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La transformation c'est aussi en interne !
#Efficacité
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Siège social:
42, route de Bischwiller
67300 SCHILTIGHEIM
Tél. 03 88 62 23 00
Fax : 03 88 33 38 23
Bureau de Paris:
171 Quai Valmy
75010 Paris
Tél. 1 40 38 61 10
Fax : 03 88 33 38 23
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Quel est le premier pas dans une démarche de progression ? Savoir ou se situer !
Dans une démarche de changement vers plus de collaboratif, plusieurs outils sont
disponibles pour faire le point et mesurer les aspirations des agents pour le futur:
Ateliers présentiels
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Vous pourrez trouver sur votre siège
un extrait d’un questionnaire
d’auto-évaluation visant à déterminer
le niveau de maturité
de votre collectivité au regard
des dimensions collaboratives
et sociales.
Ce questionnaire a été
préparé par le Lab des Usages
de VOIRIN et sert à se
positionner sur une échelle de
maturité :
traditionnelle
Verticale
Connectée
Sociale
Démocratie
d’affaires
Sur cet extrait de questionnaire, six thématiques:
Autonomie et transversalitéManagement
Outils disponibles Ex: Wiki, blogs, réseaux sociaux
Gestion documentaire
Valorisation
Organisation
Ex: Politique définie, règles de nommage,
métadonnées
Reconnaissance de la collaboration par les pairs
et la hiérarchie
Ex: relations avec les partenaires et fournisseurs
via des outils collaboratifs
Ex: règles claires de création de communautésGouvernance
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Réseau social d’entreprise
(page45)
Jalios : 1er éditeur français d’Intranet collaboratif
1er éditeur français
observatoire-intranet.com (2014)
Solution la plus riche
referentiel.lecko.fr/jalios (2014)
Jalios Agora (v8)
600 000 intranautes, des millions d’Internautes
Secteur public…
600 000 intranautes, des millions d’Internautes
… secteur privé
Les nouveaux outils 2.0 ?
GED
Intranet
Collaboration
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Réseau Social d’Entreprise
Annuaire
Gestion de connaissances
Une même solution pour toutes les fonctionnalités
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vers un Intranet collaboratif 2.0
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Externe
Rationnaliser
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•…
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•…
Organisations et Usages
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LE NUMÉRIQUE OMNIPRESENT
DANS LA RELATION AVEC LE CITOYEN
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Services en ligne
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patrimoine, …)
Gestion de la relation
citoyen
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Live tweet
Alertes SMS
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La e-Collectivité augmente l’efficacité et la
qualité des services qu’elle rend
Portail citoyen
LES AGENTS SONT PRETS POUR UNE
ORGANISATION HYPER CONNECTEE
Le poste de l’agent s’élargit
Multi-localisé, en télétravail,
en horaires décalés
Hyper-connexion, BYOD
Projets transverses
L’agent évolue à titre personnel
Usage intensif du numérique
La génération Y entre en
management
Avènement des réseaux sociaux
professionnels
L’Intranet est le reflet de la maturité
organisationnelle, il permet
L’organisation sans couture
L’INTRANET EST LE MIROIR DE LA
MATURITE ORGANISATIONNELLE
18
2 démarches alternatives :
1. Mettre en place l’outil et laisser faire
2. Accompagner la transformation de la collectivité en
utilisant l’intranet comme un levier de transformation
« Montrez moi votre Intranet, je vous dirai
comment fonctionne votre organisation ! »
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Partager la stratégie d’entreprise et les projets
Connaitre qui fait quoi et qui rend quels services
Diffuser sélectivement l’actualité et l’agenda
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Supprimer de nombreux emails
Contextualiser les documents de l’entreprise
Fournir un accès unifié aux applications
Donner un meilleur accès à l’ensemble
des outils du travail quotidien
Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Coordination à grande échelle,
Capitalisation sur le long terme,
Accès facilité, productivité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
Outil de communication interne
Centre de gravité du système d’information
Outil unique de pilotage de projet
Evolution des habitudes de travail
Fluidification de l’information
Soutenir et encourager les initiatives personnelles
Capitalisation et traçabilité
L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE
LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
L’Intranet collaboratif amène des responsabilités
nouvelles pour l’agent et l’organisation
INTEGRER UNE SOLUTION INTUITIVE
POUR FACILITER LE CHANGEMENT
23
L’outil doit être intuitif :
Ne doit pas nécessiter de formation
Propose des fonctionnalités prêtes à l’emploi
Pas ou peu de développements spécifiques
Personnalisation
Conduite de changement
Avant mise en ligne
En continu après mise en ligne
Sensibiliser le management intermédiaire
Le succès et l’appropriation
doivent être immédiats
ENCADRER L’UTILISATION
PAR UNE CHARTE
24
La charte d’utilisation de l’Intranet
collaboratif est spécifique à l’organisation :
I. Pourquoi un réseau social d'entreprise, des espaces
collaboratifs ?
