Aspectos Gerais da Correspondência Empresarial e Oficial

Aspectos Gerais da Correspondência
Empresarial e Oficial
(revisada em 2011)

Profª Drª. Luzinete Carpin Niedzieluk
e-mail: luz_carpin@yahoo.com.br

LUZINETE C. NIEDZIELUK

Aspectos Gerais da Correspondência

Profª Drª. Luzinete Carpin Niedzieluk
e-mail: luz_carpin@yahoo.com.br

FLORIANÓPOLIS
2010

ÍNDICE

1. Aspectos Gerais da Correspondência Empresarial e Oficial ............................ 5
1.1 A Impessoalidade ................................................................................................. 5
1.2 A Linguagem nas Comunicações Empresariais e Oficiais ............................................ 5
1.3 Formalidade e Padronização .................................................................................. 5
1.4 Concisão e Clareza ............................................................................................... 5
2. Emprego dos Pronomes de Tratamento.......................................................... 6
2.1 Abreviatura das formas de tratamento ........................................................................ 7
2.1.1 Autoridades Universitárias ................................................................................ 7
2.1.2 Autoridades Judiciárias .................................................................................... 8
2.1.3 Autoridades Militares ....................................................................................... 8
2.1.4 Autoridades Civis ............................................................................................ 8
2.1.5 Autoridades Eclesiásticas.................................................................................. 9
2.2 Elementos Introdutórios .......................................................................................... 10
2.3 Fechos para Comunicações ...................................................................................... 11
2.3.1 Identificação do Signatário ............................................................................. 11
3. Normas Gerais de Elaboração ...................................................................... 12
3.1 Siglas e Acrônimos ................................................................................................. 12
3.2 Hífen ..................................................................................................................... 13
3.3 Destaques ............................................................................................................. 13
3.3.1 Itálico .......................................................................................................... 13
3.3.2 Aspas .......................................................................................................... 13
3.3.3 Negrito ........................................................................................................ 14
3.4 Maiúsculas ............................................................................................................. 14
3.5 Minúsculas ............................................................................................................. 14
3.6 Enumerações ......................................................................................................... 15
3.7 Grafia de Numerais ................................................................................................. 15
3.8 Datas .................................................................................................................... 15
3.9 Horas .................................................................................................................... 16
3.9.1 Dias, horas, crase e paralelismo ...................................................................... 16
4. A Importância dos Conectivos...................................................................... 17
5. Expressões Condenáveis e Não Condenáveis ............................................... 20
6. Classificação da Correspondência ................................................................ 21
6.1 Carta e Carta Empresarial ........................................................................................ 21
6.1.1 Organização composicional da Carta Empresarial .............................................. 21
Exemplo de Carta ............................................................................................... 22
6.2 Ofício e Ofício Circular ............................................................................................. 23
6.2.1 Organização composicional ............................................................................. 23
6.2.2 Forma de Diagramação .................................................................................. 24
Exemplo de Ofício: 1.ª página .............................................................................. 25
Exemplo de Ofício: 2.ª página.............................................................................. 26
6.3 Edital .................................................................................................................... 26
Exemplo de Edital .............................................................................................. 27
6.4 Ata ....................................................................................................................... 27
Primeiro exemplo de Ata ..................................................................................... 29
Segundo exemplo de Ata (Simplificado): ............................................................... 30
6.5 Requerimento ........................................................................................................ 31

Exemplo de Requerimento ................................................................................... 32
6.6 Atestado ................................................................................................................ 32
Primeiro exemplo de Atestado ............................................................................. 33
Segundo exemplo de Atestado ............................................................................. 33
6.7 Memorando............................................................................................................ 34
Primeiro exemplo de Memorando ......................................................................... 35
Segundo exemplo de Memorando ......................................................................... 36
6.8 Correio Eletrônico ................................................................................................... 36
Exemplo de Email............................................................................................... 37
6.9 Fax ....................................................................................................................... 37
Exemplo de Fax ................................................................................................. 38
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 39

Prof.ª Luzinete C. Niedzieluk 5
luz_carpin@yahoo.com.br

1. Aspectos Gerais da Correspondência

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Esses princípios aplicam-se às
comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente
impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

1.1 A Impessoalidade

Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que
constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado.
A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar as
correspondências oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária
impessoalidade.

1.2 A Linguagem nas Comunicações Empresariais e Oficiais

A necessidade de empregar impessoalidade decorre do próprio caráter público dessas
comunicações; de outro, da finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, o
uso do padrão culto da língua. Toda língua é um conjunto de variedades. Há inúmeras
variedades e dentre elas, uma foi a escolhida para ser o padrão culto, usada por jornalistas,
intelectuais etc.
Há consenso de que o padrão culto é aquele em que:
a) se observam as regras da gramática formal, e
b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação
oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas
regionais, dos modismos vocabulares, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida
compreensão por todos os cidadãos.

1.3 Formalidade e Padronização

A formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do
qual cuida a comunicação. A clareza e o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a
correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização.

1.4 Concisão e Clareza

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo
de palavras.
A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.


Para ela concorrem:
a) a impessoalidade, que evita a ambigüidade nas interpretações que poderia decorrer de
um tratamento personalista dado ao texto;
b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por
definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos
textos;
d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe
acrescentam.

2. Emprego dos Pronomes de Tratamento

Outros aspectos comuns a quase todas as modalidades de comunicação oficial: é o
emprego dos pronomes de tratamento, a forma dos fechos e a identificação do
signatário.
Umas das características do estilo da correspondência oficial e empresarial é a polidez,
entendida como o ajustamento da expressão às normas de educação. Devemos ser objetivos,
atualmente não há necessidade do emprego de fórmulas de cortesia ("Tenho a honra de
encaminhar" deve-se usar simplesmente, "Encaminho..." ou "Tomo a liberdade de sugerir..."
usa-se simplesmente, "Sugiro..."). Entretanto deve-se tomar cuidado para evitar frases
agressivas ou ásperas (até uma carta de cobrança pode ter o tom amenizado, fazendo-se
menção, por exemplo, a um possível esquecimento...).
No que diz respeito à utilização das formas de tratamento e endereçamento, deve-se
considerar não apenas a área de atuação da autoridade (universitária, judiciária, religiosa, etc.),
mas também a posição hierárquica do cargo que ocupa.
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à segunda
pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a
concordância para a terceira pessoa.
Exemplos:
• Vossa Senhoria nomeará o substituto.
• Vossa Excelência conhece o assunto.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são
sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não
“Vossa...vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir
com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim, se
o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher,“Vossa
Excelência está atarefada”.
Não é permitida a utilização dos superlativos “Ilustríssimo” e “Digníssimo” pois já
caíram em desuso. Já o tratamento “Doutor” somente deverá ser dispensado à autoridade que
possuir a titulação acadêmica de Doutorado.
No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo cargo,
não necessitando do nome de seu ocupante. Exceção para casos em que existir um mesmo
cargo para vários ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo e
pelo nome do destinatário em questão.


Veja o quadro a seguir, que:
• agrupa as autoridades em universitárias, judiciárias, militares, eclesiásticas, monárquicas
e civis;
• apresenta os cargos e as respectivas fórmulas de tratamento (por extenso, abreviatura
singular e plural);
• indica o vocativo correspondente e a forma de endereçamento.

2.1 Abreviatura das formas de tratamento

A forma por extenso demonstra mais respeito, mais deferência, sendo de rigor em
correspondência dirigida ao Presidente da República. Fique claro, no entanto, que qualquer forma
de tratamento pode ser escrita por extenso, independentemente do cargo ocupado pelo
destinatário.
Vossa Magnificência: é assim que manuais mais antigos de redação ensinam a tratar os
reitores de universidades. Uma forma muito cerimoniosa, empolada, difícil de escrever
e pronunciar, e em desuso. Já não existe hoje em dia distanciamento tão grande entre a
pessoa do reitor e o corpo docente e discente. É, pois, perfeitamente aceita atualmente
a fórmula Vossa Excelência (V. Exa.). A invocação pode ser simplesmente Senhor Reitor,
Excelentíssimo Senhor Reitor.

