Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM. Deze sessie beschrijft de formele cummunicatie vormen in een project.

1. Sessie 5: Informatie in
projecten
Formele communicatie binnen projecten:
Vergaderen
Rapporteren
Interviewen
Presenteren
Managementsamenvatting
Onderhandelen
Besluiten

2. Communicatie
‘The
^^
_
greatest problem in communication is the illusion that
it has been accomplished.’ (George Bernhard Shaw)

3. Vergaderen, waarom eigenlijk?
Projectvergadering zorgt voor:
– Informatieverstrekking
– Meningsvorming
– Besluitvorming
Benodigd:
• Agenda en agendering
• Planning
• Aktielijst

4. Interview: “Twee oren, één mond”
Twee (uiterste) typen interviews:
- Enquête
- Vrije interview
Drie fases interview
- Voorbereiding
- Afnemen
- Verslaglegging

5. Het maken van een Rapport
•
•
•
•
•
•
•
•
Voorbereiding
Verzamelen van gegevens
Ordenen van gegevens
Structureren/indelen van rapportopzet
Schrijven van rapport
Controleren van rapport
Literatuurlijst
Bijlagen

6. Presentatie, waarom en hoe?
• Doel; informeren, overtuigen, motiveren, verkopen, opleiden
• Onderwerp & aandacht & focus
• ‘Trechter’ van overzicht naar inzicht, vat samen en sluit af
• Maak je eigen presentatie en presenteer je eigen werk

7. Waarom managementsamenvatting
• Document ter ondersteuning van de besluitvorming
• Geen tijd, geen kennis, buiten vakgebied, maar wel
verantwoordelijkheid
• Dwingt tot een beknopte weergave die ook voor
buitenstaanders begrijpelijk is

8. Managementsamenvatting
• Alle relevante informatie (liefst) op 1 A
• Achtergrond, initiatief, aanpak, uitvoering en afsluiting in
vogelvlucht
• Onvoldoende om te weten, maar voldoende om te oordelen
• Samenvatting van verleden,
• Vooruitzicht voor de toekomst

9. Managementsamenvatting
Verantwoording
en conclusies
Afgesloten project
of projectfase
Verleden
Aanbevelingen
en beslispunten
Management
samenvatting
Tijd
Toekomst
Exploitatie project
of volgende
projectfase

10. Onderhandelen
• Weet waar je over onderhandelt, wat je doel is, wat je
speelruimte is wat je opponent wil
• Het resultaat telt, maar beider belang telt
–
–
–
–
Win-win
Win-verlies
Verlies-win
Verlies-verlies
allebei blij
opponent verliest, maar dat zegt niet dat jij wint
opponent wint, meestal slechts 1 keer
probeer er van te leren…

11. Besluitvorming
•
•
•
•
•
•
Meerderheid van stemmen
Consensus
Unanimiteit
Gebrek aan reacties
Autoriteit
Automatisch

12. Samenvattend
• Communicatie speelt een essentiële rol in
projectmanagement, maak het een onderdeel
van het project
• Er is communicatie op veel niveaus
(bottom<>top / left<>right)
• Een project waarin de communicatie slecht
werkt, geeft een slecht resultaat.

13. Afspraken, wat heb je er aan?
‘Afspraken maak je, afspraken leg je vast en je
houdt je er aan.’
‘Je moet afspraken maken, anders kan je er
niet van afwijken…’

14. Virtuele hulpmiddelen
•
•
•
•
•
Agendabeheer
Teleconferentie
Documenten delen
Urenregistratie
Sociale netwerken
(afsprakenplanner.nl)
(Skype bizz)
(Google docs)
(PM tools)
(Whatsapp, Ping, coursesites Bb)

15. Opdracht
Maak de toets van sessie 5, te vinden in de sessiemap 5