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MANUEL DES PROCEDURES COMPTABLES
PARTIE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
1-1- Informations générales
Dénomination :
Siège social :
Autres établissements :
·
·
·
Locaux en location :
·
·
Forme juridique :
Capital :
Activités :
N° Registre de commerce :
N° Identifiant fiscal :
N° Patente :
N° d’opération du commerce extérieur :
Dirigeants responsables :
1-2- Intervenants extérieurs
Commissaire aux compte :
Autres conseils :
Avocats :
Assureurs :
Banques :
1-3-Adresses utiles :
· Sous direction préfectorale des impôts :
· Secteur des impôts :
· Perception :
· Délégation régionale de C.N.S.S :
· Assurance groupe (mutuelle ) :
· Caisse de retraite :
· Assurance AT/ RC :
· Assurance multirisque informatisée :
· Assurance multirisque bureaux :
· Assurance parc auto :
1-4- Informations diverses et spécifique de
* Avantages fiscaux :
* Livres légaux tenus :
· Journal côté et paraphé
· Livres d’inventaires
· Livres des assemblées
· Livres des transferts des actions
· Livre de présence des actionnaires
*Etat des rapports périodiques fournis
* Rapport d’activité donnant la rétrospective de la semaine
* Situation journalière de trésorerie « soldes en banques »
* Inventaire de la caisse en fin de chaque semaine
* Etat de synthèse hebdomadaire « état détaillé des recouvrements par jour & par
département »
* situation comptable mensuelle « CPC – ACTIF – PASSIF »
PARTIE II – ORGANISATION COMPTABLE DE
2.1 – Organisation du service comptable
2.1.2 Répartition des tâches
Fonction du chef comptable
- Encadrement et gestion du personnel du service comptable mis à sa disposition.
- Etablissement du plan comptable de l’entreprise conformément aux normes comptables
et son actualisation au fur et à mesure des besoins de l’entreprise.
- Supervision de tous les travaux comptables et financiers du service.
- Supervision de l’imputation comptable conformément au plan comptable général de
l’entreprise.
- Etablissement des situations comptables périodiques, y compris les états de synthèse.
- Maîtrise de l’outil informatique appliqué à la comptabilité.
- Analyse des comptes et justification des soldes.
- Contrôle inopiné et contrôle permanent de la caisse.
- Etablissement et supervision des do*****ents fiscaux et contrôle du respect des dates de
dépôt de ces do*****ents.
- Relation avec l’administration fiscale.
- Participation et établissement des plans de financement à court, moyen et long terme.
- Gestion des dossiers de crédit et contrôle du respect des conditions bancaires convenues
avec les organismes financiers.
- Respecter la confidentialité des informations traitées.
- Préparation du tableau de bord.
- Supervision et contrôle des états de rapprochement bancaires.
- Liaison permanente et étroite avec les autres départements de l’entreprise pour la mise
en place d’une procédure permettant une meilleure information comptable.
- Tenue des fiches des immobilisations.
- Tenue des échéanciers.
- Tenue des livres légaux : livres d’inventaire et le journal paraphé.
- Tenue à jours des soldes clients en vue d’un meilleur recouvrement des créances.
- Assister u comptage des inventaires physiques des stocks en fin d’exercice.
- Apporter assistance et conseil aux responsables de départements pour les problèmes de
paies, facturation….
- Etablir et maintenir des relations internes et externes permettant l’échange d’informations comptables.
- Assumer la responsabilité de l’archivage des do*****ents comptables et financiers.
Comptable chargé des écritures comptables et gestion des fournisseurs
- Triage par destination des pièces comptables.
- Contrôle des factures d’achats en les confrontant avec les do*****ents internes et externes de l’entreprise (bons de
commande, bons de livraisons, bon de réception…)
- Contrôle des factures d’Avoirs en les confrontant avec les bons de retour.
- Passation des écritures dans les journaux centralisateurs après que le chef comptable ait approuvé la conformité de
la pièce à comptabiliser.
- Apposer le cachet : comptabilisé le ……..journal………pièce n° …….
- Classer les factures fournisseurs à payer dans un parapheur spécial en attendant l’échéance convenue pour leurs
règlements.
- Porter sur les factures payées des fournisseurs le cachet soit payée en espèce soit payée par chèque n° ……
s/banque……..date…..
- Tenue, suivi et mis à jour de l’échéancier des effets à payer.
- Gestion des comptes des dettes fournisseurs.
- Gestion des comptes des dettes des autres créditeurs.
- Tenue et suivi des journaux d’achats.
- Classement des do*****ents se rapportant aux fournisseurs (factures, avoirs, bons de commandes, bons de
livraisons, bons de réception, bons de retours, relevés et balances fournisseurs).
- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances.
Comptables chargés des écritures et de la gestion des comptes clients
- Contrôle des factures de ventes en les confrontant avec les bons de commandes et les conditions contractuelles.
- Contrôle des factures d’avoirs et des remises, rabais et ristournes en conformité de l’accord obligatoire de la direction
générale.
- Apposer le cachet de comptabilisation sur les factures clients.
- Suivi des règlements, relances et mise à ours des soldes clients.
- Porter sur les factures réglées le cachet identifiant le règlement : facture payée soit par chèque soit par effet soit par
virement….
- Etablissement et suivi de l’état des créances clients impayés t douteux.
- Transmission du détail des soldes client impayés au service contentieux.
- Tenue, suivi et mise à jour de l’échéancier effets à recevoir.
- Classement des do*****ents se rapportant aux clients (factures, avoirs, bons de commandes, relevés et balances
clients)
- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances.
Comptable chargé de la caisse et de la trésorerie
- Tenue du journal de la caisse.
- Etablissement de la situation journalière de trésorerie
- Contrôle des pièces bancaires et des échelles d’intérêt.
- Emission des chèques, effets et ordre de virement.
- Tenue au jour le jour du registre des chèques émis.
- Suivi des cautions bancaires.
Comptable chargé des paies et des acomptes aux personnels
- Contrôle de la conformité des états des acomptes et des prêts au niveau du chiffrage et signature du responsable du
département et du superviseur chargé de la gestion du site.
- Contrôle des journaux de paies en les confrontant avec les relevés d’heures approuvés par le client et par le chef de
département auquel appartient la gestion du site.
- Tenue du tableau de détermination du coefficient contractuel (facturation/ paie).
- Tenue au jour le jour du registre où sont inscrits les chèques et le virement émis pour payer le personnel.
- Etablissement des états extra comptables concernant les payes, acomptes et prêts sortis trésorerie par rapport aux
sommes effectivement distribuées selon modèle ci-après :
ETAT DE CONTROLE DES ACOMPTES DU MOIS DE ………………
Site Jour n° Mts sortis trésorerie Mts effet servis Fonds retournés Observation
Date Montant
ETAT DE CONTROLE DES PAIES DU MOIS DE……..
