Lean Academy
Session d’info
19 juin 2014
Programme
• Lean Management
• Lean Academy
• Un candidat-projet Lean idéal
• Le trajet de formation
• Lean continues
• Tim...
Lean Management
• Opter pour l’ Excellence Opérationnelle
via la philosophie Lean,
c.à.d.: répondre aux attentes des clien...
Lean dans les processus
Rechercher les sources de gaspillage
Overprocessing
Exécuter au delà des exigences
ou des attentes...
Quels sont les challenges « Lean » pour
nos organisations ? 5
Objectifs Lean Academy
• Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes
• Mettre directement les acquis en pratique da...
Avantages
pour votre organisation
• La philosophie Lean est portée par l’organisation
• Augmentation du niveau de la prest...
Caractéristiques
du trajet de formation
• Focus sur l’applicabilité pratique
• Transfert de l’acquis vers le lieu de trava...
Objectifs d’apprentissage
A l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ :
• appliquer les principes de b...
Au cœur de Lean Academy:
le projet des participants
Exemples des projets (F/N)
• Rationalisation des coûts des analyses
génétiques en criminalistique
• Acceuil téléphonique o...
12
• Processus clé (= client externe)
• Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log,
Admin, …)
Les 38 sujets des projets 2013
13
Un candidat-projet Lean idéal
 Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un
résultat c...
RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI
RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014
Bonne pratique
communication interne - INAMI
Public cible
• Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux,
établissements scientifiques, de la Police
fédérale, de la Défens...
Profil équipe de projet
• Connaissance approfondie de son organisation
• Compréhension des processus existants
• Motivatio...
Candidatures
et propositions de projets
• Max. 40 projets avec 2 à 4 participants
• Pas de quota
• Prioritisation des part...
Structure du trajet
• Entretien d’intake
• Lean Thinking: concepts, techniques et
instruments (2 jours)
• Axé sur la prati...
Structure du trajet
• Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours)
• Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que
...
Lean continues…
• Pas de “One Shot”
• Développement de l’expertise Lean de
l’administration fédérale
à terme, internaliser...
Surtout ne pas
s’arrêter à trois
projets!
LEAN@FOD
Lean continues…
• SPF Economie
• Formation interne: introduction à Lean et à la
gestion des processus
• La philosophie Lea...
Planning
Contact
• Yonca Braeckman (IFA)
yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)
veronique.wathieu@p-o.belg...
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Séance d’information sur la Lean Academy à l'IFA

  1. 1. Lean Academy Session d’info 19 juin 2014
  2. 2. Programme • Lean Management • Lean Academy • Un candidat-projet Lean idéal • Le trajet de formation • Lean continues • Timing • Questions
  3. 3. Lean Management • Opter pour l’ Excellence Opérationnelle via la philosophie Lean, c.à.d.: répondre aux attentes des clients avec un minimum de moyens, sans gaspillage. amélioration du fonctionnement et des prestations de services réduction des couts • Possible grâce à: – au potentiel d’amélioration, – à la qualité du management, – à la culture du fonctionnaire qui veut bien faire les choses.
  4. 4. Lean dans les processus Rechercher les sources de gaspillage Overprocessing Exécuter au delà des exigences ou des attentes, manque de standardisation Déplacements Circulation des documents, Archives illogiques, … Surproduction Sur-offre de services ou d’informations non pertinents Transfert du travail Travail fragmenté; travail qui peut difficilement être repris Stock Piles de dossiers, mails, travail en cours, … Talent inutilisé Attitude personnelle, manque de délégation Refaire À cause d’erreur d’exécution ou d’un manque d’information Attentes d’information, d’autres intervenants dans le processus, De signatures, ...
  5. 5. Quels sont les challenges « Lean » pour nos organisations ? 5
  6. 6. Objectifs Lean Academy • Acquérir des connaissances, aptitudes et attitudes • Mettre directement les acquis en pratique dans le cadre d’un projet d’amélioration concret au sein de son organisation développement des compétences ET de l’organisation ! • Partager les connaissances et les expériences • Créer un réseau intra et interdépartemental
  7. 7. Avantages pour votre organisation • La philosophie Lean est portée par l’organisation • Augmentation du niveau de la prestation de services • Réduction des coûts • Diminution des gaspillages • Plus grande satisfaction des clients / citoyens • Plus grande implication des collaborateurs • Management participatif encouragé • Plus de plaisir dans le travail
  8. 8. Caractéristiques du trajet de formation • Focus sur l’applicabilité pratique • Transfert de l’acquis vers le lieu de travail • Sur mesure : parfaitement adapté aux prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public • Partage des connaissances et expériences entre les participants de différentes organisations
  9. 9. Objectifs d’apprentissage A l’issue de la formation, les participants sont capables de/d’ : • appliquer les principes de base de LEAN aux processus de travail de leur propre organisation; • transmettre la philosophie LEAN à des tiers; • utiliser les instruments nécessaires pour réaliser des améliorations concrètes de processus ; • estimer la résistance au changement et la gérer; • rapporter au management de leur organisation le déroulement et les résultats d’un projet d’amélioration LEAN.
