Réunion générale
                                      16 juin 2009
    ▍Ordre du jour
                 14h           ▍GHT...
GROUPE HORAIRES
                   ET TEMPS



                                  Saison 2
                                ...
Enquête auprès des
                                        personnels

    ▍30 réponses
                 ▍ Des proposition...
Horaires d'ouverture
                                des bibliothèques

    ▍Proposition de la direction

                ...
Interrogations et
                                     réactions en direct

▍Difficultés du « work in progress »
         ...
Proposition
                                                 finale
    ▍Horaires réduits (10 semaines/an)
    Lundi      ...
Proposition
                                                 finale
    ▍Horaires normaux (38 semaines/an)
    Lundi      ...
Proposition
                                              finale
    ▍Ouverture nocturne Saint-Serge (24 semaines/an)

   ...
Proposition
                                               finale
    ▍Le poids de l'effort...
    Horaires moyens actuels...
Temps partagé avec
                                        les autres

     ▍Organisation du service public
              ...
Un travail utile...
                                          encore à creuser
     ▍Pistes d'actions et de réflexion
    ...
Proposition
                                                            du GHT
       Belle Beille                       (...
Proposition
                                                             du GHT
       Saint Serge                        ...
Et après ?
     ▍Mise en place du décompte à l'heure
     ▍Mise en place système permanence mobile
     ▍Evaluation par le...
Calendrier
                                          conditionnel
     ▍15/09/09 Nouveaux horaires
                   ▍Nou...
Règlement
                                          de service
     ▍Nouvelles règles
                 ▍Contrainte du 19h ...
Règlement
                                          de service
     ▍Les BU après 18h
                  ▍Les volontaires p...
Questions/Réponses




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     Service commun de la documentation
Bilan des formations
                    2008-2009




19   17/06/09
     Service commun de la documentation
Formation professionnelle


     ▍Concrétisation du plan de formation
                  ▍ Bilan chiffré positif
          ...
Formation professionnelle

      ▍Concrétisation du plan de formation
                   ▍ Bilan chiffré positif


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Formation professionnelle


     ▍Concrétisation du plan de formation
     



                  ▍ Suivi personnalisé
   ...
Formation professionnelle


     ▍Concrétisation du plan de formation
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                  ▍ Suivi personnalisé
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Formation professionnelle

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      ▍Concrétisation du plan de formation
                   ▍ Formations SCD
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Formation des usagers


     ▍Une année importante
                  ▍ Bilan chiffré positif
                  ▍ Formation...
Formation des usagers


     ▍Une année importante
     



                  ▍ Bilan chiffré positif

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Formation des usagers


     ▍Une année importante
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                  ▍ Bilan chiffré positif: 2005-2009

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Formation des usagers


     ▍Une année importante
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                  ▍ Formation niveau 1

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Bilan Belle-Beille




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     Service commun de la documentation
Chantiers STS 2009-2010




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     Service commun de la documentation
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS

▐ Chantiers au milieu du gué

      ▐ Travaux : octobre 2008- février 2010

      ▐ Inté...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS


     ▐ Ressources humaines

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Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS

     ▐ Chantier 1 : Travaux                            ▐ EN COURS

        ▐ Qui ? NC/OT...
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     ▐ Chantier 2 : Intégration bibliothèque CRD

         ▐ Qui ? SB /stagiaire 3 sema...
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     ▐ Chantier 3 : Intégration bibliothèque ESTHUA

        ▐ Qui ? SC + 8 mois de cont...
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     ▐ Chantier 4 : Intégration bibliothèque pharmacie

        ▐ Qui ? AP en pharmacie...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS


     ▐ Chantier 5 : Recotation intellectuelle

         ▐ Qui ? MFA, SC, EB, SB, IR, FL...
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     ▐ Chantier 5 bis : Recotation matérielle                 ▐ A FAIRE

           ▐ Q...
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     ▐ Chantier 6 : RFID

        ▐ Qui ? CS + NR (Coordination NC, OT pour marché) ; D...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS

▐ Chantier 7 : Mises en espace provisoire STS

    ▐ Qui ? CB, EB, EJ, PL, IR. Coordinat...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS

▐ Chantier 7 bis : Aménagement définitif STS           ▐ A FAIRE

   ▐ Qui ? CB + EB + E...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS

▐ Chantier 8 : Commandes nouveaux mobiliers          ▐ EN COURS

    ▐ Qui ? OT (marchés...
Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS


     ▐ Et aussi...

