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The readiness about migration to SPO

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The readiness about migration to SPO

  1. 1. THE READINESS ABOUT MIGRATION TO SPO SharePoint ServerからSharePoint Onlineへ移⾏するための心構え 7th September 2019 Mayumi Mitaki
  2. 2. 自己紹介 ▪ 2007年からSharePointに関わり始めて はや12年・・・ ▪ その間、SharePoint業界の数社を渡り 歩き・・・ ▪ 今は⻁ノ門ヒルズにある会社にいます。 ▪ SharePoint Server/SharePoint Onlineはもちろん、O365のいろいろな サービスの導入支援もやっています。 OneDrive,Yammer,Stream,Form, Flow,PowerAppsなどなど・・・ ▪ 今回、SPStoSPO移⾏の真っ最中なので、 実体験に基づくお話をさせていただきます。 三瀧 真由美(みたき まゆみ) • SharePoint歴12年 • SharePoint Server 2003からSPOまで • SharePoint2013インフラサイジング指南 https://www.slideshare.net/mimanya/sps2013- infrasizing43 • SQL Server for SharePoint指南 https://www.slideshare.net/mimanya/sq-lfor- sps2013 • 好きなものは猫とおいしいものと⽇本の古典芸能と着物と旅⾏ • 横浜在住、京都大好き♪ • ここ数年は伊⾖諸島や沖縄の離島も気に入っている • 今は、9月の京都、10月の⽯垣島への旅⾏を心の支えにして⽣き ています・・・。
  3. 3. SPSからSPOへ移⾏する ための心構え
  4. 4. SPSからSPOへ移⾏するための心構えとは ▪ SharePoint ServerからSharePoint Onlineに移⾏したい︕ ▪ でも何をどうすればいいの︖ ▪ というあなたに必要な心構えを、つらつらとお伝えしようと思います。
  5. 5. 移⾏できる︖
  6. 6. SPSからSPOへ移⾏できる︖ はい。SharePoint Server のすべてのバージョンから SharePoint Onlineへ移⾏できます。 ただし、専⽤のツールが必要です。そして、すべての機能とデータが移⾏できるわけではありません。 SharePoint 2003,2007 2010,2013 2016,2019 SharePoint Online
  7. 7. SPOへ移⾏するのに必要なものは︖ SharePoint ServerからSharePoint Onlineへ移⾏するために必要なものはなんでしょう︖ • 移⾏先となるSharePoint Online(を含むO365テナント) • 3rdベンダーが販売する移⾏ツール • SharePoint ServerからSharePoint Onlineにデータを送れる高速なネットワーク • なるべく最新のクライアントPCとブラウザ • 検証できる環境 そしてさらに重要なのは・・・ • 十分なお⾦と時間、人手 • 思い切りの良さ • ダメなら諦められる寛大な心 なぜなら、すべての機能、データが移⾏できるわけではないからです。
  8. 8. 準備するもの
  9. 9. SHAREPOINT ONLINEを買う SharePoint Online のオプションの比較 https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/compare-sharepoint-plans 移⾏先とするSharePoint Onlineを⽤意しましょう。 以下のいずれかのライセンス(利⽤ユーザー数分)を購入します。 • SharePoint Online プラン 1 • SharePoint Online プラン 2 • Office 365 Enterprise E1/E3/E5/F1 • Office 365 Business Premium • Office 365 Business Essentials
