TRABAJO PUBLICADO COMO PRYECTO FINAL DE LA MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. Tratamientos de los documentos electrónicos presentado POR: José alfredo latorre contreras OSCAR IVAN MONTERO ORTIZ LAURA CAROLINA PEDROZA ARIAS PRESENTADO A: DORIS AMANDA ZULUAGA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA MATERIA: GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICO BOGOTÁ 2011

3. Introducción Hoy en día, la mayoría de empresas utilizan para su trabajo diario un número cada vez más documentos, en muchos casos, en papel. Los sistemas de archivo tradicionales a veces no dan abasto, son difíciles de mantener y, sobre todo, incómodos de manejar para la búsqueda y recuperación de información. La sobrecarga de documentación impresa sobre las mesas de trabajo, archivos intermedios y su difícil y limitada capacidad para ser compartida por varios usuarios, hacen casi inevitable el hecho de que se reproduzcan de varias formas los mismos documentos, dificultando sobremanera su control, búsqueda, recuperación y gestión. Más aún, en el mundo de los archivos (y también, en bibliotecas) es ya casi inconcebible no contar con algún sistema de gestión documental para el desarrollo y mejora de (al menos) ciertos procesos, en muchos casos tediosos, repetitivos, y a veces también bastante complejos. El desarrollo de las nuevas tecnologíasproporciona a las organizaciones en general, y a los archivos en particular, de una forma relativamente sencilla, un medio poderoso de gestionar la información impresa a través del tratamiento de la documentación vía electrónica. El documento electrónico de todo tipo (expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros, fotografías…) y su posible, rápida y (relativamente) fácil recuperación a través de sistemas de archivo electrónico, implican enormes ventajas competitivas en todo tipo de organizaciones: mayor acceso y movilidad a los documentos, seguridad y control de los documentos, ahorro de espacio físico, de fotocopias... y un largo etcétera. Además, la implantación de estas técnicas y sistemas es más fácil y económica de lo que a veces se pueda creer. Con una formación básica pero orientada a la práctica y unos mínimos recursos hardware y software

4. responsables Los responsables son todos los agentes activos de la organización (directivos, accionistas, empleados, clientes, usuarios, proveedores) son productores-receptores de información en formato electrónico y digital ya que todos están involucrados el proceso de generación, transferencia y almacenamiento de información, que contribuya con la preservación de la memoria de las instituciones y por supuesto de la historia de la sociedad.

5. Objetivos Clarificar el papel de los archivos en el contexto de la administración electrónica. Proporcionar una serie de recomendaciones que sirvan de referencia a los archivos para abordar la gestión de los documentos electrónicos con garantías de conservación y acceso futuros.

6. Tratamiento de los documentos electrónicos La aparición del documento electrónico en el campo archivístico, sin mencionar el campo tecnológico propiamente dicho, ha derivado en una serie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, administradores y otros profesionales incluidos los historiadores, en cuanto a la naturaleza del documento y su correspondiente tratamiento archivístico e informático, a la vez que ha traído serios cuestionamientos sobre la forma como deben manejarse los documentos electrónicos. En este sentido, es evidente que el documento electrónico requiere un análisis más detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica, que dicho sea de paso ha sido la que mayor atención ha recibido en los últimos años, principalmente para darle soporte a la estructura judicial y legal que tanto interesa a muchas organizaciones a nivel mundial.

7. Qué son los expedientes electrónicos? Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado DOCUMENTO ELECTRÓNICO PROCESO Válidamente emitido y que incorporen firmas electrónicas (autenticidad e integridad); incluye garantía temporal si es requerida. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan

8. Qué son los expedientes electrónicos? Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora o en algún otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.

9. FUNCIONES Su función es almacenar la información que ha trabajado el usuario y los programas informáticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes de este, como es el caso de Windows, Linux, Word o Netscape Communicator, por mencionar algunos.