  10. 10. Au cœur de Lean Academy: le projet des participants
  11. 11. Exemples des projets (F/N) • Rationalisation des coûts des analyses génétiques en criminalistique • Acceuil téléphonique orienté client • Optimaliseren van de dossierbehandeling ivm vergunningen onderhoudspersoneel luchtvaartuigen • Intern verloop aanwervingsproces voor statutairen optimaliseren
  12. 12. 12 • Processus clé (= client externe) • Processus de support (ICT, P&O, B&B, Log, Admin, …) Les 38 sujets des projets 2013
  13. 13. 13 Un candidat-projet Lean idéal  Le projet se focalise sur un processus, une chaine d’activités qui mène à un résultat concret. Pas sur un département. Pas sur un outil IT.  On y trouve un client qui a des besoins et un élément de sortie concret, tangible, que l’on peut compter.  Le processus est si possible transversal ou en tous cas, il fait intervenir différentes personnes/parties.  Le processus concerné est améliorable. Il y a donc actuellement des problèmes, que ce soit au niveau des délais, des couts, de la qualité par rapport aux attentes des clients, …  Le projet est important pour le management.  Le management a identifié les domaines d’améliorations attendues.  Il y a un certain volume de transactions concernées par ce processus.  La solution n’existe pas encore.  Le projet doit être faisable en 4 mois. Le scope est donc limité.
  14. 14. RIZIV LEANteam 14 LEAN Conference 2014 Bonne pratique communication interne - INAMI
  15. 15. RIZIV LEANteam 15 LEAN Conference 2014 Bonne pratique communication interne - INAMI
  16. 16. Public cible • Fonctionnaires des SPF, SPP, parastataux, établissements scientifiques, de la Police fédérale, de la Défense, de l’ordre judiciaire • Profil: candidats et propositions de projets • Sélection par le top management (sponsor) 20 juin : Appel aux candidats et propositions de projets
  17. 17. Profil équipe de projet • Connaissance approfondie de son organisation • Compréhension des processus existants • Motivation • Expérience en gestion de processus, de projet et/ou du changement (souhaitable) • Expérience en développement de l’organisation, management support et/ou contrôle interne (utile)
  18. 18. Candidatures et propositions de projets • Max. 40 projets avec 2 à 4 participants • Pas de quota • Prioritisation des participants et des projets par le top management • Pour chaque organisation au moins 1 équipe de projet sera admise • Fiche standard pour les candidatures et les propositions de projets • Centralisation par le service d’encadrement P&O / auprès du responsable de formation
  19. 19. Structure du trajet • Entretien d’intake • Lean Thinking: concepts, techniques et instruments (2 jours) • Axé sur la pratique • Lean Administration Game • Composition des groupes en fonction du rôle linguistique (NL ou FR)
  20. 20. Structure du trajet • Exercice pratique (1 jour + 4 x 0,5 jours) • Focus sur des projets d’amélioration Lean concrets que les participants doivent réaliser dans leur organisation • Jour 1: Kick off projet et focus sur les ‘soft skills’ • Discussion des projets en groupe (max. 4 par session) • => feed-back, coaching , intervision, apprentissage mutuel, e-Campus : forum • Groupes faits en fonction des projets (environ 4 équipes de projet + intéressés) => rôles linguistiques mélangés • 2 x 2 heures de coaching individuel par équipe de projet
  21. 21. Lean continues… • Pas de “One Shot” • Développement de l’expertise Lean de l’administration fédérale à terme, internaliser l’expertise à terme • Réseautage • Gestion des connaissances • Len Inspiration Conference • Lean Café
  22. 22. Surtout ne pas s’arrêter à trois projets! LEAN@FOD
  23. 23. Lean continues… • SPF Economie • Formation interne: introduction à Lean et à la gestion des processus • La philosophie Lean sera appliquée dans le cadre du projet de modernisation Ecochange • SPF Intérieur • Explication au réseau interne P&O et motivation nouvelle participation du SPF • Les participants Lean Academy 1 prendront un rôle de support dans les nouveaux projets Lean
  24. 24. Planning
  25. 25. Contact • Yonca Braeckman (IFA) yonca.braeckman@ofoifa.fgov.be • Véronique Wathieu (DG OPO-DOP) veronique.wathieu@p-o.belgium.be • Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP) paul.vangampelaere@p-o.belgium.be

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