La Gestión Pública produce ingentes cantidades de documentos como resultado y reflejo de las actividades (funciones) necesarias para el cumplimiento de sus fines.
Los documentos no tienen solo importancia en la organización (interna), sino también para la ciudadanía (externa), en tanto garantizan derechos y deberes, para la administración, los ciudadanos, siendo una herramienta útil de control, verificación y auditoría de las actuaciones desarrolladas por los funcionarios y servidores públicos.
3. • La Gestión Pública produce ingentes cantidades
de documentos como resultado y reflejo de las
actividades (funciones) necesarias para el
cumplimiento de sus fines.
Los documentos no tienen solo importancia en la
organización (interna), sino también para la
ciudadanía (externa), en tanto garantizan derechos y
deberes, para la administración, los ciudadanos,
siendo una herramienta útil de control, verificación y
auditoría de las actuaciones desarrolladas por los
funcionarios y servidores públicos
4. La Gestión Pública y la Transparencia y
Acceso a la Información• La relación es compleja, en virtud de las necesidades de
nuestros “clientes”.
• Cada necesidad de información pública demanda
transparencia y acceso obligatorio, su negación es un
precedente de malas prácticas.
• la información sirve para la modernización de la gestión
pública, rendición de cuentas, protección de nuestros
derechos, prolongación de nuestros actos (memoria),
• Entonces nacen varias interrogantes: ¿la información es
interoperable?, ¿su gestión es trazable,?, ¿es oportuna?,
es reutilizable?, Es reductible o simplificable?, portable?,
cuantificable?, rentable?, sustentable?, sostenible?, en
definitiva podemos acceder a ella?..... En definitiva nos
planteamos existen pautas a seguir?
6. Definición
Gestión de documentos:
Área de la gestión administrativa encargada de
conseguir eficacia y economía en la creación,
mantenimiento, utilización y disposición de los
documentos
1988. Diccionario de Terminología Archivística,
del Consejo Internacional de Archivos
7. Definición
Gestión de documentos, véase Tratamiento de documentos
administrativos: Conjunto de procedimientos u operaciones
técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción,
tramitación, utilización e información contenida en los
documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas
sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación
permanente, y accesibilidad de las series documentales.
1995. Diccionario de Terminología
Archivística, del M. de Cultura
(España)
8. Definición
Gestión de documentos
Campo de la gestión responsable del control sistemático y
eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización,
preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos
para la captura y mantenimiento de la evidencia de las
actividades y operaciones en forma de documentos, e
información sobre éstas.
2001. ISO 15489-1:2001. información y
Documentación. Gestión de documentos. Parte
1: Generalidades
10. Política de gestión de documentos
una declaración de
intenciones
en la que se
exponen
grandes líneas
de actuación
Es
y los objetivos
que una
organización
quiere alcanzar
en relación a la
gestión de los
documentos
funcionesactividades
pudiéndose
incluir en la
misma,
un resumen del plan
de actuación
y de los
procedimientos
para conseguirlo
que emite o recibe en el
ejercicio de sus
12. RESPONSABILIDADES
¿Quién hace qué?
Archiver@s
• El diseño, la implementación, y el mantenimiento de
sistemas y procedimientos
•La formación de usuarios
Políticos / Ejecutivos
TICs / Administradores de sistemas
Emplead@s
13. REQUISITOS
Principalmente, la creación de documentos:
Auténticos (que es lo que afirma ser, que ha sido
creado o enviado por la persona que afirma que lo ha
creado o enviado; y que ha estado creando o enviando
en el momento que afirma
Fiables (cuyo contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa)
Utilizables, documento que puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado.
14. INSTRUMENTOS
Necesarios para llevar a cabo dichos procesos.
