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Casser les silos pour
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:
Une approche nécessaire
à l’ère du digital ?
Paul TERRAY
Consulting Manager,
Sollan
Lætitia MONDÉDIR
Responsable pôle digital
Sollan
Bonjour !
Agenda
À propos de Sollan
L’esprit EIM360
Transition digitale des entreprises
Changement de vision de l’ECM
Evolution des solutions ECM
Points de vue partenaires
A propos
SOLLAN
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A propos de
Sollan
Société franco-anglaise
fondée en 2001.
60 collaborateurs
Conseil en gestion de contenus
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L’esprit EIM360
EIM360
9
L’esprit EIM360 de Sollan
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Autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos
expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique.
Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour
appréhender les problématiques de chacun.
L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du
marché.
La contribution des entreprises et organisations autour d’une
problématique commune.
La question du jour
Introduction
Casser les silos d’information
pour favoriser la transformation
digitale des entreprises et
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Transition digitale
des entreprises
1ère partie
Transformation digitale
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Support (RH, compta,
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Temps réel (Time
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ConnectivitéImpact des
technologies
digitales
Transformation digitale
Casser les silos pour améliorer l’efficacité à l’ère du digital
Le digital n’est plus pensé comme un service à part,
cloisonné et principalement lié aux problématiques de la
DSI, mais bien comme une composante fondamentale de
la vision stratégique de l’entreprise.
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de l’entreprise
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Sécuriser
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Pour l’entreprise, ce constat implique également de
décloisonner ses départements et leurs outils afin de se
focaliser sur son activité et créer des processus en phase
avec les objectifs métiers
Changement de
vision de l’ECM
2e partie
16
Qu’est-ce que l’ECM ?
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=
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17
Vision de la gouvernance
Initialement, portée par l’organisation
18
Vision de la gouvernance
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19
Vision de la gouvernance
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20
Nouvelle vision de l’ECM
st
ar
t
e
n
d
State Name
entry/action
do/activity
exit/action
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Évolution des
solutions ECM
3e partie
22
Évolutions des solutions ECM
Site 1 Site 2 Site 3
23
Évolutions des solutions ECM
ECM
CRM
ERP
SIRH
24
Évolution des solutions ECM
Accessible dans l’usage
CRM ERP Portail SIRH Bureautique
ECM
25
Évolution des solutions ECM
Disponible sous forme de services
CRM ERP
ECM
Portail SIRH Bureautique
ECM
Services Services Services Services
26
Quelle démarche ?
1. Mettre en place un socle ECM
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o Principes d’accès et de sécurité
o Mécanisme de performance
2. Définir les projets métiers
o Définir un périmètre par projets
o Recenser les objets métiers impactés et les systèmes qui les gèrent
o Comprendre les processus en œuvre et leur optimisation possible
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3. Implémenter les processus cibles
o Modéliser les objets métiers et les informations qui leur sont liés
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o Reprendre les données ou les mettre sous la gouvernance du socle ECM
Points de vue
Partenaires
4e partie
Partenaires
• Chiffre d’affaire : 56 millions d’euros
• Près de 520 employés dans le monde
• Un réseau de plus de 850 partenaires intégrateurs certifiés
• 750 000 licences en production dans le monde
La société
• Une plateforme ECM complète
(Capture, conservation, collaboration, workflows, gestion
de droits, traçabilité, accès en mobilité…)
• Un middleware intelligent pour
connecter vos processus
(dépôt automatique en GED, barre d’outils contextuelle
pour un accès rapide aux documents depuis son
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existants, facilités de portabilité)
• Un module de Business Intelligence
pour visualiser et exploiter l’information
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L’offre
Des bienfaits avérés :
• Décloisonnement des fonctions (processus collaboratifs)
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• Avoir une vision et une compréhension globale de
l’Entreprise / Organisation
• Implémenter processus par processus
• Faire le choix d'un système ouvert…
• …et d’une solution évolutive et scalable
Point de vue
La société
Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels présent sur les 5 continents, met la gouvernance de
l’information entre de bonnes mains, les vôtres. Son expertise et ses solutions innovantes sont centrées
autour des technologies big data et adaptées à différents contextes métier.