10. ¿Cómo se identifican ? La identificación de los archivos electrónicos se realiza con dos elementos: el nombre y la extensión. Dependiendo de la plataforma que se utilice (windows, macintosh, unix, etc.), el número de caracteres que se podrán utilizar son: En el nombre, desde 1 hasta 256 (este último para el caso de windows). En la extensión, desde 2 hasta 5 (este último para el caso de unix). El nombre permite la administración del archivo. La extensión indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para visualizarlo o editarlo. Cabe señalar que la computadora realiza esta asociación de manera automática, siempre y cuando tenga habilitado el programa de cómputo requerido por el archivo.

11. Ventajas SEGURIDAD: Con el expediente electrónico tiene asignado un nombre de usuario y una contraseña que lo identifica de manera segura. COMODIDAD: Ya no es necesario conocer el contenido de los documentos de su expediente. No hace falta esperar para obtener copias, ya que de necesitar un documento en papel, existe la opción de imprimir. RAPIDEZ Desde el expediente electrónico se puede acceder al Boletín Personal y revisar de manera directa todos los expedientes en la que tenga interés jurídico sin necesidad de consultar y revisar uno por uno. ECOLOGÍA Y AHORRO Se evita la utilización de miles de hojas de papel ya que los interesados pueden leer el documento en su computadora.

12. ¿Qué son los Expedientes mixtos ó híbridos ? Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre si, y conservados en parte en soporte electrónico.

13. VENTAJAS DEL EXPEDIENTE HÍBRIDO Con documentos almacenados en salas de custodia, en cajas en distintas ubicaciones o en archivos electrónicos, acceder a la información es un reto. Una solución de gestión documental híbrida, ofrece la rentabilidad de almacenar la información en formato físico, junto con la rapidez, comodidad y ahorro de costos que ofrece el acceso digital. Los archivos se guardan en papel, pero pueden digitalizarse bajo demanda a medida que sus necesidades empresariales así lo requieran.

14. Gestión electrónica de documentos Se trata de los módulos clásicos de la gestión documental pero aplicados a los documentos electrónicos por lo que aquí serán factores claves, la recuperación de información mediante la gestión de índices de los atributos de cada documento y sobre el contenido de los mismos y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organización.

15. Gestión documental Lo habitual, salvo en las instituciones donde se ha implementado un sistema GED (Gestión electrónica de Documentos), es que el documento electrónico sea solamente un estado intermedio que sirve para la elaboración del documento en papel. Siguiendo con este argumento, los documentos electrónicos tienen en las instituciones otra función que agiliza el trabajo y que son usados como plantillas de documentos, para elaboración de documentos. Sin embargo la acumulación de documentos electrónicos en los ordenadores de las instituciones, aparece como un nuevo problema que hasta ahora no existía. El espacio en este caso no es tan preocupante, pues la memoria de almacenamiento es cada vez más barata; pero la dificultad para recuperar la información y la generación de copias de seguridad empiezan a ser considerados problemas importantes de gestión. Además la facilidad con la que se generan copias de los documentos electrónicos en discos duros y mensajería interna, reproduce un caos todavía mayor que el que producen las copias en papel, agravado con la posibilidad de tener un documento en muchas versiones.

17. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos.

18. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.

19. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.

20. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los documentos

22. Organización de los documentos electrónicos La organización de los archivos electrónicos debe entenderse como un proceso formal, regido por principios, normas y procedimientos enmarcados dentro de la archivística.

23. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”.

24. La ordenación de los documentos electrónicos no debe variar de la que se lleva a cabo en papel, con la diferencia de que la ordenación va a ser lógica, no física. Se complica a la hora de organizar las series

25. . ARCHIVOS Electrónicos DESORDENADOS En esta gráfica se observa un ejemplo como no debe encontrarse en los equipos de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información contenida en ellos; es por ello que resultan dificultades cuando se necesita recuperar algún documento que se ha guardado y en muchas ocasiones no se conoce el nombre que se le dio inicialmente al archivo ni en que carpeta se guardó; en muchos casos nunca aparecen los documentos.

26. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

27. Series Conjunto discreto de datos( ficheros de texto, de datos, imágenes) almacenado en un ordenador, aplicación o base de datos, lógicamente interrelacionados y que sirve aun propósito o función común.