II. En quoi consiste l’Intranet collaboratif ?
III. Comment y accède t on ? Comment l’utilise t on ?
IV. Quelles sont les règles d'usage à respecter ?
V. Quelles sont les règles de sécurité à respecter ?
VI. Quelques rappels de principe légal
Afin de rendre ce document plus didactique et plus attrayant, illustrer par des
schémas et visuels ludiques.
La transformation c'est aussi en interne !
#Efficacité
Les espaces de travail collaboratif
• Projet transversal mutualisé
• Objectifs des espaces de travail collaboratif
• Description des espaces : Quelques chiffres …
• Les usages
• Structuration des espaces
• L’accompagnement au changement
• Les enseignements
• Les perspectives d’évolution
Un projet transversal mutualisé
• Un projet porté par un groupe projet mutualisé ville de
Chambéry et Chambéry métropole avec :
– Des chefs de projet métier de chacune des entités
– Un chef de projet informatique au sein de la DSI
– Des responsables de la communication
– Des responsables des services ressources humaines
– Des chefs de projet techniques des deux collectivités
– Des documentalistes et archivistes pour structurer et homogénéiser
le classement de l’information
Objectifs des espaces collaboratifs
• Les objectifs étaient de répondre aux besoins de :
– partage d’informations et notamment de documents
accessibles par tous les membres d’un espace (information privée
et publique)
– travail collectif de co-contribution autour d’actions et de projets
intra ou inter collectivités voire avec des partenaires extérieurs
– structuration de l’information en disposant d’espaces
génériques (modèle d’espaces) avec une organisation de
l’information la plus uniforme possible (plan de classement)
– disposer d’un outil accessible, convivial et pérenne : web et
ouvert en extranet
Description des espaces – Quelques
chiffres
• JCMS V8 installé fin 2013
• 25 espaces crées (partage de documents, agenda,
planification de réunion, suivi des activités, FAQ)
• 212 membres dont 104 comptes externes(partenaires,
prestataires …)
• Plus de 1200 fichiers indexés représentant environ 4,5
Go
• Des administrateurs fonctionnels pour la ville et
l’agglomération, des animateurs d’espaces (au moins 1
voire 2 par espaces) et des utilisateurs rédacteurs
Les deux types d’usages
• Usage collaboratif autour d’une
action : co-contribution transversale
autour de documents
essentiellement avec un plan de
classement assez simple
• Usage projet sur un temps donné :
co-contribution autour d’informations
type documents, planning,
événements … avec des plans de
classement plus complets liés à la
problématique de gestion de projet.
Structuration d’un espace de travail
Structuration d’un espace de travail
L’accompagnement au changement
• Sites pilotes : valider les outils mis à disposition, les
modèles d’espace et les plans de classement
• Présentation dans les deux Comités de direction ville
et agglo avec validation des critères d’ouverture
d’espaces
• Information en interne via nos intranets
• Animation des espaces : les animateurs deviennent
progressivement des référents pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de
l’outil vis-à-vis des membres de leurs espaces).
• Les membres en fonction de leurs besoins deviennent
assez rapidement demandeurs de nouveaux espaces.