              ▐ Engagement Libqual : rachat de monographies sur
   ...
Planning chantiers 2009-2010




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Organigramme de
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     Service commun de la documentation
Organigramme
                                              de rentrée

     ▍Nouveautés organigramme
                 ▍ Fo...
Zoom sur STS après
                   l'extension



     Fusionner équipes et
          fonctions
47   17/06/09
     Serv...
Planning fonctionnel 2009-2010




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Organigramme Nouvelle BU STS 2010




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Projets 2009-2010




50   17/06/09
     Service commun de la documentation
Projets
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STS         ▍Préparation extension BU Saint-Serge       2009
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Réunion générale 16 juin 2009

  1. 1. Réunion générale 16 juin 2009 ▍Ordre du jour 14h ▍GHT Bilan final ▍Nouveau règlement de service 15h ▍Bilan des formations ▍Bilan Belle Beille ▍Bilan Saint Serge 16h ▍Nouveautés dans l'organigramme ▍Nouvelle organisation Saint Serge ▍Projets 2009-2010 1 17/06/09 Service commun de la documentation
  2. 2. GROUPE HORAIRES ET TEMPS Saison 2 9 épisodes 2 17/06/09 Service commun de la documentation
  3. 3. Enquête auprès des personnels ▍30 réponses ▍ Des propositions d'amélioration ▍ Des inquiétudes face à l'avenir ▍ Des interrogations sur la décision finale ▍ Des problèmes matériels solutionnés Séances des 7/10 et 24/10/2008 3 17/06/09 Service commun de la documentation
  4. 4. Horaires d'ouverture des bibliothèques ▍Proposition de la direction ▍Alignement Belle Beille / Saint-Serge ▍Déconnexion lundi-jeudi / vendredi-samedi ▍Moins de contrainte pour les agents ▍Rôle des moniteurs et des cadres après 18h Séances des 24/10 et 21/11/2009 4 17/06/09 Service commun de la documentation
  5. 5. Interrogations et réactions en direct ▍Difficultés du « work in progress » ▍Documents communiqués en direct ▍Réactions à chaud dans le forum intranet ▍Le GHT propose mais ne décide pas... ▍Intégration des réactions dans les propositions Séance du 19/12/2008 5 17/06/09 Service commun de la documentation
  6. 6. Proposition finale ▍Horaires réduits (10 semaines/an) Lundi 8h30-18h Mardi 8h30-18h Mercredi 8h30-18h 47h30 hebdo. Jeudi 8h30-18h Vendredi 8h30-18h Samedi Gain annuel = 100 heures (sur 2 sites) 6 17/06/09 Service commun de la documentation
  7. 7. Proposition finale ▍Horaires normaux (38 semaines/an) Lundi 8h30-20h Mardi 8h30-20h Mercredi 8h30-20h 65h hebdo. Jeudi 8h30-20h Vendredi 8h30-18h Samedi 8h30-18h Gain annuel = 380 heures (sur 2 sites) 7 17/06/09 Service commun de la documentation
  8. 8. Proposition finale ▍Ouverture nocturne Saint-Serge (24 semaines/an) Lundi 20h-22h Mardi 20h-22h Mercredi 20h-22h + 8h hebdo. Jeudi 20h-22h Gain annuel = 192 heures (sur 1 site) 8 17/06/09 Service commun de la documentation
  9. 9. Proposition finale ▍Le poids de l'effort... Horaires moyens actuels : 10 x 42h30 = 425h 38 x 60h = 2280h = 2705h Horaires moy. modifiés : 10 x 47h30 = 475h 38 x 65h = 2470h 24 x 8h = 192h / 2 = 3041h Gain annuel global = + 12,4% Gain annuel lundi-vendredi = + 15,3% 9 17/06/09 Service commun de la documentation
