1. Phân tích công việc
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
File đính kèm có hai Bảng câu hỏi phân tích công việc.
1. Bảng đầu tiên dành cho các công việc văn phòng và hành chính.
2. Bảng thứ hai dành cho những người có trách nhiệm quản lý và ra quyết định ảnh
hưởng đến doanh nghiệp.
Hãy coi cả hai bảng là xuất phát điểm để nghiên cứu nhu cầu của doanh nghiệp bạn.
Mỗi bảng cần được điều chỉnh cho phù hợp điều kiện thực tế của bạn. Những nội dung
nêu ở đây có thể áp dụng ngay, hoặc là tiền đề để sáng tạo ra các hoạt động phù hợp
hôn với doanh nghiệp của bạn.
Bản đầu tiên cho thấy những nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của một cán bộ văn
phòng hoặc hành chính. Bản này có một cột ghi tần suất sử dụng nhân viên cho mỗi
công việc (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng, O = khác). Điều đó sẽ giúp bạn
xác định xem những nhiệm vụ chính là gì.
Bản thứ hai được sử dụng khi bạn muốn tuyển một người quản lý hay đốc công. Trong
trường hợp này, bản chất công việc thường quan trọng hơn so với tần suất của một hoạt
động cụ thể nào đó. Hãy tập trung vào dạng quyết định mà người đó phải ra, đối tượng
giám sát và những nội dung công việc mà người này phải quản lý.
Bảng phân tích công việc mẫu
PHẦN I: DANH MỤC CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG THƯỜNG NGÀY
STT Hoạt động Tần suất
Day Week Month Year
1 Đánh máy nhãn hiệu, thư, phong
bì, và hóa đơn.
2 Xác định cách trình bày, định
dạng và đánh máy văn bản hồn
chỉnh.
3 Đọc kiểm tra và sửa lỗi.
Ng ày 28/10/12
Page 1 of 5

2. Phân tích công việc
4 Chuẩn bị mẫu báo cáo tài chính
hay thống kê.
5 Đánh máy lời đọc và chỉnh sủa
lại.
6 Chuyển đổi bản ghi âm thành văn
bản .
7 Ghi, đánh máy và phân phát biên
bản họp.
8 Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả
lời thư từ thường ngày.
9 Sắp xếp các cuộc hẹn không cần
xin phép trước,
10 sắp xếp các cuộc họp, hội nghò
và sắp xếp các chuyến đi
11 bao gồm cả việc đặt chỗ trước.
12 Chuẩn bị phòng họp và hội nghò.
13 Lưu trữ, xử lý, phát hành và cập
nhật các bản ghi, hồ sô
14 và tài liệu.
15 Lưu trữ các bản ghi và hồ sô mật,
và xử lý các thư từ và
16 bản ghi mật.
17 Mở, chọn lọc và phân phát thư.
18 Trả lời điện thoại, lọc và chuyển
các cuộc gọi, kiểm tra và theo dõi
19 Trên máy ghi âm, chuyển người
gọi đến đơn vò thích hợp.
20 Chuẩn bị, xử lý và kiểm tra hóa
đơn, phiếu thanh tốn,
21 Séc và phiếu thu.
22 Lưu trữ và báo cáo hoạt động chi
tiêu.
23 Tiếp đón khách và giới thiệu đến
các phòng/ban thích hợp.
24 Lưu trữ và cập nhật danh mục
đòa chỉ thư.
25 Nhập dữ liệu bằng máy tính và
kiểm tra.
26 Xử lý các bảng lương.
27 Tính tốn, vào sổ và kiểm tra số
liệu, theo dõi và chỉnh sửa
28 Các sai sót.
29 Duy trì kho lưu trữ các đồ dùng
Ng ày 28/10/12
Page 2 of 5

