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EIM360 - De la dématérialisation de la
facture à la transformation numérique du
cycle Purchase-to-Pay
Mardi 12 février 2019
Bonjour !
Marie-Ange Monard
Consultante Manager
A propos de Sollan
Expert en Transition Numérique
Société franco-anglaise fondée en 2001
Collaborateurs Chiffre d’affaires
Sollan Group 92 9 M
Sollan France 40 4,2 M
Nos domaines d’expertise :
 CMS, Intranet
 Outils Collaboratifs
 DAM (Digital Asset Management)
 Dématérialisation, archivage
 GED (Gestion Électronique de Documents)
 Knowledge Management, Gestion des
connaissances
 Production Documentaire
 Réseaux Sociaux d'Entreprise
 BPM | Case Management
Sollan est une entreprise tournée vers l’amélioration des processus métiers et organisationnels de nos
clients. Dans ce cadre, nous vous accompagnons dans :
 La définition de votre stratégie
 L’optimisation de votre organisation et de vos modes opératoires
 L’intégration de vos solutions digitales
 La maintenance de ces solutions
Nous avons 2 pôles d’activité :
Conseil en gestion de contenus numériques et
en transformation digitale
Intégration ECM/CMS et réalisation de
développements spécifiques
3
Collectivités Locales & Etablissements Publics
Education
4
Industrie
Transport & Logistique Banques & Assurances Distribution
Services EditionEnergie & Environnement
5
Esprit EIMIntroduction
L’esprit EIM 360
▪ Des événements trimestriels
▪ Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences
terrain, parfois « sensible » ou polémique
▪ Un événement intimiste pour faciliter les échanges : une vingtaine de prospects qualifiés
▪ Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques
de chacun
▪ L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché
▪ La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune
▪ Des lieux sélectionnés de qualité et accessibles
7
Déroulé de l’événement
11h
Accueil des invités
11h30-12h30
Eclairage sur la thématique présenté par l’un de nos experts du pôle Sollan Consulting
12h30
Déjeuner- débat
13h30
Fin du déjeuner
15h
Départ des derniers invités
8
De la dématérialisation de la facture à
la transformation numérique du cycle
Purchase-to-Pay
La question du Jour :
Agenda
• Introduction
• De quoi parlons-nous ?
• Des avancées certaines, mais…
• Les évolutions en cours
• Que pouvons-nous faire dès
aujourd’hui ?
• Le point de vue des partenaires
10
A propos de la question du jour…
La mise en application d’un contexte réglementaire incitatif (Chorus Pro, loi Macron…) a eu un
impact significatif sur le développement des échanges de factures au format électronique.
Le processus de généralisation de la facture électronique est bien enclenché, accompagné par des normes européennes
( Factur-X, …) favorisant l’interopérabilité des entreprises.
Quid de la dématérialisation du cycle complet Purchase ou Procurement to Pay ?
Les solutions de dématérialisation ont enrichi leurs offres en la matière et vont bien au-delà du simple traitement
électronique de la facture et peuvent couvrir le cycle complet en dématérialisation :
• De l’émission de bons de commandes clients/fournisseurs jusqu'à leur règlement
• De la gestion des approvisionnements, des contrats
• De la mise en place de catalogues électroniques
• De la gestion du sourcing, d’indicateurs etc.
Quels sont les enjeux organisationnels et techniques de ce nouveau paysage, pour les clients comme pour les
fournisseurs ? Comment faire face à la multiplication des plateformes ? et comment choisir ?
11
De quoi parlons-nous ?Partie 1
La dématérialisation – Transformation numérique
La transformation numérique ou digitale représente l’intégration de toutes
les technologies digitales disponibles au sein des processus sur leurs
activités.
Dématérialisation
Transformation
numérique
Transformation d’un document papier en un document numérique :
Dématérialisation duplicative
Initialisation d’un document numérique à partir d’un outil
informatique :
Dématérialisation native
La dématérialisation d’un document ou d’un processus physique est son
remplacement, partiel ou total par sa traduction numérique
Enjeux de la transformation
ENJEUX EXTERNES
ENJEUX INTERNES
Acquisition ou développement
d’outils
Métier
Equipement
technique
Financiers
Changements d’organisation,
Transformation des métiers, des
circuits d’information, gain de temps
de traitement
Coût d’acquisition, ROI
Evolutions juridiques
Evolution des contrats avec
les partenaires
Transformation des relations avec
les fournisseurs
Course à la compétitivité
Respect de l’environnement
Ecosystème
Juridique
14
Des objectifs attendus …
15
Pour le secteur privé Pour le secteur public
• Réduire les délais de procédure
• Faciliter l’accès au PME dans les marchés
publics
• Garantir la transparence des marchés
• Augmenter la qualité des rapprochements
commandes/ factures
• Réduire les délais de traitement, donc de
paiement
• Augmenter la traçabilité et sécurité des
données transmises
Quelques définitions
P2P
Purchase
to pay
Procure to pay
Le Procure To Pay (l’approvisionnement jusqu’au paiement)
comprend un certain nombre d’étapes décrivant le
processus d’approvisionnement jusqu’au paiement
Le Purchase To Pay (commande jusqu’au paiement)
décrit les étapes du processus de la commande jusqu’au
paiement
On regroupe les deux notions complémentaires l’une de l’autre en une seule
abréviation : le P2P…
16
Le process au sein du circuit des achats
17
•Besoin global
•Budget
•Sourcing
•Retour expérience
achat
•Formalisation du
besoin
•Consultation
fournisseurs