  10. 10. Temps partagé avec les autres ▍Organisation du service public ▍Durée de la plage horaire (BDP et BR) ▍Automatisation du prêt et rôle des moniteurs ▍Organisation du travail interne ▍Mélanger les catégories de personnels ? Séances des 23/01 et 27/02/2009 10 17/06/09 Service commun de la documentation
  11. 11. Un travail utile... encore à creuser ▍Pistes d'actions et de réflexion ▍Implication de tous pour l'ouverture ▍Participation des cat. C au renseignement ▍Banalisation du vendredi matin ▍Enquête réponses BDP et BR à refaire ▍Permanent mobile à STS et... BB Séance du 27/03/2009 11 17/06/09 Service commun de la documentation
  12. 12. Proposition du GHT Belle Beille (après mise en oeuvre automate de prêt) Accueil hall Accueil Salle Mobile 1 Mobile 2 8h30-9h B ou C B ou C 9h-10h30 C et (C ou B) B ou C 10h30-12h C B C B 12h-13h C B C B 13h-14h C B C B 14h-15h30 C B C B 15h30-17h C B C B 17h-18h C B C B 18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre 19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre 12 17/06/09 Service commun de la documentation
  13. 13. Proposition du GHT Saint Serge (après ouverture extension) Accueil N1 Accueil N3 Mobile 8h30-9h A,B ou C C ou B, A 9h-10h A,B ou C C ou B, A 10h-11h A,B ou C B ou C C ou B, A 11h-12h A,B ou C B ou C C ou B, A 12h-13h A,B ou C B ou C C ou B, A 13h-14h A,B ou C B ou C C ou B, A 14h-15h A,B ou C B ou C C ou B, A 15h-16h A,B ou C B ou C C ou B, A 16h-17h A,B ou C B ou C C ou B, A 17h-18h A,B ou C B ou C C ou B, A 18h-19h B ou C volont. B, C volont ou cadre 19h-20h B ou C volont. B, C volont ou cadre 13 17/06/09 Service commun de la documentation
  14. 14. Et après ? ▍Mise en place du décompte à l'heure ▍Mise en place système permanence mobile ▍Evaluation par le GHT (déc, mars et juin) ▍Mise en place du GAQ à partir de sept. 2010 ▍Reprise des propositions sur l'organisation ▍Reprise de l'enquête BDP/BR ▍Travail sur la qualité après un an 14 17/06/09 Service commun de la documentation
  15. 15. Calendrier conditionnel ▍15/09/09 Nouveaux horaires ▍Nouveaux plannings pour les agents ▍Pas de changement dans le décompte des congés ▍01/01/10 Mise en route application congé ▍Nouveau décompte à l'heure des congés ▍Mise en route automate BB ▍Janvier 09 Formation des collègues ▍01/02/10 Début des permanences mobiles BB ▍Mars/avril Ouverture STS... ▍Mai/Juin 10 Constitution du GAQ 15 17/06/09 Service commun de la documentation
  16. 16. Règlement de service ▍Nouvelles règles ▍Contrainte du 19h => contrainte 18h ▍Contrainte du 17h => 17h ou 8h30 ▍Possibilité de finir une fois par semaine entre 18h-20h ▍Gestion des congés à l'heure (application en ligne) ▍Utilisation du temps récupéré/bonifié simplifiée Séance du 30/04/2009 16 17/06/09 Service commun de la documentation
  17. 17. Règlement de service ▍Les BU après 18h ▍Les volontaires peuvent ou non être au public ▍3 moniteurs de 17h30 à 20h dans chaque BU ▍1 agent SIAP de 19h à 20h dans chaque BU ▍3 moniteurs de 20h à 22h à Saint-Serge ▍1 cadre de permanence de 18h à 20h ou 22h 17 17/06/09 Service commun de la documentation
