Conférence sur le thème de gérer son temps efficacement - Par Laurent Marcoux www.coachingdevente.com Cette présentation s'adresse aux individus, aux travailleurs autonomes, aux PME et à toute organisation souhaitant optimiser la gestion du temps.

1. Gestion du temps
stratégique
Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.

3. Quelques principes de base
• Il y a 24 heures dans une journée
• La procrastination est un phénomène
probablement lié à des fonctions biologiques
d’abord et avant tout
– Manque de sommeil
– Digestion
• Vous ne serez jamais aussi performant qu’un
robot

4. Comment arrêter de procrastiner?
• Procrastiner = remettre le travail à plus tard
• La technique Pomodoro:
– Tranches de 25 minutes de travail = 5 minutes de repos
– Ratio 5/25
– On alterne travail et repos au lieu de faire de longs blitz de travail
– On se chronomètre au besoin
• Mes réflexions personnelles
– Si vous accumulez le travail, vous devez aussi accumuler le repos…
– 1 heure de travail continu = 15 minutes de repos
– 8 heures de travail continu = 2 heures de repos
– N’oubliez pas de boire beaucoup d’eau, prendre de l’air frais et vous
nourrir convenablement!

5. Journal intime
• Créez-vous un journal de vos activités
• Notez les moments de stress exagérés
• Cherchez des patterns (modèles) de moments
où se répètent toujours des
disfonctionnements
• Faîtes du ménage dans vos activités et
réorganisez votre emploi du temps

6. Journal intime
• Pendant une semaine, notez toutes vos tâches
dans un fichier
– Catégorisez les tâches par types de tâches
• Pouvez-vous regrouper des tâches ensemble?
• Pouvez-vous faire plusieurs tâches en même temps?
• Un outil pourrait-il vous aider à réduire votre nombre
de tâches?
– Comptabilisez aussi vos moments de détente et
de loisirs
• Combien est-ce que je dois dépenser en détente et
loisirs pour être performant dans mes tâches?

7. Anecdotes
• Un chirurgien a réalisé que pour être très
performante au travail, il devait répéter
mentalement à chaque matin durant son jogging les
étapes de ses chirurgies pour s’assurer d’éviter de
faire des erreurs.
• Un entraîneur sportif a réalisé que les meilleurs
hockeyeurs étaient mariés. Il y aurait une certaine
corrélation entre la stabilité qu’offre le mariage au
plan de la sexualité et les performances des joueurs
de hockey!

8. Jugez vos tâches
• Est-ce une tâche…?
– Urgente et importante
– Urgente, mais pas importante
– Pas urgente, mais importante
– Pas urgente et pas importante
– Complètement inutile
– Nuisible
– Qui me rend négligent sur d’autres tâches
– Que vous pourriez déléguer à quelqu’un de plus
compétent que vous?

9. Dormez plus et mieux!
• Les performances sont meilleures quand on
dort mieux!
• Mal gérer sont temps a comme pour
symptôme fréquent un disfonctionnement du
rapport au sommeil
• Faîtes des siestes

10. Les gros cailloux en premier
• Quelles sont les éléments de votre routine qui
ne doivent absolument pas être déplacés?
– Alimentation
– Sport
– Santé (prise de médicaments, etc.)
– Famille
– Travail
– Amis
– Etc.

11. Mais il reste de la place…
• Quelles sont les tâches « secondaires » que
vous préférez ne pas éliminer?
– Loisirs moins fréquents
– Etc.
• Finalement, qu’est-ce que vous
pourriez/devriez éliminer de votre emploi du
temps actuel?
– Quelles sont vos tâches parasitaires (celles qui
vous bouffent du temps pour rien)?

12. Investir prend du temps
• Gardez toujours une marge d’erreur de 10%
– 10% de votre temps devrait être accordé à:
• L’ennui (qui favorise une certaine créativité)
• Les rendez-vous imprévus
• La gestion de crise potentielle
• Passez au moins une heure par semaine à
penser à vos ressources
– Une heure par semaine à réfléchir à comment
devenir plus riche, moins perdre de temps et
optimiser l’utilisation de vos ressources…

13. Avez-vous les bons outils?

14. Pouvez-vous combiner des tâches?

15. Pouvez-vous rendre
fun des tâches plates?

16. Pouvez-vous réorganiser/accélérer des tâches?

17. Quelques idées
• Lire dans l’autobus
• Travailler avec des amis dans un café
• Prendre sa douche au travail plutôt qu’à la
maison
• Manger en regardant un documentaire
• Au lieu de mobiliser quatre jours avec un
rendez-vous par jour, invitez les quatre
personnes des rendez-vous durant la même
journée dans vos locaux et mobilisez une
seule journée complète sans vous déplacer