•Analyse des
propositions
•Choix
•Négociation
•Signature contrat
initial ou
renouvellement
•Besoin
d’approvisionnement
•Commande/
engagement
Suivi
indicateurs
de
performance
Stratégie d’achat
Définition du
besoin global
Contractualisation Exécution
Commande
•Réalisation/ Livraison
Exécution
Paiement
•Facturation/
rapprochement
facture commande
Exécution
Contrôle factures
Consultation Exécution
Réalisation
livraison
•Paiement
Analyse des
indicateurs
P2P Procure / Purchase to pay
Des avancées certaines mais…Partie 2
La dématérialisation de la facture
19
Factures
+ de 36 millions
de factures échangées depuis 2016 dont plus de 25 millions
sur la seule année 2018
Beaucoup d’entreprises anticipent leur passage (avant leur
obligation règlementaire
+ de 65%
des entreprises ont mis en place un traitement de facture
sous l’un des formats dématérialisés (scan, EDI, PDF signé…
ou pas),
54 % depuis au moins 4 ans
A peine 30%
de l’objectif Chorus( 95 millions de factures par an) est
atteint
La rematérialisation des factures est encore
fréquente dans le service public
Un format pivot non adapté à tous les
destinataires, insuffisamment riche pour certains EPIC
Des freins au passage du 100 % Demat :
- La sécurité des données
- Forte résistance au changement dans les organisations
- Craintes sur les coûts engendrés, incertitude sur les ROI
La dématérialisation de la commande …
20
Achats,
commande
Transformation numérique de la
commande publique
Plan d’action quinquennal 2017-2022
Parmi les objectifs : standardiser les catalogues Fournisseurs
électronique d’ici 2020
Full Demat de la consultation
des appels d’offre de commande publique
> 25 000€ depuis le 01/10/2018
Traitement des marchés publics à 2
vitesses (Papier et Démat)
De nombreux points de rupture : les actes
d’engagement sont rematérialisés pour être signés
manuellement, faute d’une obligation réglementaire et
d’outils
Il reste du chemin à réaliser pour dématérialiser certaines
fonctions du P2P : la mise en place et l’exploitation
d’indicateurs de performance (analyse des dépenses,
performance fournisseurs… ) peinent à atteindre les 50%
d’utilisation en entreprise
62 % des entreprises utiliseraient une solution
d’e-procurement (enquête Ardent Partners 2017)
Un accélérateur : un contexte juridique favorable à la transformation numérique
21
Commande
Publique Ordonnance du 23 juillet 2015
relatif aux marchés publics
Ordonnance du 26 juin 2014 relatif à
la dématérialisation des factures
Facture
électronique
Contrats,
Archivage
Au 01/10/2018
 Dématérialisation obligatoire des procédures de
consultation de plus de 25000€
 Mise à disposition des documents de la
consultation sur un profil acheteur
 Publication des données essentielles du marché
dans le cadre d’une démarche d’open data
En avril 2019
 Publication du code de la commande publique
Au 01/01/2020
 Fin du déploiement Chorus Pro : obligation de
transmettre toutes les factures à destination des
collectivités sous format électronique
Ordonnance n° 2016-131 du
10/02/2016 relative à la valeur
juridique et force probante de l’écrit
numérique
Complété par le décret N° 20126-
1376 sur la fiabilité et force probante
des copies numériques
Réforme du droit des contrats, du régime général et de
la preuve
 Validité d’un contrat établi sous forme électronique
(Art 1174-1175)
 Présomption de fiabilité et force probante des
copies numériques (Art 1379)
Un développement de la transformation numérique sur tout le circuit
22
Stratégie d’achat
Définition du
besoin global
Contractualisation Exécution
Besoin
Approvisionnement
Exécution
Paiement
Exécution
Traitement
factures
Consultation Exécution
Réalisation
livraison
2017-2020
Fin années 90 à
aujourd’hui
Dématérialisation des
factures, des pièces
justificatives…
E-procurement
Dématérialisation des
contrats
Développement
paiement
électronique
Dématérialisation des
appels d’offre
Dématérialisation de la
stratégie (exploitation
d’indicateurs)
2018
2016
Fin années 90
à aujourd’hui
Fin années 90
à aujourd’huiAnnées 2010
Plateformes externes (propre ou mutualisée)
Un socle d’outils facilitant la dématérialisation du P2P
23
Passation de
commande Scannérisation
interne
Référentiels
fournisseurs
Gestion des
appels
d’offre
Suivi
d’indicateurs
Suivi du besoin
d’approvisionnement
Rapprochement
factures /
commandes
Systèmes ou plateformes
des fournisseurs
Systèmes ou plateformes
des fournisseurs
Systèmes ou plateformes des
fournisseurs
Sourcing
GED
Budget
SAEe-parapheurs
Traitement
des factures
Achats
Appels
d’offre
Scan
Factures
EDI
SI métiers (achats, comptabilité finances)
Les évolutions en coursPartie 3
Les évolutions générales liées à la transformation numérique, quelques
exemples…
25
Organisation
Equipement
technologique
Relation client /
fournisseur
 Rupture des silos interservices, on doit être en mesure de mutualiser les achats
 Revues des process notamment les circuits de validation, de communication des
informations
 Transformation de la fonction « achats »
 Mise en place d’outils de traitement de plus en plus transversaux
 Anticipation des coûts d’acquisition d’outils
 Renforcer les mesures de sécurités informatiques
 Modification de la relation fournisseur / acheteur en relation de partenariat
 Des échanges plus directs
 Collaboration dans l’innovation
Communication
interne
Conduite de
changement
 Formation, accompagnement des acteurs dans l’acquisition de nouveaux outils, de
nouvelles pratiques
 Fluidification de la communication interne
Une évolution des documents : Facture X, la facture de demain ?
