moutamani chafik

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moutamani chafik

  1. 1. «Ce guide a été élaboré dans le cadre du Projet de Gouvernance Locale (PGL), contratnuméro EPP-I-00-04-00037-00, Ordre de service N° 2, entre l’Agence Américaine pour leDéveloppement International (USAID) et Research Triangle Institute (RTI International). Il aété préparé par Monsieur Mohamed ZANA, en tant que consultant de RTI International».
  2. 2. Guide de comptabilité simplifiée pourles associations de développement local Projet de Gouvernance Locale - Maroc Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local
  3. 3. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local PréfaceDurant ces vingt dernières années, le Maroc a connu un développement conséquentdu tissu associatif. Les associations, sont appelées à jouer un rôle de plus en plusimportant dans le développement durable du pays par leur implication dans la gestiondes affaires locales, en particulier dans le cadre de l’Initiative Nationale pour leDéveloppement Humain (INDH).Le défi est grand pour de nombreuses associations, notamment les plus récentes,souvent équipées uniquement de leur bonne volonté et de leurs liens privilégiés avecla population. Le renforcement de leurs capacités afin qu’elles puissent réaliser leursambitions et devenir des partenaires à part entière des Pouvoirs Publics est donc unepriorité.La réalisation de cet objectif reste tributaire d’une bonne maitrise des aspects relatifs àla gestion quotidienne, ce qui impose le renforcement de leurs compétences notammentdans le domaine de la comptabilité.En effet, l’utilisation des outils et principes de la comptabilité est devenu un facteur cléde succés pour ces associations. la comptabilité leur permet d’assurer la transparencede leur gestion et de créer des relations de confiance avec la population, les partenaireset les bailleurs de fonds.Dans ce but, le Programme de Gouvernance Locale (PGL) de l’Agence Américainepour le Développement International (USAID) au Maroc se joint à la CoordinationNationale de l’INDH du Ministère de l’Intérieur, pour publier ce guide pratique àl’usage des associations locales.Ce guide, qui fait partie d’une série de documents destinés essentiellement auxassociations, est élaboré dans un langage simple et compréhensible permettant, à unpublic non averti, de comprendre et de mettre en oeuvre les principes de base d’unecomptabilité simplifiée.Nous encourageons donc les associations marocaines à en faire plein usage, tout enespérant qu’il réponde à leurs attentes. ...... Bonne lecture Christian ARANDEL, Directeur du projet de Gouvernance Locale
  4. 4. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localSommaire† Préface ..................................................................................................................................... 2† Sommaire................................................................................................................................. 3† Introduction ............................................................................................................................. 4† Chapitre 1. La comptabilité associative................................................................................... 7 La comptabilité c’est quoi au juste? ................................................................................... 7 Assise juridique de la comptabilité associative .................................................................. 7 Objectifs de la comptabilité associative ............................................................................. 8 Les spécificités de la comptabilité associative ................................................................... 8 Incidences des particularités des associations sur la comptabilité.................................... 13 Conseils pratiques............................................................................................................. 16 Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiée et spécifique...................... 17† Chapitre 2. Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations .............................. 21 Enregistrer vos opérations bancaires et en espèce dans des cahiers journal de caisse et de banque ........................................................................................................... 21 Enregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérations diverses ................. 25 Valoriser et enregistrer les opérations bénévoles.............................................................. 27 Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables .....................30 Conseils pratiques..............................................................................................................35† Chapitre 3. La justification et l’archivage des opérations comptables ...................................36 Utilité des pièces justificatives ..........................................................................................36 Exiger une pièce justificative externe................................................................................37 Etablir des pièces justificatives interne en fonction des besoins ........................................41 Classer soigneusement les pièces justificatives .................................................................44 Conseils pratiques..............................................................................................................46† Chapitre 4. L’inventaire de fin d’exercice .............................................................................47 Objet de l’inventaire ..........................................................................................................47 Inventorier les espèces en caisse .......................................................................................48 Réaliser un rapprochement comptable de votre compte bancaire......................................48 Inventorier le matériel et le mobilier de votre association ................................................49 Prendre en compte l’usure de vos équipements ................................................................49 Ajuster les opérations dans le temps .................................................................................52 Conseils pratiques..............................................................................................................54† Chapitre 5. Synthèse et analyse des opérations comptables ...................................................56 Etablir le bilan de votre association ..................................................................................56 Passer du bilan initial au bilan final ..................................................................................58 Etablir le compte de résultat ..............................................................................................63 Prendre en compte le bénévolat.........................................................................................65 Conseils pratiques..............................................................................................................69† Annexes ..................................................................................................................................72
  5. 5. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local IntroductionLes associations régulièrement un support de la gestion participativeconstituées qui fonctionnent et animation de la vie démocratique.selon les principes démocratiques Cependant, il est de notre devoir deet de transparence et les règles se demander pourquoi nous sommesrationnelles de gestion constituent arrivés à une telle situation, et pourquoisans nul doute l’une des conditions la comptabilité ne fait pas une bonneessentielles de l’émergence et /ou de presse.la consolidation d’une société civileresponsable participant pleinement au Les associations avancent en généraldéveloppement socio-économique et qu’elles ne disposent pas de moyensculturel. financiers qui leurs permettent de recruter un comptable.Elles forment des espaces de réflexionet de travail collectif ou se déploient Les membres réalisent des opérationsdes efforts communs pour des causes épisodiques au gré de leur disponibilité etcommunes. suivant les moyens humains et matérielsElles constituent ainsi des viviers où du moment, la tenue d’une comptabilitébouillonnent, germent et s’expriment d’encaissement et décaissement.des aspirations collectives. D’autres imputent cette situation à laAvec l’essor qualitatif qu’a connu ce carence de vulgarisation. Les adhérentssecteur au Maroc à partir de la dernière des associations ne sont pas sensibilisésdécennie du 20ème siècle, notamment suffisamment sur les obligations etle développement d’un type nouveau l’utilité de la comptabilité.d’associations qui opèrent dans La tenue de la comptabilité est reléguéel’appui au développement durable, il au dernier plan. Ils élisent généralementest constaté la nécessité de renforcer des trésoriers qui ignorent toute notionl’accompagnement technique des de comptabilité et gestion financière.associations oeuvrant dans le domainedu développement social et humain pour Certains vont plus loin dans leur analysela tenue d’une comptabilité régulière et et imputent cette situation à l’absencetransparente. d’une politique appropriée qui milite en faveur de la professionnalisationLa comptabilité n’est pas seulement un de l’association par le recrutement duinstrument d’information mais aussi personnel permanent compétent.