  10. 10. AZURE ADの準備を忘れずに SharePoint Server と同様にSharePoint Onlineでも Active Directoryが必要です。 SharePoint OnlineはAzure Active Directory と連携します。 SharePoint Onlineの移⾏では、Azure Active Directoryの設計 と設定を事前にしておきましょう。 特にオンプレミスActive DirectoryとAzure Active Directoryの 同期が必要な場合はSPO移⾏前に必ずやっておきましょう。
  11. 11. ⾼速なネットワークってどのくらい︖ システム要件などに具体的な値は書いてないのですが、速ければ 速いほどよいです(苦笑) SharePoint Serverのサイトが普通に開けていたから大丈夫 ・・・とはいえないので。 SharePoint Online(を含むO365)の使い勝⼿、そして移⾏にかかる時間 はネットワークにかなり依存します。
  12. 12. SPOを使う環境はできるだけリッチに SPOはクラウドサービスなのでクライアントPCとブラウザがあれば使えます。 が、快適さはデバイスのリソースとブラウザの性能にかなり依存します。 できるだけ潤沢なリソースのデバイスと最新のブラウザを⽤意しましょう。
  13. 13. 検証環境が必須︖ 検証環境が必須というわけではないですが、あったほうが安心です。 とりあえず試⽤版テナントを使って試すのはアリですが、最⻑2ヶ月しか 使えないので、できればお⾦はらったほうがいいです。
  14. 14. 専⽤の移⾏ツールが必要なの︖ SharePoint Server間の移⾏なら、専⽤の移⾏ツールは必須ではなく コンテンツデータベースをバックアップしてリストアすることで データが移⾏できるのですが、SPOへの移⾏はその⽅法が使えません。 他社が販売する有償の移⾏ツールを購入して使います。 DocAve移⾏ツールやShareGateがよく使われます。 マイクロソフトのSharePoint移⾏ツール(SPMT)もありますが・・・
  15. 15. 有償の移⾏ツールってどれがいい︖ 他社が販売する有償の移⾏ツールはいろいろあります。 どれがいいかというと、できることはほぼ同じなので、 ツールの値段、ツールを実⾏する環境を比較すると決めやすいです。 メジャーなのはやはりDocAve、それからShareGateでしょうか。 DocAve移⾏ https://www.avepoint.co.jp/products/sharepoint-infrastructure- management/migration-and-integration/ ShareGate https://sharegate.com/products/sharegate-desktop
  16. 16. マイクロソフトの移⾏ツールはダメ︖ マイクロソフトが提供しているSharePoint 移⾏ツールいちおうあり ます。 SharePoint 移⾏ツールのダウンロードとインストール https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepointmigration/introducing-the-sharepoint-migration-tool でも、ファイルのみが移⾏できるのです。 SharePoint 移⾏ツールの使⽤ https://docs.microsoft.com/ja-jp/sharepointmigration/how-to-use-the-sharepoint- migration-tool 「SharePoint 移⾏ツール (SPMT) は、SharePoint オンプレミス ドキュメント ライブラリ または標準のファイル共有からファイルを移⾏するためのツールです。」 そしてSharePoint Server2010/2013のみがサポート対象です。
  17. 17. 有償のツールなら100%移⾏できる︖ DocAve移⾏ツールやShareGateを使った移⾏ではおおむね移⾏でき ました。 データはもちろんですが、SharePoint Server 2010のサイトでも ⾒た目はほぼそのまま移⾏できました。 でも…おおむねです。100%にはできないです。
  18. 18. おおむね︖
  19. 19. おおむね︖ なぜ「おおむね」という⾔葉がでてくるかというと。 以下のようなケースがあると移⾏できないからです。 • オンプレミスの各バージョンで廃止されていった機能 • URLが256文字を超えるアイテム • 階層が深すぎるライブラリのフォルダとアイテム • 3rdParty製のアドオン • カスタマイズされた機能やデザイン 他にもやってみると「あれ、移⾏できてない・・・」というケースはでてきます。 やってみないとわからないので、移⾏検証は必須です。