Site Jour n° Mts effectiv servis Mts effet servis Fonds retournés Observation
Date Montant
2-2 Eléments généraux relatifs au traitement des informations comptables
La société ………………traite son information comptable à l’aide de l’informatique.
Les supports de saisie de l’information comptable sont décrits ci-dessous :
1/ Les saisies qui se font directement à partir des pièces sont :
- Factures fournisseurs.
- Pièce de banques
- Déclarations fiscales
- Déclarations sociales
2/ les comptabilisations qui se font sur la base de do*****ents de saisie sont :
- Les factures clients sont comptabilisées à partir de l’état informatique mensuel listant les factures par ordre
numérique.
- Les pièces de caisse sont joints aux folios des journaux à partir desquels elles sont comptabilisées.
- Les opérations diverses sont avant leur comptabilisation portées sur un état dit OD.
2-2-2 Système informatique interne
Le logiciel utilisé pour traité l’information comptable est appelé……. du groupe SAGE acheté chez la société ……… qui
d’ailleurs en assure la maintenance.
Actuellement aucune interface n’est en exploitation, ce qui fait que le programme gère uniquement les saisies
données.
Ce système est conforme aux obligations comptables en vigueur et accepte le plan comptable spécifique de ………
Ce système donne l’identification de chaque écriture, et précise bien :
- La date de l’opération.
- Le journal
- Le numéro de la pièce comptable
- Le numéro du compte mouvementé
- Le libellé
- Le montant (débit ou crédit)
Les états édités sont :
- Journal centralisateur de banque
- Journal centralisateur des achats
- Journal centralisateur des ventes
- Journal centralisateur de caisse
- Journal centralisateur des OD
- Journal général
- Grand livre balance
- Etat de synthèse
Ce système respecte la centralisation mensuelle des écritures sur le livre journal et le grand livre.
Sécurité du système et contrôles des donnés saisies
Les postes de travail sont connectés au serveur composé de deux disques durs d’une capacité total de 20 giga.
Chaque poste ne peut fonctionner que par un mot de passe. Les sauvegardes se font automatiquement 2 fois par
journée soit une sauvegarde à 12 heures et une autre à 20 heures en plus d’une sauvegarde par lecteur zip à bande
magnétique.
· En cas de panne sur l’un des postes de service comptable, les autres postes ne sont nullement affectés
· Le système prévoit l’impossibilité de suppression d’un compte mouvementé avant la clôture définitive de l’exercice.
· Toute écriture est modifiable avant sa validation. Interdiction de modifier après validation.
· Les anomalies concernant l’égalité Débit=Crédit sont facilement repérables à l’écran.
· L’accès au programme est interdit, sauf aux utilisateurs préalablement désignés et disposant d’un mot de passe
personnalisé.
· En fin de période, la clôture se fait automatiquement.
· La réouverture se fait également automatiquement
· La mise à jour du programme est du ressort exclusif de ………..
· Le paramétrage du programme est assuré par ………… qui dispose seul du code d’accès au programme.
Facilité d’utilisation du système informatique
· Les do*****ents de saisie sont lisibles, sans possibilité d’interprétation.
· Il est possible de créer de nouveaux journaux et de nouveaux comptes du plan comptable.
· Le système permet d’éditer à tout moment le plan comptable, les balances, les situations intermédiaires.
· Les comptes sont facilement consultables à l’écran par défilement.
2-3 PLAN DES COMPTES DE L’ENTREPRISE
2-3.1 Plan des comptes
- Le plan des comptes respecte le plan des comptes imposé par le CGNC.
- Les comptes sont utilisés conformément au plan comptable et suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement
de toutes les informations comptables.
- Il est conçu pour générer d’une manière directe les états de synthèse (bilan et CPC ) sans nécessiter un quelconque
retraitement extra comptable.
Ci –joint en annexe le plan comptable
2-3.2 procédure de mise à jour
La création des comptes se fait au fur et à mesure du besoin de nouveaux comptes à ouvrir, la sélection se fait par le
chef comptable en personne.
Ci-joint en annexe le modèle de l’imprimé de la mise à jour du plan comptable
2-4 ETAT DE SORTIE
Les états de sortie que nous éditons sont :
· Balance générale
· Balance auxiliaires
· Journal centralisateur
· Journaux auxiliaires
· Etats statistiques
· Grand livre générale
· Grand livre auxiliaire
· Etats statistiques
· Etats de synthèse
2-5 PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES DURANT L’EXERCICE
les états comptables fournis sont :
Titre de l’état ResponsableService émetteur Destinataire Date limite
1 / Etats quotidiensSituation de trésorerie Section trésorerie Direction générale Lendemain à 9 hSamedi matinVendredi
soir Vendredi
2 / Etats hebdomadairesClients impayés Encaissement clientsPaiements des acomptes Section clientsSection trésorerie
Section paie/acompte Service recouvrementDirection générale Tous départements
3 / Etats mensuelsPaies des salaires Situation comptableAnalyse des comptesEtat de rapproch bancDéclaration
TVADéclaration IGRDéclaration CNSS Section paies/acompteChef comptableChef comptableTrésorerieChef
comptableSection paies/acomptesService administratif Tous départementsDirection générale Chef comptable
Trésorerie/PerceptionTrésorerie/PerceptionTrésorerie Fin de mois15 de chaque mois10 de chaque moisfin de chaque
moisfin de chaque mois date fixé par CNSS
4 / Etats trimestrielsSituation comptable+Etat de synthèse Chef comptable Direction générale
5 / Etats annuelsSituation active et passiveEtat de synthèse+acompt ISDéclaration des honorairesAnalyse des
Amortissements Analyse des provisions Chef comptable Impôts / banques Fin Mars
2-6 REGLES D’EVALUATION ET OPTIONS COMPTABLES RETENUES
Les règles d’évaluation des actifs et passifs et des options retenues par ………..sont celles développées dans le code
général de normalisation comptable (CGNC)
2-6.1 Les règles d’évaluation retenues :
2-6.1.1 Les règles générales d’évaluation
le CGNC distingue trois valeurs
1/ Valeur d’entrée
2/ Valeur actuelle
3/ Valeur au bilan : valeur comptable nette
1- Valeur d’entrée
A leur date d’entrée dans le patrimoine, les biens sont inscrits à leur coût d’acquisition.
Le coût d’acquisition est formé du prix d’achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non
récupérable et diminué des taxes légalement récupérables et des charges accessoires d’achats y afférents (transport,
frais de transit, commissions, frais de réception, assurances…)
2- Valeur actuelle
A l’inventaire il est procédé au recensement et l’évaluation des éléments actifs et passifs à la valeur actuelle. Celle-ci
est déterminée à partir des prix du marché et de l’utilité du bien.