Les outils (1 sur 4)
• Fiches de demande d’ouverture d’un espace :
critères d’ouverture d’un espace collaboratif
– Objectifs en termes de collaboration
– Transversalité des échanges
– Nombre de contributeurs concernés
– Durée estimée
– Animateur(s) identifié(s) pour la gestion de l’espace et
l’accompagnement des membres
– Description de l’espace
– Liste des contributeurs (internes (nom, prénom,
service) et externes (nom, prénom et email)
Les outils (2 sur 4)
• Charte d’utilisation des espaces :
– Règle de nommage des espaces et des catégories,
– Description d’un espace de travail,
– Gestion des versions des documents
(mineure/majeure),
– Gestion des membres de l’espace
– Gestion des profils
Les outils (3 sur 4)
• Espace ressources avec des kits d’utilisation pour les
animateurs, les simples membres et les membres
externes.
Les outils (4 sur 4)
• Espace ressources avec les listes des animateurs, des
espaces de conversation et le suivi des derniers
documents déposés.
Les enseignements
• Un outil convivial, facile à prendre en main
• Assez peu de recours aux kit d’utilisation (sauf au début)
mais plutôt des présentations réalisées par les animateurs à
destination des membres + accompagnement en fonction
des besoins de chacun
• Utilisation sans souci particulier par des utilisateurs externes
(directeurs d’école, partenaires et prestataires externes)
• Le rôle particulier de l’animateur d’espace :
• Formation nécessaire (édition des documents, gestion des
évènements, planning, profils …)
• Il devient progressivement référent pour l’utilisation et la
promotion des espaces collaboratifs (appropriation de l’outil
vis-à-vis des membres de leurs espaces)
• Un outil partiellement exploité :
• Une utilisation encore centrée sur du partage de documents
• Peu de planification d’évènements et de macro planning
• Espaces de conversation (boîte à idée) et aspect réseau
social encore assez peu développés
Perspectives d’évolution
• Etude envisagée sur l’opportunité d’intégrer les
intranets ville de Chambéry , Chambéry
métropole et CCAS dans ce même outil sur 2016
• Développer les outils disponibles dans Jcms :
réseau social, espaces de conversation …
La transformation c'est aussi en interne !
#Efficacité
Interconnectés
2014
Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille Agglomération
Interconnectés, le 11 décembre 2014
Convocation électronique des élus
Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique
démarche, résultats, impacts et points de vigilance
Le contexte
► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents
► Situation géographique
La collectivité
► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus
 respecter le cadre légal
 Optimiser-neutraliser les coûts / process papier
 tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction)
La commande (fin 2012)
► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009
► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les
communes
► Pas de wifi dans les salles communales
► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes
► Pas de logiciel de gestion des délibérations
► Des élus peu formés aux usages SI
Les données de base du projet
La démarche
► Le cadre légal
 Article L2121-13-1 du CGCT
 Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de
M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008
Le cadre légal
S’outiller
 Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence
 Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances
Focus sur les choix techniques
► Solution logicielle
 Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché
 Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité
► Système d’exploitation
 OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)
 Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G
► Connectivité
 Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus
 Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile
 Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint
→ Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt
(web) et application mobile.
La démarche
Accompagner
► Formation individuelle de chaque élu
► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire)
► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles)
► Paramétrage de wifi domestiques
► Formation des assistantes
Le résultat
Illustrations
dépôt et horodatage
Le résultat
Illustrations
Consultation par l’élu
► Préparation des documents :
 Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses
annexes contre X documents dans le process papier
► Livraison des documents :
 Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou
l’assistante s’il s’agit d’une commission)
 Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt
 Un téléchargement à réaliser par l’élu
► Consultation des documents en séance
 PDF avec système de sommaire automatique et signets
Usages
Le résultat
Le résultat
Aspects financiers
► Amortissement de la démarche en 3 ans
Qtté Coût unitaire Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5
Tablettes (mise en production) 16 410 € 7 380 €
Tablettes (spare) 2 410 € 820 € 820 € 820 € 820 €
Abonnement annuel SESF 1 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 €
Temps passé (h) DSI - Déploiement 76 20 € 1 292 €
Temps passé (h) DSI - Maintenance 32 20 € 640 € 640 € 640 € 640 €
Cumul de dépenses nouvelles 10 522 € 13 832 € 17 142 € 20 452 € 23 762 €
Cumul de dépenses annulées 5 630 € 11 260 € 16 890 € 22 520 € 28 150 €
Impacts & points de vigilance
► Usages
 Changement de pratique total pour les élus ;
 Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller
le cas échéant).