3. Phân tích công việc
văn phòng, yêu cầu mua mới, và
30 Phân phát đến các phòng/ban.
31 Lên lòch và theo dõi việc sửa
chữa thiết bị và các hợp đồng
32 Dịch vụ.
33 Giữ khóa và chìa khóa các kho
lưu trữ và các trang thiết
34 Bị khác, và phân phát đến các
phòng/ban.
35 Giới thiệu và đào tạo nhân viên
mới.
36 Lên lịch làm việc cho đồng
nghiệp nếu được yêu cầu.
37 Giữ tiền mặt và các giấy tờ có giá
trò chuyển nhượng khác.
38 Giữ két tiền mặt.
39 Xin chữ ký cho các văn bản
mang tính pháp lý.
40 Chỉ dẫn cho mọi người về các
nhân viên và vò trí của họ trong
41 cơ quan.
42 Lưu trữ các biên lai thu và chi
tiền.
43 Xem xét các đơn/người nộp đơn
xin việc và tiến hành phỏng vấn
44 Sơ tuyển.
45 Thu thập và đóng quyển
46 Sao tài liệu.
47 Ghi ngày tháng và đóng dấu các
văn bản.
48 Đề xuất ý kiến cải tiến công việc
và các thủ tục hành chính.
49 Sửa đổi cách làm việc và các thủ
tục.
50 Lưu trữ các văn bản hướng dẫn
quy trình thủ tục và thông tin.
51 Lập ngân sách hoạt động để trình
phê duyệt.
52 Nghiên cứu, lập bảng và tóm tắt
thông tin về các báo cáo
53 Thường xuyên, định kỳ hay báo
cáo đặc biệt.
54 Trực tiếp trình bày những phát
Ng ày 28/10/12
Page 3 of 5

4. Phân tích công việc
hiện của mình hoặc
55 Bằng văn bản, hoặc bằng miệng.
56 Ghi và kiểm tra việc ghi sổ sách,
tài khoản, báo chí, …
57 Các loại nhật ký, và sổ cái
chung.
58 Cân đối các tài khoản và làm
khớp các số liệu sổ sách
Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm
vụ công việc:
Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két tiền lẻ
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem
Thiết bị an tồn Máy phân loại Tổng đài điện thoại
Chương trình xử lý văn bản
Các thiết bị khác: ________________
Các hoạt động khác:
PHẦN II: DANH MỤC CÔNG VIỆC QUẢN LÝ/GIÁM SÁT THƯỜNG NGÀY
• Phân tích định kỳ khối lượng công việc và các nhu cầu của người lao động trong
một đơn vị tổ chức.
• Đề xuất thay đổi trình độ nhân viên trong một đơn vị công việc.
• Xem xét tài liệu cho một vị trí công việc mới và cho vị trí đã có sự sửa đổi.
• Trình để được phê duyệt việc sửa đổi một vị trí công việc.
• Phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra
đề xuất chọn lựa.
Ng ày 28/10/12
Page 4 of 5

5. Phân tích công việc
• Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các
quy tắc trong công việc, và cấp độ thực hiện công việc cần đạt được. Điểm qua
các nhiệm vụ của vị trí công việc này.
• Lập kế hoạch, ủy quyền, truyền đạt và kiểm soát các công việc đã giao và các dự
án đặc biệt có liên quan đến cấp dưới.
• Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích công việc cụ thể và các tiêu
chuẩn định tính và định lượng của công việc mà cấp dưới phải đạt được.
• Đào tạo, phát triển, tạo động lực cho cấp dưới nâng cao kết quả công việc hiện
tại và chuẩn bị cho những công việc ở cấp cao hơn.
• Xác định những thay đổi đáng kể trong nghĩa vụ và nhiệm vụ chính của cấp dưới
bằng cách thường xuyên xem xét nhiệm vụ của họ.
• Đánh giá kết quả thực hiện của cấp dưới. Dẫn chứng tài liệu và thảo luận về kết
quả thực hiện hiện nay và trước kia bằng báo cáo trực tiếp. Thông báo kết quả
cho người phụ trách.
• Xem xét lại lương của cấp dưới và đề xuất thay đổi căn cứ vào chính sách và thủ
tục.
• Đề xuất các vấn đề nhân sự như bổ nhiệm, thưởng theo kết quả lao động, bãi
nhiệm v..v… căn cứ vào chính sách và hướng dẫn về ngân sách và chính sách.
• Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến có ảnh
hưởng đến nhiệm vụ công việc. Đảm bảo truyền đạt đúng.
• Duy trì kỷ luật, đề xuất và quản lý hành động sửa lỗi căn cứ vào chính sách và
quy chế.
• Truyền đạt và quản lý các chưông trình nhân sự theo đúng thiết kế và mục đích.
• Duy trì việc lập hồ sô chính xác cho tất cả cấp dưới.
• Các nhiệm vụ khác
Ng ày 28/10/12
Page 5 of 5