Este manual presenta un proceso de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) para empresas. Explica que el DNC permite identificar las áreas de conocimiento en las que el personal requiere capacitación para mejorar su desempeño. Describe las etapas del proceso de DNC, incluyendo la planificación, ejecución, análisis de información y presentación de resultados. El objetivo es que las empresas puedan utilizar este procedimiento para determinar las necesidades de capacitación de su personal de manera efectiva.

1. MANUAL DNC PRÁCTICO
Elaborado por: Sonia Mora Villalobos

2. Manual DNC Práctico
1
Instrucciones de uso
Este manual pretende que el lector pueda realizar una aplicación de un DNC en su lugar de trabajo como insumo básico para el diseño de
un plan de capacitación del personal, en el cual se aprovechen los recursos con que se cuenta para, en un corto plazo, lograr los objetivos
establecidos por la gerencia o la administración.
El documento se estructura en tres partes: una breve introducción que define el DNC y muestra los productos que se pueden obtener del
mismo. Un guía de planificación del DNC. Procedimientos de ejecución y análisis de la información. Por último, se presenta diversas
formas de presentar los resultados, según el público objetivo.
El alcance de estos procedimientos se limita a la práctica organizacional, como apoyo para los procesos de planificación de la capacitación
del personal administrativo, técnico y profesional, correspondiente a un período determinado no mayor a tres años, lo idóneo es que este
sea un proceso permanente.

3. Manual DNC Práctico
2
Introducción
El mundo actual presenta grandes desafíos para la permanencia de las instituciones de cualquier naturaleza, entre
ellas el desarrollo de nuevas formas de administrar el conocimiento, el rediseño de los procedimientos técnicos y
administrativos, las novedades tecnológicas y la constante acción dinámica de mercado. Por lo tanto, es una
necesidad que las empresas desarrollen procesos que les permitan responder a estos cambios desde sus diversas
áreas funcionales y administrativas, ya que la calidad es un imperativo del mercado.
En las empresas, es necesaria la planificación y realización de procesos de capacitación (capacitar: hacer a alguien
apto, habilitarlo para algo. Fuente RAE, 2011.), que permitan al personal mantenerse actualizado en relación con los
conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para efectuar su trabajo de la mejor manera posible.
Para planificar la capacitación, se sigue una serie de acciones delimitadas, a partir de las cuales se proponen para
un periodo determinado. Estas acciones forman parte de un método que se conoce como Detección de Necesidades
de Capacitación ó DNC y está ampliamente desarrollada en el ámbito de los Recursos Humanos, también se pueden
encontrar esas mismas iniciales como referencia al proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación. Sin
embargo, para las PYMES en particular, no es necesario contar con un sofisticado departamento de RRHH, con el
seguimiento adecuado de este procedimiento, puede determinar sus necesidades de capacitación, de acuerdo con
las funciones o tareas necesarias para generar su producto o servicio.

4. Manual DNC Práctico
3
Productos del DNC
El DNC permite que desde la planificación hasta la ejecución, la capacitación mantenga congruencia con las políticas,
misión, visión y objetivos de las empresas, generando un fuerte valor agregado de identidad y compromiso en el
personal participante.
Identifica la población objetivo con mayor facilidad y con mayor exactitud, de la población que no necesita participar
en ellos.
Discrimina cuáles son las áreas temáticas en las que se debe enfocar la capacitación y explicita otras que no son
evidentes para los encargados de su contratación o planificación.
Explicita las prioridades de capacitación y, si considera en su aplicación un posible cronograma, permite determinar
los mejores períodos en el transcurso del ciclo laboral o del año para capacitar al personal.
En este manual, se presentan los pasos básicos para desarrollar un proceso de DNC, se busca la aplicabilidad del
mismo sin que pierda las características propias de formalidad y ejecutabilidad, con el fin de que la empresa cuente
con una base firme para planificar las capacitaciones de acuerdo con las necesidades específicas de su personal.

