2. DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Presentado por:
Marcela Malaver Ramírez
Olga Lucía Uribe Márquez
Leidy Carolina Maya
Gloria Cecilia González
Javier Suárez Gómez
Presentado a:
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Gestión de Documentos Electrónicos
Armenia, Marzo de 2013
3. TABLA DE CONTENIDO
Nº
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS 4
OBJETIVOS 5
RESPONSABLES 6
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 7
EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO 12
PROCESO GESTION DOCUMENTAL 13
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES 21
DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN Y SERVICIO (Consejos Prácticos) 29
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO 37
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 43
BIBLIOGRAFÍA 44
4. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La organización debe establecer estrategias de conservación para
este tipo de documentos y así mismo crear un espacio físico con
condiciones ambientales adecuadas para su conservación.
Se deben implementar mecanismos que garanticen que los
documentos finales no se puedan modificar.
Hacer una selección de documentos para determinar cuales se van
a guardar y por cuanto tiempo.
Estar informado sobre avances tecnológicos e ir adquiriendo
equipos de almacenamiento para trasladar documentos a los
nuevos soportes y así evitar la pérdida de información ya que lo
digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.
Mantener defensas frente a los virus informáticos.
5. OBJETIVOS
Acceso adecuado
Agilizar la búsqueda y facilitar el acceso a la información
Conservar documentos auténticos y fiables como testimonio de
la organización.
Mantener la integridad de los documentos
Controlar el acceso a la información por niveles de seguridad.
Contribuir al control y reducción del daño ambiental.
Permitir una fácil distribución de documentos vía Internet o
intranet.
simultaneidad de usuarios para el mismo documento
Garantizar la disposición final del documento
6.
7. ¿QUE ES UN EXPEDIENTE ELECTRONICO?
Es un documento completo que reúne la suma de todos aquellos
documentos que requiere la gestión solicitada por una persona
física o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soporte
durante el seguimiento y hasta la finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un contenido, un
contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o
una evidencia de esa actividad.
8. CUALLES SON LAS PRINCIPAES CARACTERISTICAS DE UN EXPEDIENTE
ELECTRONICO
Rapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajar
sobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estar
ubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y la
gestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo que
usualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de los
expedientes deja de ser un problema.
Descentralización: El soporte electrónico permite que los expedientes sean
iniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados por
restricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios).
Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de los
usuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite al
usuario.
Validez legal: El expediente electrónico se regula por un marco legal que
legitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en el
expediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal y
documental que en el soporte papel.
9. Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el
interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se
encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada
cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo
estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de
Internet.
Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los expedientes
100 % electrónicos pueden ser inter/operados entre diversos
organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni
demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de
extravío de documentos durante su transferencia.
Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con
documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo
ser modificados según protocolos de autorización previamente
estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso
del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder
garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites
disponibles.
10. Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede
ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad
permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios
físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de
expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado,
que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente con un
mecanismo de respaldo que asegure su contingencia.
Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar
al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de
procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos
electrónicos, PDF, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser
firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente
funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para el
pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel de expedientes
electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los propios funcionarios definir
los tipos de expedientes disponibles y los datos asociados a los mismos.
11. Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea
necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del
expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las
copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso
administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y
engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el
flujo documental no son necesarias.
Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea
soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que
haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en
papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de
bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los
documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a
continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno
en papel.
Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma
electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del
expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) Todo aquello que sea
firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a
su contenido por personas no autorizadas. En caso de interceptación no
autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte
automáticamente.
12. QUE ES UN EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTO
Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales,
relacionados entre sí, y conservados en un soporte electrónico, en
parte como expediente físico. La aplicación de los sistemas híbridos o
mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en
soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como
puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan
entre sí, de manera que llegado a este punto de convergencia para
garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo
el tiempo que se les necesite.
Los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la
preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su
eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en
general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la
legalidad de la gestión de la actividad privada.
13. PROCESO DE GESTIÒN DOCUMENTAL
Producción
y/o Recepción Retención
Archivo Central
DISPOSICIÓN
Trámite FINAL
Conservación
Preventiva
Distribución
Eliminación Conservación
Consulta Permanente
Retención
Archivo de
Gestión Almacenamiento Recuperación
14. PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación
Ley General de Archivos, Titulo I, Articulo 3°
15. CONCEPTOS GENERALES
ARCHIVO
En términos generales
podemos decir que
ARCHIVO es la
conjunción o sumatoria de
varios elementos:
1. El lugar, sitio, repositorio o
depósito
2. Los Documentos, acervo
documental.
3. La Función o actividad de administrar o manejar los Archivos
4. El Funcionario, Administrador Documental, archivista o Archivero
5. El servicio de los documentos y la información en ellos contenida
16. EL DOCUMENTO
Artículo 251 de C.P.C.