  6. 6. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLes structures étatiques d’appui renforcement de la transparence etaux associations, les bailleurs de la bonne gouvernance au sein desfonds, les organismes internationaux associations.financent, généralement, les projetsde renforcement des capacités La comptabilité générale en effet,managériales des associations par en tant qu’un instrument de gestionla formation et l’information, mais utilise un langage complexe qui n’estrarement les frais de fonctionnement accessible qu’aux professionnels ayantinterne et les salaires des gestionnaires une formation spécialisée.permanents y compris les comptables. La terminologie de la comptabilité rendAu vu d’un tel constat, deux défis sont à difficile le contrôle des comptablesrelever : l’adaptation et la simplification professionnels par les adhérents desde la comptabilité. associations.L’association est une institution qui L’association est en effet une institutionprésente un caractère altruiste et démocratique et participative pardésintéressé. Elle est régie par des excellence dans laquelle la primautéprincipes de solidarité, participation, est accordée à l’homme aux dépens dudémocratie et engagement envers la capital. Cette caractéristique devrait sesociété et la communauté locale. refléter dans l’élément clef de sa vie, c’est-à-dire, dans sa gestion.Au début de ce troisième millénaire, le Il faudra donc trouver des méthodesMaroc s’active pour disposer d’un plan efficaces pour un enseignementcomptable des associations qui prend élémentaire afin que les principesen compte ces spécificités. démocratiques, acceptables en théorie, puissent être appliqués en pratique.Un autre défi et non pas des moindrec’est celui de la simplification et la Autrement dit, il faut faire de sorte queformation. La simplification de la la gestion des associations soit aussicomptabilité et la valorisation de l’affaire de tous les membres.l’élément humain par la formationsemblent être l’une des solutions Les recherches pour la simplificationappropriées pour la généralisation de la comptabilité du point de vuede la tenue de la comptabilité et le technique, sans toutefois perdre de
  7. 7. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localson efficacité du point de vue de Les autres chapitres présentent, selonl’information s’imposent. C’est dans ce l’ordre chronologique, les différentescadre qu’un tel guide a été réalisé. Il se opérations comptables qu’unepropose de servir d’outil de référence association est tenue de réaliser.et d’information pour les associationsafin de les aider à tenir une comptabilité Afin de permettre une meilleuresimplifiée qui répond à leurs besoins. compréhension aux utilisateurs, ce guide fait à chaque fois que cela est possible/Ce guide est composé de cinq chapitres. nécessaire, appel à des exemples,Le premier est consacré aux spécificités exercices et conseils pratiques.de la comptabilité associative.
  8. 8. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localChapitre I La comptabilité associative “ La comptabilité associative est une technique qui sert à enregistrer, classifier et récapituler les événements qui ” ont un caractère financier et bénévole de l’association.La comptabilité c’est quoi au juste ?La bonne gestion de votre association dépend la plupart du temps de la bonneorganisation de votre comptabilité et de vos finances.La comptabilité est une technique qui sert à : }} } Enregistrer Les événements de l’association Classifier qui ont un caractère financier et les contributions bénévoles RécapitulerL’enregistrement chronologique des opérations des associations à caractère financierest effectué selon la date de réalisation mais au fur et mesure de la mise à dispositiondu comptable ou trésorier des pièces justificatives.Assise juridique de la comptabilité associativeVous êtes « une association ordinaire » qui reçoit périodiquement des subventionsqui dépassent 10 000,00 DH d’une collectivité locale ou d’un établissement publicou d’une société dont l’Etat ou la collectivité locale est actionnaire : vous êtes obligésde tenir une comptabilité régulière.Plusieurs dispositions d’origines et finalités diverses peuvent imposer aux associationsla tenue de la comptabilité. † Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité ; † La législation fiscale conditionne l’exonération des associations de certains impôts par la tenue d’une comptabilité régulière ; † Les contrats et conventions de partenariat conclus entre l’association et le partenaire peuvent exiger la tenue d’une comptabilité saine et transparente, la production de rapports financiers périodiques,...etc.
  9. 9. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Objectifs de la comptabilité associative La comptabilité et la vie financière conditionnent la permanence et la réussite de l’association en lui donnant par la même les moyens d’atteindre les buts qu’elle s’est fixée. L’objectif principal de la comptabilité est donc d’être un moyen d’information : † Elle permet de donner des informations pour déterminer la situation financière de votre association ; † Elle vous donne le coût exact annuel de l’activité du projet que vous pourriez entreprendre ; † Elle est la base des prévisions financières (budgets) ; † Elle peut permettre aux dirigeants d’une association de suivre et contrôler la gestion de leur structure si elle est tenue régulièrement; † Elle est indispensable pour assurer la réussite de l’association et mener une politique de développement. La comptabilité est également un moyen de gestion participative car : † Elle permet de renforcer la confiance des adhérents ; † De mobiliser leurs compétences et leurs énergies ainsi que leur motivation dans le travail ; † De sensibiliser les adhérents sur la situation financière de leur association et les inciter à participer aux délibérations et à la formulation des propositions susceptibles de renforcer les finances de l’association. Les spécificités de la comptabilité associative L’association se distingue de la société commerciale sur les plans des : † Objectifs ; † Activités ; † Mode de participation au pouvoir ; † Mode de participation à la propriété ; † Mode de répartition des résultats,...etc. Elle partage avec les autres composantes de l’économie sociale (coopératives, mutuelles) un certain nombre de principes et valeurs qui les rendent aptes à jouer un rôle de premier ordre dans l’appui au développement durable. Parmi, les particularités des associations qui ont une incidence sur la tenue de la comptabilité, on peut citer entre autres : † Son objet social désintéressé ; † Sa propriété collective ; † La présence du bénévolat ; † L’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capital ; † L’importance de ressources financières spécifiques.
  10. 10. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localObjet social désintéresséL’association peut réaliser comme n’importe quelle société, un bénéfice dit excédentde gestion. Mais ce qui la distingue de la société, ou coopérative c’est que cetexcédent ne doit nullement être réparti entre les membres sous quelque forme quece soit. L’association doit être gérée et administrée à titre bénévole par les personnesn’ayant par elles mêmes ou par personnes interposées aucun intérêt direct ou indirectdans les résultats d’exploitation. Son activité doit présenter une utilité sociale.Propriété collectiveL’association ne peut avoir de capital social auquel donnerait lieu des apports ennuméraires comme, c’est le cas dans une coopérative ou société. Elle peut affecterl’excédent ou une partie, aux réserves, mais ces réserves sont impartageables aucours de son fonctionnement ou en cas de sa liquidation. On dit que l’associationpossède une propriété collective, contrairement aux sociétés qui se caractérisent parleur propriété privée.Après dissolution de l’association, le boni de liquidation devra être affecté à uneassociation, une fédération ou une institution qui poursuit un objet similaire. Contrairement à ce qui est répandu, la cotisation annuelle versée par l’adhérent à son association n’est pas un capital, STOP C’est une contribution au fonctionnement de l’association qui ne peut être remboursée à l’adhérent en cas de son retrait.L’article 6 du Dahir du 15 novembre 1958 énumère les biens que l’association peutposséder et administrer. Il s’agit de : † Locaux et matériel destinés à l’administration de l’association et aux réunions de ses membres ; † Immeubles nécessaires à l’exercice de son activité et à la réalisation de ses objectifs.La possession de biens meubles par l’association ordinaire n’est pas autoriséedans le cadre de la législation en vigueur. Par meubles on sous entend en droit,les marchandises. La possession de biens immobiliers est limitée. Les associationsne peuvent acquérir d’autres immeubles que ceux qui sont nécessaires àl’accomplissement des objectifs et activités prévus dans les statuts de l’association.
