Gestion du temps stratégique

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Conférence sur le thème de gérer son temps efficacement - Par Laurent Marcoux www.coachingdevente.com

Cette présentation s'adresse aux individus, aux travailleurs autonomes, aux PME et à toute organisation souhaitant optimiser la gestion du temps.

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Gestion du temps stratégique

  1. 1. Gestion du temps stratégique Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.
  2. 2. Quelques principes de base • Il y a 24 heures dans une journée • La procrastination est un phénomène probablement lié à des fonctions biologiques d’abord et avant tout – Manque de sommeil – Digestion • Vous ne serez jamais aussi performant qu’un robot
  3. 3. Comment arrêter de procrastiner? • Procrastiner = remettre le travail à plus tard • La technique Pomodoro: – Tranches de 25 minutes de travail = 5 minutes de repos – Ratio 5/25 – On alterne travail et repos au lieu de faire de longs blitz de travail – On se chronomètre au besoin • Mes réflexions personnelles – Si vous accumulez le travail, vous devez aussi accumuler le repos… – 1 heure de travail continu = 15 minutes de repos – 8 heures de travail continu = 2 heures de repos – N’oubliez pas de boire beaucoup d’eau, prendre de l’air frais et vous nourrir convenablement!
  4. 4. Journal intime • Créez-vous un journal de vos activités • Notez les moments de stress exagérés • Cherchez des patterns (modèles) de moments où se répètent toujours des disfonctionnements • Faîtes du ménage dans vos activités et réorganisez votre emploi du temps
  5. 5. Journal intime • Pendant une semaine, notez toutes vos tâches dans un fichier – Catégorisez les tâches par types de tâches • Pouvez-vous regrouper des tâches ensemble? • Pouvez-vous faire plusieurs tâches en même temps? • Un outil pourrait-il vous aider à réduire votre nombre de tâches? – Comptabilisez aussi vos moments de détente et de loisirs • Combien est-ce que je dois dépenser en détente et loisirs pour être performant dans mes tâches?
  6. 6. Anecdotes • Un chirurgien a réalisé que pour être très performante au travail, il devait répéter mentalement à chaque matin durant son jogging les étapes de ses chirurgies pour s’assurer d’éviter de faire des erreurs. • Un entraîneur sportif a réalisé que les meilleurs hockeyeurs étaient mariés. Il y aurait une certaine corrélation entre la stabilité qu’offre le mariage au plan de la sexualité et les performances des joueurs de hockey!
  7. 7. Jugez vos tâches • Est-ce une tâche…? – Urgente et importante – Urgente, mais pas importante – Pas urgente, mais importante – Pas urgente et pas importante – Complètement inutile – Nuisible – Qui me rend négligent sur d’autres tâches – Que vous pourriez déléguer à quelqu’un de plus compétent que vous?
  8. 8. Dormez plus et mieux! • Les performances sont meilleures quand on dort mieux! • Mal gérer sont temps a comme pour symptôme fréquent un disfonctionnement du rapport au sommeil • Faîtes des siestes
  9. 9. Les gros cailloux en premier • Quelles sont les éléments de votre routine qui ne doivent absolument pas être déplacés? – Alimentation – Sport – Santé (prise de médicaments, etc.) – Famille – Travail – Amis – Etc.
  10. 10. Mais il reste de la place… • Quelles sont les tâches « secondaires » que vous préférez ne pas éliminer? – Loisirs moins fréquents – Etc. • Finalement, qu’est-ce que vous pourriez/devriez éliminer de votre emploi du temps actuel? – Quelles sont vos tâches parasitaires (celles qui vous bouffent du temps pour rien)?
  11. 11. Investir prend du temps • Gardez toujours une marge d’erreur de 10% – 10% de votre temps devrait être accordé à: • L’ennui (qui favorise une certaine créativité) • Les rendez-vous imprévus • La gestion de crise potentielle • Passez au moins une heure par semaine à penser à vos ressources – Une heure par semaine à réfléchir à comment devenir plus riche, moins perdre de temps et optimiser l’utilisation de vos ressources…
  12. 12. Avez-vous les bons outils?
  13. 13. Pouvez-vous combiner des tâches?
  14. 14. Pouvez-vous rendre fun des tâches plates?
  15. 15. Pouvez-vous réorganiser/accélérer des tâches?
