SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  10
Gestion documentaire
numérisé
Harrag Naziha Le 10/10/2017
Introduction
La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire a pour
objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou
données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous
n'importe quel format.
C’est donc de l’information enregistrée sur un support
Les problématiques de la gestion d’archivage
-Comment repérer rapidement un dossier sur le serveur de fichier ou dans mes
classeurs?
-Combien de temps dois-je conserver mes documents?
-Comment chercher un document bien précis?
-Quel est le nommage le plus adéquat pour mon fichier?
Les 5 étapes pour mettre un archivage efficace
Etape 1 :L’étude préalable ou audit
Une réflexion autour de l’existant c’est-à-dire un audit interne de l’état de l’archive et la situation documentaire de
la société.
Etape2: La définition des besoins et la rédaction d’un cahier de charge
Une définition claire de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges complet a travers la mise en place d’une
séries d’interview et la prise de contact avec les spécialistes du secteur.
Etape3: Choix de la solution de gestion d’archivage
Gestion électronique des documents sous la forme d’un logiciel ou d’une application qui va assurer un accès facile
aux informations interne de la société et le gain du temps dans le SI global.
Etape4: Définition des responsabilités et des processus
La mise en place d’une politique d’archivage claire avec les interlocuteurs.
Etape5:La numérisation et le suivi
Numérisation en construisant un nouveau référentiel documentaire tout en réfléchissant à un hébergement interne ou
externe le plus adéquat.
Pourquoi une gestion d’archivage numérisée?
Accéder aux documents n'importe où , n'importe quand.
Trouver le bon document - rapidement et facilement.
Gestion efficace de documents.
Réutilisation facile de texte imprimé.
6 instructions pour le nommage des fichiers numérique
1. Mettre un nom explicite , significatif.
2. Ne pas utiliser de noms ou prénoms de personne pour les dossiers et documents.
3. Eviter les points , accents , (caractères parasites) , éviter les articles.
4. Mettre des tirets bas_le tiret du 8_pour séparer les mots .Ne pas mettre
d’espaces(caractère parasite).
5. Utiliser de préférence les minuscules pour les fichiers , les majuscules pour les
dossiers.
6. Appliquer le Versioning qui consiste à créer une nouvelle version d’un document à
chaque fois qu’il y aura des modifications ou mises à jour apportées à ce document.
Solution Informatique
 Une application informatique permettant la conservation pérenne et sécurisé des documents
numérisé.
 Le classement des documents selon une hiérarchie d’assurance.
 Mise en place d'une base de données complète qui regroupe toutes les données nécessaires.
 Identification du document.
 l’accès facile à ces informations à tout moment.
 Minimisation des travaux manuels.
 Facilitation de la réponse aux interrogations diverses concernant les documents numérisés.
 Assurance d'une gestion efficace et parfaite de recherche afin de fournir le maximum
d’informations sur les tarifs.
Les processus de gestion d’archivage
Numérisé
Indexer
Ranger
Classer
Conserver
Diffuser
Détruire
Solution Informatique: Les fonctionnalités
Conclusion
La mise en place d’un système de gestion des archives s’avérant fort
complexe et nécessitant des ressources en personnel et technique.
Toutes les solutions de gestion de document sont bonnes , si elles sont
adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise , il faut également
s’assurer que le service archives soit opérationnel et qu’il soit doté d’une
bonne organisation.

Contenu connexe

Tendances

100527 Gestion électronique des documents
100527 Gestion électronique des documents100527 Gestion électronique des documents
100527 Gestion électronique des documents
COMPETITIC
 
Cours et TP Ms Project
Cours et TP Ms ProjectCours et TP Ms Project
Cours et TP Ms Project
hindif
 
Tableau de bord
Tableau de bordTableau de bord
Tableau de bord
aimas06
 

Tendances (20)

la gestion de stocks
la gestion de stocks la gestion de stocks
la gestion de stocks
 
Diaporama GED-SAE
Diaporama GED-SAEDiaporama GED-SAE
Diaporama GED-SAE
 
Présentation de OpenERP/Odoo: Progiciel de Gestion Intégré Open Source
Présentation de OpenERP/Odoo: Progiciel de Gestion Intégré Open SourcePrésentation de OpenERP/Odoo: Progiciel de Gestion Intégré Open Source
Présentation de OpenERP/Odoo: Progiciel de Gestion Intégré Open Source
 
Méthodologie classement dossier archives
Méthodologie classement dossier archivesMéthodologie classement dossier archives
Méthodologie classement dossier archives
 
Rapport de projet Odoo - gestion de projet et gestion de ressources humaines
Rapport de projet Odoo - gestion de projet et gestion de ressources humainesRapport de projet Odoo - gestion de projet et gestion de ressources humaines
Rapport de projet Odoo - gestion de projet et gestion de ressources humaines
 