26
Facture X
Une image de la facture au
format PDF permet le contrôle
visuel par un humain
Un fichier (ou plusieurs
fichiers) au format XML(norme
européenne) permet(tent)
l’intégration des données de la
facture
Un logo permet d’identifier à l’œil
nu le degré de complétude du
fichier xml COMFORT = Norme UE
BASIC
BASIC_WL
MNIMUM
(requis pour
Chorus)
2 Profils avec
détail ligne
2 Profils avec
entête pied
La normalisation du format a été publiée en octobre 2017
Chorus Pro a intégré la réception des factures sous ce format à partir de la mise en jour disponible en avril 2018
• Afin de sécuriser la
chaîne complète du P2P
par la blockchain
• Afin de confier à des robots
des tâches répétitives et
chronophages
• Afin d’affiner les analyses
des indicateurs
• Afin d’accélérer
l’apprentissage des OCR…
• Afin d’exploiter les
données externes et
internes liées aux
fournisseurs et anticiper
les risques
Quelques tendances pour demain… mais déjà d’actualité
27
Intelligence
artificielle
BlockchainRobotisation
Big Data
69% des entreprises
seraient en veille sur le
sujet
50% des entreprises
seraient en veille sur
le sujet
33% des entreprises
seraient en veille sur
le sujet
Que peut-on faire dès aujourd’hui ?Partie 4
Faire un inventaire de ses besoins
29
.... Par où
commencer
?
Quel dispositif technique doit être mis en place ?
• De suivi des marchés, d’indicateurs
• De signature électronique qualifiée
• De GED , de SAE
• De workflows de validation
• De sourcing …
Doit-on faire l’acquisition d’une nouvelle solution ou
compléter la version actuelle
Comment répondre aux échéances règlementaires ?
Comment inclure le projet de dématérialisation de la partie
achats dans un projet de dématérialisation globale de la
chaîne de traitement ?
Comment mettre en place des circuits de validation ?
Comment aider mon organisation à suivre le changement ?
Comment gérer mes documents électroniques ?
Analyser le contexte
30
Mise en place d’un
référentiel
fournisseurs
Mise en place
d’une GED
Mise en place
d’indicateurs de
performance
Dématérialisation des
factures
Dans quel
environnement se
place mon besoin de
dématérialisation ?
Dématérialisation
des appels d’offre
Etablir une feuille de route
31
Identifier les opportunités de projets à
mettre en œuvre
Identifier les interdépendances entre
les différents projets en cours de mise
en place ou en préparation
Définir la priorisation de la mise en
place des projets à l’aide
d’évaluation de chaque opportunité
Projets liés aux transformations métier
Projets liés aux transformations « outils »
Pondérer les choix en fonction :
Actions à mener
Des éléments facilitateurs (urgences, gains…)
Des freins (coûts, risques… etc)
Mettre en œuvre
32
Mettre en place les projets selon la feuille de route établie
Projets
organisationnels
Choix et mise en place
d’outil(s)
Conduite de
changement
• Processus : analyse,
optimisation, analyse des
circuits de validation et besoin
de signatures
• Définition d’indicateurs
• Définition d’une gouvernance
documentaire
• ….
• Ecriture de cahiers des charges
pour un besoin d’outils
• Choix d’un éditeur
• Développement d’outils
• ….
• Définition d’un plan de
conduite du changement
• Mise en place d’un plan de
formation d’un éditeur
• Mise en place de nouvelles
fiches de procédures
• ….
L’avis des partenairesPartie 4
Nos partenaires
34
Esker
35
87M€
+16%
DE CA EN 2018
+30
ans
D’EXPÉRIENCE
+1Md €
PAIEMENTS
TRAITÉS
60MTRANSACTIONS
GÉRÉES PAR MOIS
+580SALARIÉS
85%DU CA RÉALISÉ EN
SAAS
+6 000CLIENTS SAAS
+600 000
UTILISATEURS
SAAS
13
FILIALES
EUROPE /
USA / ASIE
Esker on Demand
36
POUR DIGITALISER VOS PROCESSUS
ORDER-TO-CASH et PURCHASE-TO-PAY
1 Interface Plateforme1
SIM
Supplier
Information
Management Vos
fournisseurs
Vos
clients
Intégration de l’IA et de la RPA dans les processus métier comme
opportunité pour les métiers
• Les technologies d’IA – ProcessAutomation, Machine Learning,
Deep Learning permettent aux services comptables de sécuriser leur
leur process et de gagner du temps. Parmi les applications d’IA déjà
intégrées dans les solutions Esker : découpage automatique de lots de
documents entrants, apprentissage automatique, répartition
automatique des montants de factures en comptabilité générale,
reconnaissances et contrôles de cohérence des données, etc …
• Le RPA permet d’automatiser les connexions aux multiples
plateformes mises à disposition par vos partenaires (clients et
Point de vue
Les départements financiers font face à l’augmentation de nombreuses pressions
Ils sont garants du respect de la règlementation dans les domaines boursier, social, RSE, ou encore de gestion des données, etc.Pression réglementaire
Pression pour
transformer leur
métier
 Ils sont attendus sur des analyses à valeur ajoutée de l’information et des propositions d'actions, et plus seulement sur la
production d’informations
 Ils doivent répondre à des exigences partenaires de plus en plus complexes (multiplication des formats d’échange, des modes de
communication, etc …)
 Ils font face à l’arrivée de nouvelles applications d’intelligence artificielle et de robotisation et doivent les intégrer
1
3
37
Ils doivent gérer des enjeux de productivité importants et faire plus et mieux, avec moins.Pression économique
2
Pour les aider, leurs partenaires technologiques doivent garantir de la valeur ajoutée sur l’ensemble de ces éléments
Respect de la règlementation
Compliance des formats d’échange de
données, signature électronique, archivage,
Piste d’Audit Fiable, etc …
Démonstration des gains de
productivité et des gains financiers
Qualité de la complétude de l’information
pour produire des indicateurs efficients
afin de :
- Contrôler et piloter l’activité
- Détecter des points d’améliorationn
continue
Nos partenaires
La société
39
Notre mission: accompagner nos clients dans leur transformation digitale, les
aider à tenir la promesse faite à leur client
EBITDA :
5,7 M€, soit 8,1% du C.A.
Exercice fiscal 2017-2018
+60
pays déployés
Société cotée en bourse
depuis 1998
70,3M€ de C.A.