Podemos destacar:
Cuadro de clasificación basado en las actividades
Calendario de conservación de series documentales
Tabla de acceso y seguridad
Glosario de vocabularios controlado
También hay herramientas no específicas de la gestión documental
pero que nos sirven para determinadas operaciones, como por
ejemplo:
Análisis del marco normativo
Análisis de riesgos
15. Elementos
Entrantes: expectativas y necesidades informativas, documentos,
legislación…
Proveedores: organización y ciudadanía
Controles internos: informes, auditores, indicadores de
rendimiento, control de la ejecución, normativa interna, manuales
de procedimientos, cartas de servicios…
Controles externos: auditorías externas, reclamaciones
ciudadanas, legislación…
Recursos: humanos (archiveros, informáticos, plantilla),
materiales (espacio, equipamiento), informativos (manuales,
bibliografía, directrices) y financieros.
Productos: elección del sistema, procesos esenciales,
instrumentos de trabajo, planes operativos, formación orientada)
16.
17. Análisis de fuentes de información relevantes
Fuentes de
información
internas Personal de la
organización
Fuentes de
información
externas
Investigación previa sobre
requerimientos funcionales
Análisis llevado a cabo para el
diseño e implementación de
otros sistemas de información
Tablas de disposición /
Calendarios de conservación
Políticas corporativas, guías
internas, manuales de
procedimiento, programas de
control de calidad, etc.
Directivos
Personal técnico
(archiveros / gestores
documentales)
Gestores
Encargados del
control de calidad
Legislación que afecte a la
organización
Normas internacionales de
gestión de documentos
Las mejores prácticas de
gestión de documentos
18. Los Modelos de Gestión
• Es el patrón para conseguir la calidad y excelencia en la
gestión.
• Un modelo de Gestión Documental se emplea para la
aplicación de estándares que permita un esquema teórico
que facilite la comprensión y homogénea implementación
de un sistema de gestión documental en una organización
Estrategia. Es clave que la
organización se mantenga
concentrada en el objetivo a los
componentes de la gestión y que
busque un modo de propiciar un
constante crecimiento de sus activos
Ejecución. Cumplir con los
objetivos establecidos y,
si es posible, excederlos. Con el
fin de que sus operaciones sean
ejecutadas con excelencia.
19. Sin Modelo de Gestión
No se establecen tiempos
Se rota al personal continuamente
Se desconocen las autoridades
Existe pérdida de documentos
Se trabaja en torno a resultados
Se terceriza la responsabilidad del
archivo
Se restringe el acceso a los
documentos
No se actualizan los procedimientos
técnicos de archivo - AGN
20.
21. Que modelo de gestión necesitamos?
• Universal para todo “tipo documental”
• General para todo “formato o soporte”
• Único para documentos producidos (emitidos y recibidos) por una
entidad pública, privada, persona natural o jurídica, etc.
• Integrador de roles, perfiles, funciones, actividades, competencias
y metas.
• Sustentable y sostenible en el tiempo
• Efectivo (eficacia, eficiencia) en la obtención de resultados.
• Adaptable a toda clase de archivos.
• Evaluador de la calidad del servicio a través de la supervisión y la
auditoría, de esta forma cualquier modelo de gestión se debe poder
evaluar para garantizar lo procedimientos y procesos de los
sistemas de gestión de documentos son conformes y se obtienen
los resultados previstos.
22. El Modelo de Gestión RedRTA
• Financiado por Eurosocial durante el año 2014, tuvo la participación
de distintos países de América Latina, entre los que se encuentra
España, Brasil, Ecuador, México, Colombia, Chile, Argentina y Perú.
• Este modelo fue elaborado por los especialistas de la red,
altamente capacitados en materia de gestión documental y
archivos.
• El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos
para la RTA está basado en buenas prácticas internacionales y en el
respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y
regionales de los países integrantes en la Red y de las normas,
legislación y reglamentos vigentes en los respectivos
ordenamientos jurídicos nacionales.
26. Conclusiones:
• La Gestión Pública para resultados demanda Modelos de
Buenas Prácticas en toda gestión.
• El modelo de gestión documental es una herramienta que
dirige o guía las labores de un servidor público en una
entidad.
• El Archivo Institucional tiene como obligación
implementarlo o readaptarlo a sus necesidades a corto,
mediano o largo plazo.
• Las buenas prácticas determinan la elaboración de modelos
efectivos, eficientes y eficaces.
• Debe existir interconexión, comunidades y prácticas
encargadas de velar por su implementación y evolución.