  20. 20. まるっと移⾏できないと困るんだけど・・・ そうなんですよね。気持ちはわかります。 でもオンプレミスのように⼒業でどうにかするということは ほぼほぼ出来ないです。 なので、諦められる寛大な心が必要になります。
  21. 21. というか・・・ ⾒た目やコンテンツやデータをそのまままるっと移⾏することは はたして本当に重要でしょうか︖ たとえば・・・ そのデータって本当に必要︖ 最終更新⽇が数年前のサイトって誰がみてるの︖ そのデザインのままでいいの︖ 利⽤者が少ないサイトって必要︖ などなど。
  22. 22. 棚卸と断捨離
  23. 23. 棚卸と断捨離のすすめ SharePoint Online移⾏は、サイト(コレクション)単位になります。 ※ファーム単位で一括もできますが、確認はサイト単位です。 よくある話ですが、SharePoint Server 2010を今まで使い続けて いた場合、数百サイトになっていることがあります。 そうなるとサイト単位の作業を繰返し繰返し繰返し・・・数百回。 人⼿と時間(それをまかなうためのお⾦)がサイト数だけかかります。 サイトを棚卸して断捨離して、できるだけ数を減らしましょう。 お⾦と時間がうなるほどあるなら、無理に断捨離しなくてもいいですが・・・
  24. 24. 移⾏検証のすすめ サイトの数を棚卸して断捨離するだけではなく、 サイトのコンテンツも棚卸しましょう。 次のスライドから説明する「移⾏できないもの」が含まれているか、 事前に検証して移⾏⽅針を明確にするためにも移⾏検証をぜひ︕ やりましょう。
  25. 25. 移⾏⼿順を断捨離︖
  26. 26. 移⾏⼿順を断捨離できない︖ サイト数だけ作業を繰り返すなら、作業を⾃動化して⼿順を断捨離 するとかできないか︖ ShareGateとPowerShellを組み合わせたり、移⾏ツールを開発したり すれば、移⾏ツールの処理は⾃動化できる、かもしれないです。 (やったことないので、⾃信をもってできるとは⾔い切れない) でも、移⾏は「移⾏元のデータを移⾏先に書き込む」だけではないの です。 移⾏後に結果を確認し、ツールで移⾏できないことを設定したりする 作業があります。これはどうしても⾃動化はできないのです。
  27. 27. 移⾏の⼯程(例) 移⾏ツールを使う⼯程 移行前の レポート 出力 移行ジョブ 作成 移行ジョブ 実行 移行ログの 確認 移行後の レポート 出力 移⾏ツールを使わない⼯程(移⾏後) 移行前後 レポート 比較 サイト ページ 目視確認 サイト権限 目視確認 手動設定 動作確認 移⾏ツールを使わない⼯程(移⾏前) ユーザー アナウンス 移行先 サイト作成 移行先 サイト権限 設定
  28. 28. ツールを使わない移⾏後の⼯程は必要︖ 移⾏ツールを使っているのにツールを使わない 移⾏後の⼯程は必要なのか︖ 移⾏プロジェクトをするたび考えます。 が、やらざると得ないことになります。 データだけならほぼ移⾏出来ていますが、 ・移⾏ジョブの処理が一部エラーになっている ・どうしても移⾏できないもの などが必ずあり、目視確認や⼿動設定で補うしかないのです。 100%ではなく⽋落があってもよい、というケースなら 移⾏ジョブを実⾏して完了、でもよいはずです
  29. 29. 移⾏できないもの
  30. 30. 移⾏できないものって具体的に何︖ 移⾏できないものは移⾏元サイトによって千差万別多種多様なので、 すべてを挙げることはできないです。 これまでの移⾏でおきた例をいくつかあげてみます。 • ファーム内の他サイトへのリンク • ファイルサーバーへのリンク • URLが⻑すぎるアイテム • 階層が深すぎるライブラリのフォルダとアイテム • カスタマイズされたページ • 開発された機能 • 3rdParty製のアドオン • 3rdParty製のワークフロー • フォームカスタマイズ • 廃止された機能 スライドがすすむたびに増えてるw
  31. 31. リンクが移⾏できない︖ 移⾏ツールでリンクに登録されているURLは移⾏されます。 ただし、以下のケースが使えないリンクになってしまいます。 a. ツールによってSPOのURLに変換されるため、 ファーム内のリンク先がSPOに移⾏されていないと リンク切れになる。 (リンク先が移⾏されたらリンク切れは解消される) b. SPOではファイルサーバーへのリンクが機能しないため、 サイドリンクやリンクリストに登録されたファイルサーバー のパスは開けなくなる。 ・・・これらは⼿動で再設定が必要です。 (ファイルサーバーへのリンクはWikiページを使う裏技との合わせ技で対応しました)