Exercice fiscal 2017-2018
+12%
6 000 clients
industriels, distributeurs
et prestataires logistiques
x2
600 collaborateurs
L’offre
40
• Generix EDI Services
• Generix Invoice Services
• Generix Customs Services
• Generix Banks Services
• Generix FAX/PDF/OCR Services
• Generix Archive Services
• Generix Warehouse Management
• Generix Transport Management
• Generix Manufacturing Execution
• Generix Enterprise Assets Management
• Generix Yard Management
• Generix Order Management
• Generix Supplier Portal
• Generix Carrier Portal
• Generix Customer Portal
• Generix 3PL Portal
• Generix Order Tracking
• Generix VMI
• Generix Onboarding Services
2500 clients E-
invoicing services
2,5 millions
transactions/jour
400 000
utilisateurs
Point de vue / EIM 360 SOLLAN
41
1. D’après une étude Best Practices 2018 pour le compte de Generix : 56 % des entreprises sont équipés d’une ou
plusieurs solution de dématérialisation fiscale depuis plus de 4 ans (et 25 % depuis plus de 8 ans) -> une phase de
rationalisation, 29 % envisage le remplacement de la solution actuelle.
2. Malgré une complexité réglementaire grandissante (clearance, e-reporting, facture B2G, facturation
transfrontalière), le marché s’oriente davantage sur la performance métier de la facture que sur la Tax compliance
3. Les bénéfices de la digitalisation des factures sont amplifiés en adoptant une vision transverse (achat, logistique,
comptabilité) et non en silo. C’est par ailleurs une nécessité face aux obligations de la piste d’audit
4. La meilleure manière d’améliorer la qualité de données, de réduire les coûts de rapprochement et de gestion des
litiges est de traiter la facture au sein du processus Purchase to Pay
5. Sur les données de facturation, nous déployons de nouveaux services à valeur ajoutée sur l’aval de la facture
électronique (cash visibility, working capital, dynamic discount)
Nos partenaires
ITESOFT
43
« Editeur de solutions pour la dématérialisation et
l’automatisation des processus métier »
44
STREAMLINE FOR INVOICES
Solution de traitement de factures fournisseurs de
nouvelle génération
 Performance d’extraction des données inégalée (>85%)
Mutualisation des référentiels fournisseurs unique; usage avancé de l’IA
 Aucun paramétrage et apprentissage de la Capture nécessaire
Mutualisation des apprentissages. Pas de charge technique côté client
 Processus hautement configurable issu des meilleures pratiques
Socle BPM; capitalisation de plus de 300 projets
 Fonctionnalités comptables avancées (avoirs, acomptes,…)
 Pilotage total du processus à la main des métier
Toutes les dimensions (technique, organisation, comptable)
 Connecteurs ERP asynchrones ou synchrones
Points d’échanges multiples avec l’ERP
POINTS DE VUE
45
▪ Les factures papier reculent au bénéfice de PDF
échangés par mail
▪ L’EDI ne sera pas généralisé sans une obligation
règlementaire
▪ L’extraction de données à partir d’images est en
enjeu important
▪ Le Cloud apporte plus que de l’hébergement
▪ La piste d’audit est obligatoire et c’est une
opportunité
▪ Les processus sont au cœur de la transformation
digitale
Nos partenaires
47
Modules de la solution
48
Point de vue : vers un nouveau modèle collaboratif
Les exigences :
SMART
COLLABORATIF
AGILE
• Capacité de planification
• Capacité d’analyses
• Perspectives d’action
• Compréhension des objectifs
• Engagement efficace avec les
parties prenantes internes et
externes
• Déploiement rapide des processus
• Flexibilité : modification simplifiée
des processus
• Flexibilité pour traiter davantage de
processus à mesure que la maturité
augmente
• Leader pour donner vie à des idées
uniques
FOURNISSEUR C
PRODUCTION
VENTES
AP
TRÉSORERIE
FINANCE
LÉGAL
RISQUE
FOURNISSEUR
D’INFORMATION
FOURNISSEUR B
FOURNISSEUR A
PROCUREMENT
IT
49
Nos partenaires
Supply Chain Payments and Marketplaces
for the Fortune 5000.
Société
51
Présence mondiale:
USA: San Francisco, (HQ), New York, Boston
Europe: UK, Denmark, Sweden, Norway, Romania,
Germany, France, Spain, Italy
Asia-Pacific: China, Japan, Australia, Malaysia
Origine :
Copenhagen
, 2010
Employés :
850+
Capitalisation:
~$400M+
Transactions /An:
+$500B
Clients :
500+
Sociétés sur la
plateforme
1.5M
SKUs
30M
Offre
52
5
2
Tradeshift® Buy
Approvisionnement
Places de marché privées
Tradeshift® Apps
Aller plus loin dans la digitalisation
Tradeshift® Pay
Facturation électronique fiscalement
conforme - workflows - paiements
anticipés - gestion des données
fournisseurs
Tradeshift® Go
Cartes de paiement virtuelles
Point de vue : Réseau (Social Network for B2B) et plateforme
53
Pourquoi un réseau ?
Il est aujourd’hui établi que le futur du B2B sera connecté et en
temps réel.
Cela ne peut tout simplement pas se faire en utilisant un portail.
Ce ne peut être réalisé qu’en utilisant une architecture
technique type « réseau social » …
… tel qu’utilisé mondialement par tout un chacun …
S’ adapter à ce dont le métier a besoin :
• 1 Interface utilisateur homogène
• 1 seul point d’intégration
• 1 architecture ouverte
• 1 communauté de partenaires d’ Apps
“Evoluez quand vous voulez”
Pourquoi une plateforme ?
