7. Reacción, Motivación y Organización ¿ Por qué estoy aquí? ¿ Qué gano con esto? ¿ Cúal es la evidencia? ¿ Qué hago? Apertura Cuerpo Conclusión Atención Necesidad Satisfacción Visualización y Acción
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Notes de l'éditeur
En esta presentación quiero identificar los cuatro pasos necesarios para hacer presentaciones orales efectivas. Es lo que yo llamó la manera POST (el acrónimo en inglés dice preparation; organization; style, voice and appearance; tailoring nervous energy; en castellano diríamos ¿POEM? preparación; organización; estilo, voz y apariencia; manejo de los nervios) porque se parece a los pequeños papelitos amarillos engomados que sirven para notas POST el acrónimo en inglés significa P reparation; O rganization; S tyle, voice and appearance; T ailoring nervous energy; en castellano diríamos POEM P reparación; O rganización; E stilo, voz y apariencia; M anejo de los nervios
Cuando usted piense en su audiencia, recuerde evitar el lenguaje sesgado. Evite asumir, por ejemplo, que todos los encargados de desarrollar las políticas son siempre hombres o que las profesoras de escuela son siempre mujeres, además evite el uso de palabras confusas que pueden ser parecidas a otras no muy aceptables. Cuando usted prepare una presentación también debe pensar en el sitio donde se hará, familiaricese con él, llegue temprano, camine alrededor del área desde donde usted vaya hablar, párese en el podio, hable por el micrófono, practique con las ayudas visuales.
Recuerde la secuencia motivacional: esto le dice a usted cómo responde la audiencia a su presentación, cuando logre retenerlo mentalmente, reconocerá que las partes más importantes de su presentación son el principio y el final. Si usted perdió a su audiencia durante su presentación siempre puede recuperar su atención al final cuando les recuerde lo que usted les dijo. Otro concepto importante para recordar es la teoría de los “bites” del sonido. Los periodistas por lo general, graban lo que ellos están diciendo en “bites” del sonido. Si usted les da una entrevista de 15 minutos, ellos lo reportarán en 15 segundos en “bites” del sonido. Lo que significa que es muy importante repetir su mensaje constantemente a lo largo de la presentación y eso es exactamente lo que usted está haciendo al seguir está estructura.
Esta segunda teoría la desarrolló Richard C. Borden, un profesor de la Universidad de Nueva York que enseña a hablar. Estos cuatro pasos representan las reacciones de los oyentes a lo que usted está diciendo: 1. Ho-hum: Esto corresponde a su introducción - la audiencia está sentada casi acostada en sus sillas, con la idea en sus mentes de que se van a aburrir. Esta es su oportunidad para hacer que se sienten derechos y lo escuchen. 2. ¿Por qué mencionarlo? Usted necesita construir un puente para transportar a su audiencia–demuestre que su tema es importante y relacionelo directamente con su audiencia. 3. Por ejemplo: Proporcionele a su audiencia evidencia concreta–ilustraciones, hechos e historias. Despierte la mente de sus oyentes. 4. ¿Entonces qué? Esta es una llamada para la acción. Dígale a su audiencia qué quiere usted que hagan después del discurso, sea específico, termine con fuerza.
Este primer esquema es el que por lo general se le enseña a los vendedores
Ahora que ya hemos hablado sobre cómo organizar su presentación, veamos un ejemplo...
Esta es la parte de su presentación donde usted le va a decir a su audiencia qué es lo que usted va a decir, es también el momento de dar el esquema de su presentación Debido a que las primeras palabras que usted diga sentarán el precedente del tono de la presentación, es imperativo que usted diga algo que capture la atención de su audiencia y que le establezca como un acuerdo con ella. Existen muchas formas de abrir su charla, y la decisión sobre cuál usar depende solamente usted y de su audiencia. Decida en uno que haga sentir cómoda a su audiencia y que usted se sienta cómodo usando.
