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Entente de
Contribution
  Forum des directrices
 générales et directeurs
généraux d'OCASI 2011
CYCLE DE VIE D'UNE ENTENTE DE CONTRIBUTION
        Veille à ce que toutes les                       Engagement à aider les
        obligations ont été                              nouveaux arrivants et à
                                                                                                                           Processus ouvert
        remplies et sont dans les                        investir des fonds publics
                                                                                                                           et équitable en
        termes et conditions de                          de façon responsable
                                                                                                                           place pour
        l'accord.
                                                                                                                           sélectionner et
                                                                      planification
                                                                                                                           d'attribution des
                                         fermeture de
                                                                                                                           accords de
                                         l’entente                                    évaluation et recommandation
                                                                                      des propositions
                                                                                                                           contribution
 Évaluer la mesure
 dans laquelle les
 résultats attendus                                                                                                    Négociation et
 d'un accord sont                                                                                                      préparation des
 respectées et si elles                                                                                                contrats
 sont respectées de
                          suivi de                                                                     Préparation de l’entente
 manière efficace et      l’entente                                                                    de contribution
 efficiente                                                                                                                 Rembourser les
                                                                                                                            organisations
                                                        construire et maintenir
                                                           des partenariats                                                 financées par
Modifications de                                                                                                            admissibles,
document dans les                                                                                                           engagés, les coûts
activités et les          Amendements de
                                                                                                                            réels et payés liés
contributions afin de     l’entente et maintien du                                           examen des demandes de         à la prestation de
                          dossier                                                            remboursement et calcul des
refléter la prestation                                                                       paiements                      services en temps
des programmes réels                                                                                                        opportun
Objectifs:
• Définir les priorités et formuler les objectifs
de livraison pour s'assurer que les services
répondent aux besoins des clients;
• Confirmer le niveau de l'affectation des
fonds dans l’entente de contribution;
• Analyser les renseignements pertinents sur
les tendances et les besoins des nouveaux
arrivants;
• Créer de meilleurs liens entre les différentes                                          planification
                                                                Fermeture de
lignes d'activité de CIC pour assurer la                        l’entente
                                                                                                    évaluation et recommandation
                                                                                                    des propositions
continuité et la cohésion;
• Contribuer à une programmation améliorée
et à des résultats tangibles pour le client.
                                                                                                                 Préparation
                                                    suivi de                                                     de l‘entente
                                                    l’entente                                                    de
                                                                                construire et                    contribution
                                                                                  maintenir
                                                                               des partenariats

Les fournisseurs de service jouent un rôle
important dans l'identification des besoins            Amendement de
                                                       l’entente et                                       examen des
                                                                                                          demandes de
des nouveaux arrivants et des changements              maintien des
                                                       dossiers                                           remboursement et
                                                                                                          calcul des
dans la communauté.                                                                                       paiements
Objectifs:
• S'assurer que les fonds des ententes de
contribution sont attribués en utilisant des
processus impartiaux et transparents;
• Les projets sélectionnés sont faisables,
rentables et réaliseront avec succès les
services requis pour les clients admissibles.


Critères de sélection:
- La ponctualité                                                 fermeture de
                                                                                         planification   Évaluation et
                                                                                                         recommandation des
- L’exhaustivité                                                 l’entente                               propositions


- L’éligibilité et la capacité des candidats
- La stabilité financière des demandeurs
- L’admissibilité de la clientèle proposé       suivi de l’entente
                                                                                                                 Préparation de
                                                                                                                 l’entente de
- L’admissibilité et la pertinence des                                                                           contribution
                                                                                 construire et
activités proposées                                                                maintenir
                                                                                des partenariats
- La rentabilité des propositions
- La performance passée et actuelle des                 Amendement de                                    examen des
                                                        l’entente et                                     demandes de
demandeurs                                              maintien du                                      remboursement et
                                                        dossier                                          calcul des paiements
Critères de sélection
• La ponctualité – la proposition a été soumise le ou avant la date
  limite.
• L’exhaustivité – Une demande signée a été reçue. Tous les
  documents nécessaires ont été inclus dans la proposition comme
  indiqué dans l'appel à propositions.
• L’éligibilité des demandeurs:
        - accessible à toutes les communautés de nouveaux
        arrivants
        - Les gouvernements provinciaux, territoriaux ou municipaux;
        - Les organismes sans but lucratif, y compris les organisations
        non gouvernementales, à but non lucratif, les groupes
        communautaires et les organisations faîtières;
        - entreprises;
        - Les établissements d'enseignement (y compris les conseils,
        les districts et les divisions scolaires);
        - Les particuliers.
Critères de sélection
• La Capacité du demandeur
   – L'infrastructure physique répond aux activités proposés et aux
     exigences du service;
   – Structure de gestion adéquate et de solides contrôles internes;
     Structure de gouvernance (conseil d'administration);
   – Capacité financière
       • Preuve de diverses sources de financement;
       • Capacité à engager des frais d'avance et à être remboursé plus tard.