  16. 16. Quelques idées • Lire dans l’autobus • Travailler avec des amis dans un café • Prendre sa douche au travail plutôt qu’à la maison • Manger en regardant un documentaire • Au lieu de mobiliser quatre jours avec un rendez-vous par jour, invitez les quatre personnes des rendez-vous durant la même journée dans vos locaux et mobilisez une seule journée complète sans vous déplacer
  17. 17. Selon Marilyn Waring • Le meilleur moyen d’optimiser son temps est de placer des technologies dans les moments de surcharge – Lave-vaisselle dans un restaurant – Tracteur – Moulin à eau SOURCE: https://www.onf.ca/film/whos_counting
  18. 18. Selon Frederick Winslow Taylor • Time and motion study • Pour réduire les tâches inutiles et donc réduire la surcharge de travail, il faut mesurer le temps et les opérations nécessaires à chaque tâche afin de trouver la structure de tâches idéale. • Cette stratégie a permis de réduire considérablement les tâches inutiles dans de nombreuses industries.
  19. 19. Quel est le meilleur ordre d’opération? • Si on a trois opérations (A, B et C)… • Est-ce plus logique de faire les tâches dans l’ordre…? – ABC – ACB – BCA – BAC – CAB – CBA
  20. 20. Ergonomie du poste de travail • Si vous êtes inconfortable, vous risquez de vous fatiguer plus rapidement. • Exemples: – Être debout toute la journée – Devoir forcer des yeux dans la noirceur – Être assis toute la journée – Entendre trop de bruits forts • À la longue, ça peut même rendre malade!
  21. 21. Gérer les risques • Pouvez-vous prévoir les moments de surcharge? – Dans l’heure – Dans la journée – Dans la semaine – Dans le mois – Dans l’année
  22. 22. Théorie du goulot d’étranglement • Quand il y a surcharge de travail ou qu’une tâche entraîne une surcharge de demande en ressources, il y a goulot d’étranglement. – Ce que ça entraîne… • Frustrations des employés et des clients • Augmentation des risques et donc dangers de blessure • Problèmes de communications • Etc.
  23. 23. Êtes-vous stressé? • Le stress est une réponse biologique • Tension psychologique en lien avec de multiples causes probables – Relations (décès d’un proche, divorce, etc.) – Disfonctionnement quelconque – Catastrophe, etc. • Comorbidité (accumulation de plusieurs problèmes psychologiques en même temps) – Plutôt fréquent
  24. 24. Évaluer son niveau de stress • Aperçu de l’Échelle Holmes-Rahe: – Les 5 sources de stress les plus hautes: SOURCE: https://vie-etudiante.uqam.ca/medias/fichiers/conseils- soutien/echelle_evaluation_stress_an.pdf
  25. 25. Mes tâches Mes compétences
  26. 26. Avez-vous perdu la tête? • Beaucoup de problèmes de gestion du temps liés à un déséquilibre entre la charge de la tâche et les compétences de celui qui l’a fait. • Vous devez équilibrer la charge de la tâche (ce qu’elle demande en terme de ressources) avec la compétence de la personne qui accomplit la tâche.
  27. 27. Attention à vos relations! • « Cette personne me bouffe un temps fou! » • Importance des relations dans l’Histoire de l’humanité pour favoriser la survie de l’espèce • Meilleurs performances des cyclistes qui font la course à deux que seul (Triplett)
  28. 28. Gérer les flux • Flux = ce qui bouge dans le système • Quelles sont les entrées et les sorties de votre système? – Exemples d’entrées: • Recevoir un colis • Devoir ranger son épicerie dans son réfrigérateur • Devoir ranger sa petite monnaie – Exemples de sorties: • Devoir payer une facture • Devoir jeter les déchets • Perte de l’essence lors du transport
  29. 29. Avoir une politique pour chaque flux • Vous devez organiser la manière dont vous allez procéder normalement pour gérer chacun de vos flux. • Exemple: « Je vais toujours ranger ma petite monnaie dans ma tirelire. » – Si vous devez faire de la formation d’employé, vous économisez beaucoup de temps en communicant vos politiques préétablies au lieu de devoir réinventer la politique pour chaque employé.
  30. 30. Avoir une politique pour chaque flux
  31. 31. Avoir une politique pour chaque flux Niveau 1: alerte des urgences Niveau 2: stabilise le flux Niveau 3: archivage BLOC URGENCE TOUT LE FLUX
  32. 32. Avoir une politique pour chaque flux Niveau 1: Téléphoniste 911 Niveau 2: Police, pompiers, ambulanciers, etc. Niveau 3: Archivage des appels pour des fins légales Premiers soins directs au téléphone TOUS LES APPELS AU 911 911