  11. 11. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local La présence indispensable du bénévolat L’activité des associations est basée sur le bénévolat. Ce critère est indispensable. Il ne peut y avoir d’association sans travail bénévole. Etant donné l’importance des apports bénévoles dans les associations, ils doivent être valorisés et donc inscrits en comptabilité. Arguments en faveur de la valorisation et enregistrement du bénévolat : La valorisation du bénévolat revêt une importance primordiale pour les associations, les pouvoirs publics, et les bailleurs de fonds. Pour les associations : † Elles y trouvent un moyen d’affirmer leurs légitimités ; † Comptabiliser toutes les charges qui concourent au coût de revient d’un service ou d’un fonctionnement et non seulement celles qui font l’objet d’un paiement ; † Obtenir des coûts vérités de fonctionnement (coûts, complets et réels) qui permettent de pouvoir juger sainement la gestion et d’effectuer des comparaisons valables entre des associations ou activités d’une même association ; † Présenter une situation patrimoniale sincère et transparente. • Ce mécanisme de valorisation permettra de donner une situation claire sur les activités d’une association et son patrimoine ; • Mettre en évidence l’autofinancement d’une partie de ses projets pour rendre visible le poids financier de la ressource bénévole par rapport aux autres apports et services rémunérés. Vis-à-vis des bailleurs de fonds La valorisation de l’apport du bénévolat dans les projets de développement permet d’évaluer l’importance des ressources gratuites, en temps et en compétences, que l’association est capable de mobiliser et d’en constituer une contribution locale. Pour les pouvoirs publics Ils voient dans le bénévolat un moyen pour mettre en exergue son poids et tester les capacités des associations à mobiliser la société civile pour lui attribuer des taches précises dans le développement. En outre la rareté des ressources financières dédiées aux secteurs sociaux trouve un palliatif au niveau des apports bénévoles10
  12. 12. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localL’intérêt accordé à l’homme aux dépens du capitalLe mode de participation au pouvoir de décision dans une association est calquésur le mode de fonctionnement de la démocratie parlementaire (Un homme = Unevoix). Chaque membre n’a droit qu’à une seule voix quelque soit le montant de lacotisation versée. L’importance dans une association est accordée à l’homme dansles prises des décisions et les élections des membres du Conseil d’administration etdu bureau exécutif. Dans les sociétés anonymes, l’importance est donnée aux actions(Une action = Une voix). L’importance dans une société est accordée au capital.L’importance des ressources financières spécifiquesL’association, contrairement aux sociétés, compte essentiellement sur l’apportet le travail bénévole. Elle ne dispose pas de capital social et recoure rarement aucrédit bancaire. En revanche, elle compte sur des ressources financières spécifiquesautorisées par la législation en vigueur. En vertu du Dahir du 15 Novembre En vertu des principes des 1958 tel que modifié, les associations obligations et contrats, les dites simplement déclarées peuvent posséder associations peuvent posséder et et administrer les ressources suivantes : administrer les ressources suivantes :• Des Subventions publiques • Recettes de facturation des services• Droits d’adhésions à la population cible dans le cadre de• Cotisations annuelles leurs activités et leurs objets ;• Aides du secteur privé • Des produits financiers (compte• Aides d’une partie étrangère ou organisme bancaire courant ou bloqué) ; international sous réserves des • Des ressources et sponsoring et articles 17 et 32 bis: commodats ; • Des amendes ;Art. 17 : Les partis politiques et • Des ressources diverses : Ressources provenant des ventes occasionnelles associations à caractère politique doivent :- Etre constituées par des nationaux ou permanentes de publication, marocains; revues, brochures.- Fonctionner exclusivement avec les fonds d’organismes d’origine marocain.Art. 32 bis : Les associations quireçoivent des aides étrangères sont tenuesd’en faire la déclaration au SecrétaireGénéral du Gouvernement en spécifiant lemontant obtenu et son origine et ce dans undélai de 30 jours francs à compter de la dated’obtention de l’aide. 11
  13. 13. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Tableau comparatif sur quelques critères de distinctions ou ressemblances entre association ordinaire, coopérative et société de capitaux. Critères de distinction Société Coopérative Association ordinaire Recherche du profit pour rémunérer le oui non non capital Activités commerciales sans aucune oui non1 non limite Bénévolat une donnée essentielle non oui oui Peut réaliser des excédents oui oui oui Interdiction de distribuer les excédents non non oui Réserves impartageables non oui oui Se constitue avec un capital social oui oui non Dirigeants élus rémunérés oui non non Résolutions prises se basent sur la règle suivante : † un homme égal une voix non oui oui † une action égal une voix oui non non L’adhérent peut vendre ses actions ou oui non non parts sociales au public L’adhérent peut réclamer ses parts oui non non sociales réévaluées Boni de liquidation réparti entre les oui non non associés Possède une propriété collective non oui oui 1 La coopérative ne peut acheter et vendre que les produits de ses membres sauf autorisation administrative.12
  14. 14. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localIncidences des particularités des associations sur la comptabilitéL’association étant une institution particulière. Il est normal qu’elle soit dotée d’unplan comptable spécifique qui s’inspire du plan général de la comptabilité marocainedes entreprises et qui prend en compte ses particularités.Un plan comptable n’est pas comme son nom pourrait le faire croire, une nomenclaturehiérarchisée et ordonnée des comptes, mais un ensemble de définitions assezrigoureuses pour enlever toute ambiguïté au langage technique utilisé ainsi qu’uneméthode applicable au classement des faits, à l’enregistrement des mouvements defonds et à la détermination aussi exacte que possible des valeurs.Parmi les incidences des particularités des associations sur la comptabilité qui sontpris en compte par le projet du plan comptable marocain des associations en coursde publication : † des comptes transformés du plan comptable général marocain des entreprises ; † des comptes qui ne peuvent pas exister ; † et des comptes nouveaux. Exemples de comptes transformés Excédent au lieu L’association ne poursuivant pas un but lucratif, elle ne du bénéfice et réalise pas un bénéfice net d’impôt qui sera distribué Insuffisance au lieu aux actionnaires au prorata de leurs actions comme c’est de perte le cas d’une société. Elle réalise plutôt un excédent de fonctionnement impartageable ou une insuffisance de fonctionnement. Compte usager L’association n’est pas censée exercer des activités au lieu du compte commerciales et vendre des marchandises produites par client elle ou achetées pour les revendre aux clients. Elle peut cependant facturer des services, généralement, au prix coûtant aux usagers dans le cadre de ses activités d’intérêt général. 13
  15. 15. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes qui n’existent pas Compte capital Le capital social qui est une ressource essentielle dans une société n’existe pas dans une association. Le compte capital n’a donc pas de place dans la comptabilité d’une association. Compte crédit Etant donné que l’association exerce des activités sociales bancaire non rentables du point de vue économique et ne possède pas de capital, rare sont les banques qui peuvent accorder des crédits aux associations à l’exception des associations de micro crédit. Compte achat L’achat de marchandise et leurs reventes en l’état ou après de marchandises transformation d’une façon habituelle et répétitive, est revendues en l’état considéré par le code de commerce marocain comme un acte de commerce. Cette activité est du ressort des sociétés commerciales et non des associations. Compte vente de La législation en vigueur ne permet pas aux associations marchandises d’exercer des activités de transformation des matières premières destinées à la production et la vente. Compte dons et legs L’association ordinaire ne peut acquérir qu’à titre onéreux (association ordinaire) et de ce fait ne peut recevoir de dons et legs. Comptes financiers A l’exception des associations d’utilité publique, les associations ne peuvent fructifier leurs fonds en achetant des actions, obligations, ou de fonds communs de placement. Aussi, l’existence de ces comptes dans la comptabilité des associations ordinaires n’est pas justifiée.14