2.1.1 Autoridades Universitárias

Cargo ou Por Extenso Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento
Função Singular Plural

Ao Magnífico
as Reitor
V. Mag.
Vossa Magnífico ou
V. Mag.ª ou ou
Magnificência Reitor Ao
V. Maga. V. Magas.
Reitores ou Ou Excelentíssimo
V. Exa. ou V. Ou
Vossa Excelentíssimo Senhor Reitor
Ex.ª V. Ex.as ou V.
Excelência Senhor Reitor Nome
Exas.
Cargo
Endereço

Ao
Excelentíssimo
Excelentíssimo Senhor Vice-
Vossa V. Ex.ª ou V. V. Ex.as ou
Vice-Reitores Senhor Vice- Reitor
Excelência Exa. V. Exas.
Reitor Nome
Cargo
Endereço

Assessores
Ao Senhor
Pró-Reitores V. S.ª
Vossa V. S.as ou V. Senhor + Nome
Diretores ou
Senhoria Sas. cargo Cargo
Coord. de V. Sa.
Endereço
Departamento


2.1.2 Autoridades Judiciárias

Cargo ou Por Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento
Função Extenso Singular Plural

Auditores
Curadores
Defensores
Ao
Públicos
Excelentíssimo
Desembargadores Excelentíssimo
Vossa V. Ex.ª ou V. V. Ex.as ou Senhor
Membros de Senhor +
Excelência Exa. V. Exas. Nome
Tribunais cargo
Cargo
Presidentes de
Endereço
Tribunais
Procuradores
Promotores

Ao Meritíssimo
Senhor Juiz
Meritíssimo
Meritíssimo ou
Senhor Juiz
Juiz M. Juiz Ao
ou
Juízes de Direito ou ou V. Ex.ª, V.Ex.as Excelentíssimo
Excelentíssimo
Vossa V. Exas. Senhor Juiz
Senhor Juiz
Excelência Nome
Cargo
Endereço

2.1.3 Autoridades Militares

Cargo ou Por Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento
Função Extenso Singular Plural

Ao Excelentíssimo
Oficiais
V. Ex.ª V. Ex.as Senhor
Generais Vossa Excelentíssimo
ou ou Nome
(até Excelência Senhor
V. Exa. V. Exas. Cargo
Coronéis)
Endereço

Ao Senhor
Outras Vossa V. S.ª ou V. V. S.as ou V. Senhor + Nome
Patentes Senhoria Sa. Sãs. patente Cargo
Endereço

2.1.4 Autoridades Civis

Cargo ou Função Por Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento
Extenso Singular Plural

Chefe da Casa
Ao Excelentíssimo
Civil e da
V. Ex.ª V. Ex.as Senhor
Casa Militar Vossa Excelentíssimo
ou ou Nome
Cônsules Excelência Senhor + Cargo
V. Exa V. Exas. Cargo
Deputados
Endereço
Embaixadores


Cargo ou Função Por Abreviatura Abreviatura Vocativo Endereçamento
Extenso Singular Plural

Governadores
Ministros de
Estado
Prefeitos Ao Excelentíssimo
Presidentes da V. Ex.ª V. Ex.as Senhor
Vossa Excelentíssimo
República ou ou Nome
Excelência Senhor + Cargo
Secretários de V. Exa. V. Exas. Cargo
Estado Endereço
Senadores
Vice-Presidentes
de Repúblicas

Demais
Ao Senhor
autoridades não V. S.ª V. S.as
Vossa Nome
contempladas com ou Ou Senhor + Cargo
Senhoria Cargo
tratamento V. Sa. V. Sas.
Endereço
específico

2.1.5 Autoridades Eclesiásticas


A Sua Excelência
V. Ex.as
Vossa V. Ex.ª Reverendíssima
Rev.mas ou V. Excelentíssimo
Arcebispos Excelência Rev.ma ou V. Nome
Exas. Reverendíssimo
Reverendíssima Exa. Revma. Cargo
Revmas.
Endereço

A Sua Excelência
V. Ex.as
Vossa V. Ex.ª Reverendíssima
Rev.mas ou V. Excelentíssimo
Bispos Excelência Rev.ma ou V. Nome
Exas. Reverendíssimo
Reverendíssima Exa. Revma. Cargo
Revmas.
Endereço

V. Em.as,
V. Em.ª,
V. Emas
Vossa V. Ema. Eminentíssimo A Sua Eminência
ou
Eminência ou ou Reverendíssimo Reverendíssima
V. Emas
Cardeais Vossa V. Em.ª ou Nome
Rev.mas
Eminência Rev.ma, V. Eminentíssimo Cargo
Ou
Reverendíssima Ema. Senhor Cardeal Endereço
V. Emas.
Revma.
Revmas.

Ao
Reverendíssimo
V. Rev.ma
Vossa V. Rev.mas Reverendíssimo Cônego
Cônegos ou
Reverendíssima V. Revmas. Cônego Nome
V. Revma.
Cargo
Endereço

V. Rev.ma V. Rev.mas Ao
Vossa Reverendíssimo
Frades ou ou Reverendíssimo
Reverendíssima Frade
V. Revma. V. Revmas. Frade



Nome
Cargo
Endereço

A
ma mas Reverendíssima
V. Rev. V. Rev.
Vossa Reverendíssimo Irmã
Freiras ou ou
Reverendíssima Irmão Nome
V. Revma. V. Revmas.
Cargo
Endereço

Ao
ma mas Reverendíssimo
V. Rev. V. Rev.
Vossa Reverendíssimo Monsenhor
Monsenhores Ou V. ou
Reverendíssima Monsenhor Nome
Revma. V. Revmas.
Cargo
Endereço

Ao
ma mas Reverendíssimo
V. Rev. V. Rev.
Vossa Reverendíssimo Monsenhor
Monsenhores Ou V. ou
Reverendíssima Monsenhor Nome
Revma. V. Revmas.
Cargo
Endereço

Vossa Santíssimo A Sua Santidade
Papa V. S. -
Santidade Padre o Papa

Ao
Reverendíssimo
Padre
V. Rev.ma V. Revr.mas
Sacerdotes Vossa Reverendo Ao Reverendo
ou ou
em geral Reverendíssima Padre Padre
V. Revma. V. Revmas.
Nome
Cargo
Endereço

2.2 Elementos Introdutórios

Evite Prefira

Acusamos o recebimento de sua carta de... Recebemos sua carta de ...
Cumpre dirigir-me a V. Sª para ... Dirijo-me a V. Sª para ...
Desejo recomendar-lhe que ... Recomendo-lhe que ...
Desejo levar ao seu conhecimento que... Informo-lhe que ... participo-lhe que ...
comunico-lhe que ...
... documentos que nos vemos obrigados a .... documentos que lhe devolvemos, por
devolver-lhes, porquanto observamos que se falta de assinatura.
encontram sem assinatura.
Efetuamos-lhe uma remessa de ... Remetemos-lhe ...
Em data de ontem, chegou às nossas mãos ... Ontem, recebemos ...
Ficamos no aguardo de ... Aguardamos...


