LEAN Academy 2016
Session d’info 18 février
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• Lean Management – introduction courte
• Lean Academy 2016
• Un candidat-projet Lean idéal
• Le trajet de formation – e...
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• Opter pour « l’ Excellence Opérationnelle »
via la philosophie Lean,
répondre aux attentes des clients
avec un minimum...
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Rechercher les sources de gaspillage
Overprocessing
Exécuter au delà des exigences
ou des attentes,
manque de standardis...
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Quels sont les challenges « Lean »
pour nos organisations ?
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• Focus sur l’applicabilité pratique: une équipe de projet de 2 à 4
personnes participe avec un projet concret d’amélior...
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• Leçons
– Mieux impliquer le commanditaire/sponsor au départ et
pendant le projet
– Se concentrer sur le coaching et le...
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LEAN ACADEMY 3 (2016)
Ce qui va changer
• Le sponsor/commanditaire est invité aux entretiens préliminaires
et à deux éta...
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Coûts et bénéfices de la Lean Academy 2 (2015)
Edition 2015; chiffres planifiée; l’implémentation vient de commencer
Coû...
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• Le projet se focalise sur un processus récurrent. Pas sur un
département, pas sur un outil IT ou une réalisation uniq...
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• Le processus est suffisamment transversal (plusieurs départements
sont concernés);
• Le champ d'application (scope) d...
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Profil des candidats
• Connaissance approfondie de son organisation
• Compréhension des processus existants
• Motivatio...
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Type proces Exemple
Processus clé • Rationalisation du processus de remboursement
des produits relevant de la nutrition...
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Lean Academy: timing
CANDIDATURE
10 MARS – LE SPONSOR DEPOSE LE DOSSIER
SELECTION
25 MARS – LES PROJETS SELECTIONNES SO...
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Lean Academy: approche
• Après une journée
de théorie tout de
suite se mettre au
travail
• 5,5 jours de
coaching en gro...
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Lean Academy: critères de sélection
FOCUS
SUR LE CITOYEN
FOCUS SUR LA
REDUCTION DES COÛTS
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Lean Academy: critères de sélection
si trop de candidatures
18
IMAGINE
The great things we can do together
19
Contact
• Ingrid De Haes (OFO-IFA)
ingrid.dehaes@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)
veronique.wathieu@p-o....
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Lean academy 2016 fr

  1. 1. LEAN Academy 2016 Session d’info 18 février
  2. 2. 2 • Lean Management – introduction courte • Lean Academy 2016 • Un candidat-projet Lean idéal • Le trajet de formation – en pratique • Timing • Sélection • Questions PROGRAMME
  3. 3. 3 • Opter pour « l’ Excellence Opérationnelle » via la philosophie Lean, répondre aux attentes des clients avec un minimum de moyens, sans gaspillage. amélioration du fonctionnement et des prestations de services réduction des couts plus de sens au travail pour le fonctionnaire LEAN MANAGEMENT
  4. 4. 4 Rechercher les sources de gaspillage Overprocessing Exécuter au delà des exigences ou des attentes, manque de standardisation Déplacements Circulation des documents, Archives illogiques, … Surproduction Sur-offre de services ou d’informations non pertinents Transfert du travail Travail fragmenté; travail qui peut difficilement être repris Stock Piles de dossiers, mails, travail en cours, … Talent inutilisé Attitude personnelle, manque de délégation; créativité inexploitée Refaire À cause d’erreur d’exécution ou d’un manque d’information Attentes d’information, d’autres intervenants dans le processus, de signatures, ... Focus Aménagement de bureau, manque d’assertivité, discipline, planning, …; collègues inquiétants
  5. 5. 5 Quels sont les challenges « Lean » pour nos organisations ?