Salude y sorprenda a su audiencia: “Buenos días. Muchas gracias por invitarme a compartir unos minutos con ustedes hoy, para hablar sobre cómo podemos trabajar juntos para mejorar la calidad de vida de nuestros hijos. Miles de jóvenes mueren por sobredosis de drogas cada día; y este año su hijo puede ser uno de ellos.” Humor: de por sí, esta es la forma más difícil de abrir una presentación; por lo tanto, le sugerimos utilizar esta forma cuando esté absolutamente seguro de que es apropiado, que lo que está haciendo no tiene falla alguna, y que realmente es gracioso. Hablaremos más sobre el humor en un momento. Afable y amable: “A mi mamá le gustaban mucho las frases trilladas o refranes y los usaba en demasía. Por ejemplo, “A una piedra que rueda nunca le crece musgo”; “Una olla que se vigila no produce hervor”. Uno de sus favoritos era “Nunca prestes para que nunca debas”. Damas y caballeros, nuestra organización necesita seguir los consejos de mi madre, y yo estoy aquí esta mañana para decirles que bajo ninguna circunstancia estamos en posición de pedir fondos prestados para financiar nuestra campaña.” Cree imágenes verbales: Si usted es bueno para hablar, usted puede crear imágenes verbales, es decir, haga un dibujo con palabras para que su audiencia pueda ver y no sólo oír, lo que usted está diciendo. Para esto se necesita una capacidad especial, pero si es algo que usted puede hacer, hágalo, porque es una herramienta extraordinariamente efectiva.
Por alguna razón, cuando se utilizan tres puntos, ejemplos, palabras o ideas se recuerda más fácilmente el mensaje que cuando se utilizan dos, cuatro o más. Quizás se debe a que hay un sonido o un ritmo especial cuando se presenta una serie de tres: saludable, adinerado e inteligente; mañana, tarde y noche; comienzo, medio y final; incienso, mirra y oro; campana, libro y vela. Usted quizás pueda agregar más a la lista. Debe existir una razón psicológica que explique el por qué una serie de tres se recuerda más fácilmente. Lo que realmente es importante es que recuerde cada vez que haga una presentación, utilice una serie de tres argumentos, respuestas, ejemplos para hacer énfasis en su punto.
Por fin llegó al final de su presentación. Ya paso por todo. Y ahora, ¿qué más dice? Y la frase, “bueno, creo que esto es todo por hoy” no es una de sus opciones. Entonces regrese al propósito de su presentación ¿Cuál era su meta? Ahora es el momento de “decirles loe que usted les acaba de decir” por lo tanto cerciorese de que en su cierre, usted esté incluyendo los siguientes pasos: Refierase a su apertura: si usted creó una imagen o utilizó una anécdota [para abrir su presentación, es siempre una buena idea regresar a ella para dar un sentido de conclusión y cierre, y dar una solución (¿recuerda la secuencia motivacional? Así pues si usted abrió con una anécdota, cierre con otra pero esta vez juegue con las palabras o vuelva a crear la imagen con las palabras que creó anteriormente pero agréguele su solución.
Qué tanto puede llegar a su audiencia con una presentación que esta directamente relacionada con dos elementos básicos: Lo que tiene que decir La forma en que usted va a decir lo que usted tiene que decir Lo demás es su estilo.
Lograr un acuerdo significa desarrollar una relación, especialmente una donde haya confianza o afinidad emocional. Para lograr una acuerdo con su audiencia, usted debe estar preparado para tomar el riesgo, abrirse a la gente que está sentada frente a usted, y permitir que su personalidad hable por usted.. Haga contacto ocular: si usted está haciendo una presentación formal, llegue unos minutos antes de que sea la hora de su presentación, y en ese tiempo extra trate de conectarse con su audiencia y evalúe su audiencia como grupo y como individuos. Cuando sea el momento de comenzar tomese su tiempo y estudie las caras del grupo (si este es pequeño para poder establecer una conexión). Humor: Usar el humor en una presentación no se trata de contar chistes cada vez que se presente la oportunidad. Se trata de utilizar elementos divertidos, cómicos, o entretenidos que le faciliten establecer una conexión con su audiencia, y al mismo tiempo hacer que la audiencia se relaje, y que le ayude a reforzar su mensaje. Por lo general, los presentadores utilizan el humor cuando están abriendo su presentación para hacer que su audiencia se relaje y poder establecer una conexión con ella. Si se intercala el humor en la presentación ayuda a que su audiencia siempre esté atenta, así como también cuando usa frases cortas con una intención definida puede hacer énfasis. En vez de usar chistes, yo les recomendaría usar historias, citas, anécdotas, o juegos de palabras divertidos. Si esto no es algo que le surja naturalmente preferiblemente no lo utilice.