  16. 16. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple de comptes nouveauxCompte fond Ce compte englobe les excédents accumulés, les apports etassociatif subventions d’équipement sans droit de reprise auxquel il faut ajouter le résultat de l’exercice.Les apports Les actionnaires d’une société peuvent faire des apports en nature qui sont évalués par des experts et incorporés au capital social de la société. Les apports dans une association ont une signification différente. Ils se font au moment de la création de l’association et n’ont qu’une contrepartie morale sauf si l’apporteur exige la reprise de l’apport dans un contrat. De ce fait, il y’a lieu de distinguer en comptabilité des associations entre les apports avec des droits de reprise et les apports sans droit de reprise.Compte subvention Les entreprises poursuivant un but lucratif peuvent aussiaffectée à des biens recevoir des subventions. Ce qui est une spécificité c’estrenouvelables l’importance des subvention dans les ressources des associations. De ce fait, des précisions quant au contenu de ce compte s’imposent. Si l’apporteur de subvention l’a considéré comme unique et donc non renouvelable pour lui. L’association doit prendre ses dispositions pour renouveler le matériel acquis par le biais de la subvention en affectant une partie de son excédent annuellement à l’usure du matériel dit en comptabilité « Amortissement ».Comptes des Contrairement aux sociétés, le bénévolat dans uneopérations association constitue une ressource essentielle et devrabénévoles par conséquent être valorisé et pris en compte dans sa comptabilité. 15
  17. 17. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Fonds dédiés La spécialisation des exercices figure parmi les principes de la comptabilité. Si l’association a reçu d’un partenaire une subvention de fonctionnement et n’a dépensé que la moitié du montant au cours de l’exercice comptable qui coïncide généralement avec l’année civile, la moitié de la subvention non utilisé devra être affecté à un compte spécifique dénommé « fonds dédié ». Le cadre juridique adéquat pour réaliser des activités génératrices de revenus est la coopérative et la société. La loi No 24 – 83 formant statut général des coopératives et missions de l’Office de Développent de la Coopération (ODECO) offre un cadre favorable pour permettre aux STOP adhérents d’acheter des matières premières, de produire, de commercialiser leur production dans le marché pour la valoriser et réaliser un excédent de gestion qui sera réparti entre les adhérents en fonction de leurs transactions dans les coopératives, de services et du travail fourni dans les coopératives de travail en commun. Conseils pratiques A propos de la prise en compte des particularités des associations dans la comptabilité, sachez qu’un projet de plan comptable spécifique aux associations a été approuvé par le Conseil Supérieur National de la Comptabilité. Ce projet sera mis en application dés son approbation par arrêté du Ministère des Finances. Quelques informations du contenu du dit projet nous semblent utiles : † Le modèle simplifié, est considéré comme suffisant aux besoins d’informations concernant les ssociations ; † Les critères, à retenir pour les associations pouvant recourir aux modèles simplifiés, sont fixés par les pouvoirs publics ; † Par rapport aux prescriptions de la Comptabilité Générale de la normalisation comptable CGNC, les simplifications ont porté sur les méthodes d’évaluation, l’organisation de la comptabilité, le plan de comptes et les états de synthèse.16
  18. 18. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localAu niveau des méthodes d’évaluation † L’association peut procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des biens produits par estimation du coût d’achat ou de production, ou sur la base du prix de vente avec application d’un abattement correspondant à la marge pratiquée ; † L’association peut procéder au calcul des amortissements des immobilisations selon une méthode simplifiée.Organisation de la comptabilité † Les menus dépenses relatifs aux frais généraux difficilement justifiables par des pièces externes peuvent être appuyés par des documents justificatifs internes, signés, au moins, par deux personnes habilitées de l’association ; † L’association est dispensée de la tenue des livres légaux côtés et paraphés par le tribunal (livre journal et livre d’inventaire), à condition de conserver le livre journal et les états de synthèse pendant au moins 5 ans ; † L’association peut procéder à l’enregistrement des opérations à leur date d’encaissement ou décaissement. Les créances et les dettes peuvent n’être enregistrées qu’à la clôture de l’exercice en vue de l’établissement des états de synthèse ; † La centralisation des écritures peut être effectuée une fois par exercice, par l’établissement d’une balance générale des comptes ; † L’association peut être dispensée de la tenue du grand livre si la balance des comptes peut être établie directement à partir du livre journal avec un niveau de sécurité suffisant.En attendant l’approbation par le Ministère des Finances du dit projet de PlanComptable des associations marocaines, les associations sont tenues de prendreen compte dans leur comptabilité les incidences des particularités des associationsdécrites ci-dessus.Schéma général d’organisation de la comptabilité simplifiéeet spécifiqueLa comptabilité des associations de développement local peut se résumer dans lesopérations suivantes :Chaque opération réalisée ou engagée par l’association est enregistrée au fur età mesure de la réception des pièces justificatives dans les outils simplifiés suivants : † Cahier journal de caisse ; † Cahier journal de banque, † Cahier des opérations diverses ... 17
  19. 19. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Les contributions bénévoles sont estimées et enregistrées dans le cahier journal des opérations bénévoles. Les opérations enregistrées sont triées et reportées dans le registre d’organisation et suivi des opérations par fiche d’opération. Chaque fiche contient l’histoire de chaque opération. En fin d’exercice qui coïncide généralement avec la fin de l’année civile, l’inventaire et contrôle des écritures, est réalisé et inscrit dans un registre spécial d’inventaire. Après avoir tenu compte des résultats d’inventaire, le restant (ou solde) des fiches des opérations de fin d’exercice par nature est reporté sur les documents de synthèses et d’analyse (bilan et compte résultats). D’une manière générale, la comptabilité simplifiée peut être tenue en trois phases qui sont : † L’enregistrement des opérations à caractère comptable ; † Le classement et l’archivage des pièces comptables ; † Le traitement des informations comptables et bénévoles Chaque étape implique des documents spécifiques, ainsi que des règles particulières de conduite que le trésorier est tenu d’observer. Ces règles visent essentiellement à garantir la fidélité, la sincérité et la transparence des informations comptables vis-à-vis de toutes les personnes qui ont un droit de regard sur l’organisation (les membres, les fournisseurs, les clients, les institutions de financement, les autorités locales, etc.).18