► Organisation & procédures
 Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir
la démarche ;
 Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le
déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ;
 Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à
l’environnement mobile.
► Technique
 Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application
mobile ;
 Doter les sites en wifi ;
 Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux.
Impacts
Points de vigilance
La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être
dégagés :
► Points techniques :
 Connectivité
 Ergonomie de la partie mobile
 Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate-
forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements
 Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers
un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.)
 Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple)
► Capacité à changer :
 Volonté des élus
 Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des
assistantes
 Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi,
documentation).
 Report de charge des assemblées vers le SI
Découvrez en plus sur nos stands
#Efficacité
Stand 23
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  • 1. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 2. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 3. Siège social: 42, route de Bischwiller 67300 SCHILTIGHEIM Tél. 03 88 62 23 00 Fax : 03 88 33 38 23 Bureau de Paris: 171 Quai Valmy 75010 Paris Tél. 1 40 38 61 10 Fax : 03 88 33 38 23 info@voirin-consultants.com www.voirin-consultants.com @cabvoirin voirin-consultants Voirin-Conseil-en-Management
  • 4. © VOIRIN Consultants 2014-2015 Quel est le premier pas dans une démarche de progression ? Savoir ou se situer ! Dans une démarche de changement vers plus de collaboratif, plusieurs outils sont disponibles pour faire le point et mesurer les aspirations des agents pour le futur: Ateliers présentiels Entretiens Enquêtes Benchmarks
  • 5. Vous pourrez trouver sur votre siège un extrait d’un questionnaire d’auto-évaluation visant à déterminer le niveau de maturité de votre collectivité au regard des dimensions collaboratives et sociales. Ce questionnaire a été préparé par le Lab des Usages de VOIRIN et sert à se positionner sur une échelle de maturité : traditionnelle Verticale Connectée Sociale Démocratie d’affaires
  • 6. Sur cet extrait de questionnaire, six thématiques: Autonomie et transversalitéManagement Outils disponibles Ex: Wiki, blogs, réseaux sociaux Gestion documentaire Valorisation Organisation Ex: Politique définie, règles de nommage, métadonnées Reconnaissance de la collaboration par les pairs et la hiérarchie Ex: relations avec les partenaires et fournisseurs via des outils collaboratifs Ex: règles claires de création de communautésGouvernance
  • 7. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 8. 9% Réseau social d’entreprise (page45) Jalios : 1er éditeur français d’Intranet collaboratif 1er éditeur français observatoire-intranet.com (2014) Solution la plus riche referentiel.lecko.fr/jalios (2014) Jalios Agora (v8)
  • 9. 600 000 intranautes, des millions d’Internautes Secteur public…
  • 10. 600 000 intranautes, des millions d’Internautes … secteur privé
  • 11. Les nouveaux outils 2.0 ? GED Intranet Collaboration Communication Mobilité Portail Réseau Social d’Entreprise Annuaire Gestion de connaissances
  • 12. Une même solution pour toutes les fonctionnalités
  • 13. Bénéfices attendus Convergence vers un Intranet collaboratif 2.0 DG/DGS DSI DRH DirCom Manager / Chef de service Employé / Agent Externe Rationnaliser Animer Valoriser Participer Fédérer Impliquer Innover
  • 14. Animer les organisations •Structures hiérarchiques •Structures géographiques •Organisations en réseau •… Outiller les projets •Réponse à appels d’offres •Conception / Réalisation de produit •Task force •… Développer les réseaux transverses •Veille, Innovation •Equipes transverses •Animations extra-professionnelles •… Organisations et Usages
  • 15. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 16. LE NUMÉRIQUE OMNIPRESENT DANS LA RELATION AVEC LE CITOYEN Smartphone et tablette Services en ligne Open data Sites thématiques (transport, culture, patrimoine, …) Gestion de la relation citoyen Réseaux sociaux Live tweet Alertes SMS v La e-Collectivité augmente l’efficacité et la qualité des services qu’elle rend Portail citoyen
  • 17. LES AGENTS SONT PRETS POUR UNE ORGANISATION HYPER CONNECTEE Le poste de l’agent s’élargit Multi-localisé, en télétravail, en horaires décalés Hyper-connexion, BYOD Projets transverses L’agent évolue à titre personnel Usage intensif du numérique La génération Y entre en management Avènement des réseaux sociaux professionnels L’Intranet est le reflet de la maturité organisationnelle, il permet L’organisation sans couture