• La stabilité financière du demandeur
   – Examen de la situation financière du demandeur repose sur les
     états financiers vérifiés.
Critères de sélection
• L’admissibilité de la clientèle proposée
   – Résidents permanents du Canada;
   – Réfugiés et personnes protégées;
   – Les personnes qui ont été sélectionnées, au Canada, pour devenir
     résidents permanents (vérifications en attente) et qui ont été
     informées de ceci par une lettre provenant de Citoyenneté et
     Immigration Canada;
   – Les aides familiaux résidants qui sont au Canada avec un permis de
     travail en vertu du Programme des aides familiaux résidants sont
     admissibles aux services d'établissement, mais pas à la formation
     linguistique.
• L’admissibilité et la pertinence des activités proposées
   – Rencontre les priorités et les activités prescrites identifiées dans
     l'appel des propositions;
   – Capable d'atteindre les objectifs pendant la durée de l'accord.
Critères de sélection
• Rentabilité de la proposition
   – De financement minimum pour atteindre les objectifs proposés;
   – Les coûts doivent être nécessaires et directement liés à la prestation de
     services et à la réalisation des objectifs du programme;
   – La proposition doit démontrer et représenter un bon investissement pour le
     ministère.
• Performances passées et actuelles du demandeur
  Capacité du demandeur (passée et actuelle) à satisfaire:
   –   les objectifs négociés et les résultats attendus;
   –   les exigences de responsabilité financière;
   –   la capacité et l’aptitude à la gestion et à la gouvernance du demandeur;
   –   l’expérience passée de CIC avec le demandeur.
Appel de
    propositions publié
                          propositions
                             reçues
                                                                                                 CIC
                                                                1ière norme de
                                                              service (10 jours                  normes de
                                                             calendaires à partir
1ère norme de service:                                         de la clôture de
                                                                    l’appel)
                                                                                                 service de
Accusé de réception de
la demande
                                                                                                 règlement
2ième norme de service:                   2ième norme de
Décision sur                             service (40 jours
                                           calendaires à
l'admissibilité du                          partir de la
demandeur                                    clôture de
                                               l’appel)
3ième norme de service:
Décision sur                                                             3ième norme de service (125
l'approbation des                                                        jours calendaires à partir de
                                                                             la clôture de l’appel)
propositions



         négociation de l’entente
Objectifs:
 • Refléter fidèlement les termes et conditions
 du Programme d'établissement;
 • Articuler les résultats du programme et les
 résultats;
 • Identifier la contribution maximale de CIC
 en matière de prestation des services
 prescrits et les activités;
 • Satisfaire la programmation du Ministère,
 des rapports et des besoins de responsabilité
 financière.                                                                                fermeture de
                                                                                                                          planification
                                                                                                                                      Évaluation et recommandation
                                                                                            l’entente                                 des propositions