5. Manual DNC Práctico
4
Abordaje o un intento de definición
El DNC se puede abordar desde dos posiciones, la primera, como una metodología delimitada, en la cual se
establecen pautas para determinar cuál es el área de oportunidad y de debilidad, en relación con los conocimientos
y habilidades del personal, a partir de las cuales se planifica la capacitación para un periodo determinado (Barrios
M; 2013), cuyo énfasis es proactivo hacia la optimización de los conocimientos, habilidades y actitudes de los
colaboradores de la empresa, ya que se busca un impacto positivo en los resultados del trabajo.
La segunda posición es más utilizada en la bibliografía académica, presenta una orientación reactiva y surge desde
la autoridad, la cual enfatiza en los problemas de desempeño o de productividad del personal. Es la que predomina
en el ámbito público.
Méndez define DNC como “un insumo de información para la elaboración del plan de capacitación local y se realiza
para identificar la deficiencias de conocimiento en los funcionarios, ya sea por desactualización o incorporación de
nuevas políticas, técnicas o tecnología a los procesos de trabajo. En todos los casos será necesario jerarquizar las
necesidades a partir del plan estratégico local e institucional” (2004). Chiavenato (2010) señala que se realiza en
un corto plazo, para que la capacitación no pierda actualidad.
Ambas posiciones comparten el fin último de planificar capacitaciones que optimicen la calidad del colaborador, de
modo que se puede determinar una gran riqueza en el fluir del conocimiento y las acciones. La decisión de asumir
una postura es importante y corresponde a quien idea el desarrollo del DNC, ya que de esta visión se desprende el
abordaje que le dé posteriormente a todo el proceso a ejecutar.

6. Manual DNC Práctico
5
El DNC
Alineación
1. Los niveles gerenciales deben estar comunicados de la realización de un DNC institucional, reconocer la decisión
administrativa o técnica de capacitar al personal y brindar su apoyo o visto bueno.
2. El DNC siempre debe alinearse con la Misión, Visión y los objetivos de la empresa. Esto permite establecer un norte,
ubicar los alcances de ejecución del DNC, las responsabilidades de los organizadores y aclarar en caso de duda.
3. El proceso de alineación con dichas directrices es la base sobre la cual se fundamenta el DNC y le da su validez
frente a la gerencia, la administración y a los colaboradores, ya que determina su utilidad real, además de generar
un compromiso en los colaboradores, al ver reflejadas sus necesidades de capacitación real. Ver Esquema 1.

7. Manual DNC Práctico
6
Planificación del DNC.
a. Seleccionar una postura respecto al abordaje del DNC desde la administración, sobre la cual se mantendrá la
orientación principal sobre la que se quiere plantear el DNC, corresponde al abordaje explicitado en el apartado de
este documento denominado “Abordaje o un intento de definición”.
b. Se establece el nivel en cual se desea actuar (organizacional, del perfil del puesto u operativo) Ver Esquema 2a y 2b.
c. Inventariar los puestos y registrar a las personas que los ocupan. Para ello se puede apoyar en el organigrama. Con
ello se determina la sostenibilidad del proceso, y se logra enfocar el público objetivo al que se desea aplicar el DNC
desde una perspectiva formal. De manera paralela, se puede ejecutar un análisis de la estructura informal de la
organización, para efectos de identificar la distribución del liderazgo laboral.
d. Considerar los recursos disponibles y prospectados al área o departamento, para la recolección de la información, el
análisis de los resultados y su presentación (elaboración de informes o presentación a junta directiva, socios u otros).
Ver Esquema 3.
e. Definir las técnicas de recolección de la información a utilizar. En los Esquemas 4, 5 y 6a y 6b, se presentan algunas
técnicas, se debe definir también los cronogramas y los responsables.
f. Posteriormente se diseñan los instrumentos para recopilar la información. Ver algunos ejemplos en los Esquemas 7,
8, 9.
g. Definir el equipo que aplicará los instrumentos. Si se carece de área de Recursos Humanos se integra un equipo
para la aplicación de los instrumentos, así como uno especializado para el análisis de la información recopilada. De
preferencia personal proactivo y ejecutivo, que manejen técnicas de investigación estadística y cualitativa, no
necesariamente que sean los mismos. Ver Tablas 1, 2, 3 donde se lleva el control del proceso según los niveles.

8. Manual DNC Práctico
7
Ejecución
1. Recopilación de la información. Para ello se debe considerar la construcción del instrumento de recopilación de
datos, la selección de la técnica es un proceso muy importante y depende de la política propia de la compañía y la
dinámica de la empresa en sí. Al final del manual se encuentra un ejemplo de Encuesta, como una pequeña
sugerencia.
2. Siempre hay situaciones emergentes que benefician, suponen un riesgo o detienen al proceso, las cuales deben
ser analizadas y documentadas. Ver Esquema 10.
3. Análisis de la información recopilada. El análisis de la información requiere atención y rigurosidad.
a. Análisis recomendados de la información recopilada en los instrumentos, ver Esquema 11 y 12.
4. Informes de resultados, el reconocimiento del público meta y de las mejores formas de acercamiento es vital para
que el resultado del DNC cree un impacto en la organización:
a. ¿A quién conviene elaborar un informe? Público meta. Ver Esquema 13.
b. Elaboración del informe según el público objetivo. Ver Esquemas 14 y 15.
5. Planificación de la propuesta
a. Breve guía para orientar la propuesta de cambio, Esquema 16.
Una vez entregados los resultados, solo queda por esperar la aprobación de quien corresponda (gerencia, Direccion
ejecutiva… etc) y ejecutar o gestionar la planificación y realización de la capacitación… y así continuar el proceso.

