Le nouveau monde du travail aux Mutualités Libres

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Présentation du Projet NWOW aux Mutualités Libres.

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  • AU MENU
    Le ‘travail flexible’, les ‘nouveaux modes de travail’… quelle que soit l’appellation que l’on donne au fait de
    choisir quand et où travailler, l’idée est à l’agenda depuis un certain temps. Voici une vingtaine d’années déjà
    que le ‘télétravail’ a été réglementé en Belgique pour répondre à l’évolution des modalités de travail. Ce recul
    est-il suffisant pour savoir si ‘travailler où et quand on veut’ fonctionne réellement ? Oui et non.
    Ce qui est sûr, c’est qu’il n’existe pas de réponse simple et univoque à cette question. Tout dépend des
    objectifs, des circonstances, de la culture d’entreprise, de la personne et de bien d’autres paramètres encore.
    Dans l’introduction au White Paper de Securex sur le sujet (publié fin 2014), le professeur Frederik Anseel
    (Université de Gand) le résume de la sorte : « La question est d’identifier l’élément précis qui fera ou non
    le succès du travail flexible dans telle ou telle organisation et pourquoi. Peut-être devrez-vous encore
    patienter quelques années pour pouvoir tirer des conclusions solides de notre recherche, même si certains
    enseignements émergent déjà clairement :
    • Le travail flexible semble avoir des effets positifs plus marqués pour les organisations employant un
    pourcentage plus élevé de travailleuses.
    • Plus les travailleurs ont l’expérience du travail à domicile, plus les effets sont positifs. Sans doute les
    travailleurs doivent-ils aussi, quelque part, « apprendre » à travailler de manière flexible.
    • La formule fonctionne mieux pour les travailleurs présentant un important besoin d’autonomie, de contrôle
    et de compétence décisionnelle, avec de faibles besoins en matière de structure, de règles et de régularité,
    ainsi que d’affiliation et de compagnie. Le travail flexible n’est donc pas le système le mieux adapté à tout
    un chacun.
    Par conséquent, la question principale pour l’avenir ne consiste plus à se demander ‘est-ce que cela marche ?’,
    mais bien ‘pour qui est-ce que cela marche le mieux ?’, et ‘sous quelle forme cela marche-t-il pour notre
    entreprise ?’ Pour l’efficacité future, il est important que les organisations adaptent leur façon de travailler au
    profil du travailleur individuel. »
    On peut également s’interroger sur la pertinence d’adapter le recrutement et la sélection de nouveaux
    collaborateurs si l’organisation met en place le travail flexible pour raison, par exemple, économique (économie
    de frais de bureau, de frais de voyage et pour ne pas subir les effets de la congestion).
    A l’occasion de ce séminaire, nous vous aiderons à prendre les bonnes décisions, à identifier les angles
    d’approche adaptés et à éviter les nids de poule les plus communs. Nous nous y attellerons sur base de
    résultats issus de la recherche scientifique, d’un éclairage socio-juridique tiré de la pratique et d’un partage
    de bonnes pratiques avec des responsables RH qui en ont fait l’expérience.
  • Présentation

    Alexandra Giroux
    Internal communications manager
    Chef de projet de :
    Flex@work
    Paperless office

    40 minutes de présentation
    20 minutes de questions / réponses

    Continuons la discussion sur Twitter :
    #ohnwkluwer
    @olenka

    Pour ce voyage vous aurez besoin de votre tablette/smartphone et de votre bonne humeur.

  • Présentation des mutualités libres

    L’Union Nationale des Mutualités Libres regroupe 7 mutualités apolitiques et dynamiques qui, ensemble, représentent plus de 2 millions d’affiliés.

    Les 3 missions spécifiques de l'Union Nationale des Mutualités Libres
    Interlocuteur légal des autorités et des acteurs de l’assurance maladie obligatoire. En tant que co-gestionnaire du système de santé, nous participons à  l’élaboration des politiques de santé, négocions les accords tarifaires avec les prestataires de soins, et veillons à la pérennité du système; 
     Centre d’expertise pour des matières spécifiques telles que la réglementation belge et européenne, le médical, le juridique, les études stratégiques, les relations internationales;
     Centre de services pour les 7 Mutualités Libres autour d’activités dont la centralisation est source d’efficacité accrue et de gains de productivité
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Pourquoi le nouveau monde du travail ?

    Aujourd’hui :
    TRAVAIL ROUTINIER

    MÊME LIEU, MÊMES HEURES

    PEU D’AUTONOMIE


    Demain (NWOW) :
    ECONOMIE DU SAVOIR


    AUTRES LIEUX, AUTRES HEURES !


    RENCONTRES INTELLIGENTES !


    -----------

    LA REVOLUTION DIGITALE
    « IT IS THE NEW NORMAL »


    Voilà le collaborateur 2.0 ! « The cultural creative »

    Hiérarchie
    Contrôle et règles
    Bénéfices économiques
    1 employeur

    Projets inspirants !
    Entrepreunariat !
    Réseaux !
    Développement personnel !
    Mentor, coach et facilitateur !
    Environnement !
    Famille !
    Equilibre travail/vie privée ! (conditions de travail)



    QUELS INCONVENIENTS RENCONTREZ-VOUS SUR LE CHEMIN DU TRAVAIL ?
    Retards et annulations de trains ?
    Embouteillages interminables ?
    Métros bondés ?
    À vélo dans les gaz d’échappement ?


    COMMENT COMBINEZ-VOUS TRAVAIL ET FAMILLE ?
    COMMENT GEREZ-VOUS L’EXPLOSION DE L’INFORMATION ?

    COMMENT CONSIDEREZ-VOUS NOS BUREAUX ?
    PENSEZ-VOUS QUE NOTRE ENVIRONNEMENT ACTUEL REPOND AU MIEUX A VOS BESOINS EN MATIERE DE TRAVAIL, DE CONCERTATION ET DE REUNION ?
    - Au niveau de l’aménagement ?
    En matière d’ergonomie ?
    Au niveau de l’ICT ?

    EMPREINTE ECOLOGIQUE :
    Egalement notre responsabilité en tant que société ou collaborateur ?


    L’ORGANISATION FLEXIBLE :
    LE « TRAVAIL PLUS INTELLIGENT » DOIT ENGENDRER LE RENDEMENT !


  • Sortir de notre caverne ! (cf. Platon !)

    Le nouveau monde du travail = une ruse

    ruse /ʁyz/ féminin
    Procédé ingénieux utilisé pour avoir le dessus sur un ennemi, échapper à un prédateur.

  • Le nouveau monde du travail comme solution


    PLAATSONAFHANKELIJK:

    Ik kies zelf de meest geschikte werkplek in functie van mijn activiteit:
    Op kantoor in open space, in concentratieruimte, etc
    Thuis (home office: recht, geen plicht)
    In een gedeeld kantoor al dan niet bij een externe partner (coworking)

    TIJDONAFHANKELIJK:
    Ik krijg meer flexibiliteit om te bepalen wanneer ik werk:
    Glijdende werkuren op kantoor
    Geen controle op wanneer je thuiswerkt
    Betere balans werk- en privétijd

    Voordelen
    • De interne en externe arbeidsmarkt is vragende partij
    • Flexibiliteit in 2 richtingen (werkgever én werknemer)
    • Telewerk laat toe dat mensen efficiënter en kwalitatiever werk afleveren
    • Verbetering van de balans werk/privé
    • Reductie van de mobiliteitsproblematiek (minder stress en efficiënter
    tijdsgebruik)
    • Vermindering van de ecologische voetafdruk als werkgever
    (maatschappelijk verantwoord ondernemen)
    • Efficiënter gebruik van kantooroppervlakte
    • Being employer of choice
    • Imago van vooruitstrevende dienstverlener

    Doelstellingen Telewerken
    • Productiviteitstoename van de telewerker
    • Verhoging van de retentie
    • Daling van het absenteïsme
    • Vermindering van facilitaire kosten
    • Coherent met de visie, waarden en strategie


    Les types d’organisation de travail flexible  :
    Homeworking = travail à la maison
    Coworking = travail dans un bureau autre qu’MLOZ donner des exemples (mut, mteam)
    Télétravail = travail à distance (homeworking ou coworking) (à préciser aussi dans les sessions d’information)
    Heures glissantes : Une heure glissante est une période qui commence à n'importe quelle heure pour se terminer une heure plus tard. Ainsi, par exemple, une période de travail de 8 heures glissantes peut débuter à n'importe quelle heure et se terminera 8 heures plus tard.
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Vision

    Inside Out!
    Faire tomber les murs entres collègues, services,…
    Montrer notre motivation & notre enthousiasme.
    Maison/lieux de rencontre ouverts pour les collègues, Muts, partenaires ext.
    Rendre notre expertise accessible au maximum + sortir, rencontrer…
    Encourager les initiatives et l’entrepreunariat des collaborateurs.
    Communication & politique du personnel transparentes.




    Comment allons-nous aborder le NMT ?
    Dans quoi nous lançons-nous ?
    Comment allons-nous commencer ?

    Le programme NMT « InsideOut » doit dévoiler le cœur de notre organisation,
    à savoir nos collaborateurs, leur expertise, leur motivation et leur enthousiasme ,
    le rendre visible et tangible.
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • AND THE FAST FOLLOWERS 2013 ARE…

    BU gestion clientèle -
    BU Contentieux, Dossiers et recouvrements, Matières régionales --
    Financial Services -
    Legal Services -

    COCREATION !
    Réunions de travail avec les responsables (cadre, objectifs, timing, budget)
    2. Concertation avec les collaborateurs (contenu concret du projet)
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes

  • Het HOOFDDOEL van flex@work:
    de geleidelijke invoering van een FLEXIBELE én SLIMME organisatie van werken

    Het LEIDENDE PRINCIPE van flex@work:
    Tijd- en plaatsonafhankelijk werken

  • Phases du projet
    Analyse et design

    Analyse des besoins
    Sensibilisation du management
    Planning détaillé et objectifs
    Analyse aspects juridiques, techniques et autres
    Préparation pilote
    Communication
    Juin 2013

    Pilote


    Pilote avec groupe test représentatif
    Suivi des objectifs
    Communication sur pilote
    Evaluation intermédiaire

    GO / NO GO



    Elargissement

    Elargissement à un plus grand groupe (MLOZ), départements, scope
    Communication sur le pilote et élargissement
    Evaluation intermédiaire 2

    Implémentation



    Correction
    Intégration à une
    politique RH globale
    Lancement avec communication et formations
    Fin projet






    FASE 1: Analyse
    • Behoefte analyse bij werkgever: verwachtingen van de medewerkers,
    verwachtingen van de directie, verwachtingen van het (line)management.
    • Definitie doelstellingen vanuit analyse
    • Middelen en investeringen
    • Functies die in aanmerking kunnen komen
    • Rol van HR / rol van de andere betrokken partijen
    FASE 2: Voorbereiding
    • Uitwerken van het model en het kader
    • Budgettering
    • Beschrijving van het proces/stappenplan
    • Welke functie komen finaal in aanmerking
    • Welke criteria vragen we aan de functiehouder
    • Verfijnen van de procedures
    • “Go” van de directie
    • Methode: workshop, soundboardsessies
    • Budget (excl.BTW)
    Fase 3: Pilootgroep
    • Op niveau van 3 à 4 departementen “Believers”
    • Doelstellingen bepalen en meten
    • Lessons learned
    • ROI meten
    • Geleidelijke change
    • Quick win
    • Telewerk ambassadeurs in de organisatie
    Fase 4: Lancering en communicatie
    • Opstellen van het communicatieplan
    • Samenwerking HR en Internal communication
    • Communicatiekanalen
    • Informeren van syndicale partners
    • Informeren van management, medewerkers, klanten en stakeholders
    • Vaste info-plaats op intranet
    • Interne SPOC
    • Invoering telewerken = (cultural) change = verhalen van communicatie
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • 1) Questionnaire d’analyse sur Inside (notre intranet)
    Besoins
    Perceptions
    Confidentialité


    Enquête collaborateurs/managers
    Template/exemples politiques
    Plan de communication
    « Outils » Managers
    Tips & Tricks Collaborateurs


    Approche étape 1 « démarrage »
    Analyse des besoins
    Questions :
    Quels sont les besoins de MLOZ, du management,
    des collaborateurs ?
    Quelles sont les attentes ?
    Quels sont les avantages potentiels ?
    Quel(le) est l’intention/enthousiasme?
    Quelles fonctions entrent en ligne de compte ?
    Quels sont les critères ?
    Quels moyens et investissements y-a-t-il à gagner ?
    Quel est le rôle des RH ? Quel est le rôle de l’IT ?
    Adapter les demandes et la méthode aux groupes cibles !