Evite Prefira

Formulamos a presente para solicitar a V. Sª. Solicitamos a V. Sª. que ...
que ...
Faça chegar a esta loja ... Envie a esta loja ...
Levamos ao conhecimento de V.Sª. que ... Comunicamos que ...
Permite-nos devolver-lhe ... Devolvemos-lhe ...
Por motivos alheios ao nosso conhecimento ... Por motivos que desconhecemos ...
Permita que nos coloquemos à disposição ... Conte conosco ...
Tendo chegado ao nosso conhecimento que ... Informamos que ...
Quero fazer chegar ao conhecimento de V.Sª. Quero testemunhar a V. Sª ...
meu testemunho ...
Vamos proceder imediatamente à remessa da Remetemos imediatamente a mercadoria ...
mercadoria ...
Vimos, por intermédio desta (por intermédio da Comunicamos a V. Sª que ...
Presente), Levar ao conhecimento de V. Sª. que
...
Procedemos à escolha ... Escolhemos ...
Não deixou de nos causar profunda surpresa ... Surpreendeu-nos profundamente ...
Expressamos-lhe nossas mais sinceras Felicitamo-lo sinceramente ...
felicitações...

Dica: O conhecimento das regras gramaticais não é suficiente para escrever bem. Porém,
o domínio do vocabulário, da ortografia e da estrutura das frases e o emprego correto de
expressões comuns no nosso dia a dia, contribuem para uma melhor redação.

2.3 Fechos para Comunicações

O fecho das comunicações empresariais e oficiais possui, além da finalidade óbvia de
arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Com o intuito de simplificá-los e uniformizá-los, a
legislação federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as
modalidades de comunicação oficial:

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que
atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do
Ministério das Relações Exteriores.

2.3.1 Identificação do Signatário
Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais
comunicações oficiais devem apresentar digitados, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade
que as expede em caixa baixa (ou o contrário), logo abaixo do local reservado para sua
assinatura. A forma de identificação deve ser a seguinte:


EXEMPLO:
(Assinatura)
FULANO DE TAL
Diretor-Presidente

Observação: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do
documento. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

3. Normas Gerais de Elaboração

Ao se elaborar uma correspondência deverão ser observadas as seguintes regras:
− utilizar as espécies documentais, de acordo com as finalidades expostas nas estruturas
dos modelos adiante expostos;
− utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatários e os endereçamentos
corretamente;
− utilizar a fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas
citações, e 10 nas notas de rodapé;
− para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes
Symbol e Wingdings;
− é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página.
No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo
cargo, não necessitando do nome de seu ocupante. Exceção para casos em que existir um
mesmo cargo para vários ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo
e pelo nome do destinatário em questão.
Quando um documento estiver respondendo à solicitação de um outro documento,
fazer referência à espécie, ao número e à data ao qual este se refere. Ex.: Ref.: Ofício n. 2/07-DC
O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo,
seguido do detalhamento e conclusão. Se contiver mais de uma idéia deve-se tratar dos
diferentes assuntos em parágrafos distintos.
A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do
expediente, seguido de sigla do órgão que o expede.

3.1 Siglas e Acrônimos

Sigla é a representação de um nome por meio de suas iniciais – ex.: INSS. Apesar de
obedecer às mesmas regras dispostas para as siglas, os acrônimos são distintos delas, ou seja,
são palavras formadas das primeiras letras ou de sílabas de outras palavras – ex.: Bradesco;
• em geral não se coloca ponto nas siglas;
• grafam-se em caixa alta as compostas apenas de consoante: FGTS;
• grafam-se em caixa alta as siglas que, apesar de compostas de consoante e de vogal, são
pronunciadas mediante a acentuação das letras: IPTU, IPVA;


• grafam-se em caixa alta e em caixa baixa os compostos de mais de três letras (vogais e
consoantes) que formam palavra: Ibama, Embrapa.
• Siglas e acrônimos devem vir precedidos de respectivo significado e de travessão em sua
primeira ocorrência no texto (ex.: Diário Oficial da União – DOU).

3.2 Hífen

É um sinal usado para unir elementos de palavras compostas: arco-íris, vice-presidente,
desvio-padrão, data-base, água-marinha; para ligar pronomes átonos a verbos: arrependeu-se,
far-se-ia; possuí-las; retêm-nas; e para, no final de uma linha, indicar a separação de sílabas de
uma palavra em duas partes: sub-/linhar, con-/sultar, agên-/cia.
Hífen entre vocábulos:
a) em composição de palavras cujos elementos constitutivos compõem novo sentido,
apesar de manterem a acentuação própria: decreto-lei, licença-prêmio, mão-de-obra,
papel-moeda, salário-família, abaixo-assinado, copo-de-leite, pé-de-meia, lugar-comum;
b) em composição de palavras na qual o primeiro elemento representa forma reduzida:
infanto-juvenil, luso-brasileiro, sócio-histórico;
c) em adjetivos gentílicos (indicadores de procedência: lugar, país, região, cidade): latino-
americano, porto-riquenho, rio-grandense-do-norte, belo–horizontino;
d) em palavras compostas nas quais o adjetivo geral vem junto ao substantivo para indicar
função, lugar de trabalho ou órgão: diretor-geral, procurador-geral, secretaria-geral;
e) às vezes a preposição sem liga-se com hífen a alguns substantivos ou adjetivos para
indicar unidade de sentido e, assim, adquire valor de prefixo: um sem número de pessoas
requisitou...; o sem-terra reivindicou...; os convivas eram sem-sal e muito sem-vergonha;
f) o advérbio de negação não se liga, com “hífen”, a alguns substantivos para indicar
unidade semântica e, assim, adquire valor de prefixo: a não-agressão, o não-eu, a não-
intervenção, o não-metal; a não-participação; o não-pagamento; a não-violência; o não-
participante.

3.3 Destaques

3.3.1 Itálico
Convencionalmente, grafa-se em itálico título de livros, de periódicos, de peças, de
óperas, de música, de pintura e de escultura; assim como nomes de eventos e
estrangeirismos citados no corpo do texto. Lembrar, no entanto, que na grafia de nome de
instituição estrangeira não se deve usar o itálico.
Contudo, no caso de o texto já estar todo ele grafado em itálico, o destaque de palavras e
de locuções de outros idiomas, ainda não adaptadas ao português, pode ser obtido com o efeito
contrário, ou seja, com a grafia delas sem o itálico; recursos esse conhecido como “redondo”.
Usa-se ainda o itálico na grafia de nomes científicos, de animais e vegetais (ex.: Canis
familiaris; Apis mellifera). Pode-se adotar também, desde que sem exageros, o destaque do
itálico na grafia de palavras e/ou de expressões às quais se queira da ênfase.

3.3.2 Aspas
Usa-se grafar entre as aspas simples: a citação dentro de uma citação.
Já as aspas duplas, essas são adotadas para:
• delimitar a indicação de citações diretas de até três linhas;


• destacar neologismos – sentido inusitado de uma palavra ou de uma expressão, ou termos
formados a partir de palavras de outra língua – “ajanelar o coração”; “deletar”; “zebra”,
como expressão de azar;
• indicar um sentido não habitual – ex.: Havia um “porém” no olhar do diretor;
• destacar o valor – irônico ou afetivo de um termo – ex.: Ela era a “queridinha” do papai.

3.3.3 Negrito
O destaque do negrito é mais comumente usado na transcrição de entrevistas, para
separar perguntas de respostas; assim como, conforme antes mencionado, na indicação de títulos
e de subtítulos. Contudo, o negrito pode ser utilizado também, comedidamente, na grafia de
termos e/ou de expressões a que se queira dar ênfase.