3- Valeur du bilan
Les immobilisations figurent au bilan pour leur valeur nette comptable conformément aux prescriptions du CGNC.
2-6.1.2 Evaluation des immobilisations
les méthodes d’évaluation des immobilisations aussi bien corporelles qu’incorporelles retenues pour les cas particuliers
tels que :
- Des immobilisations acquises par voies d’échanges.
- Des immobilisations acquises à titre gratuit.
- Des immobilisations obtenues en crédit bail.
- Des immobilisations acquises conjointement ou produite conjointement se feront, s’ils viendraient à être d’actualité,
conformément aux recommandations du CGNC.
Les stocks sont comptés en fin d’exercice puis évalués au coût moyen pondéré calculé sur la base des achats de
l’exercice suivant tableau récapitulatif ci-après :
Désignation article Quantité A Montant annuel B Moy pondérée B/A
2-6.1.4 Evaluation des autres postes d’actif et du passif
Il s’agit essentiellement de l’évaluation des postes suivants :
- Des titres de participation et les autres titres immobilisés.
- Des titres et valeurs de placement.
- Des créances et dettes.
- De la trésorerie.
2-6.2 Options retenues en matière d’amortissements.
Les amortissements sont calculés sur les montants de prix de revient des immobilisations au prorata temporisa avec
application des taux linéaires réglementaires retenus dans le tableau ci-dessous :
Type d’immobilisation % An Mode Plafond
Immobilisation en non-valeurConstruction Installation technique Matériel et outillageMatériel et transports Mob Mat de
bureau et aménageMatériel informatique 2051010251010 Linéaire« « « « « « 200.000 DH pour véhicule CI
La date retenue pour le calcul de l’amortissement est celle qui coïncide avec la date de mise en service ou de la
réception du bien acquis. D’autre, la date retenue pour le calcul de l’amortissement est le 1er du mois quel qu’en soit
le jour de sa mise en service ou sa réception.
Les amortissements des immobilisations en non-valeur notamment pour les frais d’augmentation de capital sont
amortis sur trois années, et ce sans la pratique du principe du prorata temporis.
En ce qui concerne les charges à repartir sur plusieurs exercices, l’amortissement est déterminé en fonction de
l’importance des travaux et des pièces montées et de l’estimation de la durée de l’usure normale.
2-6.3 Options retenues en matière de comptabilisation des immobilisations
Toutes les immobilisations sont comptabilisées directement en immobilisation lorsque leur montant est égal ou
supérieur à 2000,00 DH. Celles inférieures à 2000,00 DH sont imputés en charges.
2-7 INFORMATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS ET LES MODALITES DE CONTROLE
2-7.1 Schéma de comptabilisation
Sources de provenance du flux des do*****ent comptables
Do*****ents comptables réceptionnés par le service comptable
Triage par nature et par destination - Vérification conformité
- Ordre d’imputation
donné par le chef
comptable et distribution
aux comptables
- Réception des pièces par
chacun des comptables
- Préparation
- Saisie des données
2-7.2 Les contrôles comptables mis en place
¨Par cycle d’opérations, les contrôles mis en place sont décrits comme suit :
Cycle des achats
Provenance des pièces :
1/ Les factures des fournisseurs ou les avoirs sont réceptionnés par le secrétariat soit par voie postale soit elles lui
parviennent directement par dépôt contre accusé de réception.
2/ Ces factures sont remises au service achats pour vérification, si ces factures et avoirs sont jugées conforme le
service achat les fait parvenir à la comptabilité accompagné des bons de commandes, des bons de livraisons, des bons
de réception ou des bons de retours.
3/ Le chef comptable vérifie la conformité du jeu de do*****ents sur le plan présentation ( inexistence de rature
surcharge ou de gommage ) puis sur le plan légal (raison sociale et adresse du fournisseur, n° de registre de
commerce et la ville, n) de la patente, n° d’identifiant fiscal, n° CNSS…..)Après validation la facture ou l’avoir noté les
comptes à imputer, le chef comptable transmet le jeu de do*****ent au comptable chargé de la gestion des
fournisseurs.
4/ Le comptable saisie directement en informatique la facture et appose dessus le cachet de la comptabilisation :
Comptabilisé le …………
Journal ………………….
N° d’ordre………………
5/ La comptabilisation des factures d’achats et des avoirs se fait en respect des dates conformément aux
recommandations du CGNC.
6/ Les factures et les avoirs sont classés dans le parapheur des factures à payer. Après règlement, la trésorerie appose
sur chaque facture le cachet de paiement :
PAYE PAR CHEQUE PAYE PAR EFFET
N°……..SUR……….. LE……SUR………
LE ……..VISA………. ECHEANCE………
VISA………………
7/ Le classement se fait par ordre chronologique de comptabilisation.
8/ Toutes les factures réglées sont inscrites dans l’état des achats dont la TVA est à récupérable en respectant les
délais prescrit par la loi en matière de TVA.
Cycle des ventes
1/ Les factures de ventes émanent du service informatique après avoir subis les différents contrôles et visas des
responsables. les avoirs proviennent du même service après avoir fait l’objet d’une note explicative de la part du
responsable du département qui ensuite soumise pour approbation par la direction générale.
2/ Le chef comptable vérifie la conformité de la facture ou de l’avoir sur le plan de la présentation et sur le plan légal.
3/ Le comptable chargé de la gestion des clients procède à la comptabilisation des factures et avoirs sur la base de
l’état informatique édité par le service informatique.
4/ Les règlements des factures et avoirs s’imputent au crédit et gèrent les soldes par système de lettrage.
5/ Les factures et avoirs réglés sont listés dans un état dit TVA collectée.
6/ Le détail des soldes client est inscrit dans un tableau extra comptable dessiné au service recouvrement.
7/ Le classement des factures et avoirs est fait par ordre numérique. La numérotation des factures et avoirs est elle-
même décomposée de manière à distinguer l’année, le mois et le numéro d’ordre.
Cycle banques
1/ Le courrier bancaire est reçu soit du secrétariat soit par voie postale soit par mise à disposition dans la boite à
courrier qui se trouve dans l’enceinte de l’agence.
2/ Les pièces de banques sont vérifiées par le chef comptable puis remis aux comptables chargés des écritures après
avoir porté dessus le compte à mouvementer.
3/ Les comptables passent directement à partir de la pièce les écritures et apposent dessus le cachet de
comptabilisation :
Comptabilisé le ……… ….
Journal ……..n°…………..
N° d’ordre…………………
4/ Classement des pièces se fait par ordre de journal et par ordre chronologique de comptabilisation.
5/ Les opérations taxables sont reportées dans l’état de TVA récupérable.
6/ L’archivage des pièces bancaires se fait après établissement des états de rapprochement bancaires en fin de chaque
mois.