Tradeshift
APPS
Store
contact@sollan.com
+33 (0)1 81 93 91 90

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Déjeuner-débat EIM360 | De la dématérialisation de la facture à la transformation numérique du cycle Purchase to Pay

  • 1. EIM360 - De la dématérialisation de la facture à la transformation numérique du cycle Purchase-to-Pay Mardi 12 février 2019
  • 3. A propos de Sollan Expert en Transition Numérique Société franco-anglaise fondée en 2001 Collaborateurs Chiffre d’affaires Sollan Group 92 9 M Sollan France 40 4,2 M Nos domaines d’expertise :  CMS, Intranet  Outils Collaboratifs  DAM (Digital Asset Management)  Dématérialisation, archivage  GED (Gestion Électronique de Documents)  Knowledge Management, Gestion des connaissances  Production Documentaire  Réseaux Sociaux d'Entreprise  BPM | Case Management Sollan est une entreprise tournée vers l’amélioration des processus métiers et organisationnels de nos clients. Dans ce cadre, nous vous accompagnons dans :  La définition de votre stratégie  L’optimisation de votre organisation et de vos modes opératoires  L’intégration de vos solutions digitales  La maintenance de ces solutions Nous avons 2 pôles d’activité : Conseil en gestion de contenus numériques et en transformation digitale Intégration ECM/CMS et réalisation de développements spécifiques 3
  • 4. Collectivités Locales & Etablissements Publics Education 4
  • 5. Industrie Transport & Logistique Banques & Assurances Distribution Services EditionEnergie & Environnement 5
  • 7. L’esprit EIM 360 ▪ Des événements trimestriels ▪ Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou polémique ▪ Un événement intimiste pour faciliter les échanges : une vingtaine de prospects qualifiés ▪ Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour appréhender les problématiques de chacun ▪ L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du marché ▪ La contribution des entreprises et organisations autour d’une problématique commune ▪ Des lieux sélectionnés de qualité et accessibles 7
  • 8. Déroulé de l’événement 11h Accueil des invités 11h30-12h30 Eclairage sur la thématique présenté par l’un de nos experts du pôle Sollan Consulting 12h30 Déjeuner- débat 13h30 Fin du déjeuner 15h Départ des derniers invités 8
  • 9. De la dématérialisation de la facture à la transformation numérique du cycle Purchase-to-Pay La question du Jour :
  • 10. Agenda • Introduction • De quoi parlons-nous ? • Des avancées certaines, mais… • Les évolutions en cours • Que pouvons-nous faire dès aujourd’hui ? • Le point de vue des partenaires 10
  • 11. A propos de la question du jour… La mise en application d’un contexte réglementaire incitatif (Chorus Pro, loi Macron…) a eu un impact significatif sur le développement des échanges de factures au format électronique. Le processus de généralisation de la facture électronique est bien enclenché, accompagné par des normes européennes ( Factur-X, …) favorisant l’interopérabilité des entreprises. Quid de la dématérialisation du cycle complet Purchase ou Procurement to Pay ? Les solutions de dématérialisation ont enrichi leurs offres en la matière et vont bien au-delà du simple traitement électronique de la facture et peuvent couvrir le cycle complet en dématérialisation : • De l’émission de bons de commandes clients/fournisseurs jusqu'à leur règlement • De la gestion des approvisionnements, des contrats • De la mise en place de catalogues électroniques • De la gestion du sourcing, d’indicateurs etc. Quels sont les enjeux organisationnels et techniques de ce nouveau paysage, pour les clients comme pour les fournisseurs ? Comment faire face à la multiplication des plateformes ? et comment choisir ? 11
  • 12. De quoi parlons-nous ?Partie 1
  • 13. La dématérialisation – Transformation numérique La transformation numérique ou digitale représente l’intégration de toutes les technologies digitales disponibles au sein des processus sur leurs activités. Dématérialisation Transformation numérique Transformation d’un document papier en un document numérique : Dématérialisation duplicative Initialisation d’un document numérique à partir d’un outil informatique : Dématérialisation native La dématérialisation d’un document ou d’un processus physique est son remplacement, partiel ou total par sa traduction numérique
  • 14. Enjeux de la transformation ENJEUX EXTERNES ENJEUX INTERNES Acquisition ou développement d’outils Métier Equipement technique Financiers Changements d’organisation, Transformation des métiers, des circuits d’information, gain de temps de traitement Coût d’acquisition, ROI Evolutions juridiques Evolution des contrats avec les partenaires Transformation des relations avec les fournisseurs Course à la compétitivité Respect de l’environnement Ecosystème Juridique 14
  • 15. Des objectifs attendus … 15 Pour le secteur privé Pour le secteur public • Réduire les délais de procédure • Faciliter l’accès au PME dans les marchés publics • Garantir la transparence des marchés • Augmenter la qualité des rapprochements commandes/ factures • Réduire les délais de traitement, donc de paiement • Augmenter la traçabilité et sécurité des données transmises
  • 16. Quelques définitions P2P Purchase to pay Procure to pay Le Procure To Pay (l’approvisionnement jusqu’au paiement) comprend un certain nombre d’étapes décrivant le processus d’approvisionnement jusqu’au paiement Le Purchase To Pay (commande jusqu’au paiement) décrit les étapes du processus de la commande jusqu’au paiement On regroupe les deux notions complémentaires l’une de l’autre en une seule abréviation : le P2P… 16
  • 17. Le process au sein du circuit des achats 17 •Besoin global •Budget •Sourcing •Retour expérience achat •Formalisation du besoin •Consultation fournisseurs •Analyse des propositions •Choix •Négociation •Signature contrat initial ou renouvellement •Besoin d’approvisionnement •Commande/ engagement Suivi indicateurs de performance Stratégie d’achat Définition du besoin global Contractualisation Exécution Commande •Réalisation/ Livraison Exécution Paiement •Facturation/ rapprochement facture commande Exécution Contrôle factures Consultation Exécution Réalisation livraison •Paiement Analyse des indicateurs P2P Procure / Purchase to pay
  • 18. Des avancées certaines mais…Partie 2