3.4 Maiúsculas

Além de sempre usada no início de períodos, nos títulos de obras artísticas ou técnico-
científicas, a letra maiúscula (caixa alta – CA) é convencionalmente usada na grafia de:
• nomes próprios e de sobrenomes (Luz Carpin) de cognomes (Ivan, o Terrível); de
alcunhas (Sete Dedos); de pseudônimos (Joãozinho Trinta); de nomes dinásticos (os Médici);
• topônimos (Florianópolis, Brasil);
• regiões (Nordeste, Sul);
• nomes de instituições culturais, profissionais e de empresa (Fundação Getúlio
Vargas, Associação Brasileira de Jornalistas);
• nome de divisão e de subdivisão das Forças Armadas (Marinha, Polícia Militar);
• nome de período e de episódio histórico (Idade Média, Era Cristã, Estado Novo);
• nome de festividade ou de comemoração cívica (Natal, Quinze de Novembro);
• designação de nação política organizada, de conjunto de poderes ou de
unidades da Federação (golpe de Estado, Estado de São Paulo);
• nome de pontos cardeais (Sul, Norte, Leste, Oeste);
• nome de zona geoeconômica e de designações de ordem geográfica ou
político-administrativa (Agreste, Zona da Mata, Triângulo Mineiro);
• nome de logradouros e de endereço (Av. Rui Barbosa, Rua Jerônimo Coelho);
nome de edifício, de monumento e de estabelecimento público (edifício Data Center, Estádio do
Maracanã, Aeroporto de Cumbica, Igreja Adventista);
• nome de imposto e de taxa (Imposto de Renda);
• nome de corpo celeste, quando designativo astronômico (“A Terra gira em
torno do Sol”);
• nome de documento ao qual se integra um nome próprio (Lei Áurea, Lei Afonso
Arinos).
• nomes de disciplinas de um currículo ou de um exame (Introdução à Bíblia,
Teologia Moral V, Língua Portuguesa I, Filosofia II, História da Psicologia, Matemática B, Cirurgia
IV, Mecânica Geral,etc)

3.5 Minúsculas

Além de sempre usada na grafia dos termos que designam as estações do ano, os dias da
semana e os meses do ano, a letra minúscula (comumente chamada de caixa baixa – Cb), é
também usada na grafia de:


• cargos e títulos nobiliárquicos (rei, dom); dignitários (comendador, cavaleiro);
axiônimos correntes (você, senhor); culturais (reitor, bacharel); profissionais (ministro,
médico, general, presidente, diretor); eclesiásticos (papa, pastor, freira);
• gentílicos e de nomes étnicos (franceses, paulistas, iorubas);
• nome de doutrina e de religiões (espiritismo, protestantismo);
• nome de grupo ou de movimento político e religioso (petistas, umbandistas);
• na palavra governo (governo Fernando Henrique, governo de São Paulo);
• nos termos designativos de instituições, quando esses não estão integrados no
nome delas – ex.: A Agência Nacional de Águas tem por missão (...), no entanto, a referida
agência não exclui de suas metas os compromissos relacionados a...;
• nome de acidente geográfico que não seja parte integrante do nome próprio: rio
Amazonas, serra do Mar, cabo Norte (mas, Cabo Frio, Rio de Janeiro, Serra do Salitre);
• prefixo ex.: ex-Ministro do meio Ambiente, ex-Presidente da República; nome de
derivado: weberiano, nietzschiano, keynesiano, apolíneo;
• pontos cardeais, quando indicam direção ou limite: o norte de Minas Gerais, o sul
do Pará – observe: “É bom morar na Região Norte do Brasil, mas muitos preferem o sul de São
Paulo”.

3.6 Enumerações

O trecho que anuncia uma enumeração, geralmente, vem sucedido por dois-pontos –
situação em que a relação de itens, que se segue deve ser introduzida por letras minúsculas,
conforme ex.: a), b), c) – ou por um outro tipo de marcador (,_, ... etc.), ser grafada com inicial
minúscula e concluída com ponto-e-vírgula até o penúltimo item, pois que o último deverá vir
seguido de ponto final.
Caso o trecho anunciativo da enumeração termine com um ponto final, os itens que o
sucedem devem vir grafados com inicial maiúscula, assim como ser finalizados, todos eles, com
um ponto final.

3.7 Grafia de Numerais

Os numerais são geralmente grafados com algarismos arábicos. Todavia, em algumas
situações especiais é regra grafá-los, no texto, por extenso.

3.8 Datas

Existem três possibilidades para abreviar a grafia de datas:
• com traço: 28-12-1945
• com barra: 12/11/2002
• com ponto: 21.10.2004
Observações:
• Os números cardinais devem ser escritos sem ponto ou espaço entre o milhar e a centena:
2006 (e não 2.006);
• O ano pode ser registrado com os dois últimos dígitos: 12/07/06.
• O primeiro dia do mês deve ser escrito assim: 1º (e não 1). Exemplo: 1º/7/06 ou
1º/07/06.


• O emprego de zero antes do dia ou do mês formado de um só algarismo não é de rigor:
02/07/06 ou 2/7/06.
Atualmente, no entanto, a anteposição de um zero é prática corrente, pois atende a objetivos
estéticos. E é sempre aconselhável, quando se quer evitar fraude.

3.9 Horas

• Hora redonda: 8 horas; 9 horas; etc. Ou 8h; 9h; etc. (sem "s" e sem ponto depois de "h").
• Hora quebrada: 8h30min; 9h43min, etc. (sem dar espaços entre os elementos e sem usar
ponto depois de "h" e "min").
Saiba Mais:

3.9.1 Dias, horas, crase e paralelismo
Escreva assim:

De segunda a sexta-feira Da segunda à sexta-feira
Ou
De terça a quinta-feira Da terça à quinta-feira

Escreva assim:

De 9h a 11h Das 9h às 11h
Ou
De 8h30min a 11h30min Das 8h30min às 11h30min

As classes são separadas por pontos (ex.: 1.750 páginas), exceto no caso de ano (ex.:
em 1750), de código postal (ex.: CEP 70342-070) e de especificação de caixa postal (ex.: 1011).
As frações são sempre indicadas por algarismos, exceto no caso de os dois elementos
dela se situarem entre um e dez (ex.: dois terços, um quarto, mas 2/12, 5/11 etc.).
Já as porcentagens, essas são indicadas (exceto no início de frase) por algarismos, os
quais são, por sua vez, sucedidos do símbolo próprio sem espaço: 86%, 135% etc.).
Os ordinais são grafados por extenso de primeiro a décimo, os demais devem ser
representados de forma numérica: terceiro, quinto, mas 13º, 47º etc.
As quantias são grafadas por extenso de um a dez (seis centavos, nove milhões de
francos) e com algarismos daí em diante (11 centavos, 51 milhões de francos). Porém, quando
ocorrem frações, registra-se a quantia exclusivamente de forma numérica (US$325,60).
Os algarismos romanos são usados nos seguintes casos:
• na designação de séculos: século XXI, século II a.C;
• na designação de reis, de imperadores, de papas etc.: Felipe IV, Napoleão II, João
XXIII;
• na designação de grandes divisões das Forças Armadas: IV Distrito Naval, I Exército;
• no nome de eventos repetidos periodicamente: IX Bienal de São Paulo, XII Copa do
Mundo;
• na especificação de dinastias: II dinastia, IV dinastia.


4. A Importância dos Conectivos

A coesão de um texto depende muito da relação entre as orações que formam os períodos
e os parágrafos. Os períodos compostos precisam ser relacionados por meio de conectivos
adequados, se não quisermos torná-los incompreensíveis. Para cada tipo de relação que se
pretende estabelecer entre duas orações, existe uma conjunção que se adapta perfeitamente a
ela.
Conectivos ou elementos de coesão são todas as palavras ou expressões que servem para
estabelecer elos, para criar relações entre segmentos do discurso, tais como: então, portanto, já
que, com efeito, porque, ora, mas, assim, daí, aí, dessa forma, isto é, embora e tantas outras.
Observem alguns exemplos no quadro a seguir.

