1. 7/8/2010
TATACARA
PENGURUSAN STOR
Disediakan oleh :
Puan Fadzillah binti Rahman
Unit Belanjawan & Stor Pusat
Pejabat Bendahari, UTM
DEFINISI STOR
• Tempat bagi melaksanakan penerimaan,
perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan
pengeluaran stok.
1
2. 7/8/2010
BARANG-BARANG STOR
3
DEFINISI STOK
• Stok bermaksud barang-barang belum
barang barang
guna dan perlu disimpan untuk tujuan
operasi atau penyelenggaraan termasuk
bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,
keselamatan, makmal, bengkel, dan
g
sebagainya.
2
3. 7/8/2010
PENGURUSAN BARANG BARANG STOR
PEMBELIAN
REKOD
DELIVERY BIN KAD,
ORDER STOK KAD
Semak:
PT Pesanan PENERIMAAN
Tempatan , BARANG Pastikan:
Invois, Jumlah Rekod-rekod
barang dokumen
Tandatangan: dicatitkan Jumlah
Barang
Borang
Penerimaan
Barang BIN KAD, STOK
LAPORAN KAD Tandatangan:
Pastikan: Borang
Pengeluaran
Baki di Bin Kad Barang
1. Laporan pemeriksaan bersamaan
2. Baki fizikal barang dengan baki
dalam simpanan barang yang ada
3. Barang yang rosak dan
berlebihan PENGGUNAAN
REKOD / KELUARAN
BARANG
5
OBJEKTIF PENGURUSAN STOR
• Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara
teratur, k dan berkesan b i memastikan :-
t t cekap d b k bagi tik
(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan
menepati kehendak pelanggan; dan
(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara
memberi perlindungan, penjagaan dan
penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam
simpanan.
3
4. 7/8/2010
FUNGSI STOR
• Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan
kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas
p p gg g g g
berikut :-
(a) Menerima barang-barang yang dipesan dengan
mengesah dan memperaku serahan barang-barang
oleh pembekal.
(b) Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-
lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan
ruang stor secara optimum.
(c) Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa
dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
(d) Mengeluarkan stok mengikut keperluan
pelanggan.
(e) Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi
keluar masuk stok secara tepat, teratur dan
kemaskini.
(f) Merancang dan mengurus penokokan stok bagi
memastikan kedapatan stok mengikut paras yang
ditetapkan.
4
5. 7/8/2010
(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok
kepada pelanggan.
(h) Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan
mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan
berlaku
b l k perselisihan stok, stok rosak, usang, l
li ih t k t k k luput t
t tempoh
h
penggunaan dan tidak bergerak.
(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran
serta penyelenggaraan kebersihan stor.
(j) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang
usang/obselete, rosak, l
/ b l t k luput t
t tempoh penggunaan, tid k
h tidak
boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau
melebihi keperluan.
(k) Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.
PENGURUSAN ORGANISASI STOR
• Bahagian utama Stor Pusat iaitu :-
:
(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun
(b) Bahagian Terimaan
(c) Bahagian Simpanan dan
( )
(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran
g g g
5
6. 7/8/2010
PENGURUSAN KAWALAN STOK
• Pengurusan kawalan stok yang cekap dan
berkesan d
b k dapat memberikan f d h f d h
b ik faedah-faedah
berikut :-
(a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan
pemesan dapat dipenuhi.
(b) P
Penggunaan modal yang l bih ekonomik serta
d l lebih k ik
kurangnya wang terikat dalam bentuk stok.
(c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang-
barang yang tinggi kadar pengeluarannya.
(d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh
penggunaan, rosak dan usang dapat
dikurangkan dan
(e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan.
6
7. 7/8/2010
PARAS STOK
• Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-
satu masa dan ditentukan seperti berikut :-
(a) Paras Stok Maksimum
Kuantiti stok tertinggi yang di simpan pada satu-satu masa.
(b) Paras Menokok Stok
Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk
memesan stok baru kerana baki stok yang ada hanya
cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh
pesanan dan serahan.
(c) Paras Stok Minimum
Kuantiti stok terendah yang di simpan pada satu-satu masa.
• Paras stok yang harus disimpan pada satu-satu masa :
(i) Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan
(ii) Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan
(iii) Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan
7
8. 7/8/2010
PENERIMAAN BARANG-BARANG
MASUK DALAM STOR
REKOD KEMASKINIKAN
BARANG AM & STOK KAD /BIN
BARANG DITERIMA LAIN-LAIN REKOD KAD
DELIVERY ORDER
ALATULIS/
KERTAS
Semak:
Pesanan Tempatan,
Invois, Jumlah barang
Semua barang stor
yang diterima
Dokumen penerimaan hendaklah direkod
barang ditandatangani mengikut jenis barang
oleh: stor dengan segera
1. Pembekal
2. Penyelenggara Stor
3. Pegawai
15
PENERIMAAN
• Proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan
perkara-perkara b ik t di
k k berikut dipenuhi :-
hi
(a) Memastikan setiap barang-barang stor yang
diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut
pesanan dan
(c) Memastikan barang-barang stor diterima dalam
keadaan yang baik, sempurna dan selamat
digunakan.