  • 19. La dématérialisation de la facture 19 Factures + de 36 millions de factures échangées depuis 2016 dont plus de 25 millions sur la seule année 2018 Beaucoup d’entreprises anticipent leur passage (avant leur obligation règlementaire + de 65% des entreprises ont mis en place un traitement de facture sous l’un des formats dématérialisés (scan, EDI, PDF signé… ou pas), 54 % depuis au moins 4 ans A peine 30% de l’objectif Chorus( 95 millions de factures par an) est atteint La rematérialisation des factures est encore fréquente dans le service public Un format pivot non adapté à tous les destinataires, insuffisamment riche pour certains EPIC Des freins au passage du 100 % Demat : - La sécurité des données - Forte résistance au changement dans les organisations - Craintes sur les coûts engendrés, incertitude sur les ROI
  • 20. La dématérialisation de la commande … 20 Achats, commande Transformation numérique de la commande publique Plan d’action quinquennal 2017-2022 Parmi les objectifs : standardiser les catalogues Fournisseurs électronique d’ici 2020 Full Demat de la consultation des appels d’offre de commande publique > 25 000€ depuis le 01/10/2018 Traitement des marchés publics à 2 vitesses (Papier et Démat) De nombreux points de rupture : les actes d’engagement sont rematérialisés pour être signés manuellement, faute d’une obligation réglementaire et d’outils Il reste du chemin à réaliser pour dématérialiser certaines fonctions du P2P : la mise en place et l’exploitation d’indicateurs de performance (analyse des dépenses, performance fournisseurs… ) peinent à atteindre les 50% d’utilisation en entreprise 62 % des entreprises utiliseraient une solution d’e-procurement (enquête Ardent Partners 2017)
  • 21. Un accélérateur : un contexte juridique favorable à la transformation numérique 21 Commande Publique Ordonnance du 23 juillet 2015 relatif aux marchés publics Ordonnance du 26 juin 2014 relatif à la dématérialisation des factures Facture électronique Contrats, Archivage Au 01/10/2018  Dématérialisation obligatoire des procédures de consultation de plus de 25000€  Mise à disposition des documents de la consultation sur un profil acheteur  Publication des données essentielles du marché dans le cadre d’une démarche d’open data En avril 2019  Publication du code de la commande publique Au 01/01/2020  Fin du déploiement Chorus Pro : obligation de transmettre toutes les factures à destination des collectivités sous format électronique Ordonnance n° 2016-131 du 10/02/2016 relative à la valeur juridique et force probante de l’écrit numérique Complété par le décret N° 20126- 1376 sur la fiabilité et force probante des copies numériques Réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve  Validité d’un contrat établi sous forme électronique (Art 1174-1175)  Présomption de fiabilité et force probante des copies numériques (Art 1379)
  • 22. Un développement de la transformation numérique sur tout le circuit 22 Stratégie d’achat Définition du besoin global Contractualisation Exécution Besoin Approvisionnement Exécution Paiement Exécution Traitement factures Consultation Exécution Réalisation livraison 2017-2020 Fin années 90 à aujourd’hui Dématérialisation des factures, des pièces justificatives… E-procurement Dématérialisation des contrats Développement paiement électronique Dématérialisation des appels d’offre Dématérialisation de la stratégie (exploitation d’indicateurs) 2018 2016 Fin années 90 à aujourd’hui Fin années 90 à aujourd’huiAnnées 2010
  • 23. Plateformes externes (propre ou mutualisée) Un socle d’outils facilitant la dématérialisation du P2P 23 Passation de commande Scannérisation interne Référentiels fournisseurs Gestion des appels d’offre Suivi d’indicateurs Suivi du besoin d’approvisionnement Rapprochement factures / commandes Systèmes ou plateformes des fournisseurs Systèmes ou plateformes des fournisseurs Systèmes ou plateformes des fournisseurs Sourcing GED Budget SAEe-parapheurs Traitement des factures Achats Appels d’offre Scan Factures EDI SI métiers (achats, comptabilité finances)
  • 24. Les évolutions en coursPartie 3
  • 25. Les évolutions générales liées à la transformation numérique, quelques exemples… 25 Organisation Equipement technologique Relation client / fournisseur  Rupture des silos interservices, on doit être en mesure de mutualiser les achats  Revues des process notamment les circuits de validation, de communication des informations  Transformation de la fonction « achats »  Mise en place d’outils de traitement de plus en plus transversaux  Anticipation des coûts d’acquisition d’outils  Renforcer les mesures de sécurités informatiques  Modification de la relation fournisseur / acheteur en relation de partenariat  Des échanges plus directs  Collaboration dans l’innovation Communication interne Conduite de changement  Formation, accompagnement des acteurs dans l’acquisition de nouveaux outils, de nouvelles pratiques  Fluidification de la communication interne
  • 26. Une évolution des documents : Facture X, la facture de demain ? 26 Facture X Une image de la facture au format PDF permet le contrôle visuel par un humain Un fichier (ou plusieurs fichiers) au format XML(norme européenne) permet(tent) l’intégration des données de la facture Un logo permet d’identifier à l’œil nu le degré de complétude du fichier xml COMFORT = Norme UE BASIC BASIC_WL MNIMUM (requis pour Chorus) 2 Profils avec détail ligne 2 Profils avec entête pied La normalisation du format a été publiée en octobre 2017 Chorus Pro a intégré la réception des factures sous ce format à partir de la mise en jour disponible en avril 2018
  • 27. • Afin de sécuriser la chaîne complète du P2P par la blockchain • Afin de confier à des robots des tâches répétitives et chronophages • Afin d’affiner les analyses des indicateurs • Afin d’accélérer l’apprentissage des OCR… • Afin d’exploiter les données externes et internes liées aux fournisseurs et anticiper les risques Quelques tendances pour demain… mais déjà d’actualité 27 Intelligence artificielle BlockchainRobotisation Big Data 69% des entreprises seraient en veille sur le sujet 50% des entreprises seraient en veille sur le sujet 33% des entreprises seraient en veille sur le sujet
  • 28. Que peut-on faire dès aujourd’hui ?Partie 4
  • 29. Faire un inventaire de ses besoins 29 .... Par où commencer ? Quel dispositif technique doit être mis en place ? • De suivi des marchés, d’indicateurs • De signature électronique qualifiée • De GED , de SAE • De workflows de validation • De sourcing … Doit-on faire l’acquisition d’une nouvelle solution ou compléter la version actuelle Comment répondre aux échéances règlementaires ? Comment inclure le projet de dématérialisation de la partie achats dans un projet de dématérialisation globale de la chaîne de traitement ? Comment mettre en place des circuits de validation ? Comment aider mon organisation à suivre le changement ? Comment gérer mes documents électroniques ?