                                                                                                                                                Préparation de
                                                                                       suivi de                                                 l‘entente
                            préparation de l‘entente                                   l’entente                                                de contribution
•activités                                             • signataires de
•coûts                 •Ensemble des                    l’oraganisation                                          construire et
                        documents:                                                                                maintenir
                        Entente et                                                                                   des
                        annexes                                                                                  partenariats
         négociation                                        Approbation de l’entente
                                                                                               Amendement
                                                                                                                                         examen des
                                                                                               de l’entente et
                                                                                                                                         demandes de
                                                                                               maintien du
                                                                                                                                         remboursement
                                                                                               dossier
                                                                                                                                         et calcul des
                                                                                                                                         paiements
Entente de contribution
• Qu'est-ce qu‘une entente de contribution (EC):
  – Un document juridique qui crée des obligations entre
    les fournisseurs de services et CIC, et qui reflète les
    termes et conditions mutuellement convenues;
  – l’EC identifie les objectifs, activités, résultats et
    livrables de l'accord;
  – Stipule la contribution maximale (budget) sur ​une
    période spécifiée pour l'administration et la prestation
    de services identifiés et les résultats attendus;
  – Définit clairement les dates du début et de la fin de
    l’entente, signalant la période de financement.
La négociation de l’entente
• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs, les livrables et les résultats
  attendus doivent être:
    – à l'appui des objectifs du programme de CIC;
    – réalistes et réalisables dans la durée de l'accord.
• Les coûts doivent:
    – Être nécessaires, raisonnables et directement liés à la prestation des
      services;
    – Se conformer aux Directives de négociation de CIC.
• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à
  l’atteinte les objectifs du programme
• CIC ne remboursera pas les coûts qui surviennent avant le début ni
  après la fin de l'entente
• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement
  au départ et tout au long de la durée de l‘EC;
Coûts éligibles et inéligibles
                                                                                    Frais
TVH                Frais des
                                                             Les frais              associés à
                   déplacements
                                                             d'accueil pour         la
                   liés à
                                                             les activités          résiliation
Les coûts          l'administratio
                                                             propre à               hâtive d’un
de                 n et à la             Salaires et
                                                             l’organisation         bail
cessation          prestation de         avantages
d'emploi           services              sociaux
                                         nécessaires à la         Frais liés      Location des
                                         prestation des           au              salles de classe
   Fournitures                           services                 paiement
   et collations         Outils                                   tardif
   liées à la            d'aide à la
   garde                 livraison                                             Vérification du
   d’enfants                                                Les
                                                            contraventions     casier juridique
                                       Congé de             de                 pour le
            Coûts liés                                                         personnel et les
                                       maternité            stationnement
            aux                                                                bénévoles qui
                                       et invalidité
            activités                                                          travaillent avec
                                       de longue
            syndicales                                                         des enfants
                                       durée
Objectifs:
Rembourser les dépenses réels et éligibles
qui ont été encourus et payés d’avance par le
fournisseur de service à l'appui de la
prestation des programmes de CIC;
CIC peut émettre des paiements anticipés.

Conditions de remboursement d’une demande:
• Les frais réclamés doivent être éligibles, réels,
encourus et payés;
                                                                                          planification
• Soumission d'un formulaire de demande de                        Fermeture de                       évaluation et recommandation
                                                                  l’entente                          des propositions
remboursement signé par un signataire dûment
autorisée par l'organisation;
• Les demandes de remboursement sont exempts
d'erreurs;
                                                                                                                  Préparation de
• Les coûts réclamés ne dépassent pas les montants    suivi de
                                                      l’entente
                                                                                                                  l‘entente
                                                                                                                  de contribution
autorisés;
                                                                                 construire et
• Les coûts réclamés ne comprennent pas de coûts                                  maintenir
                                                                                     des
remboursés précédemment;                                                         partenariats
• Les réclamations doivent correspondre à l'annexe       Amendement de                                    examen des
                                                         l’entente et maintien                            demandes de
2.1                                                      du dossiers                                      remboursement et
                                                                                                          calcul des paiements
Les conditions de remboursement
• La contribution de CIC est un remboursement des
  coûts réels, éligibles, encourus et payés par le
  fournisseur de service
• CIC ne remboursera les coûts réclamés que lorsque le
  fournisseur de service démontre qu’il est conforme
  avec tous les éléments de l'entente de contribution;
• La contribution de CIC ne doit pas dépasser le montant
  maximal négocié et identifié à l'annexe 2 de l‘EC, à
  moins que le fournisseur de service ait reçu
  l'approbation préalable de CIC et l’EC a été modifiée
Conditions de remboursement
• Les demandes de remboursement doivent être soumises le
  ou avant le 10ième jour de chaque mois pour les frais
  éligibles, encourus et payés au cours du mois précédent;
• Les demandes doivent être soumises avec le rapport
  mensuel d'activités;
• Dès la réception des demandes, il faut au moins 2 semaines
  pour CIC à émettre le paiement, mais l'utilisation du dépôt
  direct pourrait réduire les temps de traitement.
• Lorsque cela est jugé approprié, CIC peut demander de la
  documentation afin justifier les coûts réclamés
• CIC peut compenser les trop-payés, contre tout paiement
  éligible
Conditions de l’émission des
           paiements anticipés
• L’organisation financée doit démontrer un besoin pour
  le paiement anticipé;
• Organisation financée a accédé d'autres sources de
  financement;
• La demande pour les paiements anticipés doit être
  faite par écrit;
• Il y a:
  - Une entente dûment signée en vigueur;
  - Une prévision de flux de trésorerie basée sur l'annexe
  2 de l‘EC;
  - Un formulaire de renseignement de base sur le
  fournisseur de services dûment rempli.
Pratiques à éviter
• Ne pas réclamer les coûts réels;
• Réclamer des coûts encourus, mais non payés;
• Réclamer des coûts inéligibles;
• Réclamer des coûts qui ne peuvent être dûment justifiés;
• Réclamer des coûts partagés au-delà de la proportion
  convenue;
• Réclamer des coûts inéligibles afin de dépenser la portion
  inutilisé du budget (glissement) de l‘EC
• Réclamer des coûts au-delà de la contribution maximale à
  l'annexe 2 de l‘EC sans l'approbation préalable de CIC.
Objectif:
• Refléter tout changement dans les activités
ou dans le financement de l'entente de
contribution en vigueur.