  20. 20. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Enregistrement Classement/archivage Traitement des informations comptables C’est la première étape Les pièces comptables, Le traitement des du travail comptable qui une fois numérotées et données ou informations consiste à inscrire les enregistrées doivent être comptables enregistrées informations comptables classées suivant un ordre conduit à l’établissement dans les journaux et chronologique dans les du compte du résultat et fiches spécifiques de classeurs. Ces classeurs du bilan. C’est un travail suivi des opérations. doivent à leur tour être qui se fait par périodicité, gardés accessibles à généralement à la fin d’un tout moment pendant exercice comptable. au moins une dizaine d’années avant d’être détruits. Ce classement est indispensable pour la bonne conservation des documents et des informations comptables.La tenue d’une comptabilité régulière est transparente nécessite également le partagede l’information comptable avec les adhérents de l’association.Cette étape est très importante dans la vie associative car elle permet de maintenirune importante dynamique de groupe basée sur les principes des efforts collectifs etde la participation effective de tous les membres dans la vie d’une association.En effet, les membres d’une association se sont regroupés pour mettre en communleurs efforts afin de contribuer au développement par la réalisation de projetsspécifiques qui visent l’amélioration socio-économique de la population. Pour cela,ils sont intéressés de connaître, au moins une fois par an, le résultat de leur solidaritéet de leur participation active à la vie de leur organisation.Ces résultats sont exprimés en comptabilité dans les documents de synthèse et d’analyseà savoir le bilan et le compte de résultat dit compte de produits et charges. 19
  21. 21. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Ainsi, les membres d’une association ont besoin de connaître : † Les moyens d’équipement dont dispose l’association pour fonctionner ainsi que ses créances et disponibles en banque et en caisse ; † Le patrimoine de l’association c’est-à-dire ses fonds propres ou fonds associatifs ; † Les charges et produits de fonctionnement et leur répartition, par catégorie de partenaires qui ont contribué au fonctionnement et équipement ; † Les résultats de leurs activités : Si c’est un excédent comment l’affecter et si c’est un déficit quel est sa cause et ses conséquences et comment le couvrir et l’éviter. Les décisions concernant la vie de l’association ne peuvent être prises démocratiquement par les membres adhérents lors de l’Assemblée Générale que si l’exposé de ces données de gestion est bien compris par ces derniers. C’est pourquoi, une méthode de communication simple, basée sur la visualisation s’avère nécessaire pour les comptes annuels lors de cette Assemblée Générale.20
  22. 22. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localChapitre II Des outils simplifiés pour l’enregistrement des opérations “ L’enregistrement est la première étape du travail comptable qui consiste à écrire les informations comptables dans les documents appropriés. Il importe de noter que l’enregistrement comptable se fait après une analyse rigoureuse des opérations comptables devant permettre d’identifier les documents dans lesquels les écritures devront être portées. ”L’association réalise quelques opérations financières par semaine. Elle peut recevoirdes cotisations de ses membres ; effectuer des dépenses de préparation du dossierde la déclaration préalable ; recevoir une subvention de la commune, de la régionou d’un bailleur. Toutes ces opérations doivent être enregistrées et justifiées. Toutenregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation du mouvementainsi que les références de la pièce justificative correspondante.Nous pouvons simplifier l’enregistrement comptable dans 4 opérations à savoir : † Enregistrement des opérations comptables courantes ; † Enregistrement des opérations diverses ; † Enregistrement du bénévolat ; † Organisation et suivi des opérations.Enregistrer vos opérations bancaire et en espèce dans des cahiersjournal de caisse et de banqueChaque opération comptable peut être enregistrée soit : † Dans un cahier du journal de caisse : si elle est effectuée en espèce ; † Dans un cahier du journal de banque : si elle est effectuée par chèque ; † Dans un cahier du journal des opérations diverses : si elle ne concerne ni l’un ni l’autre (opérations d’emprunt et de créances) ;Les écritures se passent chaque jour ou à la limite chaque semaine. Le trésorier ou unadhérent lettré peut facilement tenir ces cahiers.Cahier du journal de caissePrenez un cahier d’écolier et inscrivez sur la première page de couverture : † Le nom de l’association ; † En grande majuscule «Caisse» ; † L’année. 21
  23. 23. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Vous tenez votre compte sur le cahier jour par jour selon le modèle suivant : N° Référence de Nature de Date de Montant en Dhs Restant d’ordre la pièce l’opération l’opération justificative Entrée Sortie De cette façon, N° d’ordre : Correspond au numéro de l’opération. Vous vous pouvez savoir pouvez opter pour une numérotation simple (1,2,3, ..... chaque jour ce qui n) ou une numérotation composée en intégrant le mois vous reste en caisse de la dépense par exemple pour la première dépense du selon votre cahier mois de janvier 2008 le numéro attribué sera 001/01. journal caisse. La neuvième dépense du mois de février sera ainsi Il suffira au caissier numérotée 009/02 et ainsi de suite. de faire le rapport entre ce résultat Référence de la pièce justificative : Il s’agit de donner comptable et la le type de la pièce justificative réalité de l’argent (facture, reçu, bon, ...) et son numéro. qu’il a en caisse en utilisant la pièce Nature de l’opération : Spécifier la nature de « inventaire l’opération correspondante à la pièce justificative. en espèce » Par exemple, des photocopies effectuées chez le pour connaître buraliste du coin. exactement quel est le montant que vous Date de l’opération : Noter la date correspondant à la avez dans votre réalisation de la dépense et ou de l’encaissement. boite/caisse. Montant en Dhs : Noter le montant en entrée s’il s’agit Vous aurez bien sûr d’une recette et en sortie s’il s’agit d’une dépense de acheté cette boite/ l’association. Par exemple, les photocopies effectuées caisse en prenant chez le buraliste du coin comme une dépense. C’est la précaution d’en à noter en « Sortie ». Quand l’association reçoit des trouver une qui se sommes dues en espèces, le montant de celles-ci est fermera à clés et reporté en « Entrée ». vous l’aurez placée en sécurité à l’abri Restant : Rapporter la différence entre les « Entrées » / d’un vol éventuel. « Sorties » de chaque ligne22
  24. 24. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExercice d’applicationLe 2 janvier 2002, l’association« Amal » dispose d’une somme d’argent de 1 000Dhs en caisse.Le même jour, l’adhérent «Driss» paie sa cotisation fixée 100 Dhs en espèce.Le trésorier paie le 31 janvier 2002, le loyer du local pour une valeur de500 Dhs. Passez en écriture comptable ces opérations. Cahier journal de caisse N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solded’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 2/1/2002 - Solde disponible 1000 - 1000 02/02 2/1/2002 Bon de recette Cotisation de l’adh - 100 - 1100 N° 20/2002 hérent «Driss» 03/02 31/1/2002 Reçu du loyer Loyer - 500 600Le restant en caisse au 31 janvier 2002 est de 600 Dhs.Cahier du journal de banqueDés que vous avez un peu trop d’argent en caisse, vous le verserez à la banque danslaquelle vous aurez ouvert un compte en prenant la précaution de donner la signaturecollective à 2 membres du comité exécutif (le président, le trésorier).Le journal de la banque se tient en fait dans un cahier d’écolier de la même façonque le journal de la caisse. Les rubriques du cahier journal banque sont identiques àcelles du cahier journal caisse.Exercice d’applicationUne association a démarré son activité annuelle le premier janvier 2002 parun solde bancaire de 50 000 Dhs. 23
  25. 25. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Elle a acquis un ordinateur pour 10 000 Dhs le 10 mars 2002. L’achat a été réglé par chèque. Elle a retiré 1 000 Dhs par chèque pour alimenter sa caisse. Cette opération a été effectuée le 15 avril 2002. Le 20 Mai 2002, elle paie par chèque la facture mensuelle d’électricité d’un montant de 1 000 Dhs. Passez l’écriture comptable de ces opérations. Cahier journal de la banque N° Date Réf. de Nature de Montant en Dhs Solde d’ordre la pièce l’opération Dhs justificative Entrée Sortie 01/02 1/1/02 Restant banque 50 000 - 50 000 02/02 10/3/02 Facture N° ... Acquisition d’un - 10 000 40 000 ordinateur 03/02 15/4/02 Alimentation de la - 1 000 39 000 caisse 04/02 20/5/02 Chéque N° ... Paiement quittance - 1 000 38 000 électricité L’association peut fusionner le cahier du journal de caisse et cahier du journal de banque en un seul : dit «cahier du journal caisse / banque» suivant le modèle ci- aprés : Cahier du journal Caisse et Banque N° Réf. Date Nature de Caisse Banque d’ordre l’opération Entrée Sortie Solde Entrée Sortie Solde24