Otra forma es hacer preguntas que sean relevantes a su presentación Drama: utilizar drama par llamar la atención hacía los puntos claves o para hacer énfasis es algo que requiere unas habilidades extraordinarias; y por lo tanto debe ser muy cuidadoso cuando lo utilice, pues algo que usted planeó como algo dramático puede resultar tonto.Además, recuerde que usar el drama en una presentación no es lo mismo que una representación de un drama en un teatro. Recuerde, esta es una forma seria, que llama la atención y que puede valer la pena tomar notas. Es un método de presentar sus puntos claves par que su audiencia no los olvide. Usted puede crear dramatismo por medio de medir su tiempo, con su discurso, con sus gestos y con su voz; por ejemplo, si su presentación es sobre la epidemia del SIDA en África para crear un escenario dramático puede hacer lo siguiente: Camine lentamente hasta el podio, quédese parado allí por un minuto completo haciendo un reconocimiento de su audiencia; luego usando una voz profunda, solemne y suave diga: “En el tiempo que me tomó caminar desde mi silla hasta el podio, 350 personas murieron de SIDA en Zaire. Esta tarde cuando salgamos de este salón, aproximadamente 7.500 más habrán muerto”. Esto es algo duro, y dramático, la audiencia no olvidará este mensaje. Los número, las tasas y otros hechos fríos pueden ayudar a crear dramatismo, al igual que una presentación que es suave y lenta. Para agregar dramatismo a sus palabras cree frases de una sola línea, por ejemplo: para una charla sobre embarazos en los adolescentes el presentador puede agregar está frase cuando esté abriendo su presentación: “soledad, desilusión, ansiedad, angustia, vergüenza; estas son las cosas con las cuales una madre adolescente vive cada día”.
Gestos: Estos son refuerzos visuales muy importantes que le ayudan a llevar su mensaje, por lo tanto evite utilizar gestos que ha ensayado previamente y tenga en cuenta que es también muy importante conocer muy bien los gestos que usted hace cuando habla, pero por favor no utilice ese conocimiento para reinventar su lenguaje corporal; en vez, utilice este conocimiento para modificar sus gestos y evitar lucir como un robot. Asimismo, ponga mucha atención a sus gestos cuando esté presentando a un grupo que represente otro país o que pertenezca a otra cultura diferente a la suya, para evitar el riesgo de ofenderle a alguien. Gestos faciales: Recuerde que una imagen vale más que mil palabras. La gente por lo general, reacciona muy bien a una sonrisa sincera, casi que no pueden evitarlo. Una sonrisa genuina, que viene del corazón afirma, suaviza, abre las puertas a la amistad y es afable, por lo tanto tiene un efecto positivo. Si usted no es una persona que sonría naturalmente necesita practicar y lograr una sonrisa por medio de hacer ejercicios para sonreír. Por ejemplo: relaje sus músculos faciales totalmente, deje su boca abierta, deje caer sus hombros y piense en algo que lo haga realmente feliz (sus hijos o un pasatiempo que usted realmente disfrute) deje que su cara reaccione a ese pensamiento y exactamente esa es la sonrisa que usted quiere tener en el momento de su presentación. Pero, el estar sonriente es siempre apropiado?. En realidad, si lo es. Aún cuando usted este dando malas noticias usted puede darle a su audiencia una sonrisa de comprensión o compasión.
¿Qué clase de voz tiene usted? Es resonante, musical, fácil de escuchar, estridente, monótona, o cansona? Conozca su voz. Es muy probable que no pueda combatir contra su acento… para demostrarlo aquí tengo una historia divertida: “cuando estaba en mis primeros años de universidad, en los Estados Unidos, yo estaba trabajando para un restaurante llamado “Red Lobster” (quizás alguno de ustedes lo conozca) que se especializa en comida del mar. Los clientes debían llenar una tarjeta para calificar y dar su opinión sobre la comida, el precio, la calidad del servicio. Bueno, pues una noche yo obtuve unos comentarios excelentes, la comida estuvo deliciosa, el precio razonable, la mesera fue muy atenta, placentera y trajo las cosas muy a tiempo; el único comentario en contra fue “la mesera tenía el acento más falso que hemos podido escuchar” ellos pensaron que estaba remedando a una persona caribeña. El primer paso para lograr una voz más propicia para ser un presentador es estar alerta; y hay cuatro elementos importantes para alertarlo: Volumen: El volumen de la voz debe variar para dar énfasis o un impacto dramático, para eso no necesita gritar pero trate de que quienes están al fondo del salón le escuchen. Tono: Los buenos conferencistas varían su tono según la emoción y la convicción, lo mejor que puede hacer es hacer un esfuerzo a consciencia para convertir su discurso en una conversación. Tasa: La tasa más efectiva está en el rango de 125 a 160 palabras por minuto, varíe su porcentaje durante su charla para que refleje los cambios de emociones o para enfatizar ciertos puntos.