• Tout amendement à l’entente peut être demandé
par le fournisseur de services ou par CIC, mais
quand est-il nécessaire?

- Lorsque les fonds, en excès de 1000 $, sont
déplacés à l’intérieur ou hors des quatre                                               planification
catégories de coûts de l'entente;                            fermeture de
                                                             l’entente
                                                                                                    Évaluation et recommandation
                                                                                                    des propositions
- CIC et le fournisseur de services conviennent
qu'un amendement est nécessaire pour
augmenter ou diminuer l’allocation du
financement;                                         suivi de
                                                                                                             préparation
                                                                                                             l‘entente
- La portée du projet est changée;                   l’entente                                               de contribution

- La durée de l'entente doit être changée;                                   construire et
                                                                               maintenir
- Le montant du financement ou de réaffectation                             des partenariats

des fonds entre exercices fiscaux est augmenté ou         Amendement
                                                                                                     examen des
diminué;                                                  de l’entente et
                                                          maintien du
                                                                                                     demandes de
                                                                                                     remboursement
- Il y a des changements aux résultats attendus ou        dossier
                                                                                                     et calcul des
aux livrables du projet.                                                                             paiements
Objectifs:
• Évaluer la conformité contre les termes et
conditions de l'entente de contribution;
• Identifier les besoins d'une organisation et
d'apporter un soutien;
• Satisfaire aux exigences de responsabilisation
au sein de CIC et de la part des organismes
financés.



                                                                                       planification   évaluation et
Le suivi d’une entente peut se faire de                        fermeture de                            recommandation
                                                               l’entente                               des propositions
différentes façons:
• CIC rend visite sur les lieux;
• CIC demande que la documentation au
                                                                                                             Préparation de
soutien des dépenses accompagne la                 suivi de                                                  l’entente de
                                                   l’entente                                                 contribution
demande de remboursement;                                                     construire et
• Vérification financière.                                                     maintenir
                                                                                  des
                                                                              partenariats

                                                   Amendement de                                       examen des
                                                   l’entente et                                        demandes de
                                                   maintien du                                         remboursement
                                                   dossier                                             et calcul des
                                                                                                       paiements
Le déroulement d’un suivi
Lors d'un suivi:
• Les organismes financés doivent fournir tous les documents
   nécessaires à la vérification de toutes les dépenses réclamées;
• Les organismes financés doivent être en mesure de démontrer que
   les rapports et les demandes de remboursement présentées
   reflètent correctement les statistiques du programme et les coûts
   encourus et payés
• Les organismes financés doivent démontrer que les politiques
   internes et les contrôles de gestion propres à l’organisme ont été
   suivies et qu’une surveillance efficace de la prestation du
   programme est en place;
• Les organismes financés peuvent partager avec CIC les défis et les
   réussites liés à la prestation des programmes et décrire l'évolution
   des besoins des clients et de la communauté
Objectif:
• Veiller à ce que toutes les obligations ont été
satisfaites et sont conformes aux termes et
conditions de l‘entente.