  18. 18. Questions/Réponses 18 17/06/09 Service commun de la documentation
  19. 19. Bilan des formations 2008-2009 19 17/06/09 Service commun de la documentation
  20. 20. Formation professionnelle ▍Concrétisation du plan de formation ▍ Bilan chiffré positif ▍ Suivi personnalisé ▍ Formations SCD 20 17/06/09 Service commun de la documentation
  21. 21. Formation professionnelle ▍Concrétisation du plan de formation ▍ Bilan chiffré positif SCD SCD 2008 2007 A B C Total A B C Total Nb de j. de 5 4,3 3,3 4 2,1 3 1,6 2,1 formations / agent Agents formés / 100% 100% 100% 100% 57% 84% 73% 80% effectif catégorie 21 17/06/09 Service commun de la documentation
  22. 22. Formation professionnelle ▍Concrétisation du plan de formation  ▍ Suivi personnalisé ▍ Préparation de concours 2008: 6 agents, 10 entretiens, 1 stage d'immersion professionnelle 22 17/06/09 Service commun de la documentation
  23. 23. Formation professionnelle ▍Concrétisation du plan de formation  ▍ Suivi personnalisé ▍ Suivi du volet formation des entretiens professionnels 2008 de nouvelles formations au SCD hors SCD 23 17/06/09 Service commun de la documentation
  24. 24. Formation professionnelle  ▍Concrétisation du plan de formation ▍ Formations SCD en 2008 21 sessions 215 inscriptions 1 enquête en 2009 28 sessions 242 inscriptions 24 17/06/09 Service commun de la documentation
  25. 25. Formation des usagers ▍Une année importante ▍ Bilan chiffré positif ▍ Formation niveau 1 25 17/06/09 Service commun de la documentation
  26. 26. Formation des usagers ▍Une année importante  ▍ Bilan chiffré positif 2008-2009: 2663 formés + 70 % d'étudiants formés 1563 en 2007-2008 26 17/06/09 Service commun de la documentation
  27. 27. Formation des usagers ▍Une année importante  ▍ Bilan chiffré positif: 2005-2009 3000 2664 2500 2288 2000 nb étud formés année civile 1563 nb étud formés année univ 1500 h de formation SCD civ 1263 h de formation SCD univ 1002 1000 831 722 606 592 500 335 345 387 165 153 186 189 189 212 117 68 0 2004 2005 2006 2007 2008 27 17/06/09 Service commun de la documentation
  28. 28. Formation des usagers ▍Une année importante  ▍ Formation niveau 1 2 moniteurs formation formation dans tous les cursus 1911 étudiants formés nb X 2 / 2007-08 49 % d'étudiants : élargir la “couverture” 28 17/06/09 Service commun de la documentation
  29. 29. Bilan Belle-Beille 29 17/06/09 Service commun de la documentation
  30. 30. Chantiers STS 2009-2010 30 17/06/09 Service commun de la documentation
  31. 31. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantiers au milieu du gué ▐ Travaux : octobre 2008- février 2010 ▐ Intégration CRD ▐ Intégration ESTHUA : avant fin septembre 2009 ▐ Recotation intellectuelle : avant fin juillet 2009 ▐ Recotation matérielle : avant fin septembre 2009 ▐ RFID : équipement collections MTC, STS, ESTHUA avant janvier 2010 ▐ Mise en espace provisoire des collections STS et ESTHUA à STS: avril à septembre 31
  32. 32. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Ressources humaines ETP réels TOTAL Montéclair Saint-Serge A 0,8 0,8 B 2,6 2 + 2 cdd 6,6 C 2,8 6,6 9,4 Moniteurs accueil 680 h 680 h 1360 h 18,5 ETP Moniteurs chantier 20 h en 2008 200 à 250 h 220 à 270 h Stagiaires 12 + 3 semaines Contractuels chantier ESTHUA Équivalent 1 ETP 8 mois 32