  • 18. L’INTRANET EST LE MIROIR DE LA MATURITE ORGANISATIONNELLE 18 2 démarches alternatives : 1. Mettre en place l’outil et laisser faire 2. Accompagner la transformation de la collectivité en utilisant l’intranet comme un levier de transformation « Montrez moi votre Intranet, je vous dirai comment fonctionne votre organisation ! »
  • 19. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE Outil de communication interne Partager la stratégie d’entreprise et les projets Connaitre qui fait quoi et qui rend quels services Diffuser sélectivement l’actualité et l’agenda
  • 20. L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE Outil de communication interne Centre de gravité du système d’information Supprimer de nombreux emails Contextualiser les documents de l’entreprise Fournir un accès unifié aux applications Donner un meilleur accès à l’ensemble des outils du travail quotidien
  • 21. Outil de communication interne Centre de gravité du système d’information Outil unique de pilotage de projet Coordination à grande échelle, Capitalisation sur le long terme, Accès facilité, productivité L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE
  • 22. Outil de communication interne Centre de gravité du système d’information Outil unique de pilotage de projet Evolution des habitudes de travail Fluidification de l’information Soutenir et encourager les initiatives personnelles Capitalisation et traçabilité L’INTRANET COMME CATALYSEUR DE LA TRANSFORMATION NUMERIQUE L’Intranet collaboratif amène des responsabilités nouvelles pour l’agent et l’organisation
  • 23. INTEGRER UNE SOLUTION INTUITIVE POUR FACILITER LE CHANGEMENT 23 L’outil doit être intuitif : Ne doit pas nécessiter de formation Propose des fonctionnalités prêtes à l’emploi Pas ou peu de développements spécifiques Personnalisation Conduite de changement Avant mise en ligne En continu après mise en ligne Sensibiliser le management intermédiaire Le succès et l’appropriation doivent être immédiats
  • 24. ENCADRER L’UTILISATION PAR UNE CHARTE 24 La charte d’utilisation de l’Intranet collaboratif est spécifique à l’organisation : I. Pourquoi un réseau social d'entreprise, des espaces collaboratifs ? II. En quoi consiste l’Intranet collaboratif ? III. Comment y accède t on ? Comment l’utilise t on ? IV. Quelles sont les règles d'usage à respecter ? V. Quelles sont les règles de sécurité à respecter ? VI. Quelques rappels de principe légal Afin de rendre ce document plus didactique et plus attrayant, illustrer par des schémas et visuels ludiques.
  • 25. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 26. Les espaces de travail collaboratif • Projet transversal mutualisé • Objectifs des espaces de travail collaboratif • Description des espaces : Quelques chiffres … • Les usages • Structuration des espaces • L’accompagnement au changement • Les enseignements • Les perspectives d’évolution
  • 27. Un projet transversal mutualisé • Un projet porté par un groupe projet mutualisé ville de Chambéry et Chambéry métropole avec : – Des chefs de projet métier de chacune des entités – Un chef de projet informatique au sein de la DSI – Des responsables de la communication – Des responsables des services ressources humaines – Des chefs de projet techniques des deux collectivités – Des documentalistes et archivistes pour structurer et homogénéiser le classement de l’information
  • 28. Objectifs des espaces collaboratifs • Les objectifs étaient de répondre aux besoins de : – partage d’informations et notamment de documents accessibles par tous les membres d’un espace (information privée et publique) – travail collectif de co-contribution autour d’actions et de projets intra ou inter collectivités voire avec des partenaires extérieurs – structuration de l’information en disposant d’espaces génériques (modèle d’espaces) avec une organisation de l’information la plus uniforme possible (plan de classement) – disposer d’un outil accessible, convivial et pérenne : web et ouvert en extranet
  • 29. Description des espaces – Quelques chiffres • JCMS V8 installé fin 2013 • 25 espaces crées (partage de documents, agenda, planification de réunion, suivi des activités, FAQ) • 212 membres dont 104 comptes externes(partenaires, prestataires …) • Plus de 1200 fichiers indexés représentant environ 4,5 Go • Des administrateurs fonctionnels pour la ville et l’agglomération, des animateurs d’espaces (au moins 1 voire 2 par espaces) et des utilisateurs rédacteurs
  • 30. Les deux types d’usages • Usage collaboratif autour d’une action : co-contribution transversale autour de documents essentiellement avec un plan de classement assez simple • Usage projet sur un temps donné : co-contribution autour d’informations type documents, planning, événements … avec des plans de classement plus complets liés à la problématique de gestion de projet.