Présentation PFE
Présentation PFEPrésentation PFE
Présentation PFE
 
Les défis de l'archivage numérique (Fr)
Les défis de l'archivage numérique (Fr)Les défis de l'archivage numérique (Fr)
Les défis de l'archivage numérique (Fr)
 
Gestion documentaire AFNOR
Gestion documentaire AFNORGestion documentaire AFNOR
Gestion documentaire AFNOR
 
Rapport de stage pfe odoo 8
Rapport de stage pfe odoo 8 Rapport de stage pfe odoo 8
Rapport de stage pfe odoo 8
 
Etat de l’art approche et outils BI
Etat de l’art approche et outils BIEtat de l’art approche et outils BI
Etat de l’art approche et outils BI
 
100527 Gestion électronique des documents
100527 Gestion électronique des documents100527 Gestion électronique des documents
100527 Gestion électronique des documents
 
Présentation ERP
Présentation ERPPrésentation ERP
Présentation ERP
 
Système d'Information (S.I.) dans l’entreprise
Système d'Information (S.I.) dans l’entrepriseSystème d'Information (S.I.) dans l’entreprise
Système d'Information (S.I.) dans l’entreprise
 
Cours et TP Ms Project
Cours et TP Ms ProjectCours et TP Ms Project
Cours et TP Ms Project
 
Rapport Projet ERP - Plateforme Odoo 12 (PFE Licence)
Rapport Projet ERP - Plateforme Odoo 12 (PFE Licence)Rapport Projet ERP - Plateforme Odoo 12 (PFE Licence)
Rapport Projet ERP - Plateforme Odoo 12 (PFE Licence)
 
Les 4 phases du management de projet
Les 4 phases du management de projetLes 4 phases du management de projet
Les 4 phases du management de projet
 
Le processus d'achat et approvisionnement
Le processus d'achat et approvisionnement Le processus d'achat et approvisionnement
Le processus d'achat et approvisionnement
 
Tableau de bord
Tableau de bordTableau de bord
Tableau de bord
 
Mini projet power bi
Mini projet power bi Mini projet power bi
Mini projet power bi
 
Le tableau de bord
Le tableau de bord Le tableau de bord
Le tableau de bord
 

Similaire à Gestion des documents

Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussieArchivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
Aquastar Consulting
 
Session 5 : Diffuser les résultats de la veille
Session 5 : Diffuser les résultats de la veilleSession 5 : Diffuser les résultats de la veille
Session 5 : Diffuser les résultats de la veille
Bachr
 
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptxwebinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
JabirArif
 
Analyse fonctionnelle anmesty international
Analyse fonctionnelle   anmesty internationalAnalyse fonctionnelle   anmesty international
Analyse fonctionnelle anmesty international
Annik Ethier
 

Similaire à Gestion des documents (20)

Gerer vos documents au quotidien
Gerer vos documents au quotidienGerer vos documents au quotidien
Gerer vos documents au quotidien
 
Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussieArchivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
Archivage, sauvegarde et restauration pour une virtualisation réussie
 
EverSuite Content Management - Votre GED d'entreprise
EverSuite Content Management - Votre GED d'entrepriseEverSuite Content Management - Votre GED d'entreprise
EverSuite Content Management - Votre GED d'entreprise
 
Session 5 : Diffuser les résultats de la veille
Session 5 : Diffuser les résultats de la veilleSession 5 : Diffuser les résultats de la veille
Session 5 : Diffuser les résultats de la veille
 
20211126 traitement vrac_numerique_ar_sud
20211126 traitement vrac_numerique_ar_sud20211126 traitement vrac_numerique_ar_sud
20211126 traitement vrac_numerique_ar_sud
 
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours
 
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours ?
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours ?Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours ?
Comment élaborer un plan de classification pour un organisme en 20 jours ?
 
Cours-stagiaire-GED.pdf
Cours-stagiaire-GED.pdfCours-stagiaire-GED.pdf
Cours-stagiaire-GED.pdf
 
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptxwebinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
webinar180520171-jhkkjh170518113247.pptx
 
Analyse fonctionnelle anmesty international
Analyse fonctionnelle   anmesty internationalAnalyse fonctionnelle   anmesty international
Analyse fonctionnelle anmesty international
 
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesGouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-Technologies
 
Organiser ses espaces partagés sur les serveurs
Organiser ses espaces partagés sur les serveursOrganiser ses espaces partagés sur les serveurs
Organiser ses espaces partagés sur les serveurs
 
EverSuite Case Management - Votre logiciel de dematerialisation des dossiers ...
EverSuite Case Management - Votre logiciel de dematerialisation des dossiers ...EverSuite Case Management - Votre logiciel de dematerialisation des dossiers ...
EverSuite Case Management - Votre logiciel de dematerialisation des dossiers ...
 