    Etapes :
    Délimitation scope souhaité par project team
    « Poll » sans engagement auprès des collaborateurs
    Via Inside
    Enquête cadres supérieurs et moyens
    Séances qualitatives cadres moyens
    Présentation résultats & approche pilote





    Survey inside
    Détecter besoins individuels
    Analyser : mais ce n’est pas parce qu’on a un tel % qui souhaite une chose X qu’on va le faire
    On ne communique pas sur qui a dit quoi




    2/ Analyse qualitative

    1 - Le fait que l'accompagnateur du workshop soit une personne externe. > éviter qu'un membre du personnel de direction ou autre collaborateur "stratégique" ne participe à ces workshops

    2 - Le fait que l'anonymat soit garanti (le rapport fourni au terme du workshop ne mentionnera pas de nom)

    3 - Une explication sur la manière dont les participants ont été sélectionnés


    Sélection de volontaires (collaborateurs et noms donnés par le manager) > rôle d’ambassadeurs. Pas forcément des gens très positifs ou très négatifs.


    Un groupe « collaborateurs » et un groupe « managers »
    Résultats
    Problèmes
    Solutions

    Par la suite, il sera important de communiquer sur ce qui est ressorti de la phase d'analyse des besoins et de communiquer sur les étapes ultérieures du projet.
    Discussion des résultats

  • enquête
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Pour les Fast followers mais aussi pour les non FF

    Juridisch kader en kader landsbond (bv. minimale aanwezigheid op kantoor, uitgesloten functies, enz.)

    Afspraken binnen de ploeg (team meetings, permanentie, enz.)

    Collaboration et travail d’équipe
    Management par résultat
    Disponibilité (et indication)
    Cohésion sociale


    Afspraken medewerker – manager (functie, eigen voorkeur, enz.)  feuille de route par équipe

    Flex fixe (dans un premier temps) ou coworking
    Nombres de jours de télétravail
    Heures glissantes

    3 jours au bureau minimum – ancienneté d’un an

    Co création
    On décide ensemble où on va

    Flex = in functie van de behoeften van elke dienst, ploeg én medewerker

    ---

    ORGANISATIE
    Min. 3 d./week op kantoor
    Min. anciënniteit 1 jaar
    TEAM
    Vaste kantoordag?
    Agenda, lync, …
    Min. aanwezigheid?
    FUNCTIE
    Permanentieafspraken?
    Combinatie externe meetings en thuiswerken?
    INDIVIDU
    Gezinssituatie
    Nieuwkomers


    ---

    Project mgr coacht
    Checklist afspraken: bereikbaarheid, beschikbaarheid, teamcohesie, …
    Opvolging en begeleiding (incl. peter-/meterschap)
    HR faciliteert
    Overeenkomst & vergoedingen
    Arbeidsongeschiktheid
    Afwijkingen op de 2 regels toestaan
    Team organiseert zichzelf
    Hoe samenwerken en ontmoeten?
    Voorstellen naar (1) mgr (2) project mgt en HR
    Manager bewaakt
    Kan ‘garanties’ vragen (bv. permanentie, vaste dag, enz.)
    Maar steeds om objectieve redenen (gelinkt aan de métiers’)
  • Organisation facilitée via :
    Cadre juridique flex

    Policy
    Avenant

    Structure / Occasionnel
    Fixe (au départ mais plus maintenant) / flexible

    En concernation avec tous les acteus interne / externe


    Matériel (laptops, 2e écran, GSM)
    indemnité payée par mois
    GSM & avantage en nature

    Laptops + matériel supplémentaire par vague
    Idem HR


    Outils IT (lync, yammer, sharepoint)
    Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)
    Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)




     

     
    POLICY TÉLÉTRAVAIL
     
     Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    But et portée du règlement
     
    Le règlement vise tout(e) collaborateur(trice) qui fait du télétravail.
     
    Le coworking n’est pas visé par le présent règlement.
     
    Le règlement trouve à s’appliquer sous réserve de dispositions plus spécifiques contenues dans l’avenant et dans le respect du règlement de travail.
     
     
    Introduction
     
    MLOZ souhaite introduire « Le Nouveau Monde de travail » pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus indépendante par rapport au temps et au lieu de travail. Selon ce principe, la possibilité est offerte aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    La vision de MLOZ est de permettre aux collaborateurs d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, c’est pourquoi MLOZ accorde la possibilité aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    Le télétravail permet une meilleure efficacité et organisation des collaborateurs. Il permet également d’être plus concentré car le collaborateur sera moins interrompu.
     
    Les prestations de travail sont identiques à celles prévues dans le contrat de travail/description de fonction et sont effectuées de la même manière. Le collaborateur se met dans des conditions optimales de calme et de concentration pour effectuer ses tâches. Son travail sera évalué sur base des objectifs fixés préalablement 
     
    Définitions
     
    Télétravail : la possibilité offerte au collaborateur de travailler depuis son domicile ou dans un autre lieu déterminé dans l’avenant ou depuis tout endroit choisi par lui, en utilisant les technologies de l’information.
    Télétravail structurel : il concerne le télétravail effectué, de manière systématique, à concurrence de minimum 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle, et sur base d’un avenant au contrat de travail.
    Télétravail occasionnel : il concerne le télétravail effectué, de manière occasionnelle (c’est-à-dire moins de 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle), et ne nécessite pas le respect d’une procédure particulière si ce n’est l’accord préalable de son manager.
    Coworking : un espace professionnel mis à disposition par MLOZ qui permet au collaborateur d’effectuer son travail hors du siège de MLOZ.
    Flexibilité : la possibilité pour chaque collaborateur, dans le cadre d’un télétravail structurel, de déterminer de manière autonome les jours de télétravail. Les jours de télétravail seront flexibles de semaine en semaine.
    Le collaborateur a donc le libre choix mais (1) il faut une présence minimale de trois jours au bureau par semaine, (2) il ne peut pas faire du télétravail pendant les jours pour lesquels une présence est requise au bureau (entendu au sens large : MLOZ, M-Team ou autre bâtiment convenu en accord avec son manager). Il s’agit par exemple des jours fixes de présence de tous les membres du département, des réunions de département, des réunions de projets, des entretiens avec son manager,…etc)
     
    Public cible – Application
     
    En principe, tout collaborateur de MLOZ peut être candidat au télétravail.
     
    Une demande de télétravail structurel peut être introduite à tout moment pour autant que le demandeur soit engagé depuis au moins 12 mois chez MLOZ.
    MLOZ estime qu’une période de 12 mois d’engagement est nécessaire pour acquérir les connaissances suffisantes et les compétences pour pouvoir faire une demande de télétravail. La période minimale d’engagement peut être diminuée dans des situations décidées en concertation avec le manager.
     
    Le collaborateur devra disposer des compétences et de l’expérience nécessaires pour travailler de manière autonome. Il devra avoir comme atout de savoir communiquer. Il aura discuté avec son manager des conditions optimales dans lesquelles il doit pouvoir exercer ses tâches.
     
    La possibilité de faire du télétravail pourra être exclue pour certaines fonctions pour autant que l’exclusion puisse être motivée par le fait que la fonction ou les missions des collaborateurs concernées soient liées au temps et/ou au lieu.
     
    Le télétravail s’effectue sur base volontaire. Il n’est ni un droit ni une obligation. Toute demande de télétravail devra se traduire dans un avenant qui sera signé par le collaborateur, le directeur des ressources humaines et le directeur général.
     
    Par ailleurs, la possibilité de télétravail n’est pas uniquement réservée aux collaborateurs qui travaillent à temps plein. Les collaborateurs à temps partiel peuvent également introduire une demande mais une présence minimale de trois (3) jours au bureau est requise.
     
     
    Prévention et protection au travail
     
    En matière de prévention et de protection au travail, les exigences prévues par la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail sont d’application.
     
    Le collaborateur est invité à remplir un questionnaire disponible sur Inside, lui permettant d’avoir une idée de l’adéquation de son lieu de télétravail avec les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
     
    Le collaborateur concerné peut à tout moment prendre contact avec le Conseiller Interne en Prévention de l’entreprise (au numéro de téléphone suivant :02.778.93.03).
     
    L'employeur informe le collaborateur de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation.
     
     
    Equipements mis à la disposition du collaborateur
     
    MLOZ est prêt à prévoir le matériel de base nécessaire pour que tout collaborateur puisse faire du télétravail :
    Chaque collaborateur qui déclare vouloir faire du télétravail a droit à un pc portable, une souris et un câble ;
    Si cela est justifié par la nature de la fonction ou pour des questions ergonomiques , un clavier et un deuxième écran peuvent également être mis à disposition. Dans ce cas-ci, une demande devra être adressée à l’IT Manager, via un BCI ;
    Un gsm standard est également prévu mais si les nouvelles technologies devaient permettre une alternative, l’employeur se réserve le droit de demander la restitution du gsm mis à la disposition. Après la signature de l’avenant, le service du personnel envoie un mail au responsable Support et Logistique qui avertit le collaborateur des caractéristiques du gsm (notamment le crédit d’appel et les modèles de gsm disponibles). Le collaborateur fera ensuite un BCI.
     
    Le collaborateur doit disposer de l’équipement ICT nécessaire et d’un endroit à partir duquel il peut exercer sa fonction : notamment une connexion Internet et un local d’où l’on peut travailler au calme et en toute sécurité sans être dérangé.
    Pour tout le matériel mis à la disposition du collaborateur, ce-dernier devra, en tant que bon père de famille, en prendre soin.
     
     
    Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    Le collaborateur a droit à une indemnité mensuelle nette de 40,00 €.
    Cette indemnité couvre les frais éventuellement liés à son télétravail, comme la connexion à Internet, le mobilier, le chauffage ou autres frais occasionnés par l’utilisation de l’habitation privée.
    Cette indemnité forfaitaire sera versée en même temps que les appointements mensuels.
    En outre, un crédit d’appel mensuel de maximum 20.00 € sera attribué pour l’utilisation du gsm professionnel. A cette fin, le collaborateur se voit imposer une retenue mensuelle (augmentation du revenu imposable de 12.50 €) comme avantage de toute nature.
    Le montant du crédit d’appel pourra être revu par rapport à ce que requiert la fonction.
     
    7.2. Les avantages extra-légaux
     
    La signature de l’avenant au contrat de travail « télétravail » n’emporte pas de modifications aux avantages extra-légaux.
     
     
    Organisation du service (description de la responsabilité du manager)
     
    Le manager s’occupera de l’organisation du service et prendra les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité du service.
    Par service, un cadre de souplesse sera établi et tiendra compte des spécificités du service.
    Les règles entourant le télétravail sont fixées par le manager en fonction des spécificités du service. La souplesse d’application des règles sera donc plus ou moins grande selon les services.
    Le directeur des ressources humaines veillera à l’équité.
     
    Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire
     
    Fréquence
    La fréquence du télétravail sera déterminée en concertation avec le manager et fixée dans l’avenant. Le nombre de jours de présence obligatoire au bureau est fixé à trois par semaine.
     
     
     
    Jour de présence obligatoire
    Il peut être décidé d’un jour de présence obligatoire (maximum 1 jour par semaine) pour tous les collaborateurs d’un même service, décision qui sera prise en accord avec le manager.
     
    Accessibilité et horaires
    Le collaborateur gère l’organisation de son travail de la façon la plus adaptée selon lui, mais les exigences de disponibilités déterminées en accord avec le manager et les membres du département devront être respectées. Il devra être joignable pendant la plage horaire indiquée dans l’avenant.
    Le collaborateur s’engage, après concertation avec son manager, à communiquer aux membres de son équipe les jours de télétravail convenus ainsi que tout changement par rapport à ce qui aura été convenu.
    Afin d’assurer la disponibilité du collaborateur même lorsqu’il est en télétravail, certaines mesures, décidées au préalable entre le manager, le collaborateur concerné par le télétravail et les membres de son équipe devront être prises. Il peut s’agir par exemple de dévier son téléphone fixe vers son gsm professionnel.
     