Lorsque l’entente tire à sa fin, CIC:
• Procède à un examen approfondi de la
dernière demande de remboursement;                          Fermeture de
                                                                                   planification
                                                                                              Évaluation et recommandation
• Évalue et documente les performances en                   l’entente
                                                                                              des propositions

termes de production et les résultats, tel que
définis par l’entente;
• Détermine la disposition des                      Suivi de
                                                                                                               Préparation de
                                                                                                               l’entente de
immobilisations;                                    l’entente
                                                                                                               contribution

• S'assure que tous les trop-payés ont été                                  construire et
récupérés;                                                                    maintenir
                                                                           des partenariats
• Émet le paiement final au fournisseur de
                                                     Amendement de                                    examen des
service.                                             l’entente et                                     demandes de
                                                     maintien du                                      remboursement et
                                                     dossier                                          calcul des paiements
Fermeture des ententes de
               contribution
• Remplir et soumettre le rapport final et de réclamation
  financière suivant les directives et les délais prévus par
  CIC;
• La demande de remboursement du mois de mars ne
  devrait inclure que les dépenses éligible encourus
  jusqu‘au 31 mars;
• Pour toutes les demandes de remboursement du mois
  de mars (ou la dernière demande de l’exercice), CIC
  procédera à un examen approfondi des demandes pour
  s'assurer que tous les frais réclamés sont conformes
  aux termes et conditions de l‘EC.
Fermeture des ententes de
             contribution
• Si le fournisseur de service ne reçoit plus de
  financement; la clôture de l'entente de
  contribution peut consister de:
  – La disposition des immobilisations;
  – La protection et la destruction des
    renseignements personnels des clients;
  – Prendre les mesures appropriés pour conserver
    les dossiers financiers et les dossiers des clients.
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  • 1. Entente de Contribution Forum des directrices générales et directeurs généraux d'OCASI 2011
  • 2. CYCLE DE VIE D'UNE ENTENTE DE CONTRIBUTION Veille à ce que toutes les Engagement à aider les obligations ont été nouveaux arrivants et à Processus ouvert remplies et sont dans les investir des fonds publics et équitable en termes et conditions de de façon responsable place pour l'accord. sélectionner et planification d'attribution des fermeture de accords de l’entente évaluation et recommandation des propositions contribution Évaluer la mesure dans laquelle les résultats attendus Négociation et d'un accord sont préparation des respectées et si elles contrats sont respectées de suivi de Préparation de l’entente manière efficace et l’entente de contribution efficiente Rembourser les organisations construire et maintenir des partenariats financées par Modifications de admissibles, document dans les engagés, les coûts activités et les Amendements de réels et payés liés contributions afin de l’entente et maintien du examen des demandes de à la prestation de dossier remboursement et calcul des refléter la prestation paiements services en temps des programmes réels opportun
  • 3. Objectifs: • Définir les priorités et formuler les objectifs de livraison pour s'assurer que les services répondent aux besoins des clients; • Confirmer le niveau de l'affectation des fonds dans l’entente de contribution; • Analyser les renseignements pertinents sur les tendances et les besoins des nouveaux arrivants; • Créer de meilleurs liens entre les différentes planification Fermeture de lignes d'activité de CIC pour assurer la l’entente évaluation et recommandation des propositions continuité et la cohésion; • Contribuer à une programmation améliorée et à des résultats tangibles pour le client. Préparation suivi de de l‘entente l’entente de construire et contribution maintenir des partenariats Les fournisseurs de service jouent un rôle important dans l'identification des besoins Amendement de l’entente et examen des demandes de des nouveaux arrivants et des changements maintien des dossiers remboursement et calcul des dans la communauté. paiements