Cycle de la caisse et de la trésorerie
1/ Toute dépense de quelque nature que ce soit ne peut faire l’objet de sortie de fonds de la
Caisse qu’après autorisation des mandataires désignés par la Direction Général avec délimitation de leur compétence.
2/ Les dépenses et les recettes sont portées dans le livre de caisse dans l’ordre numérique. chaque pièce est jointe à
un ordre de dépense ou ordre de recette dûment autorisés et portant le numéro d’ordre :
CAISSE DEPENSE N°…………………
DATE …………….
Payé à …………………………………………
La somme de DH………………………………
Objet :………………………………………….
Visa chef départ Visa Secrétaire GL Visa Direction Gle Visa bénéficiaire
CAISSE RECETTE N°………………..
DATE……………
Reçu de ………………………………………..
La somme de DH………………………………
Visa intéressé Visa caissier
3/ Le chef comptable a autorisé de procéder à des contrôles inopinés de la caisse et également procéder à l’arrêté de
caisse et faire l’inventaire.
4/ Le caissier assure également la trésorerie :
- Emission des chèques bancaire et leur inscription dans le registre ouvert à cet effet.
- Etablissement des traites et leur inscription dans l’échéancier.
- Porter les cachets de paiement sur les factures et avoirs acquittés.
5/ Chaque fin de semaine, le caissier fait parvenir les folios accompagnés des justifications.
Modèle folios caisse
Date N° Pièce Libellé Imputation Recette Dépense
6/ Le chef comptable complété les imputations et transmet folios et pièces justificatives au comptable chargé des
écritures pour saisie informatique.
Cycles opérations diverses
1/ Toutes les écritures de modifications, de redressements ou de régularisations ou celles ne trouvant pas place dans
les journaux centralisateurs (achats, ventes, banques et caisse) sont autorisés par le chef comptable.
2/ La comptabilisation se fait d’abord dans l’imprimé journal des OD avant d’être saisie en informatique.
3/ Le journal des OD auquel sont joints les do*****ents justifiant l’écriture, sont classés par ordre chronologique de
comptabilisation.
2-8 ARCHIVAGE ET CONSERVATION DE DO*****ENTS
2-8.1 Archivage
Pour nous permettre de rechercher et de consulter les do*****ents demandés dans les meilleures conditions de
rapidité et d’efficacité, un local a été réservé à cet effet, doté de rayonnages accessibles et permettant une
visualisation nette des supports ( sacs d’archives, classeurs, dossiers…..).
Les do*****ents sensibles et les fonds de la caisse sont fermés sous clé dans nos coffres.
Certains autres sont conservés dans les services dans les placards également sous clé à savoir :
- Les registres officiels obligatoires cotés et paraphés.
- Les contrats commerciaux.
- Les actes et contrats notamment relatifs aux crédits leasing et autres.
- Les récépissés des dépôts de do*****ent auprès des administrations, tribunaux etc…
- Les do*****ents juridiques se rapportant à la vie de l’entreprise.
- Les dossiers clients.
- Les dossiers des fournisseurs.
- Les chronos des correspondances ( départ et arrivée )
2-8.2 Destruction des archives
Seul la Direction Général est habilitée à ordonner la destruction de tel do*****ent archivé sur proposition du service
demandeur en respectant bien entendu les délais de conservation prescrits par la loi. Un procès verbal est adressé
pour constater la destruction de do*****ent portant signature de demandeur et la Direction Générale.
Des mesures appropriées de précaution pour que la destruction autorisée se déroule dans de bonnes conditions de
propreté et préserve la confidentialité des informations. Pour ce faire soit que les do*****ents soient incinérés soit les
détruire à l’aide d’un broyeur d’archives.
Toute destruction de do*****ent non autorisée comme ci-dessous, expose le contrevenant à de lourdes sanctions
pénales.
2-8.3 Délai de conservation des do*****ents
Le délai de conservation par catégorie des do*****ents est donné dans le tableau ci-dessous :
Do*****ents Duréeobligatoire Texte imposantcette durée Duréerecommandée Raisons
1/ Do*****ents et livres comptables Manuel d’organisation compt Livres d’inventaires Livre journal Livres auxiliaires
Registre des assemblées Registre transferts des actions Registre des feuilles de présence
2/ Pièces justificatives Factures émises Factures fournisseurs Pièces bancaires Inventaires Correspondance Actes et
contrats
TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE
Les travaux de fin d’exercice portent sur l’inventaire des actifs et passifs.
Avant de procéder à cet inventaire, il y a lieu tout d’abord d’établir un planning de préparation et de collecte des
informations nécessaires à l’arrêté des comptes.
Ce planning doit faire l’objet d’une circulaire ou d’une note de service adressé à tous les départements, leur
demandant de communiquer au service comptable, suivant les dates arrêtées, toutes les informations pouvant avoir
une incidence sur la clôture comptable de l’exercice.
ci-dessous le modèle de la note de service et le tableau de collecte des informations :
NOTE DE SERVICE N°
Objet : Arrêté comptable au………………
Afin de réaliser l’arrêté comptable au ……………………………dans les meilleures conditions de travail et de temps, nous
vous prions de bien vouloir nous transmettre, conformément au planning ci-après les informations demandées.
Les opérations se dérouleront du ……………….au ………………, date prévue pour
l’édition définitive des états de synthèse, arrêté au …………………
fait à Casablanca, le ………………
Destinataire :
Service et nature du do*****ent Date limite d’envoi Visa réception
1/ Service achatsTransmission des dernières factures reçues Situation définitive de réceptions de la période.Situations
finales des stocks, marchandises,Fournitures et produits divers2/ Département gardiennageSituation finale des stocks
de tenues :- Vestes - Pantalons- Chemises- Casquettes- Cravates- Chaussure3/ Services informatiquestransmission
des dernières factures émises4/ Services administratifsstocks des fournitures de bureaux et papeterie
2-9.2 Inventaire des actifs et passifs
Conformément à la loi, la valeur des éléments actifs et passifs doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois
par exercice.
A la date de la clôture de l’exercice un inventaire physique des éléments actifs et passifs est effectué conformément
aux règles et principes développés dans le paragraphe 2-6 Règles d’évaluation et options retenues.
Cette évaluation porte sur les éléments suivants :
· Les immobilisations en non-valeur
· Les immobilisations corporelles et incorporelles
· Les titres de participation et les autres titres immobilisés
· Les titres et valeurs de placement
· Les créances et les dettes
· La trésorerie (caisses et banques)
2-9.3 Etablissement des états de synthèse
Cette partie comporte les étapes suivantes :
- Procédures de passage des comptes aux postes du bilan et du CPC
- Etablissement du tableau de financement et de l’ETIC
La confection des états se fait par traitement informatique et sous le contrôle du chef comptable.