FUNÇÃO ELEMENTOS DE COESÃO

Mas Entretanto Por mais que
Porém (Muito) Embora Apesar que
Contudo Ainda que Não obstante
Oposição/ Contraste Todavia Mesmo que De outra face
No Entanto Posto que Ao contrário disso
Diferente / Ao passo que Em contrapartida
diversamente disso Por outro lado/
enfoque

Por Porquanto Em virtude de
Porque Logo Devido a (o)
Portanto Assim Em conseqüência de
Relação de causa e
Pois Por conseqüência Por motivo de
conseqüência
Como Por conseguinte Por razões de
Que Como resultado Por esse mister
Por causa de Em vista de

Porque Com o propósito de Com o objetivo de
Finalidade, Que Com a finalidade Com o intento de
propósito, intenção Para Com o intuito de Propositadamente
A fim de Intencionalmente Ao propósito

Além disso Pois Por iguais razões
Ainda Outrossim Em rápidas pinceladas
Ademais Agora Inclusive
Também De modo geral Com efeito
Vale lembrar É forçoso salientar Convém por oportuno,
Realce, inclusão,
Até mesmo Desse modo ressaltar
adição
É certo vislumbra-se que Registre-se, ainda
É inegável Impede mencionar Cumpre assinalar/
Em outras palavras que verificar/ elucidar
Além desse fato Frisa-se que Oportuno se torna dizer
Mostra-se imperioso Convém evidenciar Mister se faz ressaltar
É imperioso É de verificar-se É sobretudo importante



destacar É de ser relevado assinalar que
É impreterível Vale/ cumpre-se Convém notar,
destacar verificar outrossim, que
Não se pode perder Cumpre/ impede Inadequado seria
de vista observar que esquecer, também
Roborando/ Convém ponderar
corroborando o É preciso insistir no
assunto fato de que

Isto é Aliás A saber
Ratificação,
Ou seja Ou melhor Tais como
esclarecimento,
Quer dizer Melhor ainda À guisa de exemplo,
exemplificação
Em outras palavras Qual seja podemos citar

No dizer sempre expressivo de Conforme sustenta
Como leciona/ ressalta/ enfatiza O autor traça os seguintes
Em assonância com a lição esclarecimentos
sempre precisa de Conforme assevera / dispõe
Em consonância com o acatado Dos ensinamentos do autor extraiu-
por se a salutar explicação
De acordo com O autor deixou assentado que
Citação de autores
Tem-se o entendimento de Em comentário a essa questão, o
Segundo o autor autor aponta que
Assinala, ainda, que Cabe, por oportuno, destacar a lição
Cumpre verificar os de
esclarecimentos de A respeito, depreende-se os
A respeito, aduz ensinamentos de

Se Desde que
Caso A menos que
Contanto que A não ser que
Condição Desde que
A menos que
A não ser que

Pois Em síntese
Logo Em conclusão
De modo que Enfim
Portanto Em resumo
Então Dessa forma
Assim (sendo) Sendo assim
Por isso Como se nota/ vê/ observa
Por conseguinte Em virtude do que foi mencionado
Recapitulação, Em vista disso Segundo esse preceito
resumo, conclusão Aliás Feitas essas considerações
Além do mais Conforme aduzido anteriormente
Além de tudo Acerca do tema em apreço
Além disso Conforme afirmado
Em suma Em relação ao aludido pressuposto
Devido a isso Sobre a aludida probabilidade
Por todos os argumentos Diante desse quadro
apresentados Conforme mencionado
Por tudo isso Levando em conta o que foi
Dado o exposto mencionado



De acordo com o aludido a De acordo com o exposto
princípio Em análise última
Posta assim a questão Por fim
Como se pode notar Por tais razões
Como se há de verificar Posto isso
Como se depreende Em razão disso
Conseqüentemente
Em virtudes das considerações
supracitadas

Só Apenas
Somente Excluindo
Exceto Tão-só
Exclusão
Senão Tão-somente

Em primeiro plano / lugar/ Posteriormente
momento Em momento posterior
A princípio Feito isso
Em seguida Finalmente
Dando prosseguimento Em linhas gerais
Depois Por sua vez
No geral A par disso
Enumeração,
Aqui Nessa esteira
continuação
Neste momento No caso presente
Desde logo Antes de tudo
De resto Nesse sentido, deve-se dizer que
No caso em tela Tenha-se presente que
No tocante Tendo em vista que
No que concerne Nesse contesto

(In)felizmente Interessante se faz
Obviamente É óbvio
Em verdade De fato
Afirmação, Realmente Em verdade
igualdade, opinião De igual forma É bem verdade que
Do mesmo modo que Verdade seja
Da mesma sorte Indubitável é
No mesmo sentido Se assim o é
Semelhantemente
Bom é


5. Expressões Condenáveis e Não
Condenáveis

Expressões condenáveis Opções

• a nível de, ao nível • em nível, no nível
• •
• face a, frente a • ante, diante de, em face de, em vista de,
perante
• onde (quando não exprime lugar) •
• • que, na qual, nas quais, no qual, nos quais
• (medidas) visando ... •
• • (medidas) destinadas a
• sob um ponto de vista •
• • de um ponto de vista
• sob um prisma •
• por (ou através de) um prisma suprimir a
expressão sob
• como sendo •
• • em virtude de, por causa de,
• em função •
• • em conseqüência de, por, em razão de
• a partir de (a não ser com valor •
temporal) • com base em, tomando-se por base, valendo-se
de...
• através de (para exprimir “meio” •
ou “instrumento”) • por, mediante, por meio de, por intermédio de,
• segundo...
• devida a •
• • em razão de, em virtude de, graças a, por causa
de
• dito •
• • citado, mencionado
• Enquanto •
• • ao passo que
• fazer com que •
• compelir, constranger, fazer que, forçar, levar a
• até, ainda, igualmente, mesmo, também
• inclusive (a não ser quando
significa “incluindo-se”) • fim de, para, com fito (ou objetivo, ou intuito)
• de, com a finalidade de, tendo em vista
• no sentido de, com vistas a •
• já que, porque, uma vez que, visto que
• pois (no início da oração) especialmente, notadamente, sobretudo,

• principalmente
• • em especial, em particular
• sendo que •
• E


6. Classificação da Correspondência

6.1 Carta e Carta Empresarial

Forma de correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para
fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações. É
empregada nas comunicações de caráter social decorrentes do cargo ou função públicos. As
cartas, em princípio, não devem ser numeradas seqüencialmente, à exceção das unidades
organizacionais que as utilizam, com freqüência, em caráter oficial (carta empresarial).
Às unidades que utilizam com bastante freqüência cartas com caráter oficial, recomenda-
se o cabeçalho semelhante ao do ofício, bem como a data 1 (um) cm ou um espaço duplo abaixo.

6.1.1 Organização composicional da Carta Empresarial
1. TIMBRE COMPLETO: identificadores (nome) localizadores (endereço da empresa) e
elementos de contato (fone, e-mail).
2. ÍNDICE E NÚMERO: iniciais do setor, número da carta seguido de barra e dos dois
últimos algarismos do ano. Ex.: CA-11/06. Obs. Pode aparecer invertido também.
Obs.: a numeração recomeça a cada ano.
3. LOCAL E DATA: cidade, dia, mês e ano. Ex.: Florianópolis, 11 de dezembro de 2006.
4. ENDEREÇAMENTO INTERNO COMPLETO: nome do destinatário e endereço. Ex.: LCN &
Cia. Ltda.
At.: Srª Luz Carpin
Rua Reinaldo Tromboni, 1550
CEP 88047-100 – Florianópolis - SC
5. REFERÊNCIA (REF.:) OU OBJETIVO (OBJ.:): número de documento que se menciona e
o objetivo é o assunto, a síntese do conteúdo da carta. Ex.: Ref.: Sua Carta CA-11 de 13-
12-06. Obj.: Seminário de implantação de materiais infláveis.
6. INVOCAÇÃO OU VOCATIVO: Ex.: Senhor: Prezado(s) Senhor(es): Prezado Cliente:.
Pode-se utilizar uma invocação personalizada como, por exemplo, Senhor João.
7. FÓRMULA/FRASE DE ABERTURA: Início da carta. Ex.: Venho por meio desta; Venho
através desta ou Venho pela presente. Em desuso.
8. TEXTO: é o corpo da carta, o desenvolvimento do assunto.
9. FRASE DE CORTESIA OU CUMPRIMENTO FINAL: Sem mais antecipamos nossos
agradecimentos; Receba nosso cordial abraço; Pedimos vossa compreensão e nos
colocamos a disposição para qualquer dúvida.
10. FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente seguidos de vírgula.
11. ASSINATURA: escreve-se o nome civil do emissor (letras iniciais maiúsculas) e logo
abaixo o cargo que ocupa em caixa alta ou não. A assinatura se faz logo acima do nome
digitado.
12. AVISO DE ANEXOS: cuidar com a concordância. Ex.: Anexa: nota fiscal. Anexos:
documentos relativos à remessa de materiais infláveis.