  • 30. Analyser le contexte 30 Mise en place d’un référentiel fournisseurs Mise en place d’une GED Mise en place d’indicateurs de performance Dématérialisation des factures Dans quel environnement se place mon besoin de dématérialisation ? Dématérialisation des appels d’offre
  • 31. Etablir une feuille de route 31 Identifier les opportunités de projets à mettre en œuvre Identifier les interdépendances entre les différents projets en cours de mise en place ou en préparation Définir la priorisation de la mise en place des projets à l’aide d’évaluation de chaque opportunité Projets liés aux transformations métier Projets liés aux transformations « outils » Pondérer les choix en fonction : Actions à mener Des éléments facilitateurs (urgences, gains…) Des freins (coûts, risques… etc)
  • 32. Mettre en œuvre 32 Mettre en place les projets selon la feuille de route établie Projets organisationnels Choix et mise en place d’outil(s) Conduite de changement • Processus : analyse, optimisation, analyse des circuits de validation et besoin de signatures • Définition d’indicateurs • Définition d’une gouvernance documentaire • …. • Ecriture de cahiers des charges pour un besoin d’outils • Choix d’un éditeur • Développement d’outils • …. • Définition d’un plan de conduite du changement • Mise en place d’un plan de formation d’un éditeur • Mise en place de nouvelles fiches de procédures • ….
  • 35. Esker 35 87M€ +16% DE CA EN 2018 +30 ans D’EXPÉRIENCE +1Md € PAIEMENTS TRAITÉS 60MTRANSACTIONS GÉRÉES PAR MOIS +580SALARIÉS 85%DU CA RÉALISÉ EN SAAS +6 000CLIENTS SAAS +600 000 UTILISATEURS SAAS 13 FILIALES EUROPE / USA / ASIE
  • 36. Esker on Demand 36 POUR DIGITALISER VOS PROCESSUS ORDER-TO-CASH et PURCHASE-TO-PAY 1 Interface Plateforme1 SIM Supplier Information Management Vos fournisseurs Vos clients
  • 37. Intégration de l’IA et de la RPA dans les processus métier comme opportunité pour les métiers • Les technologies d’IA – ProcessAutomation, Machine Learning, Deep Learning permettent aux services comptables de sécuriser leur leur process et de gagner du temps. Parmi les applications d’IA déjà intégrées dans les solutions Esker : découpage automatique de lots de documents entrants, apprentissage automatique, répartition automatique des montants de factures en comptabilité générale, reconnaissances et contrôles de cohérence des données, etc … • Le RPA permet d’automatiser les connexions aux multiples plateformes mises à disposition par vos partenaires (clients et Point de vue Les départements financiers font face à l’augmentation de nombreuses pressions Ils sont garants du respect de la règlementation dans les domaines boursier, social, RSE, ou encore de gestion des données, etc.Pression réglementaire Pression pour transformer leur métier  Ils sont attendus sur des analyses à valeur ajoutée de l’information et des propositions d'actions, et plus seulement sur la production d’informations  Ils doivent répondre à des exigences partenaires de plus en plus complexes (multiplication des formats d’échange, des modes de communication, etc …)  Ils font face à l’arrivée de nouvelles applications d’intelligence artificielle et de robotisation et doivent les intégrer 1 3 37 Ils doivent gérer des enjeux de productivité importants et faire plus et mieux, avec moins.Pression économique 2 Pour les aider, leurs partenaires technologiques doivent garantir de la valeur ajoutée sur l’ensemble de ces éléments Respect de la règlementation Compliance des formats d’échange de données, signature électronique, archivage, Piste d’Audit Fiable, etc … Démonstration des gains de productivité et des gains financiers Qualité de la complétude de l’information pour produire des indicateurs efficients afin de : - Contrôler et piloter l’activité - Détecter des points d’améliorationn continue
  • 39. La société 39 Notre mission: accompagner nos clients dans leur transformation digitale, les aider à tenir la promesse faite à leur client EBITDA : 5,7 M€, soit 8,1% du C.A. Exercice fiscal 2017-2018 +60 pays déployés Société cotée en bourse depuis 1998 70,3M€ de C.A. Exercice fiscal 2017-2018 +12% 6 000 clients industriels, distributeurs et prestataires logistiques x2 600 collaborateurs
  • 40. L’offre 40 • Generix EDI Services • Generix Invoice Services • Generix Customs Services • Generix Banks Services • Generix FAX/PDF/OCR Services • Generix Archive Services • Generix Warehouse Management • Generix Transport Management • Generix Manufacturing Execution • Generix Enterprise Assets Management • Generix Yard Management • Generix Order Management • Generix Supplier Portal • Generix Carrier Portal • Generix Customer Portal • Generix 3PL Portal • Generix Order Tracking • Generix VMI • Generix Onboarding Services 2500 clients E- invoicing services 2,5 millions transactions/jour 400 000 utilisateurs
  • 41. Point de vue / EIM 360 SOLLAN 41 1. D’après une étude Best Practices 2018 pour le compte de Generix : 56 % des entreprises sont équipés d’une ou plusieurs solution de dématérialisation fiscale depuis plus de 4 ans (et 25 % depuis plus de 8 ans) -> une phase de rationalisation, 29 % envisage le remplacement de la solution actuelle. 2. Malgré une complexité réglementaire grandissante (clearance, e-reporting, facture B2G, facturation transfrontalière), le marché s’oriente davantage sur la performance métier de la facture que sur la Tax compliance 3. Les bénéfices de la digitalisation des factures sont amplifiés en adoptant une vision transverse (achat, logistique, comptabilité) et non en silo. C’est par ailleurs une nécessité face aux obligations de la piste d’audit 4. La meilleure manière d’améliorer la qualité de données, de réduire les coûts de rapprochement et de gestion des litiges est de traiter la facture au sein du processus Purchase to Pay 5. Sur les données de facturation, nous déployons de nouveaux services à valeur ajoutée sur l’aval de la facture électronique (cash visibility, working capital, dynamic discount)
