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La Gestion Électronique des Documents et la Collaboration
Sylver SCHORGEN – SF2i
Microsoft MVP
Email : sschorgen@sf2i.nc
Tél : +687 78.33.23
Julien Chable – NC IT
Microsoft MVP
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SF2i
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SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES :
• Support et exploitation
• Ingénierie informatique
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Microsoft Partner of the Year 2015
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Microsoft Most Valuable Professional (MVP)
Présent à Nouvelle-Calédonie et à Tahiti
Plus de 40 collaborateurs
Plusieurs collaborateurs certifiés
• Office 365
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NC IT
Nouvelle-Calédonie Information Technology
SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES :
• Développement d'applications
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informatiques
Microsoft Most Valuable Professional (SharePoint
/ Office 365) et Certified Developer
La GED, la
collaboration et
la productivité
sont en pleine
transformation
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D’où provient l’information ?
SharePoint
Teams
Office 365 ProPlus
Yammer
Outlook
Skype
Sites & Gestion de Documents
Espace de travail orienté chat
Contenu Co-Auteur
Social Entreprise
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
 Intégration par script / application / développement spécifique
 Intégration depuis les scanners du marché (avec OCR +
métadonnées)
 Canon, Kyocera, Uniflow, Websio, Docufree, ...

 Numérisation par société locale
 Intégration documents PDF + métadonnées
 Volumétrie de +300 000 documents au total

 Qualifier votre document (ex : Nom fournisseur, Montant, Service concerné, Statut, etc)
 Donner un contexte
 Type de l'information : choix, texte, nombre, image, lookup, etc
 Indexation pour la recherche
 Tri, regroupement, calcul (somme, moyenne, ...)


 Exemple : facture, compte-rendu, rapport financier, ...
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
 Le problème du papier

 Le problème du numérique

 La recherche dans une GED
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 Trouver facilement la donnée au moment
où vous en avez besoin !
 Numérisation de processus existants

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 Améliorer l’efficacité

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  • 1. La Gestion Électronique des Documents et la Collaboration Sylver SCHORGEN – SF2i Microsoft MVP Email : sschorgen@sf2i.nc Tél : +687 78.33.23 Julien Chable – NC IT Microsoft MVP Email : julien.chable@ncit.nc Tél : +687 95.61.57
  • 2. SF2i Service Formation & Ingénierie Informatique SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES : • Support et exploitation • Ingénierie informatique • Formation Microsoft Partner of the Year 2015 Microsoft Silver Partner Microsoft Most Valuable Professional (MVP) Présent à Nouvelle-Calédonie et à Tahiti Plus de 40 collaborateurs Plusieurs collaborateurs certifiés • Office 365 • Exchange • Windows Server • Skype For Business (Lync)
  • 3. NC IT Nouvelle-Calédonie Information Technology SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES : • Développement d'applications • Déploiement et Intégration de portail d'entreprise • Expertise technique • Gestion et Pilotage de projets informatiques Microsoft Most Valuable Professional (SharePoint / Office 365) et Certified Developer
  • 4. La GED, la collaboration et la productivité sont en pleine transformation
  • 6.
  • 7. D’où provient l’information ? SharePoint Teams Office 365 ProPlus Yammer Outlook Skype Sites & Gestion de Documents Espace de travail orienté chat Contenu Co-Auteur Social Entreprise Mail & Calendrier Voix, Video & Meetings Outlook SharePoint Skype Yammer Scan
  • 8.   Intégration par script / application / développement spécifique  Intégration depuis les scanners du marché (avec OCR + métadonnées)  Canon, Kyocera, Uniflow, Websio, Docufree, ...   Numérisation par société locale  Intégration documents PDF + métadonnées  Volumétrie de +300 000 documents au total
  • 9.   Qualifier votre document (ex : Nom fournisseur, Montant, Service concerné, Statut, etc)  Donner un contexte  Type de l'information : choix, texte, nombre, image, lookup, etc  Indexation pour la recherche  Tri, regroupement, calcul (somme, moyenne, ...)
  • 10.    Exemple : facture, compte-rendu, rapport financier, ...  
  • 12.
  • 13.  Le problème du papier   Le problème du numérique   La recherche dans une GED       Trouver facilement la donnée au moment où vous en avez besoin !
  • 14.  Numérisation de processus existants      Améliorer l’efficacité   Facilité les évolutions  
  • 15.
  • 16.

Notes de l'éditeur

  1. Il va donc falloir définir des processus de capture de l’information : Scan des documents existants en papier Récupération des documents / informations échangées dans des mails / chat / rapports / partages réseaux / … Il y a plusieurs étapes importantes dans la GED : Capturer la données Stocker la données Restituer la données aux utilisateurs (recherche / navigation sur les sites / …)
  2. Faire un plan de classement documentaire (rétention, propriété, workflow, légal, etc ???)
  3. Taxonomie : Comment sont classés les documents Métadonnées : Identifier les documents étant des factures comme telle ou comme étant un contrat de travail comme tel
  4. Améliorer l’efficacité : Améliorer l’efficacité par rapport au processus papier (citer la demande de congés ou il faut remplir la demande, la déposer sur le bureau de son responsable, qui le déposera sur le bureau du RH, …) Agilité dans l’évolution : Plus besoin de faire circuler des notes de services indiquant que le document de gestion des congés à changer. On le met à jour directement sur le site de dépôt des congés et le processus prendra directement en charge cette évolution