¿Qué clase de voz tiene usted? Es resonante, musical, fácil de escuchar, estridente, monótona, o cansona? Conozca su voz. Es muy probable que no pueda combatir contra su acento… para demostrarlo aquí tengo una historia divertida: “cuando estaba en mis primeros años de universidad, en los Estados Unidos, yo estaba trabajando para un restaurante llamado “Red Lobster” (quizás alguno de ustedes lo conozca) que se especializa en comida del mar. Los clientes debían llenar una tarjeta para calificar y dar su opinión sobre la comida, el precio, la calidad del servicio. Bueno, pues una noche yo obtuve unos comentarios excelentes, la comida estuvo deliciosa, el precio razonable, la mesera fue muy atenta, placentera y trajo las cosas muy a tiempo; el único comentario en contra fue “la mesera tenía el acento más falso que hemos podido escuchar” ellos pensaron que estaba remedando a una persona caribeña. El primer paso para lograr una voz más propicia para ser un presentador es estar alerta; y hay cuatro elementos importantes para alertarlo: Volumen: El volumen de la voz debe variar para dar énfasis o un impacto dramático, para eso no necesita gritar pero trate de que quienes están al fondo del salón le escuchen. Tono: Los buenos conferencistas varían su tono según la emoción y la convicción, lo mejor que puede hacer es hacer un esfuerzo a consciencia para convertir su discurso en una conversación. Tasa: La tasa más efectiva está en el rango de 125 a 160 palabras por minuto, varíe su porcentaje durante su charla para que refleje los cambios de emociones o para enfatizar ciertos puntos.
Con referencia al vestido, la regla de oro si no está seguro vistase un poquito más elegante que su audiencia. Yo, por ejemplo, siempre uso una chaqueta y una corbata, si me doy cuenta que nadie está usando chaqueta siempre me puedo quitar la mía , y si todos están vestidos en una forma informal también puedo quitarme la corbata. Por favor, tome nota de como se visten las otras culturas, por ejemplo, una colega mía hizo una presentación estando sentada, se quito uno de los zapatos y tenía el otro colgando de sus dedos. Resulta que en la audiencia había personas de Tailandia quienes estaban tan distraídos que no pudieron poner atención a lo que ella estaba diciendo. Lo peor es que no es solamente los distrajo, sino que en Tailandia es una muestra enorme de falta de respeto mostrarle la planta de los pies o la suela de los zapatos a alguien. Este es un claro ejemplo de porqué debe conocer a su audiencia.
“ El temor es el cuarto oscuro donde se revelan los negativos” Establezca una conexión: Una forma de establecer contacto con su audiencia es saludarlos a medida que van entrando al salón, converse con ellos, hágase algunos amigos—otra técnica muy utilizada es imaginarse a su audiencia vestida solamente con la ropa interior; esto hace que su atención se centre en algo diferente y que se le olviden sus nervios. Si usted no se siente cómodo con su material o no lo conoce muy bien, su nerviosismo se incrementará, por lo tanto practique y revise su presentación. Relajese a través de ejercicios: sientese cómodamente con su espalda bien derecha, respire profundamente y despacio, retenga su respiración por unos 4 ó 5 segundos y después exhale lentamente. Repita este ejercicio unas 10 a 20 veces. Visualice: Imagínese que usted está caminando con confianza para dar su conferencia a medida que su audiencia le aplaude. Imagínese que usted está hablando y su voz es clara, alta y segura. Imagínese a su audiencia aplaudiendo cuando usted termina y regresa a su silla. Imagínese que usted tiene éxito y que tendrá éxito. Además debe reconocer que por lo general las audiencias quieren que los presentadores sean interesantes, que los estimulen, que sean informativos y entretenidos. La audiencia quiere que usted tenga éxito, no que falle.
No presente disculpas: la mayoría del tiempo su nerviosismo no se manifiesta, si usted no dice nada a este respecto, nadie lo notará. Ahora, si usted menciona que está nerviosos o presenta disculpas por cualquier problema que usted cree que tiene con su discurso, lo único que está haciendo es dirigir la atención de su audiencia a ese problema específicamente. Concentrese en su mensaje no en el medio: Su nerviosismo se disipará si centra su atención en algo diferente a sus propias ansiedades como por ejemplo hacía su mensaje y su audiencia Convierta su nerviosismo en energía positiva: recójala y transfórmela en vitalidad y entusiasmo. Gane experiencia: a través de la experiencia se construye la confianza, la cual es la clave para hablar en público efectivamente. La mayoría de los presentadores han descubierto que a medida que hacen más presentaciones se reduce su ansiedad.
![Sugerencias para hacer presentaciones orales efectivas ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],POEMA](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)