  32. 32. URLが⻑すぎる SharePointのアイテムのURLは以下の組み合わせで構成されています。 Webアプリケーション名:ポート番号/サイト名/リスト名/フォルダ名/アイテム名 ⽇本語環境でフォルダ名とアイテム名を⽇本語で作成すると、実際は エンコードされて、とてつもなく⻑いURLになります。 URLが256文字を超えると移⾏ツールではエラーになり アイテムが移⾏されません。 このケースは、移⾏先でアイテムを再作成(ファイルなら⼿動で アップロード)するしかないです。
  33. 33. 階層が深すぎるライブラリの フォルダとアイテム URLが⻑すぎるケースと同じ理由です。 Webアプリケーション名:ポート番号/サイト名/リスト名/フォルダ名/フォルダ名/ フォルダ名/アイテム名 赤文字にしたフォルダ名の分だけさらにURLが⻑くなります。 このケースは、移⾏元で階層を減らしてエンコード後のURLを 256文字以内にすることができれば、移⾏できます。
  34. 34. カスタマイズされたページ SharePoint Serverのサイトページはシンプルすぎるので 2010/2013ではJavaScriptやCSSを駆使してカスタマイズされている ことがよくあります。 SPOでもクラシックUIであれば、ある程度は再現できます。 簡単なカスタマイズなら移⾏ツールで移⾏しただけで再現できました。 ただし、複雑なカスタマイズは再現が難しいです。 ※再現できるカスタマイズの難易度の目安はなく、やってみないとわからない また、モダンUIサイトのトップページではカスタマイズは 再現できません。 ※クラシックUIページを別に作ってホームを置き換えることはできるが、それだとモダンUIサイトにする 意味がない
  35. 35. 開発された機能 SharePoint Serverは「かゆいところに⼿が届かない」ことが たくさんありました。 そういった事足りない機能を開発して追加することができました。 それらの開発した機能はSharePoint Onlineでは動作しないため、 移⾏できません。 これは回避策はないため、代替案を検討します。 代替案がなければ諦めて、SharePoint Serverを使い続けましょう。
  36. 36. 3RDPARTY製のアドオン 開発された機能と同様に、事足らない機能を3rdParty製のアドオンを 追加して使えるようにしているケースはよくあります。 これらもSPOでは機能しないため移⾏できません。 代替案を検討し、代替案がなければ諦めましょう。 ただし、SPO向けのアドオンがあれば、それを追加して使うことは できます。(移⾏後の設定になります)
  37. 37. 3RDPARTY製のワークフロー SharePoint Serverで使える3rdParty製のワークフローといえば Nintex WorkflowとOpenCube Workflowです。 (もちろん他にもありますが) • Nintex Workflowは移⾏ツールで移⾏できることになっています。 Nintex Workflow Onlineが必要です。 ※ただしNintex Workflow Onlineはオンプレミスとだいぶ使い勝⼿が変わっています。 事前の機能検証は必須です。 • OpenCube WorkflowはSharePoint Onlineに対応していないため 移⾏できません。 • SharePoint Onlineに対応したワークフロー製品で作り直しが必要 です。
  38. 38. フォームカスタマイズ Infopath Form Serviceを使ってフォームのカスタマイズを していた場合、SharePoint Onlineへ移⾏できないです。 SharePoint Designerを使ったファームのカスタマイズの移⾏は できるかもしれないですが、再現できない部分がありそうです。 これらは移⾏の回避策はないですが、移⾏後にPowerAppsを使って 代替機能を実装することができます。 (PowerAppsを使っても代替できない場合もあります)
  39. 39. 廃止された機能 SharePoint Serverはバージョンがあがってアーキテクチャーが かわる際、廃止された機能があります。 それらはSharePoint Onlineでは動作しないため、移⾏できません。 「設備予約」など一部の機能は移⾏できるものがありますが、 使い続けることは難しいです。 SharePoint Server 2007のGroupbord Workspaceは とても人気があった機能ですが、SPOでは使えないため、 ガツガツ使っている場合は、コンテンツの⾒直し、他機能での 置き換えを検討し、それが無理なら諦めるしかないです。