    Procédure et autorisation
     
    La procédure
    La procédure pour pouvoir effectuer du télétravail comporte plusieurs étapes :
    Le collaborateur fera la demande auprès de son manager (pt. 10.2) ;
    Une fois que l’accord du manager sera donné, le collaborateur remplira avec son manager le formulaire de demande de télétravail disponible sur Inside ;
    Le manager transmettra le formulaire au service du personnel;
    Le service du personnel rédigera l’avenant au contrat de travail et le fera signer par le Directeur Général et le Directeur des ressources humaines ; (Notons que l’avenant ne prendra cours que le 1ier jour du mois qui suit le mois au cours duquel celui-ci a été signé par le collaborateur) ;
    Le collaborateur sera invité à signer son avenant au contrat de travail auprès du service du personnel;
    Pour tout avenant prévoyant un ou plusieurs jour(s) flexibles de télétravail, le collaborateur les encodera dans le S.I.  (pt. 10.3.);
    Toute période de télétravail devra être encodée dans l’agenda Outlook (pt. 10.3.) ;
    Si le manager refuse la demande, le collaborateur pourra introduire un recours auprès des ressources humaines.
     
    Demande du collaborateur à son manager
     
    La demande du collaborateur devra être faite auprès du manager. Il s’en suivra une réunion au cours de laquelle le manager et le collaborateur discuteront de la demande.
    Encodage de chaque période de télétravail
     
    Il est demandé au collaborateur d’indiquer dans son agenda Outlook les périodes de télétravail.
    En outre, toute période de télétravail devra être encodée dans le S.I. . Cet encodage sera effectué à l’initiative du collaborateur qui fera la demande de télétravail au préalable
     
    Résiliation de l’avenant
     
    La résiliation de l’avenant peut résulter de l’initiative de chacune des parties et sera corrélative à un arrêt des avantages octroyés en vertu de l’avenant. La non application effective de l’avenant est également une cause de résiliation de l’avenant. Un délai de préavis de trois (3) mois devra être respecté et courra à partir du 1ier jour du mois qui suit la notification du préavis.
    La résiliation du contrat de travail entre le collaborateur et l’employeur emporte la résiliation de l’avenant télétravail.
    Toute résiliation devra être dûment motivée.
     
    La suspension de l’avenant
     
    Tout collaborateur absent pendant une période supérieure à un (1) mois ne se verra plus octroyé l’indemnité accordée couvrant les frais éventuels relatifs au télétravail au-delà de la période de salaire garanti.
     
    Droits équivalents, évaluations, suivi et formations
     
    Le collaborateur bénéficie des mêmes droits (en ce compris les droits à la formation et aux possibilités de carrière) que les collaborateurs similaires travaillant dans les bureaux de MLOZ. Le règlement de travail reste d’application, sauf dispositions contraires fixées, le cas échéant, dans un contrat individuel.
    Le collaborateur est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres collaborateurs.
     
    Tout collaborateur qui fait du télétravail sera suivi et évalué de la même manière que les collaborateurs similaires occupés dans les bureaux de MLOZ.
    Il devra être déterminé, au préalable, et de commun accord entre le télétravailleur et le manager la manière dont le télétravail réalisé sera suivi et évalué. Il s’agira d’un accord portant notamment sur les tâches à effectuer, les résultats concrets à atteindre, les échéances et délais prévus, … .
     
    Assurance
     
    Le collaborateur
     
    Procédure à suivre en cas d’accident de travail
     
    Le collaborateur devra avertir immédiatement le service du personnel qui complètera, conjointement avec le conseiller en prévention ou son adjoint en cas d’absence, la déclaration d’accident de travail.
     
     
    Couverture des collaborateurs
     
    Le collaborateur est couvert lorsqu’il effectue son télétravail mais certaines mesures devront être prises.
    Que le collaborateur opte pour un système structurel flexible ou occasionnel de télétravail :
    Ses jours de télétravail seront encodés dans le S.I. par ses soins ;
    Tout changement de jour nécessitera qu’il le modifie dans le S.I. au préalable. S’il en est empêché, il enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be  ;
    Si le collaborateur devait effectuer son travail depuis un autre endroit que celui(eux) déterminé(s) dans l’avenant, il se réservera la preuve qu’il était en cours d’exécution de son contrat de travail (notamment par l’envoi d’un mail à l’adresse homeworking@mloz.be précisant le lieu de travail).
    Pour tout télétravail effectué en dehors des heures applicables dans l’entreprise (fixées par le Règlement de travail), l’employé enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be
     
    Le matériel informatique mis à sa disposition
     
    Le matériel informatique est couvert par la compagnie d’assurance en tout lieu défini dans l’avenant.
    Pour les collaborateurs se déplaçant en voiture, le matériel ne sera pas couvert par la compagnie d’assurance s’il est apparent.
     
    Déontologie
     
    Le collaborateur n’est en aucun cas exempté de l’application du Règlement de travail. Il devra respecter dans tous les cas les règles internes applicables à l’entreprise, en ce compris celles concernant notamment la confidentialité des données.
    Le collaborateur reste par ailleurs tenu de respecter les règles des différentes policy qu’il aura lues et signées, notamment l’acceptable use policy qui contient les règles pour l’utilisation sûre et correcte des ordinateurs, du système informatique et de l’information.
     
    Modification du règlement
     
    L’Union peut à tout moment modifier les conditions de ce règlement. Les modifications seront communiquées aux personnes concernées dans les 30 jours calendriers précédant leur entrée en vigueur.
     
    Déclaration
     
    Le collaborateur déclare avoir reçu le présent règlement concernant le télétravail, confirme l’avoir lu et s’engage à en respecter les dispositions actuelles et futures.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    Cette notion, est définie dans l’article 3 du présent règlement.
    L’expression S.I vise le système permettant d’encoder ses jours de télétravail (système similaire à celui permettant l’encodage des jours de congés)
  • Organisation facilitée via :
    Cadre juridique flex

    Policy
    Avenant

    Structure / Occasionnel
    Fixe (au départ mais plus maintenant) / flexible

    En concernation avec tous les acteus interne / externe


    Matériel (laptops, 2e écran, GSM)
    indemnité payée par mois
    GSM & avantage en nature

    Laptops + matériel supplémentaire par vague
    Idem HR


    Outils IT (lync, yammer, sharepoint)
    Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)
    Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)




     

     
    POLICY TÉLÉTRAVAIL
     
     Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    But et portée du règlement
     
    Le règlement vise tout(e) collaborateur(trice) qui fait du télétravail.
     
    Le coworking n’est pas visé par le présent règlement.
     
    Le règlement trouve à s’appliquer sous réserve de dispositions plus spécifiques contenues dans l’avenant et dans le respect du règlement de travail.
     
     
    Introduction
     
    MLOZ souhaite introduire « Le Nouveau Monde de travail » pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus indépendante par rapport au temps et au lieu de travail. Selon ce principe, la possibilité est offerte aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    La vision de MLOZ est de permettre aux collaborateurs d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, c’est pourquoi MLOZ accorde la possibilité aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    Le télétravail permet une meilleure efficacité et organisation des collaborateurs. Il permet également d’être plus concentré car le collaborateur sera moins interrompu.
     
    Les prestations de travail sont identiques à celles prévues dans le contrat de travail/description de fonction et sont effectuées de la même manière. Le collaborateur se met dans des conditions optimales de calme et de concentration pour effectuer ses tâches. Son travail sera évalué sur base des objectifs fixés préalablement 
     
    Définitions
     
    Télétravail : la possibilité offerte au collaborateur de travailler depuis son domicile ou dans un autre lieu déterminé dans l’avenant ou depuis tout endroit choisi par lui, en utilisant les technologies de l’information.
    Télétravail structurel : il concerne le télétravail effectué, de manière systématique, à concurrence de minimum 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle, et sur base d’un avenant au contrat de travail.
    Télétravail occasionnel : il concerne le télétravail effectué, de manière occasionnelle (c’est-à-dire moins de 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle), et ne nécessite pas le respect d’une procédure particulière si ce n’est l’accord préalable de son manager.
    Coworking : un espace professionnel mis à disposition par MLOZ qui permet au collaborateur d’effectuer son travail hors du siège de MLOZ.
    Flexibilité : la possibilité pour chaque collaborateur, dans le cadre d’un télétravail structurel, de déterminer de manière autonome les jours de télétravail. Les jours de télétravail seront flexibles de semaine en semaine.
    Le collaborateur a donc le libre choix mais (1) il faut une présence minimale de trois jours au bureau par semaine, (2) il ne peut pas faire du télétravail pendant les jours pour lesquels une présence est requise au bureau (entendu au sens large : MLOZ, M-Team ou autre bâtiment convenu en accord avec son manager). Il s’agit par exemple des jours fixes de présence de tous les membres du département, des réunions de département, des réunions de projets, des entretiens avec son manager,…etc)
     
    Public cible – Application
     
    En principe, tout collaborateur de MLOZ peut être candidat au télétravail.
     
    Une demande de télétravail structurel peut être introduite à tout moment pour autant que le demandeur soit engagé depuis au moins 12 mois chez MLOZ.
    MLOZ estime qu’une période de 12 mois d’engagement est nécessaire pour acquérir les connaissances suffisantes et les compétences pour pouvoir faire une demande de télétravail. La période minimale d’engagement peut être diminuée dans des situations décidées en concertation avec le manager.
     
    Le collaborateur devra disposer des compétences et de l’expérience nécessaires pour travailler de manière autonome. Il devra avoir comme atout de savoir communiquer. Il aura discuté avec son manager des conditions optimales dans lesquelles il doit pouvoir exercer ses tâches.
     
    La possibilité de faire du télétravail pourra être exclue pour certaines fonctions pour autant que l’exclusion puisse être motivée par le fait que la fonction ou les missions des collaborateurs concernées soient liées au temps et/ou au lieu.
     
    Le télétravail s’effectue sur base volontaire. Il n’est ni un droit ni une obligation. Toute demande de télétravail devra se traduire dans un avenant qui sera signé par le collaborateur, le directeur des ressources humaines et le directeur général.
     
    Par ailleurs, la possibilité de télétravail n’est pas uniquement réservée aux collaborateurs qui travaillent à temps plein. Les collaborateurs à temps partiel peuvent également introduire une demande mais une présence minimale de trois (3) jours au bureau est requise.
     
     
    Prévention et protection au travail
     
    En matière de prévention et de protection au travail, les exigences prévues par la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail sont d’application.
     
    Le collaborateur est invité à remplir un questionnaire disponible sur Inside, lui permettant d’avoir une idée de l’adéquation de son lieu de télétravail avec les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
     
    Le collaborateur concerné peut à tout moment prendre contact avec le Conseiller Interne en Prévention de l’entreprise (au numéro de téléphone suivant :02.778.93.03).
     
    L'employeur informe le collaborateur de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation.
     
     
    Equipements mis à la disposition du collaborateur
     
    MLOZ est prêt à prévoir le matériel de base nécessaire pour que tout collaborateur puisse faire du télétravail :
    Chaque collaborateur qui déclare vouloir faire du télétravail a droit à un pc portable, une souris et un câble ;
    Si cela est justifié par la nature de la fonction ou pour des questions ergonomiques , un clavier et un deuxième écran peuvent également être mis à disposition. Dans ce cas-ci, une demande devra être adressée à l’IT Manager, via un BCI ;
    Un gsm standard est également prévu mais si les nouvelles technologies devaient permettre une alternative, l’employeur se réserve le droit de demander la restitution du gsm mis à la disposition. Après la signature de l’avenant, le service du personnel envoie un mail au responsable Support et Logistique qui avertit le collaborateur des caractéristiques du gsm (notamment le crédit d’appel et les modèles de gsm disponibles). Le collaborateur fera ensuite un BCI.
     
    Le collaborateur doit disposer de l’équipement ICT nécessaire et d’un endroit à partir duquel il peut exercer sa fonction : notamment une connexion Internet et un local d’où l’on peut travailler au calme et en toute sécurité sans être dérangé.
    Pour tout le matériel mis à la disposition du collaborateur, ce-dernier devra, en tant que bon père de famille, en prendre soin.
     
