Presentacion Eje temático No2 de la asignatura de Gestión de documentos electrónicos - 01

1. Presentado por:
Andrés Mauricio Martínez
María del Mar Rodríguez
Martin Emilio Suarez
Carlos Alejandro Amaya
Docente
Jorge Mario Zuluaga
Ingeniero de Sistemas
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencia de la información y la
Documentación, Bibliotecología y Archivística.
Gestión de Documentos Electrónicos – 01
2012

2. Introducción
1. Documentos Electrónicos
 Definición
2. Descripción
 Componentes
 Características
 Clasificación
3. Conservación de Documentos Electrónicos
 Problemática de la conservación de Documentos
electrónicos
4. Documento electrónico de archivo
Conclusiones
Referencias

3. Con la importancia que se le ha brindado
recientemente a la información, se ha notado un
incremento exponencial en la producción
documental; implicando costos de mantenimiento y
personal capacitado en el cuidado y manejo de la
información, sin contar con el espacio estratégico
que implica el almacenamiento. En la actualidad, las
nuevas herramientas tecnológicas abren paso a un
nuevo concepto de información y soporte, brindado
un fácil acceso y distribución de la información.

4. Se considera documento electrónico a la información de
cualquier naturaleza que se encuentre almacenada y su
acceso sea haciendo uso de la electrónica; que se conserva
y transmite también mediante medios electrónicos en
depósitos de conservación permanente, tras efectuar una
selección a partir de la identificación y valoración de las
series, con medidas de autentificación y de preservación
adecuadas y con una organización respetuosa con su
modo de producción (Principios Archivísticos), con el fin de
garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como
de permitir su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.

5. Si analizamos la noción tradicional de
documento referida al instrumento en el
que queda plasmado un hecho que se
exterioriza mediante signos materiales y
permanentes del lenguaje, vemos como
el documento electrónico cumple con
los requisitos del documento en soporte
de papel en el sentido de que contiene
un mensaje (texto alfanumérico o
diseño gráfico) en lenguaje convencional
(el de los bits) sobre soporte (cinta o
disco), destinado a durar en el tiempo.

6. Se caracteriza por
Posee contenido tener Firma
o datos electrónica
informativos del avanzada basada
documento en un certificado
reconocido
Metadatos, Son una
Deja un rastro de fácil herramienta de gran
comprensión importancia en la gestión
de datos e información
(traza), con este se
porque facilitan la
podrá conocer sus búsqueda, recuperación e
modificaciones y integración de datos
accesos provenientes de distintas
fuentes

7. 1. Funcionales
Carácter interactivo:
El documento electrónico permite que el usuario
pregunte por contenidos, ingrese
comentarios, modifique o agregue contenidos. El
documento digital puede, además, reaccionar ante
exigencias del lector. Puede, por ejemplo, cambiar
aspectos del formato a petición de quién
consulta, presentar parte de la información que
contienen como respuesta a preguntas, o hacer que
determinados programas subyacentes corran cuando el
usuario manipule lugares, señales o aspectos del
documento

8. Carácter multimediatico:
Los documentos digitales permiten integrar en
un sólo ambiente información registrada en
forma de texto, de imágenes fijas o en
movimiento, y de sonido. Los documentos
digitales permiten que quién los
elabora, combine distintas formas de
presentar información en un sólo documento.
El documento digital puede, así, combinar
texto con sonido; sonido con imágenes;
imágenes con texto, o las tres cosas
simultáneamente.

9. Carácter Hipertextual: Los documentos tradicionales
obligan a lecturas lineales: un libro se lee desde la
primera página hasta la última; en un documento
electrónico, es posible establecer relaciones entre una
palabra, o una frase que aparezca en un lugar -
párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en
otro lugar del documento . De hecho, en un documento
digital, es posible establecer relaciones entre
palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados
en un documento, e información textual, visual o
auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual
se pueda acceder electrónicamente

10. Carácter Omniacccesible:
La posibilidad de establecer híper
relaciones entre documentos ubicados
en distintos sitios Web, no importa la
región o país donde se
encuentren, permite que los
documentos electrónicos, ubicados no
importa donde, si están en un medio
conectado en red con Internet, puedan
ser accedidos desde cualquier otro
lugar. Son, en consecuencia, accesibles
desde todas partes.

11. 2. Sustanciales
 Los documentos electrónicos se consignan en
soportes, magnéticos u ópticos y su información
representada por códigos binarios que necesita
ser descodificada para ser apreciable por los
sentidos.
 El entorno tecnológico en el que se producen
estos documentos deja su huella en ellos. Datos
relativos al sistema en el que son generados y al
contexto administrativo, que en muchos casos
son invisibles para el lector (metadatos) y tienen
una gran importancia para la comprobación de
la autenticidad del documento.

12.  Las tecnologías que intervienen en la generación
de estos documentos tienen un alto nivel de
obsolescencia, por lo que es necesario reseñar
estos aspectos en las descripciones archivísticas.
 Ubicuidad de la información que es usada por
varios organismos que la comparten, lo que nos
impide identi-ficar al productor, evidentemente
uno de los aspectos más importantes en la
Descripción Multinivel.
 Dificultades para identificar el tipo y la forma
documental de estos documentos. Por lo que será
necesario clarificar estos aspectos que tienen
especial relación con el valor probatorio de estos
documentos.