  • 33. L’accompagnement au changement • Sites pilotes : valider les outils mis à disposition, les modèles d’espace et les plans de classement • Présentation dans les deux Comités de direction ville et agglo avec validation des critères d’ouverture d’espaces • Information en interne via nos intranets • Animation des espaces : les animateurs deviennent progressivement des référents pour l’utilisation et la promotion des espaces collaboratifs (appropriation de l’outil vis-à-vis des membres de leurs espaces). • Les membres en fonction de leurs besoins deviennent assez rapidement demandeurs de nouveaux espaces.
  • 34. Les outils (1 sur 4) • Fiches de demande d’ouverture d’un espace : critères d’ouverture d’un espace collaboratif – Objectifs en termes de collaboration – Transversalité des échanges – Nombre de contributeurs concernés – Durée estimée – Animateur(s) identifié(s) pour la gestion de l’espace et l’accompagnement des membres – Description de l’espace – Liste des contributeurs (internes (nom, prénom, service) et externes (nom, prénom et email)
  • 35. Les outils (2 sur 4) • Charte d’utilisation des espaces : – Règle de nommage des espaces et des catégories, – Description d’un espace de travail, – Gestion des versions des documents (mineure/majeure), – Gestion des membres de l’espace – Gestion des profils
  • 36. Les outils (3 sur 4) • Espace ressources avec des kits d’utilisation pour les animateurs, les simples membres et les membres externes.
  • 37. Les outils (4 sur 4) • Espace ressources avec les listes des animateurs, des espaces de conversation et le suivi des derniers documents déposés.
  • 38. Les enseignements • Un outil convivial, facile à prendre en main • Assez peu de recours aux kit d’utilisation (sauf au début) mais plutôt des présentations réalisées par les animateurs à destination des membres + accompagnement en fonction des besoins de chacun • Utilisation sans souci particulier par des utilisateurs externes (directeurs d’école, partenaires et prestataires externes) • Le rôle particulier de l’animateur d’espace : • Formation nécessaire (édition des documents, gestion des évènements, planning, profils …) • Il devient progressivement référent pour l’utilisation et la promotion des espaces collaboratifs (appropriation de l’outil vis-à-vis des membres de leurs espaces) • Un outil partiellement exploité : • Une utilisation encore centrée sur du partage de documents • Peu de planification d’évènements et de macro planning • Espaces de conversation (boîte à idée) et aspect réseau social encore assez peu développés
  • 39. Perspectives d’évolution • Etude envisagée sur l’opportunité d’intégrer les intranets ville de Chambéry , Chambéry métropole et CCAS dans ce même outil sur 2016 • Développer les outils disponibles dans Jcms : réseau social, espaces de conversation …
  • 40. La transformation c'est aussi en interne ! #Efficacité
  • 41. Interconnectés 2014 Retour d’expérience de Concarneau Cornouaille Agglomération Interconnectés, le 11 décembre 2014 Convocation électronique des élus Direction des Systèmes d’Information et du développement Numérique démarche, résultats, impacts et points de vigilance
  • 42. Le contexte ► 9 communes - 51 000 habitants - 130 agents ► Situation géographique La collectivité ► Dématérialiser les convocations et les envois de documents aux élus  respecter le cadre légal  Optimiser-neutraliser les coûts / process papier  tester avant de valider le dispositif (16 élus + comité de direction) La commande (fin 2012) ► Suivi des coûts d’organisation des instances depuis 2009 ► Organisation « tournante » des conseils communautaires dans les communes ► Pas de wifi dans les salles communales ► Ne pas déporter la reprographie sur les élus = fourniture de tablettes ► Pas de logiciel de gestion des délibérations ► Des élus peu formés aux usages SI Les données de base du projet