     
    Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    Le collaborateur a droit à une indemnité mensuelle nette de 40,00 €.
    Cette indemnité couvre les frais éventuellement liés à son télétravail, comme la connexion à Internet, le mobilier, le chauffage ou autres frais occasionnés par l’utilisation de l’habitation privée.
    Cette indemnité forfaitaire sera versée en même temps que les appointements mensuels.
    En outre, un crédit d’appel mensuel de maximum 20.00 € sera attribué pour l’utilisation du gsm professionnel. A cette fin, le collaborateur se voit imposer une retenue mensuelle (augmentation du revenu imposable de 12.50 €) comme avantage de toute nature.
    Le montant du crédit d’appel pourra être revu par rapport à ce que requiert la fonction.
     
    7.2. Les avantages extra-légaux
     
    La signature de l’avenant au contrat de travail « télétravail » n’emporte pas de modifications aux avantages extra-légaux.
     
     
    Organisation du service (description de la responsabilité du manager)
     
    Le manager s’occupera de l’organisation du service et prendra les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité du service.
    Par service, un cadre de souplesse sera établi et tiendra compte des spécificités du service.
    Les règles entourant le télétravail sont fixées par le manager en fonction des spécificités du service. La souplesse d’application des règles sera donc plus ou moins grande selon les services.
    Le directeur des ressources humaines veillera à l’équité.
     
    Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire
     
    Fréquence
    La fréquence du télétravail sera déterminée en concertation avec le manager et fixée dans l’avenant. Le nombre de jours de présence obligatoire au bureau est fixé à trois par semaine.
     
     
     
    Jour de présence obligatoire
    Il peut être décidé d’un jour de présence obligatoire (maximum 1 jour par semaine) pour tous les collaborateurs d’un même service, décision qui sera prise en accord avec le manager.
     
    Accessibilité et horaires
    Le collaborateur gère l’organisation de son travail de la façon la plus adaptée selon lui, mais les exigences de disponibilités déterminées en accord avec le manager et les membres du département devront être respectées. Il devra être joignable pendant la plage horaire indiquée dans l’avenant.
    Le collaborateur s’engage, après concertation avec son manager, à communiquer aux membres de son équipe les jours de télétravail convenus ainsi que tout changement par rapport à ce qui aura été convenu.
    Afin d’assurer la disponibilité du collaborateur même lorsqu’il est en télétravail, certaines mesures, décidées au préalable entre le manager, le collaborateur concerné par le télétravail et les membres de son équipe devront être prises. Il peut s’agir par exemple de dévier son téléphone fixe vers son gsm professionnel.
     
    Procédure et autorisation
     
    La procédure
    La procédure pour pouvoir effectuer du télétravail comporte plusieurs étapes :
    Le collaborateur fera la demande auprès de son manager (pt. 10.2) ;
    Une fois que l’accord du manager sera donné, le collaborateur remplira avec son manager le formulaire de demande de télétravail disponible sur Inside ;
    Le manager transmettra le formulaire au service du personnel;
    Le service du personnel rédigera l’avenant au contrat de travail et le fera signer par le Directeur Général et le Directeur des ressources humaines ; (Notons que l’avenant ne prendra cours que le 1ier jour du mois qui suit le mois au cours duquel celui-ci a été signé par le collaborateur) ;
    Le collaborateur sera invité à signer son avenant au contrat de travail auprès du service du personnel;
    Pour tout avenant prévoyant un ou plusieurs jour(s) flexibles de télétravail, le collaborateur les encodera dans le S.I.  (pt. 10.3.);
    Toute période de télétravail devra être encodée dans l’agenda Outlook (pt. 10.3.) ;
    Si le manager refuse la demande, le collaborateur pourra introduire un recours auprès des ressources humaines.
     
    Demande du collaborateur à son manager
     
    La demande du collaborateur devra être faite auprès du manager. Il s’en suivra une réunion au cours de laquelle le manager et le collaborateur discuteront de la demande.
    Encodage de chaque période de télétravail
     
    Il est demandé au collaborateur d’indiquer dans son agenda Outlook les périodes de télétravail.
    En outre, toute période de télétravail devra être encodée dans le S.I. . Cet encodage sera effectué à l’initiative du collaborateur qui fera la demande de télétravail au préalable
     
    Résiliation de l’avenant
     
    La résiliation de l’avenant peut résulter de l’initiative de chacune des parties et sera corrélative à un arrêt des avantages octroyés en vertu de l’avenant. La non application effective de l’avenant est également une cause de résiliation de l’avenant. Un délai de préavis de trois (3) mois devra être respecté et courra à partir du 1ier jour du mois qui suit la notification du préavis.
    La résiliation du contrat de travail entre le collaborateur et l’employeur emporte la résiliation de l’avenant télétravail.
    Toute résiliation devra être dûment motivée.
     
    La suspension de l’avenant
     
    Tout collaborateur absent pendant une période supérieure à un (1) mois ne se verra plus octroyé l’indemnité accordée couvrant les frais éventuels relatifs au télétravail au-delà de la période de salaire garanti.
     
    Droits équivalents, évaluations, suivi et formations
     
    Le collaborateur bénéficie des mêmes droits (en ce compris les droits à la formation et aux possibilités de carrière) que les collaborateurs similaires travaillant dans les bureaux de MLOZ. Le règlement de travail reste d’application, sauf dispositions contraires fixées, le cas échéant, dans un contrat individuel.
    Le collaborateur est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres collaborateurs.
     
    Tout collaborateur qui fait du télétravail sera suivi et évalué de la même manière que les collaborateurs similaires occupés dans les bureaux de MLOZ.
    Il devra être déterminé, au préalable, et de commun accord entre le télétravailleur et le manager la manière dont le télétravail réalisé sera suivi et évalué. Il s’agira d’un accord portant notamment sur les tâches à effectuer, les résultats concrets à atteindre, les échéances et délais prévus, … .
     
    Assurance
     
    Le collaborateur
     
    Procédure à suivre en cas d’accident de travail
     
    Le collaborateur devra avertir immédiatement le service du personnel qui complètera, conjointement avec le conseiller en prévention ou son adjoint en cas d’absence, la déclaration d’accident de travail.
     
     
    Couverture des collaborateurs
     
    Le collaborateur est couvert lorsqu’il effectue son télétravail mais certaines mesures devront être prises.
    Que le collaborateur opte pour un système structurel flexible ou occasionnel de télétravail :
    Ses jours de télétravail seront encodés dans le S.I. par ses soins ;
    Tout changement de jour nécessitera qu’il le modifie dans le S.I. au préalable. S’il en est empêché, il enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be  ;
    Si le collaborateur devait effectuer son travail depuis un autre endroit que celui(eux) déterminé(s) dans l’avenant, il se réservera la preuve qu’il était en cours d’exécution de son contrat de travail (notamment par l’envoi d’un mail à l’adresse homeworking@mloz.be précisant le lieu de travail).
    Pour tout télétravail effectué en dehors des heures applicables dans l’entreprise (fixées par le Règlement de travail), l’employé enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be
     
    Le matériel informatique mis à sa disposition
     
    Le matériel informatique est couvert par la compagnie d’assurance en tout lieu défini dans l’avenant.
    Pour les collaborateurs se déplaçant en voiture, le matériel ne sera pas couvert par la compagnie d’assurance s’il est apparent.
     
    Déontologie
     
    Le collaborateur n’est en aucun cas exempté de l’application du Règlement de travail. Il devra respecter dans tous les cas les règles internes applicables à l’entreprise, en ce compris celles concernant notamment la confidentialité des données.
    Le collaborateur reste par ailleurs tenu de respecter les règles des différentes policy qu’il aura lues et signées, notamment l’acceptable use policy qui contient les règles pour l’utilisation sûre et correcte des ordinateurs, du système informatique et de l’information.
     
    Modification du règlement
     
    L’Union peut à tout moment modifier les conditions de ce règlement. Les modifications seront communiquées aux personnes concernées dans les 30 jours calendriers précédant leur entrée en vigueur.
     
    Déclaration
     
    Le collaborateur déclare avoir reçu le présent règlement concernant le télétravail, confirme l’avoir lu et s’engage à en respecter les dispositions actuelles et futures.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    Cette notion, est définie dans l’article 3 du présent règlement.
    L’expression S.I vise le système permettant d’encoder ses jours de télétravail (système similaire à celui permettant l’encodage des jours de congés)
  • Organisation facilitée via :
    Cadre juridique flex

    Policy
    Avenant

    Structure / Occasionnel
    Fixe (au départ mais plus maintenant) / flexible

    En concernation avec tous les acteus interne / externe


    Matériel (laptops, 2e écran, GSM)
    indemnité payée par mois
    GSM & avantage en nature

    Laptops + matériel supplémentaire par vague
    Idem HR


    Outils IT (lync, yammer, sharepoint)
    Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)
    Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)




     

     
    POLICY TÉLÉTRAVAIL
     
     Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    But et portée du règlement
     
    Le règlement vise tout(e) collaborateur(trice) qui fait du télétravail.
     
    Le coworking n’est pas visé par le présent règlement.
     
    Le règlement trouve à s’appliquer sous réserve de dispositions plus spécifiques contenues dans l’avenant et dans le respect du règlement de travail.
     
     
    Introduction
     
    MLOZ souhaite introduire « Le Nouveau Monde de travail » pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus indépendante par rapport au temps et au lieu de travail. Selon ce principe, la possibilité est offerte aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    La vision de MLOZ est de permettre aux collaborateurs d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, c’est pourquoi MLOZ accorde la possibilité aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    Le télétravail permet une meilleure efficacité et organisation des collaborateurs. Il permet également d’être plus concentré car le collaborateur sera moins interrompu.
     
    Les prestations de travail sont identiques à celles prévues dans le contrat de travail/description de fonction et sont effectuées de la même manière. Le collaborateur se met dans des conditions optimales de calme et de concentration pour effectuer ses tâches. Son travail sera évalué sur base des objectifs fixés préalablement 
     
    Définitions
     
    Télétravail : la possibilité offerte au collaborateur de travailler depuis son domicile ou dans un autre lieu déterminé dans l’avenant ou depuis tout endroit choisi par lui, en utilisant les technologies de l’information.
    Télétravail structurel : il concerne le télétravail effectué, de manière systématique, à concurrence de minimum 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle, et sur base d’un avenant au contrat de travail.
    Télétravail occasionnel : il concerne le télétravail effectué, de manière occasionnelle (c’est-à-dire moins de 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle), et ne nécessite pas le respect d’une procédure particulière si ce n’est l’accord préalable de son manager.
    Coworking : un espace professionnel mis à disposition par MLOZ qui permet au collaborateur d’effectuer son travail hors du siège de MLOZ.
    Flexibilité : la possibilité pour chaque collaborateur, dans le cadre d’un télétravail structurel, de déterminer de manière autonome les jours de télétravail. Les jours de télétravail seront flexibles de semaine en semaine.
    Le collaborateur a donc le libre choix mais (1) il faut une présence minimale de trois jours au bureau par semaine, (2) il ne peut pas faire du télétravail pendant les jours pour lesquels une présence est requise au bureau (entendu au sens large : MLOZ, M-Team ou autre bâtiment convenu en accord avec son manager). Il s’agit par exemple des jours fixes de présence de tous les membres du département, des réunions de département, des réunions de projets, des entretiens avec son manager,…etc)
     
    Public cible – Application
     
    En principe, tout collaborateur de MLOZ peut être candidat au télétravail.
     
    Une demande de télétravail structurel peut être introduite à tout moment pour autant que le demandeur soit engagé depuis au moins 12 mois chez MLOZ.
    MLOZ estime qu’une période de 12 mois d’engagement est nécessaire pour acquérir les connaissances suffisantes et les compétences pour pouvoir faire une demande de télétravail. La période minimale d’engagement peut être diminuée dans des situations décidées en concertation avec le manager.
     
    Le collaborateur devra disposer des compétences et de l’expérience nécessaires pour travailler de manière autonome. Il devra avoir comme atout de savoir communiquer. Il aura discuté avec son manager des conditions optimales dans lesquelles il doit pouvoir exercer ses tâches.
     
    La possibilité de faire du télétravail pourra être exclue pour certaines fonctions pour autant que l’exclusion puisse être motivée par le fait que la fonction ou les missions des collaborateurs concernées soient liées au temps et/ou au lieu.
     