  33. 33. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 1 : Travaux ▐ EN COURS ▐ Qui ? NC/OT ==> maîtrise d'ouvrage, maîtrise d'oeuvre, DPI, OPC, 13 corps de métier – toute la BU STS pour les nuisances ▐ Quoi ? - Assister à la réunion de chantier hebdomadaire, - Transmettre informations à l'équipe et au public - Documenter les opérations - Organiser la sécurité des personnes et des collections - Suivre l'exécution dans les murs ✗ ▐ Quand ? Depuis le 12 septembre 2008 – jusqu'à réception de l'ouvrage, réserves etc. 33
  34. 34. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 2 : Intégration bibliothèque CRD ▐ Qui ? SB /stagiaire 3 semaines/ NH pério ; FL Monographies ▐ Quoi ? - Désherber la majeure partie des 200 périodiques ▐ FAIT - Etablir une convention avec l'UFR ▐ FAIT - Intégrer en salle et en magasin 300 monographies et 30 titres de périodiques ▐ EN COURS - Questions relatives aux mémoires de Master ▐ EN COURS ▐ Quand ? - Chantier à terminer d'ici fin juin 2009 34
  35. 35. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 3 : Intégration bibliothèque ESTHUA ▐ Qui ? SC + 8 mois de contrat B + 12 semaines stagiaire ▐ Quoi ? - Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS - Intégrer à la BU STS 15000 monographies, 100 périodiques : - Etablir une cotation spécifique ▐ FAIT - Désherber, recoter, exemplariser, cataloguer ▐ FAIT A 90 % - Equiper RFID + reprendre équipement ▐ A FAIRE ▐ Quand ? - Depuis janvier 2009 - A terminer avant septembre 2009 35
  36. 36. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 4 : Intégration bibliothèque pharmacie ▐ Qui ? AP en pharmacie / AMM , DB + CC pour Aleph ▐ Quoi ? - Partage collections BU avec centre de doc UFR ▐ EN COURS - Etablir convention avec UFR ▐ EN COURS - Intégrer dans Aleph le fonds après désherbage ▐ A FAIRE ▐ Quand ? - Signature convention prévue le 17/06/2009 - Traitement fonds centre de documentation : fin 2009 - Aménagement nouvelle salle : 2010 (sous réserve) 36
  37. 37. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 5 : Recotation intellectuelle ▐ Qui ? MFA, SC, EB, SB, IR, FL, NS, moniteurs ▐ Quoi ? - Recoter le libre accès STS ▐ FAIT A 90 % - Etablir des cotes validées inspirées Dewey ▐ FAIT - Recoter dans le champ cote 2 d'Aleph l'ESTHUA ▐ EN COURS - Recoter le fonds général ▐ EN COURS ▐ Quand ? - Finir recotation intellectuelle fin juin 2009 - Histoire fin 2009 37
  38. 38. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 5 bis : Recotation matérielle ▐ A FAIRE ▐ Qui ? l'équipe à 17 pendant la fermeture d'été ▐ Quoi ? - Recotation matérielle 50000 volumes libre accès STS + ESTHUA - Code couleur par étage - Remise en espace de la collection - Reprise générale de la signalétique de 2nd niveau ▐ Quand ? - rééquipement des livres + remise en espace : été 2009. - traitement des retours, reprise anomalies, traitement Histoire : automne 2009 38
  39. 39. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 6 : RFID ▐ Qui ? CS + NR (Coordination NC, OT pour marché) ; DB, CC pour interface Aleph ▐ Quoi ? - Choisir fournisseur : CCTP + marché ▐ FAIT - Equipement des livres de MTC ▐ A FAIRE - Equipement STS + ESTHUA ▐ A FAIRE ▐ Quand ? - choix du fournisseur : marché mars 2009 choix début juin 2009 - rééquipement de MTC, STS et ESTHUA été 2009 - contrôle qualité : automne 2009 - paramétrer et implanter automates : automne-hiver 2009 39