Livre Blanc Sap Dms Sap Plm
Livre Blanc Sap Dms  Sap PlmLivre Blanc Sap Dms  Sap Plm
Livre Blanc Sap Dms Sap Plm
 
La pérennisation des documents électroniques ant 2016
La pérennisation des documents électroniques ant 2016La pérennisation des documents électroniques ant 2016
La pérennisation des documents électroniques ant 2016
 
Open Recipes - Pouquoi le packaging est important pour l'intégration logicielle
Open Recipes - Pouquoi le packaging est important pour l'intégration logicielleOpen Recipes - Pouquoi le packaging est important pour l'intégration logicielle
Open Recipes - Pouquoi le packaging est important pour l'intégration logicielle
 
Procédures de numérisation
Procédures de numérisationProcédures de numérisation
Procédures de numérisation
 
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
 
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
Comment mettre en place des procédures de numérisation pour une étude de nota...
 
Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...
Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...
Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...
 

Plus de naziha harrag (6)

Messagerie
MessagerieMessagerie
Messagerie
 
Wordpress
WordpressWordpress
Wordpress
 
Esssentiel access@NH
Esssentiel access@NHEsssentiel access@NH
Esssentiel access@NH
 
Gestion connaissance
Gestion connaissanceGestion connaissance
Gestion connaissance
 
Gestion de projet
Gestion de projetGestion de projet
Gestion de projet
 
ERP
ERPERP
ERP
 

Gestion des documents

  • 2. Introduction La gestion des documents d'archives ou gestion documentaire a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format. C’est donc de l’information enregistrée sur un support
  • 3. Les problématiques de la gestion d’archivage -Comment repérer rapidement un dossier sur le serveur de fichier ou dans mes classeurs? -Combien de temps dois-je conserver mes documents? -Comment chercher un document bien précis? -Quel est le nommage le plus adéquat pour mon fichier?
  • 4. Les 5 étapes pour mettre un archivage efficace Etape 1 :L’étude préalable ou audit Une réflexion autour de l’existant c’est-à-dire un audit interne de l’état de l’archive et la situation documentaire de la société. Etape2: La définition des besoins et la rédaction d’un cahier de charge Une définition claire de vos besoins et la rédaction d’un cahier des charges complet a travers la mise en place d’une séries d’interview et la prise de contact avec les spécialistes du secteur. Etape3: Choix de la solution de gestion d’archivage Gestion électronique des documents sous la forme d’un logiciel ou d’une application qui va assurer un accès facile aux informations interne de la société et le gain du temps dans le SI global. Etape4: Définition des responsabilités et des processus La mise en place d’une politique d’archivage claire avec les interlocuteurs. Etape5:La numérisation et le suivi Numérisation en construisant un nouveau référentiel documentaire tout en réfléchissant à un hébergement interne ou externe le plus adéquat.
  • 5. Pourquoi une gestion d’archivage numérisée? Accéder aux documents n'importe où , n'importe quand. Trouver le bon document - rapidement et facilement. Gestion efficace de documents. Réutilisation facile de texte imprimé.
  • 6. 6 instructions pour le nommage des fichiers numérique 1. Mettre un nom explicite , significatif. 2. Ne pas utiliser de noms ou prénoms de personne pour les dossiers et documents. 3. Eviter les points , accents , (caractères parasites) , éviter les articles. 4. Mettre des tirets bas_le tiret du 8_pour séparer les mots .Ne pas mettre d’espaces(caractère parasite). 5. Utiliser de préférence les minuscules pour les fichiers , les majuscules pour les dossiers. 6. Appliquer le Versioning qui consiste à créer une nouvelle version d’un document à chaque fois qu’il y aura des modifications ou mises à jour apportées à ce document.
  • 7. Solution Informatique  Une application informatique permettant la conservation pérenne et sécurisé des documents numérisé.  Le classement des documents selon une hiérarchie d’assurance.  Mise en place d'une base de données complète qui regroupe toutes les données nécessaires.  Identification du document.  l’accès facile à ces informations à tout moment.  Minimisation des travaux manuels.  Facilitation de la réponse aux interrogations diverses concernant les documents numérisés.  Assurance d'une gestion efficace et parfaite de recherche afin de fournir le maximum d’informations sur les tarifs.
  • 8. Les processus de gestion d’archivage Numérisé Indexer Ranger Classer Conserver Diffuser Détruire
  • 9. Solution Informatique: Les fonctionnalités
  • 10. Conclusion La mise en place d’un système de gestion des archives s’avérant fort complexe et nécessitant des ressources en personnel et technique. Toutes les solutions de gestion de document sont bonnes , si elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise , il faut également s’assurer que le service archives soit opérationnel et qu’il soit doté d’une bonne organisation.