ee

1. MICROSOFT
®
OFFICE
WORD 2007
ШУТИС Е-НЭЭЛТТЭЙ ИНСТИТУТ
Виртуал технологийн профессорын баг:
MAILINGS, REFERENCES,
REVIEW,VIEW командын зурвас
ЛЕКЦ-10

2. 1.”MAILINGS “ КОМАНДЫН ЗУРВАС
Mailings командын зурвас нь Microsoft Word
программын нэмэлт боломж болох э-мэйл
ашиглах талаар командуудыг агуулсан ба
одоогоор тийм өргөн хэрэглэгддэггүй.
Нэг ижил утга бүхий албан захиа, бичиг
мэдээллийг өөр өөр байгууллага хүнд илгээх
бол баримтуудыг нэгтгэж тусдаа байгаа
мэдээллүүдийг нэгтгэн нэг баримт болгоно.
Үндсэн баримт
илгээх захиа, бичиг, мэдээлэл
MAILINGS – Шуудантай ажиллах

3. Дагалдах баримт гэж юу вэ?
Дагалдах баримт нь үндсэн баримтад
хамаарагдах мэдээллийг агуулсан байдаг.
Тэдгээр нь тус бүрдээ талбарт хадгалагдана.
Жишээ нь: Нэр, хаяг, утасны дугаар зэрэг
мэдээлэл байна.
MAILINGS – ШУУДАНТАЙ АЖИЛЛАХ
Create бүлгийн командууд нь:
 Envelopes – Дугтуй үүсгэх, хэвлэх
 Labels – Хаяг болон шошго үүсгэx

4. Start Mail Merge бүлгийн командууд
 Start Mail Merge – Захидлын бэлэн загварыг ашиглаж
бэлтгээд олон харилцагч нарт явуулах
 Select Recipients - Харилцагчдыг сонгох
 Edit Recipients List - Харилцагчдын жагсаалтад засвар хийх
Write & Insert Fields бүлгийн командууд
 Highlight Merge Fields – Захидлын бэлэн загвар
ашигласан үед тодорхой хэсгийг солиход ашиглах
 Address Block – Захидлын хаягийн хэсэгт дэх хаягийг
засварлаж хаах
 Greeting Line –“Dear <Name>” гэх мэтийн үгийг
мэндчилгээний хэсэгт нэмэх

5. Preview Results бүлгийн элементүүд
 Preview Results – Бэлтгэсэн захидлуудыг урьдчилан
харах
 Find Recipient – Харилцагчдаас хайлт хийх
 Auto Check for Errors – Захидал бэлтгэх явцад гарах
алдааг шалгах
Finish бүлгийн команд
 Finish & Merge – Захидлыг дуусгаж э-мэйл
хэвлэлтэнд гаргана

6. MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)
Хоёр файлыг нэгтгэн нэг файл болгох
замаар төрөл бүрийн өгөгдлүүдийг тогтсон
загварт оруулахад Mail merge командыг
ашигладаг. Mail merge гэдэг нь Word
програмд үүсгэсэн захиагаа захиа хүлээн
авагчдын нэр, хаягийг агуулсан өгөгдлийн
файлтай нэгтгэн нэг баримт үүсгэхийг хэлнэ.
2 файлыг нэгтгэхээс өмнө үүсгэсэн байх
хэрэгтэй ба эдгээр нь үндсэн файл (main
document) ба өгөгдлийн файл (data source)
байна.

7. Нэр, хаяг гэх мэт төрөл бүрийн
өгөгдлүүдийг өгөгдлийн файлд хадгалах
ба тийнхүү бэлэн өгөгдлийн файлаа
захиагаа бичиж хадгалсан үндсэн файлд
нэгтгэдэг. Байнгын тогтмол байх өгөгдөл
(захианы текст) болон талбаруудын нэрс
(Title, First name...) нь үндсэн файлд
агуулагдах ба эдгээр талбарууд нь
өгөгдлийн файл дахь талбаруудад
харгалзана.
MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)

8.  Mailings туузны Step by Step Mail
merge Wizard командыг сонгоно.
 Mail merge цонх нээгдэнэ.
MAIL MERGE (ЗАХИА НЭГТГЭХ)