    Le télétravail s’effectue sur base volontaire. Il n’est ni un droit ni une obligation. Toute demande de télétravail devra se traduire dans un avenant qui sera signé par le collaborateur, le directeur des ressources humaines et le directeur général.
     
    Par ailleurs, la possibilité de télétravail n’est pas uniquement réservée aux collaborateurs qui travaillent à temps plein. Les collaborateurs à temps partiel peuvent également introduire une demande mais une présence minimale de trois (3) jours au bureau est requise.
     
     
    Prévention et protection au travail
     
    En matière de prévention et de protection au travail, les exigences prévues par la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail sont d’application.
     
    Le collaborateur est invité à remplir un questionnaire disponible sur Inside, lui permettant d’avoir une idée de l’adéquation de son lieu de télétravail avec les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
     
    Le collaborateur concerné peut à tout moment prendre contact avec le Conseiller Interne en Prévention de l’entreprise (au numéro de téléphone suivant :02.778.93.03).
     
    L'employeur informe le collaborateur de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation.
     
     
    Equipements mis à la disposition du collaborateur
     
    MLOZ est prêt à prévoir le matériel de base nécessaire pour que tout collaborateur puisse faire du télétravail :
    Chaque collaborateur qui déclare vouloir faire du télétravail a droit à un pc portable, une souris et un câble ;
    Si cela est justifié par la nature de la fonction ou pour des questions ergonomiques , un clavier et un deuxième écran peuvent également être mis à disposition. Dans ce cas-ci, une demande devra être adressée à l’IT Manager, via un BCI ;
    Un gsm standard est également prévu mais si les nouvelles technologies devaient permettre une alternative, l’employeur se réserve le droit de demander la restitution du gsm mis à la disposition. Après la signature de l’avenant, le service du personnel envoie un mail au responsable Support et Logistique qui avertit le collaborateur des caractéristiques du gsm (notamment le crédit d’appel et les modèles de gsm disponibles). Le collaborateur fera ensuite un BCI.
     
    Le collaborateur doit disposer de l’équipement ICT nécessaire et d’un endroit à partir duquel il peut exercer sa fonction : notamment une connexion Internet et un local d’où l’on peut travailler au calme et en toute sécurité sans être dérangé.
    Pour tout le matériel mis à la disposition du collaborateur, ce-dernier devra, en tant que bon père de famille, en prendre soin.
     
     
    Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    Le collaborateur a droit à une indemnité mensuelle nette de 40,00 €.
    Cette indemnité couvre les frais éventuellement liés à son télétravail, comme la connexion à Internet, le mobilier, le chauffage ou autres frais occasionnés par l’utilisation de l’habitation privée.
    Cette indemnité forfaitaire sera versée en même temps que les appointements mensuels.
    En outre, un crédit d’appel mensuel de maximum 20.00 € sera attribué pour l’utilisation du gsm professionnel. A cette fin, le collaborateur se voit imposer une retenue mensuelle (augmentation du revenu imposable de 12.50 €) comme avantage de toute nature.
    Le montant du crédit d’appel pourra être revu par rapport à ce que requiert la fonction.
     
    7.2. Les avantages extra-légaux
     
    La signature de l’avenant au contrat de travail « télétravail » n’emporte pas de modifications aux avantages extra-légaux.
     
     
    Organisation du service (description de la responsabilité du manager)
     
    Le manager s’occupera de l’organisation du service et prendra les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité du service.
    Par service, un cadre de souplesse sera établi et tiendra compte des spécificités du service.
    Les règles entourant le télétravail sont fixées par le manager en fonction des spécificités du service. La souplesse d’application des règles sera donc plus ou moins grande selon les services.
    Le directeur des ressources humaines veillera à l’équité.
     
    Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire
     
    Fréquence
    La fréquence du télétravail sera déterminée en concertation avec le manager et fixée dans l’avenant. Le nombre de jours de présence obligatoire au bureau est fixé à trois par semaine.
     
     
     
    Jour de présence obligatoire
    Il peut être décidé d’un jour de présence obligatoire (maximum 1 jour par semaine) pour tous les collaborateurs d’un même service, décision qui sera prise en accord avec le manager.
     
    Accessibilité et horaires
    Le collaborateur gère l’organisation de son travail de la façon la plus adaptée selon lui, mais les exigences de disponibilités déterminées en accord avec le manager et les membres du département devront être respectées. Il devra être joignable pendant la plage horaire indiquée dans l’avenant.
    Le collaborateur s’engage, après concertation avec son manager, à communiquer aux membres de son équipe les jours de télétravail convenus ainsi que tout changement par rapport à ce qui aura été convenu.
    Afin d’assurer la disponibilité du collaborateur même lorsqu’il est en télétravail, certaines mesures, décidées au préalable entre le manager, le collaborateur concerné par le télétravail et les membres de son équipe devront être prises. Il peut s’agir par exemple de dévier son téléphone fixe vers son gsm professionnel.
     
    Procédure et autorisation
     
    La procédure
    La procédure pour pouvoir effectuer du télétravail comporte plusieurs étapes :
    Le collaborateur fera la demande auprès de son manager (pt. 10.2) ;
    Une fois que l’accord du manager sera donné, le collaborateur remplira avec son manager le formulaire de demande de télétravail disponible sur Inside ;
    Le manager transmettra le formulaire au service du personnel;
    Le service du personnel rédigera l’avenant au contrat de travail et le fera signer par le Directeur Général et le Directeur des ressources humaines ; (Notons que l’avenant ne prendra cours que le 1ier jour du mois qui suit le mois au cours duquel celui-ci a été signé par le collaborateur) ;
    Le collaborateur sera invité à signer son avenant au contrat de travail auprès du service du personnel;
    Pour tout avenant prévoyant un ou plusieurs jour(s) flexibles de télétravail, le collaborateur les encodera dans le S.I.  (pt. 10.3.);
    Toute période de télétravail devra être encodée dans l’agenda Outlook (pt. 10.3.) ;
    Si le manager refuse la demande, le collaborateur pourra introduire un recours auprès des ressources humaines.
     
    Demande du collaborateur à son manager
     
    La demande du collaborateur devra être faite auprès du manager. Il s’en suivra une réunion au cours de laquelle le manager et le collaborateur discuteront de la demande.
    Encodage de chaque période de télétravail
     
    Il est demandé au collaborateur d’indiquer dans son agenda Outlook les périodes de télétravail.
    En outre, toute période de télétravail devra être encodée dans le S.I. . Cet encodage sera effectué à l’initiative du collaborateur qui fera la demande de télétravail au préalable
     
    Résiliation de l’avenant
     
    La résiliation de l’avenant peut résulter de l’initiative de chacune des parties et sera corrélative à un arrêt des avantages octroyés en vertu de l’avenant. La non application effective de l’avenant est également une cause de résiliation de l’avenant. Un délai de préavis de trois (3) mois devra être respecté et courra à partir du 1ier jour du mois qui suit la notification du préavis.
    La résiliation du contrat de travail entre le collaborateur et l’employeur emporte la résiliation de l’avenant télétravail.
    Toute résiliation devra être dûment motivée.
     
    La suspension de l’avenant
     
    Tout collaborateur absent pendant une période supérieure à un (1) mois ne se verra plus octroyé l’indemnité accordée couvrant les frais éventuels relatifs au télétravail au-delà de la période de salaire garanti.
     
    Droits équivalents, évaluations, suivi et formations
     
    Le collaborateur bénéficie des mêmes droits (en ce compris les droits à la formation et aux possibilités de carrière) que les collaborateurs similaires travaillant dans les bureaux de MLOZ. Le règlement de travail reste d’application, sauf dispositions contraires fixées, le cas échéant, dans un contrat individuel.
    Le collaborateur est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres collaborateurs.
     
    Tout collaborateur qui fait du télétravail sera suivi et évalué de la même manière que les collaborateurs similaires occupés dans les bureaux de MLOZ.
    Il devra être déterminé, au préalable, et de commun accord entre le télétravailleur et le manager la manière dont le télétravail réalisé sera suivi et évalué. Il s’agira d’un accord portant notamment sur les tâches à effectuer, les résultats concrets à atteindre, les échéances et délais prévus, … .
     
    Assurance
     
    Le collaborateur
     
    Procédure à suivre en cas d’accident de travail
     
    Le collaborateur devra avertir immédiatement le service du personnel qui complètera, conjointement avec le conseiller en prévention ou son adjoint en cas d’absence, la déclaration d’accident de travail.
     
     
    Couverture des collaborateurs
     
    Le collaborateur est couvert lorsqu’il effectue son télétravail mais certaines mesures devront être prises.
    Que le collaborateur opte pour un système structurel flexible ou occasionnel de télétravail :
    Ses jours de télétravail seront encodés dans le S.I. par ses soins ;
    Tout changement de jour nécessitera qu’il le modifie dans le S.I. au préalable. S’il en est empêché, il enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be  ;
    Si le collaborateur devait effectuer son travail depuis un autre endroit que celui(eux) déterminé(s) dans l’avenant, il se réservera la preuve qu’il était en cours d’exécution de son contrat de travail (notamment par l’envoi d’un mail à l’adresse homeworking@mloz.be précisant le lieu de travail).
    Pour tout télétravail effectué en dehors des heures applicables dans l’entreprise (fixées par le Règlement de travail), l’employé enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be
     
    Le matériel informatique mis à sa disposition
     
    Le matériel informatique est couvert par la compagnie d’assurance en tout lieu défini dans l’avenant.
    Pour les collaborateurs se déplaçant en voiture, le matériel ne sera pas couvert par la compagnie d’assurance s’il est apparent.
     
    Déontologie
     
    Le collaborateur n’est en aucun cas exempté de l’application du Règlement de travail. Il devra respecter dans tous les cas les règles internes applicables à l’entreprise, en ce compris celles concernant notamment la confidentialité des données.
    Le collaborateur reste par ailleurs tenu de respecter les règles des différentes policy qu’il aura lues et signées, notamment l’acceptable use policy qui contient les règles pour l’utilisation sûre et correcte des ordinateurs, du système informatique et de l’information.
     
    Modification du règlement
     
    L’Union peut à tout moment modifier les conditions de ce règlement. Les modifications seront communiquées aux personnes concernées dans les 30 jours calendriers précédant leur entrée en vigueur.
     
    Déclaration
     
    Le collaborateur déclare avoir reçu le présent règlement concernant le télétravail, confirme l’avoir lu et s’engage à en respecter les dispositions actuelles et futures.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    Cette notion, est définie dans l’article 3 du présent règlement.
    L’expression S.I vise le système permettant d’encoder ses jours de télétravail (système similaire à celui permettant l’encodage des jours de congés)
  • Organisation facilitée via :
    Cadre juridique flex

    Policy
    Avenant

    Structure / Occasionnel
    Fixe (au départ mais plus maintenant) / flexible

    En concernation avec tous les acteus interne / externe


    Matériel (laptops, 2e écran, GSM)
    indemnité payée par mois
    GSM & avantage en nature

    Laptops + matériel supplémentaire par vague
    Idem HR


    Outils IT (lync, yammer, sharepoint)
    Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)
    Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)




     

     
    POLICY TÉLÉTRAVAIL
     
     Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    But et portée du règlement
     
    Le règlement vise tout(e) collaborateur(trice) qui fait du télétravail.
     
    Le coworking n’est pas visé par le présent règlement.
     
    Le règlement trouve à s’appliquer sous réserve de dispositions plus spécifiques contenues dans l’avenant et dans le respect du règlement de travail.
     
     
    Introduction
     
    MLOZ souhaite introduire « Le Nouveau Monde de travail » pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus indépendante par rapport au temps et au lieu de travail. Selon ce principe, la possibilité est offerte aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    La vision de MLOZ est de permettre aux collaborateurs d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, c’est pourquoi MLOZ accorde la possibilité aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    Le télétravail permet une meilleure efficacité et organisation des collaborateurs. Il permet également d’être plus concentré car le collaborateur sera moins interrompu.
     