28. Subseries Dentro de cada serie se incluyen las subseries: Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes subseries:

29. Clasificación Documentos Electrónicos Ordenación Documentos Electrónicos

30. Instrumentos de Consulta

31. ORGANIZACIÓN EN DISQUETTES, CD, ZIP ,TAPE BACKUP Al trabajar a diario con información almacenada en disquetes, es muy común que no se tenga la información ordenada adecuadamente para poder facilitar búsqueda de archivos en estos discos. Es bastante frecuente que no se sepa con claridad que información esta contenida en los disquetes y se pierde mucho tiempo en la localización de determinado archivo. Así por ejemplo si una persona de una facultad requiere guardar Actas del Comité Académico: deberá marcarlo de la siguiente manera:

32. 1. ACTAS: Corresponde Código de la Serie. 1.2 Actas del Comité Académico: Corresponde a la Subserie. Formato Word: Significa que las Actas que se encuentran almacenadas allí estas guardadas en Microsoft Word. Disquete 1/5: Significa que es el primer disquete de 5 que contienen Actas del Comité Laboral. Los códigos de la Series y Subseries documentales están dados por el Cuadro de Clasificación Documental CCD que el Proyecto de Archivo ha trabajado con cada una de las dependencias. Nota aclaratoria: El disquette no es el medio más aconsejable para guardar información importante y relevante puesto que es un medio muy sensible y un medio de conservación no recomendable. UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES 310/ 1. ACTAS 310/1.9 ACTAS DE COMITÉ ACADÉMICO Disquete No. 1/1

33. Características para la organización de los documentos electrónicos Se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos que integre los aportes de diferentes profesionales (archivistas, abogados, historiadores, ingenieros, etc.) y el cual debe estar caracterizado por: Uso de estándares Manejo de códigos basados en las mejores prácticas Guías y manuales Entrenamiento y soporte

34. PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico. Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía. Verificable a través de procedimientos de auditoría de información

35. OPERACIONES DE LA FUNCION ARCHIVISTICA EN LOS SISTEMAS DE GESTION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de la función archivística que el sistema debe proveer; estas operaciones se la gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia y la localización. En todo caso, es necesario que la oficina responsable del programa prevea que este cumpla con los siguientes requerimientos a nivel de automatización de la función archivística: • Gestión de los Documentos y expedientes según el estado de la retención • Gestión de documentos por tipo, según la etapa del ciclo vital (vital, activo, inactivo, permanente) • Gestión de los documentos y expedientes de acuerdo con su localización • Gestión del documento según el nivel de importancia y las restricciones de acceso • Gestión de los documentos que requieren ser transferidos a medios archivísticamente más seguros • Gestión de documentos vitales Como política general, se debe garantizar la integridad de los documentos, protegiéndolos contra riesgos en aspectos como acceso no autorizado, perdida, sabotaje, eliminación premeditada, cambio tecnológico, así como definir planes de recuperación en casos de desastre, medidas todas ellas necesarias para preservar la memoria de la humanidad en la era digital.

36. ORGANIZACIÓN Del sitio de trabajo El hecho de que haya cambiado el soporte implica algunas variaciones en las costumbres archivísticas tradicionales: se precisa el uso de máquinas para hacer posible su lectura, se requieren diferentes normas de conservación, e incluso se tendrán que dictar normas sobre el volcado de unos soportes a otros con el fin de preservar la información del deterioro y posibilitar su lectura con las máquinas actuales y no depender de máquinas antiguas. El uso de sistemas informáticos ha hecho cambiar el modo de trabajo en las organizaciones: muchas tareas se realizan con el ordenador, incluso si se trabaja en equipo o si un documento/expediente lo crean varias personas, ya que es posible transferir la información de un ordenador a otro a través de la red de la institución. Además, esos documentos a menudo pueden ser presentados en soporte electrónico a sus destinatarios, sin necesidad de imprimir una o más copias en papel y almacenarlas también en dicho soporte.

37. conclusiones Se han de crear equipos de trabajo multidisciplinares, con un mandato claro y responsabilidades bien definidas, que dirija y coordine todas las iniciativas relacionadas con la implantación de la administración electrónica.

38. Gracias por su atención