9. Select Document type хэсэгт
ямар төрлийн баримт нэгтгэхээ
сонгоно.
 Letters - захианууд;
 E-mail messages -e-mail
захианууд;
 Envelopes - захианы
дугтуйнууд;
 Labels - төрөл бүрийн
шошгонууд;
Алхам 1: Үндсэн баримтын төрлийг сонгох

10. Үргэлжлүүлэхийн тулд
дэлгэцийн баруун доод
булан дахь Next:
Starting document
холбоосон дээр дарна
Алхам 1: Үндсэн баримтын төрлийг сонгох

11.  Use the current
document - нээлттэй
байгаа баримтыг
ашиглах;
 Start from a
template – Загвар
баримтыг ашиглах;
 Start from existing
document - өмнө
үүсгэсэн жагсаалт
нээх.
Алхам 2: Үндсэн баримтыг сонгох

12. Гарч ирэх цонхноос та аль
захиаг үндсэн баримтаар
ашиглахаа сонгох хэрэгтэй.
Энэ жишээн дээр бид
ашиглаж байсан баримтыг
нь үндсэн баримтаар
сонгосон болно.
Үргэлжлүүлэхийн тулд
дэлгэцийн баруун доод
булан дахь Next: Select
recipient холбоосон дээр
дарна
Алхам 2: Үндсэн баримтыг сонгох

13.  Use an existing list - өмнө
үүсгэсэн өгөгдлийн
файлыг нээх;
 Select from Outlook
contacts - Outlook-ийн
харилцагчдаас сонгох;
 Type a new list - шинэ
жагсаалт үүсгэх.
Алхам 3: Хүлээн авагчдыг сонгох

14. Гарч ирэх цонхон дээр
хүлээн авагчийг
тодорхойлох боломжтой.
Үргэлжлүүлэхийн тулд
дэлгэцийн баруун доод
булан дахь Browse
холбоосон дээр дарна.
Алхам 3: Хүлээн авагчдыг сонгох

15. Харилцах цонхны тусламжтайгаар
өгөгдлийн file-г сонгох боломжтой.
Байрлалыг нь өөр хавтаснаас сонгож
болно Өгөгдлийнхөө file-г сонгоод open
товчийг дарна.

16.  Захиагаа бичиж оруулаад, захианы толгой
хэсэгт хүлээн авагчдын нэр, хаяг бусад
мэдээллийг оруулна.
 Insert Merge Field цонхноос захиандаа
ямар талбар оруулахаа сонгоно.
 Талбараа сонгоод Insert командыг дарна.
 Сонгосон талбар захианы дээд хэсэгт гарч
ирнэ.
 Өгөгдлийн файлдаа хэдэн талбарт
мэдээлэл оруулсан, тэр талбарын тоогоор
More items… командыг гүйцэтгэнэ.
Алхам 4: Захиагаа бичиж оруулна.

18. Алхам 5: Захиагаа хэвлэхийн өмнө
урьдчилан байдлаар харах
Preview your letters хэсгийн
команд дээр дарж бүх захиануудаа гүйлгэн
харж болно.
команд дээр дарна.

19. Алхам 5: Захиагаа хэвлэхийн өмнө
урьдчилан байдлаар харах

20. Алхам 6: Захиа нэгтгэх үйлдлийг
дуусгах
Merge хэсгийн Print ... командаар захиагаа
хэвлэнэ.
Edit individual letters … команд дээр
дарж, нээгдэх цонхны All командыг дарахад
бүх захиаг агуулсан Letters1 нэртэй Word
баримт үүсэх ба захиа тус бүрт засвар,
өөрчлөлт оруулж болно. Нэгтгэсэн
баримтандаа “Сургалтанд урьж байна” нэр
өгч хадгална.

21. 2.REFERENCES – ЛАВЛАГАА ХИЙХ
/Командын зурвас/
2.1.Table of Contents – Агуулгын жагсаалтыг бэлтгэх бүлэг
Table of Contents- Баримтанд агуулгын жагсаалтыг нэмж оруулах
Add Text- Жагсаалтанд параграф нэмэх
Update Table-Жагсаалтыг шинэчлэх
2.2 Footnotes – Хөлийн тайлбар оруулах бүлэг
Insert Footnote-Баримтанд хөлийн тайлбар оруулах
Insert Endnote- Баримтын төгсгөлд тайлбар оруулах
Next Footnote-Тайлбаруудын хооронд шилжих
Show Notes- Тайлбаруудыг харуулах