8
9. 7/8/2010
MEREKOD STOK
• Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok
yang d i
dterima ddengan menggunakan k d yang
k kad
telah ditetapkan bagi tujuan :-
(a) Mengetahui kedudukan stok simpanan
(a) Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa
tepat dan
t td
(a) Mengawal paras stok
PENYIMPANAN YANG SESUAI
KERTAS
UBAT-UBATAN
BAHAN-
BAHAN KIMIA
18
9
10. 7/8/2010
JENIS-JENIS REKOD
• Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis
stor i i :
iaitu
(i) Kad kawalan Stok KEW.PS-3 di Stor Pusat
dan Stor Utama; dan
(ii) Kad Petak KEW.PS-4 di Stor Pusat, Stor
Utama dan Stor Unit
• Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak
dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan
diperlukan, langkah-langkah berikut perlu
dipatuhi :-
di hi
(a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu
garisan sahaja
(b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas
angka asal dan
(c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh
Pegawai Stor.
10
11. 7/8/2010
PENGELUARAN
• Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-
Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) Si t
D h l K l D h l (MDKD). Sistem pengeluaran
l
yg. cekap penting untuk mengelakkan :-
(a) Pengeluaran tanpa kebenaran
(b) Pengeluaran tidak mengikut kuantiti dan tidak
seperti yg dipesan/pohon
yg. dipesan/pohon.
(c) Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan
PENGELUARAN BARANG-BARANG STOR
REKOD
BORANG
PERMOHONAN YANG
TELAH LENGKAP
Menyediakan barang
stor yang hendak
dikeluarkan mengikut
kelulusan
Borang Permohonan
Barang ditandatangani
oleh:
l h
1. Penerima barang
2. Penyelenggara Stor
3. Pegawai atasan
KEMASKINIKAN
STOK KAD / BIN KAD
22
11
12. 7/8/2010
PERMOHONAN STOK
• Bahagian Bekalan Kawalan Dan Akaun :-
(a) Mendaftarkan permohonan dan memberi nombor
rujukan pengeluaran
(b) Meluluskan kuantiti pengeluaran
(c) Merekodkan pengeluaran di Kad Kawalan Stok
• B h i S :-
Bahagian Stor
(a) Menerima dan menyemak borang permohonan
(b) Menyediakan barangan yang dpohon
(c) Merekod dalam Kad Petak
PENYIMPANAN
• Stor hendaklah mengamalkan Konsep 5S iaitu sisih,
susun, sapu, seragam d sentiasa amal.
dan ti l
• Amalan ini dipraktiskan supaya :
- stok tidak mudah rosak
- senang dikeluarkan
- penggunaan ruang yang optimum
12
13. 7/8/2010
SUSUN ATUR
• Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan
mengambilkira faktor keselamatan, kemudahan
g
pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor.
• Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan
praktik untuk membolehkan aktiviti pengurusan stor
berjalan dengan lancar, selamat, mudah dan
menjimatkan masa.
• Susun atur perlu mengambilkira penggunaan ruang
untuk memudahklan kakitangan dan alat pengendalian
barang-barang bergerak dengan selamat.
• Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah
digunakan bagi penyimpanan barang-barang mengikut
jenis,
jenis disusun pada setiap rak tingkat petak atau arah
tingkat,
supaya teratur dan kemas.
• Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah
mempunyai jarak 50cm daripada siling bagi tujuan
keselamatan.
13
15. 7/8/2010
SUSUN ATUR STOR YANG
TIDAK KEMAS
Gambar ihsan Unit Audit Dalam, UTM
PEMERIKSAAN
• Pemeriksaan dibahagikan kepada tiga (3) jenis
iaitu
i i :-
(a) Pengiraan Stok
(b) Pemeriksaan Stok
(c) Verifikasi Stor
15
16. 7/8/2010
PENGIRAAN STOK
• Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan secara terus
menerus sepanjang tahun. Perkara-perkara berikut
hendaklah dipatuhi :
(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok
apabila berlaku transaksi penerimaan dan
pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa
bertepatan dengan rekod, dan
(b) Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah
hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak
dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan oleh
Pegawai Stor.