  • 4. Objectifs: • S'assurer que les fonds des ententes de contribution sont attribués en utilisant des processus impartiaux et transparents; • Les projets sélectionnés sont faisables, rentables et réaliseront avec succès les services requis pour les clients admissibles. Critères de sélection: - La ponctualité fermeture de planification Évaluation et recommandation des - L’exhaustivité l’entente propositions - L’éligibilité et la capacité des candidats - La stabilité financière des demandeurs - L’admissibilité de la clientèle proposé suivi de l’entente Préparation de l’entente de - L’admissibilité et la pertinence des contribution construire et activités proposées maintenir des partenariats - La rentabilité des propositions - La performance passée et actuelle des Amendement de examen des l’entente et demandes de demandeurs maintien du remboursement et dossier calcul des paiements
  • 5. Critères de sélection • La ponctualité – la proposition a été soumise le ou avant la date limite. • L’exhaustivité – Une demande signée a été reçue. Tous les documents nécessaires ont été inclus dans la proposition comme indiqué dans l'appel à propositions. • L’éligibilité des demandeurs: - accessible à toutes les communautés de nouveaux arrivants - Les gouvernements provinciaux, territoriaux ou municipaux; - Les organismes sans but lucratif, y compris les organisations non gouvernementales, à but non lucratif, les groupes communautaires et les organisations faîtières; - entreprises; - Les établissements d'enseignement (y compris les conseils, les districts et les divisions scolaires); - Les particuliers.
  • 6. Critères de sélection • La Capacité du demandeur – L'infrastructure physique répond aux activités proposés et aux exigences du service; – Structure de gestion adéquate et de solides contrôles internes; Structure de gouvernance (conseil d'administration); – Capacité financière • Preuve de diverses sources de financement; • Capacité à engager des frais d'avance et à être remboursé plus tard. • La stabilité financière du demandeur – Examen de la situation financière du demandeur repose sur les états financiers vérifiés.
  • 7. Critères de sélection • L’admissibilité de la clientèle proposée – Résidents permanents du Canada; – Réfugiés et personnes protégées; – Les personnes qui ont été sélectionnées, au Canada, pour devenir résidents permanents (vérifications en attente) et qui ont été informées de ceci par une lettre provenant de Citoyenneté et Immigration Canada; – Les aides familiaux résidants qui sont au Canada avec un permis de travail en vertu du Programme des aides familiaux résidants sont admissibles aux services d'établissement, mais pas à la formation linguistique. • L’admissibilité et la pertinence des activités proposées – Rencontre les priorités et les activités prescrites identifiées dans l'appel des propositions; – Capable d'atteindre les objectifs pendant la durée de l'accord.
  • 8. Critères de sélection • Rentabilité de la proposition – De financement minimum pour atteindre les objectifs proposés; – Les coûts doivent être nécessaires et directement liés à la prestation de services et à la réalisation des objectifs du programme; – La proposition doit démontrer et représenter un bon investissement pour le ministère. • Performances passées et actuelles du demandeur Capacité du demandeur (passée et actuelle) à satisfaire: – les objectifs négociés et les résultats attendus; – les exigences de responsabilité financière; – la capacité et l’aptitude à la gestion et à la gouvernance du demandeur; – l’expérience passée de CIC avec le demandeur.
  • 9. Appel de propositions publié propositions reçues CIC 1ière norme de service (10 jours normes de calendaires à partir 1ère norme de service: de la clôture de l’appel) service de Accusé de réception de la demande règlement 2ième norme de service: 2ième norme de Décision sur service (40 jours calendaires à l'admissibilité du partir de la demandeur clôture de l’appel) 3ième norme de service: Décision sur 3ième norme de service (125 l'approbation des jours calendaires à partir de la clôture de l’appel) propositions négociation de l’entente
  • 10. Objectifs: • Refléter fidèlement les termes et conditions du Programme d'établissement; • Articuler les résultats du programme et les résultats; • Identifier la contribution maximale de CIC en matière de prestation des services prescrits et les activités; • Satisfaire la programmation du Ministère, des rapports et des besoins de responsabilité financière. fermeture de planification Évaluation et recommandation l’entente des propositions Préparation de suivi de l‘entente préparation de l‘entente l’entente de contribution •activités • signataires de •coûts •Ensemble des l’oraganisation construire et documents: maintenir Entente et des annexes partenariats négociation Approbation de l’entente Amendement examen des de l’entente et demandes de maintien du remboursement dossier et calcul des paiements