13.  Digitalizados: Son los
documentos creados a partir
de documentos impresos.
 Digitales para imprimir: son
creados a partir de las
herramientas electrónicas
para ser impresos.
 Multimediaticos: Son creados
para ser exclusivamente
consultados desde un
ordenador.

14. El principio de la preservación de los documentos
electrónicos se basa en mantener esta información
por mucho tiempo y garantizando su recuperación
desde donde lo quieran solicitar.
Según la UNESCO, los principales problemas de
conservación de este tipo de formato es la
insolencia de los diversos sistemas operativos, la
capacidad y durabilidad de los soportes usados
para su almacenamiento y por ultimo la fácil
accesibilidad de la misma.

15.  La información digital es intrínsecamente más fácil
de alterar que las tecnologías tradicionales de papel
o microfilm.
 Los soportes de almacenamiento digital tienen
menos esperanza de vida y requieren de la
existencia de unas tecnologías para acceder a los
mismos que cambian a una velocidad incluso mayor
que los propios formatos. Además se deterioran más
fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

16.  La obsolescencia técnica tanto de los depósitos
físico-lógicos, —que debido a los avances
tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de
que se deterioren—, como de los elementos de
hardware y de software mediante los que se han
creado, a causa de su rápida sustitución por otros
nuevos e incompatibles que hacen imposible su
decodificación para la lectura.
 La accesibilidad será una pieza vital como parte de
la preservación de los documentos en formato
digital, ya que si los documentos logran sobrevivir
al paso del tiempo (la continuidad – por cuanto
tiempos será un formato ―valido‖) podrán ser
usables y accesibles.

17. Se considera documento electrónico de archivo como
todos los documentos electrónicos que toman parte
dentro de una transacción de la organización que los
crea. Este permite ser usado y gestionado como una
unidad.
Las características que debe reunir un documento para
ser considerado parte del archivo no varían al cambiar
de formato. No es el soporte lo que conlleva la
consideración o no de un documento como documento
de archivo, sino sus características de origen y de
función. Para que el documento sea parte del archivo
ha de haber sido creado como resultado de la actividad
de la empresa que lo alberga.

18. Un documento electrónico de archivo tiene una
función de dar evidencia de las transacciones de la
organización, y su conocimiento a menudo resulta
fundamental para tomar decisiones. Será necesario
que los documentos electrónicos de archivo tengan
unos formatos definidos para su conservación y
consulta, recomendándose que estos formatos estén
basados en estándares abiertos.
Se pueden establecer tres características que deben
cumplir los documentos en ese sistema:
 Ser manejables para que sirvan de base a la creación
de nuevos documentos.
 Ser precisos y exactos. Es importante que se pueda
distinguir entre distintas versiones para que los
usuarios tomen decisiones basadas en información
precisa.

19.  Es importante entender que el trabajo del profesional
en Bibliotecología y Archivística, con el paso del
tiempo aun posee el mismo objetivo, salvaguardar la
información y el patrimonio histórico documental de la
humanidad; sin importar su formato.
 Los profesionales de la información en la actualidad
nos enfrentamos al dilema de conservar, distribuir y
sostener la confiabilidad del documento electrónico;
sin contar que tecnologías avanzan demasiado rápido
lo que hace que la gran parte de estos
formatos, soportes digitales, software y hardware
queden obsoletos en poco tiempo sumando a todo ello
la incompatibilidad de los nuevos sistemas con los
antiguos. Lo anterior nos hace un llamado a generar
unas ideas y estándares de calidad en la conservación
de los diferentes formato, para no perder la
información almacenada durante años.

20.  Cada innovación en el hombre produce un espacio
que le permite elegir y produce un cambio que
genera un efecto en la cultura, para tal efecto es
necesario adoptar los nuevos instrumentos que
surgen a partir de las nuevas tecnologías para
operar y ejecutar este tipo de cambios sin
inconvenientes.
 Al hablar de conservación y mantenimiento de un
archivo digital se puede decir que son
imprevisibles, puesto que dependen de factores
externos al archivo, tanto de la evolución
tecnológica como de la estructura de las
organizaciones que producen los documentos;
pero se tiene en cuenta que una organización que
implemente un sistema de gestión documental con
formatos digitales podrá realizar un mejor
seguimiento de los documentos y obtenerlos con
mayor rapidez.

21. Esteban Navarro, Miguel Ángel. ―Los archivos de
documentos electrónicos‖. En: El profesional de la
información, 2001, diciembre, v. 10, n. 12, pp. 41-45.
Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenido
s/2001/diciembre/9.pdf
Universidad de Cádiz. Gestión de documentos
electrónicos. Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/docu
mentos
Documentos digitales: definición y características. Ultima
visita Marzo 10 de 2012.
http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_dig
itales.html

22. Marcos, Mary Carmen. ―Los archivos en la era
digital‖. En : El profesional de la
información, 1999, junio. Ultima visita Marzo
10 de 2012.
http://www.elprofesionaldelainformacion.co
m/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_
la_era_digital.html
Barrueco, José Manuel. Manual: preservación
y conservación de documentos digitales.
Capitulo 7. Ultima visita Marzo 10 de 2012.
http://www.imaginar.org/digitalizacion/ma
nuales/manual_preservacion_digital.pdf