  • 43. La démarche ► Le cadre légal  Article L2121-13-1 du CGCT  Réponse ministérielle Assemblée nationale | Question écrite N° 32944 de M. Francis Saint-Léger publiée le 30 décembre 2008 Le cadre légal S’outiller  Solution logicielle : cahier des charges et mise en concurrence  Terminaux mobiles : compatibilité OS/solution logicielle, coûts, performances Focus sur les choix techniques ► Solution logicielle  Solutions très performantes identifiées lors de la phase marché  Solutions couteuses et dépassant le domaine fonctionnel souhaité
  • 44. ► Système d’exploitation  OS android (rapport coût / performance avantageux début 2013)  Terminaux mobiles : 10 pouces, compatibles 3G / 4G ► Connectivité  Pas de fourniture d’abonnements 3G (coûts), au choix et au frais des élus  Sinon, téléchargement en mairie ou à domicile  Choix de système d’exploitation mobile parfois restreint → Choix de SESF (multi OS) proposé par Mégalis : plate-forme de dépôt (web) et application mobile. La démarche Accompagner ► Formation individuelle de chaque élu ► Support en début de séances (bureau et conseil communautaire) ► Procédures écrites diverses (logiciel, partages de connexion mobiles) ► Paramétrage de wifi domestiques ► Formation des assistantes
  • 47. ► Préparation des documents :  Un document unique pour inviter les élus, livrer la note de synthèse et ses annexes contre X documents dans le process papier ► Livraison des documents :  Un dépôt unique par le service gestionnaire des assemblées (ou l’assistante s’il s’agit d’une commission)  Une alerte automatique à chaque élu lors du dépôt  Un téléchargement à réaliser par l’élu ► Consultation des documents en séance  PDF avec système de sommaire automatique et signets Usages Le résultat
  • 48. Le résultat Aspects financiers ► Amortissement de la démarche en 3 ans Qtté Coût unitaire Année 1 Année 2 Année 3 Année 4 Année 5 Tablettes (mise en production) 16 410 € 7 380 € Tablettes (spare) 2 410 € 820 € 820 € 820 € 820 € Abonnement annuel SESF 1 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € 1 850 € Temps passé (h) DSI - Déploiement 76 20 € 1 292 € Temps passé (h) DSI - Maintenance 32 20 € 640 € 640 € 640 € 640 € Cumul de dépenses nouvelles 10 522 € 13 832 € 17 142 € 20 452 € 23 762 € Cumul de dépenses annulées 5 630 € 11 260 € 16 890 € 22 520 € 28 150 €
  • 49. Impacts & points de vigilance ► Usages  Changement de pratique total pour les élus ;  Pour les services : chaîne de production documentaire à adapter (à outiller le cas échéant). ► Organisation & procédures  Pour les assistantes : se former, accepter le changement, voire promouvoir la démarche ;  Pour la DSI : gérer la relation directe aux élus, s’organiser pour gérer le déport de charge de travail du service « assemblées » vers la DSI ;  Outiller la chaîne de traitement pour adapter les documents à l’environnement mobile. ► Technique  Gestion de flotte : maîtrise les cycles de mises à jour OS et application mobile ;  Doter les sites en wifi ;  Dimensionner les bornes wifi pour gérer les flux. Impacts
  • 50. Points de vigilance La démarche de CCA est simple mais les points de vigilance suivants peuvent être dégagés : ► Points techniques :  Connectivité  Ergonomie de la partie mobile  Gestion des équipements mobiles : si inexistantes se doter d’une plate- forme de MDM au-delà d’une certaine quantité d’équipements  Évolutivité / intégration au système d’information : possibilité d’évoluer vers un environnement mobile dédié aux élus (parapheur électronique etc.)  Attention aux systèmes fermés (mono OS mobile par exemple) ► Capacité à changer :  Volonté des élus  Niveau d’implication d’une service gestionnaire des assemblées, et des assistantes  Qualité et temps accordé au changement (concertation, formations, suivi, documentation).  Report de charge des assemblées vers le SI
  • 51. Découvrez en plus sur nos stands #Efficacité Stand 23 Stand 24