  • 11. Entente de contribution • Qu'est-ce qu‘une entente de contribution (EC): – Un document juridique qui crée des obligations entre les fournisseurs de services et CIC, et qui reflète les termes et conditions mutuellement convenues; – l’EC identifie les objectifs, activités, résultats et livrables de l'accord; – Stipule la contribution maximale (budget) sur ​une période spécifiée pour l'administration et la prestation de services identifiés et les résultats attendus; – Définit clairement les dates du début et de la fin de l’entente, signalant la période de financement.
  • 12. La négociation de l’entente • Les objectifs quantitatifs et qualitatifs, les livrables et les résultats attendus doivent être: – à l'appui des objectifs du programme de CIC; – réalistes et réalisables dans la durée de l'accord. • Les coûts doivent: – Être nécessaires, raisonnables et directement liés à la prestation des services; – Se conformer aux Directives de négociation de CIC. • CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à l’atteinte les objectifs du programme • CIC ne remboursera pas les coûts qui surviennent avant le début ni après la fin de l'entente • Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement au départ et tout au long de la durée de l‘EC;
  • 13. Coûts éligibles et inéligibles Frais TVH Frais des Les frais associés à déplacements d'accueil pour la liés à les activités résiliation Les coûts l'administratio propre à hâtive d’un de n et à la Salaires et l’organisation bail cessation prestation de avantages d'emploi services sociaux nécessaires à la Frais liés Location des prestation des au salles de classe Fournitures services paiement et collations Outils tardif liées à la d'aide à la garde livraison Vérification du d’enfants Les contraventions casier juridique Congé de de pour le Coûts liés personnel et les maternité stationnement aux bénévoles qui et invalidité activités travaillent avec de longue syndicales des enfants durée
  • 14. Objectifs: Rembourser les dépenses réels et éligibles qui ont été encourus et payés d’avance par le fournisseur de service à l'appui de la prestation des programmes de CIC; CIC peut émettre des paiements anticipés. Conditions de remboursement d’une demande: • Les frais réclamés doivent être éligibles, réels, encourus et payés; planification • Soumission d'un formulaire de demande de Fermeture de évaluation et recommandation l’entente des propositions remboursement signé par un signataire dûment autorisée par l'organisation; • Les demandes de remboursement sont exempts d'erreurs; Préparation de • Les coûts réclamés ne dépassent pas les montants suivi de l’entente l‘entente de contribution autorisés; construire et • Les coûts réclamés ne comprennent pas de coûts maintenir des remboursés précédemment; partenariats • Les réclamations doivent correspondre à l'annexe Amendement de examen des l’entente et maintien demandes de 2.1 du dossiers remboursement et calcul des paiements
  • 15. Les conditions de remboursement • La contribution de CIC est un remboursement des coûts réels, éligibles, encourus et payés par le fournisseur de service • CIC ne remboursera les coûts réclamés que lorsque le fournisseur de service démontre qu’il est conforme avec tous les éléments de l'entente de contribution; • La contribution de CIC ne doit pas dépasser le montant maximal négocié et identifié à l'annexe 2 de l‘EC, à moins que le fournisseur de service ait reçu l'approbation préalable de CIC et l’EC a été modifiée
  • 16. Conditions de remboursement • Les demandes de remboursement doivent être soumises le ou avant le 10ième jour de chaque mois pour les frais éligibles, encourus et payés au cours du mois précédent; • Les demandes doivent être soumises avec le rapport mensuel d'activités; • Dès la réception des demandes, il faut au moins 2 semaines pour CIC à émettre le paiement, mais l'utilisation du dépôt direct pourrait réduire les temps de traitement. • Lorsque cela est jugé approprié, CIC peut demander de la documentation afin justifier les coûts réclamés • CIC peut compenser les trop-payés, contre tout paiement éligible
  • 17. Conditions de l’émission des paiements anticipés • L’organisation financée doit démontrer un besoin pour le paiement anticipé; • Organisation financée a accédé d'autres sources de financement; • La demande pour les paiements anticipés doit être faite par écrit; • Il y a: - Une entente dûment signée en vigueur; - Une prévision de flux de trésorerie basée sur l'annexe 2 de l‘EC; - Un formulaire de renseignement de base sur le fournisseur de services dûment rempli.