18. Selon Marilyn Waring
• Le meilleur moyen d’optimiser son temps est
de placer des technologies dans les moments
de surcharge
– Lave-vaisselle dans un restaurant
– Tracteur
– Moulin à eau
SOURCE:
https://www.onf.ca/film/whos_counting

19. Selon Frederick Winslow Taylor
• Time and motion study
• Pour réduire les tâches inutiles et donc
réduire la surcharge de travail, il faut mesurer
le temps et les opérations nécessaires à
chaque tâche afin de trouver la structure de
tâches idéale.
• Cette stratégie a permis de réduire
considérablement les tâches inutiles dans de
nombreuses industries.

20. Quel est le meilleur ordre d’opération?
• Si on a trois opérations (A, B et C)…
• Est-ce plus logique de faire les tâches dans
l’ordre…?
– ABC
– ACB
– BCA
– BAC
– CAB
– CBA

21. Ergonomie du poste de travail
• Si vous êtes inconfortable, vous risquez de
vous fatiguer plus rapidement.
• Exemples:
– Être debout toute la journée
– Devoir forcer des yeux dans la noirceur
– Être assis toute la journée
– Entendre trop de bruits forts
• À la longue, ça peut même rendre malade!

22. Gérer les risques
• Pouvez-vous prévoir les moments de
surcharge?
– Dans l’heure
– Dans la journée
– Dans la semaine
– Dans le mois
– Dans l’année

23. Théorie du goulot d’étranglement
• Quand il y a surcharge de travail ou qu’une
tâche entraîne une surcharge de demande en
ressources, il y a goulot d’étranglement.
– Ce que ça entraîne…
• Frustrations des employés et des clients
• Augmentation des risques et donc dangers de blessure
• Problèmes de communications
• Etc.

24. Êtes-vous stressé?
• Le stress est une réponse biologique
• Tension psychologique en lien avec de
multiples causes probables
– Relations (décès d’un proche, divorce, etc.)
– Disfonctionnement quelconque
– Catastrophe, etc.
• Comorbidité (accumulation de plusieurs
problèmes psychologiques en même temps)
– Plutôt fréquent

25. Évaluer son niveau de stress
• Aperçu de l’Échelle Holmes-Rahe:
– Les 5 sources de stress les plus hautes:
SOURCE:
https://vie-etudiante.uqam.ca/medias/fichiers/conseils-
soutien/echelle_evaluation_stress_an.pdf

26. Mes
tâches
Mes
compétences

27. Avez-vous perdu la tête?
• Beaucoup de problèmes de gestion du temps
liés à un déséquilibre entre la charge de la
tâche et les compétences de celui qui l’a fait.
• Vous devez équilibrer la charge de la tâche (ce
qu’elle demande en terme de ressources)
avec la compétence de la personne qui
accomplit la tâche.

28. Attention à vos relations!
• « Cette personne me bouffe un temps fou! »
• Importance des relations dans l’Histoire de
l’humanité pour favoriser la survie de l’espèce
• Meilleurs performances des cyclistes qui font
la course à deux que seul (Triplett)

29. Gérer les flux
• Flux = ce qui bouge dans le système
• Quelles sont les entrées et les sorties de votre
système?
– Exemples d’entrées:
• Recevoir un colis
• Devoir ranger son épicerie dans son réfrigérateur
• Devoir ranger sa petite monnaie
– Exemples de sorties:
• Devoir payer une facture
• Devoir jeter les déchets
• Perte de l’essence lors du transport

30. Avoir une politique pour chaque flux
• Vous devez organiser la manière dont vous
allez procéder normalement pour gérer
chacun de vos flux.
• Exemple: « Je vais toujours ranger ma petite
monnaie dans ma tirelire. »
– Si vous devez faire de la formation d’employé,
vous économisez beaucoup de temps en
communicant vos politiques préétablies au lieu de
devoir réinventer la politique pour chaque
employé.