  26. 26. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localEnregistrer les opérations d’emprunt dans le journal des opérationsdiversesOn peut définir les opérations diverses comme étant les opérations comptableseffectuées par une association et qui ne concernent ni la caisse ni la banque.Les opérations diverses sont enregistrées dans un document comptable spécifiqueappelé « le cahier journal des opérations diverses ».Si votre association est de petite taille, vous pouvez enregistrer les opérations àleurs dates d’encaissement et décaissement dans le cahier de journal de caisse et debanque. Toutefois, si les opérations d’emprunt et de créances sont importantes, il estsouhaitable que votre association enregistre ces opérations dans un cahier simplifiédit cahier de journal des opérations diverses.L’association peut également enregistrer directement ces opérations dans des fichescorrespondantes (fiches des créances sur les usagers des services dispensées parl’association)L’association peut utiliser ce cahier, si elle emprunte ou achète à crédit ou si elleoctroie des crédits ou vend ses services à crédit.On y inscrit les opérations comptables qui n’intéressent ni la caisse ni la banque. Cahier du journal des opérations diverses N° Date Réf. Nature Emprunt dettes Restant Créances Restantd’ordre de Augmentant Diminuant Augmentant Diminuant l’opé- ration 25
  27. 27. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° d’ordre : Notez le numéro de l’opération, selon le même principe du cahier journal. Date : Rapportez la date de l’opération Référence : Donner le type de la pièce justificative et son numéro. Nature de l’opération : Notez explicitement la nature de l’opération Emprunts et dettes : Rapportez le montant des emprunts et dettes contractées par l’association. S’il s’agit d’un emprunt/dette effectué, notez le montant dans la colonne «Augmentant». Si, par contre il s’agit du remboursement d’un emprunt/ dette, en totalité ou en partie, notez le montant correspondant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les dettes/emprunts contractés et les remboursements effectués. Créances : C’est très rare, mais il arrive que l’association octroie des crédits à son personnel et facture ses services aux usagers à crédit. Dans ce cas, rapportez le montant du crédit octroyé dans la colonne «Augmentant». A chaque remboursement, total ou partiel, noter le montant dans la colonne «Diminuant». La colonne «Restant» correspond au solde entre les crédites octroyés et les remboursements effectués. Exercice d’application Le 20 janvier 2005, l’association Al Amal achète à crédit, du mobilier du bur- reau chez le fournisseur Ali et Frères Bureautique (AFB), pour un montant de 10 000 Dhs. Le 15 février 2005, l’association règle 50 % de la facture correspondante à l’achat de fournitures de bureau chez le fournisseur Ali et Frères bureautique (AFB). Le 20 février 2005, l’association Al Amal vend ses services à crédit pour un montant de 6 000 Dhs. Passez ces écritures comptables dans le cahier des opérations diverses.26
  28. 28. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local N° Date Nature de Emprunt et dettes Restant Créances Restant l’opération Augmentent Diminuent Augmentent Diminuent001/01 20/01 Achat à crédit 10 000 - 10 000 de fournitures de bureau002/02 15/02 Rembours - - 5 000 5000 sement au fournisseur AFB des achats de fourniture de bureau003/02 20/02 Vente de servic - - - 6 000 - 6 000 ces à créditValoriser et enregistrer les opérations bénévolesLe bénévolat constitue une donnée essentielle pour les associations.C’est pourquoi, il est souhaitable de l’enregistrer et de l’insérer dans le bilan et lecompte de résultat. L’enregistrement des opérations bénévoles est effectué dansun document comptable spécifique appelé «le cahier journal des opérationsbénévoles».L’association devra établir pour chaque contribution volontaire une pièce comptableindiquant la date, la nature de l’opération, le nom de la personne concernée, le moded’évaluation de l’apport.Il existe plusieurs méthodes pour estimer ces contributions. Parmi elles, celle du« coût de remplacement », c’est-à-dire ce que devrait débourser l’organisation s’ilfallait faire réaliser ces services non rémunérés par des salariés (différencier selon lanature des tâches réalisées par chaque bénévole et imputer à chacune des composantesle coût de recours...).Exemple d’application :Le président de l’association «Al Amal» (Ahmed) a animé le 10/01/2006 une sessionde formation de trois jours. 27
  29. 29. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Journal des opérations bénévoles Solution: N° Date Nature de Nombre Coût d’une Valeur Nom et qualité l’opération d’unité unité total de la personne 1/10/06 Animation d’une 3 jours 1 000 3 000 Ahmed session de formation Dhs/Jour professionnel Exercice d’application général pour l’utilisation des journaux simplifiés : Le mois de janvier 2005, l’association a réalisé les opérations suivantes : Un adhérent a versé en espèce 1 200 Dhs de cotisations le 20 janvier. Le trésorier a établit un reçu n°075/01. Les frais du dossier de constitution de l’association en espèce s’élèvent à 1 000 Dhs le 16 janvier. L’association a reçu la facture n° 127/01 pour l’acquittement de cette dépense. Contribution d’un bailleur de fonds est de 50 000 Dhs par chèque le 20 janvier. L’association a reçu ordre de virement n°0157.167.05 Acquisition d’un ordinateur : 10 000 Dhs par chèque le 20 janvier. Facture n°1322/05 Achat de fournitures de bureaux par chèque 10 000 Dhs le 22 janvier. Facture n° 147/05. Acquisition de mobilier et matériel de bureau par chèque 10 000 Dhs le 25 janvier. Facture n° 136/05. Retrait de 10 000 Dhs de la banque pour alimenter la caisse. Retrait effectué le 26 janvier. Bordereau de retrait n° 198.02/02. Une avance de 1 500 Dhs a un membre par chèque le 30 janvier. Le membre en question a signé le reçu n° 045/02. Il est demandé d’inscrire ces opérations dans les cahiers journaux simplifiés correspondant du mois de janvier200528
  30. 30. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal de caisse Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative10/01/05 Reçu N° 075/01 Cotisations 1 200 1 20016/01/05 Facture N° 127/01 Frais dossier 1 000 20026/01/05 Bordereau de retrait Alimentation de la 10 000 10 200 N° 198.02/02 caisse (retrait banque) Cahier du journal de banque Date Référence de la pièce Nature de l’opération Entrée Sortie Restant justificative20/01/05 Ordre de virement n° Contribution bailleurs 50 000 50000 0157.167.05 de fonds20/01/05 Facture n° 1322/05 Acquisition d’un 10000 40000 ordinateur22/01/05 Facture n° 147/05 Fourniture de bureau 10000 3000025/1/05 Facture n° 136/05 Acquisition de MMB 10000 2000026/1/05 Retrait pour alimenter 10000 10000 la caisse30/01/05 Reçu n° 045/02 Avance à un membre 1500 8500 29
  31. 31. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Cahier du journal des opérations diverses Date Référence de la pièce Nature de l’opération Avoir Doit Restant justificative )+( )-( 30/01/05 Reçu N° 045/02 Avance à un adhérent 1 500 1 500 Pour simplifier les opérations d’enregistrement, on peut procéder à la numérotation simple des pièces justificatives en fonction de l’ordre de réception. Par exemple, la STOP première facture reçue au 1er janvier 2005 aura le n° 1. Les factures suivantes seront numérotées en fonction de leur ordre d’arrivée. Des fiches spécifiques pour organiser et suivre vos opérations comptables Après avoir enregistré toutes les opérations dans les cahiers du journal caisse, de banque et éventuellement dans le cahier journal des opérations diverses, le trésorier doit trier les écritures contenues dans ces cahiers en fonction de la nature des opérations et les regrouper dans les fiches d’un registre dit d’organisation et suivi des opérations. Vous pouvez avoir des fiches de cotisations, de subventions par partenaire, matériel informatique et autres. Cette organisation va permettre de suivre la situation de chaque opération à un moment donné, de prendre les décisions qui s’imposent mais également de préparer le bilan de votre association et le compte de résultat de l’année. Parmi les fiches d’opération de suivi les plus utilisées, on peut citer : † La fiche des cotisations ; † La fiche des salaires et charges sociales ; † La fiche du mobilier et matériel de bureau ; † La fiche du matériel informatique ; † Les fiches des partenaires ; † La fiche ventes de services (facturation de services) ; † La fiche des usagers.30