Les modalités des contrôles mises en place sont :
- Contrôle des cohérences
- Contrôle des totaux
La supervision se fait par le commissaire aux comptes avant tout dépôt aux services des impôts dont la date est fixée
au 31 Mars de chaque année.
2-9.4 Etablissement des autres états
· Etablissement de la liasse fiscale
· Etablissement des états extra comptables

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  • 1. MANUEL DES PROCEDURES COMPTABLES PARTIE 1 : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE 1-1- Informations générales Dénomination : Siège social : Autres établissements : · · · Locaux en location : · · Forme juridique : Capital : Activités : N° Registre de commerce : N° Identifiant fiscal : N° Patente : N° d’opération du commerce extérieur : Dirigeants responsables : 1-2- Intervenants extérieurs Commissaire aux compte : Autres conseils : Avocats : Assureurs : Banques : 1-3-Adresses utiles : · Sous direction préfectorale des impôts : · Secteur des impôts : · Perception : · Délégation régionale de C.N.S.S : · Assurance groupe (mutuelle ) : · Caisse de retraite : · Assurance AT/ RC : · Assurance multirisque informatisée : · Assurance multirisque bureaux : · Assurance parc auto : 1-4- Informations diverses et spécifique de * Avantages fiscaux : * Livres légaux tenus :
  • 2. · Journal côté et paraphé · Livres d’inventaires · Livres des assemblées · Livres des transferts des actions · Livre de présence des actionnaires *Etat des rapports périodiques fournis * Rapport d’activité donnant la rétrospective de la semaine * Situation journalière de trésorerie « soldes en banques » * Inventaire de la caisse en fin de chaque semaine * Etat de synthèse hebdomadaire « état détaillé des recouvrements par jour & par département » * situation comptable mensuelle « CPC – ACTIF – PASSIF » PARTIE II – ORGANISATION COMPTABLE DE 2.1 – Organisation du service comptable 2.1.2 Répartition des tâches Fonction du chef comptable - Encadrement et gestion du personnel du service comptable mis à sa disposition. - Etablissement du plan comptable de l’entreprise conformément aux normes comptables et son actualisation au fur et à mesure des besoins de l’entreprise. - Supervision de tous les travaux comptables et financiers du service. - Supervision de l’imputation comptable conformément au plan comptable général de l’entreprise. - Etablissement des situations comptables périodiques, y compris les états de synthèse. - Maîtrise de l’outil informatique appliqué à la comptabilité. - Analyse des comptes et justification des soldes. - Contrôle inopiné et contrôle permanent de la caisse. - Etablissement et supervision des do*****ents fiscaux et contrôle du respect des dates de dépôt de ces do*****ents. - Relation avec l’administration fiscale. - Participation et établissement des plans de financement à court, moyen et long terme. - Gestion des dossiers de crédit et contrôle du respect des conditions bancaires convenues avec les organismes financiers. - Respecter la confidentialité des informations traitées. - Préparation du tableau de bord. - Supervision et contrôle des états de rapprochement bancaires. - Liaison permanente et étroite avec les autres départements de l’entreprise pour la mise en place d’une procédure permettant une meilleure information comptable. - Tenue des fiches des immobilisations. - Tenue des échéanciers. - Tenue des livres légaux : livres d’inventaire et le journal paraphé. - Tenue à jours des soldes clients en vue d’un meilleur recouvrement des créances. - Assister u comptage des inventaires physiques des stocks en fin d’exercice. - Apporter assistance et conseil aux responsables de départements pour les problèmes de paies, facturation…. - Etablir et maintenir des relations internes et externes permettant l’échange d’informations comptables. - Assumer la responsabilité de l’archivage des do*****ents comptables et financiers. Comptable chargé des écritures comptables et gestion des fournisseurs - Triage par destination des pièces comptables. - Contrôle des factures d’achats en les confrontant avec les do*****ents internes et externes de l’entreprise (bons de commande, bons de livraisons, bon de réception…) - Contrôle des factures d’Avoirs en les confrontant avec les bons de retour. - Passation des écritures dans les journaux centralisateurs après que le chef comptable ait approuvé la conformité de la pièce à comptabiliser. - Apposer le cachet : comptabilisé le ……..journal………pièce n° ……. - Classer les factures fournisseurs à payer dans un parapheur spécial en attendant l’échéance convenue pour leurs règlements. - Porter sur les factures payées des fournisseurs le cachet soit payée en espèce soit payée par chèque n° …… s/banque……..date….. - Tenue, suivi et mis à jour de l’échéancier des effets à payer. - Gestion des comptes des dettes fournisseurs. - Gestion des comptes des dettes des autres créditeurs. - Tenue et suivi des journaux d’achats.
  • 3. - Classement des do*****ents se rapportant aux fournisseurs (factures, avoirs, bons de commandes, bons de livraisons, bons de réception, bons de retours, relevés et balances fournisseurs). - Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. Comptables chargés des écritures et de la gestion des comptes clients - Contrôle des factures de ventes en les confrontant avec les bons de commandes et les conditions contractuelles. - Contrôle des factures d’avoirs et des remises, rabais et ristournes en conformité de l’accord obligatoire de la direction générale. - Apposer le cachet de comptabilisation sur les factures clients. - Suivi des règlements, relances et mise à ours des soldes clients. - Porter sur les factures réglées le cachet identifiant le règlement : facture payée soit par chèque soit par effet soit par virement…. - Etablissement et suivi de l’état des créances clients impayés t douteux. - Transmission du détail des soldes client impayés au service contentieux. - Tenue, suivi et mise à jour de l’échéancier effets à recevoir. - Classement des do*****ents se rapportant aux clients (factures, avoirs, bons de commandes, relevés et balances clients) - Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances. Comptable chargé de la caisse et de la trésorerie - Tenue du journal de la caisse. - Etablissement de la situation journalière de trésorerie - Contrôle des pièces bancaires et des échelles d’intérêt. - Emission des chèques, effets et ordre de virement. - Tenue au jour le jour du registre des chèques émis. - Suivi des cautions bancaires. Comptable chargé des paies et des acomptes aux personnels - Contrôle de la conformité des états des acomptes et des prêts au niveau du chiffrage et signature du responsable du département et du superviseur chargé de la gestion du site. - Contrôle des journaux de paies en les