13. INICIAIS DO REDATOR E DO DIGITADOR: Ex.: Lcn/wc ou LCN/WC. Caso o redator e o
digitador sejam a mesma pessoa, coloque a barra e escreva as iniciais da pessoa assim:
/lcn
14. AVISO DE CÓPIAS: se for o caso procede-se assim: c/c: Gerência de Recursos Humanos.
Obs.: algumas cartas apresentam as informações que compõem o timbre no rodapé –
identificadores, localizadores e elementos de contato.
Exemplo de Carta

ISIS ADVOCACIA
5,5 cm Rua 19 de março, 220
CEP: 1100006 - Florianópolis - SC
(48) 3222-1988 isisadv@yahoo.com.br

3 cm
DA/31-06 1 linha

Florianópolis, 21 de junho de 2006.

Sr. João Gomes
Rua das Flores, 45
76800-330 – MORRINHOS – SC
2 linhas

Ref.: Serviço de cobrança

Senhor João:
1,5 cm
Informamos a V. Sa. que, anexo a nosso escritório de advocacia, mantemos um
Departamento de Cobranças destinado não só à Capital, como também ao Interior e
demais Estados do Brasil.
Nossas condições para cobranças são as seguintes: Para a capital 20%, Interior e demais
Estados do Brasil à base de 35%; todas as despesas correm por nossa conta. Para
melhores esclarecimentos estamos a seu inteiro dispor.
2 linhas

Atenciosamente, 3 linhas

Larissa Rocha
ADVOGADA

Anexa: Lista de serviços 1 linha

Lr/mo

c/c: Gerência Administrativa
Departamento de Contabilidade


6.2 Ofício e Ofício Circular

Correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas para tratar de assuntos
de serviço ou de interesse da Administração Pública entre si e, também com particulares.
O Ofício Circular possui a mesma finalidade e deverá ser utilizado quando a informação for
dirigida, simultaneamente, a diversos destinatários.

6.2.1 Organização composicional
TÍTULO: Ofício ou Ofício Circular (a letra Of. ou Of. e C, quando se tratar de Ofício Circular,
maiúsculas e o restante em minúsculas), seguido do número seqüencial, ano, sigla da
unidade organizacional que o expede com alinhamento à esquerda. Of. 123/2002-MME
LOCAL E DATA: 1 cm abaixo do código de identificação com alinhamento à direita. Ex.:
Florianópolis, 15 de março de 2006.
DESTINATÁRIO: O nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida à comunicação e o endereço.
ASSUNTO: Resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.
VOCATIVO: É a saudação. Deve ser empregado o tratamento adequado ao destinatário.
TEXTO: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve
conter a seguinte estrutura:
– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o
assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer
de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia
sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à
exposição;
– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada
sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes
estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a
seguinte:
– introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento.
Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da
comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento
encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está
sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia
do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata
da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de
o
1 de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito
de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”


– desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito
do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso
contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

FECHO: “Respeitosamente”, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República e
de “Atenciosamente” para autoridades da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO: Nome digitado em maiúsculas, do cargo só com as iniciais
maiúsculas, escrito sob o nome. A assinatura é feita imediatamente acima do nome. Este
conjunto de dados que identificam o signatário vem centralizado à direita, a 2,5 cm deste.
Exemplo:
LUZINETE CARPIN
Professora

6.2.2 Forma de Diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11
nas citações, e 10 nas notas de rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes
Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;
d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do
papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares
(“margem espelho”);
e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;
f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;
g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;
h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada
parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em
branco;
i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,
sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância
e a sobriedade do documento;
j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão
colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;
l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de
tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;
m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos
de texto;
n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto
preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;
o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
maneira:
tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo
Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”


Exemplo de Ofício: 1.ª página
ª

[Ministério]
[Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]
5,5 cm [Endereço para correspondência].
[Endereço - continuação]
[Telefone e Endereço de Correio Eletrônico]
3 cm
1,5 cm
Ofício no 524/1991/SG-PR
1 linha
Brasília, 27 de maio de 1991.
2 linhas

A Sua Excelência o Senhor
Deputado [NOME]
Câmara dos Deputados
70.160-900 – Brasília – DF
2 linhas

Assunto: Demarcação de terras indígenas
1 linha
Senhor Deputado,
2,5 cm
1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no 154, de
24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua
carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo
procedimento administrativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto
no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia anexa).
2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que –
na definição e demarcação das terras indígenas – fossem levadas em consideração as
características sócio-econômicas regionais.
3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcação de terras indígenas deverá
ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231,
§ 1o, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos,
sociológicos, cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito
conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente.
4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar
as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente
assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil.


Exemplo de Ofício: 2.ª página

3,5 cm

Fl. 2 do Of. 524/1991/SG-PR 1 linha

5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio
serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das
entidades civis acima mencionadas.

6. Como Vossa Excelência pode verificar, o procedimento estabelecido
assegura que a decisão a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justiça sobre os limites
e a demarcação de terras indígenas seja informada de todos os elementos necessários,
inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessária transparência e agilidade.

Respeitosamente,
3 linhas

[NOME]
[Cargo]

6.3 Edital

Ato pelo qual se publica pela imprensa uma notícia que deve ser de conhecimento das
pessoas. Sua finalidade é convocar, avisar ou informar. O edital é um texto de ampla utilização
podendo ser: Edital de convocação, de concorrência, de intimação, de publicação etc.


TIMBRE: Impresso no alto.
TÍTULO: EDITAL, Nº/ANO CONVOCAÇÃO, escrito em maiúsculas, no centro da folha.
TEXTO: cargo da autoridade que assina a convocação, seguido do verbo convocar na 3ª pessoa
do singular + indicação de quem está sendo convocado (sócios, membros, professores, etc.) +
indicação do tipo de assembléia/reunião/sessão (ordinária, extraordinária, geral etc.).
LOCAL E DATA: Florianópolis, 11 de dezembro de 2006.
ASSINATURA: Da autoridade que convocou a reunião, sobreposta ao nome.