9. Manual DNC Práctico
8
Bibliografía
Barrios, M. (2013) en Blog Revista MEX Costura, especializada en el ramo de la confección, textil y la moda en
México y Centroamérica, http://www.mexcostura.mx/capacitacion/la-importancia-de-detectar-las-necesidades-de-
capacitacion-dnc
CICAP (2014) Detección de Necesidades de Capacitación. Material del Taller Detección de Necesidades de
Capacitación.
Méndez M., E. (2004) El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación es un Asunto Local. En Revistas de Ciencias
Administrativas y Financieras de la Seguridad Social. versión ISSN 1409-1259, Rev. cienc. adm. financ. segur.
soc vol.12 no.1 San José sep. 2004. Tomado de Scielo en http://www.scielo.sa.cr/scielo.php?pid=S1409-
12592004000100003&script=sci_arttext#a01. El 4 de marzo de 2014.
Real Academia Española, Diccionario de la Real Academia Española 2011. Tomado de
http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae
Vargas, F; Casanova, F y Montanaro, L. (2009) El enfoque de competencia laboral: Manual de formación.
Montevideo, CINTERFOR

10. Manual DNC Práctico
9
Encuesta DNC. Adm-Doc
1. Nombre del colaborador
2. Departamento/Puesto
3. Marque el espacio que indica los años de su experiencia en el puesto actual
( ) 1-3 ( ) 4-6 ( ) 7-9 ( ) 10 o más
4. Nivel educativo: indique el nivel educativo finalizado o actual relacionado con
su puesto actual y escriba el nombre del título obtenido o por obtener en el
espacio correspondiente
Nivel Finalizado Estudiando Título obtenido o por obtener
Bachillerato
Técnico -
Diplomado
X Diplomado en secretariado
Bachiller
Universitario
Licenciatura
Posgrado
Doctorado
5. Conocimiento sobre lineamientos corporativos institucionales
Aspecto Sí Poco No
a) Estructura organizativa x
b) Reglamento interno x
c) Misión, visión, metas y objetivos x
d) Normas y Procedimientos x
e) Estructura organizativa de su
departamento
x

11. Manual DNC Práctico
10
6. Escriba cuáles son las funciones más importantes en su puesto y en las cuales se considere que necesita capacitación en relación
con habilidades, actitudes y conocimientos necesarios para llevar a cabo el trabajo.
Priorícelas del 1 al 5, siendo el 1 el de mayor prioridad y el 5 de menor.
Funciones actuales Necesidad de capacitación Prioridad
Preparo y actualizo los
expedientes de los colaboradores
Elaboración de expedientes y
como se guardan 1
Elaboro el control de asistencia
del personal, el control de
inventarios, también con
reglamentos y disposiciones
En leyes y reglamentos del
ministerio y cómo se lleva un
inventario 2
*Otra manera de hacer la misma consulta (en este caso se ejemplifica a personal de producción).
7. Considere, de las funciones presentadas, en las que considere que necesita capacitación en relación con habilidades, actitudes y
conocimientos necesarios para llevar a cabo el trabajo y señale su importancia.
Funciones Necesidad de capacitación Importancia
Confecciona patrones de
vestidos por talla
Patronaje por tallas Muy
importante
Vela por el cumplimiento
de las normas de
seguridad laboral
Mantenimiento
preventivo de máquinas
ensambladoras
Necesario
Mantiene actualizado el
rol de bodega
Programa específico
Hoja electrónica
Más o
menos
Una tercera manera de hacer la consulta (en este caso se ejemplifica a personal docente de un colegio técnico).
En este caso
es necesario
establecer una
escala, para
que no se den
situaciones
confusas.

12. Manual DNC Práctico
11
8. Indique el nivel que usted considera domina de los siguientes aspectos relacionados con su trabajo/puesto. Si considera que ninguno
cubre las funciones que desarrolla actualmente, indique en los espacios en blanco los aspectos que correspondan.
Dominio
Aspecto Habilidad Mucho Poco Nada
Comunicación
a) capacidad de comunicar por escrito con
concisión y claridad
b) capacidad para escuchar, hacer preguntas,
expresar conceptos e ideas en forma efectiva,
confiable y con actitud positiva
Secretariado c) Velocidad de digitación (30 ppm)
En este caso se puede contar
previamente con un listado de temáticas
asociadas a cada habilidad.
Este es un ejemplo
básico, el instrumento
debe ser adaptado a las
condiciones de cada
organización.