  6. 6. 6 • Focus sur l’applicabilité pratique: une équipe de projet de 2 à 4 personnes participe avec un projet concret d’amélioration • Transfert de l’acquis vers le lieu de travail • Sur mesure : parfaitement adapté aux prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public • Partage de connaissances et d’expériences entre les participants de différentes organisations LEAN ACADEMY 3 (2016) Ce qui perdure
  7. 7. 7 • Leçons – Mieux impliquer le commanditaire/sponsor au départ et pendant le projet – Se concentrer sur le coaching et le suivi au cours de l’implémentation • Défis – Focus sur le client externe – Réduction des coûts LEAN ACADEMY 1 + 2 Lessons learned
  8. 8. 8 LEAN ACADEMY 3 (2016) Ce qui va changer • Le sponsor/commanditaire est invité aux entretiens préliminaires et à deux étapes marquantes dans le trajet • Le trajet ne se termine pas avec le livrable des propositions d'amélioration, mais va plus loin jusqu’à la phase d’implémentation • Le trajet est donc allongé et passe de 4 à 6 mois • Les moments de coaching sont renforcés
  9. 9. 9 Coûts et bénéfices de la Lean Academy 2 (2015) Edition 2015; chiffres planifiée; l’implémentation vient de commencer Coûts Lean Academy (uniques) Montant (€) Bénéfices Lean Academy (annuellement) Montant (€) Coûts internes et externes coordination 110.000 Réduction de la capacité de personnel 60 FTE (planifiée) 3.600.000 Coût salarial des participants à la Lean Academy 234.000 Réduction des dépenses (planifiée) 125.000 Coût salarial des groupes de travail internes (15 jours/projet) 162.000 Réduction des délais pm Coûts de personnel prévus pour l’implémentation (50 jours/projet) 450.000 Réduction des fautes pm Les dépenses prévues pour la mise en œuvre 200.000 Augmentation de la satisfaction client pm Compétences acquises 130 participants pm TOTAL Coûts 1.156.000 TOTAL Profits 3.725.000
  10. 10. 10 • Le projet se focalise sur un processus récurrent. Pas sur un département, pas sur un outil IT ou une réalisation unique; • On y trouve un client qui a des besoins ainsi qu’un élément de sortie (output) concret, tangible, que l’on peut mesurer; • Le processus concerné est améliorable (avantages attendus) en matière de réduction des coûts, des fautes ou des délais, au niveau de la qualité par rapport aux attentes des clients, … ; • Le processus est suffisamment important pour le management (p.e. lien avec le contrat d’administration) et les domaines d’amélioration sont identifiés; Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (1)
  11. 11. 11 • Le processus est suffisamment transversal (plusieurs départements sont concernés); • Le champ d'application (scope) doit permettre une mise en œuvre dans les six mois; • Les membres de l'équipe de projet peuvent dédier 30 à 50% de leur temps au projet; • Le sponsor/mandataire peut décider de la mise à disposition de ressources (humaines) sur le projet. Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (2)
  12. 12. 12 Profil des candidats • Connaissance approfondie de son organisation • Compréhension des processus existants • Motivation • Expérience en gestion de processus, de projet et/ou du changement (souhaitable) • Expérience en développement de l’organisation, management support et/ou contrôle interne (utile)
  13. 13. 13 Type proces Exemple Processus clé • Rationalisation du processus de remboursement des produits relevant de la nutrition médicale • Un traitement plus efficace des dossiers au sein de l’Office des Etrangers • Des contrôles visant le feu bactérien plus efficaces • Optimiser la procédure « Conditions d’agrément » • Contrôle des activités professionnelles autorisées Processus de support • Le processus des achats ICT • Le processus de recrutement • La gestion des autorisations pour le personnel d’entretien • La surveillance de la santé des employés Les sujets: quelques exemples LA 1 & 2
  14. 14. 14 Lean Academy: timing CANDIDATURE 10 MARS – LE SPONSOR DEPOSE LE DOSSIER SELECTION 25 MARS – LES PROJETS SELECTIONNES SONT PUBLIES SUR LE SITE WEB AVRIL- JUIN 1. Entretiens d’intake 11-12-13-14 avril 2. 1 journée de formation classique (groupes NL et FR) 3. Coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) + coaching individuel SEPTEMBRE - NOVEMBRE 4. Implémentation: coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) + coaching individuel 5. Présentation des résultats
  15. 15. 15 Lean Academy: approche • Après une journée de théorie tout de suite se mettre au travail • 5,5 jours de coaching en groupe • 2 X 2 heures de coaching individuel
  16. 16. 16 Lean Academy: critères de sélection FOCUS SUR LE CITOYEN FOCUS SUR LA REDUCTION DES COÛTS
  17. 17. 17 Lean Academy: critères de sélection si trop de candidatures
  18. 18. 18 IMAGINE The great things we can do together
  19. 19. 19 Contact • Ingrid De Haes (OFO-IFA) ingrid.dehaes@ofoifa.fgov.be • Véronique Wathieu (DG OPO-DOP) veronique.wathieu@p-o.belgium.be • Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP) paul.vangampelaere@p-o.belgium.be

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