confrontant avec les relevés d’heures approuvés par le client et par le chef de département auquel appartient la gestion du site. - Tenue du tableau de détermination du coefficient contractuel (facturation/ paie). - Tenue au jour le jour du registre où sont inscrits les chèques et le virement émis pour payer le personnel. - Etablissement des états extra comptables concernant les payes, acomptes et prêts sortis trésorerie par rapport aux sommes effectivement distribuées selon modèle ci-après : ETAT DE CONTROLE DES ACOMPTES DU MOIS DE ……………… Site Jour n° Mts sortis trésorerie Mts effet servis Fonds retournés Observation Date Montant ETAT DE CONTROLE DES PAIES DU MOIS DE…….. Site Jour n° Mts effectiv servis Mts effet servis Fonds retournés Observation Date Montant 2-2 Eléments généraux relatifs au traitement des informations comptables La société ………………traite son information comptable à l’aide de l’informatique. Les supports de saisie de l’information comptable sont décrits ci-dessous : 1/ Les saisies qui se font directement à partir des pièces sont : - Factures fournisseurs. - Pièce de banques - Déclarations fiscales - Déclarations sociales 2/ les comptabilisations qui se font sur la base de do*****ents de saisie sont : - Les factures clients sont comptabilisées à partir de l’état informatique mensuel listant les factures par ordre numérique. - Les pièces de caisse sont joints aux folios des journaux à partir desquels elles sont comptabilisées. - Les opérations diverses sont avant leur comptabilisation portées sur un état dit OD. 2-2-2 Système informatique interne Le logiciel utilisé pour traité l’information comptable est appelé……. du groupe SAGE acheté chez la société ……… qui
  • 4. d’ailleurs en assure la maintenance. Actuellement aucune interface n’est en exploitation, ce qui fait que le programme gère uniquement les saisies données. Ce système est conforme aux obligations comptables en vigueur et accepte le plan comptable spécifique de ……… Ce système donne l’identification de chaque écriture, et précise bien : - La date de l’opération. - Le journal - Le numéro de la pièce comptable - Le numéro du compte mouvementé - Le libellé - Le montant (débit ou crédit) Les états édités sont : - Journal centralisateur de banque - Journal centralisateur des achats - Journal centralisateur des ventes - Journal centralisateur de caisse - Journal centralisateur des OD - Journal général - Grand livre balance - Etat de synthèse Ce système respecte la centralisation mensuelle des écritures sur le livre journal et le grand livre. Sécurité du système et contrôles des donnés saisies Les postes de travail sont connectés au serveur composé de deux disques durs d’une capacité total de 20 giga. Chaque poste ne peut fonctionner que par un mot de passe. Les sauvegardes se font automatiquement 2 fois par journée soit une sauvegarde à 12 heures et une autre à 20 heures en plus d’une sauvegarde par lecteur zip à bande magnétique. · En cas de panne sur l’un des postes de service comptable, les autres postes ne sont nullement affectés · Le système prévoit l’impossibilité de suppression d’un compte mouvementé avant la clôture définitive de l’exercice. · Toute écriture est modifiable avant sa validation. Interdiction de modifier après validation. · Les anomalies concernant l’égalité Débit=Crédit sont facilement repérables à l’écran. · L’accès au programme est interdit, sauf aux utilisateurs préalablement désignés et disposant d’un mot de passe personnalisé. · En fin de période, la clôture se fait automatiquement. · La réouverture se fait également automatiquement · La mise à jour du programme est du ressort exclusif de ……….. · Le paramétrage du programme est assuré par ………… qui dispose seul du code d’accès au programme. Facilité d’utilisation du système informatique · Les do*****ents de saisie sont lisibles, sans possibilité d’interprétation. · Il est possible de créer de nouveaux journaux et de nouveaux comptes du plan comptable. · Le système permet d’éditer à tout moment le plan comptable, les balances, les situations intermédiaires. · Les comptes sont facilement consultables à l’écran par défilement. 2-3 PLAN DES COMPTES DE L’ENTREPRISE 2-3.1 Plan des comptes - Le plan des comptes respecte le plan des comptes imposé par le CGNC. - Les comptes sont utilisés conformément au plan comptable et suffisamment détaillé pour permettre l’enregistrement de toutes les informations comptables. - Il est conçu pour générer d’une manière directe les états de synthèse (bilan et CPC ) sans nécessiter un quelconque retraitement extra comptable. Ci –joint en annexe le plan comptable 2-3.2 procédure de mise à jour La création des comptes se fait au fur et à mesure du besoin de nouveaux comptes à ouvrir, la sélection se fait par le chef comptable en personne. Ci-joint en annexe le modèle de l’imprimé de la mise à jour du plan comptable 2-4 ETAT DE SORTIE
  • 5. Les états de sortie que nous éditons sont : · Balance générale · Balance auxiliaires · Journal centralisateur · Journaux auxiliaires · Etats statistiques · Grand livre générale · Grand livre auxiliaire · Etats statistiques · Etats de synthèse 2-5 PLANIFICATION DES TRAVAUX COMPTABLES DURANT L’EXERCICE les états comptables fournis sont : Titre de l’état ResponsableService émetteur Destinataire Date limite 1 / Etats quotidiensSituation de trésorerie Section trésorerie Direction générale Lendemain à 9 hSamedi matinVendredi soir Vendredi 2 / Etats hebdomadairesClients impayés Encaissement clientsPaiements des acomptes Section clientsSection trésorerie Section paie/acompte Service recouvrementDirection générale Tous départements 3 / Etats mensuelsPaies des salaires Situation comptableAnalyse des comptesEtat de rapproch bancDéclaration TVADéclaration IGRDéclaration CNSS Section paies/acompteChef comptableChef comptableTrésorerieChef comptableSection paies/acomptesService administratif Tous départementsDirection générale Chef comptable Trésorerie/PerceptionTrésorerie/PerceptionTrésorerie Fin de mois15 de chaque mois10 de chaque moisfin de chaque moisfin de chaque mois date fixé par CNSS 4 / Etats trimestrielsSituation comptable+Etat de synthèse Chef comptable Direction générale 5 / Etats annuelsSituation active et passiveEtat de synthèse+acompt ISDéclaration des honorairesAnalyse des Amortissements Analyse des provisions Chef comptable Impôts / banques Fin Mars 2-6 REGLES D’EVALUATION ET OPTIONS COMPTABLES RETENUES Les règles d’évaluation des actifs et passifs et des options retenues par ………..sont celles développées dans le code général de normalisation comptable (CGNC) 2-6.1 Les règles d’évaluation retenues : 2-6.1.1 Les règles générales d’évaluation le CGNC distingue trois valeurs 1/ Valeur d’entrée 2/ Valeur actuelle 3/ Valeur au bilan : valeur comptable nette 1- Valeur