L’offre
Un socle logiciel unique orientée « gouvernance de l’information » qui couvre :
• L’analytics et les technologies de NLP (Natural Language Processing)
• L’exploitation, valorisation, reprise des « file system » (EFSS)
• Le traitement des flux entrants/sortants via des technologies de GED et Workflow
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Machine Learning
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• L’information est partout (donnée, fichier, interne, externe) souvent en silo
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Approche Everteam
Décloisonner les silos et sécuriser l’information en 4 points
• Editeur de solutions informatiques depuis 1989
• Organisation mondiale
• Entités en Finlande, USA & Royaume-Uni,
France, Allemagne & Australie
• 420 employés
• 6 500 clients
• Réseau de partenaires imposant :
550 revendeurs dans 100 pays
• Des milliers de clients
• La France un pays stratégique
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La société
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Différents systèmes et UI's à utiliser
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L’offre
Unified User Experience Layer
Intelligent Metadata Layer
Multi-Repository BackendBackend multi-référentiel
Core ECM
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Recherche Multi-
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Classement
Automatique
Intelligent Metadata Layer
Expérience Utilisateur Unifiée
Optimisé pour votre équipement Mobile et Hors-ligne Ready!Facile et Attirant
Intelligent Information Management
Point de vue
38
Nuxeo Platform pour tous vos besoins
3
APPLICATIONS OUT OF THE BOX PLATEFORME D’ENTREPRISE FABRIQUE DE DONNÉES
UNIVERSELLE
Applications faciles à utiliser pour vos
utilisateurs finaux
Assure une adoption rapide
Plateforme moderne, modulaire avec une API
micro-service et des capabilités de montée en
charge sans limite
Permet un déploiment rapide et une innovation
perpetuelle
Les modèles de données flexibles et la
connectivité permettent de gérer tout type
d’asset peu importe où ils sont.
Trouvez et réutilisez les actifs sans avoir à
reconstruire la plateforme
La société
39
Les différentiateurs de Nuxeo
3
Gérer n’importe quel type d’actifs
La seule plateforme capable de gérer
efficacement le contenu traditionnel et les actifs
médias
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assurer une hyper-scalabilité
Création rapide d’applications
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facile
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Une nouvelle approche est nécessaire
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EFSS empêchent l’innovation
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numériques,
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  • 1. Casser les silos pour améliorer l’efficacité métier : Une approche nécessaire à l’ère du digital ?
  • 2. Paul TERRAY Consulting Manager, Sollan Lætitia MONDÉDIR Responsable pôle digital Sollan Bonjour !
  • 3. Agenda À propos de Sollan L’esprit EIM360 Transition digitale des entreprises Changement de vision de l’ECM Evolution des solutions ECM Points de vue partenaires
  • 5. Sollan vous conseille sur vos projets de gestion de contenus numériques (ECM)
  • 6. A propos de Sollan Société franco-anglaise fondée en 2001. 60 collaborateurs Conseil en gestion de contenus numériques ECM Intégration ECM et développements spécifiques Trimly, Solution de gestion photos, vidéos et sons Spécialiste de l’information numérique
  • 9. 9 L’esprit EIM360 de Sollan Des déjeuners-débats trimestriels. Autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique. Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun. L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché. La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune.
  • 10. La question du jour Introduction
  • 11. Casser les silos d’information pour favoriser la transformation digitale des entreprises et institutions ? Question
  • 13. Transformation digitale Impact sur votre organisation Fonctions Support (RH, compta, juridique…) Logistique (stockage, manutention, livraisons…) Production (produits, services fabriqués par l’entreprise…) Marketing & ventes (commercialisation de l’activité) Mobilité Temps réel (Time to Market) ConnectivitéImpact des technologies digitales
  • 14. Transformation digitale Casser les silos pour améliorer l’efficacité à l’ère du digital Le digital n’est plus pensé comme un service à part, cloisonné et principalement lié aux problématiques de la DSI, mais bien comme une composante fondamentale de la vision stratégique de l’entreprise. Objets Métiers de l’entreprise Collaborer (RSE, Digital Workplace…) Partager (DAM, GED, Intranet…) Sécuriser (BDU, Cloud…) Communiquer (Apps, services Onlines…) Pour l’entreprise, ce constat implique également de décloisonner ses départements et leurs outils afin de se focaliser sur son activité et créer des processus en phase avec les objectifs métiers