Exemplo de Edital

TIMBRE

8 cm

EDITAL Nº 11/09

CONVOCAÇÃO

1,5 cm
5 cm
A Diretora da Escola Básica Mário Quintana convoca
3 cm os professores para Assembléia Geral Ordinária a ser realizada no dia 20/04/09, às 10
horas, em primeira convocação ou, caso não haja quorum, às 11 horas com qualquer
número de professores, para tratar dos seguintes assuntos:

1. Leitura e aprovação da ata anterior;
2. Informes;
3. Troca de turma entre aluno;
4. Modificações na supervisão do recreio;
5. Eleição da nova diretoria da APP.
2 linhas

Florianópolis, 07 de abril de 2009.
3 linhas

LUZINETE CARPIN NIEDZIELUK

6.4 Ata
Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia, sessão
ou reunião. A ata é documento de valor jurídico.

TÍTULO: ATA, número de ordem da reunião/assembléia em ordinal, nome da entidade e local da
reunião.
TEXTO: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem
simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas, e os números são escritos por
extenso. Verificando-se qualquer engano no momento da redação, deverá ser


imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na hipótese de qualquer
omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma ressalva: “em tempo”. “Na
linha................., onde se lê..................leia-se....................”. Termos chavões para o
fechol: “Nada mais havendo a tratar” ou “Esgotada a pauta”.
ASSINATURA: Presidente, membros e secretário.

Obs.: Todo livro de atas deve conter um termo de abertura e um termo de encerramento,
assinados pela autoridade máxima da entidade ou por quem recebem daquela autoridade
delegação de poderes para tanto; esta também poderá numerar e rubricar todas as folhas do
livro.
O termo de abertura indica a finalidade do livro e é escrito na primeira página. Exemplo:

2 cm TERMO DE ABERTURA 1,5 cm

2,0 cm
Este livro contém cem folhas numeradas e rubricadas por mim, Luz Carpin, e
destina-se ao registro de atas das Assembléias Gerais Ordinárias da Empresa Nefertiti
Ltda. 1 linha

Florianópolis, 10 de janeiro de 2007.
3 linhas

(Assinatura)

O termo de encerramento é escrito na última folha do livro, após preenchido pelas atas.
Exemplo:

2 cm
TERMO DE ENCERRAMENTO
1,5 cm
2,0 cm
Eu, Luz Carpin, Diretora Geral da Empresa Nefertiti Ltda., declaro encerrado este
livro de atas. 1 linha

3 linhas

(Assinatura)


Primeiro exemplo de Ata

2 cm

ATA DA REUNIÃO DE HABILITAÇÃO PARA A CONCORRÊNCIA
INTERNACIONAL Nº 000/2001
1 cm 1 linha 1 cm
Aos vinte e oito dias do mês de fevereiro, do ano de dois mil e um, às dezesseis horas,
reuniram-se na sala de reuniões da Diretoria de Administração de Material – DIAM –, da
Secretaria de Estado e Administração, sita à rua Tenente Silveira, 162, sétimo andar, em
Florianópolis – Santa Catarina, os membros da Comissão Permanente de Licitação para
Habilitação Cadastral e Habilitação Preliminar, presidida pelo Senhor Fulano de Tal, Presidente
da Comissão de licitação Pública, para abertura dos envelopes “A” de habilitação, apresentados
pelas empresas participantes da concorrência Internacional nº 000/2001, que trata da aquisição
de Equipamentos de processamento de dados, Estabilizadores e No-Break: ITAUTEC PHILCO
S/A – GRUPO ITAUTEC PHILCO e HAAS PRODUTOS E TECNOLOGIA LTDA.
Presentes à reunião os quatro membros da Comissão Permanente de Licitação e um
representante de cada uma das empresas habilitadas. Foram postos os envelopes “A” –
Documentos de Habilitação -, “B” – Proposta Técnica – e “C” – Proposta de Preços -, à
disposição dos presentes para qualquer manifestação e rubrica. Nada tendo sido declarado,
passou-se à abertura dos envelopes “A”, sendo a documentação disponibilizada aos
representantes para análise e rubrica. Analisados e rubricados os documentos, o Presidente
inquiriu os participantes sobre qualquer impugnação. Os representantes das empresas GRUPO
ITAUTEC PHILCO e HAAS PRODUTOS E TECNOLOGIA LTDA. retiraram-se antes do
encerramento da reunião. Nada mais havendo a tratar, o Presidente declarou encerrada a
reunião, sendo lavrada a presente ata por mim, Sincrana de Tal, secretária ad hoc, que,
submetida aos presentes e achada conforme, será assinada por todos. Florianópolis, aos vinte e
oito de fevereiro de dois mil e um. 1 linha

(Assinaturas – presidente, membros e secretária)


Segundo exemplo de Ata (Simplificado):

Título. Data + Quorum + Deliberações + Presenças + Ausências Justificadas.

2 cm

ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA DA
ACADEMIA CATARINENSE DE LETRAS E ARTES (ACLA). 1 linha
1 cm 1 cm
1. DATA: 06/08/2008 às 15:00 (quinze) horas, na sala da Biblioteca Municipal Professor
Barreiros Filho. 2. QUORUM: 19 (dezenove) acadêmicos na primeira convocação, conforme
os nomes listados abaixo. 3. DELIBERAÇÕES: 3.1. Daiana Clanchez foi eleita presidente da
Assembléia e iniciou justificando que a eleição da Diretoria e do Conselho Fiscal está sendo
realizada no mês de agosto em virtude da posse dos novos acadêmicos ter ocorrido no dia
01/07/2005. Declarou não desejar participar de chapa e passou a palavra ao vice-presidente,
que compôs uma chapa encabeçando-a e tendo como vice-presidente, Vicentino Pascale; 1ª
Secretária, Lucia Carpin; 2º Secretário; Augustus Abreu; 1º Tesoureiro, Manoelito Jover Teles;
2º Tesoureiro, Adire Pacheco; Diretora de Comunicação, Jane Pavan; e Diretora Social, Maria
Peres. Apresentada com a carta-programa (lutar por uma sede, criar uma página na internet,
trabalhar para o reconhecimento da ACLA como sendo de utilidade pública, promover um
concurso de poesia e um círculo de leitura) foi aprovada por aclamação. 3.2. Em seguida, a
assembléia, nos termos do inciso I do artigo 16 do Estatuto, deu posse aos eleitos. Presidente:
Wesley Colly, Vice-Presidente: Vicentino Pascale, 1ª Secretária: Lucia Carpin, 2º Secretário:
Augustus Abreu, 1º Tesoureiro: Manoelito Jover Teles, 2º Tesoureiro: Adire Pacheco, Diretora
de Comunicação: Jane Pavan, Diretora Social: Maria Peres. 3.3. A seguir, o 1º Tesoureiro
Manoelito Jover Teles apresentou à Assembléia as contas (art. 16, II do Estatuto), que foram
aprovadas por unanimidade. 3.4. Passou-se à eleição do Conselho Fiscal, tendo sido eleitos por
aclamação Doralina Rosa de S. Silva, Ivana Alves e Rudesse Nei Raulino, que foram
empossados pela Assembléia. 4. PRESENÇAS: Daiana Clanchez, Wesley Colly, Lucia
Carpin, Doralina Rosa de S. Silva, Maria P. Ramos, Manoelito Jover Teles, Adira Pacheco,
Augustus de Abreu, Júlia D. Couxil, Paula Berri, Heraldo Victor, Laira Leoni Bernardoni,
Ivana Alves Pereira, Vicentino Gabriele Pascale, Rudesse Raulino, Fábiana Souza de Jesus e
Jane Pavan, cujas assinaturas encontram-se no livro de presenças à folha 07 (anverso); as
acadêmicas Izabela H. Marun e Deysina Teodoro foram representadas por procuradores
(acadêmicos) e a representatividade foi considerada válida pela assembléia. 5. AUSÊNCIAS
JUSTIFICADAS: Tia Mariana e Solana Finardi. 1 linha

LUZ CARPIN
1ª Secretária


6.5 Requerimento
Documento específico de solicitação e, através dele, a pessoa física ou jurídica requer algo
a que tem direito (ou supõe tê-lo) concedido por lei, decreto ou ato. Instrumento pelo qual o
requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou
concessão de algo sob o amparo da lei. O Decreto nº 84.414/80 veda a exigência de
requerimento para a concessão, nos órgãos da administração federal direta e nas autarquias, dos
seguintes direitos e vantagens: auxílio doença; gratificação adicional por tempo de serviço; ajuda
de custo; férias; cancelamento de cotas de salário-família; e revalidação de despacho concessório
de licenças especiais.
Há três tipos: a) simples – assinado por uma só pessoa; b) abaixo-assinado –
requerimento em que concorrem duas ou mais pessoas; c) requerimento com exposição de
motivos – individual ou coletivo, após a identificação se relaciona os motivos que o(s) induziram
a requerer o direito em questão. Ex.: requer transferência de um ponto de ônibus considerando:
...