d’entrée A leur date d’entrée dans le patrimoine, les biens sont inscrits à leur coût d’acquisition. Le coût d’acquisition est formé du prix d’achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérable et diminué des taxes légalement récupérables et des charges accessoires d’achats y afférents (transport, frais de transit, commissions, frais de réception, assurances…) 2- Valeur actuelle A l’inventaire il est procédé au recensement et l’évaluation des éléments actifs et passifs à la valeur actuelle. Celle-ci est déterminée à partir des prix du marché et de l’utilité du bien. 3- Valeur du bilan Les immobilisations figurent au bilan pour leur valeur nette comptable conformément aux prescriptions du CGNC. 2-6.1.2 Evaluation des immobilisations les méthodes d’évaluation des immobilisations aussi bien corporelles qu’incorporelles retenues pour les cas particuliers tels que : - Des immobilisations acquises par voies d’échanges. - Des immobilisations acquises à titre gratuit. - Des immobilisations obtenues en crédit bail. - Des immobilisations acquises conjointement ou produite conjointement se feront, s’ils viendraient à être d’actualité,
  • 6. conformément aux recommandations du CGNC. Les stocks sont comptés en fin d’exercice puis évalués au coût moyen pondéré calculé sur la base des achats de l’exercice suivant tableau récapitulatif ci-après : Désignation article Quantité A Montant annuel B Moy pondérée B/A 2-6.1.4 Evaluation des autres postes d’actif et du passif Il s’agit essentiellement de l’évaluation des postes suivants : - Des titres de participation et les autres titres immobilisés. - Des titres et valeurs de placement. - Des créances et dettes. - De la trésorerie. 2-6.2 Options retenues en matière d’amortissements. Les amortissements sont calculés sur les montants de prix de revient des immobilisations au prorata temporisa avec application des taux linéaires réglementaires retenus dans le tableau ci-dessous : Type d’immobilisation % An Mode Plafond Immobilisation en non-valeurConstruction Installation technique Matériel et outillageMatériel et transports Mob Mat de bureau et aménageMatériel informatique 2051010251010 Linéaire« « « « « « 200.000 DH pour véhicule CI La date retenue pour le calcul de l’amortissement est celle qui coïncide avec la date de mise en service ou de la réception du bien acquis. D’autre, la date retenue pour le calcul de l’amortissement est le 1er du mois quel qu’en soit le jour de sa mise en service ou sa réception. Les amortissements des immobilisations en non-valeur notamment pour les frais d’augmentation de capital sont amortis sur trois années, et ce sans la pratique du principe du prorata temporis. En ce qui concerne les charges à repartir sur plusieurs exercices, l’amortissement est déterminé en fonction de l’importance des travaux et des pièces montées et de l’estimation de la durée de l’usure normale. 2-6.3 Options retenues en matière de comptabilisation des immobilisations Toutes les immobilisations sont comptabilisées directement en immobilisation lorsque leur montant est égal ou supérieur à 2000,00 DH. Celles inférieures à 2000,00 DH sont imputés en charges. 2-7 INFORMATIONS SUR LES ENREGISTREMENTS ET LES MODALITES DE CONTROLE 2-7.1 Schéma de comptabilisation Sources de provenance du flux des do*****ent comptables Do*****ents comptables réceptionnés par le service comptable Triage par nature et par destination - Vérification conformité - Ordre d’imputation donné par le chef comptable et distribution aux comptables - Réception des pièces par chacun des comptables - Préparation - Saisie des données 2-7.2 Les contrôles comptables mis en place
  • 7. ¨Par cycle d’opérations, les contrôles mis en place sont décrits comme suit : Cycle des achats Provenance des pièces : 1/ Les factures des fournisseurs ou les avoirs sont réceptionnés par le secrétariat soit par voie postale soit elles lui parviennent directement par dépôt contre accusé de réception. 2/ Ces factures sont remises au service achats pour vérification, si ces factures et avoirs sont jugées conforme le service achat les fait parvenir à la comptabilité accompagné des bons de commandes, des bons de livraisons, des bons de réception ou des bons de retours. 3/ Le chef comptable vérifie la conformité du jeu de do*****ents sur le plan présentation ( inexistence de rature surcharge ou de gommage ) puis sur le plan légal (raison sociale et adresse du fournisseur, n° de registre de commerce et la ville, n) de la patente, n° d’identifiant fiscal, n° CNSS…..)Après validation la facture ou l’avoir noté les comptes à imputer, le chef comptable transmet le jeu de do*****ent au comptable chargé de la gestion des fournisseurs. 4/ Le comptable saisie directement en informatique la facture et appose dessus le cachet de la comptabilisation : Comptabilisé le ………… Journal …………………. N° d’ordre……………… 5/ La comptabilisation des factures d’achats et des avoirs se fait en respect des dates conformément aux recommandations du CGNC. 6/ Les factures et les avoirs sont classés dans le parapheur des factures à payer. Après règlement, la trésorerie appose sur chaque facture le cachet de paiement : PAYE PAR CHEQUE PAYE PAR EFFET N°……..SUR……….. LE……SUR……… LE ……..VISA………. ECHEANCE……… VISA……………… 7/ Le classement se fait par ordre chronologique de comptabilisation. 8/ Toutes les factures réglées sont inscrites dans l’état des achats dont la TVA est à récupérable en respectant les délais prescrit par la loi en matière de TVA. Cycle des ventes 1/ Les factures de ventes émanent du service informatique après avoir subis les différents contrôles et visas des responsables. les avoirs proviennent du même service après avoir fait l’objet d’une note explicative de la part du responsable du département qui ensuite soumise pour approbation par la direction générale. 2/ Le chef comptable vérifie la conformité de la facture ou de l’avoir sur le plan de la présentation et sur le plan légal. 3/ Le comptable chargé de la gestion des clients procède à la comptabilisation des factures et avoirs sur la base de l’état informatique édité par le service informatique. 4/ Les règlements des factures et avoirs s’imputent au crédit et gèrent les soldes par système de lettrage. 5/ Les factures et avoirs réglés sont listés dans un état dit TVA collectée. 6/ Le détail des soldes client est inscrit dans un tableau extra comptable dessiné au service recouvrement. 7/ Le classement des factures et avoirs est fait par ordre numérique. La numérotation des factures et avoirs est elle- même décomposée de manière à distinguer l’année, le mois et le numéro d’ordre. Cycle banques 1/ Le courrier bancaire est reçu soit du secrétariat soit par voie postale soit par mise à disposition dans la boite à courrier qui se trouve dans l’enceinte de l’agence.