  32. 32. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localLa fiche partenaire vous permet d’honorer vos engagements en suivant de prés lesolde de la subvention que le partenaire vous a accordé mais surtout de lui transmettrerégulièrement le dossier des justificatifs de l’utilisation de la subvention qui estconstitué : † D’une lettre des justificatifs et de remerciements ; † D’un rapport d’activité concernant les activités et résultats obtenus après avoir utilisé la subvention ; † Une fiche de synthèse de la subvention financière ; † Un décompte financier détaillé des dépenses concernant la subvention reçue ; † Une photocopie des pièces justificatives.En cas de remboursement d’une partie de la subvention, ce qui est très rare, lemontant est inscrit en sortie. Le restant est égal aux subventions accordées moins lesremboursements. Les dépenses d’utilisation de la subvention sont inscrites en sortie.En général, on ajoute une colonne dans laquelle on y inscrit les dépenses prévues parnature dans le cadre du budget prévisionnel du projet financé par la dite subvention. FICHE PARTENAIRES Association : Information sur le partenaire Dénomination partenaire : Adresse : Personnes de contact et coordonnées : Information sur la convention de partenariat N° de la convention ou contrat : Date / signature : - Référence du contrat ou convention spécifique - Montant de la subvention et ventilation des dépenses en fonction des rubriques du budget. N° pièce Date Nature de Prévoir dans Sortie Entrée Restant de Restant de la justificative l’opération le budget l’opération subvention 31
  33. 33. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Exemple : Une association a reçu une subvention le 01/01/06 par chèque de 80 000 Dhs. Elle a effectué les opérations suivantes : † Paiement des charges de location le 20/01/06 pour 10 000 Dhs sur 20 000 Dhs prévus dans le budget du projet financé ; † Acquisition de matériel informatique le 30/01/06 pour 50 000 Dhs sur 60 000 Dhs prévus. La fiche partenaire sera présentée de la manière suivante : Nature de Date Opération Sortie Entrée Restant Restant l’opération Prévues subvention Subvention 01/01/06 80 000 80 000 Location 20/01/06 20 000 10 000 10 000 70 000 Matériel informatique 30/01/06 60 000 50 000 10 000 20 000 A la lecture de cette fiche, l’association a reçu 80 000 Dhs de subvention. Elle a dépensé 10 000 Dhs sur les 20 000 prévus pour la location. Il lui reste donc 10 000 Dhs à dépenser sur la même rubrique (location). Elle a également acheté du matériel informatique pour un montant de 50 000 Dhs sur les 60 000 Dhs prévus à cet effet. Il lui reste donc 10 000 dhs à dépenser sur cette rubrique. D’une manière générale, l’association a dépensé 60 000 Dhs sur les 80 000 Dhs reçus. Les 20 000 Dhs qui restent sont à affecter selon les rubriques correspondantes. Le suivi de la fiche de cotisation vous permet de connaître le montant des cotisations versées et peut servir de support de rappel aux adhérents de leurs engagements (paiement de leurs cotisations). L’Assemblée Générale de l’association est l’occasion propice pour récolter les cotisations des membres qui ont refusé pour une cause ou une autre de verser leurs cotisations. Les statuts des associations en général stipulent que l’adhérent est tenu de verser sa cotisation chaque année sous peine de perdre la qualité de membre et d’être privé de son droit de participer aux délibérations de l’Assemblée Générale et réunions du conseil d’administration. Le comité exécutif devra lui adresser une lettre de rappel et d’avertissement et le révoquer en attendant que l’Assemblée Générale statue sur son cas.32
  34. 34. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local FICHE GLOBALE DES COTISATIONS DES MEMBRES D’UNE ASSOCIATION Association : Adresse : Tél : Fax : N° Nom et Adresse Date Cotisation Cotisation Cotisation Prénom d’adhésion 2001 2002 2003 1 Farid SAAD 12, rue fida Marrakech 02/02/2000 10000,00 8000,00 8000,00 - 60 Total 2001 61 - 82 Total 2002 83 - Total 2003La tenue régulière des fiches permet de : † Suivre régulièrement toutes les opérations réalisées en particulier celles réalisées avec les tiers ; † Utiliser l’information comptable des fiches comme support de gestion participative ; † Faciliter le contrôle de la comptabilité et gestion par les adhérents ; † Calculer le solde final de chaque opération. Ce solde est reporté directement dans le bilan et le compte résultat avant inventaire de fin d’exercice.L’un des suivis les plus importants est celui des frais de mission par le biais de laFiche de notes de frais. Cette fiche nous renseigne sur tous les frais de mission etles pièces justificatives de ces missions y compris celles des membres du conseild’administration. 33
  35. 35. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Elle est présentée par les membres du comité exécutif ou toute autre personne à laquelle on a confié une responsabilité qui l’a conduite à la ville voisine pour effectuer au nom de l’association une démarche ou/et des achats. Au départ de ce messager, on lui aura remis une avance et il aura signé un reçu pour le montant de cette avance. Le trésorier gardera, soigneusement, ce reçu jusqu’au retour du messager qui devra présenter par écrit la liste de toutes les dépenses qu’il aura effectué lors de ce voyage. Il justifiera chacune des dépenses par une facture ou un reçu et inscrira sur une page spéciale toutes les dépenses pour lesquelles il n’a pas pu obtenu de reçu (taxi- téléphone- cadeau,..., etc.) Il va de soi que la différence entre l’avance reçue et le total des dépenses doit être rendus immédiatement au trésorier. Parmi les autres fiches, on peut citer la fiche du matériel et équipements dont vous trouverez le modéle ci-après. MODELE DE FICHE DU MATERIEL ET EQUIPEMENTS Association : Adresse : Tél : Fax : Réf. Date Matériel Prix Qt. Valeurs Taux A A Valeur nette d’aquisition Unitaire total A (*) annuel cumulé comptable Facture 10/05/2002 Ordinateur 10.000 2 20.000 10% 2000 2000 18 000 n° (*) : Amortissement34
  36. 36. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localConseils pratiquesL’enregistrement de toutes vos opérations engagées et réalisées dans les outilssimplifiés (cahier journal de caisse et de banque et cahier journal des opérationsdiverses) et leur justification par des pièces justificatives internes et externes est unpréalable vers la tenue régulière et transparente de votre comptabilité.En effet si toutes les opérations sont enregistrées et justifiées, elles permettront àn’importe quel comptable qualifié, qui peut vous aider à établir en quelques heuresla situation comptable annuelle de votre association et d’utiliser les informationscomptables pour préparer un rapport financier à l’assemblée générale.Il ne faut enregistrer les opérations qu’au fur et à mesure de la réception des piècesjustificatives numérotées.Chaque pièce comptable qui sera classée dans le classeur banque sera numérotée etle numéro de pièce correspondra à l’écriture en question dans le cahier journal.Toutes les recettes importantes doivent être enregistrées en banque. La caisse sert àeffectuer les petites dépenses.Si vous gérez plusieurs projets, il est préférable d’avoir un cahier de journal decaisse et de banque pour chaque projet. Cette organisation va vous faciliter le suivide la gestion financière de chaque projet.Il faut prendre la précaution de faire régulièrement un rapprochement entre situationdonnée par votre propre banque et le relevé bancaire que vous demandez à votrebanque. S’il y a une différence, il faut la rechercher et faire l’état de rapprochementN’oubliez pas d’enregistrer l’écriture des intérêts et frais pour obtenir l’équilibre.Souvent seul, un relevé bancaire donne le chiffre exact de ces intérêts et frais.Lorsque l’association réalise beaucoup d’opérations, elle peut recourir à unprofessionnel pour l’aider à tenir une comptabilité complète à partie double enenregistrant les opérations dans les cahiers journaux en rubriques débit et créditsolde débiteur et solde créditeur et établissant la balance de vérification en réalisantl’inventaire et régularisation avant d’établir le bilan et le compte de résultat.Ces opérations sont difficilement assimilables par un adhérent non qualifié. 35