  • 18. Pratiques à éviter • Ne pas réclamer les coûts réels; • Réclamer des coûts encourus, mais non payés; • Réclamer des coûts inéligibles; • Réclamer des coûts qui ne peuvent être dûment justifiés; • Réclamer des coûts partagés au-delà de la proportion convenue; • Réclamer des coûts inéligibles afin de dépenser la portion inutilisé du budget (glissement) de l‘EC • Réclamer des coûts au-delà de la contribution maximale à l'annexe 2 de l‘EC sans l'approbation préalable de CIC.
  • 19. Objectif: • Refléter tout changement dans les activités ou dans le financement de l'entente de contribution en vigueur. • Tout amendement à l’entente peut être demandé par le fournisseur de services ou par CIC, mais quand est-il nécessaire? - Lorsque les fonds, en excès de 1000 $, sont déplacés à l’intérieur ou hors des quatre planification catégories de coûts de l'entente; fermeture de l’entente Évaluation et recommandation des propositions - CIC et le fournisseur de services conviennent qu'un amendement est nécessaire pour augmenter ou diminuer l’allocation du financement; suivi de préparation l‘entente - La portée du projet est changée; l’entente de contribution - La durée de l'entente doit être changée; construire et maintenir - Le montant du financement ou de réaffectation des partenariats des fonds entre exercices fiscaux est augmenté ou Amendement examen des diminué; de l’entente et maintien du demandes de remboursement - Il y a des changements aux résultats attendus ou dossier et calcul des aux livrables du projet. paiements
  • 20. Objectifs: • Évaluer la conformité contre les termes et conditions de l'entente de contribution; • Identifier les besoins d'une organisation et d'apporter un soutien; • Satisfaire aux exigences de responsabilisation au sein de CIC et de la part des organismes financés. planification évaluation et Le suivi d’une entente peut se faire de fermeture de recommandation l’entente des propositions différentes façons: • CIC rend visite sur les lieux; • CIC demande que la documentation au Préparation de soutien des dépenses accompagne la suivi de l’entente de l’entente contribution demande de remboursement; construire et • Vérification financière. maintenir des partenariats Amendement de examen des l’entente et demandes de maintien du remboursement dossier et calcul des paiements
  • 21. Le déroulement d’un suivi Lors d'un suivi: • Les organismes financés doivent fournir tous les documents nécessaires à la vérification de toutes les dépenses réclamées; • Les organismes financés doivent être en mesure de démontrer que les rapports et les demandes de remboursement présentées reflètent correctement les statistiques du programme et les coûts encourus et payés • Les organismes financés doivent démontrer que les politiques internes et les contrôles de gestion propres à l’organisme ont été suivies et qu’une surveillance efficace de la prestation du programme est en place; • Les organismes financés peuvent partager avec CIC les défis et les réussites liés à la prestation des programmes et décrire l'évolution des besoins des clients et de la communauté
  • 22. Objectif: • Veiller à ce que toutes les obligations ont été satisfaites et sont conformes aux termes et conditions de l‘entente. Lorsque l’entente tire à sa fin, CIC: • Procède à un examen approfondi de la dernière demande de remboursement; Fermeture de planification Évaluation et recommandation • Évalue et documente les performances en l’entente des propositions termes de production et les résultats, tel que définis par l’entente; • Détermine la disposition des Suivi de Préparation de l’entente de immobilisations; l’entente contribution • S'assure que tous les trop-payés ont été construire et récupérés; maintenir des partenariats • Émet le paiement final au fournisseur de Amendement de examen des service. l’entente et demandes de maintien du remboursement et dossier calcul des paiements
  • 23. Fermeture des ententes de contribution • Remplir et soumettre le rapport final et de réclamation financière suivant les directives et les délais prévus par CIC; • La demande de remboursement du mois de mars ne devrait inclure que les dépenses éligible encourus jusqu‘au 31 mars; • Pour toutes les demandes de remboursement du mois de mars (ou la dernière demande de l’exercice), CIC procédera à un examen approfondi des demandes pour s'assurer que tous les frais réclamés sont conformes aux termes et conditions de l‘EC.
  • 24. Fermeture des ententes de contribution • Si le fournisseur de service ne reçoit plus de financement; la clôture de l'entente de contribution peut consister de: – La disposition des immobilisations; – La protection et la destruction des renseignements personnels des clients; – Prendre les mesures appropriés pour conserver les dossiers financiers et les dossiers des clients.