  • 15. Changement de vision de l’ECM 2e partie
  • 16. 16 Qu’est-ce que l’ECM ? ECM = Gouvernance de l’information
  • 17. 17 Vision de la gouvernance Initialement, portée par l’organisation
  • 18. 18 Vision de la gouvernance Puis portée par l’activité opérationnelle
  • 19. 19 Vision de la gouvernance Doit être portée par l’activité métier
  • 20. 20 Nouvelle vision de l’ECM st ar t e n d State Name entry/action do/activity exit/action event/action(arguments) State action Support de l’activité et non contrainte
  • 22. 22 Évolutions des solutions ECM Site 1 Site 2 Site 3
  • 23. 23 Évolutions des solutions ECM ECM CRM ERP SIRH
  • 24. 24 Évolution des solutions ECM Accessible dans l’usage CRM ERP Portail SIRH Bureautique ECM
  • 25. 25 Évolution des solutions ECM Disponible sous forme de services CRM ERP ECM Portail SIRH Bureautique ECM Services Services Services Services
  • 26. 26 Quelle démarche ? 1. Mettre en place un socle ECM o Installation et intégration au SI o Principes d’accès et de sécurité o Mécanisme de performance 2. Définir les projets métiers o Définir un périmètre par projets o Recenser les objets métiers impactés et les systèmes qui les gèrent o Comprendre les processus en œuvre et leur optimisation possible o Définir une pratique effective de ces processus 3. Implémenter les processus cibles o Modéliser les objets métiers et les informations qui leur sont liés o Réaliser les interfaces aux autres systèmes métiers o Reprendre les données ou les mettre sous la gouvernance du socle ECM
  • 29. • Chiffre d’affaire : 56 millions d’euros • Près de 520 employés dans le monde • Un réseau de plus de 850 partenaires intégrateurs certifiés • 750 000 licences en production dans le monde La société
  • 30. • Une plateforme ECM complète (Capture, conservation, collaboration, workflows, gestion de droits, traçabilité, accès en mobilité…) • Un middleware intelligent pour connecter vos processus (dépôt automatique en GED, barre d’outils contextuelle pour un accès rapide aux documents depuis son application métier, règles de traitement, connecteurs existants, facilités de portabilité) • Un module de Business Intelligence pour visualiser et exploiter l’information (graphiques et tableaux de bords personnalisables, cliquables, filtrables etc…) L’offre
  • 31. Des bienfaits avérés : • Décloisonnement des fonctions (processus collaboratifs) • Hausse de la Productivité et de la Qualité • Simplification de l’accès à l’information • Transversalité des Tableaux de bords analytiques Nos préconisations : • Avoir une vision et une compréhension globale de l’Entreprise / Organisation • Implémenter processus par processus • Faire le choix d'un système ouvert… • …et d’une solution évolutive et scalable Point de vue
  • 32. La société Depuis plus de 25 ans, Everteam, éditeur de logiciels présent sur les 5 continents, met la gouvernance de l’information entre de bonnes mains, les vôtres. Son expertise et ses solutions innovantes sont centrées autour des technologies big data et adaptées à différents contextes métier.
  • 33. L’offre Un socle logiciel unique orientée « gouvernance de l’information » qui couvre : • L’analytics et les technologies de NLP (Natural Language Processing) • L’exploitation, valorisation, reprise des « file system » (EFSS) • Le traitement des flux entrants/sortants via des technologies de GED et Workflow • L’archivage de l’information quels que soient les volumes, les formats, la valeur. • Des connecteurs dédiés (SharePoint, CMIS, Exchange, Google drive,…)
  • 34. Point de vue • Modéliser les règles de conservation/sécurité communes pour l’ensemble des silos • Typer les contenus structurés ou non quels que soient les silos • Indexer / Rechercher de manière fédérée en réconciliant les silos existants • Quel que soit le silo, archivage centralisé sans intégration via des connecteursConnecteurs Machine Learning Indexation Big Data multisources Gouvernance globale Constat • L’information est partout (donnée, fichier, interne, externe) souvent en silo • Les réglementations imposent aux entreprises de gouverner leurs informations • Pour des raisons de coût, il convient souvent de s’accommoder de l’existant • Les métiers doivent dépasser l’accès en silos à l’information pour accroitre leurs résultats,… Approche Everteam Décloisonner les silos et sécuriser l’information en 4 points