31. Avoir une politique pour chaque flux

32. Avoir une politique pour chaque flux
Niveau 1: alerte des urgences
Niveau 2: stabilise le flux
Niveau 3: archivage
BLOC URGENCE
TOUT LE FLUX

33. Avoir une politique pour chaque flux
Niveau 1: Téléphoniste 911
Niveau 2: Police, pompiers,
ambulanciers, etc.
Niveau 3: Archivage des
appels pour des fins
légales
Premiers soins directs
au téléphone
TOUS LES APPELS AU 911
911

34. Avoir une politique pour chaque flux
Niveau 1: Premier contact
Niveau 2: Transfert de la
communication au bon
département
Niveau 3: Transfert de la
communication à la
bonne personne et suivi
Référé rapidement à
l’équipe de vente
COMMUNICATIONS CLIENTS
PME

35. Soyez mathématique
• Faîtes des statistiques de vos flux
• Courbes de croissance/décroissance de la
surcharge de travail en raison de la
croissance/décroissance des flux

36. Exemple 1: les emails
• L’entrée d’un email est un flux
• C’est normal de recevoir plus de courriels à
certains moments de l’année, du mois, de la
semaine ou du jour
• Qui envoie un courriel urgent à 3h AM?

37. Exemple 1: les emails
• Structurer ses emails par silos pour organiser
les flux
– Email A: flux entreprise
• Ne contient que les emails d’entreprise
– Email B: flux famille
• Ne contient que les emails de la famille
– Email C: flux « désorganisé/autre »
• Ne contient que les lettres d’envoi (newsletter) et les
abonnements divers à des plateformes

38. Exemple 1: les emails
• Quelques trucs:
– Assurez-vous d’avoir des outils rapides à la base
– Mon choix personnel:
• Gmail
• Google Chrome
• Extension: Vérificateur de messages Google
– Au lieu de supprimer chaque courriel un à la fois,
supprimez les tous ensemble une fois par mois.
• Économie de temps estimé : 10 secondes par email.
• Si vous avez 60 emails à chaque jour, ça vous
économise 10 minutes par jour.

39. Exemple 2: les études
• Rush d’examens prévisibles
– À quelle date?
• Il est prouvé scientifiquement qu’on apprend
par répétition
– Comment augmenter mon nombre de
répétitions?
– Faire une répétition de 30 minutes par jour au lieu
de faire une répétition de 8 heures la veille de
l’examen!

40. Exemple 3: en entreprise
• Revenons à la base:
– Avez-vous les bons outils technologiques pour
vous enlever de la surcharge de travail?
– Avez-vous donné les tâches aux gens les plus
compétents pour les faire?
– Êtes-vous dans un rush que vous n’avez pas prévu
d’avance?
• Si oui, embauchez du personnel avant de faire un burn-
out!

41. Exemple 3: en entreprise
• Êtes-vous en train d’aliéner vos employés?
• Avez-vous le contrôle sur la gestion ou est-ce
géré à partir des États-Unis sans votre mot à
dire?
– Si vous n’avez pas de contrôle, alors demandez-
en!
– Beaucoup de stress lié au sentiment
d’incompétence et d’impuissance
– Êtes-vous écouté?
• Si non, il est temps d’alerter vos supérieurs du danger.

43. Quelques choses à noter
• Le multitâche n’est pas idéal pour tous les
types de travail
• Les interruptions fréquentes sont une source
majeure de perte de temps en entreprise
– Solution: déléguer les communications à une
personne qui ne fait que ça de sa journée
– Fermez votre cellulaire!
– Demandez qu’on ne vous dérange pas pendant X
temps et forcez plutôt des réunions qu’équipe
rapides et fréquentes (SCRUM)

44. Testez!
• Avant de décider qu’une politique de gestion
des tâches s’appliquera par tout de la même
manière, testez-le en petit système fermé
(projet pilote)
– Analysez les résultats scientifiquement
– Produisez des conclusions généralisables
– Évitez de frustrer vos employés avec des va-et-
vient et des décisions de politiques adoptés et
puis réformées après sans explication

45. Prenez-vous du repos?

46. Flânez!
• Flâner et déambuler permet l’éclosion d’idées
de génie qui permettront l’automatisation de
tâches et la réduction des pertes de temps.
• Einstein prendrait 95% de son temps pour
penser au problème et 5% pour penser à la
solution au problème.

47. Renforcez vos forces, réduisez vos faiblesses
• Trouvez des outils pour automatiser les tâches
qui vous rendent riche
• Développez des moyens efficaces de gérer ce
qui est désagréable à faire
– Exemple: J’ai le droit d’écouter de la musique en
faisant le ménage
• Arrêtez de demander à des gens non créatif
d’être créatif!

48. « L’effort est le signe de l’erreur »
– André Moreau

49. Êtes-vous en train de perdre votre vie
à faire des efforts que vous pourriez
ne pas faire en adoptant de meilleures
solutions?

50. Pourriez-vous engager des paresseux
ou des incompétents et le travail se
ferait quand même très bien?

51. Encore stressé par la gestion du temps?
Consultez Laurent Marcoux au:
CoachingDeVente.com
Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.