  • 43. ITESOFT 43 « Editeur de solutions pour la dématérialisation et l’automatisation des processus métier »
  • 44. 44 STREAMLINE FOR INVOICES Solution de traitement de factures fournisseurs de nouvelle génération  Performance d’extraction des données inégalée (>85%) Mutualisation des référentiels fournisseurs unique; usage avancé de l’IA  Aucun paramétrage et apprentissage de la Capture nécessaire Mutualisation des apprentissages. Pas de charge technique côté client  Processus hautement configurable issu des meilleures pratiques Socle BPM; capitalisation de plus de 300 projets  Fonctionnalités comptables avancées (avoirs, acomptes,…)  Pilotage total du processus à la main des métier Toutes les dimensions (technique, organisation, comptable)  Connecteurs ERP asynchrones ou synchrones Points d’échanges multiples avec l’ERP
  • 45. POINTS DE VUE 45 ▪ Les factures papier reculent au bénéfice de PDF échangés par mail ▪ L’EDI ne sera pas généralisé sans une obligation règlementaire ▪ L’extraction de données à partir d’images est en enjeu important ▪ Le Cloud apporte plus que de l’hébergement ▪ La piste d’audit est obligatoire et c’est une opportunité ▪ Les processus sont au cœur de la transformation digitale
  • 47. 47
  • 48. Modules de la solution 48
  • 49. Point de vue : vers un nouveau modèle collaboratif Les exigences : SMART COLLABORATIF AGILE • Capacité de planification • Capacité d’analyses • Perspectives d’action • Compréhension des objectifs • Engagement efficace avec les parties prenantes internes et externes • Déploiement rapide des processus • Flexibilité : modification simplifiée des processus • Flexibilité pour traiter davantage de processus à mesure que la maturité augmente • Leader pour donner vie à des idées uniques FOURNISSEUR C PRODUCTION VENTES AP TRÉSORERIE FINANCE LÉGAL RISQUE FOURNISSEUR D’INFORMATION FOURNISSEUR B FOURNISSEUR A PROCUREMENT IT 49
  • 50. Nos partenaires Supply Chain Payments and Marketplaces for the Fortune 5000.
  • 51. Société 51 Présence mondiale: USA: San Francisco, (HQ), New York, Boston Europe: UK, Denmark, Sweden, Norway, Romania, Germany, France, Spain, Italy Asia-Pacific: China, Japan, Australia, Malaysia Origine : Copenhagen , 2010 Employés : 850+ Capitalisation: ~$400M+ Transactions /An: +$500B Clients : 500+ Sociétés sur la plateforme 1.5M SKUs 30M
  • 52. Offre 52 5 2 Tradeshift® Buy Approvisionnement Places de marché privées Tradeshift® Apps Aller plus loin dans la digitalisation Tradeshift® Pay Facturation électronique fiscalement conforme - workflows - paiements anticipés - gestion des données fournisseurs Tradeshift® Go Cartes de paiement virtuelles
  • 53. Point de vue : Réseau (Social Network for B2B) et plateforme 53 Pourquoi un réseau ? Il est aujourd’hui établi que le futur du B2B sera connecté et en temps réel. Cela ne peut tout simplement pas se faire en utilisant un portail. Ce ne peut être réalisé qu’en utilisant une architecture technique type « réseau social » … … tel qu’utilisé mondialement par tout un chacun … S’ adapter à ce dont le métier a besoin : • 1 Interface utilisateur homogène • 1 seul point d’intégration • 1 architecture ouverte • 1 communauté de partenaires d’ Apps “Evoluez quand vous voulez” Pourquoi une plateforme ? Tradeshift APPS Store

Notes de l'éditeur

  1. Quelque soit le secteur d’activité les directions achats ont un rôle plus en plus important et stratégique dans l’entreprise Optimisation et digitalisation des processus au cœur de la contribution à la marge de l’entreprise Centralisation des données et gain de temps dans les processus de validation personnalisable à toutes les étapes => équilibre des rapports clients fournisseurs (création édition des BDC, suivi de réception, du budget et paiement des factures plus rapides et optimisés). Grâce à un code unifié et un investissement constant dans la R&D, la solution permet de traiter aussi bien les achats indirects que les achats directs, depuis la qualification de fournisseurs jusqu’au paiement des factures. Couverture fonctionnelle de tous les processus S2P dans une solution unique et modulable. They have embraced a more dynamic and flexible approach that can be best depicted as a complex web of stakeholders, with Procurement as the central orchestrator. Depending on the particular objective they engage and collaborate in very different ways with diverse and unique stakeholders, both internal and external. Suppliers can be closer partners and more engaged than internal stakeholders, depending on the objective. The set of stakeholders Procurement must engage with continues to expand along with the areas where it is expected to add value, complicating this web further. In this new model, distinct requirements exist and the key to success is enabling a function that is: Smart: Having capacity to plan and information to optimize decisions Collaborative: Effectively engaging all relevant stakeholders and collaborating at the right level Agile: Perhaps most importantly, being able to adjust as needs changes due to changing circumstances or strategies as the market changes and the function evolves. Because no one knows just what tomorrow’s requirements will be. And building a competitive advantage means going beyond best-in-class and empowering the best talent to bring their best ideas to life, rather than being constrained by a rigid process