  • 35. • Editeur de solutions informatiques depuis 1989 • Organisation mondiale • Entités en Finlande, USA & Royaume-Uni, France, Allemagne & Australie • 420 employés • 6 500 clients • Réseau de partenaires imposant : 550 revendeurs dans 100 pays • Des milliers de clients • La France un pays stratégique • Une technologie disruptive reconnue par les analystes • Vision : Changer la manière dont le monde traite les informations La société
  • 36. Gestion de l'information = un défi commun ERP CRM Dossiers Windows ? IBM Lotus Notes Des données multiples & fragmentées Trouver, organiser, contrôler, collaborer devient difficile Différents systèmes et UI's à utiliser Taux d'adoption par l'utilisateur faible et créateur de silos L’offre
  • 37. Unified User Experience Layer Intelligent Metadata Layer Multi-Repository BackendBackend multi-référentiel Core ECM Capabilities Recherche Multi- Référentiels Métadonnées et Classement Automatique Intelligent Metadata Layer Expérience Utilisateur Unifiée Optimisé pour votre équipement Mobile et Hors-ligne Ready!Facile et Attirant Intelligent Information Management Point de vue
  • 38. 38 Nuxeo Platform pour tous vos besoins 3 APPLICATIONS OUT OF THE BOX PLATEFORME D’ENTREPRISE FABRIQUE DE DONNÉES UNIVERSELLE Applications faciles à utiliser pour vos utilisateurs finaux Assure une adoption rapide Plateforme moderne, modulaire avec une API micro-service et des capabilités de montée en charge sans limite Permet un déploiment rapide et une innovation perpetuelle Les modèles de données flexibles et la connectivité permettent de gérer tout type d’asset peu importe où ils sont. Trouvez et réutilisez les actifs sans avoir à reconstruire la plateforme La société
  • 39. 39 Les différentiateurs de Nuxeo 3 Gérer n’importe quel type d’actifs La seule plateforme capable de gérer efficacement le contenu traditionnel et les actifs médias Performance Maximale Utilisation de technologies modernes pour assurer une hyper-scalabilité Création rapide d’applications Construisez facilement les applications les plus complexes grâce à notre UI intuitive Modèles de méta-données flexible Décrivez vos actifs avec le modèle de données le plus flexible du marché Architecture pour le Cloud Déploiement Cloud, on-premise ou hybride rendu facile Connectivité Gérez tous vos contenus en seul endroit Plateforme d’entreprise moderne Passez d’une solution ECM par service, à une plateforme de gestion des actifs numérique pour l’entreprise globale L’offre
  • 40. Les gagnants de cette nouvelle ère digitale seront ceux qui pourront exploiter le potentiel maximum des données contenues dans leurs actifs numériques.
  • 41. Une nouvelle approche est nécessaire • Les entreprises doivent supporter la création et la gestion des actifs numériques au sein des procédés métiers et au travers de l’organisation • Les silos de l’ECM, SharePoint, et les outils EFSS empêchent l’innovation • Il ne s’agit plus uniquement de stocker les actifs numériques, La réussite digitale de demain réside dans une description flexible des objets numériques grâce à une plateforme pouvant gérer tous types d’actifs, peu importe leur type, localisation ou taille ECM Historique Pas prévu pour le cloud Content Services Platform SharePoint & EFSS Impossible de scale Au sein d’une entreprise LES CHOIX Point de vue

Notes de l'éditeur

  1. La transformation digitale = intégrer pleinement les technologies digitales dans l'ensemble de ses activités Besoin de flexibilité/transversalité des entreprises
  2. Les entreprises doivent se concentrer sur l'usage, la réalité de leur activité, et non plus sur l’organisation Les outils doivent supporter cette transformation
  3. Mentionner explicitement le fait qu’ELO France n’adresse le marché que par le biais de partenaires intégrateurs (qui apportent donc compétences techniques/projet et savoir-faire métier)
  4. Item « Un middleware intelligent pour connecter vos processus » : > Par « facilités de portabilité », nous entendons : des charges d’intégration limitées, en cas de changement d’ERP. En effet, une fois la correspondance entre « index de GED » et « données de l’ERP » établie, la conception du produit est telle qu’il n’est pas nécessaire de ré-intervenir sur les logiques métier   Item « Un module de Business Intelligence pour visualiser et exploiter l’information » > Ce module (appelé ELO Analytics) permet donc d’entrer de plein pied dans l’EIM (Enterprise Information Management)
  5. Casser les silos pour améliorer l’efficacité métiers : une approche nécessaire à l’ère du digital ?
  6. Casser les silos pour améliorer l’efficacité métiers : une approche nécessaire à l’ère du digital ?
  7. ECM / EIM = GED + X intégration dans d'autres systèmes d'exploitation (ERP : SAP, Dynamics) CLM : usage de templates & workflows pour une automatisation de la création du contrat dans un processus traitement des clauses standard d'un contrat individuellement