    Les prestations de travail sont identiques à celles prévues dans le contrat de travail/description de fonction et sont effectuées de la même manière. Le collaborateur se met dans des conditions optimales de calme et de concentration pour effectuer ses tâches. Son travail sera évalué sur base des objectifs fixés préalablement 
     
    Définitions
     
    Télétravail : la possibilité offerte au collaborateur de travailler depuis son domicile ou dans un autre lieu déterminé dans l’avenant ou depuis tout endroit choisi par lui, en utilisant les technologies de l’information.
    Télétravail structurel : il concerne le télétravail effectué, de manière systématique, à concurrence de minimum 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle, et sur base d’un avenant au contrat de travail.
    Télétravail occasionnel : il concerne le télétravail effectué, de manière occasionnelle (c’est-à-dire moins de 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle), et ne nécessite pas le respect d’une procédure particulière si ce n’est l’accord préalable de son manager.
    Coworking : un espace professionnel mis à disposition par MLOZ qui permet au collaborateur d’effectuer son travail hors du siège de MLOZ.
    Flexibilité : la possibilité pour chaque collaborateur, dans le cadre d’un télétravail structurel, de déterminer de manière autonome les jours de télétravail. Les jours de télétravail seront flexibles de semaine en semaine.
    Le collaborateur a donc le libre choix mais (1) il faut une présence minimale de trois jours au bureau par semaine, (2) il ne peut pas faire du télétravail pendant les jours pour lesquels une présence est requise au bureau (entendu au sens large : MLOZ, M-Team ou autre bâtiment convenu en accord avec son manager). Il s’agit par exemple des jours fixes de présence de tous les membres du département, des réunions de département, des réunions de projets, des entretiens avec son manager,…etc)
     
    Public cible – Application
     
    En principe, tout collaborateur de MLOZ peut être candidat au télétravail.
     
    Une demande de télétravail structurel peut être introduite à tout moment pour autant que le demandeur soit engagé depuis au moins 12 mois chez MLOZ.
    MLOZ estime qu’une période de 12 mois d’engagement est nécessaire pour acquérir les connaissances suffisantes et les compétences pour pouvoir faire une demande de télétravail. La période minimale d’engagement peut être diminuée dans des situations décidées en concertation avec le manager.
     
    Le collaborateur devra disposer des compétences et de l’expérience nécessaires pour travailler de manière autonome. Il devra avoir comme atout de savoir communiquer. Il aura discuté avec son manager des conditions optimales dans lesquelles il doit pouvoir exercer ses tâches.
     
    La possibilité de faire du télétravail pourra être exclue pour certaines fonctions pour autant que l’exclusion puisse être motivée par le fait que la fonction ou les missions des collaborateurs concernées soient liées au temps et/ou au lieu.
     
    Le télétravail s’effectue sur base volontaire. Il n’est ni un droit ni une obligation. Toute demande de télétravail devra se traduire dans un avenant qui sera signé par le collaborateur, le directeur des ressources humaines et le directeur général.
     
    Par ailleurs, la possibilité de télétravail n’est pas uniquement réservée aux collaborateurs qui travaillent à temps plein. Les collaborateurs à temps partiel peuvent également introduire une demande mais une présence minimale de trois (3) jours au bureau est requise.
     
     
    Prévention et protection au travail
     
    En matière de prévention et de protection au travail, les exigences prévues par la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail sont d’application.
     
    Le collaborateur est invité à remplir un questionnaire disponible sur Inside, lui permettant d’avoir une idée de l’adéquation de son lieu de télétravail avec les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
     
    Le collaborateur concerné peut à tout moment prendre contact avec le Conseiller Interne en Prévention de l’entreprise (au numéro de téléphone suivant :02.778.93.03).
     
    L'employeur informe le collaborateur de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation.
     
     
    Equipements mis à la disposition du collaborateur
     
    MLOZ est prêt à prévoir le matériel de base nécessaire pour que tout collaborateur puisse faire du télétravail :
    Chaque collaborateur qui déclare vouloir faire du télétravail a droit à un pc portable, une souris et un câble ;
    Si cela est justifié par la nature de la fonction ou pour des questions ergonomiques , un clavier et un deuxième écran peuvent également être mis à disposition. Dans ce cas-ci, une demande devra être adressée à l’IT Manager, via un BCI ;
    Un gsm standard est également prévu mais si les nouvelles technologies devaient permettre une alternative, l’employeur se réserve le droit de demander la restitution du gsm mis à la disposition. Après la signature de l’avenant, le service du personnel envoie un mail au responsable Support et Logistique qui avertit le collaborateur des caractéristiques du gsm (notamment le crédit d’appel et les modèles de gsm disponibles). Le collaborateur fera ensuite un BCI.
     
    Le collaborateur doit disposer de l’équipement ICT nécessaire et d’un endroit à partir duquel il peut exercer sa fonction : notamment une connexion Internet et un local d’où l’on peut travailler au calme et en toute sécurité sans être dérangé.
    Pour tout le matériel mis à la disposition du collaborateur, ce-dernier devra, en tant que bon père de famille, en prendre soin.
     
     
    Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    Le collaborateur a droit à une indemnité mensuelle nette de 40,00 €.
    Cette indemnité couvre les frais éventuellement liés à son télétravail, comme la connexion à Internet, le mobilier, le chauffage ou autres frais occasionnés par l’utilisation de l’habitation privée.
    Cette indemnité forfaitaire sera versée en même temps que les appointements mensuels.
    En outre, un crédit d’appel mensuel de maximum 20.00 € sera attribué pour l’utilisation du gsm professionnel. A cette fin, le collaborateur se voit imposer une retenue mensuelle (augmentation du revenu imposable de 12.50 €) comme avantage de toute nature.
    Le montant du crédit d’appel pourra être revu par rapport à ce que requiert la fonction.
     
    7.2. Les avantages extra-légaux
     
    La signature de l’avenant au contrat de travail « télétravail » n’emporte pas de modifications aux avantages extra-légaux.
     
     
    Organisation du service (description de la responsabilité du manager)
     
    Le manager s’occupera de l’organisation du service et prendra les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité du service.
    Par service, un cadre de souplesse sera établi et tiendra compte des spécificités du service.
    Les règles entourant le télétravail sont fixées par le manager en fonction des spécificités du service. La souplesse d’application des règles sera donc plus ou moins grande selon les services.
    Le directeur des ressources humaines veillera à l’équité.
     
    Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire
     
    Fréquence
    La fréquence du télétravail sera déterminée en concertation avec le manager et fixée dans l’avenant. Le nombre de jours de présence obligatoire au bureau est fixé à trois par semaine.
     
     
     
    Jour de présence obligatoire
    Il peut être décidé d’un jour de présence obligatoire (maximum 1 jour par semaine) pour tous les collaborateurs d’un même service, décision qui sera prise en accord avec le manager.
     
    Accessibilité et horaires
    Le collaborateur gère l’organisation de son travail de la façon la plus adaptée selon lui, mais les exigences de disponibilités déterminées en accord avec le manager et les membres du département devront être respectées. Il devra être joignable pendant la plage horaire indiquée dans l’avenant.
    Le collaborateur s’engage, après concertation avec son manager, à communiquer aux membres de son équipe les jours de télétravail convenus ainsi que tout changement par rapport à ce qui aura été convenu.
    Afin d’assurer la disponibilité du collaborateur même lorsqu’il est en télétravail, certaines mesures, décidées au préalable entre le manager, le collaborateur concerné par le télétravail et les membres de son équipe devront être prises. Il peut s’agir par exemple de dévier son téléphone fixe vers son gsm professionnel.
     
    Procédure et autorisation
     
    La procédure
    La procédure pour pouvoir effectuer du télétravail comporte plusieurs étapes :
    Le collaborateur fera la demande auprès de son manager (pt. 10.2) ;
    Une fois que l’accord du manager sera donné, le collaborateur remplira avec son manager le formulaire de demande de télétravail disponible sur Inside ;
    Le manager transmettra le formulaire au service du personnel;
    Le service du personnel rédigera l’avenant au contrat de travail et le fera signer par le Directeur Général et le Directeur des ressources humaines ; (Notons que l’avenant ne prendra cours que le 1ier jour du mois qui suit le mois au cours duquel celui-ci a été signé par le collaborateur) ;
    Le collaborateur sera invité à signer son avenant au contrat de travail auprès du service du personnel;
    Pour tout avenant prévoyant un ou plusieurs jour(s) flexibles de télétravail, le collaborateur les encodera dans le S.I.  (pt. 10.3.);
    Toute période de télétravail devra être encodée dans l’agenda Outlook (pt. 10.3.) ;
    Si le manager refuse la demande, le collaborateur pourra introduire un recours auprès des ressources humaines.
     
    Demande du collaborateur à son manager
     
    La demande du collaborateur devra être faite auprès du manager. Il s’en suivra une réunion au cours de laquelle le manager et le collaborateur discuteront de la demande.
    Encodage de chaque période de télétravail
     
    Il est demandé au collaborateur d’indiquer dans son agenda Outlook les périodes de télétravail.
    En outre, toute période de télétravail devra être encodée dans le S.I. . Cet encodage sera effectué à l’initiative du collaborateur qui fera la demande de télétravail au préalable
     
    Résiliation de l’avenant
     
    La résiliation de l’avenant peut résulter de l’initiative de chacune des parties et sera corrélative à un arrêt des avantages octroyés en vertu de l’avenant. La non application effective de l’avenant est également une cause de résiliation de l’avenant. Un délai de préavis de trois (3) mois devra être respecté et courra à partir du 1ier jour du mois qui suit la notification du préavis.
    La résiliation du contrat de travail entre le collaborateur et l’employeur emporte la résiliation de l’avenant télétravail.
    Toute résiliation devra être dûment motivée.
     
    La suspension de l’avenant
     
    Tout collaborateur absent pendant une période supérieure à un (1) mois ne se verra plus octroyé l’indemnité accordée couvrant les frais éventuels relatifs au télétravail au-delà de la période de salaire garanti.
     
    Droits équivalents, évaluations, suivi et formations
     
    Le collaborateur bénéficie des mêmes droits (en ce compris les droits à la formation et aux possibilités de carrière) que les collaborateurs similaires travaillant dans les bureaux de MLOZ. Le règlement de travail reste d’application, sauf dispositions contraires fixées, le cas échéant, dans un contrat individuel.
    Le collaborateur est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres collaborateurs.
     
    Tout collaborateur qui fait du télétravail sera suivi et évalué de la même manière que les collaborateurs similaires occupés dans les bureaux de MLOZ.
    Il devra être déterminé, au préalable, et de commun accord entre le télétravailleur et le manager la manière dont le télétravail réalisé sera suivi et évalué. Il s’agira d’un accord portant notamment sur les tâches à effectuer, les résultats concrets à atteindre, les échéances et délais prévus, … .
     
    Assurance
     
    Le collaborateur
     
    Procédure à suivre en cas d’accident de travail
     
    Le collaborateur devra avertir immédiatement le service du personnel qui complètera, conjointement avec le conseiller en prévention ou son adjoint en cas d’absence, la déclaration d’accident de travail.
     
     
    Couverture des collaborateurs
     
    Le collaborateur est couvert lorsqu’il effectue son télétravail mais certaines mesures devront être prises.
    Que le collaborateur opte pour un système structurel flexible ou occasionnel de télétravail :
    Ses jours de télétravail seront encodés dans le S.I. par ses soins ;
    Tout changement de jour nécessitera qu’il le modifie dans le S.I. au préalable. S’il en est empêché, il enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be  ;
    Si le collaborateur devait effectuer son travail depuis un autre endroit que celui(eux) déterminé(s) dans l’avenant, il se réservera la preuve qu’il était en cours d’exécution de son contrat de travail (notamment par l’envoi d’un mail à l’adresse homeworking@mloz.be précisant le lieu de travail).
    Pour tout télétravail effectué en dehors des heures applicables dans l’entreprise (fixées par le Règlement de travail), l’employé enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be
     
    Le matériel informatique mis à sa disposition
     
    Le matériel informatique est couvert par la compagnie d’assurance en tout lieu défini dans l’avenant.
    Pour les collaborateurs se déplaçant en voiture, le matériel ne sera pas couvert par la compagnie d’assurance s’il est apparent.
     
    Déontologie
     
    Le collaborateur n’est en aucun cas exempté de l’application du Règlement de travail. Il devra respecter dans tous les cas les règles internes applicables à l’entreprise, en ce compris celles concernant notamment la confidentialité des données.
    Le collaborateur reste par ailleurs tenu de respecter les règles des différentes policy qu’il aura lues et signées, notamment l’acceptable use policy qui contient les règles pour l’utilisation sûre et correcte des ordinateurs, du système informatique et de l’information.
     
