même tableau pour la technique ou le traiteur 2 – Exemple / AGENCE La ré ingénierie - Optimisation 29
  30. 30. ROI & Rex Retour sur investissement & Retour sur expérience La ré ingénierie - Optimisation 30
  31. 31. La ré ingénierie Un Process, une méthode encadrés par des outils a. Cahier des charges • Défini les objectifs (impact, cible, montant, équipe… a. Définition des périmètres de chacun • RASCI (décomposition des taches Agence / Annonceur) a. Compléter par: • ETP (responsabilisé les équipes) • ROI • REX • Référencement chez l’annonceur (centrale de réservation, voyagiste chez l’annonceur, prestataires (technique, hôtesses) La ré ingénierie - Optimisation 31
  32. 32. Remise de Fin d’Année RFA En faveur d’une Régulateur du marché OUI si, NON si… La ré ingénierie - Optimisation 32
  33. 33. Notes 1. Le métier d’acheteur nécessite une parfaite connaissance des processus opérationnelle. A défaut, tendance à acheter un PRIX. 2. Comment monter en compétence les équipes internes? 3. Les annonceurs auraient-ils intérêt à « outsourcer » des profils à l’année ou à la mission? Personne qui pourrait rédiger les cahiers des charges ainsi que garantir l’optimisation achat? Dans quelle mesure ce poste de « consultant ne ferait pas doublon avec l’agence? La ré ingénierie - Optimisation 33
  34. 34. Modules de formation 1. Opérationnel: les bases 2. Rédiger un cahier des charges 3. Décrypter les devis agence 4. Les outils analytiques de prestations hors média et MICE 5. Les outils: Mesure de la performance (ROI & REX) 1. Conduite du changement (services de communication) La ré ingénierie - Optimisation 34
  35. 35. Lohengrin Conseil La communication hors médias (événementielle, activation de marque, défilé, guerrilla, retail…) est aujourd’hui porteuse d’enjeux importants pour une entreprise qui veut séduire, étonner et fidéliser sa clientèle. Consolider la culture de l’entreprise en renforçant le sentiment d’appartenance et l’esprit de corps, expliquer, récompenser, enthousiasmer et mobiliser ses équipes sont un acte de management indispensable et apprécié de tous. A votre écoute pour concevoir, produire, organiser votre évènement tout en gardant l’esprit et la culture de votre entreprise. Rigoureuse précise et exigeante elle répondra à vos attentes avec réactivité tout en respectant votre cahier des charges et en sélectionnant pour vous les meilleurs prestataires artistique et technique. Nous intervenons en chargé de mission, interim management, consultant ou auditeur. La ré ingénierie - Optimisation 35
  36. 36. Merci Lohengrin Mellet admin@lohengrin-conseil.com site web: lohengrin-conseil.com Gsm: +33 (0)665 262 294 La ré ingénierie - Optimisation 36

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