  • 8. 2/ Les pièces de banques sont vérifiées par le chef comptable puis remis aux comptables chargés des écritures après avoir porté dessus le compte à mouvementer. 3/ Les comptables passent directement à partir de la pièce les écritures et apposent dessus le cachet de comptabilisation : Comptabilisé le ……… …. Journal ……..n°………….. N° d’ordre………………… 4/ Classement des pièces se fait par ordre de journal et par ordre chronologique de comptabilisation. 5/ Les opérations taxables sont reportées dans l’état de TVA récupérable. 6/ L’archivage des pièces bancaires se fait après établissement des états de rapprochement bancaires en fin de chaque mois. Cycle de la caisse et de la trésorerie 1/ Toute dépense de quelque nature que ce soit ne peut faire l’objet de sortie de fonds de la Caisse qu’après autorisation des mandataires désignés par la Direction Général avec délimitation de leur compétence. 2/ Les dépenses et les recettes sont portées dans le livre de caisse dans l’ordre numérique. chaque pièce est jointe à un ordre de dépense ou ordre de recette dûment autorisés et portant le numéro d’ordre : CAISSE DEPENSE N°………………… DATE ……………. Payé à ………………………………………… La somme de DH……………………………… Objet :…………………………………………. Visa chef départ Visa Secrétaire GL Visa Direction Gle Visa bénéficiaire CAISSE RECETTE N°……………….. DATE…………… Reçu de ……………………………………….. La somme de DH……………………………… Visa intéressé Visa caissier 3/ Le chef comptable a autorisé de procéder à des contrôles inopinés de la caisse et également procéder à l’arrêté de caisse et faire l’inventaire. 4/ Le caissier assure également la trésorerie : - Emission des chèques bancaire et leur inscription dans le registre ouvert à cet effet. - Etablissement des traites et leur inscription dans l’échéancier. - Porter les cachets de paiement sur les factures et avoirs acquittés. 5/ Chaque fin de semaine, le caissier fait parvenir les folios accompagnés des justifications. Modèle folios caisse Date N° Pièce Libellé Imputation Recette Dépense 6/ Le chef comptable complété les imputations et transmet folios et pièces justificatives au comptable chargé des écritures pour saisie informatique. Cycles opérations diverses 1/ Toutes les écritures de modifications, de redressements ou de régularisations ou celles ne trouvant pas place dans les journaux centralisateurs (achats, ventes, banques et caisse) sont autorisés par le chef comptable.
  • 9. 2/ La comptabilisation se fait d’abord dans l’imprimé journal des OD avant d’être saisie en informatique. 3/ Le journal des OD auquel sont joints les do*****ents justifiant l’écriture, sont classés par ordre chronologique de comptabilisation. 2-8 ARCHIVAGE ET CONSERVATION DE DO*****ENTS 2-8.1 Archivage Pour nous permettre de rechercher et de consulter les do*****ents demandés dans les meilleures conditions de rapidité et d’efficacité, un local a été réservé à cet effet, doté de rayonnages accessibles et permettant une visualisation nette des supports ( sacs d’archives, classeurs, dossiers…..). Les do*****ents sensibles et les fonds de la caisse sont fermés sous clé dans nos coffres. Certains autres sont conservés dans les services dans les placards également sous clé à savoir : - Les registres officiels obligatoires cotés et paraphés. - Les contrats commerciaux. - Les actes et contrats notamment relatifs aux crédits leasing et autres. - Les récépissés des dépôts de do*****ent auprès des administrations, tribunaux etc… - Les do*****ents juridiques se rapportant à la vie de l’entreprise. - Les dossiers clients. - Les dossiers des fournisseurs. - Les chronos des correspondances ( départ et arrivée ) 2-8.2 Destruction des archives Seul la Direction Général est habilitée à ordonner la destruction de tel do*****ent archivé sur proposition du service demandeur en respectant bien entendu les délais de conservation prescrits par la loi. Un procès verbal est adressé pour constater la destruction de do*****ent portant signature de demandeur et la Direction Générale. Des mesures appropriées de précaution pour que la destruction autorisée se déroule dans de bonnes conditions de propreté et préserve la confidentialité des informations. Pour ce faire soit que les do*****ents soient incinérés soit les détruire à l’aide d’un broyeur d’archives. Toute destruction de do*****ent non autorisée comme ci-dessous, expose le contrevenant à de lourdes sanctions pénales. 2-8.3 Délai de conservation des do*****ents Le délai de conservation par catégorie des do*****ents est donné dans le tableau ci-dessous : Do*****ents Duréeobligatoire Texte imposantcette durée Duréerecommandée Raisons 1/ Do*****ents et livres comptables Manuel d’organisation compt Livres d’inventaires Livre journal Livres auxiliaires Registre des assemblées Registre transferts des actions Registre des feuilles de présence 2/ Pièces justificatives Factures émises Factures fournisseurs Pièces bancaires Inventaires Correspondance Actes et contrats TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE Les travaux de fin d’exercice portent sur l’inventaire des actifs et passifs. Avant de procéder à cet inventaire, il y a lieu tout d’abord d’établir un planning de préparation et de collecte des informations nécessaires à l’arrêté des comptes. Ce planning doit faire l’objet d’une circulaire ou d’une note de service adressé à tous les départements, leur demandant de communiquer au service comptable, suivant les dates arrêtées, toutes les informations pouvant avoir une incidence sur la clôture comptable de l’exercice. ci-dessous le modèle de la note de service et le tableau de collecte des informations : NOTE DE SERVICE N° Objet : Arrêté comptable au……………… Afin de réaliser l’arrêté comptable au ……………………………dans les meilleures conditions de travail et de temps, nous vous prions de bien vouloir nous transmettre, conformément au planning ci-après les informations demandées. Les opérations se dérouleront du ……………….au ………………, date prévue pour l’édition définitive des états de synthèse, arrêté au ………………… fait à Casablanca, le ………………
  • 10. Destinataire : Service et nature du do*****ent Date limite d’envoi Visa réception 1/ Service achatsTransmission des dernières factures reçues Situation définitive de réceptions de la période.Situations finales des stocks, marchandises,Fournitures et produits divers2/ Département gardiennageSituation finale des stocks de tenues :- Vestes - Pantalons- Chemises- Casquettes- Cravates- Chaussure3/ Services informatiquestransmission des dernières factures émises4/ Services administratifsstocks des fournitures de bureaux et papeterie 2-9.2 Inventaire des actifs et passifs Conformément à la loi, la valeur des éléments actifs et passifs doivent faire l’objet d’un inventaire au moins une fois par exercice. A la date de la clôture de l’exercice un inventaire physique des éléments actifs et passifs est effectué conformément aux règles et principes développés dans le paragraphe 2-6 Règles d’évaluation et options retenues. Cette évaluation porte sur les éléments suivants : · Les immobilisations en non-valeur · Les immobilisations corporelles et incorporelles · Les titres de participation et les autres titres immobilisés · Les titres et valeurs de placement · Les créances et les dettes · La trésorerie (caisses et banques) 2-9.3 Etablissement des états de synthèse Cette partie comporte les étapes suivantes : - Procédures de passage des comptes aux postes du bilan et du CPC - Etablissement du tableau de financement et de l’ETIC La confection des états se fait par traitement informatique et sous le contrôle du chef comptable. Les modalités des contrôles mises en place sont : - Contrôle des cohérences - Contrôle des totaux La supervision se fait par le commissaire aux comptes avant tout dépôt aux services des impôts dont la date est fixée au 31 Mars de chaque année. 2-9.4 Etablissement des autres états · Etablissement de la liasse fiscale · Etablissement des états extra comptables