SISTEMA DE GESTIÒN DOCUMETAL

2. INTRODUCCIÓN
ODJETIVO
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
1. ¿QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
1.1. REQUISITOS PARA SU IMPLEMENTACIÓN
2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.
3. CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER EL SISTEMA.
4. VISITA A ENTIDAD QUE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
5. INDAGAR EN LA ENTIDAD

3. Dentro del ámbito laboral del campo de la ciencia de la
información, documentación, bibliotecología y archivística, se
hace indispensable profundizar en el estudio de las bases
teóricas acerca de la conceptualización, implementación y
aspectos generales de los Sistemas de Gestión Documental,
paralelo que en el conocimiento de las leyes y decretos que
subyacen estos sistemas, teniendo en cuenta la puesta en
practica en entidades; enfatizando en el sistema ORFEO.

4. OBJETIVO
Describir de manera clara y concisa la
caracterización y relevancia que integran
los sistemas de Gestión Documental,
integrando los decretos que los presiden
en Colombia.

6. Son programas de gestión
de base de datos que reúnen
un conjunto de normas y
técnicas para administrar el
flujo documental de tipo
científico, culturales y
técnicos, los cuales permitir
la conservación
recuperación y la rápida
consulta de la información.

7.  Administrativos:
Trata de la transparencia, la simplificación de
trámites y la eficiencia de la administración en
la gestión de los documentos.
 Económicos:
la reducción de costos derivados de la
conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para
la gestión documental.

8.  Archivísticos: Ley 594 de 2000
Gestión de documentos, partimos de la base de los principios
archivísticos, del concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia de los documentos y del
principio de orden original.
 Planeación:
Obedece a un plan de acción que sigue líneas concretas acorde
con la misión de la empresa, su visión hacia el futuro y los
objetivos estratégicos. Facilitando su implementación y problemas,
identificando las oportunidades y objetivos, requerimientos,
mantenimiento, evaluación, planes de mejoramiento, de
contingencia, a corto, mediano y largo plazo del programa, se
definan las políticas generales y se crea un conjunto de directrices
que faciliten el planeamiento de la documentación.

9. 2. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE
2012.
a) Debemos organizar tanto los documentos tanto físicos
Organizar los y electrónicos con sus respectivos datos ya
sea de manera numérica o cronológica y por sus series
registrándolas en una TRD.
b) Se debe tener en cuenta el tiempo de conservación de cada
una de las series documentales esto se registra en una TRD
y TVD, esto con el fin de no conservar información no tan
importante para la entidad.

10.  Técnicos:
instrumentos técnicos previos como: contar
con manuales de procesos y procedimientos,
manual de funciones, Organigrama
institucional y tablas de retención
documental, adopción de normas técnicas y
normatividad en general, existencia o no de
archivos en las diferentes fases del ciclo vital
y de Unidad de Correspondencia.
 Recurso Humano:
Profesionales debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación
exclusiva para realizar dicha labor.

11. c) Hacer el proceso de eliminación documental teniendo en
cuenta los tiempo establecidos en la TRD y TVD para cada
serie documental, nos sirve para dar espacio y evitar el
acumulamiento de archivos.
d) Lo más importante de un documento es la autenticidad de
su información ya sea para comprobar algo o porque es
sumamente importante ya sea para la entidad o para la
ciudadanía, por tal motivo lo primordial es tener la garantía
de que se va a conservar sin ningún tipo de alteración.

12. e) En el momento que se vaya hacer su respectiva clasificación
por series y subseries, es importante mantener la integridad
de los documentos con su trámite, no traspapelar cuando se
va hacer la agrupación de cada uno de ellos.
f) Que permita y facilite el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo ya sea por parte de la ciudadanía y /
o de la propia entidad que este autorizada para tener
acceso a la consulta de esta información o documento.

13. g) Sin importar porque medio se creó el documento debemos
preservar la información en el momento que se haga la
clasificación y agrupación de cada una de las series
documentales.

14. Artículo 17del decreto 2609 del 2012 Características de los
sistemas de gestión documental. La gestión adecuada de los
documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las
Entidades Públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la
normalización de sus procesos, procedimientos y manuales
administrativos, de acuerdo con reglas específicas. Para lograr lo
anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos
respondan mínimo a las siguientes características.

15. CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR UN SISTEMA
CONFORMIDAD Este debe tener en cuenta la gestión de la información a partir de los procesos
administrativos de la entidad.
INTEROPERABILIDAD Deben permitir el intercambio de información con otros sistemas de información,
basado en la neutralidad tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares
nacionales o internacionales adoptados entidad.
SEGURIDAD Deben mantener la información administrativa en un parte o sitio seguro del
sistema.
METADESCRIPCIÓN Se deben generar datos que estén normalizados, ya sean manuales o
automatizados, desde el sistemas y aplicativos.
ADICIÓN DE CONTENIDOS Debe permitir agregar nuevos contenidos a los documentos, en forma de datos,
sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de los documentos en el sistema debe ser de fácil manejo
para los usuarios.
GESTIÓN DISTRIBUIDA Debe tener la capacidades para que ingresen y salgan masivamente los
documentos , desde y hacia otros sistemas de gestión documental.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Poder ser utilizados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD
TECNOLÓGICA
Adoptar tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la
materia, que nos permitan fomentar la eficiente prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y garantizar la leal competencia, y el desarrollo ambiental

18. Tal como lo disponen los decretos 1567 de 1998, 1227 de
2005 , 775 de 2005, 2929 de 2005, se realizaron al interior de
la Superintendencia de puertos y transportes una serie de
actividades en desarrollo del sistema nacional de
capacitación dirigidos bajo los principios de objetividad,
interés de la organización, generación de recursos ,
economía, producción y circulación de conocimientos,
modernización, dirigido tanto a la tanto la planta de
personal como a los contratistas, en pro del conocimiento
y manejo del sistema de gestión documental Orfeo en aras
de un mejor funcionamiento de la entidad.
Que a la fecha se encuentra parametrizado el sistema de
gestión documental Orfeo por parte de la firma Infométrika
quien ha asesorado a la entidad y apoyaran con su mesa
de trabajo la puesta en marcha del sistema.

19. Es un software y herramienta de gestión documental y de
procesos, desarrollado inicialmente por la Superintendencia
de Servicios Públicos Domiciliarios en Colombia, licenciado
como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el
conocimiento y mantener la creación colectiva; que permite
gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el
almacenamiento digital y la recuperación de documentos,
evitando su manejo en papel, de esta manera garantiza la
seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier
proceso que se implemente mediante su funcionalidad.
Además permite incorporar la gestión de los documentos a
los procesos de cualquier organización; facilitando si se
requiere la certificación de la calidad de los mismos por
medio de la automatizando y optimizando sus
procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y
recursos.

20. Los objetivos del sistema es minimizar el trámite de
gestión documental de la entidad a través de la
implementación de este sistema que facilita la
administración y control de los documentos desde su
origen hasta su destino final, preservando la integridad
de los mismos y racionalizando recursos, de tal forma
que se logre atender el 100% de los
requerimientos allegados a la entidad.

22.  Dependencia que digitaliza
 Ver radicados, se visualizan los radicados que no
han sido digitalizados.
 imprimir sticker del radicado seleccionado.
 Digitalizar documento
 Enviar imagen al servidor
 Insertar pagina
 Radicación de salida
 Cantidad de hojas digitalizadas
 Eliminar la hoja actual
 Borrar una selección de imagen
 Abrir una imagen guardada
 grabar localmente esta imagen
 Descargar la imagen
 Actualizar la imagen
 Presenta una vista preliminar en miniatura
 Hoja actual de acuerdo a la selección

29. permite gestionar
electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento
digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en
papel, de esta manera garantiza la seguridad de la información y
la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante
su funcionalidad.

30. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
http://www.knosys.es/wp-content/uploads/2014/09/gestion.png
http://blog.dataprius.com/wp-content/uploads/2011/04/gestion-documental.jpg
http://www.transportesvakanos.com/images/super-logo.png
http://www.supertransporte.gov.co:8080/super/images/stories/spt_logo.jpg
http://servsgdoc.imprenta.gov.co/imagenes/login/logo_orfeo_grande2.png
http://catalogo.asac.as/documents/28537/40821/gestion-documental2.jpg
http://www.screenplaycoverage.com/dancingmic.gif
http://www.inforolot.com/index.php/es/sistema-de-gestion-documental.html