    Modification du règlement
     
    L’Union peut à tout moment modifier les conditions de ce règlement. Les modifications seront communiquées aux personnes concernées dans les 30 jours calendriers précédant leur entrée en vigueur.
     
    Déclaration
     
    Le collaborateur déclare avoir reçu le présent règlement concernant le télétravail, confirme l’avoir lu et s’engage à en respecter les dispositions actuelles et futures.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    Cette notion, est définie dans l’article 3 du présent règlement.
    L’expression S.I vise le système permettant d’encoder ses jours de télétravail (système similaire à celui permettant l’encodage des jours de congés)
  • Organisation facilitée via :
    Cadre juridique flex

    Policy
    Avenant

    Structure / Occasionnel
    Fixe (au départ mais plus maintenant) / flexible

    En concernation avec tous les acteus interne / externe


    Matériel (laptops, 2e écran, GSM)
    indemnité payée par mois
    GSM & avantage en nature

    Laptops + matériel supplémentaire par vague
    Idem HR


    Outils IT (lync, yammer, sharepoint)
    Procédures (règlement du travail, encodage des jours de travail)
    Guides (ergonomie, prévention accidents du travail)




     

     
    POLICY TÉLÉTRAVAIL
     
     Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    But et portée du règlement
     
    Le règlement vise tout(e) collaborateur(trice) qui fait du télétravail.
     
    Le coworking n’est pas visé par le présent règlement.
     
    Le règlement trouve à s’appliquer sous réserve de dispositions plus spécifiques contenues dans l’avenant et dans le respect du règlement de travail.
     
     
    Introduction
     
    MLOZ souhaite introduire « Le Nouveau Monde de travail » pour permettre aux collaborateurs de travailler de manière plus indépendante par rapport au temps et au lieu de travail. Selon ce principe, la possibilité est offerte aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    La vision de MLOZ est de permettre aux collaborateurs d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, c’est pourquoi MLOZ accorde la possibilité aux collaborateurs de faire du télétravail.
     
    Le télétravail permet une meilleure efficacité et organisation des collaborateurs. Il permet également d’être plus concentré car le collaborateur sera moins interrompu.
     
    Les prestations de travail sont identiques à celles prévues dans le contrat de travail/description de fonction et sont effectuées de la même manière. Le collaborateur se met dans des conditions optimales de calme et de concentration pour effectuer ses tâches. Son travail sera évalué sur base des objectifs fixés préalablement 
     
    Définitions
     
    Télétravail : la possibilité offerte au collaborateur de travailler depuis son domicile ou dans un autre lieu déterminé dans l’avenant ou depuis tout endroit choisi par lui, en utilisant les technologies de l’information.
    Télétravail structurel : il concerne le télétravail effectué, de manière systématique, à concurrence de minimum 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle, et sur base d’un avenant au contrat de travail.
    Télétravail occasionnel : il concerne le télétravail effectué, de manière occasionnelle (c’est-à-dire moins de 4 jours par mois en moyenne sur une base annuelle), et ne nécessite pas le respect d’une procédure particulière si ce n’est l’accord préalable de son manager.
    Coworking : un espace professionnel mis à disposition par MLOZ qui permet au collaborateur d’effectuer son travail hors du siège de MLOZ.
    Flexibilité : la possibilité pour chaque collaborateur, dans le cadre d’un télétravail structurel, de déterminer de manière autonome les jours de télétravail. Les jours de télétravail seront flexibles de semaine en semaine.
    Le collaborateur a donc le libre choix mais (1) il faut une présence minimale de trois jours au bureau par semaine, (2) il ne peut pas faire du télétravail pendant les jours pour lesquels une présence est requise au bureau (entendu au sens large : MLOZ, M-Team ou autre bâtiment convenu en accord avec son manager). Il s’agit par exemple des jours fixes de présence de tous les membres du département, des réunions de département, des réunions de projets, des entretiens avec son manager,…etc)
     
    Public cible – Application
     
    En principe, tout collaborateur de MLOZ peut être candidat au télétravail.
     
    Une demande de télétravail structurel peut être introduite à tout moment pour autant que le demandeur soit engagé depuis au moins 12 mois chez MLOZ.
    MLOZ estime qu’une période de 12 mois d’engagement est nécessaire pour acquérir les connaissances suffisantes et les compétences pour pouvoir faire une demande de télétravail. La période minimale d’engagement peut être diminuée dans des situations décidées en concertation avec le manager.
     
    Le collaborateur devra disposer des compétences et de l’expérience nécessaires pour travailler de manière autonome. Il devra avoir comme atout de savoir communiquer. Il aura discuté avec son manager des conditions optimales dans lesquelles il doit pouvoir exercer ses tâches.
     
    La possibilité de faire du télétravail pourra être exclue pour certaines fonctions pour autant que l’exclusion puisse être motivée par le fait que la fonction ou les missions des collaborateurs concernées soient liées au temps et/ou au lieu.
     
    Le télétravail s’effectue sur base volontaire. Il n’est ni un droit ni une obligation. Toute demande de télétravail devra se traduire dans un avenant qui sera signé par le collaborateur, le directeur des ressources humaines et le directeur général.
     
    Par ailleurs, la possibilité de télétravail n’est pas uniquement réservée aux collaborateurs qui travaillent à temps plein. Les collaborateurs à temps partiel peuvent également introduire une demande mais une présence minimale de trois (3) jours au bureau est requise.
     
     
    Prévention et protection au travail
     
    En matière de prévention et de protection au travail, les exigences prévues par la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail sont d’application.
     
    Le collaborateur est invité à remplir un questionnaire disponible sur Inside, lui permettant d’avoir une idée de l’adéquation de son lieu de télétravail avec les exigences en matière de santé et de sécurité au travail.
     
    Le collaborateur concerné peut à tout moment prendre contact avec le Conseiller Interne en Prévention de l’entreprise (au numéro de téléphone suivant :02.778.93.03).
     
    L'employeur informe le collaborateur de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier des exigences relatives aux écrans de visualisation.
     
     
    Equipements mis à la disposition du collaborateur
     
    MLOZ est prêt à prévoir le matériel de base nécessaire pour que tout collaborateur puisse faire du télétravail :
    Chaque collaborateur qui déclare vouloir faire du télétravail a droit à un pc portable, une souris et un câble ;
    Si cela est justifié par la nature de la fonction ou pour des questions ergonomiques , un clavier et un deuxième écran peuvent également être mis à disposition. Dans ce cas-ci, une demande devra être adressée à l’IT Manager, via un BCI ;
    Un gsm standard est également prévu mais si les nouvelles technologies devaient permettre une alternative, l’employeur se réserve le droit de demander la restitution du gsm mis à la disposition. Après la signature de l’avenant, le service du personnel envoie un mail au responsable Support et Logistique qui avertit le collaborateur des caractéristiques du gsm (notamment le crédit d’appel et les modèles de gsm disponibles). Le collaborateur fera ensuite un BCI.
     
    Le collaborateur doit disposer de l’équipement ICT nécessaire et d’un endroit à partir duquel il peut exercer sa fonction : notamment une connexion Internet et un local d’où l’on peut travailler au calme et en toute sécurité sans être dérangé.
    Pour tout le matériel mis à la disposition du collaborateur, ce-dernier devra, en tant que bon père de famille, en prendre soin.
     
     
    Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel
     
    Le collaborateur a droit à une indemnité mensuelle nette de 40,00 €.
    Cette indemnité couvre les frais éventuellement liés à son télétravail, comme la connexion à Internet, le mobilier, le chauffage ou autres frais occasionnés par l’utilisation de l’habitation privée.
    Cette indemnité forfaitaire sera versée en même temps que les appointements mensuels.
    En outre, un crédit d’appel mensuel de maximum 20.00 € sera attribué pour l’utilisation du gsm professionnel. A cette fin, le collaborateur se voit imposer une retenue mensuelle (augmentation du revenu imposable de 12.50 €) comme avantage de toute nature.
    Le montant du crédit d’appel pourra être revu par rapport à ce que requiert la fonction.
     
    7.2. Les avantages extra-légaux
     
    La signature de l’avenant au contrat de travail « télétravail » n’emporte pas de modifications aux avantages extra-légaux.
     
     
    Organisation du service (description de la responsabilité du manager)
     
    Le manager s’occupera de l’organisation du service et prendra les mesures nécessaires pour assurer la disponibilité du service.
    Par service, un cadre de souplesse sera établi et tiendra compte des spécificités du service.
    Les règles entourant le télétravail sont fixées par le manager en fonction des spécificités du service. La souplesse d’application des règles sera donc plus ou moins grande selon les services.
    Le directeur des ressources humaines veillera à l’équité.
     
    Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire
     
    Fréquence
    La fréquence du télétravail sera déterminée en concertation avec le manager et fixée dans l’avenant. Le nombre de jours de présence obligatoire au bureau est fixé à trois par semaine.
     
     
     
    Jour de présence obligatoire
    Il peut être décidé d’un jour de présence obligatoire (maximum 1 jour par semaine) pour tous les collaborateurs d’un même service, décision qui sera prise en accord avec le manager.
     
    Accessibilité et horaires
    Le collaborateur gère l’organisation de son travail de la façon la plus adaptée selon lui, mais les exigences de disponibilités déterminées en accord avec le manager et les membres du département devront être respectées. Il devra être joignable pendant la plage horaire indiquée dans l’avenant.
    Le collaborateur s’engage, après concertation avec son manager, à communiquer aux membres de son équipe les jours de télétravail convenus ainsi que tout changement par rapport à ce qui aura été convenu.
    Afin d’assurer la disponibilité du collaborateur même lorsqu’il est en télétravail, certaines mesures, décidées au préalable entre le manager, le collaborateur concerné par le télétravail et les membres de son équipe devront être prises. Il peut s’agir par exemple de dévier son téléphone fixe vers son gsm professionnel.
     
    Procédure et autorisation
     
    La procédure
    La procédure pour pouvoir effectuer du télétravail comporte plusieurs étapes :
    Le collaborateur fera la demande auprès de son manager (pt. 10.2) ;
    Une fois que l’accord du manager sera donné, le collaborateur remplira avec son manager le formulaire de demande de télétravail disponible sur Inside ;
    Le manager transmettra le formulaire au service du personnel;
    Le service du personnel rédigera l’avenant au contrat de travail et le fera signer par le Directeur Général et le Directeur des ressources humaines ; (Notons que l’avenant ne prendra cours que le 1ier jour du mois qui suit le mois au cours duquel celui-ci a été signé par le collaborateur) ;
    Le collaborateur sera invité à signer son avenant au contrat de travail auprès du service du personnel;
    Pour tout avenant prévoyant un ou plusieurs jour(s) flexibles de télétravail, le collaborateur les encodera dans le S.I.  (pt. 10.3.);
    Toute période de télétravail devra être encodée dans l’agenda Outlook (pt. 10.3.) ;
    Si le manager refuse la demande, le collaborateur pourra introduire un recours auprès des ressources humaines.
     
    Demande du collaborateur à son manager
     
    La demande du collaborateur devra être faite auprès du manager. Il s’en suivra une réunion au cours de laquelle le manager et le collaborateur discuteront de la demande.
    Encodage de chaque période de télétravail
     
    Il est demandé au collaborateur d’indiquer dans son agenda Outlook les périodes de télétravail.
    En outre, toute période de télétravail devra être encodée dans le S.I. . Cet encodage sera effectué à l’initiative du collaborateur qui fera la demande de télétravail au préalable
     
    Résiliation de l’avenant
     
    La résiliation de l’avenant peut résulter de l’initiative de chacune des parties et sera corrélative à un arrêt des avantages octroyés en vertu de l’avenant. La non application effective de l’avenant est également une cause de résiliation de l’avenant. Un délai de préavis de trois (3) mois devra être respecté et courra à partir du 1ier jour du mois qui suit la notification du préavis.
    La résiliation du contrat de travail entre le collaborateur et l’employeur emporte la résiliation de l’avenant télétravail.
    Toute résiliation devra être dûment motivée.
     
    La suspension de l’avenant
     
    Tout collaborateur absent pendant une période supérieure à un (1) mois ne se verra plus octroyé l’indemnité accordée couvrant les frais éventuels relatifs au télétravail au-delà de la période de salaire garanti.
     