“Son Documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en
general todo objeto mueble que tenga carácter
representativo o declarativo y las inscripciones
en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
17. EL DOCUMENTO
Documento de Archivo: Es el registro de la
información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
19. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Enfoque Sistémico
Transferencias
Primarias
Archivo de Gestión Archivo Central
Archivo Central
Archivo de Gestión
Transferencias
secundarias
Archivo Histórico
Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso
integral de los documentos en su ciclo vital.
21. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
1. Gestión documental
Manuales de Funciones
Manuales de Procedimientos
2. Planeación
Conocimiento de los fines y objetivos de la
Entidad
Conocimiento de la Estructura de la Entidad
Conocimiento de las Actividades de la Entidad
22. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
3. La Normalización
Normatividad Jurídica
Normatividad Administrativa
Normatividad Técnica
Icontec (La carta, la circular, el memorando, el comunicado, el
acta, los informes, el sobre)
4. Producción
Es la aplicación y puesta en ejecución de lo planeado y
normalizado
23. PROCESOS TECNICOS
DOCUMENTALES
4. El trámite
La Producción o el recibo
La Clasificación
La Radicación o el registro
La Distribución
El Seguimiento
El Archivo
24. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
5. La Clasificación
Teorías sobre la
Clasificación
El Principio Archivístico de:
Procedencia
Tipos de Clasificación
25. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
6. La Ordenación
Teorías sobre la Ordenación
El Principio Archivístico de:
Orden Original
Tipos de Ordenación
26. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
7. La Selección
Generalidades
El Ciclo Vital de los documentos
Los Valores documentales
Las Tablas de Retención
La Selección, el Expurgo y el descarte
documental
La Transferencia documental
27. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
8. La descripción
Análisis de la Información
La codificación
Instrumentos de recuperación de la información
Los Inventarios
28. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES
9. La Conservación y Preservación
Historia de la Escritura y de los soportes
Química del Papel
Agentes de degradación
Controles de preservación
Controles de conservación
La Restauración
29.
30. Consejos Prácticos
No utilizar ganchos.
Retirar con sutileza los ganchos y clips sin dañar el
documento.
Alinear para mejor organización.
Perforar adecuadamente.
Archivar siempre en orden cronológico.
31. Consejos prácticos
No utilizar resaltadores.
Mantener las manos limpias.
No adulterar los documentos, escribiendo sobre ellos
No estreches los documentos al guardarlos.
Archívame diariamente para estar al día.
32. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
El área de trabajo debe mostrar el bue manejo de los elementos y las buenas
prácticas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto de
partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos
de archivo en una organización, además es un principio básico de seguridad. Se
deben tener en cuenta algunas recomendaciones para minimizar los riesgos de
salud a los que nos vemos expuestos al estar tanto tiempo desarrollando la misma
actividad:
Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren para
realizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividades
e inducen a cometer errores.
Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma que
los más utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional de miembros
superiores.
Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con que
los utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas que
requieren para el ciclo de la tarea.
33. No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza
frecuentemente.
Es preferible una iluminación tenua, que no provoque
deslumbramiento o reflejos.
Debe ajustar la altura de la silla para que los pies toquen el suelo.
Colocar el mouse a la misma altura dl teclado.
Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos.
Ajuste el nivel de brillo y color del monitor de modo que no
deslumbren la vista.
Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor.
Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que
reciba mantenimiento con regularidad.
Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo
de movimiento muscular.
Tomar breve descansos a cada hora para que descansen los ojos y
se estiren los músculos.
34. PAUTAS BÁSICAS PARA TENER EN CUENTA
Mantener la mesa de trabajo completamente ordenada.
No debe haber nada encima de la mesa excepto lo necesario para el
asunto en el que se esté trabajando. Esta sencilla medida permite
concentrarse exclusivamente en el trabajo en curso.
Es prácticamente obligatorio tener la mesa libre de documentos, agendas,
etc. puesto que, en su condición de custodios de la documentación, deben
ser especialmente precavidos en relación con los documentos que puedan
quedar a la vista.
- Utilizar bandejas de entrada / salida: Hay que asegurarse de que toda
la información nueva esté en un lugar específico, por ello se sugiere la
bandeja de entrada, como elemento más común en todas las oficinas. La
utilización de la bandeja de entrada ayuda a encontrar lo que se precisa
en cada momento y evita mezclar la información nueva con tareas que se
están llevando a cabo o que estén acabadas. Por otra parte, la bandeja de
salida permite tener juntos todos los asuntos resueltos y de alguna
manera también actúa como elemento motivador.