  37. 37. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Chapitre III La justification et l’archivage des opérations comptables “ La justification et l’archivage sont indispensables pour conserver et pour garder accessibles à tout moment les informations comptables et les éléments de preuve. Un archivage méthodique et rigoureux est un préalable pour les manipulations ultérieures pour fins de contrôles et de vérifications, ou même d’exploitations pour des prises de décisions. ” En comptabilité toute dépense quel que soit son montant doit être justifiée par une pièce. Sans cette justification, le contrôleur de votre comptabilité ne pourrait pas accepter l’écriture et rejettera la dépense s’il s’agit d’une charge non justifiée. Une pièce justificative est un document qui prouve la dépense et son affectation ou son créditeur (facture du fournisseur, titre de transport, ticket d’autoroute, ...). Utilité des pièces justificatives La pièce justificative possède une double utilité : † Elle déclenche l’enregistrement en ce qui concerne les opérations courantes. C’est seulement lorsque le trésorier reçoit la pièce justificative qu’il doit passer l’écriture comptable ; † Elle sert de preuve à toute occasion de contrôle. La pièce justificative est l’un des documents importants qui servent de base au contrôle. Au cas où votre association est assujettie au paiement d’impôt sur les sociétés, son excédent serait réévalué d’autant avec compléments d’impôts à acquitter. Le plus embarrassant, c’est que les partenaires et adhérents STOP perdent confiance dans les gestionnaires et peuvent aller jusqu’à réclamer le remboursement des dépenses non justifiées voire même intenter une action en justice. C’est dire l’importance de la pièce justificative. Il existe deux types de pièces justificatives. Les pièces externes et les pièces internes.36
  38. 38. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localExiger une pièce justificative externeLes pièces justificatives externes à l’association sont émises par les tiers.Quelques pièces justificatives externes :a- Devis et bon de commande :Dans certains cas, l’association est obligée d’avoir trois devis contradictoires avantde procéder à l’achat d’un service ou d’une fourniture. Cette procédure est souventappliquée si la dépense prévue dépasse un certain montant fixé contractuellemententre l’association et son partenaire (souvent le bailleur de fonds).Un devis répond à une demande de devis émise par l’association. Il comprend unlisting des articles, reprenant les mêmes critères mentionnés dans la demande dedevis émise par l’association. Le devis doit préciser les prix de chaque article ainsique le montant total. Dans certains cas, des conditions spécifiques sont notés dansla demande de devis (délais et modalités de livraison, modalités de paiement, ...), ledevis doit répondre a ces conditions spécifiques pour être valable. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Devis N° : DV01285 Objet : Offre de prix Monsieur, Suite à votre consultation dont nous vous remercions, nous vous prions de bien vouloir trouver ci-aprés notre devis dûment complété par nos soins ainsi que nos meilleurs prix. Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT TVA TOTAL TTC 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma 37
  39. 39. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local Après avoir réuni trois devis contradictoires et choisi le moins disant : une opération d’achat commence par un ordre d’achat appelé «bon de commande». Donné verbalement ou par téléphone, l’ordre doit être confirmé par écrit : Lettre ordinaire ou imprimé préparé à cet effet. Le fournisseur donne un accusé de réception appelé «confirmation» dans lequel il rappelle les indications contenues dans le bon de commande. L’association conserve une copie du bon de commande. Le bon de commande est une formule imprimée au nom du fournisseur. Il reprend les mêmes éléments mentionnés dans le devis. Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Fax : ....................................................... Nom de société Adresse Fax : Marrakech, le 10/08/2006 Objet : Bon de commande Monsieur, Suite à votre devis N°............, nous vous prions de prendre en compte ce bon de commande : Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - TOTAL HT 7 000,00 MONTANT TVA (TAUX 20%) 1 400,00 MONTANT A PAYER TTC 8 400,00 Signature du président Délai de livraison : et du trésorier Meilleurs salutations,38
  40. 40. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement localb- Le bordereau de livraison et bon de réception :A la livraison de la commande, on vous remet un bon de livraison.Le bon de livraison est une note, une sorte de facture provisoire qui accompagnela livraison, avec la différence toutefois qu’elle ne porte pas de prix et qu’elle estremise avec la marchandise livrée par le fournisseur à l’association.Ce bon reste entre les mains de l’association et lui permet de vérifier la marchandisereçue et sa conformité avec le bon de commande. Le bon de livraison est établi en deux copies dont l’une signée par l’association etconservée par le fournisseur. Cette partie tient lieu de bon de réception. Bordereau de livraison Date : ........................................... Bon livraison N° : ....................... Expéditeur : ................................. Destinataire : ............................... Réf. / Commande : ............................................................... Condition de paiement : ...................................................... Désignations Unité de Quantité Observation mesure TOTAL Reçu: ................................................................................................................. La marchandise ci-dessus : .......................................... A ..............................le Signature 39
  41. 41. Guide de comptabilité simplifiée pour les associations de développement local c- La facture : La facture est le document établi par le fournisseur pour indiquer au client le détail du prix à payer. Elle est établie en double exemplaire, l’original est envoyé au client, et le fournisseur conserve le double. Pour être valable, une facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes : † Identification du fournisseur (nom et coordonnées) ; † Date de la facture ; † Identification du client ; † Désignation des articles avec la quantité et le prix unitaire en Hors Taxes (HT) ; † Montant total de la facture en Hors Taxes (HT) ; † Montant de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (T.V.A) ; † Montant à payer par le client (montant total en Toutes Taxes Comprises – T.T.C.). Accessoirement, si le paiement de la facture est différé, suite à une entente entre fournisseur et client, la facture comportera la date prévue du règlement. SOCIÉTÉ Nom de l’Association : ........................... Adresse de l’Association : ..................... ............................................................... Tél : ....................................................... Date : ...................... Fax : ....................................................... FACTURE N° 01285 Réf. Désignations PU/HT Quantités PT/HT TDF 148 Table de décharge fixe sans traverse Dim 1400*800 1 000,00 07 7 000,00 poste forme - - - - - - - - - - TOTAL H.T TAUX T.V.A MONTANT T.V.A NET A PAYER 7 000,00 20% 1 400,00 8 400,00 Arrêtée la présente facture à la somme de : Huit Mille Quatre Cents Dirhams TTC Cachet + signature SARL au capital de 100 000 DH - RC : 58267 - CNSS : 5892167 - IF : 26080041 - Patente : 58301290 - 15/17 Rue El Bachir Laalaj, Casablanca Tél. : (+212) 22 25 16 80 / 94 / 22 25 19 20 - Fax : (+212) 22 25 20 64 - E-mail : m.xxx@menara.ma40

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