VOCATIVO: Tratamento, seguido da indicação do cargo da pessoa a quem é dirigido. Ex.: Senhor
Secretário da Administração do Estado de Santa Catarina
TEXTO: O nome do requerente em maiúsculas, sua qualificação (nacionalidade, estado civil,
idade, residência, profissão etc.), vem requerer ou requer o objeto do requerimento
com a indicação dos respectivos fundamentos legais e finalidade do que se requer.
Quando o requerimento é dirigido à autoridade do órgão em que o requerente exerce
suas atividades, basta, por exemplo citar nome, cargo, lotação, número de matrícula ou
registro funcional. Nome + qualificação e identificação / vem requerer ou requer/ +
justificativa + fecho + assinatura.
FECHO: A fórmula terminal mais usada é: “Nestes termos, pede deferimento”. Pode-se usar
também: Pede e aguarda deferimento ou P. e A. D.;

Termos em que pede deferimento ou T. E. Q. P.

Aguarda deferimento ou A. D.;

Nestes termos pede deferimento ou N. T.
P. D.;

Nestes termos aguarda deferimento ou N. T.
A. D.;

Espera deferimento ou E. D.

LOCAL E DATA: Por extenso. Ex.: Florianópolis, 10 de janeiro de 2007.
ASSINATURA(s): Requerente(s).


Exemplo de Requerimento

4 cm

EXCELENTÍSSIMO SENHOR SECRETÁRIO DE ESTADO DA
ADMINISTRAÇÃO

4 cm
3 cm

1,5 cm
1,5 cm
FULANA DE TAL, servidora pública estadual, matrícula nº 00000-0, lotada
na Secretaria de Estado da Administração, ocupante do cargo de Agente Administrativo
Auxiliar, requer licença sem remuneração pelo período de 2 (dois) anos, para que possa
tratar de interesses particulares, conforme art. 77 da Lei nº 6.745, de 28/12/85.
2 linhas

Nestes termos, pede deferimento.
2 linhas

Florianópolis, 07 de setembro de 2010.
3 linhas

(Assinatura)

6.6 Atestado

Documento em que se declara algo. É firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando
a verdade a respeito de determinado fato. Refere-se a fatos transitórios (mudança de residência,
sanidade mental...).

TIMBRE: impresso no alto
TÍTULO: ATESTADO, grafado em maiúsculas, abaixo do timbre, centrado na folha, deixando
espaço de 4 cm entre o nome e o timbre.
TEXTO: inicia 2 cm abaixo do título e se constitui de um único parágrafo. Há duas variáveis: a) o
verbo atestar na 1ª pessoa do singular – Atesto – quando uma pessoa só assina ou Atestamos –
quando mais de uma pessoa assinam. Não se usa a expressão vaga “para os devidos fins”, deve-
se definir a finalidade. Ex.: Atesto para fins de concessão de diárias que fulano de tal... b) inicia
com o(s) nome(s) e o(s) cargos(s) da(s) pessoa(s) que assina(m) o atestado, seguidos do verbo
na 3ª pessoa do singular (ou do plural).
LOCAL E DATA: Por extenso. Ex.: Florianópolis, 10 de janeiro de 2010.


ASSINATURA(s): Vem a 2,5 cm abaixo da data. Na primeira variável colocar nome e cargo e na
segunda apenas o nome. Obs.: A Declaração é semelhante ao atestado. Declara a existência ou não
do fato. Pode ser feita por pessoas físicas ou jurídicas. Primeiro exemplo de Atestado

TIMBRE

5,5 cm
ATESTADO

3 cm
1,5 cm
1,5 cm
Atesto, para fins de concessão de diárias e passagem para participar do V
Congresso de Lingüística a realizar-se em Curitiba, entre 28/03 a 01/4/07, que Maria da
Luz Santos é aluna matriculada na 5ª fase do Curso de Lingüística desta Universidade,
sob nº 0000005-1, e freqüenta regularmente as aulas.
2 linhas

Florianópolis, 20 de fevereiro de 2010.
3 linhas

LUZ CARPIN
Coordenadora do Curso de Lingüística

Segundo exemplo de Atestado

TIMBRE
5,5 cm

3 cm ATESTADO
1,5 cm
1,5 cm
Maria Luzia Carpini, Diretora da Divisão de Seleção e Aperfeiçoamento,
atesta, para fins de ascensão profissional, que João Silva participou do Curso de
Treinamento de Redação Empresarial ministrado pela professora Luzinete Carpin, no
período compreendido entre 21/11/06 a 25/11/06, com duração de 30 horas.
2 linhas

3 linhas

MARIA LUZIA CARPINI


6.7 Memorando

É um documento de comunicação semelhante ao ofício. Pode ser: a) interno – quando
for dirigido a funcionários do mesmo órgão ou departamento; b) externo – quando dirigido a
pessoas externas ao órgão. Obs.: Quando o memorando é interno também pode ser chamado de
comunicação interna.

TIMBRE: o timbre do órgão aparece impresso no alto do papel.
CÓDIGO E NÚMERO: a três linhas abaixo do timbre e à esquerda do papel, escreve-se o número
do memorando e a sigla de identificação. Exemplo:
Memorando nº 23/FMP
23 – Indica que é o 23º memorando escrito no ano em curso;
FMP – Sigla do órgão expedidor, Faculdade Municipal de Palhoça.

LOCALIDADE E DATA: Na mesma linha do código e número, porém à direita, escreve-se o
nome da localidade e a data (esta pode ser reduzida). Em alguns casos não se coloca o nome da
localidade. Assim:
Florianópolis, 11/01/10.
Em 11/01/10.

DESTINATÁRIO: Sempre indicado pelo cargo que ocupa. Deve vir rente à margem esquerda.
Assim:
À Gerente da Livraria Catarinense
EMENTA OU ASSUNTO: Indica o assunto do que trata o memorando. Deve estar grafado abaixo
da indicação do destinatário, alinhado a esta. Assim:
Ementa: Processo nº 214/06-FMP.
Assunto: Aposentadoria.
TEXTO: Escreve-se a mensagem com os parágrafos numerados a partir do primeiro como no
ofício. O texto deve ser sucinto, sem formalidades.
FECHO: Usa-se o mesmo do ofício – Atenciosamente ou Respeitosamente – centrado à direita, 1
cm abaixo do texto.
ASSINATURA: Também como no ofício, coloca-se o nome e o cargo abaixo, a 4 cm do fecho e
centrado à direita.

Obs.: Nos memorandos mais extensos, em que haja a necessidade de se utilizar mais de uma
folha, recomenda-se escrever no alto da folha seguinte (a segunda) a identificação. Assim:
Fl. 2 do Mem. Nº 000/10.


Primeiro exemplo de Memorando

TIMBRE

5,5 cm

3 cm
MEMORANDO Nº 02/10 1 linha 1,5 cm

2 linhas

À Gerente da Livraria Catarinense
Assunto: Solicitação de livro

4 cm

2,5 cm
1. Solicito a gentileza de enviar um exemplar do livro Normas Técnicas
para uso desta unidade de trabalho.
2 linhas

Atenciosamente,

3 cm

MARIA SILVA
Coordenadora de Revisão

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