35. Clasificar los asuntos nuevos
Los documentos de la bandeja de entrada deben clasificarse en tres
categorías:
a)Asuntos en los que hay que trabajar. Estos asuntos deben
guardarse inmediatamente, clasificados por temas en subcarpetas
para tener agrupados todos los documentos correspondientes a una
misma cuestión.
b) Asuntos que se está seguro que no se van a tratar. Todo
aquello que no se va a tratar en absoluto (publicidad, folletos,
documentos que se han duplicado, etc.) debe ir inmediatamente a la
papelera. Esto evita tener papeles inútiles y facilita la búsqueda de
aquellos que sí se necesitan.
c) Asuntos "dudosos" o que no se sabe si se van a tratar o no. En
este caso, hay que aprender a tomar decisiones rápidas y colocarlos
en la categoría "a) o b)"
36. No acumular papeles:
Hay que ir procesando los asuntos, de acuerdo con las prioridades
establecidas, esto evita que las tareas se acumulen y produzcan
confusión mental.
Es muy importante no acumular montones de papeles que realmente
no se sabe cómo tratar.
Guardar todo lo que llega al puesto de trabajo es casi imposible, en
primer lugar por razones de espacio físico y en segundo, pero no por
ello menos importante, si se acumulan demasiados papeles sobre la
mesa y alrededores, es posible que no se encuentre lo que
verdaderamente se necesita.
37. Mantener el archivo
organizado y al día
Una de las razones por las que a veces se dificulta el trabajo cotidiano
es por la falta de una buena organización en el archivo, lo que produce
pérdidas de tiempo y errores, además de posibles extravíos de
documentos importantes.
De igual forma, los montones de documentos pendientes de archivo
producen confusión y tiempos dedicados a la recuperación de
información que, de estar clasificadas y archivados, no supondría ningún
trabajo. La razón y la lógica indican que aquellos archivos que quedan
obsoletos, deben destruirse puesto que si se van acumulando
documentos que no es necesario conservar, ocuparán el sitio necesario
para la documentación en vigor o la que por razones legales o fiscales
debe conservarse como mínimo cinco años.
38. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El archivo del documento electrónico se define como el registro de información
generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de
gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub/serie a la que
pertenece la cual ha sido definida en el cuadro de clasificación documental”.
La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de archivo que
cumplan con las siguientes funciones:
1.Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los
mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los
documentos.
2.Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3.Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4.Establecer sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos.
5.Establecer un sistema que permita recuperar la información eficazmente.
39. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La organización facilita que la información se comparta y se aproveche
de forma más eficiente y como recursos colectivos.
Seguridad y fiabilidad de información, documentos etc, de gran valor
para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad,
garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el
uso diario, se dispone de su réplica electrónica.
Para la organización de los documentos electrónicos se debe:
Clasificar: registrar los datos básicos en el documento producido o
recibido.
Ordenar: conformación de expedientes.
Describir: se dan niveles de descripción.
40. EN LA GESTIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS SE IDENTIFICAN TRES
FASES
Se trata de intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en los
que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos archivísticos, que
en buena medida trascienden más allá:
• Que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, es decir, que
tengan un contenido fidedigno.
• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y
alteración a lo largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.
• Que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido.
• Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y
circunstancia.
• Debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la contengan
durante todo el ciclo de vida, y debe comprender su contenido, la descripción del
proceso y la del contexto en el que ha sido registrado.
• La valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este momento, lo
que no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza a pieza, sino
que las series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación incorporada,
en la fase de diseño de los procedimientos de las que son reflejo.
41. 2) Fase de utilización: En la que los documentos fiables, auténticos,
íntegros y accesibles deben conservar estas características inalteradas
mediante fórmulas de autentificación, limitando el acceso a los individuos
que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea
para incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otros
requisitos archivísticos, fundamentalmente:
• De unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda
en el procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha y
mantener íntegro en todas sus fases.
•Con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya sea
en el pasado, ya sea simultáneamente. En el primer caso se puede
lograr mediante la clasificación, en el segundo integrándolos en sistemas
híbridos o mixtos.
• Cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de las
actividades que reflejan, los documentos pueden ser conservados en los
mismos sistemas donde han sido creados y utilizados; sin embargo, por
motivos de control y de conservación, es preferible su transferencia a
servidores destinados a la conservación perpetua.
42. 3. Fase de conservación: a diferencia de los documentos no electrónicos, que
conservan su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado de
transmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados, los electrónicos
conservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migración
periódica:
genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementos
formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del
original.
consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre
generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo
que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido del
documento, pero cambia la configuración y el formato. La migración incluye la
renovación.
implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentos
electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión,
en el sentido de proteger su integridad. Procedimientos integrados por rutinas,
pero también por una autoridad que verifique y certifique los resultados de la
migración. Desde una concepción sistémica, la gestión de los documentos
electrónicos se da en tres niveles: el organizacional, el archivístico y el
tecnológico.
