合意形成手段としての議事録 2013 05-15
- 11. 議事録と GL の役割
• 議事録は、合意形成のための強力なツールである
• 共同で議事録を完成させることを「会議」と定義する
• この概念についてより深く知りたい人は「議事録ドリブン」「エ
クストリーム・ミーティング (eXtreme Meeting)」等で検索を。
http://bizmakoto.jp/bizid/articles/0610/24/news008.html
http://www.itmedia.co.jp/im/articles/0701/19/news110.html
• 議事ロガー (GL) は、合意形成をリードする人である
• メモを取る人、ではない。
- 20. 議事録の内容
• 議事録を wiki で共有する場合、 wiki format で議事録を取り、終了
と同時に保存してしまうと良い。 (会議終了後、議事録共有までの
時間を可能な限り 0 にする)
• ホワイトボード等に図を描いた場合は、それをスマートフォン等で写
真に撮り、議事録に貼り付ける
• 行頭に 「結論:」「ToDo:」 などの文字を付け、 Ctrl-F で検索できる
ようにする
- 21. ToDo の書き方
• ToDo 行は、その行だけ別の場所にコピペされたりすることも多い。
なのでなるべく1行で内容が分かるように書くと良い。
• その ToDo 行は、誰が何をいつまでにやるかは明確か? 終了条件は
明確か? 行動を喚起するか? を意識すると良い。
• 動詞で終わるように書いた方が、終了条件が明確になり、行動が喚起
されやすい。 「開発環境の構築」→「開発が始められるように環境
を構築する」など。
• 会議後も議事録中の ToDo リストで簡易的な進捗管理をしたい場
合、行頭に [] という記号を付け、以下のような凡例で進捗を共有す
るのがお勧め
未着手 : []、 進行中 : [>]、 完了 : [o]
- 22. ToDo の扱い
• ToDo はチームのものである。
• 「チームが対処すべきこと全て」と、誰が何をやっているかを見え
る化することは、メンバー同士がサポート可能な状況を作るために
不可欠である。 逆に言えばそれが明らかになっていないチーム
は、サポート不可能な状況を作りだしてしまっていると言える。
• チームのタスク管理ツールがある場合はそれに登録しておくと良い。
• 定例会議の場合、前回の ToDo は次回の議事録に事前に貼ると良い。
- 23. 会議のリズム
• 会議の最後に、結論と ToDo を確認する。
• 会議のゴールを達成したら、直ちに閉会する。
• ゴールを達成できないまま制限時間を使いきってしまった場合、次の
会議を設定するなど対応を決めて ToDo を出し、閉会する。
• 会議後、グループチャットの窓等に議事録へのリンクと ToDo のリス
トを貼る。
• 違う形での再確認を提示し、行動を喚起する。
• 良いリズムを生成できる
- 26. 宿題
• ワークショップ (3) で書きだした改善案を、あなたが参加する会議の
場で実際に提案してください。
• 問題意識の共有ができていないと感じる場合は、会議運用に関す
る振り返り(KPT 等)をやってみてください。
• このスライドに立ち戻りたい場合は以下を参照してください。
http://www.slideshare.net/toshi_k/presentations
• これによりあなたが少しでも合意形成を促進できたなら、あなた
は組織の一体性の向上に貢献したと言えます。