PEMERIKSAAN STOK
• Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat
dan Stor Utama. Ketua Jabatan hendaklah melantik
pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang
diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah
mematuhi perkara-perkara beikut :-
(a) Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas
semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun
semasa.
(b) Semasa pemeriksaan dilaksanakan tiada sebarang
transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran
Pegawai Pemeriksa.
16
17. 7/8/2010
(c) Setelah pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah
hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan
Stok dan hendaklah ditandatangani serta ditarikhkan
oleh Pegawai Pemeriksa.
g
(d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam
Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor KEW.PS-14
(e) KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk
disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi
Stor dan
(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil
pemeriksaan stok
VERIFIKASI STOR
• Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas
pemeriksaan stok oleh P
ik t k l h Pegawai P i Pemeriksa sekurang-
ik k
kurangnya satu (1) tahun sekali sebelum berakhir pada 31
Disember. Tujuan verifikasi stor adalah seperti berikut :-
(a) Mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara
seratus peratus (100%) bagi menentukan jumlah stok
fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok
(b) Memastikan pelarasan stok diambil tindakan
17
18. 7/8/2010
(c) Memastikan stok lebih atau usang atau tidak boleh guna
atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh
penggunaan diambil tindakan pelupusan
(d) Memastikan stok kurang atau susut disebabkan dipotong,
ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya
diambil tindakan hapus kira
(e) Melengkapkan semua butiran maklumat dan mengesahkan
KEW.PS-14 dan
(f) Melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu
organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod,
g , ,p , ,
penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/
verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan,
kehilangan/hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan
Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor
KEW.PS-15
KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR
• Keanggotaan Pemverifikasi Stor hendaklah terdiri
daripada :-
(a) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
(b) Pegawai tidak bertugas di stor yang di verifikasi
( )
(c) Pegawai mempunyai pengetahuan atau
g p y p g
berpengalaman dalam pengurusan stor dan
(d) Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional
serta Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf
18
19. 7/8/2010
TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR
• Pemverifikasi Stor hendaklah membuat lawatan ke
Stor berasaskan kepada program/jadual verifikasi yang
disediakan.
• Pemverifikasi Stor hendaklah menyemak semua stok
yang disenaraikan di KEW.PS-14 (Laporan
Pemeriksaan/Verifikasi Stor) dan melengkapkan serta
mengesahkan b i
hk butiran maklumat di
kl disenarai tersebut
i b
seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.
• Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan
merekodkan baki fizikal stok dan kemudiannya
mengesahkan ketepatan rekod sebenar dengan Kad
g p g
Kawalan Stok.
• Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok
semasa verifikasi dilaksanakan.
• Pemverifikasi Stor hendaklah menyediakan KEW.PS-
15 dan mengemukakan kepada Ketua Jabatan.
19
20. 7/8/2010
PELARASAN STOK
• Pegawai Stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan
stok apabila terdapat stok berlebihan atau berkurangan
disebabkan silap pengiraan semasa pengiraan,
pengiraan
pemeriksaan dan verifikasi stor dilakukan dengan
menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
• KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan
Ketua Jabatan.
• P
Pegawai S h d kl h merekod transaksi pelarasan stok
i Stor hendaklah k d ki l k
diruangan Terima bagi stok lebih atau diruangan Keluar
bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B)
dan Kad Petak serta ditandatangan.
KAWALAN KESELAMATAN STOR
• Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan
secara b
berasingan d i d b
i daripada bangunan l i untuk
lain k
mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan
berkesan.
• Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung
kepada keperluan dan kesesuaian penempatan Stor
Pusat, Stor Utama dan Stor Unit dengan mematuhi
ciri-ciri berikut :-
20
21. 7/8/2010
(a) Sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar
(b) Kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan
(c) Pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada
waktu malam
(d) Pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera)
(e) Tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu
(f) Penggunaan pas kebenaran keluar masuk dan
(g) Peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci
mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan yang
berkuatkuasa
KAWALAN KEBAKARAN
• Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran
yang sesuai dan memadai seperti fire alam, smoke
detector, t
d t t water sprinkle d l i l i
i kl dan lain-lain
• Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose
reel perlu ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa
oleh Jabatan Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat
mengikut peraturan yang berkuatkuasa
• Mempamerkan plan lantai yang menunjukkan arah keluar
masuk dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT)
21
22. 7/8/2010
• Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti “Dilarang
Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya
• Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan
Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat bagi
mendapatkan pandangan dan nasihat dalam mematuhi
kawalan kebakaran
• Mengaturkan latihan mengawal kebakaran kepada
Pegawai-Pegawai St
P iP i Stor
SUMBER RUJUKAN
PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5
TAHUN 2009
– TATACARA PENGURUSAN STOR
(http://www.treasury.gov.my)
22