  33. 33. Avoir une politique pour chaque flux Niveau 1: Premier contact Niveau 2: Transfert de la communication au bon département Niveau 3: Transfert de la communication à la bonne personne et suivi Référé rapidement à l’équipe de vente COMMUNICATIONS CLIENTS PME
  34. 34. Soyez mathématique • Faîtes des statistiques de vos flux • Courbes de croissance/décroissance de la surcharge de travail en raison de la croissance/décroissance des flux
  35. 35. Exemple 1: les emails • L’entrée d’un email est un flux • C’est normal de recevoir plus de courriels à certains moments de l’année, du mois, de la semaine ou du jour • Qui envoie un courriel urgent à 3h AM?
  36. 36. Exemple 1: les emails • Structurer ses emails par silos pour organiser les flux – Email A: flux entreprise • Ne contient que les emails d’entreprise – Email B: flux famille • Ne contient que les emails de la famille – Email C: flux « désorganisé/autre » • Ne contient que les lettres d’envoi (newsletter) et les abonnements divers à des plateformes
  37. 37. Exemple 1: les emails • Quelques trucs: – Assurez-vous d’avoir des outils rapides à la base – Mon choix personnel: • Gmail • Google Chrome • Extension: Vérificateur de messages Google – Au lieu de supprimer chaque courriel un à la fois, supprimez les tous ensemble une fois par mois. • Économie de temps estimé : 10 secondes par email. • Si vous avez 60 emails à chaque jour, ça vous économise 10 minutes par jour.
  38. 38. Exemple 2: les études • Rush d’examens prévisibles – À quelle date? • Il est prouvé scientifiquement qu’on apprend par répétition – Comment augmenter mon nombre de répétitions? – Faire une répétition de 30 minutes par jour au lieu de faire une répétition de 8 heures la veille de l’examen!
  39. 39. Exemple 3: en entreprise • Revenons à la base: – Avez-vous les bons outils technologiques pour vous enlever de la surcharge de travail? – Avez-vous donné les tâches aux gens les plus compétents pour les faire? – Êtes-vous dans un rush que vous n’avez pas prévu d’avance? • Si oui, embauchez du personnel avant de faire un burn- out!
  40. 40. Exemple 3: en entreprise • Êtes-vous en train d’aliéner vos employés? • Avez-vous le contrôle sur la gestion ou est-ce géré à partir des États-Unis sans votre mot à dire? – Si vous n’avez pas de contrôle, alors demandez- en! – Beaucoup de stress lié au sentiment d’incompétence et d’impuissance – Êtes-vous écouté? • Si non, il est temps d’alerter vos supérieurs du danger.
  41. 41. Quelques choses à noter • Le multitâche n’est pas idéal pour tous les types de travail • Les interruptions fréquentes sont une source majeure de perte de temps en entreprise – Solution: déléguer les communications à une personne qui ne fait que ça de sa journée – Fermez votre cellulaire! – Demandez qu’on ne vous dérange pas pendant X temps et forcez plutôt des réunions qu’équipe rapides et fréquentes (SCRUM)
  42. 42. Testez! • Avant de décider qu’une politique de gestion des tâches s’appliquera par tout de la même manière, testez-le en petit système fermé (projet pilote) – Analysez les résultats scientifiquement – Produisez des conclusions généralisables – Évitez de frustrer vos employés avec des va-et- vient et des décisions de politiques adoptés et puis réformées après sans explication
  43. 43. Prenez-vous du repos?
  44. 44. Flânez! • Flâner et déambuler permet l’éclosion d’idées de génie qui permettront l’automatisation de tâches et la réduction des pertes de temps. • Einstein prendrait 95% de son temps pour penser au problème et 5% pour penser à la solution au problème.
  45. 45. Renforcez vos forces, réduisez vos faiblesses • Trouvez des outils pour automatiser les tâches qui vous rendent riche • Développez des moyens efficaces de gérer ce qui est désagréable à faire – Exemple: J’ai le droit d’écouter de la musique en faisant le ménage • Arrêtez de demander à des gens non créatif d’être créatif!
  46. 46. « L’effort est le signe de l’erreur » – André Moreau
  47. 47. Êtes-vous en train de perdre votre vie à faire des efforts que vous pourriez ne pas faire en adoptant de meilleures solutions?
  48. 48. Pourriez-vous engager des paresseux ou des incompétents et le travail se ferait quand même très bien?
  49. 49. Encore stressé par la gestion du temps? Consultez Laurent Marcoux au: CoachingDeVente.com Tous droits réservés: Laurent Marcoux, Québec, Qc., Canada, 2015.

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