  40. 40. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 7 : Mises en espace provisoire STS ▐ Qui ? CB, EB, EJ, PL, IR. Coordination NC ; Déménageur pour gros mouvements collection + tous ▐ Quoi ? - Déménagement collections STS pour causes travaux ▐ FAIT - Implantation provisoire collections recotées + ESTHUA ▐ A FAIRE ▐ Quand ? - Déplacement collections STS pour travaux : avril 2009 - Intégration collection ESTHUA : été 2009 - Réimplantation provisoire collections recotées : été 2009 40
  41. 41. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 7 bis : Aménagement définitif STS ▐ A FAIRE ▐ Qui ? CB + EB + EJ + IR + PL Coordination NC ; Déménageur pour gros mouvements collection + tous ▐ Quoi ? - Installation [nouveau] mobilier salle + bureaux + cuisine - Installation collections de STS + ESTHUA dans [nouveau] mobilier - Transfert et installation à STS des collections de MTC - Mise en place d'une signalétique définitive ▐ Quand ? - Préparation automne 2009 - Avant réouverture : début 2010 41
  42. 42. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Chantier 8 : Commandes nouveaux mobiliers ▐ EN COURS ▐ Qui ? OT (marchés + choix), NC coordination préparation, relevés précis existant NB et IR ▐ Quoi ? - Marchés mobiliers ▐ Quand ? - Relevé précis de l'existant (printemps 2009) - Préparation des marchés juin. - Livraison : début 2010 42
  43. 43. Chantiers 2009 – Nouvelle BU STS ▐ Et aussi... ▐ Engagement Libqual : rachat de monographies sur critères (+ 1000 exemplaires en 2008) ▐ Désherbage livres en main : 5000 exemplaires (STS+MTC) ▐ Prêts portables court : plus de 4000 prêts depuis 1 an ▐ Constitution d'une collection de 1000 DVD ▐ … subir les nuisances d'un chantier sous les fenêtres Tous ces chantiers se sont inscrits dans une année de fréquention, prêts et acquisitions en hausse 43
  44. 44. Planning chantiers 2009-2010 44
  45. 45. Organigramme de rentrée 45 17/06/09 Service commun de la documentation
  46. 46. Organigramme de rentrée ▍Nouveautés organigramme ▍ Formation des usagers (MP) ▍ Valorisation en ligne (NK + BAS) ▍ Référents renseignement / Accueil (2 BAS) ▍ Renforcement Bibnum (AMM) ▍ Gestion transversale : périodiques, BD, DVD à partir de janvier 2010 46 17/06/09 Service commun de la documentation
  47. 47. Zoom sur STS après l'extension Fusionner équipes et fonctions 47 17/06/09 Service commun de la documentation
  48. 48. Planning fonctionnel 2009-2010 48
  49. 49. Organigramme Nouvelle BU STS 2010 49
  50. 50. Projets 2009-2010 50 17/06/09 Service commun de la documentation
  51. 51. Projets 2009-2010 STS ▍Préparation extension BU Saint-Serge 2009 ▍Ouverture de la BU 2010 BB ▍Réaménagement BU Belle Beille (B0,C0) 2009 ▍Automates de prêt 2010 ▍Signalétique générale “ ▍Prêt des périodiques “ SCD ▍Nouveau site web (cahier des charges) ▍Enquête sur la documentation recherche ▍Formation des usagers (moniteurs + CEVU) 51 17/06/09 Service commun de la documentation

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