22. 2.3 Citations & Bibliography бүлэг
Insert Citation- Баримтанд эх үүсвэрээс ишлэл оруулах
Manage Sources- Баримтанд оруулсан эх үүсвэрийн
жагсаалтыг удирдах
Style- Загварыг сонгох
Bibliography- ишлэлээ хадгалах, хадгалсан ишлэлээ түүж харах
2.4 Captions - Объектод нэр өгөх бүлэг
Insert Caption-Зураг болон бусад объектод нэр шинээр өгөх
Insert Table of Figures-Объектын нэрсийн жагсаалтыг оруулах
Update Table- Жагсаалтыг шинэчлэх
Cross-reference-Төрөл бүрийн лавлагаанд шилжих

23. 2.5 Index – Индекстэй ажиллах бүлэг
Mark Entry-Баримтын индексэд сонгосон текстийг нэмэх
Insert Index- Индексийн жагсаалтыг баримтанд оруулах
Update Index- Индексийг шинэчлэх
6.Table of Authorities – Зохиогчийн
жагсаалттай ажиллах бүлэг
Mark Citation-Зохиогчийн жагсаалтанд сонгосон текстийг нэмэх
Insert Table of Authorities - Зохиогчийн жагсаалтыг баримтанд оруулах
Update Table-Жагсаалтыг шинэчлэх

24. 3. REVIEW- /Командын зурвас/
Proofing бүлэг
Spelling & Grammar-Дүрмийн болон зөв бичгийн алдааг
шалгах
Research-Лавлах материалуудаас хайх
Thesaurus-Ойролцоо утгатай үгийг санал болгох
Translate-Сонгосон хэсгийг орчуулах
Translation ScreenTip- Орчуулга хийх
Set Language- Дүрмийн болон зөв бичгийн
алдааг шалгах хэл сонгох
Word Count-Тэмдэгт, үг, мөр, параграфыг тоолж
гаргах

25. REVIEW- /Командын зурвас/
Comments – Тайлбартай ажиллах бүлэг
New Comments-Тайлбар оруулах
Delete-Тайлбарыг устгах
Previous- Өмнөх тайлбарт очих
Next - Дараагийн тайлбарт очих
Changes – Өөрчлөхтэй холбоотой бүлэг
Accept-Баримтанд бүх өөрчлөлтийг зөвшөөрөх
Reject- Өөрчлөлтийг цуцлах
Previous-Өмнөх өөрчлөлтөнд шилжих
Next- Дараагийн өөрчлөлтөнд шилжих

26. 4. VIEW -/Командын зурвас/
Document Views – Баримтыг харах бүлэг
Print Layout- Хэвлэх байдлаар харах
Full Screen Reading-Уншихаар дэлгэц дүүрэн харах
Web layout-Вэб хуудас байдлаар харах
Outline- Бүтэцтэй нь хамт харах
Draft-Баримтын үндсэн хэсэгт засварлах байдлаар
харах

27. Show/Hide - Үзүүлэх/Нууцлах бүлэг
Ruler - Хэмжээсийн шугамыг гаргах
Document map- Баримтын бүдүүвчийг дэлгэн харах
Gridlines- Торон шугамыг үзүүлэх
Thumbnails- Хуудас бүрийг зураг байдлаар үзүүлэн
самбарт гаргах
Message Bar-Message –ийн мөрийг гаргах

28. Zoom - Харагдах хэмжээг тохируулах бүлэг
Zoom- Харагдах хэмжээг тохируулах
100%- 100%-аар харах
One Page- Нэг хуудсаар харах
Two Pages- Хоёр хуудсаар харах
Page Width- Дэлгэцийн өргөнд тааруулж хуудсыг харах

29. Window – Цонхтой ажиллах бүлэг
 New window-Шинэ хуулбар цонх үүсгэх
 Arrange All- Бүх цонхоо харах
 Split-Цонхоо хуваах
View Side by Side- Хоёр баримтыг харьцуулахаар зэрэгцүүлж
 Synchronous Scrolling- Хоёр баримтыг зэрэг гүйлгэж харах
 Reset Window Position- Харьцуулж байсан баримтуудыг буцаах
 Switch Windows- Нээлттэй байгаа цонхнуудаас сонгох