  40. 40. やっぱりあった5000件問題 SPOでいわゆる「5000件問題」が「2万件問題」になったから 大丈夫だろうと思っていたら、移⾏したリストのアイテムが 5000件を超えていると「5000件問題」が発生しました。 リストとアイテムそのものは移⾏できているので、オンプレ同様に 5000件問題の対応をすると使えるようになります。 ・リストでインデックスを作り直す ・リストを分割して1リストあたりのアイテム数を減らす
  41. 41. それでもSPOに移⾏しよう
  42. 42. SPOに移⾏しよう ここまで、SPO移⾏で出来ないことをつらつらとあげてきましたが。 それでも移⾏ツールを使えばおおむね移⾏できるのです。 そして、たいていはおおむね移⾏できるサイトなのです。 だから、移⾏できないことを理解してそれらについては諦めたうえで、 SPOに移⾏しましょう︕
  43. 43. SPOのメリット オンプレミスSharePoint ServerにはないSharePoint Onlineの メリットをいくつかあげます。 • コンテンツをのせるための土台が⽤意されている • 土台の管理、障害対応もすべてMSにおまかせできる • データ容量追加は、月額費⽤を追加するだけ • データ保護はクラウドサービス側で実装されているから何もしなくてよい • コンテンツ単位のバックアップは⽤意されていないが、3rdベンダーのクラウドサービス を使うとできる • O365の他サービスやMS以外のクラウドサービスと連携できる • モバイルデバイス利⽤も準備がいらない つまり・・・ コンテンツを作ってコンテンツを使うことだけに集中できる のです。
  44. 44. コンテンツ︕コンテンツ︕コンテンツ︕ SharePointはいうてWebサイトなのです。 Webサイトはコンテンツありきです。 コンテンツは枠(リストとライブラリ)があれば終わりではなく、 コンテンツのデータが更新されることがもっとも重要です。 SharePoint Onlineに移⾏することで、コンテンツを作って コンテンツを使うことだけにリソース(とよばれる人員)を投入して、 使いたくなるWebサイトを作り、データを更新して 使いこなしましょう。
  45. 45. SPOならモダンUI これからのSharePoint OnlineはモダンUIメインになります。 SharePoint Serverからサイト単位で移⾏すると、クラシックUIサイ トになります。それをそのまま使うことはもちろんできます。 でも、せっかくだから、モダンUIサイトを先に作っておいて、 そこにリスト/ライブラリ単位で移⾏するということもできますよ。 ただし、クラシックUIサイトのWebパーツのうち、モダンUIサイトのトップページで使える Webパーツはごくわずかなので、モダンUIサイトを移⾏先にする場合は トップページのコンテンツを刷新するサイトの設計と作成が必要です。 クラシックとモダンな web パーツのエクスペリエンス https://support.office.com/ja-jp/article/クラシックとモダンな-web-パーツのエクスペリ エンス-3fdae6c3-8fc1-49ab-8708-8c104b882e64
  46. 46. せっかくO365だし・・・ ディスカッション掲示板などモダンUIページ⽤のWebパーツがない機能は、 サイトコンテンツは作れるから、ナビゲーションを活⽤すれば、まだまだ 使えます。 でも、YammerやTeamsに置き換えるという⼿もあります。 フォームカスタマイズもPowerAppsが使えます。 ワークフローの代替をFlowにするのは・・・処理によりけりですが できないことはないです。 機能ありきではなくて、 何をしたいのか︖というコンテンツありき で、使えるものを使うほうがいいですよ。
  47. 47. まとめ
  48. 48. SPSからSPOへ移⾏する心構え︕ • お⾦と時間を⼗分に⽤意しよう • サイトとコンテンツの棚卸をして断捨離しよう • 移⾏検証をして移⾏できないものを⾒極めよう • 移⾏できないものに執着しないで諦めよう • モダンUIに慣れよう • O365のサービスを活⽤しよう • Teams,Yammer,OneDriveとの使い分けを考えよう

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