    Droits équivalents, évaluations, suivi et formations
     
    Le collaborateur bénéficie des mêmes droits (en ce compris les droits à la formation et aux possibilités de carrière) que les collaborateurs similaires travaillant dans les bureaux de MLOZ. Le règlement de travail reste d’application, sauf dispositions contraires fixées, le cas échéant, dans un contrat individuel.
    Le collaborateur est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres collaborateurs.
     
    Tout collaborateur qui fait du télétravail sera suivi et évalué de la même manière que les collaborateurs similaires occupés dans les bureaux de MLOZ.
    Il devra être déterminé, au préalable, et de commun accord entre le télétravailleur et le manager la manière dont le télétravail réalisé sera suivi et évalué. Il s’agira d’un accord portant notamment sur les tâches à effectuer, les résultats concrets à atteindre, les échéances et délais prévus, … .
     
    Assurance
     
    Le collaborateur
     
    Procédure à suivre en cas d’accident de travail
     
    Le collaborateur devra avertir immédiatement le service du personnel qui complètera, conjointement avec le conseiller en prévention ou son adjoint en cas d’absence, la déclaration d’accident de travail.
     
     
    Couverture des collaborateurs
     
    Le collaborateur est couvert lorsqu’il effectue son télétravail mais certaines mesures devront être prises.
    Que le collaborateur opte pour un système structurel flexible ou occasionnel de télétravail :
    Ses jours de télétravail seront encodés dans le S.I. par ses soins ;
    Tout changement de jour nécessitera qu’il le modifie dans le S.I. au préalable. S’il en est empêché, il enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be  ;
    Si le collaborateur devait effectuer son travail depuis un autre endroit que celui(eux) déterminé(s) dans l’avenant, il se réservera la preuve qu’il était en cours d’exécution de son contrat de travail (notamment par l’envoi d’un mail à l’adresse homeworking@mloz.be précisant le lieu de travail).
    Pour tout télétravail effectué en dehors des heures applicables dans l’entreprise (fixées par le Règlement de travail), l’employé enverra un mail à l’adresse suivante : homeworking@mloz.be
     
    Le matériel informatique mis à sa disposition
     
    Le matériel informatique est couvert par la compagnie d’assurance en tout lieu défini dans l’avenant.
    Pour les collaborateurs se déplaçant en voiture, le matériel ne sera pas couvert par la compagnie d’assurance s’il est apparent.
     
    Déontologie
     
    Le collaborateur n’est en aucun cas exempté de l’application du Règlement de travail. Il devra respecter dans tous les cas les règles internes applicables à l’entreprise, en ce compris celles concernant notamment la confidentialité des données.
    Le collaborateur reste par ailleurs tenu de respecter les règles des différentes policy qu’il aura lues et signées, notamment l’acceptable use policy qui contient les règles pour l’utilisation sûre et correcte des ordinateurs, du système informatique et de l’information.
     
    Modification du règlement
     
    L’Union peut à tout moment modifier les conditions de ce règlement. Les modifications seront communiquées aux personnes concernées dans les 30 jours calendriers précédant leur entrée en vigueur.
     
    Déclaration
     
    Le collaborateur déclare avoir reçu le présent règlement concernant le télétravail, confirme l’avoir lu et s’engage à en respecter les dispositions actuelles et futures.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    Table des matières
    1. But et portée du règlement 1
    2. Introduction 1
    3. Définitions 1
    4. Public cible – Application 2
    5. Prévention et protection au travail 3
    6. Equipements mis à la disposition du collaborateur 3
    7. Indemnité octroyée pour les frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.1. Frais occasionnés par le télétravail structurel 4
    7.2. Les avantages extra-légaux 4
    8. Organisation du service (description de la responsabilité du manager) 4
    9. Fréquence, jour de présence obligatoire, accessibilité et horaire 4
    9.1. Fréquence 4
    9.2. Jour de présence obligatoire 5
    9.3. Accessibilité et horaires 5
    10. Procédure et autorisation 5
    10.1. La procédure 5
    10.2. Demande du collaborateur à son manager 6
    10.3. Encodage de chaque période de télétravail 6
    11. Résiliation de l’avenant 6
    12. La suspension de l’avenant 6
    13. Droits équivalents, évaluations, suivi et formations 6
    14. Assurance 7
    14.1. Le collaborateur 7
    14.1.1. Procédure à suivre en cas d’accident de travail 7
    14.1.2. Couverture des collaborateurs 7
    14.2. Le matériel informatique mis à sa disposition 7
    15. Déontologie 7
    16. Modification du règlement 8
    17. Déclaration 8
     

     
    Cette notion, est définie dans l’article 3 du présent règlement.
    L’expression S.I vise le système permettant d’encoder ses jours de télétravail (système similaire à celui permettant l’encodage des jours de congés)
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Points positifs :

    Evaluation de manière générale très positive car les avantages ont plus de points que les inconvénients.

    Principaux :
    Productiviteitswinst
    Tijdswinst (minder/geen traject)
    Verhoogde concentratie/minder storing thuis
    Minder stress
    Balans werk/privé

    Secondaires

    Betere relatie met collega's
    Lync als tool voor contact met collega's op afstand
    Verhoogde tevredenheid rond productiviteit en afgewerkte taken
    Gerichtere planning van vergaderingen
    Waardering dankzij vertrouwen en hogere autonomie
    Meer variatie in het takenpakket dankzij hogere autonomie
    Sturing op resultaat
    Rustigere open space omgeving
    Gemakkelijke registratie in HR accent
    Geen klachten van externe klanten
    Meer rust
  • Solutions du collaborateur, de l’équipe, du manager ou du project management


    Pistes de solutions

    La solution doit venir du collaborateur, de l’équipe, du manager ou du program management

    fonction du manager de rappeler les objectifs les collègues doivent se faire confiance entre eux être transparent sur lync en disant par exemple "off cork - revient à X heure" indiquer dans lync éléments de disponibilité remonter les remedys à une équipe dédiée chez M-team pour qu'is soient gérés Change periode - sensibiliseren Suivi des remedys Lync chez M-team installer un espace dédié faire en sorte que son environnement de travail soit confortable matieriel MLOZ (après déménagement) mettr eson PC la bonne hauteur conseils ergonomie un jour de présence obligatoire pour toute l'équipe : privilégier ce jour flexibité / dépend taille de l'équipe > accord sur les jours préférés pour l'équipe puzzle éviter les réunions qui s'enchainent > bloquer du temps pour soi dans son agenda dire non à certains meetings en fonction des priorités quand c'est possible (petites réunions), lync, avoir un micro multidirectionnel pour l'utiliser dans les vidéo conférences organiser sa journée la veille prévoir un petit budget pour avoir une malette à roulettes où mettre tous les documents (option) s'habituer au paperless - one note à tester attribution se fait papier : discussion pour voir si on peut le faire de manière digitale PaperlessOffice ouverte des agendas lync tenue de l'agenda et l'ouverture obligatoire. Pour le homeworking mettre les mêmes infos dans l'agenda. Utilisation des statutrs et ou couleurs. > prévoir évaluation avec GC et légal système de back up : une personne doit être là au bureau dans le binome restrictions liées à la fonction / nombre de jours, système de permanence, succession des jours Outlook en lync bijhouden - locatie en keuze 'beschikbaar - extern - busy' Opnemen in de richtlijnen (good practices) HNW Harmoniesring is niet zo belangrijk - de inhoud wel Standaardafkortingen s'organise en anticipant autonomie donner l'organisation à l'équipe planning complété pour voir qui prend quel jour de homeworking (accord au sein de l'équipe)   NA : cohésion d'équipe ok repas de département (plus facile en petite équipe) trop tôt pour le dire un travail de soi même pour prendre des initiatives et contacter ses collègues Team spirit en activiteiten (facultatieve deelname) réinitialiser son mot de passe au bureau plutôt qu'à la maison   Contacter M-team Vérifier si les collègues ont aussi le problème Si le problème est individuel, voir avec le responsable (besoin d'accéder à De Novo sinon collaborateurs bloqués) remedy pour avoir procédure + conseils pour les problèmes qui reviennent régulièrement + nettoyage de la mailbox + faire la liste des choses à ne pas faire en vpn (bonnes pratiques)         NA   idem téléphone ? Utilisation du casque téléphone est une option pour ne pas devoir sortir de la pièce / devoir crier     organisation une réunion obligatoire (présence physique) est toujours prioritaire sur le télétravail => formulation du point NA   possibilité de faire du télétravail occasionnel - la durée d'un an est un guidelines accompagner le collaborateur flexible indisponibilité ne vient pas du fait de faire du homeworking mais lié à la fonction propre organisation temps bloqué 1/2 journées de homeworking / test de différences fréquences en fonction des personnes, métiers, périodes NA   temporaire bâtiment > inventariser idées de quick wins (AGX) dévier fixe sur GSM indiquer son numéro de GSM dans outlook paramétrer la déviation dans le bureau étoile 64 repréciser les règles / étoile 63 NA essayer de se tenir à ses engagements discipline et rigueur flexibilité   lync quand possibme dépend du caractère - tout est respectable pro entre dans privé et privé rentre dans le pro pas forcer les autres     auto discipline / formation formation gestion emails     médias sociaux     continuer d'avoir des activités en équipe type lunch         accord / HNO       valise à roulettes / PC plus légers / tablettes malette à roulettes     paperless office
  • Le contexte
    La vision
    La structure du programme
    Le projet flex@work
    L’analyse des besoins
    Le cadre
    Le lancement du pilote
    L’évaluation intermédiaire
    Les prochaines étapes
  • Le plus court chemin entre deux points, c'est le rêve !
  • Le nouveau monde du travail aux Mutualités Libres

    1. 1. 1 Alexandra Giroux - @olenka Internal communications manager & Project manager NWOW Le cas des Mutualités Libres
    2. 2. @Contenu Le nouveau monde du travail : le cas des mutualités libres. @Interaction Utilisation du hashtag #hrsquare @Timing 20 minutes de présentation Et 60 minutes de questions
    3. 3. Qui sont les mutualités libres ?
    4. 4. Le contexte
    5. 5. Pourquoi le nouveau monde du travail ?
    6. 6. 8 NWOW !
    7. 7. La vision
    8. 8. Le programme InsideOut!
    9. 9. La structure du programme
    10. 10. 3 vitesses
    11. 11. Steering du programme Sponsor BricksOrganisation Bytes Culture & Behaviour PROGRAM & CHANGE MGT INTERNAL COMMUNICATON Design nouveau bâtiment StressTravail flexible Carrière Evaluation fast followers Co-création Projets FLEX@WORK PAPERLESS OFFICE FEELGOOD@WORK Trajets de formations Le nouveau leadership La nouvelle autonomie SOC. MEDIA & COLL MOVE & MOBILITYDYNAMIC OFFICE Etc. La structure du programme Regardons la structure du programme de plus près…
    12. 12. Le projet flex@work
    13. 13. 15Les principes directeurs de flex@work
    14. 14. Analyse Pilote Elargissement Implémentation 4PHASES
    15. 15. 17
    16. 16. L’analyse des besoins
    17. 17. 19 Analyse quantitave & qualitative L’analyse
    18. 18. 20
    19. 19. Le cadre
    20. 20. 3 types d’accords
    21. 21. Et en pratique ?
    22. 22. Et en pratique ?
    23. 23. 29 De quoi avez-vous besoin ? - Laptop - Casque Lync - Ecran - Clavier - Souris - GSM ou forfait - Etc.
    24. 24. Et en pratique ?
    25. 25. 31
    26. 26. Et en pratique ?
    27. 27. Et en pratique ?
    28. 28. 35
    29. 29. Le lancement du pilote
    30. 30. 37Quelques chiffes Vague 1 : MLOZ : 56 / 250 M-team : 0 / 200 Vague 2 : MLOZ : 52 M-team : 12 Vague 3 : MLOZ : 31 M-team : 54
    31. 31. L’évaluation intermédiaire
    32. 32. Le positif
    33. 33. Les premières solutions
    34. 34. Les prochaines étapes
    35. 35. Les prochaines étapes
    36. 36. 43A vous la parole !
    37. 37. 44 Alexandra Giroux Project manager NWOW www.mloz.be – alexandra,giroux@mloz.be @olenka https://be.linkedin.com/in/alexandragiroux Consultez sur le même thème la présentation de Veerle Verspille sur SlideShare.

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